Korišćenje objedinjavanja pošte za slanje masovne pošte

Korišćenje objedinjavanja pošte za slanje masovne pošte

Ako imate poruku koju želite da pošaljete većem broju osoba putem e-pošte, a koju želite da personalizujete za svakog primaoca, koristite objedinjavanje pošte. Možete da napravite paket personalizovanih e-poruka koje su oblikovane identično i koriste isti tekst i grafiku. Samo određeni delovi e-poruke se razlikuju i personalizovani su. Objedinjavanje pošte – za razliku od emitovanja poruke grupi osoba – od svakog primaoca poruke pravi jedinog primaoca.

Tri datoteke u procesu objedinjavanja pošte, koji je glavni dokument, kao i lista slanja koja stvara skupove pisama ili e-poruka, koverti ili oznaka.

Postoje tri dokumenta koja se tiču pravljenja e-poruka pomoću procesa objedinjavanja pošte:

  • Glavni dokument
    Ovaj dokument je vaša e-poruka, on sadrži tekst i grafiku (logotip ili sliku, na primer) koji su isti za svaku verziju objedinjenog dokumenta.

  • Vaša lista slanja
    Ovaj dokument sadrži podatke koji se koriste za popunjavanje informacija u pismu. Vaša lista slanja sadrži imena, na primer, a glavni dokument je e-poruka koja će biti adresirana na imena u listi.

  • Objedinjeni dokument
    Ovaj dokument je kombinacija glavnog dokumenta i liste slanja. Objedinjavanje pošte povlači oblikovanje iz liste slanja i stavlja ga u glavni dokument, čime se dobija personalizovani, objedinjeni dokument za svaku osobu na listi slanja.

1. korak: Priprema glavnog dokumenta

Otkucajte telo e-poruke koju želite svima da pošaljete u programu Word pre nego što počnete. Ako osobama javljate o predstojećem događaju, na primer, uključite ime, datum, vreme i lokaciju događaja. To su detalji događaja za koje je važno da svi znaju.

  • Na kartici Pošiljke, u grupi Započni objedinjavanje pošte odaberite stavke Započni objedinjavanje pošte > E-poruke.

    Snimak ekrana kartice „Pošiljke“ u programu Word koji pokazuje komandu „Započni objedinjavanje pošte“ i listu dostupnih opcija za objedinjavanje koje želite da pokrenete.

2. korak: Podešavanje liste slanja

Da biste poslali e-poruke, mora da bude instaliran MAPI-kompatibilan program za e-poštu, kao što su Outlook ili Gmail. Ako koristite Outlook MAPI, proverite da li su verzije vaših programa Word i Outlook iste.

Lista slanja je izvor podataka. Ona može da bude direktorijum Outlook kontakata, Pristup baza podataka ili Office spisak adresa. Ona sadrži zapise koje Word koristi da preuzme informacije iz njih kako bi napravio e-poruke.


Saveti

3. korak: Povezivanje liste slanja sa e-porukom

Sada je trenutak da se izaberu primaoci iz izvora podataka (spiska adresa). Proverite da li izvor podataka sadrži kolonu za adrese e-pošte i da li postoji adresa e-pošte za svaku osobu kojoj šaljete e-poruku.

  1. Na kartici Pošiljke, u grupi Započinjanje objedinjavanja pošte izaberite stavku Izbor primalaca, a zatim odaberite opciju.

  2. Uradite nešto od sledećeg:

    • Ako nemate listu slanja, odaberite Otkucajte novu listu i napravite je.

      ili

    • Ako se lista slanja nalazi na Excel unakrsnom listu, u Pristup bazi podataka ili u drugom tipu datoteke sa podacima, odaberite stavku Koristi postojeću listu. Zatim potražite listu i odaberite Otvori.

      ili

    • Ako koristite Outlook kontakte, izaberite stavku Odaberi iz Outlook kontakata.

  3. Odaberite stavke Datoteka > Sačuvaj kao.

  4. U polju Ime datoteke otkucajte ime datoteke, a zatim odaberite stavku Sačuvaj.


Uređivanje liste slanja

Ako šaljete e-poruke svima na listi, idite na 4. korak: Dodavanje personalizovanog sadržaja e-poruci. Ako želite da pošaljete e-poruke samo određenim osobama na vašoj listi, možete da suzite listu i koristite korake u odeljku „Uređivanje liste slanja”.

  1. Odaberite stavku Uredi listu primalaca.

    Snimak ekrana kartice „Pošiljke“ u programu Word, koji prikazuje markiranu komandu „Uredi listu primalaca“.

  2. Potvrdite izbore pored imena osoba za koje želite da prime e-poruku.

    Izaberite redove potvrdom izbora u polju za potvrdu

Takođe možete da sortirate ili filtrirate listu da biste olakšali traženje imena i adresa.

4. korak: Dodavanje personalizovanog sadržaja e-poruci

Personalizujte svaku e-poruku tako što ćete dodati ime i adresu osobe. Najbolja praksa za dodavanje ovih detalja jeste da umetnete polja za objedinjavanje u glavni dokument.

  1. Na kartici Pošiljke, u grupi Pisanje i umetanje polja odaberite Adresni blok.

    Umetanje polja za objedinjavanje „Adresni blok“

  2. U dijalogu Umetanje adresnog bloka, izaberite oblikovanje imena primaoca onako kako će izgledati u e-poruci.

    Opcije za adresni blok

  3. Odaberite U redu da biste umetnuli polje za objedinjavanje.

  4. U grupi Pisanje i umetanje izaberite stavku Red za pozdrav.

    Snimak ekrana kartice „Pošiljke“ u programu Word koji prikazuje markiranu komandu „Red za pozdrav“.

  5. U dijalogu Umetanje reda za pozdrav, izaberite oblikovanje koje želite da koristite.

  6. Odaberite U redu da biste umetnuli polje za objedinjavanje.

  7. Odaberite stavke Datoteka > Sačuvaj da biste sačuvali e-poštu.

    Napomena : Moraćete ručno da oblikujete e-poštu nakon umetanja polja.

U e-poruku možete takođe da dodate druga polja iz izvora podataka. Više informacija potražite u članku Umetanje polja za objedinjavanje pošte.

Potvrda imena polja za objedinjavanje

    Proverite da li Word pronalazi imena i adrese sa liste slanja.

    1. Na kartici Pošiljke, u grupi Pisanje i umetanje polja odaberite Poređenje polja.

      Savet : Objedinjavanje polja takođe može da se otvori iz dijaloga Umetanje adresnog bloka koji ste koristili za dodavanje adresnog bloka u glavni dokument.

    2. U dijalogu Poređenje polja, potvrdite da se polja zapisa koja se pojavljuju na listi podudaraju sa imenima naslova kolona za zapise u izvoru podataka liste slanja.

      Dijalog „Poređenje polja“

      Napomena : Postoje dve kolone u dijalogu. Leva kolona je lista uobičajenih imena u zapisu preduzeća, na primer. Desna kolona je ime polja za uobičajeno ime koje je mapirano na naslov kolone u datoteci izvora podataka.

    3. Uradite nešto od sledećeg:

      • Ako se prikazana polja imena podudaraju sa naslovima kolona koje ste koristili za zapise u izvoru podataka liste slanja, nemojte ništa da radite.

        ili

      • Ako se pojavljuje (ne podudara se) u imenu polja za koje ste očekivali da se podudari sa naslovom kolone u izvoru podataka, kliknite na strelicu padajućeg menija, a zatim odaberite ime polja u izvoru podataka liste slanja. Ponovite po potrebi.

    4. Odaberite stavku U redu.


    Oblikovanje polja za objedinjavanje pošte

    Da biste promenili font, veličinu ili prored objedinjenog sadržaja, izaberite ime polja za objedinjavanje i unesite željene izmene.

    1. Na kartici Pošiljke, u grupi Pregled rezultata odaberite Pregled rezultata da biste se prebacili iz objedinjenih rezultata nazad na polja za objedinjavanje pošte u vašem pismu.

      U programu Word, na kartici „Pošiljke“, grupa „Pregled rezultata“.

    2. Odaberite ime polja za objedinjavanje.

      Izabrano polje „Adresni blok“

    3. Na kartici Početak izaberite željeni font i veličinu fonta.

      U programu Word, na kartici „Početak“ izaberite font i veličinu fonta.

    4. Na kartici Raspored na stranici (Word 2013) ili kartici Raspored (Word 2016), odaberite željeni razmak između pasusa.

      Podesite razmak u programu Word, na kartici „Raspored na stranici“.

      Napomena : Pošto Word tretira svaki red u adresnom bloku kao pasus, možda ćete želeti da smanjite razmak između redova.

5. korak: Pregled i završavanje

Kad dodate polja za objedinjavanje u glavni dokument, spremni ste da pregledate rezultate objedinjavanja. Ako ste zadovoljni pregledom, dovršite objedinjavanje.

  1. Odaberite Pregled rezultata, a zatim odaberite Sledeće Dugme „Sledeći zapis“ za pregled rezultata objedinjavanja pošte ili Prethodno Dugme „Prethodni zapis“ za pregled rezultata objedinjavanja pošte dugme zapisa da biste se uverili da imena i adrese u telu pisma izgledaju kako treba.

    Snimak ekrana kartice „Pošiljke“ u programu Word koji prikazuje grupu „Pregled rezultata“.

    Savet :  Da biste otišli na početak liste, odaberite Prvo Dugme „Prvi zapis“ za pregled rezultata objedinjavanja pošte. dugme zapisa, a da biste otišli na kraj liste, odaberite Poslednje Dugme „Poslednji zapis" za pregled rezultata objedinjavanja pošte. dugme zapisa.

  2. Izaberite stavke Završi i objedini > Pošalji e-poruke.

    Snimak ekrana kartice „Pošiljke“ u programu Word koji prikazuje markiranu komandu „Završi i objedini“.

  3. U polju Za izaberite ime kolone adrese e-pošte na listi.

    Napomena : Word šalje pojedinačnu poruku svakoj adresi e-pošte. Ne možete da koristite opcije „Cc“ ili „Bcc“ za druge primaoce i ne možete dodati priloge e-pošti.

  4. U polju Red za temu otkucajte red za temu poruke.

  5. U polju Format pošte, izaberite HTML (podrazumevano podešavanje) ili Čisti tekst da biste poslali dokument kao telo e-poruke.

    Važno : Ako šaljete e-poruku kao čisti tekst, glavni dokument neće sadržati oblikovanje teksta ili grafiku.

  6. U okviru Pošalji zapise uradite nešto od sledećeg:

    • Prihvatite podrazumevane postavke da objedinite i pošaljete Sve zapise.

      ili

    • Odaberite Trenutni zapis i poruka će biti poslata samo zapisu koji se vidi na ekranu.

      ili

    • Odaberite poslednju opciju i u polju Od unesite broj zapisa za početak objedinjavanja, a u polju Do unesite broj zapisa za završetak objedinjavanja.

      Napomena : E-poruka neće biti poslata nikome čiji je broj zapisa isključen iz opsega od-do.

  7. Odaberite U redu da pokrenete objedinjavanje pošte.

6. korak: Čuvanje personalizovane poruke

Sačuvajte e-poruku ako želite da je koristite prilikom narednog objedinjavanja pošte.

Kad sačuvate glavni dokument, biće sačuvana i njegova veza sa izvorom podataka koji odaberete. Sledeći put kad otvorite glavni dokument, Word će vas upitati da odaberete da li želite da zadržite vezu sa izvorom podataka.

  • Ako odaberete Da, dokument se otvara prikazujući informacije objedinjene sa prvim zapisom.

  • Ako odaberete Ne, veza između glavnog dokumenta i izvora podataka će se prekinuti. Glavni dokument za e-poštu postaje standardni Word dokument.

Takođe pogledajte

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×