Več informacij o skupinah v storitvi Office 365

Zadnja posodobitev 14 avgusta 2019

Skupine storitve Office 365 je storitev, združljiva z orodji Office 365, ki jih že uporabljate, tako da lahko sodelujete s sodelavci pri pisanju dokumentov, ustvarjanju preglednic, delu na načrtih projektov, načrtovanju srečanj in pošiljanju e-pošte.

V tem članku vam bomo razložili, kaj so skupine, in vam ponudili nekaj uporabnih povezav do naslednjih korakov.

Če želite najnovejše novice in videoposnetke o Skupinah storitve Office 365, glejte portal Spletni dnevniki za Office.

Namig: Če iščete informacije o uporabi skupin stikov v Outlooku za pošiljanje e-pošte na seznam oseb – na primer skupini prijateljev –, preberite članek Ustvarjanje skupine stikov ali seznama prejemnikov v Outlooku za sistem Windows.

Kaj so Skupine storitve Office 365?

S skupinami v programu Office 365 lahko izberete skupino oseb, s katerimi želite sodelovati in preprosto nastaviti zbirko virov, ki jo želite dati v skupno rabo s tistimi osebami. Viri, kot so Officeova mapa »Prejeto« v skupni rabi, koledar v skupni rabi ali knjižnica dokumentov za sodelovanje v datotekah.

Ni vam treba skrbeti za to, da morate ročno dodeliti dovoljenja vsem virom, ker z dodajanjem članov skupini ti samodejno dobijo dovoljenja, ki jih potrebujejo za orodja v vaši skupini. Poleg tega so skupine nova in izboljšana izkušnja za zadeve, za katere smo včasih uporabljali sezname prejemnikov ali nabiralnike v skupni rabi.

Namig: Če želite več informacij o nadgradnji vaših tradicionalnih seznamov prejemnikov na Skupine storitve Office 365, preberite ta članek.

Določeni viri, ki so na voljo, so do neke mere odvisni od izkušnje skupin, ki jo želi imeti vaša skupina. Medtem ko razmišljate o možnostih, ne pozabite, da le redko ena rešitev ustreza vsem. Različne skupine rade delajo na različne načine in v programu Office 365 so orodja, ki omogočajo sodelovanje v želeni obliki skupine.

Skupine v storitvi Office 365 lahko ustvarite z različnimi orodji, vključno z Outlookom, Outlookom v spletu, aplikacijo Outlook Mobile, SharePointom, aplikacijo Planner, aplikacijo Teams in drugimi. S katerim orodjem boste začeli, je odvisno od tega, s kakšno skupino delate. Primer: pri Microsoftu običajno začnemo iz Outlooka, če želimo ustvariti skupino, ki bo organizirana po e-pošti in koledarju. Če je skupina namenjena širši komunikaciji v podjetju, pogosto začnemo s storitvijo Yammer. Za sodelovanje, ki temelji na klepetu, bi začeli skupino iz aplikacije Microsoft Teams.

Ko ustvarite skupino, se boste morali odločiti, ali želite, da je skupina javna ali zasebna. Vsebina v javni skupini je lahko dostopna vsem v vaši organizaciji in vsi v vaši organizaciji se lahko pridružijo skupini. Vsebina v zasebni skupini je prikazana le članom skupine in osebe, ki se želijo pridružiti zasebni skupini, mora odobriti lastnik skupine.

Opomba: Trenutno so skupine, ustvarjenje v aplikaciji Outlook v spletu, privzeto zasebne.

Osebe zunaj organizacija ne vidijo vsebine v javnih skupinah ali zasebnih skupinah in nimajo dostopa do njih, razen če so bile te osebe izrecno povabljene kot gostje.

Če želite več informacij o spreminjanju skupin iz javnih v zasebne (ali obratno), glejte Ustvarjanje javnih ali zasebnih skupin v storitvi Office 365.

Lastniki, člani in gosti

Lastniki skupin so moderatorji skupine. Lahko dodajajo člane in jih odstranjujejo in imajo edinstvena dovoljenja, kot so brisanje pogovorov iz mape »Prejeto« v skupni rabi ali spreminjanje različnih nastavitev skupine. Lastniki skupine lahko preimenujejo skupino, posodobijo opis ali sliko ter izvajajo druga opravila. Če poznate SharePointove vloge, lastnik skupine predstavlja skrbnika zbirke mest.

Člani skupine so običajni uporabniki v organizaciji, ki uporabljajo skupino za sodelovanje. Imajo dostop do celotne vsebine v skupini, ne morejo pa spreminjati nastavitev skupine. V SharePointu jih imenujemo člane mesta. Če želite več informacij o dodajanju ali odstranjevanju članov skupine, preberite članek Dodajanje in odstranjevanje članov skupine v Outlooku.

Gostje so podobni članom skupine, vendar gre za osebe zunaj organizacije. Uporabniki lahko privzeto povabijo goste, da se pridružijo skupini, vi pa nadzorujete celoten postopek. Če želite več informacij, preberite članek Dostop za goste v Skupinah storitve Office 365.

Izberite vrsto skupine, ki jo želite ustvariti:

Če raje sodelujete prek mape »Prejeto« v skupni rabi, potem je izkušnja skupin v Outlooku prava izbira za vas. Če ustvarite skupino v Outlooku, boste dobili to:

Nobenega od teh virov vam ni treba ustvariti ročno; ko ustvarite skupino, so ti viri ustvarjeni samodejno in dodeljena so jim potrebna dovoljenja, da jih lahko začnejo takoj uporabljati.

Dostop do teh virov je omogočen prek znanega namiznega odjemalca Microsoft Outlook 2016, prek Outlooka v spletu, prek programa Outlook 2016 za Mac (samo mapa »Prejeto«) ali prek programa Outlook Mobile. Skupine v storitvi Office 365 boste našli v podoknu za krmarjenje na levi strani v namizni različic Outlooka ali v Outlooku v spletu.

Skupine so na voljo v podoknu za krmarjenje na levi strani Outlooka ali Outlooka v spletu.

Nova kartica Skupine storitve Office 365 omogoča hiter dostop do virov skupine v skupni rabi. V Outlooku v spletu ali SharePointu postavite kazalec miške nad ime skupine.

Slika nove kartice Skupine storitve Office 365

Najnovejši del naše zgodbe o sodelovanju je prostor Microsoft Teams. Microsoft Teams je notranja zanka vaše skupine – stalen delovni prostor za klepet, kjer lahko vodite neformalne pogovore v realnem času o zelo osredotočenih temah ali določenih podskupinah v skupini. 

Storitev Yammer ponuja izkušnjo sodelovanja v družabnem omrežju podjetja. Pomaga vam vzpostaviti nove povezave in odkrivati novosti v organizaciji. Lahko vam pomaga komunicirati in razpravljati o zamislih v podjetju ali o skupnih področjih zanimanja.

Če ustvarite povezane skupine storitve Office 365 v storitvi Yammer, boste pridobili:

  • Skupina Yammer – skupni prostor za pogovore in skupno rabo informacij.

  • SharePointova knjižnica dokumentov – osrednje mesto, v katero skupina shranjuje datoteke in jih daje v skupno rabo.

  • OneNotovi zvezki v skupni rabi – za zbiranje zamisli, raziskovanje in informacije.

  • SharePointovo spletno mesto skupine – osrednja shramba za informacije, povezave in vsebino, ki se nanašajo na skupino.

  • Načrtovalnik – za dodeljevanje in upravljanje opravil projekta med člani vaše skupine.

Do teh orodij lahko dostopate prek storitve Yammer v brskalniku ali z aplikacijo Yammer v vaši napravi s sistemom iOS, Android ali Windows Phone.

Ko skupina doseže svoj namen, jo lahko izbrišete, da sprostite sistemske vire, in odstranite skupino, da ni več navedena na seznamu ali prikazana. Glejte: Brisanje skupine. Če se ne želite ukvarjati z brisanjem starih skupin, lahko vaš skrbnik nastavi pravilnike o zapadlosti, zaradi katerih bodo zapadle stare skupine, ki bodo samodejno odstranjene po določenem obdobju. Glejte: Pravilnik o zapadlosti skupine v storitvi Office 365.

Opomba: Vsebina na tem zavihku je namenjena skrbnikom.

V skupinah v storitvi Office 365 obstajajo trije primarni modeli omogočanja uporabe: odprt, takšen, ki ga vodi IT, ali nadzorovan. Vsak ima svoje prednosti.

Model

Prednosti

Odprt (privzeto)

Uporabniki lahko po potrebi ustvarijo svoje skupine, ne da bi morali čakati ali za to prositi skrbnika IT

Vodi IT

Uporabniki zahtevajo skupino pri skrbniku IT. Skrbnik IT jim lahko pomaga izbrati najboljše orodje za sodelovanje glede na njihove potrebe.

Nadzorovan

Ustvarjanje skupine je omejeno na določene osebe, skupine ali storitve (glejte: Nadzorovanje, kdo lahko ustvari skupine v storitvi Office 365).

Če želite nadzorovati poimenovanje skupin v storitvi Office 365, lahko s pravilnikom o poimenovanju vsilite, da imena skupin ustrezajo določenim standardom, vključno s predponami ali priponami ter blokiranjem spornih imen. Če želite več informacij, glejte Pravilnik o poimenovanju skupin v storitvi Office 365.

Vsaka skupina ima najmanj enega lastnika, ki lahko doda ali odstrani člane in izvede nekaj osnovnih ohranjevanj skupine in njene vsebine. Običajno lastnik to naredi v Outlooku. Glejte: Dodajanje in odstranjevanje članov skupine v Outlooku. Če lastnik (ali lastniki) skupine zapusti organizacijo iz kakršnega koli razloga, lahko skrbnik dodeli skupini novega lastnika . Glejte Dodelitev novega lastnika zapuščeni skupini.

Če imate še dovoljenja skrbnika strežnika Exchange Online, lahko upravljate svoje skupine iz Skrbniškega središča za Office 365 (glejte Upravljanje članstva v skupini v Skrbniškem središču za Office 365) ali iz tehnologije PowerShell (glejte Uporaba tehnologije PowerShell za upravljanje skupin v storitvi Office 365).

Morda boste nekoč želeli izbrisati skupino iz svojega najemnika. Če želite več informacij o tem, kako izbrišete skupino, glejte: Brisanje skupine. Če pomotoma izbrišete skupino, lahko skrbniki obnovijo to skupino najpozneje v 30. dneh. Glejte: Obnovitev izbrisane skupine v Skupini storitve Office 365.

Če želite življenjski cikel svojih skupin v storitvi Office 365 upravljati na avtomatiziran način, lahko uporabite pravilnike o zapadlosti, da določite zapadlost skupin v določenem časovnem intervalu. Lastniki skupine bodo prejeli e-poštno sporočilo 30, 15 in 1 dan pred zapadlostjo skupine, kar jim omogoča, da po potrebi preprosto obnovijo skupino. Glejte: Pravilnik o zapadlosti Skupine storitve Office 365.

Omejitve za skupino

Največ ...

Vrednost

Lastniki na skupino

100

Skupine, ki jih lahko uporabnik ustvari

250

Skupine, ki jih lahko ustvari skrbnik

Do privzete omejitve najemnika, ki znaša 500 K.

Število članov

Več kot 1.000, čeprav lahko trenutno do pogovorov skupine dostopa samo 1.000 uporabnikov.

Uporabniki lahko opazijo zakasnitve pri dostopu do koledarja in pogovorov v zelo velikih skupinah v Outlooku.

Število skupin, katerih uporabnik je lahko član

1.000

Shramba datotek

1 TB + 10 GB na naročnika + dodatni kupljeni prostor za shranjevanje. Kupite lahko neomejeno količino dodatne shrambe.

Velikost nabiralnika skupine

50 GB

Največje privzeto število skupin, ki jih lahko ima organizacija Office 365, je trenutno 500.000.

Če nameravate uporabiti funkcijo» skupina Nepotrjenim «iz orodja za povezovanje v storitvi Azure Active Directory, je največja dolžina 448 znakov, ki so povezani z atributom» opis «.

Če želite več informacij o shrambi storitve SharePoint Online, glejte Omejitve storitve SharePoint Online in Omejitve programske opreme za SharePoint Online.

Upravljanje skupin v storitvi Office 365 je učinkovitejše, če imate na voljo informacije o uporabi skupin. V Skrbniškem središču za Office 365 je na voljo orodje za poročanje, s katerim si lahko na primer ogledate uporabo shrambe, koliko aktivnih skupin imate in celo, kako uporabniki uporabljajo skupine. Če želite več informacij, glejte: Poročila storitve Office 365 v Skrbniškem središču.

S skupinami v storitvi Office 365 imate na voljo tudi številna orodja za skladnost, zaščito informacij in e-odkrivanja.

Glejte tudi

Opomba:  Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Želimo, da bi bila ta vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko sporočite, če so bile te informacije uporabne? Tukaj je referenčni članek v angleščini.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×