Dodavanje zapisa u bazu podataka

Važno : Ovaj članak je mašinski preveden, pogledajte odricanje odgovornosti. Pogledajte verziju ovog članka na engleskom jeziku ovde za referencu.

Ovaj članak sadrži objašnjenja o tome kako da unesete podatke u bazu podataka Pristup i pruža dodatne informacije potrebne za razumevanje različitih procesa unosa podataka. Članak takođe sadrži objašnjenja o tome kako da koristite nekoliko tehnika za unos podataka u programu Access.

U ovom članku

Osnove dodavanja zapisa

Dodavanje zapisa direktno u tabelu u prikazu lista sa podacima

Dodavanje zapisa pomoću obrasca

Uređivanje stavki u polje za pronalaženje

Unesite niske nulte dužine

Dodavanje zapisa pomoću uvoza ili povezivanja sa podacima

Metode uštede vremena pri unosu podataka

Osnove dodavanja zapisa

Da biste uneli podatke precizno i brzo u Access bazi podataka, korisno je da razumete nekoliko osnove o tome kako funkcioniše sa bazom podataka. Informacije u sledećim odeljcima objašnjavaju neke od osnovnih strukturu i dizajn principa koje kontrolišu kako da unesete podatke.

Kako dizajn baze podataka utiče na unos podataka

Access baze podataka nije datoteka u istom smislu kao Microsoft Word dokument ili Microsoft PowerPoint niz slajdova. Umesto toga, Access baze podataka je kolekcija objekata – tabele, obrasce, izveštaje, upite i tako dalje – to zajednički rad za bazu podataka da bi ispravno funkcionisao.

Pored toga, tih objekata moraju biti u skladu sa skupom principa dizajniranja ili baze podataka će funkcionisati loše ili funkcionisati. Naizmenično, ti principi dizajniranja utiču na način unosa podataka. Zapamtite ove činjenice o objekata baze podataka i dizajna u nastavku.

  • Access skladišti sve podatke u jednu ili više tabela. Broj tabela koji koristite zavisi od dizajna i složenosti baze podataka. Iako podatke možete prikazati u obrascu, izveštaju ili u rezultatima upita, Access skladišti podatke samo u tabelama i druge objekte u bazi podataka se zasnivaju na osnovu tih tabela.

  • Svaka tabela bi trebalo da prihvati samo jedan tip podataka. Na primer, tabela informacija o poslovnim kontaktima ne bi trebalo da sadrži informacije o prodaji. Ako je tako, pronalaženje ispravnih informacija može biti teško, ako ne nikako ne mogu.

  • Obično svako polje u tabeli prihvata samo jedan tip podataka. Na primer, ne mogu uskladištiti beleške u polje postavljeno da prihvata brojeve. Ako pokušate da unesete tekst u takvo polje, Access prikazuje poruku o grešci. Međutim, to je strogo pravilo. Na primer, možete da skladištite brojeva (na primer poštanske brojeve) u polje postavljeno na tip podataka "tekst", ali ne može da izvrši izračunavanja na te podatke.

  • Uz neke izuzetke, polja u zapisu bi trebalo da prihvataju samo jednu vrednost. Na primer, ne možete da unesete više adresa u polju za adresu. Ovo je za razliku od programa Microsoft Excel, koji podrazumevano dozvoljava unos proizvoljnog broja imena, adresa ili slika u jednoj ćeliji, osim ako postavite da prihvata ograničene tipove podataka.

    Međutim, možete uneti razgraničenu listu stavki u polja postavljena na tip podataka "tekst" ili "Memo". Pored toga, Pristup obezbeđuje funkciju koja se zove polje sa više vrednosti. Koristite polja sa više vrednosti za prilaganje više podataka jedan zapis i za kreiranje listi koje prihvataju više vrednosti. Na primer, možete da priložite Microsoft PowerPoint niz slajdova i proizvoljan broj slika u zapis u bazi podataka. Možete da kreirate listu imena i izaberete onoliko imena po potrebi. Upotreba polja sa više vrednosti možda izgleda prekinuti pravila dizajniranja baze podataka zato što možete da uskladištite više zapisa po polja u tabeli, ali ga zapravo ne, zato što Access će nametnuti ta pravila „u pozadini” skladištenjem podataka u specijalne skrivene tabele.

  • U starijim verzijama programa Access (pre 2007), morali da dizajnirate i kreirate bar jednu tabelu pre nego što možete da unesete podatke. Imate da biste odlučili polja koja želite da dodate u tabelu i da postavite tipove podataka za svako polje. U novije verzije Pristup, sada možete da otvorite praznu tabelu i počnete da unosite podatke. Access će zaključiti tip podataka za polje na osnovu što ste uneli.

Dodatne informacije

Informacije u ovom odeljku dodiruje na dizajn baze podataka, dizajna tabele i funkciju koja se zove polja sa više vrednosti.

Sledeće veze vas odvesti do članaka koji pružaju više informacija o ovim predmetima.

Kako tipovi podataka utiču na način unosa podataka

Kada dizajnirate tabelu baze podataka, izaberite tip podataka za svako polje u toj tabeli, što je proces koji vam pomaže da obezbedite precizniji unos podataka. Na primer, pretpostavimo da otvorite praznu tabelu i unesite skup podatke o prodaji. Access će tada zaključiti broj tip podataka za polje. Ako neko pokuša da unesete tekst u tom polju, Access prikazuje na grešku poruka i neće dozvoliti korisniku da sačuva promenjeni zapis – korak koji pomaže u zaštiti podataka.

Prikaz načina za pregled tipova podataka

U oknu za navigaciju, uradite nešto od sledećeg:

  • Kliknite dvaput na tabelu koju želite da istražimo, otvorite tabelu u prikazu lista sa podacima. Na kartici polja , u grupi Oblikovanje pogledajte vrednost na listi tip podataka. Imajte na umu da ako koristite Access 2007, pronaći ćete ovu listu na kartici sa podacima , u grupi tipove podataka i oblikovanje . Vrednost se menja dok postavite kursor u različitim poljima u tabeli. Ova slika prikazuje listu:

    Lista „Tip podataka“

  • Kliknite desnim tasterom miša na tabelu koju želite da ispitate i izaberite stavku Prikaz dizajna.

    Access otvara tabelu u koordinatnoj mreži dizajna, a gornjem delu koordinatne mreže prikazuje se ime i tip podataka za svako polje tabele. Ova slika prikazuje tipična tabela u koordinatnoj mreži za dizajn.

    Polja u prikazu dizajna

Tip podataka koji ste postavili za svako polje tabele pruža prvi nivo kontrole nad ono što možete i ne možete da unesete u polje. U nekim slučajevima, kao što je kada radite sa Memo polja, možete da unesete podatke koje želite. U suprotnom, kao što su prilikom rada sa poljem "Automatsko numerisanje", otkucajte podatke postavku za polje sprečava da unosite sve informacije u svakom. Sledeća tabela navodi tipove podataka tog Pristup pruža i opisuje kako ona utiču na unos podataka.

Tip podataka

Uticaj na unos podataka

Tekst

Tekstualna polja prihvataju tekstualne i numeričke znakove, kao i razgraničenu listu stavki. Tekstualno polje prihvata manji broj znakova od Memo polja – od 0 do 255 znakova. U nekim slučajevima, možete da koristite funkcije za konverziju da biste izvršili izračunavanja na osnovu podataka u polju za tekst. Imajte na umu da počinju u programu Access 2013, tekstualne podatke tipovi preimenovane za Jedan red teksta.

Memo

Možete da unesete velikim količinama teksta i numeričke podatke u ovaj tip polja. Takođe, ako dizajner baze podataka na polje za podršku oblikovanje obogaćenog teksta, možete da primenite tipove oblikovanja koji se obično nalaze u programima za obradu teksta, kao što je Word. Na primer, možete da primenite različite fontove i veličine fonta na određene znakove u tekstu i da ih učinite podebljano ili kurziv i tako dalje. Takođe možete da dodate Hypertext Markup Language (HTML) oznake podataka.

Pored toga, Memo polja imaju svojstvo Samo za dodavanje. Kada omogućite to svojstvo, možete da dodate nove podatke u Memo polja, ali ne možete da promenite postojeće podatke. Ova opcija je namenjena za korišćenje u aplikacijama kao što su praćenje baze podataka, kojoj možda ćete morati da biste trajno čuvati zapis koji ostaje nepromenljiv problema. Kada postavite kursor na mesto u Memo polja sa Samo Dodaj svojstvo omogućeno, podrazumevano tekst u polje nestaje. Ne možete da primenite oblikovanje ili druge promene na tekst.

Imajte na umu da počinju u programu Access 2013, Memo podataka tipovi preimenovane u Dugački tekst.

Tekstualna polja, kao što su funkcije za konverziju možete da pokrenete i na podatke u Memo polja.

Broj

U ovaj tip polja možete da unesete samo brojeve i možete da izvršite izračunavanja na osnovu vrednosti u polju za broj.

Veliki broj

U ovaj tip polja možete da unesete samo brojeve i možete da izvršite izračunavanja na vrednosti u polju za veliki broj. Imajte na umu da veliki broj tipova podataka su dostupni samo u Office 365 pretplatu verzije programa Access.

Datum/vreme

Možete da unesete samo datume i vremena u ovaj tip polja. U zavisnosti od toga kako je dizajner baze podataka postavlja polje, možete naići na ovim uslovima:

  • Ako dizajner baze podataka postavi masku unosa za polje (niz literala i čuvara mesta za znakove koji se pojavljuju kada izaberete polje), morate da unesete podatke u razmaka i format koji obezbeđuje maska za unos. Na primer, ako vidite masku kao što su DD_MMM_YYYY, treba da unese Oct 11 2017 u prostoru. Ne možete da unesete puno ime meseca ili dve cifre godine vrednosti.

  • Ako dizajner nije kreirao masku za unos da biste kontrolisali kako da unesete datum ili vreme, možete uneti vrednost koristeći bilo koji važeći format datuma ili vremena. Na primer, možete da upišete 11 oktobra 2017, 10/11/17, 11 oktobar 2017 i tako dalje.

  • Dizajner baze podataka mogu da se primene oblika prikaza u polje. U tom slučaju, ako nema maske za unos, možete uneti vrednost u bilo kom formatu, ali Access prikazuje datume u skladu sa format prikaza. Na primer, možete da unesete 10/11/2017, ali format prikaza možda podešena tako da prikazuje vrednost kao 2017 11 okt.

Valuta

Možete da unesete samo vrednosti valute u ovaj tip polja. Takođe, ne morate da ručno unesite simbol valute. Podrazumevano, Access primenjuje simbol valute (y, £, $ i tako dalje) naveden u regionalnim postavkama operativnog sistema Windows.

Automatsko numerisanje

Ne možete da unesete ili da promenite podatke u ovaj tip polja u bilo kom trenutku. Access povećava vrednosti u polju "Automatsko numerisanje" svaki put kada dodate novi zapis u tabelu.

Izračunato

Ne možete da unesete ili da promenite podatke u ovaj tip polja u bilo kom trenutku. Rezultati ovo polje određuje izraz definišete. Access ažurirati vrednosti u izračunato polje svaki put kada dodajete ili uređujete novi zapis u tabelu. Imajte na umu da izračunate tipovi podataka su dodati u Access početka u programu Access 2010.

Da/ne

Kada kliknete na polje koje je postavljeno na ovaj tip podataka, Access prikazuje polje za potvrdu ili padajuću listu, u zavisnosti od toga kako oblikujete polja. Ako oblikujete polja da biste prikazali listu, možete izabrati opciju da ili ne, True ili False, ili na ili isključili sa liste, ponovo u zavisnosti od format koji je primenjen na polje. Ne možete da unesite vrednosti na listi ili promenite vrednosti na listi direktno iz obrasca ili tabele.

OLE objekat

Koristite ovaj tip polja kada želite da prikažete podatke iz datoteke kreirane u drugim programima. Na primer, možete da prikažete tekstualnu datoteku, Excel grafikon ili PowerPoint niz slajdova u polju "OLE objekat".

Prilozi pružaju brži, lakšu i fleksibilniju način za prikazivanje podataka iz drugih programa. Pogledajte stavku prilog, kasnije u ovoj tabeli za više informacija.

Hiperveza

Možete uneti podatke u ovaj tip polja, a Access će ga oblikovati Veb adresu. Na primer, ako otkucate vrednost u polje, Access će tekst sa http://www. your_text.com. Ako unesete važeću Web adresu, veza će funkcionisati. U suprotnom, veza će dovesti do poruke o grešci. Takođe, uređivanje postojećih hiperveza može biti teško zato što ćete kliknuti na polje hiperveze pokrenuti pregledač i vodi vas do lokacije navedene u vezu. Da biste uredili polje hiperveze, izaberite susedno polje, koristite tastere TAB ili strelica da biste premestili fokus na polje "Hiperveza" i pritisnite taster F2 da biste omogućili uređivanje.

Prilog

Možete da priložite podatke iz drugih programa za ovaj tip polja, ali ne možete da otkucate ili u suprotnom unesite tekstualne ili numeričke podatke.

Informacije o korišćenju polja priloga potražite u članku Prilaganje datoteka i grafike zapisima u bazi podataka.

Čarobnjak za pronalaženje

Čarobnjak za pronalaženje nije tip podataka. Umesto toga, možete da koristite čarobnjak za kreiranje dva tipa padajućih lista: vrednosti i polja za pronalaženje. Lista vrednosti koristi razgraničenu listu stavki koje ste uneli ručno kada koristite čarobnjak za pronalaženje. Te vrednosti može da bude nezavisno od podataka ili objekta u bazi podataka.

Međutim, polje za pronalaženje koristi upit za preuzimanje podataka iz neke druge tabele u bazi podataka ili na drugoj lokaciji kao što je server koji koristi SharePoint. Polje za pronalaženje zatim prikazuje podatke u padajućoj listi. Čarobnjak za pronalaženje podrazumevano postavlja polje tabele tip podataka "broj".

Možete da radite sa poljima za pronalaženje direktno u tabelama, kao i u obrascima i izveštajima. Podrazumevano, vrednosti u polja za pronalaženje se pojavljuju u tipu kontrole liste po imenu kombinovanog okvira – listu koja sadrži padajuću strelicu: Prazna lista za pronalaženje . U zavisnosti od toga kako je dizajner baze podataka postavio polje za pronalaženje i kombinovani okvir, možete da uredite stavke na listi i dodavanje stavki na listi. Da biste to uradili, dizajner baze podataka morate da postavite svojstvo polja za pronalaženje (svojstvo se naziva Ograniči na listui dizajner mora da biste ga isključili).

Ako ne možete direktno urediti vrednosti u listu za pronalaženje, morate da dodate ili promenite podatke u listi unapred definisanih vrednosti ili u tabeli koja služi kao izvor za polje za pronalaženje. Informacije o tome potražite u članku Uređivanje stavki u polje za pronalaženje, u nastavku ovog članka.

Na kraju, kada kreirate polje za pronalaženje, možete opcionalno možete je podesiti da podrži više vrednosti. Kada to uradite, na listi prikazuje polje za potvrdu pored svake stavke na listi i možete da potvrdite ili opozovete izbor onoliko stavki po potrebi. Ova slika prikazuje listu tipične više vrednosti:

Lista sa poljima za potvrdu

Informacije o kreiranju polja za pronalaženje sa više vrednosti i korišćenju rezultujuće liste, potražite u člancima Korišćenje liste koja skladišti više vrednosti i Vodič za polja sa više vrednosti.

Napomena : Prilog, izračunata i veliki broj tipovi podataka nisu dostupne u .mdb formati datoteka.

Kako svojstva polja utiču na način unosa podataka

Pored principa dizajniranja koji kontrolišu strukturu baze podataka i tipova podataka koji kontrolišu šta možete da unesete u dato polje, nekoliko svojstava polja mogu da utiču i kako da unesete podatke u Access bazu podataka.

Prikaz svojstava za polje tabele

Access pruža dva načina da biste prikazali svojstva za polje tabele. Možete da koristite kontrole na kartici sa podacima ili možete da otvorite tabelu u prikazu dizajna. Sledeći skup koraka objašnjava kako da koristite obe tehnike.

Prikazivanje svojstava tabele na kartici sa podacima

  1. U oknu za navigaciju kliknite dvaput na tabelu koju želite da koristite.

  2. Izaberite karticu polja i koristite kontrole u grupi Oblikovanje da biste prikazali svojstva za svako polje tabele. Imajte na umu da ako koristite Access 2007, pronaći ćete ovu listu na kartici sa podacima , u grupi tipove podataka i oblikovanje .

Prikaz svojstava tabele u prikazu dizajna

  1. U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na željenu tabelu i izaberite stavku Prikaz dizajna Slika dugmeta u priručnom meniju.

    Access otvara tabelu u koordinatnoj mreži za dizajn.

  2. U donjem delu koordinatne mreže, izaberite karticu Opšte , ako već nije izabrana.

    ili

    Da biste videli svojstva za polje za pronalaženje, izaberite karticu Pronalaženje .

    Polje za pronalaženje je polje tabele koje koristi upit za preuzimanje vrednosti iz jednog ili više tabela u bazi podataka. Podrazumevano polje za pronalaženje predstavlja te vrednosti u vidu liste. U zavisnosti od toga kako je dizajner baze podataka postavi polje za pronalaženje, možete da izaberete jednu ili više stavki sa liste.

Sledeća tabela navodi svojstva koja ima najveći uticaj na unos podataka i objašnjava kako ona utiču na unos podataka.

Svojstvo

Lokaciju u koordinatnoj mreži za dizajn tabele

Moguće vrednosti

Ponašanje kada pokušate da unesete podatke

Veličina polja

Kartica Opšte postavke

0 255

Ograničenje broja znakova se primenjuje samo na polja postavljena na tip podataka "tekst". Ako pokušate da unesete više od navedenog broja znakova, polje ih odseca.

Obavezno

Kartica Opšte postavke

Da/ne

Kada je uključena, ovo svojstvo vam nameće da unesete vrednost u polje, a Access će neće dozvoliti da sačuvate nove podatke dok ne dovršite obavezno polje. Kada isključena, u polje prihvata vrednosti "null", što znači da polje može da ostane prazna.

Napomena : Vrednost "null" nije isto što i vrednost nula. Nula je cifra, a „null” nedostaje, nedefinisanu ili nepoznato vrednost.

Dozvoli niske nulte dužine

Kartica Opšte postavke

Da/ne

Kada je uključena, možete da unesete niske dužine 0 – niske bez znakova. Da biste kreirali niske dužine 0, unesite par dvostrukih navodnika u polje („”).

Indeksirani

Kartica Opšte postavke

Da/ne

Kada indeksirate polje tabele, Access sprečava Dodavanje dupliranih vrednosti. Takođe možete da kreirate indeks sa više polja. Ako to uradite, možete da duplirate vrednosti u jednom polju, ali ne i u oba polja.

Maska za unos

Kartica Opšte postavke

Unapred definisani ili prilagođeni skupovi literala i čuvara mesta znakova

Maske za unos vam nameće da unesete podatke u unapred definisanom formatu. Maske se pojavljuju kada izaberete polje u tabeli ili kontrolu u obrascu. Na primer, pretpostavimo da kliknite na polje sa datumom i vidite ovaj skup znakova: DD-DD-YYYY. To je maske za unos. To vam nameće da unesete mesec vrednosti kao skraćenica tri slova, kao što je okt., a vrednost za godinu kao četiri cifre – na primer, OCT 15 2017.

Napomena : Imajte na umu da maske za unos kontrolišu samo kako da unesete podatke, ne kako ih Access skladišti ili prikazuje podatke.

Više informacija o kreiranju i korišćenju maski za unos potražite u članku kontrola formata za unos podataka pomoću maski unosa. Više informacija o tome kako Access skladišti i prikazuje podatke datum/vreme, potražite u članku Unesite vrednosti za datum i vreme.

Ograniči na listu

Kartica " Pronalaženje "

Da/ne

Omogućava ili onemogućava izmene stavki u polju za pronalaženje. Novi korisnici programa Access ponekad pokušajte da biste ručno promenili stavke u polje za pronalaženje. Kada Access vam omogućava da promenite stavke u polju, ovo svojstvo postavljeno na vrednost da. Ako ovo svojstvo omogućeno i morate da promenite stavke na listi, morate da otvorite listu (ako želite da uredite listu vrednosti) ili tabelu koja sadrži izvorne podatke za listu (ako želite da uredite polje za pronalaženje) i promenite vrednosti. Više informacija o korišćenju polja za pronalaženje potražite u članku Uređivanje stavki u polje za pronalaženje, u nastavku ovog članka.

Dozvoli uređivanje liste sa vrednostima

Kartica " Pronalaženje "

Da/ne

Omogućava ili onemogućava komandu Uredi stavke liste za listu vrednosti, ali ne i za polja za pronalaženje. Da biste omogućili ovu komandu za polja za pronalaženje, Unesite važeće ime obrasca u svojstvu Obrazac za uređivanje stavki liste . Komanda "Dozvoli uređivanje liste sa vrednostima" se pojavljuje na priručnom meniju koji se otvara tako što ćete kliknuti desnim tasterom miša za ili kombinovani okvir sa listom. Kada pokrenete komandu, pojavljuje se dijalog Uređivanje stavki liste . Alternativno, ako navedete ime obrasca u svojstvu Obrazac za uređivanje stavki liste , Access će pokrenuti taj obrazac umesto ponovnog prikazivanja dijaloga.

Napomena : Možete da pokrenete komandu Uredi stavke liste iz okvira sa listom i kontrole kombinovanog okvira koji se nalazi u obrascima i iz kontrole kombinovanog okvira koja se nalazi u tabele i rezultata upita postavlja. Obrasci mora biti otvoren u prikazu dizajna ili prikazu za pregledanje; tabele i rezultata upita mora biti otvoren u prikazu lista sa podacima.

Obrazac za uređivanje stavki u listi

Kartica " Pronalaženje "

Ime obrasca za unos podataka

Ako unesete ime obrasca za unos podataka kao vrednost u ovo svojstvo tabele, taj obrazac se otvara kada korisnik pokrene komandu Uredi stavke liste . U suprotnom, pojavljuje se dijalog Uređivanje stavki sa liste kada korisnici pokrenu komandu.

Vrh stranice

Dodavanje zapisa direktno u tabelu u prikazu lista sa podacima

Tabela otvorena u prikazu lista sa podacima podseća na Excel radnom listu, a možete da otkucate ili nalepite podatke u jednu ili više polja – u ekvivalentnu vrednost ćelije na radnom listu.

Zapamtite ove činjenice za nastavak.

  • Ne morate da sačuvate podatke. Access izvršava promene u tabelu kada premestite kursor u novo polje u istom redu ili kada premestite kursor u neki drugi red.

  • Podrazumevano su polja u Access bazi podataka podešena da biste prihvatili određeni tip podataka, kao što su tekst ili brojeve. Morate uneti tip podataka polja podešena da biste prihvatili. Ako ne, Access prikazuje poruku o grešci:

    Poruka o grešci „Nevažeća vrednost“

  • Polje možda primenjena maska za unos. Maske za unos je skup literala i čuvara mesta za znakove koje morate da unesete podatke u određenom formatu.

    Više informacija o maskama za unos potražite u članku kontrola formata za unos podataka pomoću maski unosa.

  • Izuzev priloga i liste sa više vrednosti, možete da unesete samo jedan zapis u većini polja. Ako ne znate da li polje prihvata priloge, možete da proverite svojstva polja. Da biste to uradili, pogledajte korake u odeljku Prikaz svojstava za polje tabele, ranije u ovom članku. Listu sa više vrednosti uvek možete da identifikujete zato što Access prikazuje polje za potvrdu pored svake stavke na listi.

Unos podataka u tabeli

  1. U oknu za navigaciju kliknite dvaput na tabelu koju želite da koristite.

    Podrazumevano, Access otvara tabelu u prikazu lista sa podacima – koordinatna mreža koja liči na Excel radnom listu.

  2. Kliknite na dugme ili prebacite fokus na prvo polje koje želite da koristite, a zatim unesite podatke.

  3. Da biste se premestili u sledeće polje u istom redu, pritisnite taster TAB, koristite tastere STRELICA NADESNO ili nalevo ili kliknite na ćeliju u polje next.

    Kada pritisnete taster TAB, podrazumevano, Access koristi regionalne postavke operativnog sistema Windows da biste utvrdili da li je Premešta kursor levo ili desno. Ako računar koristi jezik koji se čita sleva nadesno, kursor se premešta nadesno kada pritisnete taster TAB. Ako računar koristi jezik koji se čita zdesna nalevo, kursor se premešta nalevo.

    Da biste se premestili u sledeću ćeliju u koloni, koristite nagore ili strelica ili kliknite na ćeliju u koju želite.

Primenite oblikovanje obogaćenog teksta na podatke u polju Dugački tekst (odobrenje)

  1. U tabeli otvorenoj u prikazu lista sa podacima, izaberite polje "Dugački tekst". Ako koristite Access 2007 ili Access 2010 koji treba da bude Memo polja.

    Obično Dugački tekst polja sadrže komentare ili beleške, tako da možete da potražite polje pod imenom „Komentari” ili „Beleške”. Ako i dalje ne možete da pronađete polje "Dugački tekst", pogledajte korake u odeljku Prikaz svojstava za polje tabele, ranije u ovom članku.

  2. Na kartici Početak , u grupi Font koristiti dugmad i meniji da biste oblikovali tekst.

    Slika trake programa Access

    Možete da primenite različite fontove i veličine, bi tekst podebljano ili kurziv, promenite boje i tako dalje.

Vrh stranice

Dodavanje zapisa pomoću obrasca

Obrasci za unos podataka možete omogućavaju lakše, brže i tačnije da unesete podatke. Obično pravite obrasce kada treba da unesete podatke u više tabela istovremeno. Možete kreirati i obrazaca kada želite da sakrijete neka polja u tabeli, kada želite da olakšati korišćenje (korak koji može smanjiti troškove obuke) baze podataka, a kada želite da obezbede da se korisnici precizno uneti podatke.

Kako koristiti obrazac za uređivanje podataka zavisi od dizajna obrasca. Obrasci mogu da sadrže bilo koji broj kontrole, kao što su liste, okviri za tekst, dugmad i listovima sa podacima – koordinatne mreže koje izgledaju kao Excel radni listovi. Naizmenično, svaka kontrola u obrascu čita podatke iz ili upisuje podatke za osnovno polje tabele. Šta da radite sa datom kontrolom zavisi od tipa podataka koji ste postavili za osnovno polje tabele, svojstava postavljenih za to polje i možda od nekoliko svojstava koje je dizajner baze podataka za svaku kontrolu. Više informacija o tome kako tipovi podataka i svojstva polja utiču na unos podataka potražite u odeljcima Kako tipovi podataka utiču na način da unesete podatke i Kako svojstva polja utiču na način da unesete podatke, ranije u ovom članku.

U sledećim odeljcima objašnjavaju kako da koristite uobičajenih kontrola za unos podataka. Ako imate pitanja o određenim bazu podataka, obratite se administratoru sistema ili dizajneru baze podataka.

Dodavanje ili uređivanje teksta u okviru za tekst

Kada dodate ili uredite tekst u okviru za tekst, radite sa podacima u tekstualnoj ili dugo polje sa tekstom (odobrenje). Imajte u vidu da možete da postavite polje "Dugački tekst" (ili kontrola povezana sa poljem Dugački tekst) podržava oblikovanje obogaćenog teksta, a zatim možete da primenite različite fontove, veličine, stilove i boje za tekst.

Uređivanje teksta u okviru za tekst

  • Postavite kursor u okvir za tekst i promeniti podatke. Ne zaboravite da ne može da izvrši izračunavanja na brojeva u tekst ili Dugački tekst (odobrenje) polja.

Primenjivanje oblikovanja obogaćenog teksta

Napomena : Možete da pratite ove korake samo kada je okvir za tekst je povezana sa poljem Dugački tekst (odobrenje). Pogledajte korake u odeljku Prikaz svojstava za polje tabele, ranije u ovom članku.

  1. Dok je obrazac otvoren u obrascu ili prikazu rasporeda ili je tabela otvorena u prikazu lista sa podacima, izaberite polje "Dugački tekst (odobrenje)".

  2. Na kartici Početak , u grupi Font koristiti dugmad i meniji da biste oblikovali tekst.

    Slika trake programa Access

    Možete da primenite različite fontove i veličine, bi tekst podebljano ili kurziv, promenite boje i tako dalje.

Unesite podatke koristeći listu

Liste možete da koristite u obrascima i tabela i upita za rezultat podešava otvoren u prikazu lista sa podacima – koordinatna mreža koja liči na Excel radnom listu.

Kada koristite liste na obrascu, možete videti kontrolu kombinovanog okvira ili kontrole okvira sa listom. Te brojke prikazuju kombinovanog okvira i liste za kontrolu, tim redom.

Prazna lista za pronalaženje

Osnovna kontrola okvira sa listom opcija u obrascu

Kada koristite listu u skupu rezultata tabelu ili upit, Access podrazumevano koristi kombinovani okvir.

Pored toga, liste podržavaju više vrednosti. Ako vidite listu polja za potvrdu pored svake stavke na listi, možete izabrati najviše 100 stavki na listi. Liste sa više vrednosti koje možete da kreirate bez programa možete rešiti uobičajeni poslovni problem. Na primer, pretpostavimo da koristite Access bazu podataka za praćenje problema sa podrškom klijenta. Ako morate da dodelite većem broju osoba problem, možete da koristite listu sa više vrednosti. Ove slike prikazuju tipične liste sa više vrednosti.

Otvorena padajuća lista sa poljima za potvrdu   Lista sa poljima za potvrdu

Takođe možete da uređujete stavke na listi. Ako vi ili dizajner baze podataka omogućite komandu, možete da dodate, promena i uklanjanje stavki sa liste direktno sa liste. Međutim, dizajneri baza podataka možete odabrati da biste onemogućili komandu, tako da možda nije dostupna za sve baze podataka.

Koraci u sledećim odeljcima objašnjavaju kako da koristite i uređivanje listi.

Izaberite stavke iz padajuće liste

  1. Otvorite obrazac, tabelu ili skup rezultata upita koja sadrži listu.

    Napomena : Obrasce morate da otvorite u prikazu obrasca ili prikaz rasporeda. Morate da otvorite tabele i skupove rezultata upita u prikazu lista sa podacima.

  2. Kliknite na strelicu nadole pored liste, a zatim izaberite stavku koju želite.

  3. Da biste izvršili izbor na svoju bazu podataka, pomerite kursor na drugo polje.

Izaberite stavke iz okvira sa listom

  1. Otvorite obrazac koji sadrži listu.

  2. Pomerite se nadole na listi stavki u okviru sa listom opcija i izaberite stavku koju želite.

  3. Da biste izvršili izbor na svoju bazu podataka, pomerite kursor na drugo polje.

Izaberite stavke iz padajuće liste u polju za potvrdu

  1. Otvorite obrazac, tabelu ili skup rezultata upita koja sadrži listu.

    Napomena : Možete da koristite za potvrdu padajuće liste u obrascima, tabele i rezultata upita. Da biste to uradili, morate otvoriti obrasci u prikazu obrasca ili prikazu za pregledanje, morate da otvorite tabele i skupove rezultata upita u prikazu lista sa podacima.

  2. Kliknite na strelicu nadole pored liste.

  3. Izaberite najviše 100 polja za potvrdu, a zatim kliknite na dugme u redu.

Izaberite stavke sa liste u polju za potvrdu

  1. Otvorite obrazac koji sadrži listu.

    Napomena : Morate da otvorite obrazac u prikazu obrasca ili prikazu za pregledanje.

  2. Kliknite na strelicu nadole pored liste.

  3. Izaberite najviše 100 polja za potvrdu, a zatim kliknite na dugme u redu.

Uređivanje stavki na listi

Napomena : Možete da uredite bilo koji tip liste u obrazac, tabelu ili skup rezultata upita. Ne zaboravite da obrasce morate da otvorite u prikazu obrasca ili prikazu za pregledanje, morate da otvorite tabele i skupove rezultata upita u prikazu lista sa podacima. Imajte u vidu da dizajner baze podataka ili IT sektor mogu da onemoguće ovu komandu, tako da možda neće biti dostupne u svakom trenutku.

  1. Otvorite obrazac, tabelu ili skup rezultata upita koja sadrži listu.

  2. Kliknite desnim tasterom miša na listi koje želite da uredite, a zatim kliknite na dugme Uredi stavke liste.

    Pojavljuje se dijalog ili obrazac za unos podataka. Ekrana koje vidite zavisi od tipa liste koju želite da uredite. Access koristi dva osnovna tipa liste – vrednosti i liste za pronalaženje. Liste sa vrednostima prikazuju skup stavki da biste ručno unesete i liste za pronalaženje korišćenje upita za preuzimanje podataka iz jedne ili više tabela. Uradite nešto od sledećeg.

    • Ako uređujete listu vrednosti, koristite dijalog Uređivanje stavki liste da biste uredili podatke u listi, a zatim kliknite na dugme u redu kada završite.

    • Ako uređujete listu za pronalaženje, pojavljuje se obrazac za unos podataka. Koristite taj obrazac za uređivanje podataka u listi.

Vrh stranice

Uređivanje stavki u polje za pronalaženje

Polje za pronalaženje predstavlja listu podataka koje korisnici mogu koristiti da biste izabrali jednu ili više stavki. Možete da kreirate dva tipa liste za pronalaženje.

  • Liste sa vrednostima    Ovi sadrže fiksno kodiranim skup vrednosti koje ste uneli ručno. Te vrednosti se nalaze u svojstvu Izvor reda za polje za pronalaženje.

  • Liste za pronalaženje    Ovo koristite upit za preuzimanje vrednosti iz druge tabele. Svojstvo Izvor reda polja sadrži upit umesto fiksno kodiranim listu vrednosti.

Podrazumevano, Access prikazuje podatke za pronalaženje u padajućoj listi, iako možete da navedete kontrole okvira sa listom. Na padajućoj listi otvara da biste predstavili na listi i zatvara se kada napravite izbor. Okvir sa listom, međutim, ostaju otvorena u svakom trenutku.

Možete da pokrenete komandu Uredi stavke liste ili možete da uredite podatke direktno u svojstvo Izvor reda ili u izvornoj tabeli. Informacije o pomoću komande " Uredi stavke liste ", potražite u odeljku unos podataka pomoću liste, ranije u ovom članku. Koraci u ovom odeljku objašnjavaju kako da biste uredili stavke direktno u svojstvo Izvor reda ili izvorne tabele. Proces sledi nekoliko opšte korake.

  • Identifikujte polje za pronalaženje. Pratite proces od malo drugačije kada radite sa obrascem od sa tabelom.

  • Identifikujte tip polja za pronalaženje – liste vrednosti ili lista za pronalaženje. Ako koristite listu za pronalaženje, Identifikujte izvornu tabelu koja obezbeđuje podatke za polje za pronalaženje.

  • Uređivanje stavki na listi vrednosti.

    – ili –

    Otvorite izvornu tabelu liste za pronalaženje i uređivanje podataka u toj tabeli.

Identifikovanje polja za pronalaženje iz obrasca

  1. U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na obrazac i izaberite stavku Prikaz dizajna.

    – ili –

    Ako obrazac je već otvoren, možete da kliknite desnim tasterom miša na karticu obrasca i u priručnom meniju izaberite stavku Prikaz dizajna .

    ili

    Na kartici Početak , u grupi Prikaz kliknite na dugme Prikaz da biste se prebacivali između dostupnih prikaza. Alternativno, možete da kliknite na strelicu u okviru Prikaz, a zatim izaberite jednu od dostupnih prikaza iz menija...

    Slika trake programa Access

  2. Kliknite desnim tasterom miša na listu za kontrolu ili kombinovanog okvira i izaberite stavku Svojstva.

  3. U listu sa svojstvima izaberite karticu sve i pronađite svojstva Tip izvora reda i Izvor reda . Tip izvora reda svojstvo treba da sadrži Liste vrednosti ili Tabelu/upit, a svojstvo Izvor reda mora da sadrži listu stavki razdvojenih tačkom i zarezom ili upita. Po potrebi Uvećajte list sa svojstvima tako da možete da pročitate listu stavki ili upit.

    Obično liste sa vrednostima koriste sledeću osnovnu sintaksu: "stavka„;” stavka„;” stavka

    U ovom slučaju, lista je skup stavki okruženo dvostrukih navodnika i razdvojene tačkom i zarezom.

    Upiti za izdvajanje koriste sledeću osnovnu sintaksu: Izaberite [ime_tabele_ili_upita]. [ field_name] FROM [ime_tabele_ili_upita].

    U ovom slučaju, upit sadrži dve odredbe (SELECT i FROM). Prva odredba se odnosi na tabelu ili upit i polje u toj tabeli ili upitu. Druga odredba se odnosi samo na tabelu ili upit. Evo ključne tačke da zapamtite: SELECT odredbe ne mogu da sadrže ime tabele ili upita, iako sadrže ime najmanje jedno polje. Međutim, sve FROM odredbe moraju da se odnose na tabelu ili upit. Dakle, možete uvek možete saznati izvornu tabelu ili upit za polje za pronalaženje tako što ćete pročitati odredbe FROM.

  4. Uradite nešto od sledećeg:

    • Ako koristite listu vrednosti, uredite stavke na listi. Uverite se da ste okružuju svake stavke između dvostrukih navodnika i odvojite svaku stavku tačkom i zarezom.

    • Ako upit u listi za pronalaženje referencira neki drugi upit, u oknu za navigaciju otvorite drugi upit u prikazu dizajna (kliknite desnim tasterom miša na upit i izaberite stavku Prikaz dizajna). Obratite pažnju na ime tabele koja se pojavljuje u gornjem odeljku dizajnera upita, a zatim pređite na sledeći korak.

      – ili –

      Ako upit u polju za pronalaženje referencira tabelu, obratite pažnju na ime tabele i idite na sledeći korak.

  5. Kliknite dvaput na tabelu u oknu za navigaciju da biste ga otvorili u prikazu lista sa podacima, a zatim uredite stavke liste po potrebi.

Identifikovanje polja za pronalaženje iz tabele

  1. U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na tabelu i izaberite stavku Prikaz dizajna.

  2. U gornjem odeljku koordinatnoj mreži dizajna upita, u koloni Tip podataka , kliknite na dugme ili prebacite fokus na bilo koji tekst, broj, ili” da/ne ".

  3. U donjem delu koordinatne mreže za dizajn tabele, kliknite na karticu " Pronalaženje ", a zatim pogledajte svojstva Tip izvora reda i Izvor reda .

    Tip izvora reda svojstvo mora da čita Liste vrednosti ili Tabelu/upit. Svojstvo Izvor reda mora da sadrži listu vrednosti ili upit.

    Liste sa vrednostima koriste sledeću osnovnu sintaksu: "stavka„;” stavka„;” stavka

    U ovom slučaju, lista je skup stavki okruženo dvostrukih navodnika i razdvojene tačkom i zarezom.

    Obično upita za izdvajanje koriste sledeću osnovnu sintaksu: Izaberite [ime_tabele_ili_upita]. [ field_name] FROM [ime_tabele_ili_upita].

    U ovom slučaju, upit sadrži dve odredbe (SELECT i FROM). Prva odredba se odnosi na tabelu ili upit i polje u toj tabeli ili upitu. Druga odredba se odnosi samo na tabelu ili upit. Evo ključne tačke da zapamtite: SELECT odredbe ne mogu da sadrže ime tabele ili upita, iako sadrže ime najmanje jedno polje. Međutim, sve FROM odredbe moraju da se odnose na tabelu ili upit. Dakle, možete uvek možete saznati izvornu tabelu ili upit za polje za pronalaženje tako što ćete pročitati odredbe FROM.

  4. Uradite nešto od sledećeg:

    • Ako koristite listu vrednosti, uredite stavke na listi. Uverite se da ste okružuju svake stavke između dvostrukih navodnika i odvojite svaku stavku tačkom i zarezom.

    • Ako upit u polju za pronalaženje referencira neki drugi upit, u oknu za navigaciju otvorite drugi upit u prikazu dizajna (kliknite desnim tasterom miša na upit i izaberite stavku Prikaz dizajna). Obratite pažnju na ime tabele koja se pojavljuje u gornjem odeljku dizajnera upita, a zatim pređite na sledeći korak.

      – ili –

      Ako upit u polju za pronalaženje referencira tabelu, obratite pažnju na ime tabele i idite na sledeći korak.

  5. Kliknite dvaput na tabelu u oknu za navigaciju da biste ga otvorili u prikazu lista sa podacima, a zatim uredite stavke liste po potrebi.

Vrh stranice

Unesite niske nulte dužine

Pristup omogućava vam da biste pravili razliku između dve vrste prazne vrednosti: Null vrednosti i niske nulte dužine. Vrednosti "null" ukazuju na to nepoznato vrednost, a niske nulte dužine predstavljaju polja koja sadrže razmak. Na primer, pretpostavimo da imate tabelu sa podacima, a ta tabela sadrži polje sa brojem faksa. Polje možete da ostavite prazno ako niste sigurni klijentu faks broja. U tom slučaju, polje ostavite prazno unosi vrednost "null", što znači da ne znate šta je to vrednost. Ako kasnije utvrdite da klijent nema faks, možete uneti niske dužine 0 u polje da biste označili da nema vrednosti.

Napomena : Imajte na umu da možete da postavite svojstvo koje sprečava polja da prihvataju prazne vrednosti. Više informacija o postavljanju tog svojstva potražite u članku Kako tipovi podataka utiču na način da unesete podatke, ranije u ovom članku.

  1. Otvorite tabelu u prikazu lista sa podacima ili obrasca u prikazu obrasca ili prikazu za pregledanje.

  2. Izaberite polje koje želite i otkucajte dva navoda između kojih nema razmaka („”).

  3. Premeštanje kursora u drugi zapis da biste primenili promene na bazu podataka. Podrazumevano, nestanak znake navoda.

Vrh stranice

Dodavanje zapisa pomoću uvoza ili povezivanja sa podacima

Možete da uvezete ili povezivanje sa podacima koja se nalazi u raznih izvora, uključujući druge Access baze podataka, Excel radne sveske, tekstualnih datoteka i Word dokumentima i listama na serverima sa sistemom Microsoft SharePoint Services.

Načinu uvoza i povezivanja sa izvore podataka je izvan opsega ovog članka. Sledeće veze vas vode do informacija o uvozu i povezivanje sa podacima.

Vrh stranice

Metode uštede vremena pri unosu podataka

Access pruža mnoštvo načina da biste brže proces unosa podataka. Procedure u sledećim odeljcima objašnjavaju kako da postavite podrazumevane vrednosti za polja i liste u obrascima i kako da koristite tasterske prečice za ponovno korišćenje vrednosti kada sortirate podatke.

Postavljanje podrazumevane vrednosti za polja ili kontrole

Ako veliki broj zapisa deli istu vrednost za dato polje, kao što je grad ili zemlja/region, možete da uštedite vreme tako što ćete postaviti podrazumevanu vrednost za kontrolu vezanu za to polje. Kada otvorite obrazac ili kreirajte novi zapis, podrazumevana vrednost podrazumevano se prikazuje u toj kontroli.

Postavljanje podrazumevane vrednosti za kontrolu

  1. Otvorite obrazac u prikazu dizajna.

  2. Kliknite desnim tasterom miša na kontrolu koju želite da radite i zatim izaberite stavku Svojstva.

  3. Na kartici podaci postavite svojstvo Podrazumevana vrednost na željenu vrednost.

  4. Ponovite korake od 1 do 3 da biste podesili novu podrazumevanu vrednost.

Preciziranje različite vrednosti

  • Za vrednost u okviru za tekst, unesite nove podatke. U bilo kom trenutku možete zameniti podrazumevanu vrednost.

    ili

  • Za vrednost na listi, izaberite novu vrednost sa liste.

Ponovno korišćenje vrednosti pri sortiranju

Dok se krećete kroz zapise, možda ćete morati da biste sortirali svaki zapis koristeći istu vrednost. Kada to uradite, možete da uštedite vreme tako što ćete koristiti tasterske prečice da biste ponovili koje vrste vrednosti. Na primer, pretpostavimo da ćete sortirati liste porudžbina po tipu proizvoda. U prvom zapisu, upišite bezalkoholna pića da biste sortirali po porudžbinama u kojima su kupci kupili bezalkoholna pića. Kada se premestite u sledeći zapis, možete da kopirate i ponovno korišćenje sortiranje vrednost.

Napomena : Ove korake, potrebno je da imate obrazac otvorite u prikazu obrasca.

  1. Premeštanje u polje koje ponovo koristi vrednost iz odgovarajućeg polja u prethodnom zapisu.

  2. Pritisnite kombinaciju tastera CTRL +' (apostrof).

Vrh stranice

Napomena : Odricanje odgovornosti za mašinski prevod: Ovaj članak je preveo računarski sistem bez ljudske intervencije. Microsoft nudi ove mašinske prevode da bi pomogao korisnicima koji ne govore engleski da uživaju u sadržaju o Microsoft proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je članak mašinski preveden, može da sadrži greške u rečniku, sintaksi ili gramatici.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×