Koristite Access ili Excel za upravljanje podacima

Napomena:  Želimo da vam što pre pružimo najnoviji sadržaj pomoći čim na vašem jeziku. Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam na dnu ove stranice saopštiti da li su vam informacije bile od koristi? Ovo je članak na engleskom jeziku za brzu referencu.

Microsoft Access i Microsoft Excel ima mnogo sličnosti, koje možete da odlučite koji program bi trebalo da koristite. Na primer, oba programa možete da skladištite velikih količina podataka, pokretanje moćne upite i alatke za analizu da troje tih podataka i da složene izračunavanja koje daju podatke koji su vam potrebni.

Međutim, svaki program ima Obriši prednosti, u zavisnosti od tipa podataka koje vi upravljate i želite da uradite sa podacima. Na primer, ako je vaš cilj da održavanje integriteta podataka u formatu koji može da pristupi više korisnika, Access je najbolji izbor, za razliku od programa Excel je bolje odgovara složene numeričke podatke koje želite da analizirate u dubinu.

U većini slučajeva, možete da koristite oba programa zapošljavanja svaki u svrhu čija je najpogodniji. Opšte, Access je bolje za upravljanje podacima: pomoć da je zadržite organizovane, lako da biste pretraživali i dostupne većem broju korisnika istovremeno. Excel je generalno bolji za analizu podataka: složena izračunavanja i istraživanje mogućih ishoda proizvodi visokog kvaliteta grafikone. Ako Access koristite za skladištenje podataka i programu Excel da ih analizirate, možete dobiti pogodnosti oba programa.

Pre nego što odlučite koji program da koristite, možda ćete želeti da uporedite pogodnosti svaki program, Saznajte kada je najbolje da koristite jedno ili drugo, i Saznajte kako da radite sa oba programa da biste postigli rezultate koje želite.

Napomena: Sve programskih paketa Microsoft Office uključuje Excel, ali ne u svim pakete uključuju pristup.

Poređenje pogodnosti svaki program

Izbor odgovarajuće program je važno ako želite da pristupite i ažuriranje informacija sa maksimum i tačnost. Da biste saznali koji program je najpogodniji za zadatke koje želite da izvršite, to vam mogu pomoći da uporedite pogodnosti koje svaki program ima da ponudi vezane za skladištenje podataka, analiza podataka, više korisnika saradnju i bezbednost.

Ravne u odnosu na relacionih podataka    Da biste pomogli da odlučite koji program je najbolje za skladištenje podataka, zapitajte se na sledeće pitanje: su podaci Relacioni ili ne? Podaci koji se mogu efikasno da se nalazi u jednu tabelu ili radni list koji se zove ravnom ili nonrelational podataka. Na primer, ako želite da kreirate listu klijenata, samo sa jednom osobom adresa i kontakt za svakog klijenta, Excel možda bolji izbor. Međutim, ako želite da uskladištite listu složenije klijenata koji sadrži naplate i isporuke adrese za svakog klijenta ili više kontakt osobe za svakog klijenta, Access je bolje rešenje.

U na relaciona baza podataka, možete da organizujete informacije u više tabela. Dobro dizajnirana relacione baze podataka, svaku tabelu je ravna i sadrži informacije o samo jedan tip podataka. Na primer, ako kreirate kupca baze podataka, imena klijenata treba skladištiti u jednoj tabeli, za razliku od klijentima naplatu i adrese za isporuku treba skladištiti u odvojenu tabelu. Skladištenje adrese odvojeno od imena je dobra ideja zato što svaki kupac može imati više adresa, a želite da budete u mogućnosti da unesete više adresa za svakog klijenta bez potrebe da ponovo unesite ime klijenta za svaku adresu.

Lokalni u odnosu na spoljnim podacima    Access možete koristiti za povezivanje sa podacima iz raznih spoljnih izvora podataka tako da možete da prikažete, upit, i uredite podatke bez potrebe da ih uvezete. Na primer, Access pruža komande za povezivanje na postojeće podatke u Microsoft SQL Server baze podataka, dBASE datoteci ili fascikli programa Outlook, zajedno sa mnogo drugih izvora podataka. Excel možete koristiti za povezivanje sa velikog broja izvora podataka uključujući Access, SQL Server i Analysis Services baze podataka, tekst i XML datoteka, a ODBC i OLE DB izvora podataka. Međutim, ne možete da uređujete podatke da biste promenili izvorne podatke i putem korisničkog interfejsa programa Excel.

Access i Excel pružaju komande za povezivanje sa podacima u Windows SharePoint Services listama. Međutim, Excel pruža samo za čitanje vezu sa SharePoint listama; za razliku od programa Access vam omogućava da pročita i pisanje podataka sa SharePoint listama.

Integritet podataka u odnosu na fleksibilnosti    Jedinstveni identifikatori biste očuvali integritet podataka i uverite se da su da nema dva reda (ili zapisa) sadrži tačno iste podatke. Jedinstveni identifikatori takođe pružaju je najbrži način da biste preuzeli podatke kada pretražujete i sortirate podatke. U programu Access, možete da koristite Tip podataka "Automatsko numerisanje" da biste automatski generisali Jedinstveni identifikator za svaki zapis. Zatim možete da koristite ove identifikatore želite da povežete zapise u jednoj tabeli jednog ili više zapisa u drugoj tabeli.

Struktura koje Access primenjuje na podatke pomaže da bi obezbedio integritet podataka. Pristup možete zahtevati da nove zapise u jednoj tabeli imaju postojećoj odgovarajućih vrednosti u drugoj tabeli, tako da ne možete da kreirate „referencijalni”. Na primer, koji ne želite da imate naloga koji ne uključuje informacije o kupcu. Pristup možete zahtevati da svaki novi zapis u tabeli porudžbine ima odgovarajuću vrednost klijenta u vaš tabela "Kupci". Ovo obavezno korespondencija vrednosti koje se zove referencijalni integritet.

Takođe, možete da nametnete sopstvene ograničenjima i pravila da biste dodatno uverite se da su ispravno uneti podaci. Excel omogućava vam da unesete podatke u više proizvoljnog način, ali zato što Excel ne podržava relacionih podataka, on ne može da podrži referencijalni integritet. Međutim, možete da koristite komandu Validacija podataka da biste kontrolisali unos podataka u programu Excel.

Izvršavanje upita    Ako često morate da prikažete podatke na različite načine, u zavisnosti od promena uslova ili događaja, Access može biti bolji izbor za skladištenje i rad sa podacima. Pristup omogućava vam da koristite Structured Query Language (SQL) upite da biste brzo preuzeli samo redove i kolone sa podacima koje želite, da li podaci se nalaze u jednu tabelu ili više tabela. Takođe, možete da koristite izraze u upitima za kreiranje izračunatih polja. Upotreba izraza u programu Access je slično proces korišćenja formula u programu Excel da biste izračunali vrednosti. Takođe možete da koristite Access upitima za rezimiranje podataka i da prikažete agregatne vrednosti, kao što su zbirovi, prosečne vrednosti i računa.

Modelovanje    U programu Excel, možete da koristite alatke za analiza „šta ako“ za prognoziranje ishoda modela radnog lista. Analize šta-ako vam omogućava da pokrenete različitim scenarijima nad podacima, kao što su najboljem slučaju i najgori scenario i poređenje rezultata nekoliko scenarije u izveštaj sa rezimeom. Nema slične funkcija je dostupna u programu Access.

Pivoting i pravljenja grafikona    U oba programa, možete da kreirate izveštaje izvedene tabele i izvedene tabele grafikona. Međutim, Excel pruža naprednije izvedene tabele za izveštavanje i funkcije za pravljenje grafikona od programa Access. Ako planirate da kreirate obimna izveštaja izvedene tabele ili pružaju profesionalnog izgleda redovno grafikoni, trebalo bi da koristite izveštaje izvedene tabele ili izvedene tabele grafikona u programu Excel umesto istih funkcija u programu Access.

Access i Excel može da se koristi u saradnju okruženja, kao što je Windows SharePoint Services i deljenja datoteka mreže, ali postoje razlike način podataka može da pristupi više korisnika.

Više korisnički pristup podacima    U okviru normalan način rada, Access omogućava da više korisnika, otvorite jednu bazu podataka u isto vreme; Ovo funkcioniše dobro zato što Access zaključava samo podatke koji uređuje; kao rezultat, drugi korisnici mogu da uređuju različite zapise bez neusaglašenosti. U programu Excel, možete da delite radnu svesku sa drugim korisnicima, ali više korisnika saradnju funkcije najbolje kada korisnici u različita vremena umesto istovremeno raditi na podatke u toj radnoj svesci. Zapravo, korisnici programa Access baze podataka saradnju na skup podataka, a korisnici Excel radne sveske sarađivanje na dokumentu.

Korišćenje programa Windows SharePoint Services za saradnju    Oba programa integracija sa Microsoft Windows SharePoint Services tehnologije, kao što je SharePoint listama i bibliotekama dokumenata.

Access pruža mnoštvo načina da biste sarađivali sa većeg broja korisnika na SharePoint lokaciji. Na primer, možete da otpremite punu baze podataka u biblioteci dokumenata Windows SharePoint Services, upućivanje obrasci i izveštaji dostupni kao Windows SharePoint Services prikaza i veza je baza podataka za podatke koji su uskladišteni u SharePoint listama.

Excel obezbeđuje samo jedan način da biste sarađivali sa većeg broja korisnika na lokaciji SharePoint Services. Možete da otpremite radne sveske u sistemu Windows SharePoint Services biblioteke dokumenata, gde pojedinačni korisnici mogu da proverim radnu svesku da biste promenili, sprečava druge korisnike da izmene radnu svesku u isto vreme. Korisnici mogu da uređuju radnu svesku bez ga odjavljivanje u biblioteci dokumenata, u tom slučaju morate su koordinacije sa drugim korisnicima da biste izbegli neusaglašenost podataka.

Pomoću mrežne fascikle za saradnju    Ako skladištite Access baze podataka u deljenu mrežnu fasciklu, većeg broja korisnika možete da otvorite bazu podataka i radite sa njenim podacima istovremeno. Pojedinačnih zapisa su zaključani kada korisnik uređuje ih. Ako Excel radnu svesku uskladištite u deljenu mrežnu fasciklu, samo jedan korisnik može da uređuje radnu svesku istovremeno. Za pregledanje svrhe, većeg broja korisnika možete da otvorite radnu svesku dok je drugi korisnik uređuje, ali te korisnici ne mogu da promene podataka dok korisnik koji uređuje radnu svesku zatvori.

Oba programa pružaju slične funkcije – lozinki i šifrovanje – koji vam pomažu da biste sprečili gubitak podataka i zaštiti podataka od neovlašćenog pristupa. Međutim, postoje neke razlike između programa Access i Excel u radi zaštite podataka kako korisničkom nivou.

Sprečavanje gubitka podataka    U programu Access, rad se neprestano čuva tako da kada dođe do neočekivanog otkazivanja verovatnoća da ćete izgubiti deo posla (ukoliko postoje). Međutim, zato što Access neprestano čuva vaš posao, nije moguće da izvršite promene koje kasnije odlučite da ne želite da biste izvršili. Da biste se uverili da možete da vratite bazu podataka onako kako želite, trebalo bi da kreirate rezervnu kopiju datoteke baze podataka na raspored koji odgovara vašim potrebama. Možete oporaviti celu bazu podataka iz rezervne kopije ili možete da vratite samo tabelu ili drugog objekta baze podataka koje su vam potrebne. Ako koristite datoteku rezervne kopije uslužni sistem, možete da koristite i kopiju baze podataka iz rezervne kopije sistema datoteka da biste vratili podatke. U programu Excel, možete da sačuvate informacije o automatskom spasavanju u određenim intervalima dok ne ažurirate podatke.

Zaštita podataka korisničkom nivou    U programu Excel, možete da uklonite kritičnih ili privatne podatke iz prikaza tako što ćemo sakriti kolona i redova podataka i da zatim zaštitite ceo radni list da biste kontrolisali korisnički pristup skrivene podatke. Pored zaštite radnog lista i njegovi elementi, možete zaključavanje i otključavanje ćelija na radnom listu da biste sprečili druge korisnike da slučajno izmene važne podatke.

Bezbednost na nivou datoteka    Na nivou datoteka možete da koristite šifrovanje u oba programa da biste sprečili neovlašćene korisnike da vide podatke. Takođe možete da zahtevate da lozinka unositi da biste otvorili datoteku baze podataka ili radne sveske. Pored toga, možete pomoći bezbednog datoteku baze podataka ili radne sveske uvođenjem digitalni potpis.

Ograničen pristup podacima    U programu Excel, možete da navedete na osnovu korisničkog dozvole za pristup podacima ili postavite samo za čitanje prava sprečili druge korisnike da prave izmene u podacima koji imaju pristup. Access ne pruža bezbednost na korisničkom nivou funkcije, ali Access podržava korisnički model bezbednosti sve servera baze podataka koja se povezuje sa. Na primer, ako se povežete sa SharePoint listom, Access sluša korisničkih dozvola za SharePoint liste. Ako želite da zadržite neovlašćene korisnike iz Access podatke, možete da biste šifrovali bazu podataka tako što ćete postaviti lozinku. Korisnici moraju da unesu lozinku za čitanje podataka iz baze podataka, čak i ako da mu pristupe pomoću drugog programa, kao što je Excel.

Više informacija o tome kako da zaštitite podatke potražite u članku obezbeđivanje Access 2007 baza podataka i zaštitu i bezbednosti u programu Excel.

Kada se koriste Access

Opšti rečeno, Access je najbolji izbor kada imaju redovno, da biste pratili i zapisa podataka, a zatim Prikažite, izvoz ili štampanje podskupova podataka. Access obrazaca pružaju praktičnije interfejs od Excel radnog lista za rad sa podacima. Access možete koristiti da biste automatizovali često izvode radnje, a Access izveštaja vam omogućavaju da rezimiranje podataka u odštampanoj ili elektronskom obliku. Access pruža više strukture za podatke; na primer, možete da kontrolišete kako tipovi podataka mogu da se unese, kakve vrednosti može da se unese i možete navesti kako povezanih podataka u jednoj tabeli sa podacima u drugim tabelama. Ovu strukturu vam pomaže da biste se uverili da su uneti samo ispravne tipove podataka.

Access skladišti podatke u tabelama koje izgledaju isto kao radnih listova – ali Access tabele su dizajnirani za složene upite u odnosu na podatke koji su uskladišteni u drugim tabelama.

Korišćenje pristup kada ste:

  • Predvidite veliki broj osoba koje rade u bazi podataka i želite da moćne opcije koje bezbedno rukujete ažuriranjima sa podacima, kao što su zapisa zaključavanje i neusaglašenosti rezoluciju.

  • Će biti potrebno da biste dodali više tabela u skupu podataka koji je došao kao ravnom ili nonrelational tabelu.

  • Želite da pokrenete složene upite.

  • Želite da biste dobili razne izveštaje ili nalepnica sa adresom.

  • Upravljanje kontaktima    Možete upravljanje kontaktima i poštanska adresa, a zatim kreiranje izveštaja u programu Access ili objedinjavanje podataka pomoću programa Microsoft Office Word da biste odštampali tipska pisma, koverte ili nalepnice sa adresom.

  • Praćenje zaliha i resursa    Možete da napravite popis stavki u kući ili preduzeću i skladištite fotografije ili druge srodne dokumente zajedno sa podacima.

  • Praćenje porudžbine    Možete da unesete informacije o proizvodima, klijentima i porudžbinama i zatim pravite izveštaje koji prikazuju prodaja po zaposlenom, regionu, vremenskom periodu ili neku drugu vrednost.

  • Praćenje zadataka    Možete da pratite zadatke za grupu osoba i unesite nove zadatke u isto vreme drugima ažurirate svoje postojeće zadatke u istoj bazi podataka.

  • Organizovanje biblioteka    Možete da koristite Access da uskladištite podatke o knjige i CD-ova, i pratite kojima možete da imate dao.

  • Planiranje događaja    Možete da unesete informacije o datumima događaja, lokacija i učesnici i štampanje rasporede ili rezimei o događajima.

  • Hrane za praćenje    Praćenje receptima, i prijavite se ishrani, iskoristi aktivnosti.

Kada se koristi Excel

Kao program za unakrsne tabele, Excel možete da uskladištite velikih količina podataka u radnim sveskama koje sadrže jedan ili više radnih listova. Međutim, umesto da služi kao sistemu za upravljanje baze podataka, kao što je Access, Excel je optimizovana za analizu podataka i izračunavanja. Možete da koristite ovaj fleksibilne program za modele za analiziranje podataka, pisanje jednostavnih i složenih formula da biste izvršili izračunavanja na te podatke izvedene tabele podataka sve onako kako želite, i predstavljanje podataka u različite grafikone profesionalnog izgleda.

Korišćenje Excel kada ste:

  • Zahtevanje ravnom ili nonrelational prikaza podataka umesto relaciona baza podataka koja koristi više tabela i kada se podaci uglavnom numeričke.

  • Često pokrećete izračunavanja i statistička poređenja podataka.

  • Želite da koristite izveštaje izvedene tabele da biste hijerarhijske podatke prikazali u kompaktnom i fleksibilnom rasporedu.

  • Planiranje kreiranja grafikona redovno i želite da koristite za pravljenje grafikona novih formata koje su dostupne u programu Excel.

  • Želite da istaknete podatke pomoću uslovnog oblikovanja ikone, traka sa podacima i skale boja.

  • Želite da izvršavate operacije složene analize šta-ako za podatke, kao što su statističke, inženjerske i regresivne analize.

  • Želite da vodite evidenciju o stavkama jednostavne liste za ličnu upotrebu ili u svrhu ograničena saradnju.

  • Računovodstvo    Možete da koristite moćne funkcije izračunavanja programa Excel za mnoge finansijske izveštaje – na primer, za izveštaj o toku novca, bilans uspeha ili izveštaj o profitu i gubitku.

  • Izrada budžeta    Da li ga koristite za lične ili poslovne vezi u programu Excel možete da kreirate sve tipove budžeta – na primer, plan marketinškog budžeta, budžet događaja ili penzioni budžet.

  • Naplata i prodaja    Excel je koristan i za upravljanje podacima o naplati i prodaji i možete lako da kreirate obrasce koji su vam potrebni – na primer, izlazne fakture, propratnu dokumentaciju pošiljke ili porudžbenice.

  • Izveštavanje o    Možete da kreirate razne vrste izveštaja u programu Excel koji odražavaju analizu podataka i rezime podataka – na primer, izveštaje koji mere performanse projekta, predviđanje podataka, rezimiranje podataka ili predstavljaju podatke o odstupanjima.

  • Planiranje    Excel je odlična alatka za kreiranje profesionalnih planova ili korisnih planera – na primer, sedmični plan klase, plan marketinškog istraživanja, godišnjeg obračuna poreza ili planeri koji vam pomažu da planirate sedmične obroke, zabave ili odmore.

  • Praćenje    Excel možete koristiti za praćenje podataka na vremenskom listu ili listu – na primer, vremenski list za praćenje rada ili spisak inventara koji prati opremu.

  • Korišćenje kalendara    Zbog priroda koordinatne mreže Excel je odličan za kreiranje svih tipova kalendara – na primer, akademski kalendar za praćenje aktivnosti tokom školske godine ili kalendar fiskalne godine za praćenje poslovnih događaja i ključnih tačaka.

Korisnih predložaka za Excel u bilo kom od ovih kategorija, Predlošci za Excel potražite na lokaciji Microsoft Office Online.

Korišćenje programa Access i Excel zajedno

Biće trenutaka koje bi želite da iskoristite pogodnosti koje oba programa moraju da nude. Na primer, ste kreirali na radnom listu u programu Excel u kojem možete da izračunate i analizirate podatke, ali radni list je postao složene i preveliko i mnogi drugi korisnici moraju da imaju pristup podacima. U ovom trenutku, možda ćete želeti da uvezete ili povežete na radnom listu u programu Access i koristite je kao baze podataka umesto da radite sa njom u programu Excel. Ili, možda imate podatke u Access bazu podataka za koju želite da kreirate neke detaljne Excel izveštaji izvedene tabele i grafikone profesionalnog izgleda programa Excel.

Bez obzira na to koji program koristite prvi put, možete uvek da prenesete podatke iz jednog programa u drugi, gde možete da nastavite da radite sa njom. Sa ili bez podataka za povezivanje, možete da prenesete podatke u Access iz programa Excel (i obrnuto) tako što ćete kopiranje, uvoz ili izvoz ga.

Više informacija o tome kako da razmene podataka između oba programa potražite u članku Premeštanje podataka iz programa Excel u Access.

Razvijte Office veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×