Access 2010: Zadaci baze podataka

Evo nekih osnovnih zadataka za baze podataka koje možete da uradite kako biste saznali kako da koristite Microsoft Access 2010.

 

U ovom članku

Šta je to Access?

Relacione baze podataka u programu Access

Kada otvorite Access

Pronalaženje i primena predloška

Kreiranje baze podataka iz početka

Otvaranje postojeće Access baze podataka

Prvi koraci uz korišćenje nove baze podataka

Dodavanje tabele

Lepljenje podataka iz drugog izvora u Access tabelu

Uvoz ili povezivanje sa podacima iz drugog izvora

Sledeći koraci

Uvoz podataka iz unakrsne tabele ili drugog programa

Uvoz Excel radnog lista u Access

Uvoz Excel radnog lista u vidu tabele u novu bazu podataka

Korišćenje čarobnjaka za analizator tabele u cilju organizovanja podataka

Rad sa podacima iz drugih programa

Korišćenje baze podataka iz ranije verzije u više verzija programa Access

Korišćenje datoteke Access baze podataka u više verzija programa Access

1. korak: Napravite kopiju postojeće baze podataka i sačuvajte je u novom formatu

2. korak: Razdelite kopiju baze podataka i koristite originalnu datoteku kao pozadinsku bazu podataka

3. korak: Povežite novu izloženu bazu podataka sa originalnom bazom podataka

Korišćenje izložene/pozadinske aplikacije u više verzija programa Access

Šta je to Access?

Access 2010 je alatka za dizajn i primenu aplikacije baze podataka koju možete da koristite da biste pratili važne informacije. Podatke možete da čuvate na računaru ili da ih objavite na vebu – tako da drugi mogu da koriste bazu podataka u veb pregledaču.

Mnoge osobe počnu da koriste Access kada program koji koriste za praćenje podataka više nije dorastao zadatku. Na primer, pretpostavimo ste planer događaja i želite da pratite sve detalje koji su vam potrebni za uspešan događaj. Ako za to koristite program za obradu teksta ili program za unakrsne tabele, možete lako da naiđete na problem sa dupliranim i nedoslednim podacima. Možete da koristite softver za kalendare, ali praćenje finansijskih informacija u kalendaru nije dobro rešenje.

Relacione baze podataka u programu Access

Ponekad vam je potrebna relaciona baza podataka da biste pratili takve informacije – skladište podataka koje je podeljeno u manje kolekcije podataka (zovu se tabele) koje eliminišu redundantnost i koje su povezane na osnovu zajedničkih delova informacija (zovu se polja) . Na primer, relaciona baza podataka planiranja događaja može da sadrži tabelu sa informacijama o klijentu, tabelu sa informacijama o dobavljaču i tabelu sa informacije o događaju. Tabela sa informacijama o događaju može imati polje koje je povezuje sa tabela o klijentu, kao i polje koje je povezuje sa tabele o dobavljaču. Na taj način, na primer, ako se promeni broj telefona dobavljača, informacije mogu da se promene jednom u tabeli o dobavljaču umesto u svakom događaju koji uključuje dobavljača.

Access je alatka koju možete da koristite da biste brzo i jednostavno razvili aplikacije relacionih baza podataka koje vam omogućavaju da upravljate informacijama. Možete da kreirate bazu podataka koja će vam pomoći da pratite gotovo svaku vrstu informacija, kao što su popis, profesionalni kontakti ili poslovni procesi. Zapravo, Access se isporučuje sa predlošcima koje možete odmah da koristite da biste pratili mnoštvo informacija, što znatno olakšava rad čak i za početnike.

Kada otvorite Access

Kada pokrenete Access 2010, videćete prikaz „Microsoft Office Backstage“, gde možete da dobijete informacije o trenutnoj bazi podataka, da kreirate novu bazu podataka, otvorite postojeću bazu podataka i prikažete istaknuti sadržaj programa Office.com.

Prikaz „Backstage“ u programu Access 2010

Prikaz „Backstage“ takođe sadrži veliki broj drugih komandi koje možete da koristite za prilagođavanje, održavanje ili deljenje baza podataka. Komande u prikazu „Backstage“ obično se primenjuju na cele baze podataka, ne na objekte u bazi podataka.

Napomena : Možete doći do prikaza „Backstage“ u bilo kom trenutku tako što ćete izabrati karticu Datoteka.

Vrh stranice

Pronalaženje i primena predloška

Access obezbeđuje mnoštvo predložaka koje možete da koristite za ubrzavanje procesa kreiranja baze podataka. Predložak predstavlja gotovu bazu podataka koja sadrži sve tabele, upite, obrasce i izveštaje koji su potrebni za izvođenje određenog zadatka. Na primer, postoje predlošci koje možete da koristite za praćenje problema, upravljanje kontaktima ili beleženje troškova. Neki predlošci sadrže nekoliko probnih zapisa koji ilustruju njihovu upotrebu. Predlošci baza podataka mogu da se koriste takvi kakvi su ili ih možete prilagoditi svojim potrebama.

Da biste pronašli i primenili predložak na bazu podataka, uradite sledeće:

  1. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Novo.

  2. U okviru Dostupni predlošci, uradite nešto od sledećeg:

    • Da biste ponovo koristili predložak koji ste nedavno koristili, izaberite stavku Nedavni predlošci, a zatim izaberite željeni predložak.

    • Da biste ponovo koristili predložak koji ste već instalirali, izaberite stavku Moji predlošci, a zatim izaberite željeni predložak.

    • Da biste pronašli predložak na lokaciji Office.com, u okviru Predlošci sa lokacije Office.com kliknite na kategoriju predložaka, izaberite željeni predložak, a zatim kliknite na dugme Preuzmi da biste preuzeli predložak sa lokacije Office.com na računar.

      Predloške na lokaciji Office.com možete da pretražujete i u okviru programa Access. U okviru Pretraga predložaka na lokaciji Office.com otkucajte termine za pretragu, a zatim kliknite na dugme strelice da biste pretražili.

  3. Opcionalno kliknite na ikonu fascikle pored polja Ime datoteke da biste potražili lokaciju na kojoj želite da kreirate bazu podataka. Ako ne ukažete na određenu lokaciju, Access kreira bazu podataka na podrazumevanoj lokaciji koja je prikazana ispod polja Ime datoteke.

  4. Kliknite na dugme Kreiraj.

Access kreira bazu podataka i otvara je za upotrebu.

Vrh stranice

Kreiranje baze podataka iz početka

Ako želite više detaljan uvod u koncepte koji stoje iza korišćenje programa Access za kreiranje baze podataka, pogledajte članak Osnove dizajniranja baze podataka.

Ako nijedan predložak ne odgovara vašim potrebama ili ako podatke iz nekog drugog programa želite da koristite u programu Access, možda ćete odlučiti da je bolje da bazu podataka kreirate iz početka. U programu Access 2010 imate izbor: standardna baza podataka na radnoj površini ili veb baza podataka.

Više informacija o veb bazama podataka potražite u članku Izgradnja baze podataka za deljenje na vebu.

Da biste kreirali novu bazu podataka, uradite sledeće:

  1. Pokrenite Access.

  2. Na kartici Novo u prikazu „Backstage“ izaberite stavke Prazna baza podataka ili Prazna veb baza podataka.

    Važno : Izbor koji napravite ovde odrediće koje funkcije su dostupne u bazi podataka. Bazu podataka na radnoj površini nije moguće objaviti na vebu, a veb baze podataka ne podržavaju neke funkcije radne površine, kao što su upiti zbirova.

  3. Sa desne strane otkucajte ime za bazu podataka u polju Ime datoteke.

    Da biste promenili lokaciju na kojoj kreirate datoteku, kliknite na dugme Potraži Slika dugmeta koje se nalazi pored polja Ime datoteke, pronađite i izaberite novu lokaciju, a zatim kliknite na dugme U redu.

  4. Kliknite na dugme Kreiraj.

    Access će kreirati bazu podataka, a zatim otvoriti praznu tabelu (sa imenom „Tabela1“) u prikaz lista sa podacima.

  5. Access postavlja kursor u prvu praznu ćeliju u koloni Kliknite da biste dodali nove tabele.

    Počnite sa upisivanjem podataka da biste ih dodali – ili ih nalepite iz drugog izvora na način koji je opisan u odeljku Lepljenje podataka iz drugog izvora u Access tabelu u nastavku ovog članka.

    Napomene : 

    • Unošenje podataka u prikazu lista sa podacima dizajnirano je tako da bude slično unošenju podataka u Excel radni list. Glavno ograničenje je to što podaci moraju da se unesu u susedne redove i kolone, počevši od gornjeg levog ugla lista sa podacima. Ne bi trebalo da pokušavate da oblikujete podatke dodavanjem praznih redova ili kolona, kao što biste to možda uradili u Excel radnom listu, jer ćete na taj način prostor u tabeli ostati neiskorišćen. Tabela sadrži samo podatke. Svako vizuelno predstavljanje tih podataka biće realizovano u obrascima i izveštajima koje ćete dizajnirati kasnije.

    • Struktura tabele se kreira dok unosite podatke. Svaki put kada u list sa podacima dodate novu kolonu, definiše se novo polje u tabeli. Access postavlja tip podatka polja na osnovu vrste podataka koje ste uneli. Na primer, ako ste u jednu kolonu unosili samo vrednosti datuma, Access će za to polje postaviti tip podataka „Datum/vreme“. Ako u njega kasnije pokušate da unesete vrednost koja nije datum (kao što je ime ili telefonski broj), Access će prikazati poruku sa obaveštenjem da vrednost ne odgovara tipu podataka te kolone. Ako je moguće, trebalo bi da planirate tabelu tako da svaka kolona sadrži isti tip podataka, bez obzira na to da li se radi o tekstu, datumima, brojevima ili nekom drugom tipu. Ovo značajno olakšava izradu upita, obrazaca i izveštaja koji biraju samo podatke koje vi želite.

Ako ne želite odmah da unosite podatke, kliknite na dugme Zatvori Slika dugmeta .

Napomena : Access će izbrisati Tabelu1 ako zatvorite bez čuvanja.

Vrh stranice

Otvaranje postojeće Access baze podataka

Savet : Da biste brzo otvorili neku od poslednjih baza podataka koje su bile otvorene, na kartici Datoteka izaberite stavku Nedavno, a zatim kliknite na ime datoteke.

  1. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Otvori.

  2. Kliknite na prečicu u dijalogu Otvaranje – ili sa liste Pogledaj u izaberite disk jedinicu ili fasciklu koja sadrži željenu bazu podataka.

  3. Na listi fascikli dvaput klikćite na fascikle dok ne otvorite onu fasciklu koja sadrži željenu bazu podataka.

  4. Kada pronađete bazu podataka, postupite na neki od sledećih načina:

    • Dvaput kliknite na bazu podataka da biste je otvorili u podrazumevanom režimu otvaranja.

    • Kliknite na dugme Otvori da biste bazu podataka otvorili za deljeni pristup u višekorisničkom okruženju, tako da vi i drugi korisnici u bazi podataka možete istovremeno da čitate sadržaj baze i pišete u njoj.

    • Kliknite na strelicu na dugmetu Otvori, a zatim izaberite stavku Otvori samo za čitanje da biste bazu podataka otvorili sa pristupom samo za čitanje, tako da možete da je pregledate‚ ali ne i da je uređujete.

    • Kliknite na strelicu na dugmetu Otvori, a zatim izaberite stavku Otvori isključivo da biste bazu podataka otvorili sa isključivim pristupom, tako da druge osobe ne mogu da je otvore dok je otvorena kod vas.

    • Kliknite na strelicu na dugmetu Otvori, a zatim izaberite stavku Otvori isključivo samo za čitanje da biste bazu podataka otvorili sa pristupom samo za čitanje. Drugi korisnici će i dalje moći da otvore bazu podataka, ali će biti ograničeni na pristup samo za čitanje.

Ako ne možete da pronađete bazu podataka koju želite da otvorite   

  1. U dijalogu Otvaranje kliknite na prečicu Moj računar – ili sa liste Pogledaj u izaberite stavku Moj računar.

  2. Na listi disk jedinica kliknite desnim tasterom miša na onu disk jedinicu za koju verujete da sadrži bazu podataka, a zatim kliknite na dugme Pretraži.

  3. Unesite kriterijume pretrage, a zatim pritisnite taster ENTER da biste potražili bazu podataka.

  4. Ako je baza podataka pronađena, dvaput kliknite na nju u dijalogu Rezultati pretrage da biste je otvorili.

    Pošto je pretraga započeta iz dijaloga Otvaranje, potrebno je da u tom dijalogu kliknete na dugme Otkaži pre otvaranja tabele.

Datoteku sa podacima možete direktno da otvorite u formatu spoljne datoteke (npr. dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ili Excel). Osim toga, direktno možete da otvorite sve ODBC izvor podataka, kao što je Microsoft SQL Server ili Microsoft FoxPro. Access će automatski kreirati novu Access bazu podataka u istoj fascikli u kojoj se nalazi i datoteka sa podacima i dodati veze ka svakoj tabeli u spoljnoj bazi podataka.

Vrh stranice

Prvi koraci uz korišćenje nove baze podataka

U zavisnosti od predloška koji ste upotrebili, možda ćete morati da uradite nešto od sledećeg da biste počeli sa korišćenjem nove baze podataka:

  • Ako Access prikazuje dijalog Prijavljivanje sa praznom listom korisnika, koristite sledeću proceduru za početak korišćenja:

    1. Izaberite stavku Novi korisnik.

    2. Popunite obrazac Detalji o korisniku.

    3. Kliknite na dugme Sačuvaj i zatvori.

    4. Izaberite korisničko ime koje ste upravo uneli i kliknite na dugme Prijavi se.

  • Ako Access prikazuje prazan list sa podacima, možete početi sa kucanjem podataka direktno u taj list sa podacima ili kliknuti na drugu dugmad ili kartice da biste istražili bazu podataka.

  • Ukoliko Access prikazuje stranicu Prvi koraci, na toj stranici možete kliknuti na veze da biste saznali više o bazi podataka ili kliknuti na drugu dugmad i kartice da biste istražili bazu podataka.

  • Ako Access na traci sa porukama prikazuje poruku Bezbednosno upozorenje, a vi izvor predloška smatrate pouzdanim, kliknite na dugme Omogući sadržaj. Ukoliko baza podataka zahteva prijavljivanje, moraćete ponovo da se prijavite.

Za baze podataka na radnoj površini i veb baze podataka takođe je dobro početi sa nekim od ovih koraka:

Vrh stranice

Dodavanje tabele

U postojeću bazu podataka možete da dodate novu tabelu pomoću alatki u grupi Tabele na kartici Kreiranje.

Grupa „Tabele“ na kartici „Pravljenje“

Napomena : U veb bazi podataka samo je komanda Tabela dostupna u grupi Tabele.

Bez obzira na to u kom prikazu počnete, uvek možete da se prebacite u drugi prikaz pomoću dugmadi za prikaz na statusnoj traci prozora programa Access.

Kreiranje prazne tabele u prikazu lista sa podacima    U prikazu lista sa podacima podatke možete da unosite odmah, kao i da omogućite programu Access da izradi strukturu tabele u pozadini. Imena polja se dodeljuju numerički („Polje1“, „Polje2“, i tako dalje), a Access tip podataka polja postavlja na osnovu vrste podataka koje ste uneli.

  1. Na kartici Kreiranje, u grupi Tabele kliknite na dugme Tabela. Slika dugmeta

  2. Access će kreirati tabelu, a zatim postaviti kursor u prvu praznu ćeliju kolone Kliknite da biste dodali.

  3. Počnite sa upisivanjem podataka u prvu praznu ćeliju da biste ih dodali – ili ih nalepite iz drugog izvora na način koji je opisan u nastavku ovog članka.

    • Dvaput kliknite na zaglavlje kolone, a zatim upišite novo ime kako biste preimenovali kolonu (polje).

      Savet : Svakom polju dajte smisleno ime da biste mogli da zaključite šta ono sadrži bez gledanja podataka.

    • Da biste premestili kolonu, izaberite je tako što ćete kliknuti na njeno zaglavlje, a zatim je prevucite na željeno mesto. Osim toga, možete da izaberete nekoliko susednih kolona i da ih sve zajedno prevučete na novu lokaciju.

      Da biste dodali još polja u tabelu, možete da počnete sa upisivanjem u kolonu Kliknite da biste dodali u prikazu lista sa podacima, odnosno nova polja možete dodati koristeći komande u grupi Dodavanje i brisanje na kartici Polja.

Kreiranje tabele u prikazu dizajna    U prikazu dizajna prvo kreirate strukturu nove tabele. Zatim se prebacujete u prikaz lista sa podacima da biste uneli podatke ili ih unosite pomoću nekog drugog metoda, na primer pomoću obrasca.

Prikaz dizajna nije dostupan za tabele u veb bazama podataka.

  1. Na kartici Kreiranje, u grupi Tabele kliknite na dugme Dizajn tabele. Slika dugmeta

  2. U kolonu Ime polja upišite ime za svako polje u tabeli, a zatim izaberite tip podatka sa liste Tip podatka.

  3. Možete da unesete dodatne informacije za svako polje u kolonu Opis. Opis koji unosite prikazuje se na statusnoj traci kada se tačka umetanja nalazi u tom polju i koristi se kao tekst statusne trake za sve kontrole koje ste kreirali prevlačenjem tog polja iz okna Lista polja u obrazac ili izveštaj, kao i za sve kontrole koje su kreirane za to polje u čarobnjaku za obrasce ili čarobnjaku za izveštaje.

  4. Kada dodate sva polja, sačuvajte tabelu:

    • Na kartici Datoteka kliknite na dugme Sačuvaj.

  5. Sa upisivanjem podataka možete da počnete u bilo kom trenutku tako što ćete se prebaciti u prikaz lista sa podacima i kliknuti u prvu praznu ćeliju. Podatke možete i da nalepite iz drugog izvora na način koji je opisan u sledećem odeljku.

Kreiranje tabele zasnovano na SharePoint listi    Uz SharePoint listu, podatke mogu da koriste i osobe koje nemaju Access. Pored toga, podaci liste se skladište na serveru, što obično pruža bolju zaštitu od gubitka podataka od datoteka uskladištenih na računaru. Možete da počnete sa novom listom ili možete da se povežete sa postojećom listom. Morate imati odgovarajuće dozvole na SharePoint sajtu na kojem želite da kreirate listu. To se može razlikovati u zavisnosti od sajta, te se zato obratite SharePoint administratoru za detalje o opcijama.

Ova funkcija nije dostupna u veb bazi podataka.

  1. Na kartici „Pravljenje“, u grupi „Tabele“, izaberite stavku „SharePoint liste“.

  2. Možete da koristite jedan od predložaka liste da biste kreirali standardnu SharePoint listu, na primer „Kontakti“ ili „Događaji“.

    Takođe možete da kreirate prilagođenu listu, da se povežete sa postojećom listom ili da je uvezete. Kliknite na željene opcije:

  3. Ako odaberete neki od predložaka liste ili ako kreirate prilagođenu listu, otvara se dijalog Kreiranje nove liste koji vas vodi kroz proces. Ako odaberete da iskoristite postojeću listu, otvara se dijalog Preuzimanje spoljnih podataka koji vam pomaže.

Više informacija o tabelama potražite u članku Uvod u tabele.

Vrh stranice

Lepljenje podataka iz drugog izvora u Access tabelu

Ako su podaci koji su vam potrebni trenutno uskladišteni u drugom programu, poput programa Excel, možete da kopirate i nalepite podatke u Access tabelu. Uopšte uzev, ovo najbolje funkcioniše ako su podaci već razdvojeni u kolone kao u Excel radnom listu. Ukoliko se podaci nalaze u programu za obradu teksta, prvo bi trebalo da ih razdvojite u kolone korišćenjem tabulatora ili da ih konvertujete u tabelu u programu za obradu teksta, a zatim da kopirate podatke. Ako je potrebno uređivanje i drugačije rukovanje podacima (na primer, razdvajanje punih imena na imena i prezimena), možda ćete želeti da ovo uradite pre kopiranja podataka, posebno ako niste upoznati sa programom Access.

Kada podatke nalepljujete u praznu tabelu, Access postavlja tip podataka svakog polja u skladu sa vrstom podataka koje u njima pronađe. Na primer, ako nalepljeno polje sadrži samo datume, Access na to polje primenjuje tip podataka „Datum/vreme“. Ako nalepljeno polje sadrži samo reči „da“ i „ne“, Access na polje primenjuje tip podataka „Da/Ne“.

Access imenuje polja u zavisnosti od toga šta pronađe u prvom redu nalepljenih podataka. Ako je prvi red nalepljenih podataka po tipu sličan redovima koji slede, Access određuje prvi red kao deo podataka i poljima dodeljuje generička imena („Polje1“, „Polje2“ itd). Ukoliko prvi red nalepljenih podataka nije sličan redovima koji slede, Access koristi prvi red za imena polja i ne uključuje prvi red u podatke.

Ako Access poljima dodeli generička imena, trebalo bi da ih što pre preimenujete da biste izbegli zabunu. Koristite sledeću proceduru:

  1. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Sačuvaj da biste sačuvali tabelu.

  2. U prikazu lista sa podacima kliknite dvaput na zaglavlje svake kolone, a zatim otkucajte ime za kolonu.

  3. Ponovo sačuvajte tabelu.

Vrh stranice

Uvoz ili povezivanje sa podacima iz drugog izvora

Možda imate podatke koje ste skupljali u drugom programu i koje želite da koristite u programu Access. Možda radite sa osobama koji čuvaju podatke u drugim programima, a vi želite da radite sa njihovim podacima u programu Access. Možda imate više različitih izvora podataka i treba vam „prihvatna platforma“ na koju možete da ih prenesete sve zajedno za dublju analizu.

Access olakšava uvoz ili povezivanje podataka iz drugih programa. Možete da prenesete podatke iz Excel radnog lista, iz tabele u drugoj Access bazi podataka, iz SharePoint liste ili iz bilo kojeg od raznih drugih izvora. Proces se neznatno razlikuju u zavisnosti od izvora podataka, ali ova uputstva će vam pomoći da počnete:

  1. Na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz i povezivanje kliknite na komandu koja odgovara tipu datoteke iz koje uvozite podatke.

    Na primer, ako uvozite podatke iz Excel radnog lista, kliknite na dugme Excel. Ukoliko ne vidite odgovarajući tip programa, kliknite na dugme Još.

    Napomena : Ako u grupi Uvoz i povezivanje ne možete da pronađete ispravan tip formata, možda ćete morati da pokrenete program u kom ste prvobitno kreirali podatke, a da zatim pomoću njega sačuvate te podatke u formatu datoteke koji Access podržava (kao što je tekstualna datoteka sa znacima razgraničenja) kako biste nakon toga podatke mogli da uvezete ili da sep povežete sa njima.

  2. U dijalogu Preuzimanje spoljašnjih podataka kliknite na dugme Potraži da biste pronašli izvornu datoteku sa podacima ili punu putanju izvorne datoteke sa podacima upišite u polje Ime datoteke.

  3. Izaberite željenu opciju pod stavkom Navedite kako i gde želite da uskladištite podatke u aktuelnoj bazi podataka. Možete da kreirate novu tabelu koja koristi uvezene podatke ili da kreirate povezanu tabelu koja održava vezu sa izvorom podataka.

  4. Kliknite na dugme U redu.

    U zavisnosti od izbora, otvara se dijalog Povezivanje objekata ili Uvoz objekata.

  5. Koristite dijalog da biste dovršili proces. Tačna procedura koju sledite zavisi od odabrane opcije uvoza ili povezivanja.

  6. Na poslednjoj stranici čarobnjaka kliknite na dugme Završi.

    Ako odaberete uvoz, Access će vas upitati da li želite da sačuvate detalje operacije uvoza koju ste upravo dovršili.

  7. Ako mislite da ćete u budućnosti ponovo izvršavati istu operaciju uvoza, potvrdite izbor Sačuvaj korake za uvoz, a zatim unesite detalje.

    Posle ćete na jednostavan način moći da ponovite ovu operaciju uvoza tako što ćete na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz kliknuti na dugme Sačuvani uvozi, izabrati specifikaciju uvoza, a zatim kliknuti na dugme Pokreni.

  8. Ako ne želite da sačuvate detalje operacije, kliknite na dugme Zatvori.

Access će uvesti podatke u novu tabelu, a zatim je prikazati u oknu za navigaciju pod stavkom Tabele.

Pratite veze u odeljku ovog članka Takođe pogledajte da biste saznali više o uvozu podataka u Access.

Vrh stranice

Sledeći koraci

Ostatak procesa dizajniranja razlikuje se u zavisnosti od ciljeva, ali verovatno ćete želeti da razmislite o kreiranju upita, obrazaca, izveštaja i makroa. Ovaj članak ne pruža informacije o kreiranju dodatnih objekata baze podataka.

Više informacija potražite u sledećim člancima:

Vrh stranice

Uvoz podataka iz unakrsne tabele ili drugog programa

Ako ste upoznati sa drugim bazama podataka ili programima za unakrsne tabele, verovatno imate osnovna znanja o tome kako ove aplikacije funkcionišu i čemu služe baze podataka. Access se razlikuje od velikog broja drugih aplikacija za baze podataka jer dozvoljava kreiranje relacionih baza podataka, a dodatno se razlikuje od većine programa za unakrsne tabele po tome što nudi alatke za razvoj sofisticiranih upita, obrazaca i izveštaja. On obezbeđuje i brojne opcije za rad sa drugim programima za baze podataka, kao što je SQL Server.

Uvoz Excel radnog lista u Access

Mnogi počinju da istražuju Access pošto su prvo napravili listu u programu Excel. Excel je sjajno mesto da se započne lista, ali kako lista raste, ona se sve teže organizuje i ažurira. Premeštanje liste u Access je obično sledeći logičan korak.

Tabela baze podataka je po strukturi slična radnom listu, tj. po tome što se podaci skladište u redovima i kolonama. Zbog toga je obično lako uvesti radni list u tabelu baze podataka. Glavna razlika između skladištenja podataka u radnom listu i njihovog skladištenja u bazi podataka je u načinu organizacije podataka. Jednostavan uvoz celog radnog lista u bazu podataka u vidu nove tabele neće rešiti probleme u vezi sa organizacijom i ažuriranjem podataka, posebno ako radni list sadrži suvišne podatke. Da biste rešili te probleme, podatke iz unakrsne tabele morate da podelite u posebne tabele, pri čemu svaka tabela treba da sadrži srodne podatke. Više informacija o načinu raspoređivanja podataka u tabele potražite u članku Osnove dizajniranja baze podataka.

Access sadrži čarobnjak za analizator tabele, što vam može pomoći u dovršavanju ovog procesa. Pošto podatke uvezete u tabelu, čarobnjak će vam pomoći da je podelite u zasebne tabele, pri čemu će svaka tabela sadržati podatke koji nisu duplirani ni u jednoj drugoj tabeli. Čarobnjak kreira i neophodne relacije između tabela.

Vrh stranice

Uvoz Excel radnog lista u vidu tabele u novu bazu podataka

  1. Na kartici Datoteka izaberite stavku Novo, a zatim kliknite na dugme Prazna baza podataka.

  2. U polje Ime datoteke upišite ime nove baze podataka, a zatim kliknite na dugme Kreiraj.

    Otvara se nova baza podataka, a Access kreira novu praznu tabelu, „Tabela1“.

  3. Zatvorite tabelu „Tabela1“.

    Kada budete upitani da li želite da sačuvate promene u dizajnu tabele „Tabela1“, kliknite na dugme Ne.

  4. Na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz i povezivanje kliknite na dugme Excel. Slika dugmeta

  5. U dijalogu Preuzimanje spoljašnjih podataka kliknite na dugme Potraži.

  6. Pomoću dijaloga Otvaranje datoteke pronađite odgovarajuću datoteku.

  7. Izaberite datoteku, a zatim kliknite na dugme Otvori.

  8. Uverite se da je u dijalogu Preuzimanje spoljašnjih podataka izabrana opcija Uvezi izvorne podatke u novu tabelu u aktuelnoj bazi podataka.

  9. Kliknite na dugme U redu.

    Pokrenuće se čarobnjak za uvoz unakrsnih tabela i postaviti vam nekoliko pitanja u vezi sa podacima.

  10. Sledite uputstva klikćući na dugmad Dalje ili Nazad u cilju kretanja po stranicama. Na poslednjoj stranici čarobnjaka kliknite na dugme Završi.

    Napomena : Access će vas upitati da li želite da sačuvate detalje operacije uvoza koju ste upravo dovršili. Ako smatrate da ćete u budućnosti ponovo izvršavati istu operaciju uvoza, kliknite na dugme Da, a zatim unesite detalje. Posle ćete na jednostavan način moći da ponovite ovu operaciju tako što ćete na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz kliknuti na dugme Sačuvani uvozi. Ako ne želite da sačuvate detalje operacije, kliknite na dugme Zatvori.

Access će uvesti podatke u novu tabelu, a zatim je prikazati u oknu za navigaciju pod stavkom Sve tabele.

Vrh stranice

Korišćenje čarobnjaka za analizator tabele u cilju organizovanja podataka

Pošto su podaci uvezeni u Access tabelu, pomoću čarobnjaka za analizator tabele možete brzo da identifikujete podatke koji su suvišni. Čarobnjak će nakon toga obezbediti jednostavan metod organizovanja podataka u zasebne tabele, tako da će oni biti uskladišteni na najefikasniji način. Access će sačuvati originalnu tabelu u vidu rezervne kopije, a zatim će kreirati nove tabele koje možete da koristite kao osnovu aplikacije baze podataka.

  1. Otvorite Access bazu podataka koja sadrži tabelu koju želite da analizirate.

  2. Na kartici Alatke baze podataka u grupi Analiziranje izaberite stavku Analiziraj tabelu.

    Pokrenuće se čarobnjak za analizator tabele.

    Prve dve stranice čarobnjaka sadrže kratko uputstvo – zajedno sa dugmadima na koju možete da kliknete kako biste videli primere. Ako ne vidite uvodne stranice, već umesto toga vidite polje za potvrdu sa oznakom Prikazati uvodne stranice?, potvrdite izbor u ovom polju za potvrdu, a zatim dvaput kliknite na dugme Nazad da biste videli uvod. Ako posle čitanja uvoda ne želite da ponovo vidite uvodne strane, možete opozvati izbor u polju za potvrdu Prikazati uvodne stanice?.

  3. Na stranici Koja tabela sadrži polja sa vrednostima koje se ponavljaju u mnogo zapisa? izaberite tabelu koju želite da analizirate, a zatim kliknite na dugme Dalje.

  4. Možete da prepustite čarobnjaku da odluči koja polja idu u koje tabele ili možete sami doneti tu odluku. Ako prihvatite predloge čarobnjaka, ipak ćete moći da napravite promene u rasporedu tabele na sledećoj stranici čarobnjaka.

    Napomena : Ukoliko prepustite čarobnjaku da odluči koja će polja staviti u koje tabele, ti izbori možda neće uvek odgovarati podacima, posebno ako nema mnogo podataka sa kojima se radi. Trebalo bi da pažljivo proverite rezultate čarobnjaka. Sa druge strane, čarobnjak bi mogao predložiti efikasniju organizaciju od one o kojoj vi razmišljate, tako da se preporučuje da bar jednom odluku prepustite čarobnjaku. Ako vam se ne sviđaju predlozi, polja još uvek možete da prerasporedite ručno. Osim toga, uvek možete kliknuti na dugme Nazad i sami rasporediti sva polja.

  5. Kliknite na dugme Dalje. Na ovoj stranici ćete precizirati koje tabele sadrže koja polja. Ako ste odabrali da odluku prepustite čarobnjaku, trebalo bi da pregledate više tabela koje su povezane relacionim linijama. U suprotnom, Access će kreirati samo jednu tabelu koja sadrži sva polja. U svakom slučaju, na ovoj stranici možete da pravite promene.

    • Polja iz tabele možete da prevučete u praznu oblast stranice da biste kreirali novu tabelu koja sadrži ta polja. Access će vas upitati za ime tabele.

    • Polja iz jedne tabele možete da prevučete u drugu ako smatrate da će ona tamo biti uskladištena na efikasniji način.

    • Većina tabela će dobiti polje ID ili Generisan jedinstven ID. Kliknite na dugme Saveti u gornjem desnom uglu čarobnjaka kako biste saznali više o ID poljima.

    • Kliknite na dugme Opozovi da biste opozvali promenu.

    • Da biste preimenovali tabelu, dvaput kliknite na njenu naslovnu traku, upišite novo ime, a zatim kliknite na dugme U redu.

  6. Pošto ste polja rasporedili na željeni način, kliknite na dugme Dalje.

  7. Ako čarobnjak pronađe zapise koji imaju vrlo slične vrednosti, on će te vrednosti identifikovati kao moguće tipografske greške i prikazaće ekran u kom možete da odredite šta je sa njima potrebno uraditi. Pomerajte se kroz listu da biste pronašli zapise koji imaju vrednosti u koloni Ispravka, a zatim izaberite odgovarajuću stavku sa padajuće liste. Izaberite stavku (Ostavi kako jeste) da biste sprečili da čarobnjak promeni vrednost. Kada završite, kliknite na dugme Dalje.

  8. Čarobnjak će vas upitati da li želite da kreirate upit prema originalnoj tabeli. Ako ste već izradili obrasce i izveštaje koji su zasnovani na originalnoj tabeli, kreiranje takvog upita se preporučuje. Ako odaberete opciju Da, kreiraj upit, čarobnjak će preimenovati originalnu tabelu dodajući imenu tabele „_OLD“, a zatim će dati ime novom upitu koristeći ime originalne tabele. Obrasci i izveštaji koji su bili zasnovani na tabeli će nakon toga za podatke koristiti upit i nastaviti da funkcionišu kao pre.

  9. Kliknite na dugme Završi.

    Čarobnjak će kreirati nove tabele u skladu sa onim što je precizirano, a zatim će ih otvoriti. Zatvorite ih kada završite sa pregledanjem rezultata.

Vrh stranice

Rad sa podacima iz drugih programa

Access 2010 obezbeđuje opcije za rad sa podacima koji su uskladišteni u drugim programima.

Kreiranje nove Access baze podataka koja se povezuje sa podacima datoteke u drugom formatu    Pomoću programa Access možete da otvorite datoteku u drugom formatu, kao što je tekstualni format, dBASE ili unakrsna tabela. Access će automatski kreirati Access bazu podataka i povezati se sa tom datotekom.

  1. Pokrenite Access.

  2. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Otvori.

  3. U dijalogu Otvaranje, izaberite tip datoteke koji želite da otvorite na listi. Ako niste sigurni u vezi sa tipom datoteke, izaberite stavku Sve datoteke (*.*).

  4. Po potrebi, potražite fasciklu koja sadrži datoteku koju želite da otvorite. Kada pronađete datoteku, dvaput kliknite na nju da biste je otvorili.

  5. Sledite uputstva u čarobnjaku. Na poslednjoj stranici čarobnjaka kliknite na dugme Završi.

Uvoz ili veza sa podacima u postojećoj Access bazi podataka    Podatke iz drugih izvora i programa možete da uvezete u Access tabele tako da Access datoteka sadrži te podatke ili se možete povezati sa njima iz programa Access tako da oni ostanu u originalnoj datoteci (izvan Access datoteke).

  1. Na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz i povezivanje kliknite na dugme za format u kom su podaci uskladišteni.

    Podatke iz sledećih izvora možete da uvezete ili da se sa njima povežete:

    • Excel    Možete da prenesete podatke iz radnog lista ili imenovanog opsega u Excel radnoj svesci. Svaki radni list ili imenovani opseg mora biti uvezen ili povezan zasebno.

    • Access    Ovo je veoma korisno za odvajanje procesa od podataka, kreiranje razdeljene baze podataka. To jest, možete da koristite jednu bazu podataka koja sadrže sve obrasce, izveštaje i makroe, a podatke da čuvate u drugoj bazi podataka. Zatim možete da razvijete poboljšanja bez prekidanja rada drugih. Takođe možete da kombinujete podatke iz mnogo različitih Access baza podataka u jednu, što olakšava rezimiranje podatke u sektorima ili između poslovnih partnera.

    • ODBC baza podataka    Mnogi programi podržavaju ovaj format, uključujući mnoge proizvode servera baza podataka. To vam pomaže u kreiranju baze podataka u vidu „prihvatne platforme“, gde možete da kombinujete podatke iz različitih sistema.

    • Tekstualna datoteka   Možete se povezati sa jednostavnom tekstualnom datotekom, čak možete i Access koristiti da biste promenili sadržaj te datoteke. To može olakšati korišćenje Access podataka mnoštvu drugih programa.

    • XML datoteka    Ovaj format takođe pruža kompatibilnost sa raznim drugim programima, uključujući neke veb servere.

    • SharePoint lista    Ovo čini podatke upotrebljive pomoću veb pregledača, što je standardni način za korišćenje SharePoint liste.

    • Usluge podataka    Možete se povezati sa veb uslugama podataka unutar preduzeća.

    • HTML dokument   

    • Outlook fascikla    Možete se povezati sa Outlook fasciklama da biste lakše integrisali svoje informacije o kontaktima sa ostatkom podataka.

    • dBase datoteka    dBase je popularni alternativni sistem baze podataka koji Access podržava

      Pojaviće se dijalog Preuzimanje spoljašnjih podataka.

  2. Sledite uputstva u dijalogu.

    Access će uvesti podatke ili ih povezati sa bazom podataka. Za većinu formata morate da precizirate lokaciju podataka, a zatim da odaberete način na koji želite da se podaci uskladište u bazi podataka.

Vrh stranice

Korišćenje baze podataka iz ranije verzije u više verzija programa Access

Ako su Access baza podataka ili Access projekat kreirani u programu Access 2000 ili novijoj verziji, možete da ih koristite u verziji programa Access u kojoj su kreirani ili u bilo kojoj novijoj verziji – čak i ako su za datoteku omogućene postavke bezbednosti. Na primer, Access 2000 datoteke mogu da se koriste u verzijama od Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 i Access 2010.

Možda će doći do situacije u kojoj ćete želeti da podatke čuvate u ranijoj verziji programa Access, ali neki korisnici koji imaju noviju verziju programa Access će hteti da se povežu sa tim podacima i da pritom i dalje koriste prednosti nekih opcija novije verzije. Rešenje je u kreiranju novog izloženog dela (front-end) baze podataka u novijoj verziji (koja sadrži obrasce, izveštaje, upite, makroe, ali ne i tabele) i njegovo povezivanje sa tabelama u datoteci iz ranije verzije. Koristite jednu od sledećih procedura, zavisno od toga da li se vaša baza podataka nalazi u jednoj datoteci ili je već podeljena na front-end/back-end aplikacija.

Korišćenje datoteke Access baze podataka u više verzija programa Access

Ako se sve tabele, obrasci i drugi objekti Access baze podataka starije verzije nalaze u jednoj .mdb datoteci, a vi tu bazu podataka želite da koristite u više verzija programa Access, možete kreirati novi izloženi deo baze podataka u novijoj verziji i povezati ga sa originalnom datotekom. Korisnici koji imaju raniju verziju programa Access će i dalje moći da koriste originalnu datoteku. Korisnici koji poseduju noviju verziju mogu da koriste novi izloženi deo baze podataka da bi se povezali sa istim podacima. Možete da kreirate nekoliko izloženih verzija ako vam treba nekoliko verzija programa Access.

Vrh stranice

1. korak: Napravite kopiju postojeće baze podataka i sačuvajte je u novom formatu

Pomoću sledeće procedure konvertujte bazu podataka u bilo koji od tri najnovija formata: Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Upotrebom ove komande, originalna baza podataka će se sačuvati u prvobitnom formatu, a kreiraće se i kopija u formatu koji vi precizirate.

  1. Zatvorite Access datoteku. Ako datoteka predstavlja višekorisničku Access bazu podataka koja se nalazi na serveru ili u deljenoj fascikli, uverite se da je niko drugi nije otvorio.

  2. Pokrenite Access 2010.

  3. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Otvori.

  4. Potražite lokaciju datoteke koju želite da konvertujete, a zatim dvaput kliknite na nju da biste je otvorili.

    Ako se pojavi dijalog Poboljšanje baze podataka sa pitanjem da li želite da poboljšate bazu podataka, kliknite na dugme Ne.

  5. Ukoliko se otvori obrazac kada pokrenete bazu podataka, zatvorite ga.

  6. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Sačuvaj bazu podataka kao.

  7. U dijalogu Sačuvaj kao upišite ime nove baze podataka.

    Napomena : Ako nemate nameru da novu bazu podataka sačuvate na drugoj lokaciji, njeno ime mora biti različito od imena originalne baze podataka. U svakom slučaju, obično je najbolje koristiti neko drugo ime kako biste lakše razlikovali izloženi i potporni deo baze podataka. Međutim, ako konvertujete u format programa Access 2007, oznaka tipa datoteke se menja iz .mdb u .accdb, pa možete da koristite isto ime datoteke.

  8. Kliknite na dugme Sačuvaj.

Vrh stranice

2. korak: Razdelite kopiju baze podataka i koristite originalnu datoteku kao pozadinsku bazu podataka

Razdelite konvertovanu bazu podataka pomoću sledeće procedure:

  • Na kartici Alatke baze podataka, u grupi Premeštanje podataka kliknite na dugme Access baza podataka. Slika dugmeta

  • U dijalogu Razdelnik baze podataka kliknite na dugme Razdeli bazu podataka.

    Ako želite možete napraviti rezervnu kopiju, ali možete i pomoću originalne baze podataka ponovo da napravite kopiju.

  • Upišite ime pozadinske baze podataka, a zatim kliknite na dugme Razdeli.

Vrh stranice

3. korak: Povežite novu izloženu bazu podataka sa originalnom bazom podataka

  1. Izbrišite pozadinski deo baze podataka koji je kreiran pomoću alatke „Razdelnik baze podataka“ – vodite pritom računa da ne izbrišete originalnu datoteku.

  2. Povežite novu izloženu bazu podataka sa tabelama u originalnoj bazi podataka: Na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz i povezivanje kliknite na dugme Menadžer za povezane tabele. Slika dugmeta

  3. Kliknite na dugme Izaberi sve, a zatim potvrdite izbor Uvek upitaj za novu lokaciju.

  4. Kliknite na dugme U redu, pronađite bazu podataka iz ranije verzije, a zatim dvaput kliknite na nju.

    Ako sve prođe kako treba, Access će prikazati poruku sa obaveštenjem da su sve izabrane povezane tabele uspešno osvežene.

Nakon toga možete da poboljšate novi izloženi deo baze podataka, kako bi bile podržane nove opcije za one korisnike koji imaju novije verzije programa Access. Korisnici koji imaju prethodne verzije mogu da nastave sa korišćenjem baze podataka iz ranije verzije.

Vrh stranice

Korišćenje izloženog i pozadinskog dela aplikacije u više verzija programa Access

Ako je Access baza podataka već front-end/back-end aplikacija, možete da konvertujete izloženi deo u novi format datoteke. Nisu potrebne promene pozadinskog dela baze podataka.

U sledećoj proceduri je prikazano kako se koristi komanda Sačuvaj bazu podataka kao da bi se izloženi deo baze podataka konvertovao u bilo koji od tri najnovija formata: Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Upotrebom ove komande originalna baza podataka će se sačuvati u prvobitnom formatu i kreiraće se kopija u formatu koji vi precizirate.

  1. Zatvorite izloženi deo baze podataka. Ako datoteka predstavlja višekorisničku Access bazu podataka koja se nalazi na serveru ili u deljenoj fascikli, uverite se da je niko drugi nije otvorio.

  2. Pokrenite Access 2010.

  3. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Otvori.

  4. Potražite lokaciju izloženog dela datoteke, a zatim dvaput kliknite na njega da biste ga otvorili.

    Ako se pojavi dijalog Poboljšanje baze podataka sa pitanjem da li želite da poboljšate bazu podataka, kliknite na dugme Ne.

  5. Ukoliko se pojavi obrazac kada otvorite bazu podataka, zatvorite ga.

  6. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Sačuvaj bazu podataka kao.

  7. U dijalogu Sačuvaj kao upišite ime nove baze podataka.

  8. Kliknite na dugme Sačuvaj.

Možete da poboljšate novu izloženu bazu podataka da podržava novu funkciju.

Vrh stranice

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×