Ustvarjanje preprostega poročila

Kaj želite narediti?

• Izbira vira zapisa

• Ustvarjanje poročila z orodjem za poročila

• Ustvarjanje poročila s čarovnikom za poročila

• Ustvarjanje nalepk s čarovnikom za nalepke

• Ustvarjanje poročila z orodjem za prazna poročila

• Razumevanje odsekov poročila

• Razumevanje kontrolnikov

• Podrobno prilagajanje poročila v pogledu postavitve

• Podrobno prilagajanje poročila v pogledu načrta

• Dodajanje kontrolnikov v poročilo

• Shranjevanje dela

• Ogled, tiskanje ali pošiljanje poročila kot e-poštnega sporočila

• Ogled poročila

• Tiskanje poročila

• Pošiljanje poročila kot e-poštnega sporočila

Izbira vira zapisa

Poročilo je sestavljeno iz informacij, ki izhajajo iz tabel ali poizvedb, in informacij, ki so shranjene v načrtu poročila, kot so oznake, naslovi in grafike. Tabele ali poizvedbe, ki zagotavljajo temeljne podatke, so znane tudi kot vir zapisa poročila. Če vsa polja, ki jih želite vključiti, obstajajo v eni tabeli, uporabite to tabelo kot vir zapisa. Če so polja shranjena v več kot eni tabeli, morate kot vir zapisa uporabiti eno ali več poizvedb. Te poizvedbe morda že obstajajo v zbirki podatkov, morda pa boste morali ustvariti nove poizvedbe, ki bodo posebej ustrezale potrebam vašega poročila.

Ustvarjanje poročila z orodjem za poročila

Z orodjem za poročila lahko najhitreje ustvarite poročilo, ker se poročilo ustvari takoj, ne da bi morali navesti informacije. V poročilu so prikazana vsa polja iz temelje tabele ali poizvedbe. Z orodjem za poročila ne morete ustvariti končnega, elegantnega izdelka, ki ga želite, vendar je orodje zelo uporabno, ko si želite na hitro ogledati temeljne podatke. Poročilo lahko nato shranite in ga spremenite v pogledu postavitve ali pogledu načrta, tako da bolje ustreza vašim potrebam.

1. V podoknu za krmarjenje kliknite tabelo ali poizvedbo, na kateri želite zasnovati poročilo.

2. Na zavihku Ustvarjanje v skupini Poročila kliknite Poročilo.

   Access ustvari poročilo in ga prikaže v pogledu postavitve.

3. Če želite več informacij o prikazovanju in tiskanju poročila, glejte razdelek Ogled, tiskanje ali pošiljanje poročila kot e-poštnega sporočila.

Ko ste si ogledali poročilo, ga lahko shranite in nato zaprete poročilo in osnovno tabelo ali poizvedbo, ki ste jo uporabili kot vir zapisa. Ko boste naslednjič odprli poročilo, bo Access prikazal najnovejše podatke iz vira zapisa.

Ustvarjanje poročila s čarovnikom za poročila

Če želite sami izbrati, katera polja bodo prikazana v poročilu, lahko uporabite čarovnika za poročila. Določite lahko tudi, kako so podatki združeni in razvrščeni, ali pa uporabite polja iz več kot ene tabele ali poizvedbe, če ste vnaprej določili relacije med tabelami in poizvedbami.

• Na zavihku ustvari v skupini Poročila kliknite Čarovnik za poročila.

• Sledite navodilom na straneh čarovnika za poročila. Na zadnji strani kliknite Dokončaj.

  Med predogledom poročila je poročilo prikazano tako, kot bo natisnjeno. Če želite povečati podrobnosti, lahko tudi povečate povečavo. Če želite več informacij o prikazovanju in tiskanju poročila, glejte razdelek Ogled, tiskanje ali pošiljanje poročila kot e-poštnega sporočila.

Ustvarjanje nalepk s čarovnikom za nalepke

Če želite na preprost način ustvariti nalepke za različne standardne velikosti nalepk, uporabite čarovnika za nalepke.

1. V podoknu za krmarjenje odprite tabelo ali poizvedbo, ki bo vir zapisa za nalepke, tako da jo dvokliknete.

2. Na zavihku Ustvari v skupini Poročila kliknite Nalepke.

3. Sledite navodilom na straneh čarovnika za nalepke. Na zadnji strani kliknite Dokončaj.

Access prikaže nalepke v predogledu tiskanja, tako da jih lahko vidite takšne, kot bodo natisnjene. S kontrolnikom drsnika v Accessovi vrstici stanja lahko povečate podrobnosti. Če želite več informacij o prikazovanju in tiskanju poročila, glejte razdelek Ogled, tiskanje ali pošiljanje poročila kot e-poštnega sporočila.

Ustvarjanje poročila z orodjem za prazna poročila

Če ne želite uporabiti orodja za poročila ali čarovnika za poročila, lahko z orodjem za prazna poročila ustvarite poročilo od začetka. Na tak način lahko zelo hitro ustvarite poročilo, še posebej, če nameravate v poročilo vključiti le nekaj polj. V tem postopku je opisano, kako uporabljate orodje za prazna poročila:

• Na zavihku Ustvari v skupini Poročila kliknite Prazno poročilo.

  Prazno poročilo je prikazano v pogledu postavitve, podokno seznama polj pa na desni strani Accessovega okna.

• V podoknu Seznam polj kliknite znak plus ob tabeli ali tabelah s polji, ki jih želite prikazati v poročilu.

• Vsako polje povlecite drugo za drugim v poročilo ali pa pridržite tipko CTRL in izberete več polj, ki jih lahko nato hkrati povlečete v poročilo.

• Z orodji v skupini Glava/noga na zavihku Načrt poročila lahko v poročilo dodate logotip, naslov, številke strani ali datum in čas.

Razumevanje odsekov poročila

V Accessu je načrt poročila razdeljen v odseke. Če si želite ogledati odseke, lahko prikažete poročilo v pogledu načrta. Če želite ustvariti uporabna poročila, morate razumeti, kako vsak odsek deluje. Odsek, v katerega vstavite izračunan kontrolnik, na primer določa, kako Access izračuna rezultate. Na spodnjem seznamu je prikazan povzetek vrst odsekov in njihova uporaba:

• Glava poročila     Ta odsek se natisne samo enkrat na začetku poročila. Glavo poročila lahko uporabite za podatke, ki so običajno prikazani na naslovnici, na primer logotip, naslov ali datum. Ko v glavo poročila vstavite izračunani kontrolnik, ki uporablja funkcijo seštevanja Sum, izračunana vsota velja za celotno poročilo. Glava poročila je natisnjena pred glavo strani.

• Glava strani     Ta odsek je natisnjen na vrhu vsake strani. Glavo strani lahko na primer uporabite, če želite ponoviti naslov poročila na vsaki strani.

• Glava skupine     Ta odsek je natisnjen na začetku vsake nove skupine zapisov. Glavo skupine lahko uporabite za tiskanje imena skupine. V poročilih, ki so združena po izdelku, uporabite glavo skupine za tiskanje imena izdelka. Ko vstavite izračunani kontrolnik, ki se uporablja v združevalni funkciji Sum, v glavo skupine, se vsota nanaša na trenutno skupino.

• Podrobnosti     Ta razdelek je natisnjen enkrat za vsako vrstico v viru zapisa. Tukaj lahko vstavite kontrolnike, ki sestavljajo glavno telo poročila.

• Noga skupine     Ta odsek je natisnjen na koncu vsake skupine zapisov. Nogo skupine lahko uporabite za tiskanje informacij za povzetek za skupino.

• Noga strani     Ta odsek je natisnjen na dnu vsake strani. Nogo strani lahko uporabite za tiskanje številk strani ali podatkov na posamezni strani.

• Noga poročila     Ta odsek je natisnjen le enkrat, na koncu poročila. Nogo poročila lahko uporabite za tiskanje poročil z rezultati ali drugimi informacijami za povzetek celotnega poročila.

  Opomba: V pogledu načrta je noga poročila prikazana pod nogo strani. Pri tiskanju ali predogledu poročila je noga poročila prikazana nad nogo strani in za zadnjo nogo skupine ali vrstice s podrobnostmi na zadnji strani.

Na vrh strani

Razumevanje kontrolnikov

Kontrolniki so predmeti, ki prikažejo podatke, izvedejo dejanja in omogočajo ogled in delo z informacijami, ki izboljšajo uporabniški vmesnik, kot so oznake in slike. Access podpira tri vrste kontrolnikov: vezane, nevezane in izračunane:

• Vezani kontrolnik     Kontrolnik, katerega vir podatkov je polje v tabeli ali poizvedbi, je vezani kontrolnik. Z vezanimi kontrolniki lahko prikažete vrednosti polj v zbirki podatkov. Vrednosti so lahko besedilo, datumi, številke, vrednosti »da/ne«, slike ali grafi. Polje z besedilom je najbolj pogosta vrsta vezanega kontrolnika. Na primer polje z besedilom na obrazcu, ki prikaže priimek zaposlenega, lahko pridobi te informacije iz polja »Priimek« v tabeli zaposlenih.

• Nevezani kontrolnik     Kontrolnik, ki nima vira podatkov (polja ali izraza), je nevezani kontrolnik. Nevezane kontrolnike lahko uporabite za prikaz informacij, črt, pravokotnikov in slik. Nalepka, ki prikaže naslov poročila, je na primer nevezani kontrolnik.

• Izračunani kontrolnik     Kontrolnik, katerega vir podatkov je izraz namesto polja, je izračunani kontrolnik. Vrednost, ki jo želite v kontrolniku, lahko navedete tako, da določite izraz kot vir podatkov za kontrolnik. Izraz je kombinacija operatorjev (na primer = in + ), imen kontrolnikov, imen polj, funkcij, ki vrnejo eno vrednost, in vrednosti konstant. Ta izraz na primer izračuna ceno artikla s 25-odstotnim popustom tako, da pomnoži vrednost v polju »Cena enote« z vrednostjo konstante (0,75).

  = [Cena enote] * 0.75

  Izraz lahko uporabi podatke iz polja v temeljni tabeli ali poizvedbi poročila ali iz kontrolnika v poročilu.

Ko ustvarite poročilo, je najbolj učinkovito, če najprej dodate in razporedite vse vezane kontrolnike, še posebej, če ti predstavljajo večino kontrolnikov v poročilu. Nato lahko dodate nevezane in izračunane kontrolnike, ki dokončajo načrt, tako da uporabite orodja v skupini Kontrolniki na zavihku Načrt poročila.

Kontrolnik povežete s poljem tako, da določite polje, iz katerega kontrolnik pridobiva podatke. Ustvarite lahko kontrolnik, ki je vezan na izbrano polje, tako da povlečete polje iz podokna Seznam polj v poročilo. V podoknu Seznam polj so prikazana polja temeljne tabele ali poizvedbe poročila. Če želite prikazati podokno Seznam polj, na zavihku Načrt poročila v skupini Orodja kliknite Dodaj obstoječa polja.

Lahko pa povežete polje s kontrolnikom tako, da vnesete ime polja v sam kontrolnik ali v polje za vrednost VirKontrolnika na listu z lastnostmi kontrolnika. List z lastnostmi določa značilnosti kontrolnika, na primer njegovo ime, vir podatkov in obliko zapisa.

Uporaba podokna Seznam polj je najboljši način za ustvarjanje kontrolnika iz dveh razlogov:

• Vezani kontrolnik ima priloženo oznako in oznaka privzeto povzame ime polja (ali napis, določen za to polje v temeljni tabeli ali poizvedbi) kot njen napis, tako da vam ni treba vnašati napisa.

• Vezani kontrolnik podeduje številne enake nastavitve kot polje v temeljni tabeli ali poizvedbi (na primer za lastnosti Oblika, Decimalna mesta in InputMask ). Zato ste lahko prepričani, da te lastnosti za polje ostanejo enake vsakič, ko ustvarite kontrolnik, ki je vezan na to polje.

Če ste že ustvarili nevezani kontrolnik in ga želite povezati s poljem, nastavite lastnost kontrolnika VirKontrolnika na ime polja. Če želite več informacij o lastnosti VirKontrolnika, poiščite pomoč za »Vir kontrolnika«.

Na vrh strani

Podrobno prilagajanje poročila v pogledu postavitve

Ko ustvarite poročilo, lahko preprosto podrobno prilagodite njegovo obliko z delom v pogledu postavitve. Če za smernice uporabite dejanske podatke poročila, lahko prilagodite širino stolpcev, prerazporedite stolpce in dodate ravni združevanja in vsote. Nova polja lahko vstavite v načrt poročila in nastavite lastnosti za poročilo in njegove kontrolnike.

Če želite preklopiti v pogled postavitve, v podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite ime poročila in nato kliknite Pogled postavitve.

Access prikaže poročilo v pogledu postavitve.

Z listom z lastnostmi lahko spremenite lastnosti za poročilo, kontrolnike in odseke. Če želite prikazati list z lastnostmi, pritisnite tipko F4.

V podoknu Seznam polj lahko dodate polja iz temeljne tabele ali poizvedbe v načrt poročila. Če želite prikazati podokno Seznam polj, naredite nekaj od tega:

• Na zavihku Načrt postavitve poročila v skupini Orodja kliknite Dodaj obstoječa polja. 

• Pritisnite ALT+F8.

Nato lahko dodate polja tako, da jih povlečete iz podokna Seznam polj v poročilo.

Na vrh strani

Podrobno prilagajanje poročila v pogledu načrta

Poročilo lahko podrobno prilagodite tudi v pogledu načrta. V poročilo lahko dodate nove kontrolnike in polja, tako da jih dodate v mrežo načrta. Na listu z lastnostmi imate dostop do velikega števila lastnostih, ki jih lahko prilagodite poročilu.

Če želite preklopiti v pogled načrta, v podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite ime poročila in nato kliknite Pogled načrta.

Access prikaže poročilo v pogledu načrta.

Z listom z lastnostmi lahko spremenite lastnosti za poročilo ter kontrolnike in odseke, ki jih poročilo vsebuje. Če želite prikazati list z lastnostmi, pritisnite tipko F4.

V podoknu Seznam polj lahko dodate polja iz temeljne tabele ali poizvedbe v načrt poročila. Če želite prikazati podokno Seznam polj, naredite nekaj od tega:

• Na zavihku Načrt poročila v skupini Orodja kliknite Dodaj obstoječa polja. 

• Pritisnite ALT+F8.

Nato lahko dodate polja tako, da jih povlečete iz podokna Seznam polj v poročilo.

Na vrh strani

Dodajanje kontrolnikov v poročilo

Nekateri kontrolniki se ustvarijo samodejno, na primer vezani kontrolnik polja z besedilom, ki je ustvarjen, ko dodate polje iz podokna Seznam polj v poročilo. Številne druge kontrolnike lahko ustvarite v pogledu načrta z orodji v skupini Kontrolniki na zavihku Načrt poročila.

Shranjevanje dela

Ko shranite načrt poročila, lahko zaženete poročilo tako pogosto, kot želite. Načrt poročila se ne spremeni, vendar dobite najnovejše podatke vsakič, ko natisnete poročilo ali si ga ogledate. Če morate spremeniti poročilo, lahko spremenite načrt poročila ali ustvarite novo, podobno poročilo, ki temelji na izvirniku.

Ogled, tiskanje ali pošiljanje poročila kot e-poštnega sporočila

Ko shranite načrt poročila, ga lahko večkrat uporabite. Načrt poročila se ne spremeni, vendar dobite najnovejše podatke vsakič, ko si poročilo ogledate ali ga natisnete. Če morate spremeniti poročilo, lahko spremenite načrt poročila ali ustvarite novo, podobno poročilo, ki temelji na izvirniku.

Ogled poročila

Poročilo si lahko ogledate na več načinov. Kateri način izberete, je odvisno od tega, kaj želite narediti s poročilom in njegovimi podatki:

• Če želite narediti začasne spremembe, kako so podatki prikazani na poročilu, preden ga natisnete, ali če želite kopirati podatke iz poročila v odložišče, uporabite pogled poročila.

• Če želite možnost spreminjanja načrta poročila, medtem ko si ogledujete podatke, uporabite pogled postavitve.

• Če si želite le ogledati, kako bo poročilo videti, ko bo natisnjeno, uporabite predogled tiskanja.

Tiskanje poročila

Poročilo lahko natisnete, ko je odprto v katerem koli pogledu ali celo medtem, ko je zaprto. Pred tiskanjem še enkrat preverite nastavitve strani, kot so robovi ali usmerjenost strani. Access shrani nastavitve strani s poročilom, zato jih morate nastaviti le enkrat. Če se vaše potrebe tiskanja spremenijo, jih lahko pozneje znova nastavite.

Pošiljanje poročila kot e-poštnega sporočila

Poročilo lahko pošljete prejemnikom kot e-poštno sporočilo, namesto da natisnete papirnati kopijo:

1. V podoknu za krmarjenje kliknite poročilo, da ga izberete. Na zavihku Zunanji podatki v skupini Izvoz kliknite E-pošta. 

2. V pogovornem oknu Pošlji predmet kot na seznamu Izberite obliko zapisa izhoda kliknite želeno obliko zapisa datoteke, ki jo želite uporabiti.

3. Izpolnite vsa preostala pogovorna okna.

4. V e-poštnem programu vnesite podrobnosti sporočila in pošljite sporočilo.

Na vrh strani