Kreiranje centra za čuvanje zapisa

Važno : Ovaj članak je mašinski preveden, pogledajte odricanje odgovornosti. Pogledajte verziju ovog članka na engleskom jeziku ovde za referencu.

Centar za čuvanje zapisa nije predviđeno da posluži kao centralnom spremištu kojim organizacije možete da skladištite i upravljanje sve svoje zapise kao što su pravni ili finansijske dokumente. Centar za čuvanje zapisa podržava čitav proces upravljanja zapisima, od kolekcije zapisa preko upravljanja zapisima do raspoređivanja zapisa.

Predložak lokacije centra za čuvanje zapisa je slično druge SharePoint lokacije u toj služi kao opšte spremište za dokumente i omogućava saradnje među korisnicima lokacije. Predložak lokacije centra za čuvanje zapisa, međutim, je unapred konfigurisana lokacija dizajniran posebno da pomogne organizacijama u primeni njihovih zapisa za upravljanje i zadržavanje programa. Kreiranje verzija, nadgledanje, upravljanje metapodacima, e-otkrivanje i usmeravanje zapisa su ugrađene funkcije mogu vam pomoći da efikasnije upravljate zapisima.

Primer toka posla za zadržavanje zapisa

Napomena : SharePoint pruža mogućnost da upravljate zapisima "umesto". Sa upravljanja zapisima na licu mesta, možete da koristite sve funkcije dostupne u centar za čuvanje zapisa, kao što su Primena smernica za upravljanje informacijama usmeravanje i čekanje, za upravljanje zapisima na bilo kojoj lokaciji.

Vrh stranice

Definisanje na plan za upravljanje zapisima

Na najvišem nivou, postoje dva glavna koraka u dizajniranju lokacije centra za čuvanje zapisa da biste primenili program upravljanja zapisima:

  1. Organizacija mora da razvije strategiju upravljanja zapisima i formalnu plan upravljanja zapisima. Ovo je zajednički napor koji obuhvata koordinaciju između menadžera zapisa, usaglašavanje, IT stručnjacima i informativne radnike.

  2. Organizacija onda morate da konfigurišete jednu ili više lokacija centra za čuvanje zapisa da biste primenili njegov plan za upravljanje zapisima.

Sledeći odeljci pregled osnovnih elemenata obuhvaćenih ove korake.

Planiranje upravljanja zapisima

Pre nego što organizacije možete da konfigurišete na lokaciji centra za čuvanje zapisa kao njegove rešenje za upravljanje zapisima, to bi trebalo da razvije formalno plan za strategiju upravljanja zapisima. Određene elemente plana za upravljanje formalno zapisi će biti jedinstvena za pojedinačne organizacije ili preduzeća. Međutim, praktično svi planovi za upravljanje zapisima uključuju sledeće dokumente i procese:

Plan datoteka      Plan datoteka opisuje tipove dokumenata ili stavki koje neka organizacija prihvata kao zvanični poslovnih zapisa. Ukazuje na to gde su uskladišteni zapisi i pruža informacije koje jedan tip zapisa koji se razlikuje od drugog. Plan datoteka služi kao opsežan smernicama, procesima i uputstva za kreiranje, skladištenje i upravljanje zapisima. Plan datoteka treba da pokrijete sve zapise, bez obzira na to medija, uključujući papira, blogova, Wiki stranice, e-poštu i elektronske datoteke. Takođe morate navesti kako svaki zapis klasifikovani, obezbeđeni i na kraju uništeni. Treba uključiti i za posebne kategorija zapisa, na primer poverljivo, daje, tajna ili privilegovane zapisi. Na kraju, plan datoteka mora da navedete sa osobama koje su odgovorni za upravljanje svaki tip zapisa.

Biblioteka zapisa    zapis biblioteke predstavljaju suštinski biblioteke dokumenata koje ste kreirali za klasifikovanje i skladištenje važnih zapisa. Možete kreirati biblioteku zapis za svaki tip zapisa koji želite da zadržite. Zapisi automatski usmeravaju u odgovarajuću biblioteku na osnovu postavki konfigurisan u organizatora sadržaja.

Tipovi sadržaja    Možete da kreirate tipove sadržaja da definišete tipove zapisa organizacija treba da skladištite i identifikujete sve jedinstvene svojstva za svaki tip zapisa. Definisanjem tipova sadržaja za određene vrste zapisa, vaša organizacija može da uverite se da svaka od tih grupa sadržaja upravlja na dosledno. Office dokumente, PDF datoteke, prepirkama (skenirane slike), e-poštu, razgovore putem trenutnih poruka, video zapisi i fizičkim zapisima možete sve se klasifikuju i uskladištene sa tipovima sadržaja koje kreirate. Bilo koji zapis koji se zove "ugovor", na primer, biće tretirana isti način i na dosledan način unutar sistema SharePoint u zapisuje sistema za upravljanje. Korišćenje tipova sadržaja za klasifikovanje i uskladištite zapise je alternativnog metoda pomoću zapisa biblioteke.

Raspored zadržavanja    Raspored zadržavanja određuje koliko dugo svaki tip zapisa u planu datoteka mora biti zadržavaju (period zadržavanja) i proces za uklanjanja ga kada dođe do kraja ovog perioda (proces trajnog odlaganja). Uputstva u rasporedu zadržavanja se obično zasnivaju na zakonskim propisima, rizicima za organizaciju i poslovne potrebe. Pored toga, raspored zadržavanja obično opisuje na rizik situacije u upravljanju zapisima koje određuju period zadržavanja za svaki tip zapisa.

Usaglašenost zahteve dokumenta    Dokument propisa o usaglašenosti definiše pravila kojih se IT sistemi za upravljanje zapisima mora da se pridržava i mogućnosti moraju da imaju vrste redovnog praćenja koje moraju podržavati da bi se obezbedila usaglašenost.

  • Formalno proces obustavljanja trajnog odlaganja zapisa      Ovaj proces, koji se često nazivaju zadrške, detaljno opisuje način organizacija obustavlja trajno odlaganje zapisa kada se javljaju događaje kao što su sudske parnice, kontrole i istrage.

  • Sistem za nadgledanje i izveštavanje o rukovanje zapisa      Da biste se uverili da su zaposleni arhiviranja pristup i da upravljate zapisima prema definisanih smernica i procesa, program upravljanja zapisima morate imati proces ili sistem za nadgledanje i izveštavanje u vezi sa rukovanjem zapisa.

Vrh stranice

Konfigurisanje lokacije centra za čuvanje zapisa

Kada organizaciji uključe u detaljnog planiranja upravljanja zapisima i razvija formalno plan za upravljanje zapisima, to možete da kreirate i konfigurisanje lokacije centra za čuvanje zapisa mogao primeniti ovaj program.

Potrebno je da izvršite sledeće korake da biste konfigurisali na lokaciji centra za čuvanje zapisa:

  1. Kreirajte zapis biblioteka ili lista za upravljanje i čuvanje svaki tip zapisa koji je naveden u planu datoteka.

    • Preporučujemo da kreirate jednu biblioteku zapis za svaki tip sadržaja u planu zapisa.

    • Kada se zapisi proslede u centar za čuvanje zapisa, oni će biti usmereni na odgovarajuću listu ili biblioteku.

  2. Kreiranje kolone za odgovarajuće biblioteke dokumenata, liste ili tipove sadržaja i prikažite metapodatke za svaki tip zapisa koji je naveden u planu datoteka.

  3. Navedite smernice za upravljanje informacijama za svaki tip zapisa na lokaciji centra za čuvanje zapisa. Ove smernice bi trebalo da odražavaju periode zadržavanja i propise nadzora koji su navedeni u planu datoteka u vašoj organizaciji i zadržavanje rasporeda.

  4. Konfigurisanje organizatora sadržaja da biste usmerili svaki tip zapisa na odgovarajuću lokaciju. Kada se zapisi proslede na lokaciji centra za čuvanje zapisa, ručno ili programski, aplikacija koristi ovu funkciju da biste utvrdili kako da klasifikuju zapis na lokaciji centra za čuvanje zapisa i gde želite da pošaljete.

Vrh stranice

Napomena : Odricanje odgovornosti za mašinski prevod: Ovaj članak je preveo računarski sistem bez ljudske intervencije. Microsoft nudi ove mašinske prevode da bi pomogao korisnicima koji ne govore engleski da uživaju u sadržaju o Microsoft proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je članak mašinski preveden, može da sadrži greške u rečniku, sintaksi ili gramatici.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×