Uvod v poizvedbe

Poskusite!

S poizvedbami lahko odgovorite na poslovna ali druga vprašanja na podlagi podatkov, lahko pa tudi hitro in preprosto izvedete množične posodobitve ali izbrišete informacije iz zbirke podatkov.

Kaj so poizvedbe?

V Accessu so poizvedbe kot vprašanja, ki jih želite poiskati v zbirki podatkov za iskanje sorodnih, celo zelo določenih informacij.

V poizvedbah lahko včasih uporabite podatke le iz ene tabele in včasih tudi iz več kot ene. Morda boste želeli poiskati le telefonsko številko stika, ki zahteva preprosto poizvedbo polja s telefonsko številko za določeno osebo v tabeli stikov. Lahko pa združite podatke iz več tabel, kot so podatki o strankah in informacije o naročilih, da si ogledate, kaj je stranka naročila.

V Accessu je poizvedba predmet zbirke podatkov. Ne shranjuje podatkov. Namesto tega prikaže podatke, ki so shranjeni v tabelah, in omogoča, da so ti podatki na voljo za delo. Poizvedba lahko prikaže podatke iz ene ali več tabel, iz drugih poizvedb ali iz kombinacije obeh. Primer:

• Oglejte si podatke s poizvedbo za izbiranje. Poiščite in si oglejte informacije iz ene ali več tabel tako, da določite pogoje, ki jih morajo podatki izpolnjevati, in določanje vrednosti, ki jih želite prikazati. Morda boste želeli videti vse izdelke, ustvarjene z igračami Tailspin.

• Vnesite pogoje in iščite s priletimna . Ustvarite poizvedbe za ponovno uporabo, ki vas vedno prosijo za pogoje iskanja. Ustvarite lahko na primer poizvedbo, ki uporabnika prosi, naj poišče ime dobavitelja in nato prikaže vse izdelke, ki so jih pridobili od tega dobavitelja.

• Posodobite ali dodajte podatke na osnovi poizvedbe. Poizvedba za podatke in nato uporabite rezultate za samodejno vnašanje ali posodabljanje informacij. Če je na primer igrače Tailspin pred imena vseh svojih izdelkov dodalo »TT«, poiščite vse izdelke podjetja in nato posodobite imena izdelkov, tako da se vsak vnos začne z »TT« –vse to s poizvedbo za posodabljanje.

• Izbrišite podatke, ki temeljijo na poizvedbi. Poiščite informacije ali zapise in jih nato izbrišite. Če na primer igrače Tailspin izginejo iz poslovanja in izdelki podjetja niso več na voljo za prodajo, poiščite vse svoje izdelke in jih samodejno izbrišite iz ustreznih tabel.

S čarovnikom za poizvedbe ustvarite poizvedbo za izbiranje, ki prikaže informacije v pogledu podatkovnega lista.

Ustvarjanje poizvedbe

1. Izberite Ustvari >poizvedbe.

2. Izberite Čarovnik za preprostepoizvedbe in nato izberite V redu.

3. Izberite tabelo ali poizvedbo s poljem, nato pa dodajte polje na seznam Izbrana polja. Ko končate, izberite Naprej.

   Dodajte toliko polj, kolikor želite, iz čim več tabel.

   Če ste dodali številno polje

   Če ste morda dodali številsko polje, vas bo čarovnik vprašal, ali želite, da poizvedba vrne podrobnosti ali povzetek. Naredite nekaj od tega:

   • Če si želite ogledati posamezne zapise, izberite Podrobnostiin nato Naprej. Skočite na 4. korak.

   • Če želite videti povzete številske podatke, kot so povprečja, izberite Povzetek in nato Možnosti povzetka. Določite polja, ki jih želite povzeti, in način, kako želite povzeti podatke. Navedena so samo številska polja. Za vsako številsko polje izberite funkcijo:

     • Sum   Poizvedba vrne povzetek vseh vrednosti polja.

     • Avg    Poizvedba vrne povprečje vrednosti polja.

     • Min    Poizvedba vrne najmanjšo vrednost polja.

     • Max   Poizvedba vrne največjo vrednost polja.

   • Če želite, da rezultati poizvedbe vključujejo število zapisov v viru podatkov, izberite štetje zapisov v imenu tabele za to tabelo.

     Če ste dodali polje za datum/čas

     Čarovnik za poizvedbe vas vpraša, kako želite združiti datumske vrednosti. Denimo, da ste v poizvedbo dodali številsko polje, kot je cena, in polje za datum/čas, na primer čas transakcije, in nato določili v pogovornem oknu Možnosti povzetka, v katerega želite videti povprečno vrednost polja s ceno. Ker ste vključili polje z datumom/časom, lahko izračunate vrednosti povzetka za vsako enolično vrednost datuma in časa za vsak dan, mesec, četrtletje ali leto.

     Izberite časovno obdobje, ki ga želite uporabiti za združevanje datumskih in časovnih vrednosti, nato pa izberite Naprej.

     Opomba: V pogledu načrtaje na voljo več možnosti za združevanje datumskih in časovnih vrednosti.

4. Poizvedbi dajte naslov.

5. Določite, ali želite odpreti poizvedbo (v pogledu podatkovnega lista)ali spremeniti poizvedbo (v pogledu načrta). Nato izberite Dokončaj.

Želite več?

Ustvarjanje in zagon poizvedbe za posodabljanje

Izobraževanje za Excel

Izobraževanje za Outlook