Da li dokumente treba da sačuvam u usluzi OneDrive for Business ili na lokaciji tima?

Primamljivo je sačuvati sve dokumente u usluzi OneDrive for Business. Veza ka OneDrive for Business biblioteci uvek je negde na vrhu stranice i čeka da otpremite ili kreirate dokument iz usluge OneDrive for Business. Međutim, potrebno je da razmislite o tome ko može, a ko ne može da pristupa dokumentima koje čuvate u usluzi OneDrive for Business. Ako na dokumentu radi više ljudi u okviru nekog projekta, bilo bi bolje da ga sačuvate na sajtu tima.

Koja je razlika između OneDrive for Business i SharePoint sajta tima

OneDrive for Business je mesto koje vam omogućava da u oblaku uskladištite datoteke sa računara i da im pristupate sa bilo kog uređaja ili da ih delite sa drugima. Budući da je deo usluge Office 365 ili SharePoint Server, OneDrive for Business vam omogućava da ažurirate i delite datoteke sa bilo kog mesta, kao i da istovremeno radite na Office dokumentima sa drugima.

SharePoint sajt tima je mesto gde korisnici mogu da sarađuju na datotekama, dokumentima i idejama. Podešen je tako da olakša dvosmernu komunikaciju između članova tima. SharePoint nudi sve potrebne biblioteke dokumenata, liste zadataka, kalendare, tokove posla, wiki stranice i druge funkcije koje timu olakšavaju komunikaciju i saradnju.

Uz OneDrive for Business i SharePoint sajt tima, datoteke se skladište u oblaku. Možete da sinhronizujete OneDrive for Business ili SharePoint sa računarom. Više informacija potražite u članku Sinhronizovanje OneDrive for Business datoteka ili Sinhronizovanje biblioteka sajtova sa računarom.

Kada treba sačuvati dokumente u usluzi OneDrive for Business

  • Ne planirate da ih delite.
    Dokumenti koje stavite u uslugu OneDrive for Business podrazumevano su privatni, osim ako ih ne stavite u fasciklu Deljeno sa svima. Zbog toga je OneDrive for Business najbolja opcija za radne verzije dokumenata ili lične dokumente koje niko drugi ne treba da vidi.

  • Planirate da delite datoteke pojedinačno i sa ograničenim opsegom ili životnim ciklusom.
    Na primer, pišete poruku na blogu koja možda nije povezana sa projektom i želite da je nekoliko kolega pregleda pre nego što je objavite. U ovom slučaju, očekujete da će ljudi jednom koristiti dokument bez potrebe za dodatnim skladištenjem ili informacijama o kontekstu. Sve što im je potrebno jesu veza ka dokumentu i dozvola za uređivanje.

  • Ne možete da identifikujete postojeću lokaciju tima kojoj dokument pripada i ne verujete da namena dokumenta garantuje kreiranje novog.

Kada treba sačuvati dokumente u biblioteci sajta tima

  • Želite da članovi tima prepoznaju dokument kao relevantan za aktuelan projekat.

  • Želite da proširite vlasništvo i dozvole na veću grupu osoba. Ako je dokument važan za uspeh projekta, dobra je ideja da, osim vas, i druge osobe mogu da kontrolišu šta se dešava na lokaciji.

  • Želite da se dozvole dodeljuju u zavisnosti od lokacije, a ne od pojedinačnih dokumenata. Ako osobe imaju pristup lokaciji tima, onda imaju pristup i dokumentima uskladištenim na lokaciji.

  • Drugi dokumenti vezani za projekat već su sačuvani u biblioteci lokacije tima i druge osobe očekuju da ih nađu tamo.

  • Želite da kreirate tok posla prijavljivanja koji dodeljuje dokument nekoj drugoj osobi.

Ako imate malo preduzeće, idealno rešenje je da podesite skladištenje i deljenje datoteka tako da se OneDrive for Business i Office 365 sajt tima koriste zajedno. Pogledajte ovo uputstvo za prilagođavanje sajta tima. Uputstvo sadrži korake o tome kako možete da podignete nivo sajta tima tako da članovi tima mogu da se brzo kreću između svoje OneDrive for Business fascikle i Office 365 sajta tima.

Premeštanje dokumenta iz usluge OneDrive for Business na sajtove tima

Ponekad pojedinačni dokumenti dobijaju na važnosti i postaju relevantni za projekat. Kada se to dogodi, možda će biti zgodno da ih premestite iz usluge OneDrive for Business na lokaciju tima.

Premeštanje dokumenta iz usluge OneDrive for Business u biblioteku lokacije tima je ručna operacija. Možete da kopirate ili isečete i nalepite dokument. Najjednostavniji način za premeštanje datoteka između biblioteka je korišćenje programa Explorer. U biblioteci izaberite karticu Biblioteka, a zatim odaberite komandu Otvori pomoću programa Explorer.

Komanda „Otvori pomoću programa Explorer“ na kartici „Biblioteka“ na traci

Evo kratke video obuke koja demonstrira premeštanje dokumenata:

Pregledač ne podržava video zapis. Instalirajte Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player ili Internet Explorer 9.

Ako koristite SharePoint Online ili SharePoint 2016 lokalno, možda nećete videti stavku Sajtovi u meniju u vrhu stranice. Kliknite na pokretanje aplikacija Ikona pokretanja aplikacija , a zatim izaberite stavke Sajtovi ili SharePoint.

Rešavanje problema premeštanja dokumenata iz usluge OneDrive for Business

Postoji nekoliko problema koje treba imati na umu pri premeštanju dokumenata iz usluge OneDrive for Business u biblioteku lokacije tima:

  • Hiperveze ka originalnom dokumentu prestaju da funkcionišu jer ste izbrisali dokument u usluzi OneDrive for Business. Možda ćete poželeti da delite dokument koji ste premestili na lokaciju tima da biste osobama na lokaciji pružili ažuriranu vezu koja funkcioniše.

  • Ako su osobe pratile originalni dokument, veze u feedu za vesti ka tom dokumentu prestaće da funkcionišu. Da biste vratili povezivanje u prethodno stanje, osobe će morati da prate dokument na njegovoj novoj lokaciji.

  • Možda ćete morati da zamenite originalni dokument u usluzi OneDrive for Business dokumentom koji samo sadrži vezu ka novoj datoteci i informiše o novoj lokaciji.

Da li su vam ove informacije koristile?

Odlično! Imate li još neke povratne informacije?

Kako možemo da je poboljšamo?

Hvala vam na povratnim informacijama!

×