Kreiranje i primena smernica za upravljanje informacijama

Važno : Ovaj članak je mašinski preveden, pogledajte odricanje odgovornosti. Pogledajte verziju ovog članka na engleskom jeziku ovde za referencu.

Smernice za upravljanje informacijama omogućavaju organizacije da biste kontrolisali koliko dugo da biste zadržali sadržaja, da nadzirete rade sa sadržajem, a da biste dodali bar kodove ili oznake u dokumente. Smernice mogu pomoći u primeni usaglašenosti sa pravnim i vladinih regulativa ili interne poslovne procese. Kao administrator, možete da podesite smernice da biste kontrolisali kako se prate dokumenti i koliko dugo da bi sačuvao dokumente.

Možete da kreirate može da smernica za upravljanje za informacije na tri različite lokacije u hijerarhiji lokacija iz najšire prema na najužem:

  • Kreiranje smernica za korišćenje na više tipova sadržaja u kolekciji lokacija.

  • Kreiranje smernica za tip sadržaja lokacije.

  • Kreiranje smernica za listu ili biblioteku.

Više informacija potražite u članku Uvod u smernice za upravljanje informacijama.

Kreiranje smernica za više tipova sadržaja u kolekciji lokacija

Da biste se uverili da smernica za informacije se primenjuje na sve dokumente određenog tipa u kolekciji lokacija, razmislite o kreiranju smernice na nivou kolekcije lokacija, a zatim kasnije primenite smernice za tipove sadržaja. Ovo se nazivaju smernice za kolekciju lokacija.

  1. Na matičnoj stranici kolekcije lokacija > postavke Dugme „Postavke“ na naslovnoj traci u sistemu SharePoint 2016. > Postavke lokacije.

    U SharePoint grupe povezani lokacije, izaberite stavku postavke, izaberite stavku Sadržaj lokacijei zatim izaberite stavku Postavke lokacije.

  2. Na stranici "Postavke lokacije", u okviru Administracija kolekcije lokacija > Predlošci smernica sadržaja tip.
    Veza „Predložak smernica za tip sadržaja“ na stranici „Postavke lokacije“

  3. Na stranici "smernice" > Kreiraj.

  4. Unesite ime i opis za smernice, a zatim napišite kratku izjavu o smernicama koja objašnjava korisnicima se smernice.

  5. Pogledajte sledeći odeljak o kreiranju smernica za tip sadržaja lokacije da biste saznali kako da podesite funkcije koje želite da povežete sa smernicama.

  6. Odaberite stavku U redu.

Kreiranje smernica za tip sadržaja lokacije

Dodavanje smernica za upravljanje informacijama u tip sadržaja olakšava povezivanje funkcija smernica sa više lista ili biblioteka. Možete da dodate postojeće smernice za upravljanje informacijama u tip sadržaja ili kreirali jedinstvene smernice specifične za pojedinačni tip sadržaja.

Tip sadržaja koji je specifičan za liste možete dodati i smernice za upravljanje informacijama. Ovo ima efekat primenjivanja smernica samo na stavke na toj listi koje koriste tip sadržaja.

  1. Na matičnoj stranici kolekcije lokacija > postavke Dugme „Postavke“ na naslovnoj traci u sistemu SharePoint 2016. > Postavke lokacije.

    U SharePoint grupe povezani lokacije, izaberite stavku postavke, izaberite stavku Sadržaj lokacijei zatim izaberite stavku Postavke lokacije.

  2. Na stranici "Postavke lokacije", u okviru Galerije Veb dizajnera > Tipovi sadržaja lokacije.
    Veza „Tipovi sadržaja lokacije“ na stranici „Postavke lokacije“

  3. Na stranici "postavke tipa sadržaja lokacije" izaberite tip sadržaja koji želite da dodate smernice.

  4. Na stranici "tip sadržaja lokacije", u okviru stavke postavke > postavke smernica za upravljanje informacijama.

  5. Na stranici "Uređivanje smernica", unesite ime i opis za smernice, a zatim napišite kratak opis koji objašnjava korisnicima se smernice.

  6. U narednim odeljcima izaberite pojedinačne opcije smernica koje želite da dodate u smernice za upravljanje informacijama.
    Smernice o tipovima sadržaja

  7. Da biste naveli period zadržavanja za dokumente i stavke koje se primenjuju ove smernice, odaberite stavku Omogući zadržavanje, a zatim navedite period zadržavanja i radnje koje želite da se izvrši kada stavke istekne.

    Da biste naveli period zadržavanja

1.

Odaberite stavku Dodaj zadržavanje fazu za zapise...

2.

Izaberite opciju za period zadržavanja da biste naveli kada dokumenti ili stavke su podešena da istekne. Uradite nešto od sledećeg:

  • Da biste postavili rok važenja zasnovan na svojstvu datuma, u okviru događaj > ovoj fazi je na osnovu datuma svojstvo na stavci, a zatim izaberite radnju dokumenta ili stavke (na primer, kreirali ili izmenili) i vremenski period nakon ove radnje (na primer, broj dana, meseci ili godina) kada želite da istekne stavke.

  • Da biste koristili prilagođeni zadržavanje formule da biste odredili rok važenja, odaberite stavku Postavi prilagođene zadržavanje formula instalirana na ovom serveru.

Napomena : Ova opcija je dostupna samo ako prilagođene formule je podešen vaš administrator.

3.

Pokretanje toka posla opcija je dostupna samo ako definišete smernice za listu, biblioteku ili tip sadržaja koji već ima tok posla povezan sa njom. Zatim neće imati izbor tokova posla da odaberete.

4.

U odeljku " Ponavljanje ", izaberite stavku ponoviti ovoj fazi radnju... i unesite koliko često želite da podložni radnja.

Napomena : Ova opcija je dostupna samo ako radnju koju ste izabrali mogu se ponavljati. Na primer, ne možete da postavite ponavljanje za radnju Trajno izbrisati.

5.

Odaberite dugme u redu.

  1. Da biste omogućili nadzora za dokumente i stavke koje se primenjuju ove smernice, odaberite stavku Omogući nadzor, a zatim navedite događaje koje želite da nadzirete.

    Da biste omogućili nadzor

1.

Na stranici "Uređivanje smernica", u okviru Nadzor > omogućite nadgledanje , a zatim potvrdite izbor u poljima za potvrdu pored događaje koje želite da zadržite na za. tragove nadgledanja

2.

Da biste zatraži od korisnika da umetnu bar kodove u dokumente, odaberite stavku Zatraži od korisnika da umetnu barkôd pre čuvanja ili štampanja .

3.

Odaberite u redu da biste primenili funkcija nadzora smernice.

Funkcija smernica nadzora omogućava organizacijama da kreiraju i analiziraju tragove nadzora za dokumente i stavke sa liste kao što su liste zadataka, liste problema, diskusione grupe i kalendare. Ova funkcija smernica pruža datoteku za evidenciju nadzora koja zapisuje događaje, kao što su kada sadržaja je da prikazivati, uređivati ili izbrisati.

Kada je nadzor omogućen kao deo smernica za upravljanje informacijama, administratori mogu da pregledaju podatke nadzora u izveštajima o korišćenju smernica koje su zasnovane u programu Microsoft Excel i rezimiranje koji trenutno korišćenje. Administratori mogu da koriste ove izveštaje da biste odredili kako se informacije koriste unutar organizacije. Ovi izveštaji mogu da pomognu organizacijama da provere i njihove usaglašenost ili da biste ispitali potencijalne probleme.

Datoteka za evidenciju nadzora beleži sledeće informacije: ime događaja, datum i vreme događaja i ime sistema korisnika koji izvršava radnju.

  1. Kada su bar kodovi omogućeni kao deo smernica, su dodati svojstva dokumenta i prikazuju u oblasti zaglavlja dokumenta na koju se primenjuje bar koda. Kao što su oznake, bar kodova možete takođe mogu ručno ukloniti iz dokumenta. Možete da navedete da li korisnici treba da budete upitani da uključite bar kodove pri štampanju ili čuvanju stavke ili ako bar koda treba da se umetne ručno pomoću kartica " Umetanje " u 2010 za izdanje Office programe.

    Da biste omogućili bar kodova

1.

Na stranici "Uređivanje smernica", u okviru bar kodova> Omogući bar kodova.

2.

Da biste zatraži od korisnika da umetnu bar kodove u dokumente, odaberite zatraži od korisnika da umetnu barkôd pre čuvanja ili štampanja.

3.

Odaberite dugme u redu da biste na smernice primenili funkciju bar koda.

Smernice za bar kodove generiše kôd 39 standardne bar kodova. Svaku sliku bar koda uključuje tekst ispod simbol bar koda koji predstavlja vrednost bar koda. Ovo omogućava bar koda podataka će se koristiti čak i kada se skeniranje hardver nije dostupna. Korisnici mogu ručno otkucajte bar koda broj u polju za pretragu da biste pronašli stavku na lokaciji.

  1. Da zahteva da dokumenti koji se primenjuju ove smernice imaju oznake, odaberite stavku Omogući oznake, a zatim navedite postavke koje želite za nalepnice.

    Da biste omogućili oznake

1.

Da biste zahtevali od korisnika da biste dodali oznaku u dokumentu, odaberite zatraži od korisnika da umetnu oznaku pre čuvanja ili štampanja.

Napomena : Ako želite da oznake budu opcionalne, da potvrdite izbor u ovom polju za potvrdu.

2.

Da biste zaključali oznaku tako da nije moguće promeniti nakon unošenja, odaberite stavku spreči promene na oznakama posle njihovog dodavanja.

Ova postavka sprečava tekst oznake da ažurira kada oznaku je umetnuta u stavke unutar klijentske aplikacije kao što je Word, Excel ili PowerPoint. Ako želite da oznaka budu ažurirane kada ažuriraju svojstva za ovaj dokument ili stavku, da potvrdite izbor u ovom polju za potvrdu.

3.

U polju format oznaka unesite tekst za oznaku onako kako želite da bude prikazan. Oznake mogu da sadrže do 10 referenci kolona, svaka od njih može da bude dugačka do 255 znakova. Da biste kreirali format za oznaku, uradite sledeće:

Otkucajte imena kolona koje želite da uključite u oznaci redosledom kojim želite da se pojave. Stavite imena kolona u vitičasta zagrada ({}), kao što je prikazano u primeru na stranici "Uređivanje smernica".

Otkucajte reči za identifikaciju kolona van zagrada, kao što je prikazano u primeru na stranici "Uređivanje smernica".

4.

Da biste dodali prelom reda, unesite \n mesto na koje želite da se pojavi prelom reda.

5.

Izaberite veličinu fonta i stil koji želite i navedite da li želite da oznaka bude postavljena levo, centar ili desno unutar dokumenta.

Izaberite font i stil koji su dostupni na računarima korisnika. Veličina fonta utiče na koliko teksta može biti prikazan na oznaku.

6.

Unesite visinu i širinu oznake. Visinu oznake da u opsegu od.25 inča do 20 inča i širinu oznake da u opsegu od.25 inča do 20 inča. Tekst oznake je uvek vertikalno centrirana unutar slike oznake.

7.

Odaberite stavku Osveži da biste pregledali sadržaj oznake.

  1. Odaberite stavku U redu.

Kreiranje smernica za listu, biblioteku ili fasciklu (smernice za zadržavanje na osnovu lokacije)

Možete da definišete smernica za zadržavanje koje se primenjuje samo na određenu listu, biblioteku ili fasciklu. Međutim, ako kreirate smernica za zadržavanje ovaj način, možete ponovo da koristite ove smernice na druge liste, biblioteke, fascikle ili lokacije, a ne možete da primenite smernice za kolekciju lokacija lokacije na osnovu smernice.

Ako želite da primenite smernica za zadržavanje jedne na sve tipove sadržaja na jednoj lokaciji, će najverovatnije želite da koristite za zadržavanje na osnovu lokacije. U većini slučajeva će biti potrebno da biste potvrdili da je za sve tipove sadržaja Navedena smernica za zadržavanje.

Svaki potfasciklu nasleđuje smernice za zadržavanje njegove nadređene lokacije, osim ukoliko odaberete da prekinete nasleđivanje i definišete nove smernice za zadržavanje na podređenog nivoa.

Ako želite da definišete smernice za upravljanje informacijama osim za zadržavanje na listu ili biblioteku, morate da definišete smernice za upravljanje informacijama za svaki pojedinačni tip sadržaja liste povezane sa tu listu ili biblioteku.

Ako u bilo kom trenutku odlučite da biste se prebacili iz tipa sadržaja na osnovu lokacije smernice za listu ili biblioteku, samo smernice za zadržavanje će se koristiti kao smernice zasnovane na lokaciji. Sve druge smernice za upravljanje (revizije bar kodova i bar kodova) će se nasleđuju iz povezane tipove sadržaja.

Lokacija na osnovu smernice može da se onemogući za kolekciju lokacija tako što ćete deaktivirati funkcije biblioteke i fascikle na osnovu zadržavanja. Ovo omogućava administratorima kolekcije lokacija da biste se uverili da njihove smernice za tip sadržaja nije zamenjena administrator liste lokacija na osnovu smernice.

Morate bar dozvolu za upravljanje listama da biste promenili postavke smernica za upravljanje informacijama za listu ili biblioteku.

  1. Idite na listu ili biblioteku za koju želite da navedete smernice za upravljanje informacijama.

  2. Na traci odaberite karticu Biblioteka ili Lista > Postavke biblioteke ili Postavke liste.

    U sistemu SharePoint Online, izaberite stavku postavke , a zatim kliknite na dugme Postavke liste ili Postavke biblioteke.

  3. U okviru dozvole i upravljanje> postavke smernica za upravljanje informacijama.
    Veza „Smernice za upravljanje informacijama“ na stranici sa postavkama za biblioteku dokumenata

  4. Na stranici postavke smernica za upravljanje informacijama, uverite se da je izvor za zadržavanje za listu ili biblioteku podešena da biblioteke i fascikle.

    Ako Tip sadržaja prikazuje kao izvor, kliknite na dugme Promeni izvor, a zatim izaberite stavku biblioteke i fascikle. Dobijate upozorenje koje će biti zanemarene smernice za zadržavanje tipa sadržaja. Odaberite stavku u redu.

  5. Na stranici "Uređivanje smernica", u okviru Raspored za zadržavanje na osnovu biblioteke, unesite kratak opis za smernice koje kreirate.

  6. Odaberite stavku Dodaj zadržavanje fazu...

    Imajte na umu da u okviru zapisa, možete da odaberete da definišete smernice za zadržavanje različite za zapise tako što ćete izabrati Definiši različite zadržavanje faza za zapise opciju.

  7. U dijalogu "Svojstva faze", izaberite opciju za period zadržavanja da biste naveli kada dokumenti ili stavke podešena da istekne. Uradite nešto od sledećeg:

    • Da biste postavili rok važenja zasnovan na svojstvu datuma, u okviru događaj > ovoj fazi je na osnovu datuma svojstvo na stavci, a zatim izaberite radnju dokumenta ili stavke (na primer, kreirali ili izmenili) i vremenski period nakon ove radnje (na primer, broj dana, meseci ili godina) kada želite da istekne stavke.

    • Da biste koristili prilagođeni zadržavanje formule da biste odredili rok važenja, odaberite stavku Postavi prilagođene zadržavanje formula instalirana na ovom serveru.

      Napomena : Ova opcija je dostupna samo ako prilagođene formule je podešen vaš administrator.

    • U okviru Radnja, Navedite šta želite da se desi kada dokument ili stavku istekne. Da biste omogućili određene radnje se desiti dokumentu ili stavci (kao što su brisanje), sa liste izaberite radnju.

  8. Pokretanje toka posla opcija je dostupna samo ako definišete smernice za listu, biblioteku ili tip sadržaja koji već ima tok posla povezan sa njom. Zatim neće imati izbor tokova posla da odaberete.

  9. U okviru Ponavljanje, odaberite ponoviti ovoj fazi radnju... i unesite koliko često želite da podložni radnja.

    Napomena : Ova opcija je dostupna samo ako radnju koju ste izabrali mogu se ponavljati. Na primer, ne možete da postavite ponavljanje za radnju Trajno izbrisati.

  10. Odaberite stavku U redu.

Primena smernica za kolekciju lokacija tipu sadržaja

Ako smernice za upravljanje informacijama već kreirane za vašu lokaciju kao smernice za kolekciju lokacija, možete da primenite jedan od smernice za tip sadržaja. Tako što ćete uraditi ovo, možete da primenite iste smernice za više tipova sadržaja u kolekciji lokacija koja ne dele istu nadređeni tip sadržaja.

Ako želite da primenite smernice za više tipova sadržaja u kolekciju lokacija i imate kontrolisanih metapodataka usluge podešen, možete da koristite objavljivanje tipa sadržaja da biste objavili se informacije o upravljanju smernice za više kolekcija lokacija. Pogledajte više informacija potražite u odeljku Primena smernica za tipove sadržaja širom kolekcija lokacija .

  1. Idite na listu ili biblioteku koja sadrži tip sadržaja kojem želite da primenite smernicu.

  2. Na traci odaberite karticu Biblioteka ili Lista > Postavke biblioteke ili Postavke liste.

    U sistemu SharePoint Online, izaberite stavku postavke , a zatim kliknite na dugme Postavke liste ili Postavke biblioteke.

  3. U okviru dozvole i upravljanje > postavke smernica za upravljanje informacijama.
    Veza „Smernice za upravljanje informacijama“ na stranici sa postavkama za biblioteku dokumenata

  4. Uverite se da smernica izvora podešen da Tipovi sadržajai u okviru Smernice za tip sadržaja izaberite tip sadržaja koji želite da primenite smernice koje ćete.

  5. U okviru Odredite smernice > Korišćenje smernica za kolekciju lokacija, a zatim izaberite smernice koje želite da primenite na listi.

    Napomena : Ako Koristite smernice za kolekciju lokacija opcija nije dostupna, smernice za kolekciju lokacija nisu definisane za kolekciju lokacija.

  6. Odaberite stavku U redu.

    Ako na listi ili u biblioteci sa kojim radite podržava upravljanje sa više tipova sadržaja, u okviru Tipovi sadržaja možete da odaberete tip sadržaja za koji želite da navedete smernice za upravljanje informacijama. To će vas odvesti direktno u koraku 5 iznad.

Primena smernica širom kolekcija lokacija

Deljenje tipove sadržaja širom kolekcija lokacija pomoću aplikacije usluge kontrolisanih podataka da biste podesili objavljivanje tipa sadržaja. Objavljivanje tipova sadržaja vam pomaže da upravljate sadržajem i metapodataka dosledno preko lokacije jer tipove sadržaja može da kreira i ažurira centralno i ispravke može objaviti se više subscribing kolekcije lokacija ili Web aplikacije.

Kreiranje predloška na osnovu postojeće smernice za korišćenje širom kolekcija lokacija

Možete da definišete smernice za upravljanje informacijama i zatim kreirajte predložak od tako da koristi po potrebi preko više kolekcija lokacija. Ovaj metod može da se koristi ako želite da imate rezervnu kopiju vaše informacijama ili mogu da se koriste kao alternativnog metoda pomoću objavljivanje tipa sadržaja za primenu smernica za jednu širom kolekcija lokacija. Kreiranje predloška ili rezervnu kopiju smernice za izvoz smernice iz jedne kolekcije lokacija i zatim je uvesti sačuvanu lokaciji ili u drugoj kolekciji lokacija.

Važno : Ako ste koristili izvoz/uvoz istakli kao način da napravite skup predložaka smernica, imajte na umu da Jedinstveni identifikator postoji u datoteci .xml smernica. Zbog toga ne možete da uvozite tu smernica u lokacije više puta bez menjanja Jedinstveni identifikator.

Izvoz smernica

  1. Na matičnoj stranici kolekcije lokacija, odaberite postavke Mali zupčanik „Postavke“ koji je zauzeo mesto postavki lokacije. > Postavke lokacije.

    U SharePoint grupe povezani lokacije, izaberite stavku postavke, izaberite stavku Sadržaj lokacijei zatim izaberite stavku Postavke lokacije.

  2. Na stranici "Postavke lokacije", u okviru Administracija kolekcije lokacija > Predlošci smernica sadržaja tip.
    Veza „Predložak smernica za tip sadržaja“ na stranici „Postavke lokacije“

  3. Odaberite smernice koje želite da izvezete > pomerite se do dna > Izvoz.

  4. Kada budete upitani da sačuvate ili otvorite datoteku, odaberite stavku Sačuvaj, a zatim izaberite lokaciju na kojoj ćete sačuvati datoteku da biste. Uverite se da biste izabrali lokaciju koja je dostupna za kolekcije lokacija koje uvoze smernice.

  5. Kada se prikaže dijalog "preuzimanje je dovršeno", odaberite stavku Zatvori.

Uvoz smernica u drugoj kolekciji lokacija

Uvoz smernica za upravljanje informacijama vam omogućava da primenite na više tipova sadržaja na nivou lokacije ili liste u okviru bilo kojoj datoj kolekciji lokacija. Prednosti ovo su dvostruki: ne morate da ponovo definišete i primena smernica na svaki tip sadržaja i izmene smernica možete lakše da upravljate tako što ćete izvršiti promene u smernice za na jednom mestu.

  1. Na matičnoj stranici kolekcije lokacija na koju želite da primenite smernice, odaberite postavke Mali zupčanik „Postavke“ koji je zauzeo mesto postavki lokacije. > Postavke lokacije.

    U SharePoint grupe povezani lokacije, izaberite stavku postavke, izaberite stavku Sadržaj lokacijei zatim izaberite stavku Postavke lokacije.

  2. Na stranici "Postavke lokacije", u okviru Administracija kolekcije lokacija > Predlošci smernica sadržaja tip.

  3. Na stranici "smernice" > Uvoz > Pregledaj da biste pronašli XML datoteku za smernice.

  4. Izaberite XML datoteku u kojoj je sačuvan smernice > Otvori.

  5. Uvoz smernica za kolekciju lokacija na stranici > Uvoz da dodate smernice za kolekciju lokacija.

Uvezene smernicama sada mogu se primeniti jedan ili više tipova sadržaja na nivou lokacije ili liste.

Vrh stranice

Napomena : Odricanje odgovornosti za mašinski prevod: Ovaj članak je preveo računarski sistem bez ljudske intervencije. Microsoft nudi ove mašinske prevode da bi pomogao korisnicima koji ne govore engleski da uživaju u sadržaju o Microsoft proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je članak mašinski preveden, može da sadrži greške u rečniku, sintaksi ili gramatici.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×