Office
Vpis

Uvod v Pretvarjanje oblik papirja InfoPathovih obrazcev

Opomba:  Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

V tem članku prednosti uporabe elektronske obrazce namesto papirnati obrazci za zbiranje podatkov. Vsebuje tudi nekaj najboljših praks za pretvorbo papirnati obrazci v predlog obrazcev programa Microsoft Office InfoPath.

Opomba: Če vaš obrazec, ki temelji na papir je bil oblikovan v Microsoft Office Word ali Microsoft Office Excela, lahko uporabite čarovnika za uvoz InfoPath hitro pretvorite dokument ali delovnega zvezka v InfoPathovo predlogo obrazca. Če obrazec, ki je bila ustvarjena v drugem programu, ali če ne morete dostopati do izvirno datoteko za obrazec, boste morali znova ustvariti papirju povsem v InfoPathu.

V temu članku

Prednosti uporabe elektronske obrazce

Najboljše prakse za pretvarjanje oblik papirja

Prednosti uporabe elektronske obrazce

Obstajajo številne prednosti uporabe elektronske obrazce namesto papirnati obrazci. Te prednosti so:

Točni, doslednih podatkih    Z obrazci papirja, osebe, ki pogosto pisanje podatkov v napačnem mestu ali napačno razlagajo navodila za izpolnjevanje obrazca. Napake lahko pride, ko zaposleni ročno reenters podatkov obrazca v zbirko podatkov ali drug program. Iskanje in odpravljanje napak pri vnosu podatkov te vrste lahko drag in zamudno. InfoPath vsebuje število avtomatizirane načine za pomoč uporabnikom prepreči napak pri vnosu podatkov. Na primer, lahko uporabite formule samodejno izračunate matematične vrednosti za uporabnike. Lahko tudi pogojno oblikovanje s katerim izpostavite uporabnika podatkov ali omogočite črkovalnik, tako da lahko uporabnik preveri napake črkovanja pred pošiljanjem obrazce. Prav tako je mogoče samodejno izpolnite polja za uporabnike tako, da uporabite obstoječe podatke iz zbirke podatkov ali drugih sistema za shranjevanje podatkov. Na primer oblikujete prodaje obrazec, ki izpolni zaposlenega informacije polja samodejno, ko uporabniki vnesejo v svoje identifikacijske številke v polje z ID zaposlenega.

Preprosto posodobitve    Če želite posodobiti obstoječe predloge obrazca, lahko spremenite, znova objavite in prerazporediti uporabnikom. Posodobitev se izvede samodejno naslednjič, da uporabniki odprete obrazec, ki temelji na predlogi obrazca. Če uporabnikom, delate brez povezave, ko objavite predlogo obrazca posodobljene, posodobitev pride do naslednjič, ko jih povezavo z omrežjem. Uporabniki po navadi ne boste opazili, da posodobitev, ki se pojavljajo, čeprav lahko načrtovanje predloge obrazca za opozorilo uporabnikov.

Možnosti poteka dela    Tako, da uporabite funkcije poteka dela v InfoPathu, lahko povečate splošno učinkovitost pogoste poslovne procese, v kateri so podatki usmerjeno z ene osebe v drugo. Poteki dela lahko zmanjšate stroškov in časa, potrebnega za usklajevanje poslovnih procesov, na primer odobritve ali dokument pregled projekta, upravljanje in sledenje ljudi opravil, povezanih s temi postopki. Na primer predstavljati papirnati stroški poročanja proces, v katerem zaposleni izpolni obrazec poročila natisnjeno stroški, v obliki priloži papir prejemnikov in nato pošlje prek interoffice mail njegovim nadrejenim. Po odobritvi poročilo, upravitelj preveri polje ob njeno ime na seznamu prejemnikov, in nato pošlje poročilo računovodstvo prek interoffice mail. Če poročilo odobri računovodstvo upravitelja, se povračilo preverjanja izdajo. Čas, ki je bilo poslano prvotno poročilo in ko zaposleni prejel njegovo povračilo potrdite prehod tednov. Če uporabljate InfoPath v povezavi z Microsoft Office SharePoint Server 2007, lahko avtomatizirate to vrsto poteka dela, ki lahko shranite, saj boste opazili znatno čas in stroški.

Povezovanje z drugimi sistemi    Podatkov iz obrazca v InfoPathu lahko integrirate z drugimi izdelkov ali tehnologij. Na primer lahko shranjevanje podatkov iz obrazca v zbirko podatkov strežnika Microsoft SQL Server ali se odločite, da za ustvarjanje načrta v predlogi obrazca spletne storitve, da lahko pošljete podatkov v zbirko podatkov, ki ne podpirajo neposredno v InfoPathu. InfoPath deluje z veliko drugih programov in strežniki sistema Microsoft Office, vključno z Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel in Microsoft Office Access. Med drugim lahko oblikujete in izpolnjevanje InfoPathovih obrazcev v Outlooku e-poštna sporočila, izvažanje podatkov InfoPathovega v Excelovih delovnih zvezkih, pošiljanje InfoPath podatkov v Accessovo zbirko podatkov ali poizvedbo podatkov s SharePointovega seznama. Poleg tega lahko razvijalci vdelati InfoPathove kontrolnike v programe podjetja po meri, ki se uporabljajo v vašem podjetju.

Dodano varnosti    Papirnate obrazce niso nujno varna. Lahko se misrouted ali izgubljeni, ki uvaja možnosti za razkrivanje občutljive informacije. Varnostni model za InfoPath, ki je povezana s varnost območja in nastavitve v programu Windows Internet Explorer. Te varnostne funkcije so namenjeni za zaščito obrazcev in računalniki uporabnikov iz nevarnih operacij, kot je na primer dostop in pošiljanje podatkov za vir, ki ni mogoče zaupati. InfoPath ponuja dodatne varnostne ukrepe, vključno z zaščito načrtovanje predloge obrazca, uporaba digitalnih podpisov, upravljanje določenih operacij na primer spajanja in pošiljanje in zaupanje obrazcev, ki so nameščene v računalnikih, uporabnik.

Na vrh strani

Najboljše prakse za pretvarjanje oblik papirja

Na tem seznamu opisane nekaj namigov za imejte v mislih, ko pretvorite dokument oblike v InfoPathovih predlog obrazcev.

  • Uporaba tabel postavitev za organiziranje odseke obrazca    Tako kot pri papirju, organizirate elektronski obliki tako, da osebe, ki ga izpolnite lahko premikate po obliki v logičnem zaporedju. V InfoPathu, lahko uporabite tabel postavitev za organiziranje kontrolnikov, ločite en razdelek od drugega in pridržite logotipi in drugih grafik. Poleg tega se z uporabo tabel postavitev vam dodatne koristi, da lahko preprosto poravnati polja z besedilom, potrditvena polja in druge elemente, da v predlogi obrazca videti strokoven in strokoven. V naslednjem primeru tabele postavitve se uporablja za razvrščanje polj z besedilom znotraj odsek v predlogi obrazca.

    Tabela postavitve znotraj odseka v predlogi obrazca

    1. Ta postavitev tabela ima dve vrstici.

    2. na voljo so tri stolpce v drugi vrstici. Središče za stolpec se uporabijo le za namene razmik.

  • Priporočamo, da rešitve za dodatne informacije    Papirnate obrazce pogosto vsebujejo odseke, ki je rezerviran za določene skupine uporabnikov. Na primer na bolnišnice, pacientov informacije obrazca lahko vsebuje »skrbniške le za uporabo« odsek, ki je namenjena je mogoče izpolniti medicinske sestre ali drugo zdravstveno osebje in ne v potrpežljivi. V InfoPathu, obstaja več načinov, da bo upošteval te vrste izbirno informacij. Je ena od najboljše načine uporabite izbirni odsek, ki gre za kontrolnik, ki vsebuje druge kontrolnike, vendar se ne prikaže na obrazcu, razen če uporabnik izbere, da jo dodate. V predlogi obrazca poročilo o stanju, lahko vključite izbirni odsek zapiskov . Uporabniki, ki jih želite dodati dodatne zapiske lahko vstavite in izpolnite ta izbirni odsek. Vsi ostali lahko pustite odsek skrit.

    Optional section used to collect notes

    Uporabite lahko tudi pogojno oblikovanje za skrivanje nekaterih polj, razen če je izpolnjen določen pogoj v obliki – na primer v predlogi obrazca za uporabo, lahko skrijete niz polj, dokler uporabnik izbere 18 ali starejše različice potrditveno polje.

  • Uporaba ponavljajoče se tabele namesto redno tabele    Ponavljajoče se tabele lahko uporabite, če želite prihraniti prostor in ponujajo uporabnikom dodatno stopnjo prožnosti, ko jih izpolnite obrazec. Če uporabljate ponavljajoče se tabele, v predlogi obrazca ni treba prikazati številne prazne vrstice, ko uporabnik najprej odpre. Namesto tega uporabniki običajno videli samo eno vrstico in le dodati več ko in če jih potrebujejo.

    Repeating table used to collect line items in an expense report

  • Kako ugotovim podatkov je    Preden ga pretvorite v obrazec papirja, se odločite, kaj je treba na koncu pride do podatkov, ki jih bodo uporabniki vnesejo v elektronski obliki. Tako, da razmišljanja skozi vaše podatke potrebe vnaprejšnjemu, preden ga pretvorite v obrazec papirja, lahko določite, ali imate infrastrukture, ki so potrebne, če želite ustvariti predlogo obrazca. Na primer, če morajo uporabniki lahko hitro pošiljanje podatkov iz obrazca in nazaj, in vam ni treba znova uporabite podatke, nato boste morda želeli objavite predlogo obrazca kot e-poštno sporočilo. V mapi »Prejeto« , lahko shranite nato uporabniške obrazce v za InfoPathova mapa za obrazce . Če drugim omogočiti dostop do in skupno rabo podatkov obrazca, nato pa morda želite shraniti zbirke povezanih InfoPathovimi obrazci v knjižnicah v strežniku nameščen Microsoft Windows SharePoint Services. Če uporabnikom omogočiti dostop do podatkov obrazca v druge programe podjetja ali sistemi, na primer stroške poročanja ali računovodskih programov, nato morda želite shraniti podatke v zbirk podatkov podjetja. To je pogosto doseči s povezovanjem predloge obrazca v spletno storitev, ki služi kot posrednik med predlogo obrazca in zbirko podatkov ali poslovni sistem.

  • Določite, koliko pogledov, ki jih potrebujete    V InfoPathu, lahko ustvarite različne poglede isto predlogo obrazca. Pogled je nadomestna način za predstavitev podatkov v predlogi obrazca. Na primer, če oblikujete dovoljenje za uporabo predloge obrazca, lahko uporabite pogled za električne pogodbenik izpolnite drugega pogleda za agent sprejemanju in pogled za raziskovalca, ki odobri ali zavrne program. S pogledi, boste odpravili treba oblikovati in ohraniti več obrazcev za isti poslovni proces.

  • Določite, katere vrste kontrolnikov, ki jih potrebujete    Če ste ustvarili papirja obrazca v programu, na primer Word, ki res ni namenjena za načrtovanje obrazcev, boste verjetno uporabljajo polja z besedilom, potrditvena polja, gumbi in morda nekaj drugih kontrolnikov. InfoPath ponuja več kot 30 različnih kontrolnikov, ki jih lahko dodate v predlogo obrazca. Poleg standardnih kontrolnikov, kot so besedilna polja in polja s seznamom, InfoPath vključuje več novih kontrolnikov, kot so ponavljajoče se tabele, izbirne skupine in Izbirni odseki. Te vrste kontrolnikov omogočajo načrtovanje prilagodljivih obrazcev predloge, ki prilagaja uporabniki. Na primer v predlogi obrazca za poročilo o stroških lahko uporabite ponavljajoči se tabeli če želite uporabnikom omogočiti vnos samo toliko stroške elementov, kot jih potrebujete.

  • Priporočamo, da z uporabo delov predloge za pogoste nabore kontrolnikov    Če imate velikega števila papirja oblike, če želite pretvoriti, si lahko ogledate za pogoste odseke in nabori polj, ki se lahko spremenijo v delih predloge programa InfoPath. Del predloge, ki je del predloge obrazca, ki jih lahko shranite za vnovično uporabo v več predlogah obrazca. Del običajne predloge je sestavljen iz kontrolnikov in vir podatkovin lahko vsebujejo funkcije, kot so podatkovnih povezav, preverjanje veljavnosti podatkov, in pravila. Z ustvarjanjem in uporabo delov predloge, vam lahko pomaga, zagotovite, da so dosledni v ton, strukturo in način delovanja predlog obrazcev v organizaciji. Na primer oddelkom človeških virov lahko uporabite enega dela predloge o stikih v vseh svojih predlog obrazcev.

    template part appearing in multiple forms

  • Omogočanje digitalnih podpisov    V InfoPathu, lahko konfiguriranje predloge obrazca, tako da se lahko uporabniki določene dele obrazca ali celoten obrazec. Podpisovanje obrazca omogoča preverjanje pristnosti uporabnika kot oseba, ki izpolnjuje obrazec in tudi pomaga zagotoviti, da vsebina obrazca ni bilo spremenjeno.

  • Uporaba funkcije, ki uporabnikom izpolnjevanje obrazcev    V InfoPathu, lahko dodelite privzete vrednosti za kontrolnike za pomoč uporabnikom hitrejše izpolnjevanje obrazcev. V poročila o stroških, lahko dodelite današnji datum kot privzete vrednosti za kontrolnik izbirnika datuma. Delne vsote in vsote polja lahko dodelite formule, tako, da stroške samodejno izračuna kot uporabnik vnese stroških elementov. Prav tako lahko omogočite preverjanje črkovanja, tako da uporabniki lahko preverite besedilo, ki jih vnesete za črkovanje težave, tako, kot bi jih v drugih Microsoft Officeov dokument. Če želite zagotoviti poglede ali vsebine pomoči, ustvarite pa lahko podokno opravil po meri , ki se prikaže ob obrazec.

Na vrh strani

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×