Deset najvažnijih načina za pospremanje podataka

Nemate uvek kontrolu nad formatom i tipom podataka koje uvozite iz spoljnog izvora podataka, kao što je baza podataka, tekstualna datoteka ili veb stranica. Da biste mogli da analizirate podatke, često morate da ih očistite. Srećom, Excel ima mnogo funkcija koje vam pomažu da dobijete podatke u željenom formatu. Ponekad je zadatak jednostavan i postoji određena funkcija koja ga izvršava za vas. Na primer, možete lako da koristite kontrolor pravopisa da biste očistili pogrešno napisane reči u kolonama koje sadrže komentare ili opise. Ili, ako želite da uklonite duplirane redove, to možete brzo da uradite pomoću dijaloga Uklanjanje duplikata .

U drugim situacijama ćete možda morati da manipulišete jednom ili više kolona pomoću formule da biste uvezene vrednosti konvertovali u nove vrednosti. Na primer, ako želite da uklonite razmake na početku, možete da kreirate novu kolonu da biste očistili podatke pomoću formule, popunjavanjem nove kolone, konvertovanjem formula te nove kolone u vrednosti, a zatim uklanjanjem originalne kolone.

Osnovni koraci za čišćenje podataka su sledeći:

Uvezite podatke iz spoljnog izvora podataka.
Kreirajte rezervnu kopiju originalnih podataka u zasebnoj radnoj svesci.
Uverite se da su podaci u tabelarnom formatu redova i kolona sa: sličnim podacima u svakoj koloni, vidljivim svim kolonama i redovima i bez praznih redova unutar opsega. Za najbolje rezultate koristite Excel tabelu.
Prvo izvršite zadatke koji ne zahtevaju manipulisanje kolonama, kao što je provera pravopisa ili korišćenje dijaloga Pronalaženje i zamena .
Zatim izvršite zadatke koji zahtevaju manipulisanje kolonama. Opšti koraci za manipulisanje kolonom su:
1. Umetnite novu kolonu (B) pored originalne kolone (A) koja je potrebna za čišćenje.
2. Dodajte formulu koja će transformisati podatke na vrhu nove kolone (B).
3. Popunite formulu u novoj koloni (B). U Excel tabeli izračunata kolona se automatski kreira sa popunjenim vrednostima.
4. Izaberite novu kolonu (B), kopirajte je, a zatim nalepite kao vrednosti u novu kolonu (B).
5. Uklonite originalnu kolonu (A), koja konvertuje novu kolonu iz B u A.

Da biste periodično očistili isti izvor podataka, razmotrite snimanje makroa ili pisanje koda da biste automatizovali ceo proces. Postoji i nekoliko spoljnih programskih dodataka koje su napisali nezavisni proizvođači, navedeni u odeljku Nezavisni dobavljači, koje možete da koristite ako nemate vremena ili resursa da sami automatizujete proces.

Dodatne informacije	Opis
Automatsko popunjavanje podataka u ćelijama radnog lista	Pokazuje kako da koristite komandu "Popuni ".
Kreiranje i oblikovanje tabela Promena veličine tabele dodavanjem ili uklanjanjem redova i kolona Korišćenje izračunatih kolona u Excel tabeli	Prikažite kako da kreirate Excel tabelu i dodate ili izbrišete kolone ili izračunate kolone.
Kreiranje makroa	Prikazuje nekoliko načina za automatizovanje zadataka koji se ponavljaju pomoću makroa.

Možete da koristite kontrolor pravopisa da biste pronašli ne samo pogrešno napisane reči, već i da biste pronašli vrednosti koje se ne koriste dosledno, kao što su imena proizvoda ili preduzeća, tako što ćete dodati te vrednosti u prilagođeni rečnik.

Dodatne informacije	Opis
Provera pravopisa i gramatike	Pokazuje kako da ispravite pogrešno napisane reči na radnom listu.
Korišćenje prilagođenih rečnika za dodavanje reči kontroloru pravopisa	Objašnjava kako da koristite prilagođene rečnike.

Duplirani redovi su uobičajeni problem prilikom uvoza podataka. Preporučuje se da prvo filtrirate jedinstvene vrednosti da biste potvrdili da su rezultati ono što želite pre nego što uklonite duplirane vrednosti.

Dodatne informacije	Opis
Filtriranje u cilju pronalaženja jedinstvenih vrednosti i uklanjanje dupliranih vrednosti	Prikazuje dve veoma povezane procedure: kako da filtrirate jedinstvene redove i kako da uklonite duplirane redove.

Možda ćete želeti da uklonite uobičajenu početnu nisku, kao što je oznaka iza koje slede dvotačka i razmak ili sufiks, kao što je zagradska fraza na kraju niske koja je zastarela ili nepotrebna. To možete da uradite tako što ćete pronaći instance tog teksta, a zatim ga zameniti bez teksta ili drugog teksta.

Dodatne informacije	Opis
Proverite da li ćelija sadrži tekst (bez velikih i malih slova) Provera da li ćelija sadrži tekst (razlikuje mala i velika slova)	Prikažite kako da koristite komandu "Pronađi" i nekoliko funkcija za pronalaženje teksta.
Uklanjanje znakova iz teksta	Pokazuje kako da koristite komandu "Zameni " i nekoliko funkcija za uklanjanje teksta.
Pronalaženje ili zamena teksta i brojeva na radnom listu	Prikažite kako da koristite dijalogePronalaženje i zamena.
FIND, FINDB SEARCH, SEARCHB REPLACE, REPLACEB ZAMENA LEFT, LEFTB DESNOLEN, LENB MID, MIDB	Ovo su funkcije koje možete da koristite da biste izvršili razne zadatke rukovanja niskama, kao što su pronalaženje i zamena podniske u okviru niske, izdvajanje delova niske ili određivanje dužine niske.

Tekst ponekad dolazi u mešovitoj kesi, naročito kada je tekst u pitanju. Pomoću nekih od tri funkcije slučaja možete da konvertujete tekst u mala slova, kao što su e-adrese, velika slova, kao što su kodovi proizvoda ili odgovarajuća slova, kao što su imena ili naslovi knjiga.

Dodatne informacije	Opis
Promena malih i velikih slova	Pokazuje kako da koristite tri funkcije slučaja.
LOWER	Konvertuje sva velika slova u tekstualnoj niski u mala slova.
ODGOVARAJUЖE	Ispisuje velikim slovom prvo slovo u tekstualnoj niski kao i sva ostala slova u tekstu koja su napisana posle znakova koji nisu slova. Pretvara sva ostala slova u mala.
UPPER	Konvertuje tekst u velika slova.

Tekstualne vrednosti ponekad sadrže početne, na završne ili više ugrađenih znakova (Unikod skupa znakova vrednosti 32 i 160) ili znakove koji se ne štampaju (unikod skup znakova vrednosti od 0 do 31, 127, 129, 141, 143, 144 i 157). Ovi znakovi ponekad mogu da dovode do neočekivanih rezultata kada sortirate, filtrirate ili pretražirate. Na primer, u spoljnom izvoru podataka korisnici mogu napraviti tipografske greške tako što će nenamerno dodati dodatni razmak ili uvezeni tekstualni podaci iz spoljnih izvora mogu da sadrže znakove koji se neće štampati koji su ugrađeni u tekst. Pošto ovi znakovi nisu lako primećeni, možda će biti teško razumeti neočekivane rezultate. Da biste uklonili ove neželjene znakove, možete da koristite kombinaciju funkcija TRIM, CLEAN i SUBSTITUTE.

Dodatne informacije	Opis
ŠIFRU	Daje numerički kôd za prvi znak u tekstualnoj niski.
ИIST	Uklanja prva 32 znaka koji se ne štampaju u 7-bitnom ASCII kodu (vrednosti od 0 do 31) iz teksta.
TRIM	Uklanja 7-bitni ASCII razmak (vrednost 32) iz teksta.
ZAMENA	Funkciju SUBSTITUTE možete da koristite da biste zamenili Unikod znakove veće vrednosti (vrednosti 127, 129, 141, 143, 144, 157 i 160) 7-bitnim ASCII znacima za koje su dizajnirane funkcije TRIM i CLEAN.

Postoje dva glavna problema sa brojevima koji mogu zahtevati da očistite podatke: broj je nenamerno uvezen kao tekst, a negativni znak mora da se promeni u standard za vašu organizaciju.

Dodatne informacije	Opis
Konvertovanje brojeva uskladištenih kao tekst u brojeve	Pokazuje kako da konvertujete brojeve koji su oblikovani i uskladišteni u ćelijama kao tekst, što može dovesti do problema sa izračunavanjima ili dati zbunjujuće redoslede sortiranja u format broja.
DOLAR	Konvertuje broj u tekstualni format i primenjuje simbol valute.
TEXT	Konvertuje vrednost u tekst u određenom formatu broja.
POPRAVLJENO	Zaokružuje broj na navedeni broj decimala, oblikuje broj u decimalnom formatu koristeći tačku i zareze i daje rezultat kao tekst.
VALUE	Pretvara tekstualnu nisku koja predstavlja broj u brojnu vrednost.

Pošto postoji mnogo različitih formata datuma i pošto ova oblikovanja mogu biti mešana sa kodovima numerisanih segmenata ili drugim niskama koje sadrže kosu crtice ili crtice, datumi i vremena često treba da se konvertuju i ponovo oblikuju.

Dodatne informacije	Opis
Promena datumskog sistema, formata ili dvocifrenog tumačenja godine	Opisuje kako funkcioniše datumski sistem u programu Office Excel.
Konvertovanje vremena	Pokazuje kako da konvertujete između različitih vremenskih jedinica.
Konvertovanje datuma uskladištenih kao tekst u datume	Pokazuje kako da konvertujete datume koji su oblikovani i uskladišteni u ćelijama kao tekst, što može dovesti do problema sa izračunavanjima ili dati zbunjujuće redoslede sortiranja u format datuma.
DATE()	Daje sekvencijalni redni broj koji predstavlja određeni datum. Ako je pre unošenja funkcije oblikovanje ćelije bilo podešeno na opciju Opšti format, rezultat će biti u formatu datuma.
DATEVALUE	Konvertuje datum predstavljen tekstom u redni broj.
TIME	Daje decimalni broj koji odgovara određenom vremenu. Ako je pre unošenja funkcije oblikovanje ćelije bilo podešeno na opciju Opšti format, rezultat će biti u formatu datuma.
TIMEVALUE	Pretvara vreme predstavljeno u obliku tekstualne niske u decimalni broj. Decimalni broj je vrednost u opsegu od 0 (nule) do 0,999999999 i predstavlja vreme od 0:00:00 do 23:59:59.

Uobičajeni zadatak posle uvoza podataka iz spoljnog izvora podataka jeste objedinjavanje dve ili više kolona u jednu ili razdeljivanje jedne kolone u dve ili više kolona. Na primer, možda ćete želeti da razdelite kolonu koja sadrži puno ime na ime i prezime. Možete i da razdelite kolonu koja sadrži polje adrese u zasebne kolone ulice, grad, region i poštanski broj. Obrnuto takođe može biti tačno. Možda ćete želeti da objedinite kolonu "Ime i prezime" u kolonu "Puno ime" ili da kombinujete zasebne kolone adrese u jednoj koloni. Dodatne uobičajene vrednosti koje mogu zahtevati objedinjavanje u jednoj koloni ili razdeljivanje u više kolona uključuju kodove proizvoda, putanje datoteka i adrese internet protokola (IP).

Više informacija	Opis
Kombinovanje imena i prezimena Kombinovanje teksta i brojeva Kombinovanje teksta sa datumom ili vremenom Kombinovanje dve ili više kolona pomoću funkcije	Prikažite tipične primere kombinovanja vrednosti iz dve ili više kolona.
Razdeljivanje teksta u kolone pomoću čarobnjaka za pretvaranje teksta u kolone	Pokazuje kako da koristite ovaj čarobnjak za razdeljivanje kolona na osnovu različitih uobičajenih znakova za razgraničavanje.
Razdeljivanje teksta u kolone pomoću funkcija	Pokazuje kako da koristite funkcije LEFT, MID, RIGHT, SEARCH i LEN za razdeljivanje kolone imena na dve ili više kolona.
Kombinovanje ili razdeljivanje sadržaja ćelija	Pokazuje kako da koristite funkciju CONCATENATE, operator & (ampersand) i čarobnjak za konvertovanje teksta u kolone.
Objedinjavanje ćelija ili razdvajanje objedinjenih ćelija	Pokazuje kako da koristite komande Objedini ćelije, Objedini po iObjedini i Centriraj .
CONCATENATE	Spaja dve ili više tekstualnih niski u jednu tekstualnu nisku.

Većina funkcija analize i oblikovanja u programu Office Excel pretpostavlja da podaci postoje u jednoj, ravnoj ddimenzionalnoj tabeli. Ponekad ćete možda želeti da redovi postanu kolone, a kolone da postanu redovi. U drugim situacijama, podaci nisu čak ni strukturirani u tabelarnom formatu i potreban vam je način da transformišete podatke iz netabularnog u tabelarni format.

Dodatne informacije	Opis
TRANSPOSE	Daje vertikalni opseg ćelija kao horizontalni opseg ili obrnuto.

Administratori baze podataka povremeno koriste Office Excel da bi pronašli i ispravili greške koje se podudaraju kada se spoje dve ili više tabela. To može da podrazumeva usklađivanje dve tabele iz različitih radnih listova, na primer, prikaz svih zapisa u obe tabele ili poređenje tabela i pronalaženje redova koji se ne podudaraju.

Dodatne informacije	Opis
Pronalaženje vrednosti na listi podataka	Prikazuje uobičajene načine za pronalaženje podataka pomoću funkcija za pronalaženje.
PRONALAŽENJA	Daje vrednost iz opsega od jednog reda ili jedne kolone ili iz niza. Funkcija LOOKUP ima dva oblika sintakse: vektorski oblik i oblik niza.
HLOOKUP	Traži vrednost u gornjem redu tabele ili niza vrednosti, a zatim daje vrednost u istoj koloni iz reda koji navedete u tabeli ili nizu.
VLOOKUP	Traži vrednost u prvoj koloni niza tabele i vraća vrednost u istom redu iz druge kolone u nizu tabele.
INDEX	Daje vrednost ili referencu na vrednost iz tabele ili opsega. Postoje dva oblika funkcije INDEX: oblik niza i oblik reference.
MATCH	Daje relativni položaj stavke u nizu koji se podudara sa navedenom vrednošću u navedenom redosledu. Koristite funkciju MATCH umesto neke od funkcija LOOKUP kada vam je potreban položaj stavke, a ne sama stavka.
POMAK	Daje referencu na opseg koji predstavlja precizirani broj redova i kolona iz ćelije ili opsega ćelija. Referenca koja se dobija može biti pojedinačna ćelija ili opseg ćelija. Moguće je precizirati broj redova i kolona koji će biti dobijeni.

Sledi delimična lista nezavisnih dobavljača koji imaju proizvode koji se koriste za čišćenje podataka na razne načine.

Napomena: Microsoft ne pruža podršku za proizvode nezavisnih proizvođača.

Dobavljač	Proizvod
Programski dodatak Express Ltd.	Ultimate Suite for Excel, Merge Tables Wizard, Duplicate Remover, Consolidate Worksheets Wizard, Combine Rows Wizard, Cell Cleaner, Random Generator, Merge Cells, Quick Tools for Excel, Random Sorter, Advanced Find & Replace, Fuzzy Duplicate Finder, Split Names, Split Table Wizard, Workbook Manager
Add-Ins.com	Dupliraj nalazač
Programski dodaci	Pomoć za addinTools
WinPure	ListCleaner Lite ListCleaner Pro Clean and Match 2007

Vrh stranice

Deset najvažnijih načina za pospremanje podataka

Da li vam je potrebna dodatna pomoć?

Želite još opcija?

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Osnove čišćenja podataka

Provera pravopisa

Uklanjanje dupliranih redova

Pronalaženje i zamena teksta

Promena veličine slova teksta

Uklanjanje razmaka i znakova koji se neće štampati iz teksta

Popravljanje brojeva i znakova brojeva

Popravljanje datuma i vremena

Objedinjavanje i razdeljivanje kolona

Transformisanje i preraspoređivanje kolona i redova

Usklađivanje podataka tabele spajanjem ili podudaranjem

Nezavisni dobavljači

Da li vam je potrebna dodatna pomoć?

Želite još opcija?

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!