Spoznavanje predmetov zbirke podatkov

Tabele

Access organizira vaše podatke v tabele: sezname vrstic in stolpcev, ki spominjajo na računsko razpredelnico ali preglednico. V vsaki tabeli so shranjene informacije o določeni zadevi, zato večina zbirk podatkov vključuje več tabel.

Vsaka vrstica v tabeli se imenuje zapis, vsak stolpec pa se imenuje polje. Zapis vsebuje vse določene informacije za določeno entiteto, na primer stranko ali naročilo. Polje je en element podatkov o tej entiteti. V tabeli izdelkov na primer vsaka vrstica ali zapis vsebuje podatke o enem izdelku. Vsak stolpec ali polje vsebuje določeno vrsto podatkov o tem izdelku, na primer njegovo ime ali ceno. Če jih še ne poznate, se naučite osnov zbirk podatkov.

Poizvedbe

V dobro načrtovani zbirki podatkov so podatki, ki jih želite predstaviti prek obrazca ali poročila, običajno v več tabelah. S poizvedbo lahko te podatke povlecite iz različnih tabel in jih sestavite za prikaz v obrazcu ali poročilu.

Poizvedba je lahko zahteva po rezultatih podatkov iz zbirke podatkov ali pa je uporabljena za izvajanje dejanja na podatkih ali pa oboje. S poizvedbami pridobite odgovore na preprosta vprašanja, izvedete izračune s podatki, združite podatke iz različnih tabel ter dodate, spremenite ali izbrišete podatke iz zbirke podatkov.

Na voljo je več vrst poizvedb, vendar sta na voljo dve osnovni vrsti:

Obrazci

Obrazci so kot primeri prikaza v trgovinah, ki olajšajo ogled ali dostop do elementov zbirke podatkov, ki jih želite. Podobno kot papirnati obrazci so Accessovi obrazci predmeti, prek katerih lahko vi ali drugi uporabniki dodajate, urejate ali prikažete podatke, shranjene v Accessove namizne zbirke podatkov. Pomembno je, da obrazec načrtujete z mislih. Če je na primer namenjen več uporabnikom, je dobro načrtovan obrazec namenjen natančnemu, hitremu in učinkovitemu vnosu podatkov.

Poročila

Poročila ponujajo način za ogled, oblikovanje in povzemanje informacij iz Accessove zbirke podatkov. Ustvarite na primer preprosto poročilo s telefonskimi številkami vseh svojih stikov ali poročilo povzetka o skupni prodaji na različnih območjih in v različnih časovnih obdobjih.

Poročila so priročna, ko želite predstaviti informacije v zbirki podatkov za:

• prikazati ali porazdeliti povzetek podatkov

• arhivirati posnetke podatkov

• ponuditi natančne informacije o posameznih zapisih

• ustvariti oznake

Makri

Makro je orodje, s katerim lahko avtomatizirate opravila in dodate funkcionalnost obrazcem, poročilom in kontrolnikom. Če na primer dodate ukazni gumb obrazcu in povežete dogodek gumba OnClick z makrom, ta izvede ukaz vsakič, ko kliknete gumb.

Access nudi okolje načrtovanja za ustvarjanje makrov. Seznam dejanj, ki jih želite izvesti, pravzaprav ustvarite v poenostavljenem programskem jeziku. Nekatera dejanja zahtevajo dodatne informacije, na primer polje, ki ga želite prikazati. Okolje načrtovanja omogoča preprostejše ustvarjanje makrov, ko izbirate s seznamov dejanj in v izpolnite informacije.

Makri so uporabljeni za avtomatizacijo niza dejanj, spreminjanje podatkov v zbirki podatkov in veliko več. V pogledu načrta so makri podnabor ukazov, ki so na voljo v VBA (VBA). Večina ljudi ugotovi, da je ustvarjanje makra za dodajanje funkcionalnosti obrazcem, poročilom in kontrolnikom preprostejše kot pisanje kode VBA, vendar lahko makre iz pogleda načrta vedno pretvorite v VBA.

Recimo, da želite odpreti poročilo neposredno v enem od obrazcev za vnos podatkov. V obrazec dodajte gumb in nato ustvarite makro, ki odpre poročilo. Makro je lahko samostojen (poseben predmet v zbirki podatkov), ki ga nato povežete z dogodkom gumba OnClick, ali pa ga vdelate neposredno v dogodek OnClick samega gumba. V obeh primerih se ob kliku gumba zažene makro, ki odpre poročilo.

Moduli

Moduli so koda VBA, ki jo napišete, da avtomatizirate opravila v aplikaciji in izvajate višje končne funkcije. Module napišete v programskem jeziku VBA. Modul je zbirka deklaracij, izjav in postopkov, ki so shranjeni skupaj kot enota.