Osnove baza podataka

U ovom članku

• Šta je to baza podataka?

• Delovi Access baze podataka

Šta je to baza podataka?

Baza podataka je alat za prikupljanje i organizovanje informacija. Baze podataka mogu da skladište informacije o osobama, proizvodima, porudžbinama ili bilo čemu drugom. Mnoge baze podataka započnu kao lista u programu za obradu teksta ili unakrsnoj tabeli. Kako lista raste, počinju da se pojavljuju viškovi i nedoslednosti u podacima. Podaci postaju teški za razumevanje u obliku liste i ograničeni su načini pretraživanja ili izvlačenja podskupova podataka za pregledanje. Kada problemi počnu da se javljaju, dobra ideja je prebaciti podatke u bazu podataka koju je napravio sistem za upravljanje bazom podataka (DBMS), kao što je Access.

Kompjuterizovana baza podataka predstavlja kontejner objekata. Jedna baza podataka može da sadrži više tabela. Na primer, sistem za praćenje inventara koji koristi tri tabele nije tri baze podataka, nego jedna koja sadrži tri tabele. Osim ako nije naročito dizajnirana tako da koristi podatke ili kôd iz drugog izvora, Access baza podataka skladišti tabele u jednoj datoteci, zajedno sa objektima, kao što su obrasci, izveštaji, makroi i moduli. Baze podataka kreirane u Access 2007-2016 formatu (koji koriste i Access za Microsoft 365, Access 2021 i Access 2019) imaju oznaku tipa datoteke .accdb, a baze podataka kreirane u starijim Access formatima imaju oznaku tipa datoteke .mdb.

Pomoću programa Access možete da izvršite sledeće radnje:

• Dodavanje novih podataka u bazu podataka, kao što je nova stavka u inventaru

• Uređivanje postojećih podataka u bazi podataka, kao što je promena trenutne lokacije stavke

• Brisanje informacija, ako se neka stavka možda proda ili odbaci

• Organizovanje i prikaz podataka na različite načine

• Deljenje podataka sa drugima putem izveštaja, e-poruka, intraneta ili interneta

Delovi Access baze podataka

Sledeći odeljci predstavljaju kratke opise delova tipične Access baze podataka.

Tabele

Baza podataka izgleda slično kao unakrsna tabela zbog toga što se podaci skladište u redovima i kolonama. Rezultat toga jeste da je obično prilično lako uvesti unakrsnu tabelu u tabelu baze podataka. Glavna razlika između skladištenja podataka u unakrsnoj tabeli i u bazi podataka jeste način organizovanja podataka.

Da bi baza podataka bila što fleksibilnija, podaci se moraju organizovati u tabele kako se ne bi pojavljivali viškovi. Na primer, ako skladištite informacije o zaposlenima, svaki zaposleni trebalo bi da se samo jednom unese u tabelu koja je podešena da čuva podatke o zaposlenom. Podaci o proizvodima skladištiće se u posebnoj tabeli, a podaci o poslovnicama skladištiće se u drugoj tabeli. Ovaj proces naziva se normalizacija.

Svaki red u tabeli naziva se zapis. U zapisima se skladište pojedinačne informacije. Svaki zapis sastoji se iz jednog ili više polja. Polja odgovaraju kolonama u tabeli. Na primer, možda imate tabelu pod imenom „Zaposleni“ u kojoj svaki zapis (red) sadrži informacije o drugom zaposlenom, a svako polje (kolona) sadrži drugi tip informacija, kao što su ime, prezime, adresa i tako dalje. Polja se moraju naznačiti kao određeni tip podataka, bez obzira na to da li je to tekst, datum ili vreme, broj ili neki drugi tip.

Drugi način za opisivanje zapisa i polja jeste da vizuelizujete stari katalog kartica u biblioteci. Svaka kartica u kartoteci odgovara jednom zapisu u bazi podataka. Svaka informacija na pojedinačnoj kartici (autor, naslov i tako dalje) odgovara jednom polju u bazi podataka.

Više informacija o tabelama potražite u članku Uvod u tabele.

Obrasci

Obrasci vam omogućavaju da napravite korisnički interfejs u kom možete da unosite i uređujete podatke. Obrasci često sadrže komandnu dugmad i druge kontrole koje izvršavaju razne zadatke. Bazu podataka možete da napravite bez korišćenja obrazaca tako što ćete jednostavno unositi podatke u listove sa podacima tabele. Međutim, većina korisnika baze podataka radije koristi obrasce za prikazivanje, unos i uređivanje podataka u tabelama.

Komandnu dugmad možete da programirate tako da određuju koji podaci se pojavljuju u obrascu, otvaraju druge obrasce ili izveštaje, odnosno da izvršavaju razne druge zadatke. Na primer, možda imate obrazac pod imenom „Obrazac klijenta“ na kom radite sa podacima o klijentu. Obrazac klijenta možda ima dugme koje otvara porudžbinu u kojoj možete da unesete novu porudžbinu za tog klijenta.

Obrasci vam omogućavaju i da kontrolišete na koji način drugi korisnici vrše interakciju sa podacima u bazi podataka. Na primer, možete da napravite obrazac koji prikazuje samo određena polja i omogućava izvršavanje samo određenih operacija. To doprinosi zaštiti podataka i obezbeđuje da se podaci ispravno unesu.

Dodatne informacije o obrascima potražite u članku Uvod u obrasce.

Izveštaji

Izveštaje koristite za oblikovanje, rezimiranje i izlaganje podataka. Izveštaj obično odgovara na određeno pitanje, kao što je „Koliko novca smo primili od svakog klijenta ove godine?“ ili „U kojim se gradovima nalaze naši klijenti?“. Svaki izveštaj može da se oblikuje da predstavlja informacije tako da ih je najlakše pročitati.

Izveštaj može da se pokrene bilo kada i uvek će predstavljati trenutne podatke u bazi podataka. Izveštaji su obično oblikovani za štampanje, ali mogu i da se prikažu na ekranu, izvezu u drugi program ili pošalju kao prilog u e-poruci.

Više informacija o izveštajima potražite u članku Uvod u izveštaje u programu Access.

Upiti

Upiti mogu da izvršavaju različite funkcije u bazi podataka. Njihova najčešća funkcija jeste da preuzimaju određene podatke iz tabela. Podaci koje želite da vidite obično se nalaze u nekoliko tabela, a upiti vam omogućavaju da ih sve vidite na jednom listu sa podacima. Takođe, pošto obično ne želite da vidite sve zapise istovremeno, upiti vam omogućavaju da dodate kriterijume za „filtriranje“ podataka samo na željene zapise.

Određeni upiti mogu da se „ažuriraju“, što znači da možete da uredite podatke u osnovnim tabelama pomoću lista sa podacima upita. Ako radite u upitu koji se može ažurirati, zapamtite da se promene zapravo izvršavaju na tabelama, a ne samo na listu sa podacima upita.

Postoje dve osnovne vrste upita: upiti za izdvajanje i radni upiti. Upit za izdvajanje samo preuzima podatke i čini ih dostupnim za korišćenje. Rezultate upita možete da vidite na ekranu, odštampate ih ili kopirate u ostavu. Odnosno, izlaz upita možete da koristite kao izvor zapisa za obrazac ili izveštaj.

Radni upit, kao što mu ime govori, izvršava zadatak sa podacima. Radni upiti mogu da se koriste za pravljenje novih tabela, dodavanje podataka u postojeće tabele, ažuriranje ili brisanje podataka.

Dodatne informacije o upitima potražite u članku Uvod u upite.

Makroi

Makroi u programu Access nalik su na pojednostavljeni programski jezik koji možete da koristite za dodavanje funkcionalnosti bazi podataka. Na primer, makro možete da priložite komandnom dugmetu na obrascu tako da se makro pokreće kad god se klikne na dugme. Makroi sadrže radnje koje izvršavaju zadatke, kao što je otvaranje izveštaja, pokretanje upita ili zatvaranje baze podataka. Većina operacija baze podataka koje izvršavate ručno može da se automatizuje pomoću makroa, tako da oni mogu značajno uštedeti vreme.

Dodatne informacije o makroima potražite u članku Uvod u Access programiranje.

Moduli

Moduli, poput makroa, predstavljaju objekte koje možete da koristite za dodavanje funkcionalnosti bazi podataka. Dok makroe pravite u programu Access biranjem sa liste radnji makroa, module pišete u programskom jeziku Visual Basic for Applications (VBA). Modul je kolekcija deklaracija, izraza i procedura koje su uskladištene zajedno kao celina. Modul može da bude modul klase ili standardni modul. Moduli klase priloženi su obrascima ili izveštajima i obično sadrže procedure koje su specifične za obrazac ili izveštaj kom su priloženi. Standardni moduli sadrže opšte procedure koje nisu povezane sa bilo kojim drugim objektom. Standardni moduli navedeni su u okviru stavke Moduli u oknu za navigaciju, dok moduli klase nisu.

Dodatne informacije o modulima potražite u članku Uvod u Access programiranje.

Vrh stranice