Uvod v zbirke podatkov

Če želite obdržati osredotočen načrt, povzamejte namen zbirke podatkov in se pogosto sklicjte na povzetek. Če želite na primer majhno zbirko podatkov za domačo podjetje, lahko napišete nekaj preprostega, na primer: »V zbirki podatkov strank je seznam podatkov o strankah, ki jih je mogoče imeti za pošiljanje sporočil in poročil.« V zbirki podatkov podjetja boste morda potrebovali več odstavkov za opis, kdaj in kako bodo osebe v različnih vlogah uporabile zbirko podatkov in njene podatke. Ustvarite posebno in podrobno izjavo o poslanstvu, ki se sklicuje na celoten postopek oblikovanja.

Začnite z obstoječimi informacijami in načini sledenja. Morda imate na primer naročilnice trenutno v glavni knjigi ali pa podatke o strankah hranite v papirnatih obrazcih. Uporabite te vire za seznam informacij, ki jih trenutno zajamete (na primer vsa polja v obrazcih). Na mestu, kjer trenutno ne zajamete pomembnih informacij, razmislite, katere diskretne informacije potrebujete. Vsak posamezni podatkovni tip postane polje v zbirki podatkov.

Ne obvlačjte se, da bo vaš prvi seznam odličen, saj ga boste sčasoma lahko še izpopolnjeli. Vendar pa razmislite o vseh, ki uporabljajo te informacije, in prosite za zamisli.

Nato razmislite, kaj želite imeti v zbirki podatkov in o vrstah poročil ali sporočil, ki jih želite ustvariti. Nato poskrbite, da boste zajemali informacije, ki so potrebne za doseganje teh ciljev. Če na primer želite poročilo, ki prikazuje prodajo po regijah, morate zajeti podatke o prodaji na regionalni ravni. Poskusite skiciranje poročila z dejanskimi informacijami, ki jih želite videti. Nato navedite podatke, ki jih potrebujete za ustvarjanje poročila. Enako naredite za pošiljanje ali druge izhode, ki jih želite iz zbirke podatkov.

Primer

Recimo, da strankam omogočite, da se v sodelovanje pri rednih e-poštnih posodobitvah v vašem sporočilu v sodelovanje v sodelovanje odločijo ali za katere želijo, da se natisne seznam oseb, ki so se odločili za sodelovanje. V tabeli Stranka potrebujete stolpec Pošlji e-pošto z dovoljenima vrednostma Da in Ne.

Za vse, ki so pripravljeni prejemati e-poštna sporočila, potrebujete e-poštni naslov, ki prav tako zahteva polje. Če želite vključiti ustrezen pozdrav (na primer g., ga. ali ms.), vključite polje Pozdrav. Če želite stranke nasloviti z njihovim imenom v e-poštnih sporočilih, dodajte polje »Ime«.

Ko imate seznam zahtevanih informacij, določite večje entitete (ali teme), ki jih potrebujete za organizacijo podatkov. Izogibajte se podvajanju podatkov v več entitetah. Začetni seznam za zbirko podatkov o prodaji izdelkov je lahko videti tako:

Večje entitete so: stranke, dobavitelji, izdelki in naročila. Začnite s temi štirimi tabelami: ena za dejstva o strankah, ena za dejstva o dobaviteljih in tako naprej. To morda ni vaš končni načrt, vendar je to dobro izhodišče.

Če želite razumeti, zakaj je boljših več tabel kot manj, si premislite v tabeli, prikazani tukaj:

V vsaki vrstici so podatki o izdelku in dobavitelju. Ker imate morda veliko izdelkov istega dobavitelja, je treba podatke o imenu in naslovu dobavitelja večkrat ponoviti. To zapravlja prostor na disku. Namesto tega podatke o dobavitelju zabeležite le enkrat v ločeno tabelo dobaviteljev, nato pa to tabelo povežite s tabelo izdelkov.

Druga težava tega načrta je neso pomoč, ko morate spremeniti podatke o dobavitelju. Denimo, da morate spremeniti naslov dobavitelja. Ker je zapisan na številnih mestih, ga boste morda pomotoma spremenili na enem mestu in pozabili spremeniti na drugih. Če naslov dobavitelja beležite le na enem mestu, to težavo rešite.

Na koncu pa si omenite, da je na voljo le en izdelek podjetja Coho Winery in želite izbrisati izdelek, vendar ohraniti ime dobavitelja in podatke o naslovu. Kako bi pri tem načrtu izbrisali zapis izdelka, ne da bi izgubili tudi podatke o dobavitelju? Ne morete. Ker vsak zapis poleg dejstev o dobavitelju vsebuje dejstva o izdelku, ni mogoče izbrisati enega, ne da bi izbrisal drugega. Če želite ta dejstva ločiti, razdelite to tabelo na dva: prvo za podatke o izdelku in drugo za podatke o dobavitelju. Ko nato izbrišete zapis izdelka, izbrišete le dejstva o izdelku in ne o dobavitelju.

Ko izberete zadevo tabele zbirke podatkov, naj bodo v stolpcih v tej tabeli le dejstva o tej zadevi. V tabeli izdelkov naj bodo le dejstva o izdelkih, ne o dobaviteljih.

Če se želite odločiti, kateri podatki naj bodo spremljani v tabeli, uporabite seznam, ki ste ga prej ustvarili. Tabela »Stranke« lahko na primer vključuje: ime, priimek, naslov, pošiljanje e-pošte, pozdrav in e-poštni naslov. Vsak zapis (stranka) v tabeli vsebuje isti nabor stolpcev, zato morate shraniti povsem enake informacije za vsako stranko.

Ustvarite svoj prvi seznam, nato pa ga preglejte in natančneje prečiščevanje. Informacij ne pozabite prelomiti v najmanjša možna polja. Če ima na primer začetni seznam polje »Naslov« in želite polje »Naslov« pisati na naslov, mesto, državo in poštno številko – ali pa, če so vaše stranke globalne, v še več polj. Tako lahko na primer pošte v ustrezni obliki zapisa ali pa poročilo o naročilih prijavite po državah.

Ko natančneje določite stolpce s podatki v vsaki tabeli, lahko izberete primarni ključ za vsako tabelo.

Vsako vrstico v vsaki tabeli lahko enolično prepoznate. Se spomnite starejšega primera, v katerem sta dve stranki z enakim imenom? Ker imajo osebe v skupni rabi ime, potrebujete način, da vsakega posebej prepoznate.

Vsaka tabela mora vključevati stolpec (ali nabor stolpcev), ki enolično prepozna vsako vrstico. To se imenuje primarni ključ in je pogosto enolična številka, na primer številka ID zaposlenega ali serijska številka. Access s primarnimi ključi hitro poveže podatke iz več tabel in jih združi za vas.

Včasih je primarni ključ sestavljen iz dveh ali več polj. Tabela »Podrobnosti naročila«, v kateri so shranjeni vrstični elementi za naročila, lahko na primer za primarni ključ uporablja dva stolpca: ID naročila in ID izdelka. Ko primarni ključ uporablja več stolpcev, se imenuje tudi sestavljeni ključ.

Če že imate enolični identifikator za informacije v tabeli, na primer številke izdelkov, ki enolično identificirajo posamezne izdelke v katalogu, uporabite to možnost, vendar le, če vrednosti izpolnjujejo ta pravila za primarne ključe:

• Identifikator bo vedno drugačen za vsak zapis. Podvojene vrednosti niso dovoljene v primarnem ključu.

• Za element je vedno na voljo vrednost. Vsak zapis v tabeli mora imeti primarni ključ. Če ključ ustvarite z več stolpci (na primer Družina del in Številka dela), morata biti obe vrednosti vedno prisotni.

• Primarni ključ je vrednost, ki se ne spremeni. Ključi se pišejo v drugih tabelah, zato vsaka sprememba primarnega ključa v eni tabeli pomeni spremembo v ključu povsod, kjer se sklicuje na ključ. Pogoste spremembe povečajo tveganje za napake.

Če nimate očitnega identifikatorja, za primarni ključ uporabite poljubno, enolično številko. Vsakemu naročilu lahko na primer dodelite enolično številko naročila, s tem da določite le njegov namen.