Korisnička studije slučaja: Premeštanje iz programa Excel u Access

Važno : Ovaj članak je mašinski prevesti potražite u članku Odricanje odgovornosti. O referencu pronaći verzija ovaj članak ovde na engleskom jeziku.

Ponekad poslovnog rešenja je kreiran pomoću programa Excel kada Access je više odgovara. Ili, možda Excel prvobitno dobra ideja, ali podaci prerasta rešenje za Excel i vreme je da koristite program za baze podataka. Na sreću, možete da premestite poslovne podatke iz programa Excel u Access.

Rak linija, neprofitna organizacija iz Sijetla, prvobitno dizajniran sistem za odobravanje praćenje pomoću programa Excel. Nakon pokretanja u probleme sa redundantnost podataka, su odlučili da je vreme da odobrite pristup isprobaj.

Dr Kerry Fauler obezbeđuje volonterski IT podršku za rak linija. On se složili intervjuu u kojima ćemo diskutuje rak linija, to je potrebno, njegova uloga i tehničke pozadina, način korišćenja programa Excel i šta su uradili sa pristupom.

Razgovor, deo 1

ST: U redu, pa sam Steven Thomas pišem za Office Online i ovde sam sa dr Kerry Fauler na rak linija. Rak linija je neprofitna organizacija koja pomaže ljudima da uživo sa rakom.

ST: Dr Fauler, možete li opisati malo o tome koje vrste podrške rak linija nudi osobama

KF: Pa Stivene, rak linija nudi-medicinske podrške osobama sa rak koja uključuje pacijente, porodicom, prijateljima i kolegama, tako da je širok spektar.

ST: Kada ste rekli-medicinske šta ste kontakta?

KF: Ljudi ne dolaze da rak linija da biste dobili saveta lekara, ali ih za časove, postoje vežba predavanja, Joga, pisanje predavanja, cvećem raspoređivanje, nekoliko stvari koje treba da napravite zajednice među obolele, a da biste vršili interakciju sa drugim osobama sa rakom.

ST: Pa zvuči kao što je širok spektar veoma važne usluge, hvala za tu informaciju. Dakle, imate stepen, u biografiju informatici, zar ne?

KF: Zapravo je organsko hemiju.

ST: Organsko hemija, žao nam je u redu.

KF: Ništa se za.

ST: Kako pomaže koji vas na rak linija?

KF: Pa sam u koja industrijske i lek otkrivanje je nekoliko godina, a kad moj posao kao deo korporativnog spajanje trebati vremena da se prijavim ovde kod raka linija gde moja je CEO i radim neke hemijske informatiku u poslednjih 10 godina, tako da je veoma upoznati sa rukovanje informacija , prvenstveno veliki ravnom datoteke, i da naučite neke komande UNIX i da vrsta stvar, ali nisu imali iskustva sa relacione baze podataka.

ST: Dobro, pa recite mi malo o sortiranja za upravljanje informacijama zadaci koje ovde uradite kao deo vaše prijavio?

KF: Naravno, kada se prvi put da je radi samo svakodnevnim stvarima IT je štampač rad, moje miš ne radi. Ali na kraju video da su neke funkcije dešava, na primer pacijenata pomoć prikupljanje, gde su osobe pomoću Excel unakrsne tabele da biste uskladištili informacije o provere koje je poslat osobama da bi lakše da platite za hipoteku, ili za medicinske računi ili za transport nekoliko godina.

ST: Tako mnogo različitih datoteka?

KF: Pa bili veliki broj stavki u unakrsnoj tabeli.

ST: Jedan veliki unakrsne tabele?

KF: da jednu veliku unakrsnu tabelu sa mnogo kartice, ali je teško za njih da biste odredili koliko novca je ta osoba dobili ove godine, koliko su dobili proteklih 4 godina, koliko ljudi su dobijanje pomoći za hipoteku?

ST: Sigurni zvuci kao klasični problema možete da imate, stavljanje mnogo podataka u programu Excel i pokušavate da Dubinska analiza nadole, jedan unakrsnu tabelu tako da.

KF: Da bi izgledala cekati da se desi, samo jedan loš sortiranje od kompletnu katastrofe, tako da odlučili da biste uronili u učenju Microsoft Access da biste rešili ovaj problem. Stvari koje se desilo je podataka je ponovo unetih više puta.

ST: Koju vrstu podataka?

KF: Samo imena, imena osoba, poštanski brojevi, imena socijalnog radnika, više stvari.

ST: Kako se ista osoba završiti sa nekoliko različitih zapisa možda?

KF: Zapravo, na primer dobijate kreativni pravopis Sijetla.

ST: Naravno, pa zašto pristup? Upravo ste ovde ili da li ste ga preuzeli ovu svrhu šta ste da Access?

KF: Pa pristup široko dostupan ovde zato rak linija koristi Microsoft Office i koriste Small Business Server 2003, tako da svaki računar na mestu ima pristup i imali izgledao u pristup na svom za godinu dana, ali niste zaista napretka, pa ovo prilika za učenje za mene i da je način da biste pomogli rak spasti ispune svoje ciljeve.

ST: Kul, Pa čini unesete dobre odluke. Imam malo iskustva u radu sa Access i nije baš rad u programu Excel, ali da se Access i sigurno bolji vrstu zadataka upravljanja razgovarate o.

ST: Hajde da malo prekinuli i vratite se u drugoj polovini ovaj razgovor.

Razgovor, deo 2

ST: U redu, pa, ovo je Steven Thomas ponovo sa drugom delu razgovor od dr Kerry Fauler na rak linija.

ST: Ćemo razgovarati o tome proces premeštanja iz programa Excel u Access. Koliko rada rekli je uključena? Gotovi ste sa radom?

KF: Nikada ne ste ispunjen sa radom, posebno kad su u pitanju sa zastarelim podacima koji je u unakrsnoj tabeli gde može biti čudno interpunkcije koje ne želite. Ukupno čini stvar koja se nalazi većina izaziva samo podudaranja, pa otići preokrećete ovde neko vreme. Mislite da je važno, to je glupost rekla smeštanje podataka tipovi podudaraju.

ST: Nije važno je i zato izazov da ih preuzmete desno, Excel je malo pozitivnijem o koji podaci će i neće da prihvati glupo.

KF: Desno da, čišćenja podataka, nalazim da je većina izaziva preduzima stare podatke, uklanjanje duplikata, možete da pronađete pravopisne greške, možete da pronađete čudno interpunkciju i prve stvari sređivala tako da ga je lakše da uvezete u program Access i ne dovode do grešaka. Zato mnogo posla koji je u Excel unakrsnoj tabeli ili tekstualne datoteke koju uvozite. Kada sve je spojena uvoz prilično je jednostavno.

ST: Tako je to stavio poslovnih procesa na čekanju u međuvremenu?

KF: Ne, osobe rade oko stvari uz to uradila sa radom u bazi podataka pacijenata pomoć preduzima starijih Access baze podataka koji su imali koji je u osnovi veliki liste slanja i da je veliki ravnom datotekom. Pa sam neke korake da biste da očistite i olakšavaju tražite duplikate.

ST: Da, ali sada koriste bazu podataka prikupljanje pacijenata pomoć?

KF: Da.

ST: Ali i dalje postoje podaci u programu Excel koji vam nisu uvezeni u koji još je zastarelim podacima koji i dalje ćete da uvezete.

KF: To je tačno. Imam 2008 informacije uvezen, ali da i dalje imate 2004-2007 podatke da očistite i uvoz.

ST: U redu, ljudi nisu imali Čekajte ili bilo šta?

KF: Ne. Dobro je za trenutnu upotrebu.

ST: Pa šta drugim izazovima licem ili su vam naporedne izradu novog sistema, uključujući to druga da razgovarate o.

KF: Pa ima neke stvari koje su specifične za Access, imam neke izazov sa nekim od programa Visual Basic stvari i takođe radi Dlookup() i prave desno, koji rade u određenim slučajevima, morate da se za citate i uglastih zagrada na pravim mestima ili ne rade. Ali ukupni su prošla mnogo lakše od toga da bi i je vrlo korisno da imate mogućnost da proverite nešto što funkcioniše.

ST: Zato su zauzeta sa pristupom koji ste radili sa programom Excel zato što nije praktično? Sve nove osim očigledno, znate da postavljanje podataka u različite tabele i takve?

KF: Pa jedan od stvari koje treba da shvatili kako da znam da bi jasno iskusnih korisnika, ali, na primer, poštanski broj je suvišne informacije o gradu i stanja i okruga, tako da ste unapređena unos podataka za liste slanja, tako da samo Poštanski broj mora da bude uvezena i zatim imam tabelu sa svih kodova zip sad sa svoje države , grada i okruga. Tako da pojednostavljeni mnogo stvari i smanjuje pravopisne greške.

ST: To je sjajno. Kako bi bilo prijava? Videli ste sve pozitivne u mogućnost proizvod izveštaje sada kada ste premestili u Access?

KF: Da li pomenuo pre da je teško kada se koristi na Excel unakrsne tabele da biste utvrdili koliko novca nije dato da određene osobe u određenom periodu, ali sada u sistemu Access uspeli da biste generisali neke izveštaje koji automatski generiše zahteve za potvrdu, koja je kod za odgovarajući tip raka koji imaju i takođe generiše jedan list sa rezimeom za sektoru za finansije na različite provere koje su napisane koji nedelju dana za svaki nalozi i međuvrednosti.

ST: Uh zvuci kao dobar dobitak. I na kraju, šta su vaše kolege ovde govori? Neko vam je povratne informacije na proces i proizvod koji ste napravili za njih?

KF: Pa stvarno voleli. Za pomoć na pacijenata prikupljanje je unapređena zaista proces. Zato što manje greške, to znači da provere da brže napisani i bilo problema pre informacije mogu da dobijem da ju je poslala nazad finansije ispravci, a koji ne dešava dok često sada, pa klijenti su zapravo dobiti direktno koji je lepo.

ST: To je sjajno, lepo. U redu pa hvala na intervjuu i za dodir uskoro sam obavezno prijavljivanje na vašem napretku sa pacijente pomoć prikupljanje ili, šta je novo na kojoj radite ponovo?

KF: Nova je velike liste slanja.

ST: Lista slanja bazu podataka. U redu dobro bi bilo da proverite da li u programu i pogledajte članak kako to ide, hvala ponovo.

KF: Zadovoljstvo mi je.

Napomena : Odricanje odgovornosti mašinskog prevođenja: ovaj članak je preveden sistem računara bez ljudski interventne. Microsoft nudi ove mašinskog prevoda da pomogne koja nije na engleskom govornih korisnicima da uživate u sadržaju za Microsoft proizvode, usluge i tehnologijama. U članku bio mašinskog prevesti, mogu da sadrže greške u rečnik, sintaksa ili gramatiku.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×