Uvod v Access

Uvod v zbirke podatkov

Naredite velik vpliv z objavami

Zbirke podatkov in spletni programi lahko prinašajo velike poslovne prednosti. Načrt zbirke podatkov je kritičen do uresničevanja ciljev, ne glede na to, ali želite upravljati informacije o zaposlenih, posredovati tedenska poročila pred podatki ali slediti naročilom strank. Ko boste vlagali čas, da razumete načrt zbirke podatkov, boste lahko gradili zbirke podatkov, ki prvič delujejo pravilno in da bodo prilagodili spreminjajoče se potrebe.

Pomembno: Accessove spletne aplikacije se razlikujejo od namiznih zbirk podatkov. Ta članek ne obravnava načrta spletne aplikacije.

Pojmi in izrazi

Začnimo z učenjem osnovnih pojmov in konceptov. Če želite načrtovati uporabno zbirko podatkov, ustvarite tabele, ki se osredotočajo na eno zadevo. V tabelah zajamete vse podatke, ki so potrebni za to zadevo v poljih, ki imajo najmanjšo možno enoto podatkov.

Relacijske zbirke podatkov

Zbirka podatkov, v kateri so podatki razdeljeni v tabele, ki so vrste, kot so preglednice. Vsaka tabela ima le eno zadevo, kot so stranke (ena tabela) ali izdelki (druga tabela).

Zapisi in polja

Shramba za diskretne podatke v tabeli. Vrstice (ali zapisi) shranjujejo vsako enolično podatkovno mesto, na primer ime stranke. Stolpci (ali polja) izolirajo podatke, ki so zajeti o posameznih podatkovnih točkah, v najmanjšo možno enoto – prvo ime je lahko en stolpec in priimek je morda drug.

Primarni ključ

Vrednost, ki zagotavlja, da je vsak zapis enoličen. Na primer, morda obstajata dve stranke z istim imenom, Elizabeth Andersen. Toda eden od zapisov Elizabeth Andersen ima številko 12 kot primarni ključ in drugi ima primarni ključ 58.

Relacije roditelja in otroka

Pogoste relacije med tabelami. En uporabnik ima lahko na primer več naročil. Nadrejene tabele imajo primarne ključe. Podrejene tabele imajo tuje ključe, ki so vrednosti iz primarnega ključa, ki prikazuje, kako so zapisi podrejenih tabel povezani z nadrejeno tabelo. Ti ključi so povezani z relacijo.

Kakšen je dober načrt za zbirko podatkov?

Dve načeli sta bistveni za dobro zasnovo zbirke podatkov:

  • Izognite se podvojenim podatkom (imenovanim tudi odvečni podatki). Zavrže prostor in poveča verjetnost napak.

  • Zagotovite, da so podatki pravilni in popolni. Nepopolne ali nepravilne informacije so v poizvedbah in poročilih in lahko privedejo do neobveščenih odločitev.

Če želite pomoč pri teh težavah:

  • Razdelite podatke zbirke podatkov v tabele, ki temeljijo na predmetih, z ozko usmeritvijo. Izognite se podvajanju informacij v več tabelah. (Imena kupcev naj bodo na primer v eni tabeli.)

  • Pridružite se tabelam skupaj s tipkami namesto s podvajanjem podatkov.

  • Vključite procese, ki podpirajo in zagotavljajo natančnost in integriteto informacij v zbirki podatkov.

  • Oblikujte zbirko podatkov s potrebami za obdelavo podatkov in poročanje.

Če želite izboljšati dolgoročno uporabnost zbirk podatkov, upoštevajte ta pet korakov načrta:

1. korak: določanje namena zbirke podatkov

Preden začnete, imate cilj za zbirko podatkov.

Če želite, da bo načrt v fokusu, Povzemite namen zbirke podatkov in se pogosto sklicujete na Povzetek. Če želite majhno zbirko podatkov za domačo podjetje, lahko na primer napišete nekaj preprostega, kot je» zbirka podatkov o strankah hrani seznam informacij o strankah za namene izdelave pošte in poročil «. Za zbirko podatkov podjetja boste morda potrebovali več odstavkov za opisovanje, kdaj in kako bodo osebe v različnih vlogah uporabljale zbirko podatkov in njene podatke. Ustvarite določeno in podrobno izjavo o poslanstvu, da se sklicujete na celoten proces načrtovanja.

2. korak: iskanje in organiziranje zahtevanih informacij

Zberite vse vrste informacij, ki jih želite posneti, na primer imena izdelkov in številke naročil.

Začnite z obstoječimi načini obveščanja in sledenja. Morda trenutno snemate naročila za nakup v knjigi ali pa obdržite podatke o strankah v papirnatih obrazcih. S temi viri lahko naštejete podatke, ki jih trenutno zajema (na primer vsa polja v obrazcih). Če trenutno ne ujamete pomembnih informacij, razmislite o tem, katere diskretne informacije potrebujete. Vsak posamezen podatkovni tip postane polje v zbirki podatkov.

Ne skrbite, če želite, da bo vaš prvi seznam popoln – ga lahko natančneje umerite. Vendar pa razmislite o vseh ljudeh, ki uporabljajo te informacije, in prosite za svoje ideje.

Nato pomislite, kaj želite iz zbirke podatkov in vrste poročil ali pošte, ki jih želite ustvariti. Nato preverite, ali ste zajeli informacije, ki jih potrebujete za izpolnitev teh ciljev. Če želite na primer poročilo, ki prikazuje prodajo po regijah, morate podatke o prodaji zajeti na regionalni ravni. Poskusite izrisati poročilo z dejanskimi informacijami, kot jih želite videti. Nato vnesite podatke, ki jih potrebujete za ustvarjanje poročila. V zbirki podatkov naredite enako za pošiljanje ali druge izhode.

Primer

Recimo, da strankam omogočite možnost, da se odločijo za periodične e-poštne posodobitve in želite natisniti seznam tistih, ki so se odločili. Če želite poslati stolpec» Pošlji e-pošto «v tabeli» Customer «z dovoljenimi vrednostmi» da «in» ne «.

Za tiste, ki želijo prejemati e-poštna sporočila, potrebujete e-poštni naslov, ki zahteva tudi polje. Če želite vključiti ustrezen pozdrav (kot je g., gospa ali MS), vključite polje s pozdravi. Če želite strankam nasloviti ime v e-poštnih sporočilih, dodajte polje s prvim imenom.

Namig: Zapomnite si, da razdelite vse informacije v najmanjši uporabni del, kot sta ime in priimek za tabelo s strankami. Če želite razvrstiti, poiskati, izračunati ali poročati na podlagi elementa informacij (na primer priimek stranke), ga postavite v svoje polje.

3. korak: razdelitev informacij v tabele

Razdelite elemente podatkov v večje entitete ali predmete, na primer izdelke, stranke in naročila. Vsaka zadeva postane tabela.

Ko imate seznam zahtevanih informacij, določite glavne entitete (ali predmete), ki jih morate organizirati. Izogibajte se podvojevanju podatkov v entitetah. Na primer, predhodni seznam za zbirko podatkov o prodaji izdelkov je morda videti tako:

Posnetek zaslona Združenih elementov s podatki v teme

Glavne entitete so: stranke, dobavitelji, izdelki in naročila. Zato začnite s temi štirimi tabelami: eno za podatke o strankah, eno za dejstva o dobaviteljih in tako dalje. To morda ni vaš končni načrt, vendar je to dobro izhodišče.

Opomba: Najboljše zbirke podatkov vsebujejo več tabel. Izognite se skušnjavi, da postavite vse svoje podatke v eno tabelo. To je rezultat podvojenih informacij, večje velikosti zbirke podatkov in povečanih napak. Načrt, da posnamete vsako dejstvo le enkrat. Če se prikaže ponavljanje informacij, na primer naslov dobavitelja, prestrukturiranje zbirke podatkov, da se te informacije postavi v ločeno tabelo.

Če želite razumeti, zakaj je več tabel boljše kot manj, razmislite o tabeli, ki je prikazana tukaj:

Izrezek zaslona izdelkov in dobaviteljevih podatkov

Vsaka vrstica vsebuje informacije o izdelku in njegovem dobavitelju. Ker imate lahko več izdelkov iz istega dobavitelja, je treba podatke o dobavitelju in naslov ponoviti večkrat. To zapravlja prostor na disku. Namesto tega zabeležite informacije o dobavitelju le enkrat v ločeni tabeli dobaviteljev in jo nato povežite s tabelo» izdelki «.

Druga težava s tem načrtom je očitna, ko morate spremeniti podatke o dobavitelju. Recimo, da morate spremeniti naslov dobavitelja. Ker je zapisan na številnih mestih, ga boste morda pomotoma spremenili na enem mestu in pozabili spremeniti na drugih. Če želite posneti naslov dobavitelja le na enem mestu, je ta težava rešena.

Recimo, da je na voljo le en izdelek, ki ga je dobavila Slovenija vino Winery, vi pa želite izbrisati izdelek, vendar ohraniti ime dobavitelja in informacije o naslovu. Kako bi s tem načrtom izbrisali zapis izdelka, ne da bi izgubili tudi informacije o dobavitelju? Ne morete. Ker vsak zapis vsebuje dejstva o izdelku poleg dejstev o dobavitelju, je nemogoče izbrisati eno, ne da bi izbrisali drugo. Če želite, da so ta dejstva ločena, jo razdelite na dva: prvo za informacije o izdelku in drugo za informacije o dobavitelju. Ko izbrišete zapis izdelka, izbrišete le dejstva o izdelku – ne dejstev o dobavitelju.

4. korak: spremenite elemente podatkov v stolpce

Določite, katere informacije morate shraniti v posamezni tabeli. Ti diskretni deli podatkov postanejo polja v tabeli. Tabela» zaposleni «lahko na primer vključuje polja, kot so priimek, ime in datum najema.

Ko izberete zadevo za tabelo zbirke podatkov, lahko stolpci v tej tabeli shranjujejo le dejstva o tej posamezni zadevi. Na primer, če je v tabeli izdelek shranjena le dejstva o izdelkih, ne o njihovih dobaviteljih.

Če se želite odločiti, katere informacije naj sledijo v tabeli, uporabite seznam, ki ste ga ustvarili prej. Tabela» stranke «lahko na primer vključuje: ime, priimek, naslov, pošiljanje e-pošte, pozdrav in e-poštni naslov. Vsak zapis (stranka) v tabeli vsebuje isti nabor stolpcev, tako da za vsako stranko shranite popolnoma enake podatke.

Ustvarite prvi seznam, nato pa ga preglejte in natančneje določite. Ne pozabite razdeliti informacij navzdol v najmanjša možna polja. Če je na primer vaš začetni seznam naslov kot polje, ga razdelite na naslov ulice, mesto, zvezno kodo in poštno številko – ali pa, če so vaše stranke globalne, v še več polj. Na ta način lahko na primer v pravilni obliki zapisa ali poročilu na podlagi naročila po stanju naredite pošte.

Ko izboljšate stolpce podatkov v vsaki tabeli, lahko izberete primarni ključ posamezne tabele.

Korak 5: določanje primarnih ključev

Izberite primarni ključ za vsako tabelo. Primarni ključ, kot je ID izdelka ali ID naročila, enolično prepozna vsak zapis. Če nimate jasnega, enoličnega identifikatorja, uporabite Access, da ustvarite eno za vas.

Potrebujete način, da enolično identificirate vsako vrstico v posamezni tabeli. Zapomnite si prejšnji primer, v katerem imata dve kupci enako ime? Ker imajo v skupni rabi ime, potrebujete način, s katerim lahko ločeno identificirate posamezne.

Vsaka tabela mora vključevati stolpec (ali nabor stolpcev), ki enolično opredeljuje vsako vrstico. To se imenuje primarni ključ in je pogosto enolično število, kot je številka ID zaposlenega ali serijska številka. Access uporablja primarne ključe, s katerimi lahko hitro povežete podatke iz več tabel in združite podatke.

Včasih je primarni ključ sestavljen iz dveh ali več polj. Tabela s podrobnostmi o naročilu, ki shranjuje elemente vrstic za naročila, lahko na primer uporabi dva stolpca v primarnem ključu: ID naročila in ID izdelka. Ko primarni ključ zaposluje več kot en stolpec, se imenuje tudi sestavljeni ključ.

Zaslonski delček tabele» izdelki «

Če že imate Enolični identifikator za informacije v tabeli, na primer številke izdelkov, ki enolično identificirajo posamezne izdelke v katalogu, uporabite to, vendar le, če vrednosti ustrezajo tem pravilom za primarne ključe:

  • Identifikator bo vedno drugačen za vsak zapis. Podvojene vrednosti niso dovoljene v primarnem ključu.

  • Za element je vedno vrednost. Vsak zapis v tabeli mora imeti primarni ključ. Če uporabljate več stolpcev za ustvarjanje ključa (na primer družinskega dela in številke dela), morajo biti obe vrednosti vedno na voljo.

  • Primarni ključ je vrednost, ki se ne spremeni. Ker se tipke sklicujejo na druge tabele, vsaka sprememba primarnega ključa v eni tabeli pomeni spremembo, ki jo najdete povsod, na katero se sklicuje. Pogoste spremembe povečajo tveganje napak.

Če nimate očitnega identifikatorja, uporabite poljubno enolično številko kot primarni ključ. Vsakemu naročilu lahko na primer dodelite enolično številko naročila izključno za določanje vrstnega reda.

Namig: Če želite ustvariti enolično številko kot primarni ključ, dodajte stolpec s podatkovnim tipom» Samoštevilo «. Podatkovni tip» samoštevilo «samodejno dodeli enolično, številsko vrednost vsakemu zapisu. Ta vrsta identifikatorja ne vsebuje dejanskih informacij, ki opisujejo vrstico, ki jo predstavlja. To je idealno za uporabo kot primarni ključ, ker se številke ne spreminjajo – za razliko od primarnega ključa, ki vsebuje dejstva o vrstici, kot je telefonska številka ali ime stranke.

Želite več?

Navodila za poimenovanje polj, kontrolnikov in predmetov

Uvod v tabele

Izobraževanje za Excel

Izobraževanje za Outlook

Najboljše zbirke podatkov se začnejo z dobrim strukturnim načrtom. V tem videoposnetku boste izvedeli, kaj je zbirka podatkov, natančneje, RELACIJska zbirka podatkov, ki jo lahko ustvarite z Accessom. Naučili se boste, kako organizirati zbirko podatkov s TABELAmi in kako ustvariti relacijo med tabelami s TIPKAmi.

Torej, kaj je zbirka podatkov? V najširših pogojih je zbirka podatkov vsa organizirana zbirka podatkov. Vaše kuharske knjige so vse zbirke podatkov, tako da je to preprost seznam imen in telefonskih številk v Excelu.

Naslednje vprašanje:» Kaj omogoča drugačno Accessovo zbirko podatkov? Zakaj naj jo uporabim? « Odgovor je struktura RELACIJske tabele in to je to, kar to pomeni.

Vaši podatki so organizirani v tabele. Te tabele so povezane s POLJi v skupni rabi, ki se imenujejo ključi.

Tipke naredijo dve stvari. Najprej dodelijo vrednost neke vrste v vsako vrstico v tabeli. Vidite lahko, da ima Lester Baxley vrednost» 1 «, dodeljeno njegovemu imenu, in Patricia White ima vrednost» 2 «, ki ji je dodeljeno njeno ime.

Ključi tudi povezujejo tabele s skupnimi vrednostmi med POLJi. Ogledate si lahko na primer, da je ključna vrednost Lesterja v skupni rabi z dvema telefonoma, kar pomeni, da so te telefonske številke njegove. Prav tako lahko vidite, da so ključne vrednosti Naomi Barton trikrat v skupni rabi, te telefonske številke pa ji pripadajo.

Zbirka podatkov vsebuje dve vrsti ključev. Vrednosti ključa izvirajo iz tega polja in so v skupni rabi v tem polju, ciljnem polju. Polje s poreklom se imenuje PRIMARNI ključ in ciljno polje se imenuje tuj ključ. Toda samo polja, ki jih ne povezujejo. To naredite tako, da ustvarite relacijo med tabelami.

Morda razmišljate, "počakaj sekundo, zdi se, da je to veliko dela. Zakaj bi to storil? « Odlično vprašanje. Najprej je shramba učinkovitejša. Ali vidite, kako pogosto se imena ponavljajo tukaj?

V relacijski strukturi vnesete večino podatkov le enkrat. To lahko shrani veliko prostora. Relacijske strukture izboljšujejo natančnost, ker ko vnašate podatke več kot enkrat, tvegate napako.

Na primer, poglejte, kaj se zgodi, če napačno črkujete ime Naomi Barton. To telefonsko številko je težje najti in morda ne boste nikoli našli napake. Ker v relacijsko strukturo vnašate večino podatkov le enkrat, zmanjšate možnost napake. Če se zmotite, jo morate popraviti le na enem mestu.

Relacijske strukture so tudi odličen način za zajemanje transakcij. Glede na vrsto zbirke podatkov lahko transakcija pokaže, kateri učenci so v katerih učilnicah, kaj je prišlo do prodaje ali komu ste posodili knjigo.

Zdaj poznate prve tri osnovne korake v načrtu zbirke podatkov. Prvi korak je, da zajamete vse podatke, ki jih potrebujete za shranjevanje. V tem primeru smo potrebovali imena strank, telefonske številke in način razvrščanja teh števil.

Drugi korak je, da prepoznate vse podatke, ki jih boste najverjetneje ponovili. Kot imena strank v tem primeru.

Tretjič, tretji korak je, da te podatke organizirate v svojo tabelo.

Ali opazite ponavljajoče se podatke v polju» Vrsta «? Dober ulov. Podatke lahko resnično razbijete v tabelo. Toda ker je to le nekaj vrednosti, je boljša možnost, da ustvarite seznam za iskanje, ki je le kratek seznam vrednosti.

Uporaba tabel in ključev za ustvarjanje relacijske strukture je osnovni korak v dobri obliki zbirke podatkov. S svojo relacijsko zbirko podatkov v Accessu lahko prihranite čas, prihranite prostor, zmanjšate napake in zajamete transakcije okoli pomembnih bitov podatkov, da boste lahko učinkoviteje delali.

Opomba:  Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Želimo, da bi bila ta vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko sporočite, če so bile te informacije uporabne? Tukaj je referenčni članek v angleščini.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×