Uvod v zunanje podatke

S storitvami za poslovno povezanost lahko zunanje podatke povežete s SharePointovim mestom in ga uporabite, kot da je izvorno na vaše spletno mesto. Tukaj je zbirka informacij o tem, kaj so zunanji podatki, kje jo dobiti in kako jo uporabiti.

Pregled zunanjih podatkov

Če želite več informacij, glejte Iskanje vsebine o zunanjih podatkih.

V tem članku

Razumevanje velike slike

Zakaj uporabljati zunanje podatke?

Trije osnovni scenariji

Kako priti do tja je polovica zabave

Katero kapo nosite?

Polaganje temeljev

Poznavanje SharePointovega okolja

Pridobite pravo programsko opremo

Pravilno nastavitev programske opreme

Pametno izbiranje zunanjih podatkov

Razmislite o učinkovitosti delovanja

Prva praksa varnosti

Nastavitev temelja: zunanje vrste vsebine

Površinski zunanji podatki v SharePointovih izdelkih

Branje in pisanje podatkov v zunanjih seznamih

Dodajanje stolpcev zunanjih podatkov na sezname in knjižnice

Ustvarjanje rešitev s spletnimi gradniki poslovnih podatkov

Uporaba zunanjih podatkov na strani profila, dejanj ali iskanja

Uporaba zunanjih podatkov v potekih dela

Površinski zunanji podatki v Officeovih izdelkih

Analiziranje zunanjih podatkov v Excelu

Dodajanje zunanjih podatkov v Wordove dokumente

Sinhronizacija zunanjih podatkov v Outlooku

Izboljšanje dostopa do zunanjih podatkov z InfoPathovimi obrazci

Dodajanje zunanjih podatkov v objavljene Visiove diagrame

Uvoz in osveževanje zunanjih podatkov v Accessu

Razumevanje velike slike

Za uporabo zunanjih podatkov obstaja veliko razlogov. In majhna skupina lahko naredi velike stvari, ko deluje skupaj za ustvarjanje poslovne rešitve, ki temelji na zunanjih podatkih. Tukaj je, kako je to pogosto storjeno in nagrade, ki jih lahko prinese.

Zakaj uporabljati zunanje podatke?

Ko uporabljate SharePointove izdelke, s katerimi lahko poenostavite poslovna opravila, boste morda morali vključiti zunanje podatke, kot so zbirke podatkov, programi za podjetja in spletne storitve. Vendar pa so zunanji podatki pogosto kot samotni otok, ki je omejen na privilegirane ljudi, ali pa samo navaden težko priti do. Ali obstaja način za nemoteno pridobivanje teh zunanjih podatkov v SharePointove izdelke, kot tudi Officeove izdelke, tako da lahko izkoristite znani vmesnik in nadalje izboljšate svoje podjetje?

To je vse o storitvah za poslovno povezanost. Omogoča varen, učinkovit, za branje/pisanje dostop do različnih zunanjih podatkov. To naredite s celovitim okvirjem, ki zagotavlja standardne uporabniške in programske vmesnike. Poleg tega lahko ustvarite široko paleto poslovnih rešitev, tako brez kode, SharePointovih sestavljenih rešitev za enostavne do vmesnih dejavnosti in rešitev, ki temeljijo na kodi za napredne potrebe. Lahko na primer:

  • Ustvarite SharePointov zunanji seznam podatkov zaposlenih, shranjenih v zaledni zbirki podatkov, ki jih uporabniki lahko berejo in pišejo, podobno kot domači SharePointov seznam.

  • Povežite posodobljene podatke o strankah v sistemu podjetja za načrtovanje virov v podjetju (ERP) kot nabor Outlookovih stikov in celo omogoči dostop brez povezave.

  • Ustvarite rešitev za načrtovanje dogodka, ki je povezana z nadzorovanim programom za podjetja, vendar uporablja SharePointov koledar za ogled.

  • Ustvarite aplikacijo Microsoft Silverlight s svežim vizualnim uporabniškim vmesnikom, ki deluje z zunanjimi podatki iz spleta.

V kratkih storitvah za poslovno povezanost lahko vzpostavite povezavo s storitvijo, uporabljate in odklenete vrednost zunanjih podatkov.

Na vrh strani

Trije osnovni scenariji

Želite slišati več? Tukaj so trije primeri bistvenih rešitev, ki temeljijo na storitvah za poslovno povezanost.

Pomoč za mizo    V velikem podjetju je na voljo miza za pomoč, ki zagotavlja notranjo tehnično podporo. Zahteve za podporo in zbirka znanja tehnične podpore so shranjene v zunanji zbirki podatkov, vendar so v celoti vdelane na SharePointovo mesto z zunanjimi seznami in spletnimi gradniki poslovnih podatkov. Informacije o svojih trenutnih zahtevah si lahko ogledajo tudi v storitvi Microsoft Outlook 2013 online. Strokovnjaki za tehnično podporo si lahko ogledajo zahteve, ki so jim dodeljene v Outlook 2013 spletu in dostopu brez povezave. Poteki dela samodejno upravljajo težave s podporo v vsaki fazi: odprta, dodeljena, stopnjevana, razrešena in zaprta. Upravitelji v skupini za tehnično podporo, z ustreznim dovoljenjem, si lahko ogledajo nadzorne plošče, ki prikažejo poročila pomoči v poročilu, ki označujejo število težav s podporo, dodeljene vsakemu strokovnjaku za podporo, najbolj trenutnim ali kritičnim težavam in številu podpore. incidenti, ki jih obravnava vsak strokovnjak za podporo v določenem časovnem obdobju. Upravitelji lahko podatke izvozijo tudi v Microsoft Excel 2013 za nadaljnjo podrobno analizo s pogojnim oblikovanjem in grafikoni.

Sledilnik izvajalcev    Agencija za talente integrira svojo zbirko podatkov umetnikov na svoje notranje SharePointovo spletno mesto skupine, ki vključuje popoln seznam umetnikov, njihovih podatkov za stik in voznih redov. Pogodbe o snemanju v obliki Wordovih predlog dokumenta so ustvarjene in samodejno zapolnjene z najnovejšimi informacijami o umetniku. Potek dela vodi vsako pogodbo v različnih fazah. Agenti lahko na zunanji seznam dodajo nove izvajalce z InfoPathovim obrazcem. Z uporabo te rešitve imajo zastopniki talentov vedno informacije, ki jih potrebujejo v bližini, in lahko izvajajo številna ključna opravila z znanimi Officeovimi izdelki.

Sales dashboard    Program prodaje nadzorne plošče omogoča, da prodajni sodelavci hitro najdejo prodajne naloge in podatke o strankah, ki so upravljani v sistemu za upravljanje odnosov s strankami (CRM). Člani skupine si lahko glede na njihove vloge in ustrezna dovoljenja ogledajo informacije o prodajni analitiki, podatke o učinkovitosti prodaje posameznih članov, prodajne vodnike in podatke za stik stranke ter naročila. Prodajni strokovnjaki si lahko ogledajo dnevne koledarje, si ogledajo opravila, ki so jim jih dodelili upravitelji, sodelujejo z člani skupine in berejo novice v industriji. Visiov diagram prodajnih ozemelj prikazuje prodajo za vsak mesec in vsebuje podatke v živo iz zaledne zbirke podatkov, ki se lahko Osveži. Z Wordovim dokumentom lahko vodje hitro objavijo mesečna poročila o stanju, ki samodejno vključujejo podatke iz zunanjih sistemov.

Na vrh strani

Kako priti do tja je polovica zabave

Storitve za poslovno povezanost so kot velik dežnik, ki vključuje številne SharePointove in Officeove funkcije. Vendar ne deluje» izklopljeno «, ker je vsak zunanji vir podatkov enoličen in ima vsaka organizacija specifične potrebe. Ko položite temelje, na mestu uporabe ali v oblaku, lahko poiščete zunanje podatke znotraj SharePointovih izdelkov in Officeovih izdelkov. Ko delate z zunanjimi podatki, običajno poiščete tri različne faze:

Faza temeljev    Med to fazo načrtujete, pripravljate in nastavljate dostop do zunanjih podatkov. To običajno pomeni tesno sodelovanje s skrbnikom in včasih razvijalec, da razume, kaj se mora zgoditi. Pomembni cilji so prepoznavanje poslovnih in tehničnih zahtev, priprava zunanjega vira podatkov, zagotavljanje varnega dostopa do podatkov z uporabo storitve varnega shranjevanja in določanje celotne rešitve. Ključni cilj je ustvarjanje zunanje vrste vsebine, ki je podroben paket povezav, metapodatkov in drugih informacij, ki se uporabljajo za pridobivanje zunanjih podatkov.

SharePointova faza    Ko je temelj že položen, lahko zdaj zunanje podatke v SharePointovih izdelkih pokažete na različne načine, vključno z zunanjimi seznami, stolpci zunanjih podatkov, spletnimi gradniki poslovnih podatkov, poteki dela, rezultati iskanja, stranmi profilov, dejanji, aplikacijami za SharePoint. in SharePointove komponente ali rešitve, ki temeljijo na kodi.

Officeova faza    Ko ustvarite dostop do zunanjih podatkov v SharePointovih izdelkih, lahko zdaj poiščete podatke v različnih Officeovih izdelkih (vključno z Excelom, Wordom, Outlookom, Visio, Accessom in InfoPathom), programi za Office in Officeovimi komponentami, dodatki ali rešitve.

Tri faze razvoja

Več podrobnosti o posameznih funkcijah boste našli v nadaljevanju tega članka.

Na vrh strani

Katero kapo nosite?

Razvijanje rešitve, ki temelji na zunanjih podatkih, je običajno timsko prizadevanje in način dela je odvisen od vaše vloge. Na spodnjem diagramu je prikazan pogled na visoki ravni za vloge in rešitve, ki so vključene v splošni življenjski cikel razvoja.

Vloge in opravila razvojnega življenjskega cikla

Uporabniki    Uporabniki združujejo enostavne rešitve z uporabo osnovnih zmogljivosti SharePointovih izdelkov in Officeovih izdelkov. Primeri vključujejo:

  • Ustvarjanje zunanjega seznama, različnih pogledov seznama in dodajanje različnih filtrov in vrst.

  • Izvažanje zunanjega seznama za Excel 2013 za nadaljnjo analizo podatkov.

  • Vzpostavljanje povezave z zunanjim seznamom za Outlook 2013 za delo z zunanjimi podatki v spletu in brez povezave.

Power Uporabniki    Power uporabniki ustvarijo enostavne za vmesne, brez šifer poslovnih rešitev in pogosto zahtevajo znanje poslovnega analitika za razumevanje sistemov zbirke podatkov in splošnih poslovnih procesov v organizaciji. Prav tako sporočijo zahteve za skrbnike in razvijalce, kot tudi vodje podjetij in morda načrtovalce mest. Primeri vključujejo:

  • Ustvarjanje zunanje vrste vsebine z uporabo Microsoft SharePoint Designer 2013.

  • Ustvarjanje stolpcev zunanjih podatkov v knjižnicah in povezovanje stolpcev s kontrolniki vsebine v Wordovi predlogi po meri, kot je pogodba ali račun.

  • Prilagajanje InfoPathovih obrazcev za zamenjavo privzetih SharePointovih obrazcev seznama.

  • Oblikovanje spletne strani, ki povezuje spletne gradnike poslovnih podatkov na uporaben način za ustvarjanje delovnega prostora za informacije.

  • Ustvarjanje rešitve na osnovi Outlooka, ki zagotavlja prilagojene obrazce, poglede, ukaze na traku, dejanja in podokna opravil.

  • Ustvarjanje poteka dela, ki uporablja podatke zunanjega seznama.

Skrbniki    Skrbniki upravljajo dovoljenja za uporabnika in varnost za več različnih SharePointovih komponent, vključno z zunanjo vrsto vsebine in zunanjo zbirko podatkov. Kritična dejavnost vključuje nastavitev ciljnih programov storitve varnega shranjevanja, preslikave poverilnic in določanje najboljših načinov preverjanja pristnosti. Drugi primeri operacij vključujejo:

  • Upravljanje in nastavitev zunanjega dostopa do podatkov, dovoljenj in poizvedb.

  • Uvažanje in izvažanje zunanjih vrst vsebine iz trgovine metapodatki povezljivosti poslovnih podatkov.

  • Nastavljanje strani profila po meri, dejanj in rezultatov iskanja.

Razvijalci    Razvijalci ustvarijo različne rešitve po meri, ki segajo od ciljnih komponent, ki jih je mogoče znova uporabiti za napredne rešitve, ki temeljijo na kodi. Primeri vključujejo:

  • Napredne zunanje vrste vsebine, ki so bile razvite v programu Microsoft Visual Studio, kot so vrste polj po meri, ki uporabljajo zapletene hierarhične podatke.

  • Združene podatke iz več storitev, predstavljenih kot en model BDC.

  • Komponente za vnovično uporabo, spletni gradniki po meri, dejavnosti poteka dela po meri in kode za InfoPathove obrazce.

  • Zunanji podatkovni deli po meri za Outlookove rešitve.

  • Aplikacije Microsoft Silverlight in dodatki za Office.

  • Opozorila po meri s pomočjo okvira dogodka.

  • Povezave ali rešitve po meri z upravljano kodo.

Na vrh strani

Polaganje temeljev

Ne glede na zunanjo podatkovno rešitev, ki jo želite ustvariti, morate ustvariti zapleteno osnovo in to pomeni: pridobivanje in nastavitev pravilne programske opreme, izbiranja in priprave zunanjega vira podatkov, vklop SharePointovih storitev in računov ter ustvarjanje zunanja vrsta vsebine.

Poznavanje SharePointovega okolja

Ko uporabljate ali ustvarite zunanjo podatkovno rešitev, so na voljo razlike v funkcijah in funkcijah, ki jih morate poznati glede na SharePointovo okolje:

  • Na mestu uporabe    Če ustvarite rešitev, v kateri so vaši uporabniki in vaša rešitev v celoti na mestu uporabe (za požarnim zidom), so podprte vse funkcije storitve za poslovno povezanost.

  • Oblak    Če uporabljate SharePoint online (paket 2, E3 in E4) v Microsoft 365, je na voljo podnabor funkcij. Na primer, zunanji seznami, spletni gradniki poslovnih podatkov in okvirni dogodek so podprti, vendar strani profila, dejanja in okvir povezovalnika niso. Poleg tega lahko vzpostavite povezavo s temi viri podatkov: WCF Web Services, OData in SQL Server Azure.

  • Hibrid    Vaša organizacija morda že ima pomembne naložbe v podatkovne vire, ki so na voljo, kot so na primer poslovni programi in sistemi ERP. Toda vaša organizacija je lahko tudi v hibridnem SharePointovem okolju, kjer so nekateri zaposleni na mestu uporabe in so nekateri v oblaku. V hibridnem okolju lahko ustvarite tudi hibridno zunanjo podatkovno rešitev, tako da lahko uporabniki v oblaku dostopajo do vira podatkov na mestu uporabe. Uporabnik lahko na primer dokonča poročilo o stroških, medtem ko je na poslovnem potovanju s storitvijo SharePoint online, stroški pa se lahko takoj uskladijo s sistemom SAP na mestu uporabe. Povežete se lahko s katerim koli podprtim virom podatkov, vendar morate uporabiti storitve OData in obsežen razvoj in konfiguracijo.

Pridobite pravo programsko opremo

Funkcije storitev za poslovno povezanost (BCS) se distribuirajo v različnih SharePointovih izdajah. Uporabite to tabelo, ki vam bo v pomoč pri pravilni izbiri.

Funkcija storitve za poslovno povezanost

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (standardno)

SharePoint Server 2013 (podjetje)

SharePoint online (SPO)
(paket
2) (E3; E4)

Pripombe

Zunanji seznam

Stolpec» zunanji podatki «

Storitve povezljivosti poslovnih podatkov

SPO podpira le WCF in SQL Server Azure povezovalnike

Storitev varnega shranjevanja

SPO podpira le poverilnice skupine

Iskanje zunanjih podatkov

Strani s profili

Dejanja

Spletni gradniki poslovnih podatkov

Podpora za Officeove izdelke

Obogatene odjemalske razširitve *

Program – obseg BCS

Okvir povezovalnika

Okvirni dogodek

Povezovalnik OData

API-ji BCS OM

Hibrid (SPO na mestu uporabe)

Le z uporabo povezovalnika OData

* Vključuje kontrolnike obrazcev, če želite prikazati zunanje podatke in postavitve, če želite prikazati podatke v Outlookovem podoknu opravil in regiji obrazca. Na voljo le v sistemu Microsoft Office Professional plus 2013.

Na vrh strani

Pravilno nastavitev programske opreme

Ko namestite pravo programsko opremo, se prepričajte, da ste jo pravilno nastavili. Zlasti:

Priprava zunanjega vira podatkov    Skrbnik bo morda moral ustvariti račun in omogočiti dovoljenja za vir podatkov, da zagotovi dostop do podatkov le tistim, ki ga potrebujejo, in da podatki ne pristanejo v napačnih rokah. V zunanji zbirki podatkov bo skrbnik morda ustvaril tudi posebne tabele, poglede, poizvedbe in drugo, da bo omejil rezultate le na tiste, ki so nujni, in tako izboljšal delovanje.

Konfiguracija SharePointovih storitev    Skrbnik mora aktivirati storitve povezljivosti poslovnih podatkov, storitev varnega shranjevanja in Visiove storitve.

Konfiguracija storitve varnega shranjevanja    Skrbnik mora določiti najboljši način za dostop do zunanjega vira podatkov, ustvariti ciljni program in nastaviti poverilnice za ciljni program.

Konfiguracija storitev BDC    Skrbnik mora zagotoviti, da ima uporabnik, ki ustvari zunanjo vrsto vsebine, dovoljenje za shrambo metapodatkov poslovnih podatkov (BDC) in da imajo ustrezni uporabniki dostop do zunanje vrste vsebine, na kateri temelji zunanji seznam.

Prepričajte se, da so Officeovi izdelki pripravljeni za uporabo    Če želite sinhronizirati zunanje podatke z Officeovimi izdelki, morate imeti Windows 7 ali novejšo različico in te brezplačne programske izdelke, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 in WCF Data Services 5,0 za OData v3 v vsakem odjemalskem računalniku (po potrebi samodejno pozvani, da prenesete programsko opremo). Poleg tega se prepričajte, da je možnost namestitve sistema Office Storitve za poslovno povezanost omogočena (privzeto izbrano). Ta možnost namesti izvajalnik odjemalca storitev za poslovno povezanost, ki naredi to: shranjuje v predpomnilnik in sinhronizira z zunanjimi podatki, preslika poslovne podatke v vrste zunanje vsebine, prikaže izbirnik zunanjih elementov v Officeovih izdelkih in izvaja rešitve po meri v Officeovih izdelkih.

Na vrh strani

Pametno izbiranje zunanjih podatkov

Lahko delate z različnimi zunanjimi viri podatkov, vključno z zbirkami podatkov, sistemi za načrtovanje virov za podjetja (ERP), OData in naprednimi povezovalniki.

Zbirke podatkov    Organizacije in podjetja vseh oblik in velikosti so odvisne od zbirk podatkov za vsakodnevne operacije. Zbirke podatkov vsebujejo različne vrste podatkov, vključno z besedilom, številkami, slikami in dokumenti, in imajo številne namene, vključno s finančnimi, proizvodnimi, zavarovalniškimi in podatkovnimi spletnimi mesti. Pogoste podprte zbirke podatkov vključujejo: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 in katero koli zbirko podatkov, ki je v skladu s standardoma ODBC ali OLE DB.

Sistemi ERP    Sistemi ERP integrirajo poslovne podatke in procese v celotni organizaciji ter izvajajo številne temeljne dejavnosti za podjetja, vključno s temi:

Funkcija Business

Poslovni proces

Finance in računovodstvo

Glavna knjiga, obveznosti in terjatve, gotovinsko upravljanje, osnovna sredstva in predračun

Človeški viri

Izplačana plačilna lista, izobraževanje, prejemki, upokojitev, zaposlovanje in upravljanje raznolikosti.

Upravljanje odnosov s strankami (CRM)

Prodaja in trženje, provizije, storitev, stik strank in podpora za klicno središče.

Proizvodnja

Inženirstvo, kosovnica, delovni nalogi, razporejanje, upravljanje poteka dela, nadzor kakovosti in upravljanje življenjskega cikla izdelkov.

Oskrbovalna veriga

Inventar, vnos naročila, nakup, načrtovanje, pregled in obdelava zahtevkov.

Vodenje projektov

Stroški, obračunavanje, čas in stroški, enote učinkovitosti delovanja in upravljanje dejavnosti.

Pogosti Podprti sistemi ERP vključujejo SAP, duet, Microsoft Dynamics, Siebel in JD Edwards.

OData    V programu Open Data Protocol (OData) je na voljo standard za ustvarjanje (objava), branje (pridobivanje), posodobitev (uskladiščenje) in brisanje (brisanje) operacij, ki jih Access Web Services. Pomislite na OData kot spletni ekvivalent ODBC in OLE DB. Podatki so vrnjeni v obliki zapisa» XML «ali» zapis predmeta «(JSON). Pogosti OData viri vključujejo znane spletne strani (na primer Amazon, E-Bay, Azure Data Market in Netflix), zbirke podatkov in celo druga SharePointova mesta.

Napredni povezovalniki    Za druge vire podatkov lahko razvijalec ponudi napredne zunanje podatke za dostop:

  • Uporaba ADO.NET, ki omogoča dostop do katerega koli vira podatkov s ponudnikom ADO.NET.

  • Uporabljate WCF in spletne storitve, ki omogočajo dostop do spletnih storitev in sistema Windows Communication Foundation (WCF).

  • Uporaba zbirov povezljivosti .NET, ki omogočajo dostop do virov podatkov, ko ponudnik ADO.NET ali spletna storitev ni na voljo.

  • Pretvorite nepodprte zaščitene vrste podatkov v podprte vrste podatkov .NET.

  • Ustvarjanje rešitev po meri za večje vire podatkov s pogosto spreminjajočimi se podatkovnimi strukturami, ki zahtevajo podatkovne povezave po meri, načini prenosa in namestitev povezovalnika.

Na vrh strani

Razmislite o učinkovitosti delovanja

Vsaka Poslovna rešitev mora upoštevati učinkovitost delovanja in zunanji podatki niso izjema. Na srečo so storitve za poslovno povezanost zasnovane tako, da odpravljajo številne težave z učinkovitostjo delovanja in zaskrbljenost. Na splošno so podatki o pridobivanju, odstranjevanju, filtriranju in razvrščanju v zunanji vir podatkov, da bi zmanjšali vire pomnilnika in predelave, ki jih potrebujejo SharePointovi izdelki.

Poleg tega imajo storitve za poslovno povezanost vgrajene predpomnilnike v obeh strežnikih (predpomnilnik storitev za poslovno povezanost) in odjemalske računalnike (predpomnilnik storitve za poslovno povezanost) in morda ne bodo prikazovali najnovejših vrednosti iz zunanjih podatkov. sistem takoj. Lahko pa prilagodite intervale osveževanja glede na potrebe uporabnikov in rešitve, ki jih ustvarite. Vsi uporabniki morajo takoj videti posodobljene podatke, vendar lahko na primer osvežijo zunanji seznam ali Outlookovo mapo s stiki.

Možnost dela brez povezave v odjemalskem računalniku pomeni tudi, da lahko uporabniki podaljšajo delo, ne da bi bili povezani z zunanjimi podatki, vendar Vedite, da se podatki, ko se vrnejo v splet, posodobijo in pravilno uskladijo.

Na splošno te funkcije učinkovitosti omogočajo pospešitev prikaza, osveževanja in podatkovnega delovanja zunanjih podatkov na SharePointovi spletni strani in v Officeovem izdelku.

Na vrh strani

Prva praksa varnosti

Še posebej pomembno je, da je rešitev zunanjih podatkov varna, ker so podatki pogosto kritični do podjetja in jih napačni uporabniki ne smejo gledati ali spremeniti. Poleg tega obstaja veliko načinov za zaščito podatkov in želite, da je vaša rešitev preprosta in varna. Na srečo obstajajo načini za zmanjšanje kompleksnosti, predvsem z uporabo storitve varnega shranjevanja.

Če želite na kratko zavarovati zunanje podatke, morate odgovarjati na dve osnovni vprašanji:

kdo si?    To se imenuje tudi preverjanje pristnosti in postopek preverjanja identitete s pridobitvijo poverilnic (uporabniško ime in geslo).

Kaj je dovoljeno narediti?    To se imenuje avtorizacija in postopek določanja opravil, ki jih lahko izvedete, na katere elemente podatkov najdete na seznamu dovoljenj, ki so vam bila dodeljena.

Skrbnik najprej določi najboljši način dostopa za zunanji vir podatkov. Upoštevajte, da je zelo pogosta rešitev za podjetja za preverjanje pristnosti dostopa do zunanjih podatkov, za katere ima trenutni uporabnik drug račun. Toda pisanje dnevnika v okviru različnih poverilnic je lahko zapleteno in okorno. Storitev varnega shranjevanja je na voljo za reševanje z zagotavljanjem shranjevanja in preslikave poverilnic. S tem olajšate uporabo zunanjega vira podatkov tako, da se prijavite le enkrat.

Če ste na primer prijavljeni na SharePointovo mesto z enim naborom poverilnic, vendar želite dostopati do zunanjega seznama, ki temelji na aplikaciji Siebel, ki uporablja drug nabor poverilnic, lahko skrbnik nastavi storitev varnega shranjevanja tako, da samodejno preslika obe nabori poverilnic, tako da vam ni treba znova prijaviti.

Storitev varnega shranjevanja pomaga tudi pri upravljanju zloglasnega» dvojnega skoka «, kjer vsako preverjanje pristnosti zahteva» hop «med dvema računalnikoma, ki je lahko ogrožena, razen če so koraki sprejeti za preprečitev.

Kako se odpravi težavo »dvojnega skoka«

Nato skrbnik ustvari več slojev varnosti, ki temeljijo na dovoljenjih, podobno kot več vrstic obrambe okoli utrdbe, da se zagotovi ustrezna avtorizacija in dostop do:

  • Podatke v zunanji zbirki podatkov ali sistemu.

  • Vrsta zunanje vsebine v shrambi metapodatkov povezljivosti poslovnih podatkov.

  • Stolpec» zunanji seznam «ali» zunanji podatki «.

Na koncu lahko skrbnik doda dodatno plast zaščite s šifriranjem. Če vaša rešitev za zunanje podatke uporablja tudi Officeove aplikacije, lahko skrbnik zaščiti predpomnilnik storitev za poslovno povezanost s storitvijo s sistemom Windows Encrypting. Nekateri zunanji viri podatkov ponujajo tudi načine za šifriranje podatkov.

Na vrh strani

Nastavitev temelja: zunanje vrste vsebine

Zunanje vrste vsebine so v središču katere koli zunanje podatkovne rešitve. So kot posrednik med vami in zunanjim virom podatkov. Tipična zunanja vrsta vsebine je organizirani paket informacij, ki vsebuje to:

  • Informacije o povezavi z virom podatkov, kot so na primer lokacija, ime in načini preverjanja pristnosti.

  • Definicija tabele, polj, primarnih in tujih ključev, veljavnosti in podatkovnih tipov (imenovanih tudi metapodatki).

  • Podatke, ki jih lahko izvedete, kot so ustvarjanje, branje, posodabljanje, brisanje in poizvedba (imenovana tudi CRUDQ).

  • Druge informacije in vedenje, kot so preslikani Officeovi podatkovni tipi ali omogočanje sinhronizacije brez povezave.

  • Različni filtri, ki poizvedujejo po podatkih in pomagajo osamiti rezultate, ter omejitve za izboljšanje učinkovitosti delovanja.

  • Polje» identiteta «in prikaz stolpcev za zunanjo izbirnik vsebine, ki se uporablja za pridobivanje zunanjih podatkov v celotnem uporabniškem vmesniku.

  • Povezava, ki temelji na primarnih in tujih ključih med dvema sorodnimi tabelami, kot so naročila in kupci.

En krepak uporabnik definira zunanjo vrsto vsebine in zato ščiti druge uporabnike iz kompleksnosti dela z zunanjimi podatki. Poleg tega so vse te informacije shranjene v posebni datoteki BDCM (. BDCM), v obliki XML in shranjeni v shrambi metapodatkov povezljivosti poslovnih podatkov. S tem pristopom lahko preprosto ohranite, posodobite, zaščitite in znova uporabite zunanje vrste vsebine na različnih mestih. Lahko na primer preprosto izvozite in uvozite datoteko, da jo uvedete iz razvoja v proizvodnem okolju ali pa jo daste v skupno rabo z drugimi zbirkami mest.

Mimogrede, vaš krepak uporabnik ni treba biti strokovnjak v XML-ju. Če želite ustvariti zunanjo vrsto vsebine, obstajata dve orodji izbire:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Zunanjo vrsto vsebine lahko določite in posodobite na deklarativno način in jo nato objavite v shrambi metapodatkov povezljivosti poslovnih podatkov.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Če so zunanji podatki zapleteni ali pa jih SharePoint Designer 2013 ne podpira, lahko uporabite urejevalnik XML-ja v programu Visual Studio (ki zagotavlja IntelliSense), da ustvarite model XML, ali pa uporabite oblikovalnika za zunanjo vsebino za Visual Studio, da ustvarite zbir povezljivosti s po meri, ki omogoča logiko integracije s kodo za povezovanje prek ogrodja .NET Framework.

Na vrh strani

Površinski zunanji podatki v SharePointovih izdelkih

Zdaj, ko ste ustvarili trden in varen temelj za zunanje podatke, lahko to naredite z njimi v SharePointovih izdelkih.

Branje in pisanje podatkov v zunanjih seznamih

Zunanji seznam je ključni gradnik za SharePointove rešitve, ki temeljijo na zunanjih podatkih. Zunanje podatke lahko berete in pišete z znano izkušnjo uporabe SharePointovega seznama. Zunanji seznam je videti in se obnaša zelo podobno kot domači seznam, vendar pa obstaja nekaj razlik v obnašanju. Ustvarite lahko na primer poglede in uporabite izračunane vrednosti s formulami, vendar ne priložite datotek ali sledite različicam.

Zunanji seznam lahko ustvarite tudi tako, da uporabite SharePoint Designer 2013.

Na vrh strani

Dodajanje stolpcev zunanjih podatkov na sezname in knjižnice

Stolpce zunanjih podatkov lahko združite z drugimi stolpci na izvornem seznamu ali v knjižnici. Ker je stolpec» zunanji podatki «dodan na domači seznam ali v knjižnico, so vsi povezani seznami ali funkcije knjižnice delovali, vključno z različicami, odobritvami, rezervacijami in rezervacijami ter datotečnimi prilogami.

Recimo, da ste ustvarili knjižnico slik, ki vsebuje fotografije izdelkov, ki jih vaša organizacija proda. Stolpec» zunanji podatki «lahko dodate v knjižnico, ki dostopa do imena izdelka, kode izdelka in trenutne cene iz zunanje zbirke podatkov. Ker pravila in procesi podjetja zahtevajo kakršne koli spremembe informacij o izdelku le prek sistema zbirke podatkov, določite, da so zunanji podatki samo za branje, ko ustvarite zunanjo vrsto vsebine. Toda zdaj lahko več oseb v vaši organizaciji preprosto vidi vse pogoste informacije o izdelku v enem pogledu knjižnice.

Na vrh strani

Ustvarjanje rešitev s spletnimi gradniki poslovnih podatkov

Spletni gradniki za poslovne podatke so zasnovani za delo s podatki iz zunanjega seznama in te spletne gradnike lahko kombinirate na uporabne načine za ustvarjanje delovnega prostora ali nadzorne plošče mesta. Seznam spletnih gradnikov in elementov lahko na primer povežete tako, da ko izberete element poročila o stroških v spletnem gradniku seznama, na primer cene v četrtek, se podrobnosti elementa prikažejo v spletnem gradniku elementa, kot so na primer Hotel, potovanja in stroški obroka.

Ta tabela na kratko povzema vsak spletni gradnik za poslovne podatke.

Spletni gradnik

Opis

Seznam poslovnih podatkov

Prikaže seznam elementov na zunanjem seznamu.

Element poslovnega podatka

Prikaže enega ali več elementov na zunanjem seznamu.

Dejanja poslovnih podatkov

Prikaže dejanje na zunanjem seznamu.

Filter povezljivosti poslovnih podatkov

Filtrira vsebino spletnega gradnika povezanih poslovnih podatkov tako, da uporabi seznam vrednosti z zunanjega seznama.

Graditelj elementov poslovnih podatkov

Ustvari element poslovnih podatkov iz parametrov v nizu poizvedb URL-ja in ga ponudi drugim spletnim gradnikom za poslovne podatke.

Povezani seznam poslovnih podatkov

Prikaže seznam podrejenih elementov, ki so povezani z nadrejenim elementom na zunanjem seznamu.

Na vrh strani

Uporaba zunanjih podatkov na strani profila, dejanj ali iskanja

Strani s profili, dejanja in iskanje so tesno povezane funkcije.

Strani s profili

Storitve za poslovno povezanost privzeto samodejno ustvarijo stran profila na podlagi vrste zunanje vsebine. Stran s profilom je spletna stran, v kateri so prikazane informacije iz ene vrstice zunanjih podatkov, ki temeljijo na polju z ID-jem, na primer vsa posamezna polja o določenem kupcu.

Stran s privzetim profilom je pravzaprav spletna stran, ki vsebuje graditelja elementov poslovnih podatkov in spletne gradnike poslovnih podatkov, povezanih s povezanimi elementi. Spletni gradnik graditelja elementa analizira parameter niza poizvedbe URL na strani s profilom, na primer http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, in preide CustID vrednost v spletni gradnik elementa podatkov, ki nato prikaže vsa ustrezna polja strank.

Stran s profilom lahko ustvarite tako, da prikažete informacije po meri ali pa lahko skrbnik prilagodi stran profila za vas.

Dejanja

Izvedete lahko tudi dejanje, ki temelji na strani profila, da naredite nekaj uporabnega. Ustvarite lahko na primer dejanje, ki združuje informacije o kupcu z zemljevidi Bing, da si ogledate mesto stranke ali pridobite navodila. Dejanje lahko ustvarite tako, da temelji na parametru niza poizvedbe URL na strani profila ali prek kode po meri. Ali pa lahko razvijalec napiše kodo po meri, ki omogoča posodabljanje informacij o zaposlenih v zaledni zbirki podatkov.

Privzeto uporabite dejanje, ko kliknete ukaz» Ogled profila «v dejanjih poslovnih podatkov ali v spletnem gradniku za seznam poslovnih podatkov. Pri uporabi stolpca» zunanji podatki «lahko izvedete tudi dejanje iz menijskega ukaza.

Iskanje

Če želite, lahko skrbnik omogoči iskanje zunanjih podatkov. Zunanje podatke lahko preiščete in indeksirate tako kot notranje SharePointove podatke, vendar z varnostnim obrezovanjem zagotovite, da lahko le ustrezni uporabniki kliknejo in vidijo rezultate iskanja, ki so prikazani z uporabo strani s profilom.

Z vključitvijo iskanja v SharePoint na zunanje podatkovne sisteme lahko uporabniki najdejo podatke, ki jih sicer ne bi mogli najti. Če na primer poznate podjetje, za katerega stranka deluje, vendar ste pozabili svoje ime, lahko poiščete ime podjetja in vam pomaga najti stran profila stranke.

Na vrh strani

Uporaba zunanjih podatkov v potekih dela

Poteki dela ponujajo zmogljivo orodje za modeliranje in avtomatizacijo poslovnih procesov, ki temeljijo na SharePointovem seznamu, v knjižnici ali na spletnem mestu. Ti poslovni procesi so lahko tako preprosti kot postopek odobritve dokumenta z enim samim potrjevalnim postopkom ali tako zapleteni kot kateri koli strukturirani poslovni proces. Čeprav ne morete neposredno povezati poteka dela z zunanjim seznamom, lahko ustvarite to:

Poteki dela izvornega seznama    Potek dela, povezan z izvornim seznamom, ki prebere ali posodablja podatke iz zunanjega seznama z uporabo elementa» Ustvari seznam «,» posodobi element seznama «in» Izbriši dejanja elementa seznama «. Element zunanjega seznama lahko na primer posodobite vsakič, ko se spremeni izvorni seznam ali element knjižnice. Če želite spremeniti polje zunanjega seznama, lahko uporabite druga dejanja z zunanjimi seznami, kot je nastavljena spremenljivka poteka dela. Element zunanjega seznama lahko uporabite tudi kot destinacijo za postopek opravila, vendar povezava do opravila ne prikaže naslova za element zunanjega seznama.

Poteki dela mesta    Poteki dela mesta ne zahtevajo, da se sprožilec dogodka zažene in ga je mogoče ročno zagnati. Če želite preprečiti nepooblaščen dostop, se poteki dela, ki se dostopajo do zunanjih seznamov, vedno izvajajo v računu storitve, tudi v načinu preverjanja pristnosti, ki uporablja poosebljanje.

Dogodki    Razvijalec lahko ustvari dogodke, ki se sprožijo v zunanjem viru podatkov, uporabniki pa lahko ustvarijo opozorila, ki se odzovejo na te dogodke. Uporabite lahko na primer SharePointov potek dela, če želite poslati e-poštno sporočilo zaposlenemu, ko je kupcu dodeljen račun za stranke v zunanjem viru podatkov.

Zaradi učinkovitosti delovanja je priporočljivo, da na zunanjem seznamu preberete le majhno število stolpcev ali ustvarite, posodobite ali izbrišete majhno število elementov na zunanjem seznamu.

Na vrh strani

Površinski zunanji podatki v Officeovih izdelkih

Zdaj, ko ste na površju ustvarili podatke v SharePointovih izdelkih, lahko s tem naredite to v različnih Officeovih izdelkih.

Analiziranje zunanjih podatkov v Excelu

Podatke iz zunanjega seznama lahko izvozite v Excel 2013 in ohranite sinhronizirane podatke. Na primer, boste morda želeli ohraniti popis izdelkov na zunanjem seznamu, tako da bo preprosto skupna raba in posodobitev, hkrati pa boste morali izvesti periodično analizo inventarja v Excel 2013. Zunanje podatke, ki so izvoženi v Excel 2013, je določen s trenutnim pogledom zunanjega seznama, filtri, ki so določeni na zunanji vrsti vsebine in na zunanjem seznamu, ter jezikovne nastavitve za SharePointovo mesto. h

Ko izvozite zunanji seznam, je Excelova tabela ustvarjena s podatkovno povezavo z zunanjim seznamom, ki temelji na datoteki spletne poizvedbe. Če si želite ogledati nadaljnje spremembe, ki so bile narejene na SharePointovem seznamu v Excelovi tabeli, lahko osvežite podatke. Ne morete spreminjati vira zunanjih podatkov in da bi operacija Excela osveževanja prepisala vse spremembe, ki ste jih naredili v Excelovi tabeli.

Na vrh strani

Dodajanje zunanjih podatkov v Wordove dokumente

Z dodajanjem stolpcev zunanjih podatkov in Wordove predloge z vsebino kontrolniki v knjižnico dokumentov lahko preprosto in učinkovito vnašate natančne in posodobljene podatke v Microsoft Word 2013 strukturiran dokument.

Recimo, da imate knjižnico dokumentov, ki vsebuje pogodbe s strankami. Vendar pa so vse informacije o stranki ohranjene v programu za poslovno uporabo, kot je SAP. Pogodbe stranke lahko sledite v knjižnici dokumentov, vendar zagotovite, da so povezane informacije o strankah posodobljene in niso po nepotrebnem podvojene. To naredite tako:

  • Najprej Dodajte stolpce zunanjih podatkov v knjižnico, da povežete ustrezno ime stranke, ime podjetja in telefonsko številko z vsako pogodbo, ki je shranjena v knjižnici pogodbe.

  • Nato ustvarite Wordovo predlogo, v kateri je pogodba s strankami zapečeno besedilo in kontrolnike vsebine, da vnesete ime stranke, ime podjetja in telefonsko številko. Word 2013 bo z zunanjim izbirnikom elementov pomagal vnašati ali posodobiti pravilne informacije tako, da samodejno prikaže in pridobi pravilne podatke o stranki.

  • Na koncu vsakič, ko ustvarite pogodbo, vnesete podatke o strankah in shranite pogodbo v knjižnico, so vrednosti podatkov o kupcu povišane v ustrezne stolpce zunanjih podatkov.

Na vrh strani

Sinhronizacija zunanjih podatkov v Outlooku

Če zunanji seznam vsebuje stranke, opravila, sestanke ali objave, lahko seznam povežete s Outlook 2013. Ko je povezava vzpostavljena, si lahko ogledate, uredite in natisnete podatke s poznanim uporabniškim vmesnikom za Outlook. Če so podatki za podatke za stik, na primer stranke, jih lahko tudi pokličete, jim pošljete e-poštna sporočila in naredite povabila na srečanje.

Sinhronizacija podatkov je dvosmerna ali dvosmerna. Spremembe, narejene v Outlook 2013, so samodejno sinhronizirane z zunanjim virom podatkov. Spremembe, ki so bile narejene v zunanjem viru podatkov, so sinhronizirane z elementi v Outlook 2013, čeprav je morda potrebna operacija osveževanja.

Privzeto se podatki samodejno osvežijo vsakih šest ur, vendar je to vrednost mogoče spremeniti. Če se želite prepričati, da vidite trenutne podatke iz zunanjega vira podatkov, z desno tipko miške kliknite mapo in nato kliknite Sinhroniziraj spremembe DB.

Ko ustvarite zunanjo vrsto vsebine, naredite to:

  • Če želite dostop brez povezave, omogočite možnost podpore za sinhronizacijo brez povezave .

  • Nastavite polje Vrsta Officeovega elementa na eno od teh možnosti: stik, sestanek, opravilo ali objava.

  • Preslikajte posamezna polja v zunanji vrsti vsebine, na primer ime kupca, priimek stranke, naslov stranke in telefon za stranke, v njihove ustrezne Outlookove vrste elementov, kot so ime stika, priimek, BusinessAddress in Službenitelefon.

Poleg tega lahko z nekaterimi kodami, ki jih je napisal razvijalec, ustvarite Outlookovo rešitev, ki naredi to:

  • V podpodoknih opravil po meri Prikažite izvorne ali podatkovne gradnike, da predstavite zunanje podatke uporabnikom.

  • Če želite izvesti dejanja po meri, vključite ukaze na traku po meri.

  • Ustvarite definicijo pogleda po meri, če želite prikazati določene stolpce zunanjih podatkov.

  • Načrtovanje regij obrazca po meri za predstavitev zunanjih podatkov.

Na vrh strani

Izboljšanje dostopa do zunanjih podatkov z InfoPathovimi obrazci

Obstaja več razlogov, zakaj je Microsoft InfoPath 2013 koristno uporabiti z zunanjimi podatki:

Delo z zapletenimi podatkovnimi tipi    Če je polje zunanjih podatkov hierarhično, na primer polje» naslov «, ki vsebuje ulico, mesto in poštno številko kot podpolja, ne morete delati s tem poljem v SharePointovem obrazcu za zunanji seznam, v resnici pa še ni ustvarjen. Lahko pa SharePointov obrazec pretvorite v InfoPathov obrazec, da ustvarite in posodobite polja z uporabo InfoPath 2013.

Vdelava kontrolnika za izbirnik zunanjega elementa    Kontrolnik za izbirnik zunanjih elementov lahko povlečete in spustite na InfoPathov obrazec, ga povežete z zunanjim seznamom kot sekundarni vir podatkov in uporabniku olajšate izbiro elementa na podlagi enoličnega polja, kot je ime stranke ali ID izdelka.

Če ste nastavili povezavo za zunanje vrste vsebine, na primer stranke in naročila, in InfoPathov obrazec za zunanji seznam vsebuje tuj ključ, kot je ID stranke, se kontrolnik za izbirnik zunanjega elementa samodejno doda v obrazec. To uporabnikom omogoča, da preprosto najdejo kupca, ki ga želijo, ko delajo z naročili.

Ustvarjanje več pogledov obrazca    Včasih boste morda želeli, da imajo obrazci več pogledov zunanjih podatkov, še posebej, če obstaja veliko polj in zunanji seznam ali SharePointov obrazec ni učinkovit. Več pogledov je uporabnih tudi v scenarijih za pisanje, ko zunanji sistem ne dovoljuje posodabljanja polja, potem ko je ustvarjen. V teh primerih lahko ustvarite dva pogleda, eno za ustvarjanje operacije in drugo za postopek posodobitve.

Dodajanje pravil ali kode za obrazce    Za izvajanje dodatne poslovne logike, kot so preverjanje veljavnosti in izračuni, lahko dodate deklarativno pravila ali kodo za obrazce. Na primer, lahko zagotovite, da je koda države/regije veljavna s pravilom ali pa je poštna številka ZDA veljavna s pomočjo spletne storitve.

Na vrh strani

Dodajanje zunanjih podatkov v objavljene Visiove diagrame

S programom Microsoft Microsoft Visio 2013 lahko podatke iz zunanjega seznama povežete z diagramom in oblikami. Diagram lahko nato objavite v SharePointovi knjižnici dokumentov kot interaktivno spletno risbo, tako da lahko uporabniki prikažejo diagram in si ogledajo povezane zunanje podatke. Na voljo so trije načini za povezovanje vrstic podatkov z oblikami na risbi. Vrstice lahko povežete z obstoječimi oblikami eno za drugim, lahko vrstice povežete z oblikami samodejno ali pa ustvarite oblike iz podatkov.

Na vrh strani

Uvoz in osveževanje zunanjih podatkov v Accessu

Microsoft Access 2013 je pristajalna ploščica za vse vrste podatkov in zunanji podatki niso izjema. Zunanji seznam lahko uvozite v Accessovo zbirko podatkov v odjemalskem računalniku in občasno osvežite podatke. Podatki so samo za branje.

Osnovni koraki za sledenje so:

  1. Izvozite zunanjo vrsto vsebine iz SharePoint Designer 2013 ali neposredno iz trgovine metapodatki za povezljivost poslovnih podatkov kot datoteko BDCM.

  2. V Access 2013 ustvarite podatkovno povezavo spletne storitve tako, da uporabite datoteko BDCM.

  3. V Access 2013 ustvarite povezano tabelo, ki temelji na podatkovni povezavi spletne storitve.

V tem primeru se predpomnilnik odjemalskih povezljivosti storitev za poslovno povezanost ne uporablja za sinhronizacijo z zunanjim seznamom, ko osvežite podatke.

Na vrh strani

Opomba:  Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Želimo, da bi bila ta vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko sporočite, če so bile te informacije uporabne? Tukaj je referenčni članek v angleščini.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×