Uvod v Access

Uvod v zbirke podatkov

Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Vaš brskalnik ne podpira tega videoposnetka. Namestite Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player ali Internet Explorer 9.

Zbirke podatkov in spletne programe lahko donos prednosti velika podjetja. Oblika zbirke podatkov je ključnega pomena za doseganje ciljev, ali želite za upravljanje informacij o zaposlenih, tedenska poročila o proti podatkov ali sledenje naročil strank. Časa in razumevanje načrta zbirke podatkov vam bo pomagal rast zbirke podatkov, ki delujejo desno prvič in da bo upošteval spreminjajoče se potrebe.

Pomembno: Accessove spletne programe, ki se razlikujejo od namiznih zbirk podatkov. Ta članek ne obravnava web app načrt.

Konceptov in izrazov

Začnimo z učenjem nekateri osnovni pojmi in koncepti. Za oblikovanje uporabne zbirke podatkov, ustvarite tabele ki se osredotočajo na en predmet. V tabeli, jih zajamete vse podatke, ki jih potrebujete za to temo, v poljih, ki imajo najmanjšo možno enoto podatkov.

Relacijske zbirke podatkov

Zbirke podatkov, v katerem podatkov, ki je razdeljen na tabele, ki so vrste, kot so preglednice. Vsaka tabela ima samo en predmet, na primer stranke (ene tabele) ali izdelkov (druge tabele).

Polji in zapisi

Shranjevanje nepovezanih podatkov v tabeli. Vrstice (ali zapisov) shraniti vsako enolično podatkovno točko, na primer ime stranke. Stolpce (ali polja) osamitev zajete o posamezne podatkovne točke v najmanjšo možno enoto informacije – ime morda en stolpec in priimek morda drugega.

Primarni ključ

Vrednost, ki poskrbi, da vsak zapis, ki je enolična. Na primer, morda dve stranke z istim imenom Elizabeth Andersen. Vendar Elizabeth Andersen zapise je številka 12 kot primarni ključ in druge primarni ključ 58.

Odnose nadrejeni-podrejeni

Pogoste relacije med tabelami. Na primer en stranke morda več naročila. Nadrejeni tabele so primarni ključi. Podrejenih tabelah so tujih ključev, ki so vrednosti iz primarnega ključa, ki prikazujejo, kako podrejeni tabeli zapisov so povezane z nadrejeni tabeli. Te tipke, ki so povezani z relacijo.

Kakšen je dober načrt za zbirko podatkov?

Dva načela so ključnega pomena za dobro načrtovanje zbirke podatkov:

  • Izogibajte se podvojeni podatki (imenovane tudi odvečnih podatkov). Odpadki prostor in poveča verjetnost napak.

  • Zagotoviti, da so podatki pravilni in dokončana. Nepopolne ali napačne informacije nadaljuje skozi v poizvedbah in poročilih in na koncu pripeljejo do zavedena odločitve.

Če želite pomoč pri teh vprašanjih:

  • Deljenje zbirke podatkov podatke v tabele, ki temelji na predmet, z ozek fokus. Izogibajte se podvajanje podatkov v več tabelah. (Na primer imena stranke naj pojdite v le eno tabelo.)

  • Združite tabeli, skupaj s tipkami namesto podvajanje podatkov.

  • Vključite procese, ki podpirajo in zagotovite točnost in celovitost informacije iz zbirke podatkov.

  • Načrtovanje zbirke podatkov z vašo obdelovanje podatkov in poročanje v mislih.

Če želite izboljšati dolgoročno uporabnost zbirk podatkov, sledite tem korakom pet načrta:

1 korak: Določanje namena zbirke podatkov

Preden začnete, imajo cilj za zbirko podatkov.

Če želite, da vaš načrt usmerjena, povzemanje namena zbirke podatkov in se sklicujejo na Povzetek pogosto. Če želite zbirko majhnih za podjetja, ki temelji na osnovno, na primer, morda pišete nekaj preprosti, na primer »uporabniške zbirke podatkov hrani seznam uporabniške informacije za pridobivanje pošte in poročila. « Za zbirko podatkov podjetja, boste morda morali več odstavke, ki opisuje, kdaj in kako ljudi v različne vloge, so uporabljene zbirke podatkov in njegove podatke. Ustvarite obrazložitev poslanstva določene in podrobno sklicujete na celotnem postopkom načrtovanja.

Korak 2: Iskanje in organiziranje zahtevanih podatkov

Zbiranje vseh vrst informacij, ki jih želite posneti, na primer imena izdelkov in zaporedne številke.

Začnite z obstoječe informacije in sledenje metod. Na primer, morda trenutno posnamete naročilnice v knjigo ali bodo podatki strank na papir oblike. Če želite narediti seznam podatkov, ki jih trenutno zajeti (na primer vsa polja v obrazce), uporabite vire. Če trenutno ne zajemanje pomembne informacije, menite, da o tem, katere nepovezan informacije, ki jih potrebujete. Vsak posamezni podatkovni tip postane polje v zbirki podatkov.

Ne skrbite, da na prvem seznamu popoln – lahko prilagodite skozi čas. Pa lahko vse ljudi, ki s temi informacijami, in ga prosite za svoje zamisli.

Naslednji, razmislite o pravilni iz zbirke podatkov in vrste poročil ali pošte, ki ga želite izvesti. Nato preverite, ali ste se ti podatki zajeti izpolnjevati te cilje. Na primer, če želite poročilo, ki prikazuje prodaje po regijah, morate zajem podatke o prodaji regionalne ravni. Poskusite Skicirajte poročila z dejanskimi podatki, kot bi jih radi videli. Nato seznam podatkov, ki jih potrebujete za ustvarjanje poročila. Ista dejanja za pošiljanje ali druge izhodne podatke, ki jih želite iz zbirke podatkov.

Primer

Recimo, da daste stranke priložnost Združenemu do (ali odsoten) posodobitve periodično e-pošte, in želite natisniti seznam tistih, ki so izbrale. Potrebujete Pošlji e-pošto stolpca v tabeli stranke z dovoljeni vrednosti da in ne.

Za tiste, pripravljeni za prejemanje e-pošto, potrebujete e-poštni naslov, ki zahteva tudi polja. Če želite vključiti ustrezen pozdrav (na primer g., ga ali Ms.), vključuje pozdrav polja. Če želite naslov stranke tako, da svoje ime v e-pošto, dodajte ime polja.

Namig: Ne pozabite prekiniti vsak del informacije v svoj najmanjše uporaben del, na primer ime in priimek za stranke tabelo. Na splošno, če želite razvrstiti, iskanje, izračun ali poročilo, ki temelji na element podatkov (na primer stranka priimek), je dati nanj v svoje polje.

Korak 3: Razdelite podatke v tabele

Razporedite elemente podatkov v glavnih oseb ali predmetov, na primer izdelkov, stranke in naročila. Vsak predmet postane tabele.

Ko imate seznam zahtevane informacije, določite glavnih oseb (ali predmetov) potrebujete za organiziranje podatkov. Izogibajte se podvajanje podatkov v entitete. Na primer predhodne seznam za zbirko podatkov prodaje izdelka lahko podoben temu:

Posnetek zaslona elementi podatkov, ki so združeni v predmete

Glavna oseb so: stranke, dobavitelje, izdelki in naročila. Tako začnete iz teh štirih tabelah: ena za dejstva o Uporabniki, za dejstva o dobaviteljev, in tako dalje. To morda ne bo vaš končni načrt, vendar je dobro izhodišče.

Opomba: Najboljše zbirk podatkov, ki vsebuje več tabel. Izogibajte se skušnjavi, da postavite vse svoje podatke v eno tabelo. Ta rezultat podvojene podatke, večje zbirke podatkov in večje napake. Načrt za snemanje vsak podatek le enkrat. Če vas ponavljajoče se podatke, kot je naslov dobavitelja, prestrukturiranje postaviti te informacije v ločeno tabelo zbirke podatkov.

Če želite razumeti, zakaj je bolje kot manj več tabel, razmislite o tabele, ki je prikazano spodaj:

Izrezek zaslona izdelki in dobavitelji podatkov

Vsaka vrstica vsebuje informacije o izdelku in dobavitelja. Ker imate lahko več izdelkov iz istega dobavitelja, dobavitelj ime in naslov informacije je mogoče ponoviti večkrat. To odpadki prostora na disku. Namesto tega snemanje dobavitelja informacije samo enkrat v ločenih dobavitelji tabele in nato povežite te tabele v tabeli Products.

Druge težave z motivom je razvidno, ko boste morali spremeniti informacije o ponudniku. Recimo, da morate spremeniti naslov dobavitelja. Ker se pojavi na več mestih, lahko pomotoma spremenite naslov na enem mestu ne pozabite spremeniti tudi v drugih. Snemanje dobavitelja naslov v le na enem mestu rešiti to težavo.

Na koncu, recimo, da je le en izdelek, ki jih kletarstvo trta in ga želite izbrisati izdelka, vendar ohraniti informacije, ime in naslov dobavitelja. S to obliko, kako bi izbrišete izdelka zapis, ne da bi izgubili tudi dobavitelja informacije? Ne morete. Vsak zapis, ki vsebuje dejstva o izdelku Poleg dejstva o dobavitelja, zato je ni mogoče izbrisati eno, ne da bi izbrisali drugi. Če želite, da ta dejstva ločeno, v tej tabeli razdeljeno v dve: prvi za informacije o izdelku, drugi ponudnik informacij. Potem, ko izbrišete zapis izdelka, izbrišete le dejstva o izdelku, ne dejstva o dobavitelj.

Korak 4: Spreminjanje elementi podatkov v stolpcih

Odločite se, katere informacije, ki jih potrebujete za shranjevanje v vsaki tabeli. Te nepovezanih delov podatkov postanejo polja v tabeli. Na primer tabelo »zaposleni «, so polja, na primer priimek, ime in najamete datum.

Ko ste izbrali predmet zbirke podatkov tabele, stolpce v tabelo le shranite dejstva o tem, da en predmet. Na primer, v tabeli product shranjujte dejstva le o izdelkih – ne o dobavitelji.

Da se odločite, katere informacije za sledenje v tabeli, uporabite seznam, ki ste ga predhodno ustvarili. Na primer tabelo »stranke «, so: ime, priimek, naslov, pošljite e-pošto, pozdrav in e-poštni naslov. Vsak zapis (stranka) v tabeli je prikazana isti nabor stolpcev, tako, da shranite točno iste podatke za posameznega kupca.

Ustvarite svoj prvi seznam, in nato preglejte in ga natančneje. Ne pozabite, da razdelite podatke na najmanjšo možno polja. Na primer, če vaš začetni seznam naslov kot polja, razčlenite ki v ulica, mesto, državo in poštna številka, ali če stranke so globalni v še več polj. Na ta način, na primer, lahko naredite pošiljanje v pravilni obliki ali poročilo o naročila glede na državo.

Ko so natančnejše opredeljeno stolpca s podatki v vsaki tabeli, ste pripravljeni na izberite vsako tabelo primarni ključ.

Korak 5: Določite primarni ključi

Izberite vsako tabelo primarni ključ. Primarni ključ, na primer ID izdelka ali ID naročila, enolično prepozna posamezen zapis. Če nimate očitnih, Enolični identifikator, uporabite Access za ustvarjanje enega za vas.

Potrebujete način, kako enolično identificira vsako vrstico v vsaki tabeli. Ne pozabite prejšnje primer, kjer imajo dve stranke z istim imenom? Ker so v skupni rabi ime, potrebujete način ločeno prepoznati posamezne.

Zato morate vsake tabele stolpec (ali nabor stolpcev), ki enolično identificira vsako vrstico. To se imenuje primarni ključ in je pogosto enolično številko, na primer številke zaposlenega ali zaporedno število. Access uporablja primarnih ključev, hitro povezovanje podatkov iz več tabel in združiti podatke za vas.

Včasih primarni ključ sestavljen iz dveh ali več polj. Podrobnosti o naročilu tabele, ki shranjuje vrstični elementi za naročila lahko uporabite na primer dva stolpca v svoj primarni ključ: ID naročila in ID izdelka. Če je primarni ključ, uporablja več kot en stolpec, se imenuje tudi sestavljenega ključa.

Izrezek zaslona tabelo izdelki

Če že imate Enolični identifikator za podatke v tabeli, na primer številke izdelka, ki enolično določa vsak izdelek v katalogu, uporabite, vendar le, če vrednosti izpolnjuje teh pravil za primarni ključ:

  • Identifikator bodo vedno različna za vsak zapis. Podvojene vrednosti niso dovoljeni v primarni ključ.

  • Vedno je vrednost za element. Vsak zapis v tabeli mora imeti primarni ključ. Če uporabljate več stolpcev, če želite ustvariti ključ (na primer del družine in del števila), sta obe vrednosti mora biti vedno predstavi.

  • Primarni ključ je vrednost, ki se ne spremeni. Ker tipke se sklicujejo na druge tabele, kakršne koli spremembe na primarni ključ v tabeli pomeni, da za spremembo povsod tam, kjer ga se sklicujejo. Pogoste spremembe povečajo tveganje napak.

Če nimate očitnih identifikator, uporabite poljubno, vendar enolično število kot primarni ključ. Na primer, lahko dodelite vsako naročilo enolično številko naročila za edino identifikacije vrstnem redu.

Namig: Če želite ustvariti enolično število kot primarni ključ, dodajte stolpec z vrsto podatkov »Samoštevilo« . Podatkovni tip »samoštevilo« samodejno dodeli enolično, številske vrednosti za vsak zapis. Ta vrsta identifikator prikazana brez dejanske informacije, ki opisuje vrstice, ki ga predstavlja. Je najprimernejša za uporabo kot primarni ključ, ker ne spremembe številk, za razliko od primarni ključ, ki vsebuje dejstva o vrstice, na primer telefonsko številko ali ime stranke.

Želite več?

Navodila za poimenovanje polj, kontrolnikov in predmetov

Uvod v tabele

Izobraževanje za Excel

Izobraževanje za Outlook

Najboljše zbirke podatkov se začne z dobro strukturne načrt. V tem videu boste izvedeli, kaj je zbirka podatkov, še posebej RELACIJSKE zbirke podatkov, ki jih lahko ustvarite s programom Access. Izvedeli boste, kako organizirati zbirke podatkov s TABELAMI in kako ustvariti relacije med tabelami, s TIPKAMI.

Torej, kaj je zbirko podatkov, vseeno? Najširšem pogodba zbirke podatkov je vsako organizirano zbirke podatkov. Vaše kuharske knjige so vse zbirke podatkov in tako je ta preprost seznam imen in telefonskih številk v Excelu.

Naslednje vprašanje je: »kaj je Accessova zbirka podatkov drugačen? Zakaj uporabljati to? «« Odgovor je RELACIJSKIH strukturo tabele, tukaj pa je kaj to pomeni.

Podatke, ki so razvrščeni v tabele. Te tabele so povezani s polja v skupni rabi, imenuje tipke.

Tipke storite dve stvari. Najprej jih dodelite vrednost neke za vsako vrstico v tabeli. Si lahko ogledate, da Lester Baxley ima vrednost »1« , ki je dodeljeno njegovo ime in Patricia belo ima vrednost »2« , ki je dodeljeno njeno ime.

Tipke tudi povezovanje tabele v skupni rabi vrednosti med polji. Na primer, si lahko ogledate, da Lester je ključno vrednost je v skupni rabi z dvema telefonske številke, in da naredi te telefonske številke njegovo. Vidite lahko tudi Naomi Barton ključ, ki so v skupni rabi trikrat vrednosti in te telefonske številke, ki ji pripada.

Zdaj, zbirka podatkov vsebuje dve vrsti tipke. Ključne vrednosti izvirajo v polju in so, v skupni rabi v polju ciljno polje. Izvirne polja, ki se imenuje PRIMARNI ključ in ciljno polje se imenuje tuji ključ. Vendar le ob polja ni ne ustvarite povezavo zanj. To naredite tako, da ustvarite relacijo med tabelami.

Boste morda razmišljate, »pridržite na drugo, se zdi, kot je veliko dela. Zakaj naj storim to? «« Veliko vprašanje. Najprej prostora za shranjevanje je bolj učinkovita. Ali vidite, kako pogosto se bodo imena?

V relacijski strukturi, vnesete večina podatkov le enkrat. To lahko shranite veliko prostora. Relacijska strukture tudi izboljša natančnost, ker ko podatke vnesete več kot enkrat, zaženete tveganje napako.

Na primer, videti, kaj se zgodi, če ste zapisali Naomi Barton ime. Ta telefonska številka postane težje, če želite poiskati in nikoli ne bi našli napako. Ker v relacijski strukturi vnesete večina podatkov le enkrat, zmanjšate možnost napak. In če se zmotite, imate le, če želite odpraviti to težavo na enem mestu.

Relacijska strukture so tudi odličen način za zajem transakcije. Glede na vrsto zbirke podatkov, posel lahko določite, kateri študentje so v kateri razredih, katere prodaja potekala ali kdo ga posojila vaš zvezek, če želite.

Zdaj veste, da prva tri osnovne korake v načrt zbirke podatkov. Prvi korak je zabeležite vse podatke, ki jih potrebujete za shranjevanje. V tem primeru smo potrebovali imena strank, telefonske številke in način za razvrščanje teh številk.

Korak je ugotoviti vse podatke, ki ste verjetno se ponovi. Primer imena stranke, v tem primeru.

Na koncu tretji korak je, da razvrstite podatke v svojo tabelo.

Vendar ste jih opazen podvojenih podatkov v polju Vrsta? Dober ulov. Pravzaprav lahko prekinete te podatke v tabelo. Ker pa so le nekaj vrednosti, je bolje odločiti za ustvarjanje iskanje seznama, ki je le kratek izberite-seznam vrednosti.

Uporaba tabel in tipke za ustvarjanje relacijskih strukturo je temeljno korak v dobro načrtovanje zbirke podatkov. Relacijska zbirka podatkov v Access, lahko prihranite čas, prihranite prostor, zmanjšati napake in zajemanje transakcije okoli vaše pomembne bitov podatkov, tako da lahko delate bolj učinkovito.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×