Korišćenje lokacije centra za dokumente

Korišćenje lokacije centra za dokumente

Važno : Ovaj članak je mašinski preveden, pogledajte odricanje odgovornosti. Pogledajte verziju ovog članka na engleskom jeziku ovde za referencu.

SharePoint nudi mnoge opcije za upravljanje sadržajem i dobro podešava razmeru. Ako imate stotine hiljada dokumenata, video zapisa i ostalih stvari kojima je potrebno da upravljate, razmislite o korišćenju predloška lokacije centra za dokumente (podrazumevano je uključen u SharePoint). Ovaj predložak je optimizovan za upravljanje dokumentima velikog obima. On štedi vreme i pomaže vam da budete efikasniji. SharePoint takođe obuhvata predložak lokacije centra za dokumente. Glavne funkcije kao što su verzije dokumenata, ID-ovi dokumenata, skupovi dokumenata, navigacija metapodataka i tipovi sadržaja su ugrađene u predložak za vas.

Lokacija centra za dokumente radi u oba ova slučaja:

  • Okruženje za kreiranje    U okruženju za kreiranje centra za dokumente korisnici kreiraju i uređuju hiljade dokumenata ili resursa medija koji su uskladišteni u centralnom spremištu.

  • Arhiva sadržaja    U arhivi sadržaja, kao što je baza znanja, korisnici skladište ili prikazuju dokumente.

Ovaj članak vam govori o funkcijama u predlošku lokacije centra za dokumente, kao i kako da kreirate lokaciju centra za dokumente.

Da biste kreirali centar za dokumente, pogledajte članak Korišćenje predložaka da biste kreirali različite vrste SharePoint lokacija

Šta je na lokaciji centra za dokumente?

Predložak lokacije centra za dokumente sadrži funkcije koje olakšavaju i čine efikasnijim kreiranje i upravljanje velikih skupova dokumenata. U većini slučajeva vlasnik lokacije može da doda svaku od ovih funkcija posebno. Ali predložak lokacije centra za dokumente automatski omogućava preporučene funkcije upravljanja dokumentima. Sledeći odeljci ukratko opisuju te funkcije.

Lokaciju „Centar za dokumente“ možete da koristite kao okruženje kreiranja ili arhivu sadržaja. U okruženju kreiranja korisnici često prijavljuju i odjavljuju datoteke i kreiraju strukture fascikli za ove datoteke. Omogućeno je kreiranje verzija i može da postoji 10 ili više starijih verzija svakog dokumenta. Pored toga, tok posla može da kontroliše životne cikluse dokumenta

Za razliku od okruženja kreiranja, retko dolazi do kreiranja u arhivi sadržaja. Korisnici samo prikazuju ili otpremaju dokumente. Predložak lokacije centra za dokumente podržava kreiranje tipa arhive sadržaja zvanih arhive baze znanja. Obično, baze znanja poseduju jednu verziju dokumenata i lokacija može da prilagođava i do 10 miliona datoteka. U najčešćem slučaju, kao što je centar za tehničku podršku velike organizacije, 10.000 korisnika može da pristupi sadržaju, pre svega radi čitanja. Podskup od 3000 do 4000 korisnika može da otprema nov sadržaj na lokaciju.

Sledeće stavke opisuju neke SharePoint funkcije koje možete da uključite u lokaciju centra za dokumente. Ova lista opisuje samo nekoliko mogućih funkcija. Pored ovih mogućnosti, većina poslova prilagođava izgled i navigaciju centra za dokumente i uključuje prilagođene veb segmente radi funkcionalnosti koja j jedinstvena za posao.

Kontrolisani metapodaci su sistem koji dodeljuje određene termine dokumentima u sistemu SharePoint. Zatim možete da koristite te termine za klasifikaciju dokumenata. Metapodatke možete da koristite i za kreiranje moćne alatke za navigaciju za korisnike koja može da im pomogne da brže pronađu ono što žele.

Na primer, pretpostavimo da vaše preduzeće ima spremište baze znanja koje sadrži članke koji pomažu u rešavanju problema sa proizvodima. Možete da kreirate termine metapodataka koji omogućavaju korisnicima da filtriraju informacije po proizvodu, po tipu problema ili drugim karakteristikama.

Na lokaciji centra za dokumente svaki deo sadržaja dobija jedinstveni ID koji nije povezan sa lokacijom dokumenta kao URL veza. Ovo znači da ako premestite ili preimenujete dokument ID ostaje isti. Tako da ID možete da koristite da biste kreirali neku vrstu trajne veze za dokument i smanjili moguće gubljenje vremena na raskinute veze.

Verzije dokumenata su automatski omogućene na lokaciji centra za dokumente. Ovo znači da automatski imate istoriju svih različitih verzija dokumenta. U procesu pregledanja dokumenta, na primer, ovo znači da imate zapis o svim ispravkama koje su unete tokom ciklusa pregledanja. Možete da pratite ispravke, odzivne uređaje kontakata itd. Pored toga, ako se pojavi problem sa trenutnom verzijom članka, brzo možete da se vratite na poslednju verziju za koju znate da je dobra.

Tip sadržaja je određena vrsta sadržaja zajedno sa grupom postavki za sadržaj. Kada neko kreira dokument definisanog tipa sadržaja, on automatski prima sve odgovarajuće postavke za taj tip sadržaja. Na primer, centar za dokumente može da ima kolekciju tipova sadržaja – različite vrste dokumenata, video zapisa, predložaka itd.

Organizator nije automatski uključen u lokaciju centra za dokumente. Ipak, mnogi korisnici ga dodaju. Organizator sadržaja je SharePoint funkcija koja vam omogućava da upravljate celokupnom organizacijom i strukturom stavki. Korišćenjem tipova sadržaja ili metapodataka organizator sadržaja automatski može da usmeri dokumente i druge stavke do određenih lokacija. Na primer, u bazi znanja možete da podesite organizatora sadržaja da automatski usmeri sva nova prosleđivanja u specijalnu biblioteku koja sakuplja članke za određeni proizvod.

Napomena : Odricanje odgovornosti za mašinski prevod: Ovaj članak je preveo računarski sistem bez ljudske intervencije. Microsoft nudi ove mašinske prevode da bi pomogao korisnicima koji ne govore engleski da uživaju u sadržaju o Microsoft proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je članak mašinski preveden, može da sadrži greške u rečniku, sintaksi ili gramatici.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×