Dodavanje zapisa u bazu podataka

Važno : Ovaj članak je mašinski preveden, pogledajte odricanje odgovornosti. Pogledajte verziju ovog članka na engleskom jeziku ovde za referencu.

Ovaj članak sadrži objašnjenja o tome kako da unesete podatke u bazu podataka Pristup i pruža dodatne informacije potrebne za razumevanje različitih procesa unosa podataka. Članak takođe sadrži objašnjenja o tome kako da koristite nekoliko tehnika za unos podataka u programu Access.

U ovom članku

Osnove dodavanja zapisa

Dodavanje zapisa direktno u tabelu u prikazu lista sa podacima

Dodavanje zapisa pomoću obrasca

Uređivanje stavki u polje za pronalaženje

Unesite niske nulte dužine

Dodavanje zapisa pomoću uvoza ili povezivanja sa podacima

Metode uštede vremena pri unosu podataka

Osnove dodavanja zapisa

Razumevanje nekoliko osnovnih činjenica o tome na koji način funkcioniše baza podataka pomoći će vam da precizno i brzo unosite podatke u Access bazu podataka.

Kako dizajn baze podataka utiče na unos podataka?

Access baze podataka nije datoteka u istom smislu kao Microsoft Word dokument ili Microsoft PowerPoint niz slajdova. Umesto toga, Access baze podataka je kolekcija objekata – tabele, obrasce, izveštaje, upite i tako dalje – to zajednički rad za bazu podataka da bi ispravno funkcionisao.

Osim toga, ti objekti moraju biti u skladu sa skupom principa dizajniranja ili će baza podataka funkcionisati loše ili uopšte neće funkcionisati. Važi i suprotno, ti principi dizajniranja utiču na način unosa podataka. Imajte u vidu ove činjenice o objektima i dizajniranju baza podataka.

  • Access sve podatke skladišti u tabelama. Broj tabela koji koristite zavisi od dizajna i složenosti baze podataka. Iako podatke možete prikazati u obrascu, izveštaju ili rezultatima upita, Access skladišti podatke samo u tabelama i ostali objekti u bazi podataka su izgrađeni na osnovu tih tabela.

  • Svaka tabela bi trebalo da prihvata samo jednu vrstu podataka. Na primer, tabela sa informacijama o poslovnim kontaktima ne bi trebalo da sadrži informacije o prodaji. Pronalaženje pravih informacija može biti teško, ako ne i nemoguće, ako se ovo dogodi.

  • Obično svako polje u tabeli prihvata samo jedan tip podataka. Na primer, nije moguće uskladištiti beleške u polje postavljeno da prihvata brojeve. Access će prikazati poruku o grešci ako pokušate da u takvo polje unesete tekst. Međutim, ovo nije strogo pravilo. Na primer, brojeve (na primer poštanske brojeve) moguće je uskladištiti u polje postavljeno da prihvata tip podataka „Tekst“, ali nije moguće obaviti računske operacije sa tim podacima.

  • Uz neke izuzetke, polja u zapisu bi trebalo da prihvataju samo jednu vrednost. Na primer, ne možete da unesete više adresa u polju za adresu. Ovo je za razliku od programa Microsoft Excel, koji podrazumevano dozvoljava unos proizvoljnog broja imena, adresa ili slika u jednoj ćeliji, osim ako postavite da prihvata ograničene tipove podataka.

    Međutim, možete uneti razgraničenu listu stavki u polja postavljena na tip podataka "tekst" ili "Memo". Pored toga, Pristup obezbeđuje funkciju koja se zove polje sa više vrednosti. Koristite polja sa više vrednosti za prilaganje više podataka jedan zapis i za kreiranje listi koje prihvataju više vrednosti. Na primer, možete da priložite Microsoft PowerPoint niz slajdova i proizvoljan broj slika u zapis u bazi podataka. Možete da kreirate listu imena i izaberete onoliko imena po potrebi. Upotreba polja sa više vrednosti možda izgleda prekinuti pravila dizajniranja baze podataka zato što možete da uskladištite više zapisa po polja u tabeli, ali ga zapravo ne, zato što Access će nametnuti ta pravila „u pozadini” skladištenjem podataka u specijalne skrivene tabele.

  • U starijim verzijama programa Access (pre 2007), morali da dizajnirate i kreirate bar jednu tabelu pre nego što možete da unesete podatke. Imate da biste odlučili polja koja želite da dodate u tabelu i da postavite tipove podataka za svako polje. U novije verzije Pristup, sada možete da otvorite praznu tabelu i počnete da unosite podatke. Access će zaključiti tip podataka za polje na osnovu što ste uneli.

Više informacija

Informacije u ovom odeljku dodiruje na dizajn baze podataka, dizajna tabele i funkciju koja se zove polja sa više vrednosti.

Sledeće veze vas vode do članaka koji pružaju više informacija o tim temama.

  • Osnove dizajniranja baze podataka

    Ovaj članak sadrži objašnjenja osnovnih koncepata, na primer planiranje baze podataka, dizajniranje podataka i normalizaciju – proces deljenja podataka u srodne tabele i eliminisanja viška podataka.

  • Kreiranje tabela u bazi podataka

    Ovaj članak sadrži objašnjenja o tome kako možete da kreirate tabele, dodajete primarne ključeve (polja koja na jedinstven način identifikuju svaki red ili zapis u tabeli) i na koji način treba da postavite tipove podataka i svojstva tabele.

  • Prilaganje datoteka zapisima u bazi podataka

    Ovaj članak sadrži objašnjenja o tome kako možete da priložite neke podatke u polje tipa „Prilog“.

  • Korišćenje liste koja skladišti više vrednosti

    Ovaj članak sadrži objašnjenja o tome kako možete da koristite liste sa poljima za potvrdu i padajuće liste sa poljima za potvrdu za skladištenje više vrednosti.

Kako tipovi podataka utiču na način unosa podataka?

Kada dizajnirate tabelu baze podataka, birate tip podataka za svako polje u toj tabeli, što vam pomaže da obezbedite precizniji unos podataka. Na primer, recimo da otvorite praznu tabelu i unesete skup cifara prodaje. Access će tada zaključiti da je tip podataka za to polje „Broj“. Access prikazuje poruku o grešci ako neko pokuša da unese tekst u to polje i neće dozvoliti korisniku da sačuva promenjeni zapis – korak koji pomaže u zaštiti podataka.

Prikaz načina za pregled tipova podataka

U oknu za navigaciju, postupite na neki od sledećih načina:

  • Kliknite dvaput na tabelu koju želite da istražimo, otvorite tabelu u prikazu lista sa podacima. Na kartici polja , u grupi Oblikovanje pogledajte vrednost na listi tip podataka. Imajte na umu da ako koristite Access 2007, pronaći ćete ovu listu na kartici sa podacima , u grupi tipove podataka i oblikovanje . Vrednost se menja dok postavite kursor u različitim poljima u tabeli. Ova slika prikazuje listu:

    Lista „Tip podataka“

  • Kliknite desnim tasterom miša na tabelu koju želite da ispitate i izaberite stavku Prikaz dizajna.

    Access će otvoriti tabelu u koordinatnoj mreži za dizajn i gornji deo koordinatne mreže će prikazati ime i tip podataka za svako polje tabele. Ova slika prikazuje tipičnu tabelu u koordinatnoj mreži za dizajn.

    Polja u prikazu dizajna

Tip podataka koji ste postavili za svako polje tabele pruža prvi nivo kontrole nad ono što možete i ne možete da unesete u polje. U nekim slučajevima, kao što je kada radite sa Memo polja, možete da unesete podatke koje želite. U suprotnom, kao što su prilikom rada sa poljem "Automatsko numerisanje", otkucajte podatke postavku za polje sprečava da unosite sve informacije u svakom. Sledeća tabela navodi tipove podataka tog Pristup pruža i opisuje kako ona utiču na unos podataka.

Tip podataka

Uticaj na unos podataka

Tekst

Tekstualna polja prihvataju tekstualne i numeričke znakove, kao i razgraničenu listu stavki. Tekstualno polje prihvata manji broj znakova od Memo polja – od 0 do 255 znakova. U nekim slučajevima, možete da koristite funkcije za konverziju da biste izvršili izračunavanja na osnovu podataka u polju za tekst. Imajte na umu da počinju u programu Access 2013, tekstualne podatke tipovi preimenovane za Jedan red teksta.

Memo

U ovaj tip polja je moguće uneti veliku količinu tekstualnih i numeričkih podataka. Takođe, ako dizajner baze podataka postavi polje tako da ono podržava oblikovanje obogaćenog teksta, moguće je primeniti tipove oblikovanja koji se obično nalaze u programima za obradu teksta, poput programa Word. Na primer, moguće je primeniti različite fontove i veličine fonta na određene znakove u tekstu i podebljati ih ili ih prebaciti u kurziv, i tome slično. Podacima možete dodati i HTML (Hypertext Markup Language) oznake.

Pored toga, Memo polja imaju svojstvo Samo za dodavanje. Kada omogućite to svojstvo, možete da dodate nove podatke u Memo polja, ali ne možete da promenite postojeće podatke. Ova opcija je namenjena za korišćenje u aplikacijama kao što su praćenje baze podataka, kojoj možda ćete morati da biste trajno čuvati zapis koji ostaje nepromenljiv problema. Kada postavite kursor na mesto u Memo polja sa Samo Dodaj svojstvo omogućeno, podrazumevano tekst u polje nestaje. Ne možete da primenite oblikovanje ili druge promene na tekst.

Imajte na umu da počinju u programu Access 2013, Memo podataka tipovi preimenovane u Dugački tekst.

Kao i kod tekstualnih polja, na podatke u memo polju takođe možete da primenite funkcije za konvertovanje

Broj

U ovaj tip polja možete da unesete samo brojeve, a u njemu takođe možete da izračunavate vrednosti

Veliki broj

U ovaj tip polja možete da unesete samo brojeve i možete da izvršite izračunavanja na vrednosti u polju za veliki broj. Imajte na umu da veliki broj tipova podataka su dostupni samo u Office 365 pretplatu verzije programa Access.

Datum/vreme

U ovaj tip polja možete da unesete samo datum i vreme. U zavisnosti od toga kako je dizajner baze podataka podesio polje, možete naići na sledeće uslove:

  • Ako dizajner baze podataka postavi masku unosa za polje (niz literala i čuvara mesta za znakove koji se pojavljuju kada izaberete polje), morate da unesete podatke u razmaka i format koji obezbeđuje maska za unos. Na primer, ako vidite masku kao što su DD_MMM_YYYY, treba da unese Oct 11 2017 u prostoru. Ne možete da unesete puno ime meseca ili dve cifre godine vrednosti.

  • Ako dizajner nije kreirao masku za unos da biste kontrolisali kako da unesete datum ili vreme, možete uneti vrednost koristeći bilo koji važeći format datuma ili vremena. Na primer, možete da upišete 11 oktobra 2017, 10/11/17, 11 oktobar 2017 i tako dalje.

  • Dizajner baze podataka mogu da se primene oblika prikaza u polje. U tom slučaju, ako nema maske za unos, možete uneti vrednost u bilo kom formatu, ali Access prikazuje datume u skladu sa format prikaza. Na primer, možete da unesete 10/11/2017, ali format prikaza možda podešena tako da prikazuje vrednost kao 2017 11 okt.

Valuta

U ovaj tip polja možete da unesete samo vrednosti valuta. Takođe, ne morate ručno da unosite simbol valute. Access podrazumevano primenjuje simbol valute ( ¥, £, din. i tako dalje) određen regionalnim postavkama operativnog sistema Windows

Automatsko numerisanje

U polje ovog tipa nikada ne možete da unosite podatke niti da ih menjate. Access povećava vrednosti u polju tipa „Automatsko numerisanje“ svaki put kada u tabelu dodate novi zapis

Izračunato

Ne možete da unesete ili da promenite podatke u ovaj tip polja u bilo kom trenutku. Rezultati ovo polje određuje izraz definišete. Access ažurirati vrednosti u izračunato polje svaki put kada dodajete ili uređujete novi zapis u tabelu. Imajte na umu da izračunate tipovi podataka su dodati u Access početka u programu Access 2010.

Da/ne

Kada kliknete na polje sa ovim tipom podataka, Access će prikazati polje za potvrdu ili padajuću listu, u zavisnosti od formata polja. Ako polje formatirate tako da prikazuje listu, sa liste možete da izaberete vrednosti Da ili Ne, Tačno ili Netačno, odnosno Uključeno ili Isključeno, opet u zavisnosti od formata primenjenog na polje. Ne možete direktno iz obrasca ili tabele da unosite vrednosti u listu, kao ni da menjate vrednosti u listi

OLE objekat

Ovaj tip polja se koristi kada želite da prikažete podatke iz datoteke kreirane pomoću nekog drugog programa. Na primer, moguće je prikazati tekstualnu datoteku, Excel grafikon ili PowerPoint komplet slajdova u polju „OLE objekat“.

Prilozi pružaju brži, jednostavniji i fleksibilniji način za prikaz podataka iz drugih programa. Više informacija možete pronaći pod stavkom „Prilog“ koja se nalazi niže u ovoj tabeli.

Hiperveza

Možete uneti podatke u ovaj tip polja, a Access će ga oblikovati Veb adresu. Na primer, ako otkucate vrednost u polje, Access će tekst sa http://www. your_text.com. Ako unesete važeću Web adresu, veza će funkcionisati. U suprotnom, veza će dovesti do poruke o grešci. Takođe, uređivanje postojećih hiperveza može biti teško zato što ćete kliknuti na polje hiperveze pokrenuti pregledač i vodi vas do lokacije navedene u vezu. Da biste uredili polje hiperveze, izaberite susedno polje, koristite tastere TAB ili strelica da biste premestili fokus na polje "Hiperveza" i pritisnite taster F2 da biste omogućili uređivanje.

Prilog

U ovaj tip polja možete da priložite podatke iz drugih programa, ali u njega ne možete da upišete ili na drugi način unesete tekstualne ili numeričke podatke

Informacije o korišćenju polja priloga potražite u članku Prilaganje datoteka i grafike zapisima u bazi podataka.

Čarobnjak za pronalaženje

Čarobnjak za pronalaženje nije tip podataka. Umesto toga, čarobnjak koristite za kreiranje dva tipa padajućih listi: listi vrednosti i polja za pronalaženje. Lista vrednosti koristi razgraničenu listu stavki koje ručno unosite prilikom korišćenja čarobnjaka za pronalaženje. Te vrednosti mogu da budu nezavisne od bilo kojih podataka ili objekta u bazi podataka

Međutim, polje za pronalaženje koristi upit za preuzimanje podataka iz neke druge tabele u bazi podataka ili na drugoj lokaciji kao što je server koji koristi SharePoint. Polje za pronalaženje zatim prikazuje podatke u padajućoj listi. Čarobnjak za pronalaženje podrazumevano postavlja polje tabele tip podataka "broj".

Možete da radite sa poljima za pronalaženje direktno u tabelama, kao i u obrascima i izveštajima. Podrazumevano, vrednosti u polja za pronalaženje se pojavljuju u tipu kontrole liste po imenu kombinovanog okvira – listu koja sadrži padajuću strelicu: Prazna lista za pronalaženje . U zavisnosti od toga kako je dizajner baze podataka postavio polje za pronalaženje i kombinovani okvir, možete da uredite stavke na listi i dodavanje stavki na listi. Da biste to uradili, dizajner baze podataka morate da postavite svojstvo polja za pronalaženje (svojstvo se naziva Ograniči na listui dizajner mora da biste ga isključili).

Ako ne možete direktno urediti vrednosti u listu za pronalaženje, morate da dodate ili promenite podatke u listi unapred definisanih vrednosti ili u tabeli koja služi kao izvor za polje za pronalaženje. Informacije o tome potražite u članku Uređivanje stavki u polje za pronalaženje, u nastavku ovog članka.

Konačno, kada kreirate polje za pronalaženje, imate mogućnost da ga postavite tako da prihvata više vrednosti. Kada to uradite, rezultujuća lista će prikazati polje za potvrdu pored svake stavke na listi i vi ćete moći da potvrdite ili opozovete izbor u tim poljima za potvrdu za onoliko stavki koliko želite. Ova slika ilustruje tipičnu listu sa više vrednosti:

Lista sa poljima za potvrdu

Informacije o kreiranju polja za pronalaženje sa više vrednosti i korišćenju rezultujuće liste, potražite u člancima Korišćenje liste koja skladišti više vrednosti i Vodič za polja sa više vrednosti.

Napomena : Prilog, izračunata i veliki broj tipovi podataka nisu dostupne u .mdb formati datoteka.

Kako svojstva polja utiču na način na koji unosite podatke?

Osim principa dizajniranja koji kontrolišu strukturu baze podataka i tipova podataka koji kontrolišu koji tip podataka možete da unesete u dato polje, nekoliko svojstava polja takođe mogu uticati na način unosa podataka u Access bazu podataka.

Prikaz svojstava za polje tabele

Access pruža dva načina da biste prikazali svojstva za polje tabele. Možete da koristite kontrole na kartici sa podacima ili možete da otvorite tabelu u prikazu dizajna. Sledeći skup koraka objašnjava kako da koristite obe tehnike.

Prikazivanje svojstava tabele na kartici „List sa podacima“

  1. U oknu za navigaciju, dvaput kliknite na tabelu koju želite da koristite.

  2. Izaberite karticu polja i koristite kontrole u grupi Oblikovanje da biste prikazali svojstva za svako polje tabele. Imajte na umu da ako koristite Access 2007, pronaći ćete ovu listu na kartici sa podacima , u grupi tipove podataka i oblikovanje .

Prikaz svojstava tabele u prikazu dizajna

  1. U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na željenu tabelu i izaberite stavku Prikaz dizajna Slika dugmeta u priručnom meniju.

    Access će otvoriti tabelu u koordinatnoj mreži za dizajn.

  2. U donjem delu koordinatne mreže izaberite karticu Opšte postavke, ako već nije izabrana.

    –ili–

    Izaberite karticu Pronalaženje da biste videli svojstva polja za pronalaženje.

    Polje za pronalaženje je polje tabele koje koristi upit za preuzimanje vrednosti iz tabela u bazi podataka. Polje za pronalaženje podrazumevano predstavlja te vrednosti u obliku liste. U zavisnosti od toga na koji način dizajner baze podataka postavi polje za pronalaženje, moguće je izabrati jednu ili više stavki sa te liste.

Sledeća tabela navodi svojstva koja u najvećoj meri utiču na unos podataka i objašnjava kako ona utiču na unos podataka.

Svojstvo

Lokacija na koordinatnoj mreži za dizajn tabele

Moguće vrednosti

Ponašanje prilikom pokušaja unosa podataka

Veličina polja

Kartica Opšte postavke

0-255

Ograničenje znakova se primenjuje samo na polja koja su postavljena na tip podataka „Tekst“. Ako pokušate da unesete više znakova od broja koji je naveden, polje će ih odseći

Potrebno

Kartica Opšte postavke

Da/Ne

Kada se uključi, ovo svojstvo vas primorava da unesete vrednost u polje, a Access neće dopustiti da sačuvate bilo koje nove podatke sve dok ne dovršite unos u potrebno polje. Kada se svojstvo isključi, polje će prihvatati prazne vrednosti, što znači da polje može da ostane bez vrednosti.

Napomena : Prazna vrednost nije isto što i nulta vrednost. Nula je cifra, a „prazna vrednost“ je vrednost koja nedostaje, nedefinisana ili nepoznata vrednost.

Dozvoli da dužina bude nula

Kartica Opšte postavke

Da/Ne

Kada se uključi, moguće je unositi niske nulte dužine – niske koje ne sadrže nijedan znak. Da biste kreirali niske nultih dužina, unesite par duplih navodnika u polje ("").

Indeksirano

Kartica Opšte postavke

Da/Ne

Kada indeksirate polje tabele, Access sprečava dodavanje dupliranih vrednosti. U mogućnosti ste da kreirate i indeks od više polja. Ako to učinite, možete da duplirate vrednosti u jednom polju, ali ne u oba.

Maska za unos

Kartica Opšte postavke

Unapred definisani ili prilagođeni skupovi literala i znakova za čuvar mesta

Maske za unos vam nameće da unesete podatke u unapred definisanom formatu. Maske se pojavljuju kada izaberete polje u tabeli ili kontrolu u obrascu. Na primer, pretpostavimo da kliknite na polje sa datumom i vidite ovaj skup znakova: DD-DD-YYYY. To je maske za unos. To vam nameće da unesete mesec vrednosti kao skraćenica tri slova, kao što je okt., a vrednost za godinu kao četiri cifre – na primer, OCT 15 2017.

Napomena : Imajte u vidu da maske za unos kontrolišu samo način na koji unosite podatke, a ne kako ih Access skladišti ili prikazuje.

Više informacija o kreiranju i korišćenju maski za unos potražite u članku kontrola formata za unos podataka pomoću maski unosa. Više informacija o tome kako Access skladišti i prikazuje podatke datum/vreme, potražite u članku Unesite vrednosti za datum i vreme.

Ograniči na listu

Kartica Pronalaženje

Da/Ne

Omogućava ili onemogućava izmene stavki u polju za pronalaženje. Novi korisnici programa Access ponekad pokušajte da biste ručno promenili stavke u polje za pronalaženje. Kada Access vam omogućava da promenite stavke u polju, ovo svojstvo postavljeno na vrednost da. Ako ovo svojstvo omogućeno i morate da promenite stavke na listi, morate da otvorite listu (ako želite da uredite listu vrednosti) ili tabelu koja sadrži izvorne podatke za listu (ako želite da uredite polje za pronalaženje) i promenite vrednosti. Više informacija o korišćenju polja za pronalaženje potražite u članku Uređivanje stavki u polje za pronalaženje, u nastavku ovog članka.

Dozvoli uređivanje liste sa vrednostima

Kartica Pronalaženje

Da/Ne

Omogućava ili onemogućava komandu Uređivanje stavki sa liste za listu vrednosti, ali ne i za polja za pronalaženje. Unesite važeće ime obrasca u svojstvo Obrazac za uređivanje stavki liste da biste omogućili komandu za polja za pronalaženje. Komanda „Dozvoli uređivanje liste sa vrednostima“ se pojavljuje u priručnom meniju koji se otvara kada kliknete desnim tasterom miša na kontrolu okvira sa listom opcija ili na kontrolu kombinovanog okvira. Kada pokrenete komandu, pojaviće se dijalog Uređivanje stavki sa liste. Druga mogućnost je da umesto prikazivanja dijaloga Access pokrene taj obrazac, ako odredite ime obrasca u svojstvu Obrazac za uređivanje stavki liste.

Napomena : Komandu Uredi stavke sa liste možete da pokrenete iz okvira sa listom opcija i kombinovanih okvira koji se nalaze u obrascima, kao i iz kontrola kombinovanih okvira koji se nalaze u tabelama i skupovima rezultata upita. Obrasci moraju da budu otvoreni u prikazu dizajna ili u prikazu za pregledanje, a tabele i skupovi rezultata upita moraju da budu otvoreni u prikazu lista sa podacima.

Obrazac za uređivanje stavki u listi

Kartica Pronalaženje

Ime obrasca za unos podataka

Kada korisnik pokrene komandu Uredi stavke liste otvoriće se onaj obrazac za unos podataka čije ime ste uneli kao vrednost u ovo svojstvo tabele. U suprotnom će se pojaviti dijalog Uređivanje stavki sa liste kada korisnici pokrenu tu komandu.

Vrh stranice

Dodavanje zapisa direktno u tabelu u prikazu lista sa podacima

Tabela otvorena u prikazu lista sa podacima podseća na Excel radni list i podatke možete upisati ili nalepiti u polja – koja predstavljaju ekvivalent ćeliji u radnom listu.

Imajte u vidu ove činjenice u daljem radu.

  • Nije potrebno da podatke izričito sačuvate. Access izvršava promene u tabeli kada premestite kursor u novo polje u istom redu ili kada premestite kursor u neki drugi red.

  • Polja u Access bazi podataka su podrazumevano postavljena da prihvataju određeni tip podataka, na primer tekst ili brojeve. Neophodno je da unesete onaj tip podataka koji je postavljen za to polje. Ako to ne učinite, Access će prikazati poruku o grešci:

    Poruka o grešci „Nevažeća vrednost“

  • Na polje je možda primenjena maska za unos. Maska za unos je skup literala i znakova za čuvar mesta koji vas primoravaju da podatke unesete u određenom obliku.

    Više informacija o maskama za unos potražite u članku kontrola formata za unos podataka pomoću maski unosa.

  • Izuzev priloga i liste sa više vrednosti, možete da unesete samo jedan zapis u većini polja. Ako ne znate da li polje prihvata priloge, možete da proverite svojstva polja. Da biste to uradili, pogledajte korake u odeljku Prikaz svojstava za polje tabele, ranije u ovom članku. Listu sa više vrednosti uvek možete da identifikujete zato što Access prikazuje polje za potvrdu pored svake stavke na listi.

Unošenje podataka u tabelu

  1. U oknu za navigaciju, dvaput kliknite na tabelu koju želite da koristite.

    Access će podrazumevano otvoriti tabelu u prikazu lista sa podacima – koordinatnoj mreži koja podseća na Excel radni list.

  2. Kliknite ili na drugi način postavite fokus na prvo polje koje želite da koristite, a zatim unesite podatke.

  3. Da biste se premestili u sledeće polje u istom redu, pritisnite taster TAB, koristite tastere sa strelicama nadesno i nalevo ili kliknite na ćeliju u sledećem polju.

    Kada pritisnete taster TAB, Access podrazumevano koristi regionalne postavke operativnog sistema Windows da bi odredio da li kursor premešta nalevo ili nadesno. Kursor se premešta nadesno kada pritisnete taster TAB ako računar koristi jezik koji se čita sleva nadesno. Ako računar koristi jezik koji se čita zdesna nalevo, kursor se premešta nalevo.

    Koristite tastere sa strelicama nagore ili nadole ili kliknite na željenu ćeliju da biste se premestili u sledeću ćeliju u koloni.

Primenite oblikovanje obogaćenog teksta na podatke u polju Dugački tekst (odobrenje)

  1. U tabeli otvorenoj u prikazu lista sa podacima, izaberite polje "Dugački tekst". Ako koristite Access 2007 ili Access 2010 koji treba da bude Memo polja.

    Obično Dugački tekst polja sadrže komentare ili beleške, tako da možete da potražite polje pod imenom „Komentari” ili „Beleške”. Ako i dalje ne možete da pronađete polje "Dugački tekst", pogledajte korake u odeljku Prikaz svojstava za polje tabele, ranije u ovom članku.

  2. Na kartici Početak , u grupi Font koristiti dugmad i meniji da biste oblikovali tekst.

    Slika trake programa Access

    Možete da primenite razne fontove i veličine fontova, podebljate tekst ili ga prebacite u kurziv, promenite boje, itd.

Vrh stranice

Dodavanje zapisa pomoću obrasca

Obrasci za unos podataka pružaju lakši, brži i precizniji način unosa podataka. Obrasce obično kreirate kada vam je potrebno da podatke unesete u više tabela istovremeno. Takođe ih kreirate kada želite da sakrijete neka polja u tabeli, kada želite da pojednostavite upotrebu baze podataka (korak koji može smanjiti troškove obuke) i kada želite da budete sigurni da će korisnici precizno uneti podatke.

Kako koristiti obrazac za uređivanje podataka zavisi od dizajna obrasca. Obrasci mogu da sadrže bilo koji broj kontrole, kao što su liste, okviri za tekst, dugmad i listovima sa podacima – koordinatne mreže koje izgledaju kao Excel radni listovi. Naizmenično, svaka kontrola u obrascu čita podatke iz ili upisuje podatke za osnovno polje tabele. Šta da radite sa datom kontrolom zavisi od tipa podataka koji ste postavili za osnovno polje tabele, svojstava postavljenih za to polje i možda od nekoliko svojstava koje je dizajner baze podataka za svaku kontrolu. Više informacija o tome kako tipovi podataka i svojstva polja utiču na unos podataka potražite u odeljcima Kako tipovi podataka utiču na način da unesete podatke i Kako svojstva polja utiču na način da unesete podatke, ranije u ovom članku.

Sledeći odeljci sadrže objašnjenja o načinu korišćenja uobičajenih kontrola za unos podataka. Ako imate pitanja u vezi sa određenom bazom podataka, obratite se administratoru sistema ili dizajneru baze podataka.

Dodavanje ili uređivanje teksta u okviru za tekst

Kada dodate ili uredite tekst u okviru za tekst, radite sa podacima u tekstualnoj ili dugo polje sa tekstom (odobrenje). Imajte u vidu da možete da postavite polje "Dugački tekst" (ili kontrola povezana sa poljem Dugački tekst) podržava oblikovanje obogaćenog teksta, a zatim možete da primenite različite fontove, veličine, stilove i boje za tekst.

Uređivanje teksta u okviru za tekst

  • Postavite kursor u okvir za tekst i promeniti podatke. Ne zaboravite da ne može da izvrši izračunavanja na brojeva u tekst ili Dugački tekst (odobrenje) polja.

Primenjivanje obogaćenog teksta

Napomena : Možete da pratite ove korake samo kada je okvir za tekst je povezana sa poljem Dugački tekst (odobrenje). Pogledajte korake u odeljku Prikaz svojstava za polje tabele, ranije u ovom članku.

  1. Dok je obrazac otvoren u obrascu ili prikazu rasporeda ili je tabela otvorena u prikazu lista sa podacima, izaberite polje "Dugački tekst (odobrenje)".

  2. Na kartici Početak , u grupi Font koristiti dugmad i meniji da biste oblikovali tekst.

    Slika trake programa Access

    U mogućnosti ste da primenite razne fontove i veličine fontova, podebljate tekst ili ga prebacite u kurziv, promenite boje, itd.

Unošenje podataka pomoću liste

Liste možete da koristite u obrascima kao i u tabelama i skupovima rezultata upita otvorenim u prikazu lista sa podacima – koordinatnoj mreži koja podseća na Excel radni list.

Kada u obrascu koristite listu, možda ćete videti kontrolu kombinovanog okvira ili kontrolu okvira sa listom opcija. Ove slike prikazuju kontrolu kombinovanog okvira i kontrolu okvira sa listom opcija, tim redom.

Prazna lista za pronalaženje

Osnovna kontrola okvira sa listom opcija u obrascu

Access podrazumevano koristi kombinovani okvir kada koristite listu u tabeli ili skupu rezultata upita.

Pored toga, liste podržavaju više vrednosti. Ako vidite listu polja za potvrdu pored svake stavke na listi, možete izabrati najviše 100 stavki na listi. Liste sa više vrednosti koje možete da kreirate bez programa možete rešiti uobičajeni poslovni problem. Na primer, pretpostavimo da koristite Access bazu podataka za praćenje problema sa podrškom klijenta. Ako morate da dodelite većem broju osoba problem, možete da koristite listu sa više vrednosti. Ove slike prikazuju tipične liste sa više vrednosti.

Otvorena padajuća lista sa poljima za potvrdu   Lista sa poljima za potvrdu

Takođe, možete da uređujete stavke na listi. U mogućnosti ste da direktno dodajete, menjate i uklanjate stavke sa liste ako vi ili dizajner baze podataka omogućite komandu. Međutim, dizajneri baza podataka mogu da izaberu da onemoguće komandu, pa ona možda neće biti dostupna za sve baze podataka.

Koraci u sledećem odeljku sadrže objašnjenja o tome kako bi trebalo da se koriste i uređuju liste.

Biranje stavki iz padajuće liste

  1. Otvorite obrazac, tabelu ili skup rezultata upita koji sadrži listu.

    Napomena : Obrasce morate da otvorite u prikazu rasporeda. Tabele i skupove rezultata upita morate da otvorite u prikazu lista sa podacima.

  2. Kliknite na strelicu nadole pored liste, a zatim izaberite željenu stavku.

  3. Premestite kursor u drugo polje da biste izbor sačuvali u bazi podataka.

Biranje stavki iz okvira sa listom opcija

  1. Otvorite obrazac koji sadrži listu.

  2. Pomerite nadole listu stavki u okviru sa listom opcija i izaberite željenu stavku.

  3. Premestite kursor u drugo polje da biste izbor sačuvali u bazi podataka.

Biranje stavki sa liste sa poljima za potvrdu

  1. Otvorite obrazac, tabelu ili skup rezultata upita koji sadrži listu.

    Napomena : Padajuće liste sa poljima za potvrdu možete da koristite u obrascima, tabelama i skupovima rezultata upita. Da biste to učinili, neophodno je da obrasce otvorite u prikazu obrasca ili prikazu za pregledanje, a tabele i skupove rezultata upita da otvorite u prikazu lista sa podacima.

  2. Kliknite na strelicu nadole koja se nalazi pored liste.

  3. Potvrdite izbor u najviše 100 polja za potvrdu, a zatim kliknite na dugme U redu.

Biranje stavki iz liste sa poljima za potvrdu

  1. Otvorite obrazac koji sadrži listu.

    Napomena : Obrazac morate da otvorite u prikazu obrasca ili prikazu za pregledanje.

  2. Kliknite na strelicu nadole koja se nalazi pored liste.

  3. Potvrdite izbor u najviše 100 polja za potvrdu, a zatim kliknite na dugme U redu.

Uređivanje stavki na listi

Napomena : U obrascu, tabeli ili skupu rezultata upita možete da uređujete bilo koji tip liste. Imajte u vidu da obrasce morate da otvorite u prikazu obrasca ili prikazu za pregledanje, a tabele i skupove rezultata upita morate da otvorite u prikazu lista sa podacima. Takođe, imajte u vidu da dizajner baze podataka ili IT odeljenje mogu da onemoguće ovu komandu, tako da ona možda neće uvek biti dostupna.

  1. Otvorite obrazac, tabelu ili skup rezultata upita koji sadrži listu.

  2. Kliknite desnim tasterom miša na listu koju želite da uredite, a zatim izaberite stavku Uređivanje stavki sa liste.

    Pojaviće se dijalog ili obrazac za unos podataka. Ekran koji ćete videti zavisi od tipa liste koju želite da uredite. Access koristi dva osnovna tipa liste – liste sa vrednostima i liste za pronalaženje. Liste sa vrednostima prikazuju skup stavki koji ručno unosite, a liste za pronalaženje koriste upit za preuzimanje podataka iz tabela. Postupite na neki od sledećih načina:

    • Uredite podatke u listi pomoću dijaloga Uređivanje stavki sa liste ako uređujete listu vrednosti, a zatim, kada završite, kliknite na dugme U redu.

    • Obrazac za unos podataka će se pojaviti ako uređujete listu za pronalaženje. Koristite taj obrazac za uređivanje podataka u listi.

Vrh stranice

Uređivanje stavki u polju za pronalaženje

Polje za pronalaženje predstavlja listu podataka koju korisnici mogu da koriste kako bi izabrali neke stavke. Možete da kreirate dva tipa liste za pronalaženje.

  • Liste sa vrednostima    One sadrže skup predodređenih vrednosti koje ručno unosite. Te vrednosti se nalaze u svojstvu Izvor reda polja za pronalaženje.

  • Liste za pronalaženje    One koriste upit za preuzimanje vrednosti iz druge tabele. Svojstvo Izvor reda polja sadrži upit umesto predodređene liste vrednosti.

Access podrazumevano prikazuje podatke za pronalaženje u padajućoj listi, iako je moguće odrediti kontrolu okvira sa listom opcija. Padajuća lista će se otvoriti, a zatim će se zatvoriti kada napravite izbor. Nasuprot tome, okvir sa listom opcija ostaje uvek otvoren.

Možete da pokrenete komandu Uredi stavke liste ili možete da uredite podatke direktno u svojstvo Izvor reda ili u izvornoj tabeli. Informacije o pomoću komande " Uredi stavke liste ", potražite u odeljku unos podataka pomoću liste, ranije u ovom članku. Koraci u ovom odeljku objašnjavaju kako da biste uredili stavke direktno u svojstvo Izvor reda ili izvorne tabele. Proces sledi nekoliko opšte korake.

  • Identifikujte polje za pronalaženje. Proces se malo razlikuje kada radite sa obrascem od rada sa tabelom.

  • Identifikujte tip polja za pronalaženje – lista sa vrednostima ili lista za pronalaženje. Identifikujte izvornu tabelu koja obezbeđuje podatke za polje za pronalaženje ako koristite listu za pronalaženje.

  • Uredite stavke u listi sa vrednostima.

    –ili–

    Otvorite izvornu tabelu liste za pronalaženje i uredite podatke u toj tabeli.

Identifikovanje polja za pronalaženje iz obrasca

  1. U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na obrazac i izaberite stavku Prikaz dizajna.

    –ili–

    U mogućnosti ste da kliknete desnim tasterom miša na karticu obrasca i u priručnom meniju izaberete stavku Prikaz dizajna ako je obrazac već otvoren.

    –ili–

    Na kartici Početak , u grupi Prikaz kliknite na dugme Prikaz da biste se prebacivali između dostupnih prikaza. Alternativno, možete da kliknite na strelicu u okviru Prikaz, a zatim izaberite jednu od dostupnih prikaza iz menija...

    Slika trake programa Access

  2. Kliknite desnim tasterom miša na kontrolu okvira sa listom opcija ili kombinovanog okvira i izaberite stavku Svojstva.

  3. U listu sa svojstvima izaberite karticu Sve i pronađite svojstva Tip izvora reda i Izvor reda. Svojstvo Tip izvora reda bi trebalo da sadrži vrednost Lista sa vrednostima ili vrednost Tabela/Upit, a svojstvo Izvor reda mora da sadrži listu stavki razdvojenih znacima tačka i zarez ili upit. Po potrebi uvećajte list sa svojstvima tako da možete da pročitate listu stavki ili upit.

    Obično liste sa vrednostima koriste sledeću osnovnu sintaksu: "stavka„;” stavka„;” stavka

    U ovom slučaju, lista je skup stavki koje se nalaze okružene znacima navoda i koje su razdvojene tačkom i zarezom.

    Upiti za izdvajanje koriste sledeću osnovnu sintaksu: Izaberite [ime_tabele_ili_upita]. [ field_name] FROM [ime_tabele_ili_upita].

    U ovom slučaju, upit se sastoji iz dve odredbe (SELECT i FROM). Prva odredba se odnosi na tabelu ili upit i polje u toj tabeli ili upitu. Druga odredba se odnosi samo na tabelu ili upit. Evo ključne stvari koju bi trebalo da zapamtite: SELECT odredbe ne mogu da sadrže ime tabele ili upita iako sadrže ime najmanje jednog polja. Međutim, sve FROM odredbe moraju da se odnose na tabelu ili upit. Tako da uvek možete da pronađete izvornu tabelu ili upit polja za pronalaženje tako što ćete pročitati FROM odredbu.

  4. Postupite na neki od sledećih načina:

    • Uredite stavke na listi ako koristite listu vrednosti. Uverite se da ste svaku stavku stavili u znake navoda i da ste ih razdvojili tačkom i zarezom.

    • Ako upit u listi za pronalaženje referencira neki drugi upit u oknu za navigaciju otvorite drugi upit u prikazu dizajna (kliknite desnim tasterom miša na upit i izaberite stavku Prikaz dizajna). Zabeležite ime tabele koje se pojavljuje u gornjem delu dizajnera upita, a zatim pređite na sledeći korak.

      –ili–

      Ako upit u polju za pronalaženje referencira tabelu, zapamtite ime tabele i idite na sledeći korak.

  5. U oknu za navigaciju, dvaput kliknite na tabelu da biste je otvorili u prikazu lista sa podacima, a zatim po potrebi uredite stavke na listi.

Identifikovanje polja za pronalaženje iz obrasca

  1. U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na tabelu, a zatim izaberite stavku Prikaz dizajna.

  2. U gornjem delu koordinatne mreže za dizajn upita, u koloni Tip podataka kliknite ili na drugi način stavite fokus na bilo koje tekstualno polje, polje sa brojem ili „Da/Ne“ polje.

  3. U donjem delu koordinatne mreže za dizajn tabele izaberite karticu Pronalaženje, a zatim pogledajte svojstva Tip izvora reda i Izvor reda.

    Svojstvo Tip izvora reda mora da ima vrednost Lista sa vrednostima ili Tabela/Upit. Svojstvo Izvor reda mora da sadrži listu sa vrednostima ili upit.

    Liste sa vrednostima koriste sledeću osnovnu sintaksu: "stavka„;” stavka„;” stavka

    U ovom slučaju, lista je skup stavki koje se nalaze okružene znacima navoda i koje su razdvojene tačkom i zarezom.

    Obično upita za izdvajanje koriste sledeću osnovnu sintaksu: Izaberite [ime_tabele_ili_upita]. [ field_name] FROM [ime_tabele_ili_upita].

    U ovom slučaju, upit se sastoji iz dve odredbe (SELECT i FROM). Prva odredba se odnosi na tabelu ili upit i polje u toj tabeli ili upitu. Druga odredba se odnosi samo na tabelu ili upit. Evo ključne stvari koju bi trebalo da zapamtite: SELECT odredbe ne mogu da sadrže ime tabele ili upita iako sadrže ime najmanje jednog polja. Međutim, sve FROM odredbe moraju da se odnose na tabelu ili upit. Tako da uvek možete da pronađete izvornu tabelu ili upit polja za pronalaženje tako što ćete pročitati FROM odredbu.

  4. Postupite na neki od sledećih načina:

    • Uredite stavke na listi ako koristite listu vrednosti. Uverite se da ste svaku stavku stavili u znake navoda i da ste ih razdvojili tačkom i zarezom.

    • Ako upit u polju za pronalaženje referencira neki drugi upit, u oknu za navigaciju otvorite drugi upit u prikazu dizajna (kliknite desnim tasterom miša na upit i izaberite stavku Prikaz dizajna). Zabeležite ime tabele koje se pojavljuje u gornjem delu dizajnera upita, a zatim pređite na sledeći korak.

      –ili–

      Ako upit u polju za pronalaženje referencira tabelu, zapamtite ime tabele i idite na sledeći korak.

  5. U oknu za navigaciju, dvaput kliknite na tabelu da biste je otvorili u prikazu lista sa podacima, a zatim po potrebi uredite stavke na listi.

Vrh stranice

Unošenje niski nulte dužine

Access vam omogućava da napravite razliku između dve vrste praznih vrednosti: „Null“ i niske nulte dužine. „Null“ vrednosti predstavljaju nepoznatu vrednost, a niske nulte dužine predstavljaju polja koja sadrže razmak. Na primer, recimo da imate tabelu podataka o kupcima i da ta tabela sadrži polje sa brojem faksa. Polje možete da ostavite prazno ako niste sigurni koji je broj faksa nekog kupca. U tom slučaju, ako to polje ostavite prazno, biće uneta „Null“ vrednost, što znači da je ona nepoznata. Ako kasnije utvrdite da kupac ne poseduje faks, u to polje možete uneti nisku nulte dužine da naznačite da znate da vrednost ne postoji.

Napomena : Imajte na umu da možete da postavite svojstvo koje sprečava polja da prihvataju prazne vrednosti. Više informacija o postavljanju tog svojstva potražite u članku Kako tipovi podataka utiču na način da unesete podatke, ranije u ovom članku.

  1. Otvorite tabelu u prikazu lista sa podacima ili obrazac u prikazu obrasca ili prikazu za pregledanje.

  2. Izaberite željeno polje i upišite dvostruke navodnike bez razmaka između njih ("").

  3. Premestite kursor na neki drugi zapis da biste izvršili promene u bazi podataka. Navodnici će podrazumevano nestati.

Vrh stranice

Dodavanje zapisa pomoću uvoza ili povezivanja sa podacima

Možete da uvezete ili povezivanje sa podacima koja se nalazi u raznih izvora, uključujući druge Access baze podataka, Excel radne sveske, tekstualnih datoteka i Word dokumentima i listama na serverima sa sistemom Microsoft SharePoint Services.

Ovaj članak ne sadrži objašnjenje o tome kako se podaci mogu uvoziti i povezivati. Ove veze vas vode do informacija o uvozu i povezivanju sa podacima.

Vrh stranice

Metode uštede vremena pri unosu podataka

Access pruža niz različitih načina na koje se može ubrzati unos podataka. Procedure u sledećem odeljku sadrže objašnjenja o tome kako možete da postavite podrazumevane vrednosti za polja i liste u obrascima i kako se koriste tasterske prečice za ponovno korišćenje vrednosti pri sortiranju podataka.

Postavljanje podrazumevane vrednosti za polje ili kontrolu

Ako veliki broj zapisa deli istu vrednost za dato polje, kao što je grad ili zemlja/region, možete uštedeti vreme tako što ćete postaviti podrazumevanu vrednost za kontrolu povezanu sa tim poljem. Kada otvorite obrazac ili kreirate novi zapis, vaša podrazumevana vrednost će se pojaviti u toj kontroli.

Postavljanje podrazumevane vrednosti za kontrolu

  1. Otvorite obrazac u prikazu dizajna.

  2. Kliknite desnim tasterom miša na kontrolu sa kojom želite da radite, a zatim izaberite stavku Svojstva.

  3. Na kartici Podaci postavite svojstvo Podrazumevana vrednost na željenu vrednost.

  4. Ponavljajte korake 1-3 da biste postavili novu podrazumevanu vrednost.

Preciziranje različite vrednosti

  • Unesite nove podatke za vrednost u okvir za tekst. Podrazumevanu vrednost uvek možete zameniti.

    –ili–

  • Izaberite novu vrednost sa liste.

Ponovno korišćenje vrednosti pri sortiranju

Dok se krećete kroz zapise, možda ćete morati da biste sortirali svaki zapis koristeći istu vrednost. Kada to uradite, možete da uštedite vreme tako što ćete koristiti tasterske prečice da biste ponovili koje vrste vrednosti. Na primer, pretpostavimo da ćete sortirati liste porudžbina po tipu proizvoda. U prvom zapisu, upišite bezalkoholna pića da biste sortirali po porudžbinama u kojima su kupci kupili bezalkoholna pića. Kada se premestite u sledeći zapis, možete da kopirate i ponovno korišćenje sortiranje vrednost.

Napomena : Ovi koraci pretpostavljaju da ste obrazac otvorili u prikazu obrasca.

  1. Premestite se u polje koje ponovo koristi vrednost iz odgovarajućeg polja u prethodnom zapisu.

  2. Pritisnite kombinaciju tastera CTRL+' (jednostruki znak navoda).

Vrh stranice

Napomena : Odricanje odgovornosti za mašinski prevod: Ovaj članak je preveo računarski sistem bez ljudske intervencije. Microsoft nudi ove mašinske prevode da bi pomogao korisnicima koji ne govore engleski da uživaju u sadržaju o Microsoft proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je članak mašinski preveden, može da sadrži greške u rečniku, sintaksi ili gramatici.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×