Dodavanje podataka prikupljenih putem e-poruka u Access bazu podataka

Važno : Ovaj članak je mašinski prevesti potražite u članku Odricanje odgovornosti. O referencu pronaći verzija ovaj članak ovde na engleskom jeziku.

Možete da prikupite ili Ažuriraj informacije kroz e-pošte pomoću Microsoft Access 2010 sa programom Microsoft Outlook 2010. Pristup vodi vas kroz kreiranje obrazac za prikupljanje podataka i slanje obrasca u e-poruci. Kada primaoci e-poruka vratili popunjene obrasce, možete odabrati da imate prikupljenih podataka automatski obrađuju i skladište u određenu Access bazu podataka. Ovaj metod prikupljanja podataka možete da sačuvate te vreme i trud koji se obično u ili kopiranje i lepljenje ili ručnog podataka stavka proces. Slede neke slučajeve gde možete da koristite ovaj proces za prikupljanje podataka:

Anketa   : možete da uradite ankete i kompajlirate rezultate tako što ćete prvo kreiranje Access baze podataka sa neophodne tabele da biste uskladištili rezultate i pomoću čarobnjaka da biste generisali obrazac ankete, a zatim ih učesnicima ankete. Kada učesnici odgovorili, ankete skladištenja podataka automatski u bazi podataka.

Izveštaji o statusu   : da li je najnovije nivoa status zaliha ili ažurirane informacije o otvorenih pitanja, vaš tim može ostati vas obaveštava slanjem e-poruke koje sadrže trenutne informacije u redovnim intervalima.

Upravljanje događaj   : kada organizovanje konferencije ili obuke ili druge događaje, možete je poslati jedan ili više obrazaca kao e-pošte poruke za prikupljanje informacija, putovanja i hotelskog željenih opcija za kontakte i tako dalje. Ako odaberete da automatski obradu odgovora, učesnici će moći da promenite željene postavke u bilo kom trenutku, bez potrebe da vas obavesti i uvek imate pristup najnovije podatke za svrhe odlučivanja.

Ovaj članak objašnjava šta treba da koristite ovo obrade, kako da biste počeli da koristite čarobnjaka, i zatim pruža dodatne informacije o raznim korake tako da možete učiniti najbolju izbor kao pratite čarobnjaka

Napomena : Nećete moći da dodate prikupljene podatke ako primalac koristi Hotmail ili Yahoo da vam pošalje kolekcije obrazac sa podacima.

Pre nego što počnete

Ako je ovo prvi put prikupljanje podataka pomoću e-poruka, izvršite sledeće korake:

  1. Uverite se da ste na računar instalirali sledeće aplikacije:

    • Access 2007 ili Access 2010.

    • Outlook 2007 ili Outlook 2010. Morate imati Outlook instaliran i podešen na računaru koji koristite za slanje e-poruke. Ako imate instaliran Outlook, ali još nije konfigurisan, ponovo pokrenite Outlook i sledite uputstva u čarobnjaku za pokretanje programa Outlook. Pomoć za čarobnjaka potražite u članku pomoći za Outlook.

    • Ako planirate za korišćenje InfoPath obrasca, uverite se da imate InfoPath 2007 ili novije izdanje instaliran i primaoci takođe treba da imaju InfoPath instaliran na računaru.

    • Te e-pošte primaoci moraju da imaju ili imaju InfoPath ili klijent e-pošte koji podržava HTML formatu instaliranu na računaru da biste mogli da prikažete i uredite obrazac.

      Obrazac koji se koristi za prikupljanje podataka putem e-poruke nije Access obrasca. Čarobnjak za generiše specijalan obrazac u programu InfoPath ili HTML formatu.

      Identifikujte odredišnu bazu podataka. Baze podataka može biti u .mdb ili .accdb formatu. Pored toga, podržane su .mde i .accde datoteke. Ako ne želite da koristite postojeću bazu podataka, morate da kreirate novi.

  2. Identifikujte ili kreiranje tabele koje želite da unosi podatke iz e-pošte odgovore. Ako prikupljate podatke za postojeće tabele, uverite se da tabele nisu samo za čitanje i da li imate neophodne dozvole za dodavanje ili ažuriranje njihov sadržaj.

Napomena : Prilog, numerisanje, OLE i tipovi ne mogu biti prikupljene pomoću e-poruka polje sa više vrednosti

Ako se operacijom prikupljanja podataka popunjavaju dve ili više tabela, morate da Kreiranje upita za izdvajanje i koristiti kao izvor zapisa za obrazac. Uverite se da upit obuhvata sva neophodna polja sa osnovnim tabelama. Ako koristite postojeći upit, uverite se da upit nije samo za čitanje i da li imate neophodne dozvole za dodavanje ili ažuriranje njen sadržaj. Za više informacija o kreiranju upita na osnovu dve ili više tabela, potražite u članku Uvod u upite.

Skladištenje podataka kao nove zapise u sledećim situacijama:

  • Ako podaci će popunili više tabela.

  • Ako odredišna tabela nema polje primarnog ključa. Vrednosti primarnog ključa su neophodne za mapiranje svakog odgovora u postojeći zapis. Ako odredišna tabela nema polje primarnog ključa, dodajte ga sada ili dodelite postojeće polje koje ima jedinstvene vrednosti kao primarni ključ.

  • Ako odredišna tabela nema sve zapise. Ako je tabela prazna, čarobnjak pretpostavlja da želite da dodate zapise.

  • Ako e-adrese primalaca se ne skladište kao polja u bazi podataka. Prilikom prikupljanja podataka da biste ažurirali zapise, nećete moći da ručno otkucate adrese čarobnjak generisao poruku. Polja Adresa mora biti u odredišnoj tabeli ili u tabeli koja ima vezu sa odredišnu tabelu.

Vrh stranice

Prvi koraci

  1. Otvorite bazu podataka u kojoj će biti uskladišten prikupljene podatke.

  2. Da biste dodali podatke u jednu tabelu, izaberite tabelu u oknu za navigaciju. Da biste popunili više povezanih tabela, izaberite upit koji je povezan sa ovim tabelama.

  3. Uradite nešto od sledećeg da biste pokrenuli čarobnjak za:

    • Na kartici Spoljni podaci , u grupi Prikupljanje podataka izaberite stavku Kreiranje e-pošte.

    • Kliknite desnim tasterom miša na tabelu ili upit, a zatim izaberite stavku Sakupi i ažuriraj podatke putem e-pošte.

      Napomena : Ako tabele ne sadrži sva polja ili samo ima "Automatsko numerisanje", OLE objekat, priloga ili tipova polja sa više vrednosti za pronalaženje, Access prikazuje sledeću poruku: izabranu tabelu ili upit sadrži sva polja koja podržavaju prikupljanje podataka putem e-pošte.

Ako tabela sadrži polja koja podržavaju prikupljanje podataka, pokreće se čarobnjak. Ako odredišna tabela podržava i dodavanje i ažuriranje podataka, čarobnjak za vas vodi kroz potrebne korake za prikupljanje podataka putem e-poruke.

Koristite u sledećim odeljcima kao referencu za pitanja na koja vam možda kroz sledeće korake 7 glavnih procesa.

  1. Biranje tipa obrasca za unos podataka koji želite da pošaljete

  2. Odaberite da li želite da prikupljate nove podatke ili ažurirate postojeće podatke

  3. Odredite podatke koje želite da prikupljaju

  4. Navedite automatski ili ručno obrada podataka

  5. Izaberite kako želite da navedete e-adrese primalaca

  6. Pregledajte i navedite liste primalaca

  7. Kreiranje i slanje e-poruke

Vrh stranice

Biranje tipa obrasca za unos podataka koji želite da pošaljete

Izaberite tip obrasca na osnovu jednostavne upotrebe za vas i za primaoce.

Izaberite stavku HTML obrasca    HTML obrazac mogu prikazivati i uređivati svi korisnici čiji klijent e-pošte podržava HTML

Izaberite stavku Microsoft InfoPath obrasca    Videćete ovu opciju samo ako InfoPath je instaliran na vašem računaru. Izaberite ovu opciju samo ako svi primaoci imaju InfoPath i Outlook instaliran na računaru. InfoPath obrazac nudi bolje unos podataka i uređivanje okruženje

Koja će se stranica čarobnjaka prikazati sledeća zavisi od toga da li odredišni objekat podržava ažuriranje podataka. Ako se radi o upitu koji je zasnovan na dve ili više tabela, odnosno ako je u pitanju tabela koja nema polje primarnog ključa ili ne sadrži zapise, čarobnjak će pretpostaviti da želite da dodate nove zapise i tražiće od vas da izaberete polja obrasca. U svim drugim slučajevima čarobnjak će od vas tražiti da precizirate da li želite dodate ili ažurirate podatke pre nego vas što upita da izaberete polja obrasca.

Vrh stranice

Odaberite da li želite da prikupljate nove podatke ili ažurirate postojeće podatke

Navedite šta želite da uradite sa podacima. Tip obrasca koji koristite utiče na broj novih zapisa koje primalac može da vam pošalje u jednom odgovoru. Prilikom ažuriranja podataka, broj zapisa koje mora da se ažurira primalac identifikuje broj prethodno popunjenih obrazaca koji će biti uključeni u poruku.

Napomena : Da biste dodali nove zapise, otkucajte e-adrese u polje adresa e-poruke kada poruka bude kreirana. Da biste ažurirali postojeće podatke, e-adrese primalaca moraju biti uskladištene kao polja u osnovnoj tabeli ili upitu ili u povezanoj tabeli.

Vrh stranice

Navedite željene podatke prikupljene

Kada birate polja da biste uključili u obrazac, nije potrebno da uključite sva polja koja postoji u osnovnoj tabeli ili upitu u obrascu. Međutim, moraju biti ispunjeni sledeći uslovi:

  • Potrebna polja:    Označene simbol zvezdice (*) su potrebne polja. Ako prikupljate nove zapise, čarobnjak će automatski uključiti sva polja čije svojstvo potrebno postavljeno na da. Ako su neka potrebna polja su prazna, Access neće uspeti da biste dodali zapis u tabelu.

  • Koji nisu podržani tipovi polja:    Nećete moći da uključite određene tipove polja u obrascu kao što su "Automatsko numerisanje", prilog, OLE objekat ili polja za pronalaženje sa više vrednosti.

  • Poljem primarnog ključa:    Korisnik će moći da otkucajte vrednost u polju tokom dodavanja zapisa Međutim; odgovor će biti obrađena ako određenu vrednost je već u upotrebi.

    Napomena : Za svako uključeno polje u okviru Svojstva polja, navedite oznake i kliknite na dugme samo za čitanje ako ne želite da korisnik da biste promenili podatke u tom polju.

Vrh stranice

Navedite automatski ili ručno obrada podataka

Možete da izaberete automatski ili ručno obrada odgovora. Automatska obrada znači da kada dobijete odgovore, Outlook i Access će raditi zajedno da izvezete podatke u odredišne tabele u bazi podataka. Automatska obrada možete uštedeti vreme i trud. Ručna obrada samo znači da pokrenete operaciju izvoza za prenos podataka sa određenu fasciklu u programu Outlook, u odredišnu tabelu u programu Access.

Odgovore uspešno izvezene u odredišnu tabelu dok god u vreme odgovora stignu u poštansko sanduče su ispunjeni sledeći uslovi:

  • Outlook mora biti pokrenut na računaru. Ako nije, obrada će započeti kada ga sledeći put pokrenete.

  • Access ne sme biti zaštićenih lozinkom i ne bi trebalo da bude otvorena u isključivom režimu. Ime ili lokacija baze podataka ne mora da se od kada ste poslali e-poruku.

  • Imena tabela i upita, kao i svojstva polja uključenih u obrazac, ne smeju da se menjaju od trenutka slanja e-poruke.

  • Morate da imate potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje sadržaja osnovnih tabela i upita.

    Napomena : Ako Automatska obrada ne uspe, pokušajte da otklonite probleme, a zatim ručno izvezite odgovore koji nije uspela. Sve odgovore da dođete do prijemnog poštanskog sandučeta nakon što ste rešili probleme i dalje se obrađuju automatski.

Podesite svojstva za kontrolu automatske obrade odgovora

Da biste naveli drugu Outlook fasciklu gde su uskladištene odgovore, na stranici Navedite način na koji želite da obrade odgovora u čarobnjaku, kliknite na ime fascikle. U dijalogu Izbor fascikle izaberite drugu fasciklu ili kliknite na dugme novo da biste kreirali novu fasciklu.

Ako izaberete stavku Postavljanje svojstva da biste kontrolisali Automatska obrada odgovora promeniti ili postavki uvoza dobro melodija, potražite u sledećoj tabeli informacija na listi dostupne opcije:

Opcija

Rezultat

Odbaci odgovore od onih kojima nije poslata poruka   

Potvrdite izbor u ovom polju za potvrdu ako želite samo odgovori koje su poslali originalnim primaocima poruke automatski obraditi. Odgovore od drugih ljudi su uskladišteni u odredišnu fasciklu, ali se automatski obrađuju.

Prihvati više odgovora od svakog primaoca   

Potvrdite izbor u ovom polju za potvrdu ako želite samo prvi odgovor svakog primaoca automatsku. Drugi i sledeći odgovori su uskladišteni u odredišnu fasciklu, ali se automatski obrađuju.

Napomena : Ova postavka kontroliše samo broj obrađenih odgovora, ne i broj zapisa u jednom odgovoru. Drugim rečima, ako pošaljete InfoPath obrazac, korisnik će moći da vam pošalje više zapisa u jednom odgovoru, a Access će automatski obraditi sve zapise u odgovoru, čak i ako izbor u ovom polju za potvrdu nije potvrđen.

Samo dozvolite ispravke za postojeće podatke   

Kada primalac koristi InfoPath obrazac da biste ažurirali podatke, mogu poslati nove zapise pored ispravki postojećih zapisa. Izaberite ovo polje za potvrdu za obradu samo ispravke postojećih zapisa.

Broj odgovora za obradu   

Otkucajte ukupan broj (od svih primalaca) koji želite automatski obrade odgovora. Ako želite da se automatski obradi sve odgovore, unesite velike vrednosti, na primer 5000, u okvir za tekst. Odgovori koji su primljeni kada se dostigne navedeni vrednost su uskladišteni u odredišnu fasciklu, ali se automatski obrađuju.

Datum i vreme zaustavljanja   

Navedite kada treba da prestanete da automatska obrada odgovora za ovu e-poruku. Primili posle ovog datuma i vremena su uskladišteni u odredišnu fasciklu, ali se automatski obrađuju odgovori.

Na kartici Spoljni podaci, u grupi Sakupljanje podataka kliknite na dugme Upravljanje odgovorima kako biste ove opcije kasnije promenili. U dijalogu Upravljanje porukama za prikupljanje podataka izaberite poruku čije postavke želite da promenite, a zatim kliknite na dugme Opcije poruke. Promene koje napravite u ovom dijalogu uticaće na sve odgovore na ovu poruku koje naknadno primite.

Ručna obrada odgovora

Da biste kontrolisali kada i odgovora koji se obrađuju, izaberite opciju automatski proces. Odgovora će biti uskladištene u navedenu fasciklu u programu Outlook dok ne izaberete i kliknite desnim tasterom miša svaki odgovor u fasciklu, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Izvezi podatke u Microsoft Access .

U nekim slučajevima, takođe mogu da imaju Ručna obrada odgovora koji nije uspeo da se obrađuju automatski.

Imajte u vidu sledeće pre izvoza podataka

  • Access baze podataka ne bi trebalo da bude otvorena u isključivom režimu, a ime ili lokaciju baze podataka mora da se menjaju jer ste poslali e-poruku.

  • Imena tabela i upita, kao i svojstva polja uključenih u obrazac, ne smeju da se menjaju od trenutka slanja e-poruke.

  • Morate da imate potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje sadržaja osnovnih tabela i upita.

Vrh stranice

Izaberite kako želite da navedete e-adrese primalaca

Ako samo prikupljate nove informacije, e-adrese možete da navedete na dva načina:

  • Otkucajte e-adrese pojedinačno u Outlook e-poruci ili izaberite adrese iz adresara.

  • Koristite polje e-adresu u tabeli ili upitu u trenutnoj bazi podataka programa Access.

    Napomena : Prilikom prikupljanja podataka za ažuriranje postojećih zapisa, ne vidite ovaj dijalog, jer e-adrese primalaca prvo moraju biti dostupne u vidu polja u bazi podataka.

Unos e-adrese direktno u programu Outlook

Ako navodite primaoci u programu Outlook, možete da pregledate i prilagodite poruku pre slanja. U e-poruke uključuje kratak uvod i obrazac. Preporučuje se da ne izvršavate promene u obrazac. Promene u obrazac strukturu može dovesti do odgovor ne obrađuje.

Korišćenje e-adrese uskladištene u polju u bazi podataka

Opciju da biste izabrali An povezane tabele se odnosi na tabele koje su povezane. Da biste prikazali ili uredili relacije između tabela u bazi podataka, na kartici Alatke baze podataka. "", u grupi Relacije , kliknite na dugme Relacije

Za više informacija o relacijama potražite u članku Vodič za relacije između tabela.

Vrh stranice

Pregledajte i navedite liste primalaca

Konačno veliki korak podrazumeva pregleda i prilagođavanje e-poruke, precizno Podešavanje listu primalaca i zatim slanja poruke za prikupljanje podataka.

Kreiranje i slanje e-poruke

Kada čarobnjak za vas obaveštava da sada možete da kreirate e-poruka i pokazuje kako da prikažete status e-poruke pomoću komande za Upravljanje odgovorima , može se pojavljuju neke poruke upozorenja. Sledeća tabela opisuje svaku upozorenja i radnje koje možete preduzeti da biste je uklonili:

Upozorenje poruka

Opis

S olution

Neki zapisi ne sadrže važeću adresu u naznačenom polju za e-adresu. Podaci neće biti vraćen za ove redove.

Izabrano polje za e-adresu je bez vrednosti

Ako želite da prikupite podatke za sve zapise, izađite iz čarobnjaka i polja bez vrednosti zamenite e-adresama. Zatim ponovo pokrenite čarobnjak

Trenutno ste otvorili bazu podataka u ekskluzivnom zaključanom stanju. Sve dok ovo ekskluzivno zaključano stanje ne prestane, automatska obrada e-poruka neće uspeti.

Baza podataka je trenutno otvorena u isključivom režimu

Ako odaberete da automatski odgovori budu obrađuju, obrada ne uspe zato što Access ne može da Dodavanje ili ažuriranje baze podataka koja ima isključivo zaključana. Zatvorite i ponovo otvorite bazu podataka u režimu ne obaveznu odmah nakon slanja poruke

Ove e-poruke mogu da sadrže podatke koji su poverljive ili osetljive prirode.

Prikupljate podatke za ažuriranje postojećih zapisa, a obrazac koji šaljete je prethodno popunjen postojećim podacima

Ako neka polja obrasca sadrže poverljive podatke, vratite se na korak čarobnjaka koju ste izabrali polja i uklonite polja koja sadrže osetljive podatke iz obrasca

Nakon što pregledate i prilagodite poruku, možete da filtrirate polje e-adresu i izaberite stavku primaoci. Odaberite stavku e-adrese koje želite da koristite tako što ćete izabrati odgovarajućim poljima za potvrdu. Ako vidite dijalog spisak nevažeći e-adrese, zabeležite adrese sa liste i kliknite na dugme Izađi. Proverite nevažeći adrese, napravite sve neophodne ispravke i pokušajte da ponovo pošaljete poruku.

Vrh stranice

Napomena : Odricanje odgovornosti mašinskog prevođenja: ovaj članak je preveden u sistemu računara bez ljudski interventne. Microsoft nudi ove mašinskog prevoda da pomogne koja nije na engleskom govornih korisnicima da uživate u sadržaju za Microsoft proizvode, usluge i tehnologijama. U članku bio mašinskog prevesti, mogu da sadrže greške u rečnik, sintaksa ili gramatiku.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×