Korišćenje toka posla u tri faze

Korišćenje toka posla u tri faze

Važno : Ovaj članak je mašinski prevesti potražite u članku Odricanje odgovornosti. O referencu pronaći verzija ovaj članak ovde na engleskom jeziku.

Tok posla u tri faze prati status stavke liste kroz tri stanja (faze). Može se koristiti za upravljanje poslovnim procesima koji zahtevaju da organizacije prate velike količine problema ili stavki, na primer problema sa podrškom za korisnike, potencijalnim klijentima ili zadacima projekta. Na primer, tri stanja za zadatak projekta mogu da budu „Nije započet“, „U toku“ i „Završen“.

U ovom članku

Način funkcionisanja toka posla u tri faze

Podešavanje liste za upotrebu sa tokom posla u tri faze

Kreiranje liste za praćenje problema

Kreiranje prilagođene liste za upotrebu sa tokom posla u tri faze

Prilagođavanje prilagođene liste za upotrebu sa tokom posla u tri faze

Dodavanje toka posla u tri faze na listu

Ručno pokretanje toka posla u tri faze za stavku

Dovršavanje zadatka toka posla u toku posla u tri faze

Način funkcionisanja toka posla u tri faze

Tok posla u tri faze podržava poslovne procese koji zahtevaju da organizacije prate status problema ili stavke kroz tri stanja i dva prelaza između stanja. Sa svakim prelazom između stanja, tok posla dodeljuje zadatak osobi i šalje joj upozorenje e-poštom o zadatku. Kada se taj zadatak dovrši, tok posla ažurira status stavke i prelazi u sledeće stanje. Tok posla u tri faze funkcioniše sa predloškom liste Praćenje problema. Međutim, može se koristiti sa bilo kojom listom koja je podešena tako da sadrži kolonu Izbor sa tri ili više vrednosti. Vrednosti u koloni Izbor služe kao stanja koja prati tok posla.

Lista može da ima više kolona izbora, a kolona izbora može da ima više od tri vrednosti. Međutim, tok posla u tri faze može da se konfiguriše da koristi samo jednu kolonu izbora i samo tri vrednosti u izabranoj koloni izbora. Kada dodate tok posla u tri faze listi ili biblioteci, birate kolonu izbora i tri vrednosti koje obezbeđuje ta kolona.

Tok posla u tri faze može da se koristi za upravljanje poslovnim procesima koji zahtevaju da organizacija prati veliku količinu problema ili stavki kao što su problemi sa podrškom za korisnike, potencijalnim klijentima ili zadacima projekta. Na primer, zaposleni u malom preduzeću za planiranje događaja mogu da koriste listu za praćenje problema i prilagođeni tok posla u tri faze za upravljanje mnogim zadacima u vezi sa događajima koje planiraju. Tok posla u tri faze prati zadatke planiranja događaja kroz tri stanja: Aktivno, Spremno za pregled i Dovršeno. Svi zadaci pripreme događaja u vezi sa određenim događajem prikupljaju se na listi za praćenje problema koja je kreirana za taj događaj i imaju oznaku Aktivno. Koordinator događaja dodeljuje pojedinačne zadatke članovima tima i započinje tok posla u tri faze za te stavke kako bi se pokrenuo rad na zadatku događaja.

Kada se tok posla pokrene, on kreira zadatak za određenu osobu. Kada član tima dobije zadatak, on obavlja potreban posao da bi izvršio zadatak. To može da bude posao koji se izvršava izvan liste ili lokacije na kojoj se nalazi lista za praćenje problema. Na primer, ako član tima dobije zadatak toka posla da bi napravio plan za ketering, on se obraća preduzeću za ketering i radi s njim na razvoju plana. Kada se napravi radna verzija plana za ketering, član tima označava svoj zadatak toka posla kao dovršen. U tom momentu tok posla ažurira status zadatka događaja na listi za praćenje problema i menja njegov status iz opcije Aktivno u Spremno za pregled i kreira drugi zadatak za koordinatora događaja da bi pregledao plan keteringa. Kada koordinator događaja pregleda i odobri plan keteringa, označava svoj zadatak toka posla kao dovršen, a tok posla ažurira status zadatka iz opcije Spremno za pregled u Dovršeno.

Napomena : Učesnik toka posla može da dovrši zadatak toka posla u toku posla u tri faze na dva načina. Učesnik može da uredi zadatak toka posla da bi ga označio kao dovršen ili može da promeni status stavke toka posla na listi (ako učesnik ima dozvolu da promeni tu listu). Ako učesnik ručno ažurira status stavke toka posla na listi, zadatak toka posla je dovršen. Ako učesnik uredi zadatak toka posla da bi ga označio kao dovršen, status stavke toka posla na listi se ažurira u opciju Dovršeno.

Radnje toka posla u tri faze u prethodnom primeru koriste sledeći proces:

Dijagram toka primera toka posla u tri faze

Vrh stranice

Podešavanje liste za upotrebu sa tokom posla u tri faze

Da biste mogli da koristite tok posla u tri faze, potrebno je da podesite listu koja sadrži stavke koje planirate da pratite ili kojima ćete upravljati pomoću tok posla. Predložak liste Praćenje problema funkcioniše sa tokom posla u tri faze. Međutim, možete da kreirate i prilagođenu listu koju ćete koristiti sa tim tokovima posla. Ako kreirate prilagođenu listu, uverite se da lista sadrži barem jednu kolonu Izbor koja obuhvata tri ili više vrednosti izbora. Kada podesite tok posla za upotrebu sa listom, navedite kolonu Izbor koja sadrži vrednosti stanja koje će tok posla pratiti.

Vrh stranice

Kreiranje liste za praćenje problema

Tok posla u tri faze podrazumevano može da se koristi sa bilo kojom listom koja se kreira iz predloška liste Praćenje problema.

  1. U meniju Postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ izaberite stavku Dodaj aplikaciju.

  2. Na stranici Vaše aplikacije izaberite stavku Praćenje problema i otkucajte ime liste. Ime liste je obavezno.

  3. Ako želite da unesete opis za listu, kliknite na dugme Napredne opcije.

    • U polju Opis otkucajte opis i svrhu liste. Opis je opcionalan.

  4. Kliknite na dugme Kreiraj.

Vrh stranice

Kreiranje prilagođene liste za upotrebu sa tokom posla u tri faze

Ako želite da kreirate prilagođenu listu za upotrebu sa tokom posla u tri faze, morate dodati barem jednu kolonu Izbor koja sadrži najmanje tri vrednosti stanja koje će tok posla pratiti.

  1. U meniju Postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ izaberite stavku Dodaj aplikaciju.

  2. Na stranici Vaše aplikacije izaberite stavku Prilagođena lista, i otkucajte ime za listu . Ime liste je obavezno.

  3. Ako želite da unesete opis za listu, kliknite na dugme Napredne opcije.

  4. U polju Opis otkucajte opis i svrhu liste. Opis je opcionalan.

  5. Kliknite na dugme Kreiraj.

Vrh stranice

Prilagođavanje prilagođene liste za upotrebu sa tokom posla u tri faze

  1. Izaberite prilagođenu listu koju ste kreirali u prethodnom koraku.

  2. Na traci izaberite karticu Lista, a zatim u grupi „Postavke“ izaberite stavku Postavke liste.

  3. U okviru Kolone izaberite stavku Kreiraj kolonu.

  4. U odeljku ime i tip , u okviru ime kolone, otkucajte ime kolone koju želite da koristite da biste naveli vrednosti stanja za tok posla. Na primer, možete uneti ime kao stanje toka posla.

  5. U okviru Tip informacije u ovoj koloni je izaberite stavku Izbor (meni za izbor).

  6. U odeljku Dodatne postavke kolona, u okviru Opis otkucajte opcionalni opis kolone.

  7. U okviru Zahtevaj da ova kolona sadrži informacije kliknite na dugme Da.

  8. U okviru sa listom u okviru Otkucajte svaki izbor u zasebnom reduotkucajte tri ili više vrednosti izbora koje želite za ovu kolonu. Ove vrednosti će postati stanja za tok posla. Na primer, može da unesite aktivan, spremni za pregled i dovršavanje kao tri opcije.

  9. U okviru Prikaz opcija pomoću izaberite opciju Padajući meni ili Radio dugmad.

  10. U okviru Dozvoli opcije popunjavanja izaberite opciju Ne.

  11. Navedite da li želite posebnu podrazumevanu vrednost za ovu kolonu ili želite da je dodate u podrazumevani prikaz za listu.

  12. Kliknite na dugme U redu.

Vrh stranice

Dodavanje toka posla u tri faze na listu

Tok posla u tri faze morate da dodate na listu da biste mogli da ga koristite na stavkama sa te liste. Kada tok posla u tri faze dodate na listu, navodite kolonu na listi koja sadrži vrednosti stanja koje želite da tok posla prati. Takođe navodite informacije o radnjama za koje želite da se izvršavaju u svakoj fazi toka posla. Na primer, možete da navedete temu i tekst upozorenja e-poštom koja dobijaju primaoci zadataka.

Tok posla u tri faze podrazumevano je omogućen na većini tipova lokacija. Međutim, administrator kolekcije lokacija može da onemogući funkciju. Ako tok posla u tri faze nije dostupan, obratite se administratoru kolekcije lokacija.

Važno : Morate imati dozvolu za upravljanje listama da biste dodali tok posla na listu.

  1. Otvorite listu na koju želite da dodate tok posla u tri faze.

  2. Izaberite karticu Lista > Postavke liste ili izaberite postavke za tip biblioteke koji otvarate. Na primer, u biblioteci dokumenata izaberite stavku Postavke biblioteke dokumenata.

  3. U okviru Dozvole i upravljanje izaberite stavku Postavke toka posla.

  4. Na stranici Postavke toka posla izaberite stavku Dodavanje toka posla

  5. Na stranici Dodavanje toka posla, u odeljku tok posla , u okviru izaberite predložak toka posla, kliknite na dugme tri faze.

  6. U odeljku Ime otkucajte jedinstveno ime za tok posla.

  7. U odeljku Lista zadataka navedite listu zadataka koju ćete koristiti sa tokom posla.

    Napomena : 

    • Možete da koristite podrazumevanu listu Zadaci ili da kreirate novu. Ako koristite podrazumevanu listu „Zadaci“, učesnici toka posla će moći lako da pronađu i prikažu zadatke toka posla pomoću prikaza „Moji zadaci“ liste „Zadaci“.

    • Kreirajte novu listu zadataka ako će zadaci ovog toka posla otkriti osetljive ili poverljive podatke koje želite da sačuvate odvojeno od opšte liste „Zadaci“.

    • Kreirajte novu listu zadataka ako vaša organizacija ima veliki broj tokova posla ili ako oni uključuju mnogo zadataka. U tom slučaju, možda ćete želeti da kreirate liste zadataka za svaki tok posla.

  8. U odeljku Lista istorije izaberite listu istorije koju želite da koristite za ovaj tok posla. Lista istorije prikazuje sve događaje koji se javljaju tokom svake instance toka posla.

    Napomena : Možete da koristite podrazumevanu listu Istorija ili da kreirate novu. Ako vaša organizacija ima veliki broj tokova posla, možete da kreirate posebnu listu istorije za svaki od njih.

  9. U odeljku Opcije početka uradite nešto od sledećeg:

    • Ako želite da dozvolite ručno pokretanje toka posla, potvrdite izbor u polju za potvrdu Dozvoli da ovaj tok posla ručno pokrene ovlašćeni korisnik sa dozvolama za učestvovanje. Potvrdite izbor u polju za potvrdu Zahtevaj dozvole za upravljanje listama za pokretanje toka posla ako želite da za pokretanje toka posla zahtevate dodatne dozvole.

    • Ako želite da tok posla započne automatski kada se kreiraju nove stavke, potvrdite izbor u polju za potvrdu Započni ovaj tok posla nakon kreiranja nove stavke.

  10. Kliknite na dugme Dalje.

  11. U odeljku Stanja toka posla, u okviru Izbor polja „Izbor“ izaberite kolonu Izbor sa liste koja sadrži vrednosti koje želite da koristite za stanja toka posla, a zatim izaberite vrednosti kolone koje želite za početnu fazu, srednju fazu i završnu fazu toka posla.

  12. U dva odeljka, Navedite šta želite da se dogodi kada tok posla započne (opcije za prvi zadatak u toku posla) i Navedite šta želite da se dogodi kada tok posla pređe u srednju fazu (opcije za drugi zadatak u toku posla) navedite sledeće informacije:

    Detalji o zadatku

Polje

Opis

Naslov zadatka:

Imate i mogućnost da izmenite naslov poruke koji će se pojaviti u zadatku kada tok posla počne ili dostigne srednju fazu. Ako potvrdite izbor u polju za potvrdu Uključi polje liste, polje koje izaberete dodaje se na kraj poruke.

Opis zadatka:

Otkucajte sve informacije koje želite da uključite u opis zadatka. Ako potvrdite izbor u polju za potvrdu Uključi polje liste, polje koje izaberete dodaje se na kraj poruke. Ako potvrdite izbor u polju za potvrdu Umetni vezu ka stavki liste, veza ka stavki liste uključuje se u opis.

Krajnji rok zadatka:

Ako želite da navedete krajnji rok za zadatak, potvrdite izbor u polju za potvrdu Uključi polje liste, a zatim izaberite kolonu datuma sa liste koja sadrži informacije o datumu koje želite da koristite za krajnji rok.

Zadatak dodeljen:

Da biste zadatak dodelili osobi koja je navedena na listi, potvrdite izbor u polju za potvrdu Uključi polje liste, a zatim izaberite kolonu sa liste koja sadrži korisničke informacije koje želite da koristite. Kada tok posla započne, prvi zadatak se dodeljuje osobi čije se ime pojavljuje u ovoj koloni za stavku toka posla.

Da biste ovaj zadatak dodelili u svim instancama toka posla osobi koju navedete, izaberite stavku Prilagođeno, a zatim otkucajte ili izaberite ime osobe kojoj želite da dodelite zadatak.

  1. Potvrdite izbor u polju za potvrdu Pošalji e-poruku ako želite da učesnici u toku posla e-poštom primaju upozorenja u vezi sa zadacima toka posla.

    Napomena :  Ako želite da se uverite da učesnici toka posla primaju upozorenja e-poštom i podsetnike na zadatke toka posla pošto se tokovi posla pokrenu, obratite se administratoru kolekcije lokacija da bi proverio da li je e-pošta omogućena za lokaciju.

    Detalji e-poruke

Polje

Opis

Za

Otkucajte ime osobe kojoj želite da pošaljete upozorenje e-poštom o zadatku toka posla. Potvrdite izbor u polju za potvrdu Uključi zadatak dodeljen ako želite da pošaljete upozorenje e-poštom vlasniku zadatka.

Tema

Otkucajte temu koju želite da koristite za upozorenje e-poštom. Potvrdite izbor u polju za potvrdu Koristi naslov zadatka ako želite da dodate naslov zadatka u red za temu e-poruke.

Telo

Otkucajte informacije za koje želite da se pojave u telu poruke upozorenja e-poštom. Potvrdite izbor u polju za potvrdu Umetni vezu ka stavki liste ako želite da u poruku uključite vezu ka stavki liste.

  1. Kliknite na dugme U redu.

Vrh stranice

Ručno pokretanje toka posla u tri faze za stavku

Tok posla u tri faze se najpre mora dodati na listu da bi postao dostupan za upotrebu na stavkama na toj listi. Više informacija potražite u prethodnom odeljku.

Tok posla u tri faze može da se konfiguriše tako da se automatski pokreće kada se na listu dodaju nove stavke ili može da se konfiguriše tako da dozvoli korisnicima koji imaju posebne dozvole da ručno započnu tok posla. Neki tokovi posla mogu da dozvole obe opcije.

Da biste ručno pokrenuli tok posla u tri faze za stavku liste, sledite ove korake. Morate imati dozvolu za uređivanje stavki na listi. Neki tokovi posla mogu zahtevati da imate dozvolu za upravljanje listama.

Napomena : Ako želite da se uverite da učesnici toka posla primaju obaveštenja putem e-pošte i podsetnike na zadatke toka posla kada pokrenete tok posla, obratite se administratoru kolekcije lokacija da biste proverili da li je e-pošta omogućena za vašu lokaciju.

  1. Otvorite listu koja sadrži stavku na kojoj želite da započnete tok posla u tri faze.

  2. Kliknite na tri tačke pored stavke na kojoj želite da pokrenete tok posla i u meniju koji se pojavljuje izaberite stavku Tokovi posla.

    Napomena : Komanda Tokovi posla dostupna je samo kada se stavka nalazi na listi ili u biblioteci koja ima povezan najmanje jedan tok posla.

  3. U meniju Postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ izaberite stavku Prikaži sadržaj cele lokacije.

  4. U okviru Započinjanje novog toka posla izaberite ime toka posla u tri faze koji želite da započnete.

    Tok posla započinje odmah.

Vrh stranice

Dovršavanje zadatka toka posla u toku posla u tri faze

Da biste dovršili zadatak toka posla u toku posla u tri faze, morate imati barem dozvolu za uređivanje stavki za liste zadataka u kojima su zapisani zadaci toka posla.

  1. Otvorite listu „Zadaci za lokaciju“, a zatim u meniju Prikaz izaberite stavku Moji zadaci da biste pronašli zadatak toka posla.

    Napomena : Ako tok posla ne koristi podrazumevanu listu Zadaci, zadatak toka posla možda se neće pojaviti na listi Zadaci. Da biste pronašli zadatak toka posla, idite na listu ili u biblioteku u kojoj je stavka toka posla sačuvana. Postavite pokazivač na ime stavke koju želite da dovršite, kliknite na strelicu koja se pojavljuje, a zatim izaberite stavku Tokovi posla. Na stranici Status toka posla, u okviru Pokrenuti tokovi posla izaberite ime toka posla čiji ste učesnik. U okviru Zadaci kliknite na zadatak toka posla i pređite na korak br. 3.

  2. Otvorite listu koja sadrži stavku koju želite da označite kao dovršenu.

  3. Postavite pokazivač na ime zadatka koji želite da dovršite, kliknite na strelicu koja se pojavljuje, a zatim izaberite stavku Uredi stavku.

  4. U dijalogu Zadaci otkucajte ili izaberite informacije koje su potrebne za dovršavanje zadatka i kliknite na dugme Sačuvaj.

Vrh stranice

Napomena : Odricanje odgovornosti mašinskog prevođenja: ovaj članak je preveden sistem računara bez ljudski interventne. Microsoft nudi ove mašinskog prevoda da pomogne koja nije na engleskom govornih korisnicima da uživate u sadržaju za Microsoft proizvode, usluge i tehnologijama. U članku bio mašinskog prevesti, mogu da sadrže greške u rečnik, sintaksa ili gramatiku.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×