Uvažanje iz ali povezovanje do podatkov v Excelovem delovnem zvezku

Običajni scenariji za uvažanje Excelovih podatkov v Access

• Ste dolgoleten uporabnik Excela, vendar želite za delo s podatki uporabljati Access. Podatke z Excelovih delovnih listov želite premakniti v eno ali več novih Accessovih zbirk podatkov.

• Oddelek ali delovna skupina uporablja Access, občasno pa dobite podatke v Excelovi obliki, ki jih morate spojiti z Accessovimi zbirkami podatkov. Excelove delovne liste želite uvoziti v zbirko podatkov takšne, kot jih dobite.

• Za urejanje podatkov uporabljate Access, tedenska poročila, ki jih dobite od skupine, pa so Excelovi delovni zvezki. Postopek uvoza bi želeli izboljšati tako, da bi zagotovili uvoz podatkov v zbirko podatkov vsak teden ob določenem času.

Prvo uvažanje podatkov iz Excela

• Excelovega delovnega zvezka nikakor ni mogoče shraniti kot Accessovo zbirko podatkov. Excel ne podpira funkcije za ustvarjanje Accessove zbirke podatkov iz Excelovih podatkov.

• Ko odprete Excelov delovni zvezek v Accessu (v pogovornem oknu Odpiranje datoteke spremenite polje s seznamom Vrsta datotek v Datoteke programa Microsoft Office Excel in izberite želeno datoteko), Access podatkov ne uvozi, ampak ustvari povezavo do delovnega zvezka. Povezava do delovnega zvezka je bistveno drugačna od uvažanja delovnega lista v zbirko podatkov. Če želite več informacij o ustvarjanju povezav, si oglejte razdelek Povezava do podatkov v Excelu v nadaljevanju tega članka.

Priprava delovnega lista

1. Poiščite izvorno datoteko in izberite delovni list s podatki, ki jih želite uvoziti v Access. Če želite uvoziti le del delovnega lista, je mogoče določiti le imenovani obseg celic, ki jih želite uvoziti.
   
   Določanje imenovanega obsega (izbirno)   

   1. Preklopite v Excel in odprite delovni list s podatki, ki jih želite uvoziti.

   2. Izberite obseg celic s podatki, ki jih želite uvoziti.

   3. Z desno tipko miške kliknite izbrani obseg in nato kliknite Poimenuj obseg ali Določi ime.

   4. V pogovornem oknu Novo ime določite ime za obseg v polju Ime in kliknite V redu.

      Ne pozabite, da je med operacijo uvoza mogoče uvoziti samo po en delovni list. Če želite uvoziti podatke z več delovnih listov, morate operacijo ponoviti za vsak delovni list.

2. Preglejte izvorne podatke in naredite, kot je opisano v tej tabeli.

   Element	Opis
   Število stolpcev	Število izvornih stolpcev, ki jih želite uvoziti, ne sme presegati 255, ker Access ne podpira več kot 255 polj v tabeli.
   Preskakovanje stolpcev in vrstic	Priporočljivo je vključiti samo vrstice in stolpce, ki jih želite uvoziti na izvorni delovni list ali v imenovani obseg. vrstice    Med operacijo uvoza ne morete filtrirati ali preskočiti vrstic. Stolpci    Med operacijo stolpcev ne morete preskočiti, če boste obstoječi tabeli dodali podatke.
   Oblika tabele	Prepričajte se, da so celice v obliki tabele. Če delovni list ali imenovani obseg vsebuje spojene celice, je vsebina celice nameščena v polje, ki ustreza najbolj levemu stolpcu, druga polja pa ostanejo prazna.
   Prazni stolpci, vrstice in celice	Izbrišite vse nepotrebne prazne stolpce in vrstice na delovnem listu ali v obsegu. Če delovni list ali obseg vsebuje prazne celice, poskusite dodati manjkajoče podatke. Če načrtujete dodajanje zapisov obstoječi tabeli, zagotovite, da ustrezno polje v tabeli sprejema ničelne (manjkajoče ali neznane) vrednosti. Polje bo sprejelo ničelne vrednosti, če je lastnost polja Zahtevano nastavljena na Ne in če nastavitev lastnosti ValidationRule ne preprečuje ničelnih vrednosti.
   Vrednosti napak	Če več celic na delovnem listu ali v obsegu vsebuje vrednosti napak, na primer #NUM in #DIV, jih popravite, preden zaženete uvoz. Če izvorni delovni list ali obseg vsebuje vrednosti napak, Access v ustrezna polja v tabeli vstavi ničelne vrednosti. Če želite več informacij o načinih popravljanja teh napak, si oglejte razdelek Odpravljanje težav manjkajočih ali nepravilnih vrednosti v nadaljevanju tega članka.
   Podatkovni tip	Če se želite izogniti napakam pri uvozu, zagotovite, da so v vseh izvornih stolpcih v vseh vrsticah enaki podatkovni tipi. Access pregleda prvih osem izvornih vrstic, da določi podatkovni tip polj v tabeli. Zagotovite, da v prvih osmoh izvornih vrsticah ni mešanih vrednosti različnih podatkovnih tipov v nobenem stolpcu. V nasprotnem primeru Access stolpcu morda ne bo dodelil pravilne vrste podatkov. Priporočamo vam tudi, da oblikujete vsak izvorni stolpec v Excelu in vsakemu stolpcu dodelite določeno obliko podatkov, preden zaženete operacijo uvoza. Oblikovanje je zelo priporočljivo, če stolpec vključuje vrednosti različnih podatkovnih tipov. Stolpec »Št. leta« na delovnem listu lahko na primer vsebuje številske in besedilne vrednosti, na primer 871, AA90 in 171. Če se želite izogniti manjkajočim ali nepravilnim vrednostim, naredite to: Z desno tipko miške kliknite glavo stolpca in nato kliknite Oblikuj celice. Na zavihku Številka v razdelku Kategorija izberite obliko. Za stolpec »ŠtLeta« bi verjetno izbrali Besedilo. Kliknite V redu. Če so izvorni stolpci oblikovani, vendar od osme vrstice naprej še vedno vključujejo mešane vrednosti, bo pri uvozu še vedno morda prišlo do preskakovanja vrednosti ali napačnega pretvarjanja vrednot. Če želite informacije o odpravljanju težav, si oglejte razdelek Odpravljanje težav manjkajočih ali nepravilnih vrednosti.
   Prva vrstica	Če prva vrstica na delovnem listu ali v imenovanem obsegu vsebuje imena stolpcev, je mogoče določiti, da Access podatke v prvi vrstici med operacijo uvoza obravnava kot imena polj. Če izvorni delovni list ali obseg ne vključuje imen, jih je pametno dodati v izvor preden zaženete operacijo uvoza. Opomba: Če načrtujete dodajanje zapisov obstoječi tabeli, zagotovite, da se ime vsakega stolpca natančno ujema z imenom ustreznega polja. Če se ime stolpca razlikuje od imena ustreznega polja v tabeli, operacija uvoza ne bo mogoča. Če si želite ogledati imena polj, odprite tabelo v pogledu načrta v Accessu.

3. Zaprite izvorni delovni zvezek, če je odprt. Če je izvorna datoteka odprta, se med operacijo uvoza lahko pojavijo napake pri pretvarjanju podatkov.

Priprava ciljne zbirke podatkov

1. Odprite Accessovo zbirko podatkov, kjer bodo shranjeni uvoženi podatki. Prepričajte se, da zbirka podatkov ni samo za branje in da imate potrebna dovoljenja za spreminjanje zbirke podatkov.

   -ali-

   Če ne želite shraniti podatkov v nobeno od obstoječih zbirk podatkov, ustvarite prazno zbirko podatkov. Če želite to narediti:

   Kliknite zavihek Datoteka, Novo, nato pa še Prazna zbirka podatkov.

2. Preden zaženete operacijo uvoza, se odločite, ali želite podatke shraniti v novo ali v obstoječo tabelo.

   Ustvarjenje nove tabele    Če ste se odločili, da boste podatke shranili v novo tabelo, Access ustvari tabelo in ji in doda uvožene podatke. Če tabela z istim imenom že obstaja, Access prepiše vsebino tabele z uvoženimi podatki.

   Dodajanje obstoječi tabeli    Če ste se odločili, da boste podatke dodali obstoječi tabeli, so določeni tabeli dodane vrstice v Excelovem delovnem listu.

   Ne pozabite, da se med operacijami pripenjanja večina napak pojavi, ker se izvorni podatki ne ujemajo z zgradbo in nastavitvami polja ciljne tabele. Če se želite temu izogniti, odprite ciljno tabelo v pogledu načrta in preglejte:

   • Prva vrstica    Če v prvi vrstici izvornega delovnega zvezka ali imenovanega obsega ni glav stolpcev, se prepričajte, da se mesto in podatkovni tip vsakega stolpca na izvornem delovnem listu ujemata z mestom in podatkovnim tipom ustreznega polja v tabeli. Če so v prvi vrstici glave stolpcev, ni potrebno, da se vrstni red stolpcev in polj ujema, natančno pa se morata ujemati ime in podatkovni tip vsakega stolpca z imenom in podatkovnim tipom ustreznega polja.

   • Manjkajoča ali odvečna polja    Če enega ali več polj z izvornega delovnega lista ni v ciljni tabeli, jih dodajte preden zaženete operacijo uvoza. Če tabela vsebuje polja, ki jih ni v izvoru, jih ni potrebno izbrisati, če sprejemajo ničelne vrednosti.

     Namig: Polje bo sprejelo ničelne vrednosti, če je njegova lastnost Zahtevano nastavljena na Ne in če nastavitev vrednosti ValidationRule ne preprečuje ničelnih vrednosti.

   • Primarni ključ    Če je v tabeli polje s primarnim ključem, mora izvorni delovni list ali obseg imeti stolpec z vrednostmi, ki so združljive s poljem s primarnim ključem, uvožene vrednosti ključa pa morajo biti enolične. Če uvoženi zapis vsebuje vrednost primarnega ključa, ki v ciljni tabeli že obstaja, operacija uvoza prikaže sporočilo o napaki.

   • Indeksirana polja    Če je lastnost polja Indeksirano v tabeli nastavljena na Da (podvojeni vnosi niso dovoljeni), mora ustrezni stolpec na izvornem delovnem listu ali v obsegu vsebovati enolične vrednosti.

     Nadaljujte z naslednjimi koraki, če želite zagnati operacijo uvoza.

Zagon operacije uvoza

1. Mesto čarovnika za uvoz/ustvarjanje povezave se rahlo razlikuje glede na različico Accessa. Izberite korake, ki se ujemajo z vašo različico Accessa:

   • Če uporabljate najnovejšo različico brskalnika Microsoft 365, Access 2021 ali Access 2019, na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi & povezavo kliknite Nov vir podatkov > izdatoteke >Excelu.

   • Če uporabljate Access 2016, na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi & povezava kliknite Excel.

   Opomba: Zavihek Zunanji podatki je na voljo samo, če je odprta zbirka podatkov.

2. V pogovornem oknu Dobi zunanje podatke - Excelova preglednica v polju Ime datoteke določite ime Excelove datoteke s podatki, ki jih želite uvoziti.

   -ali-

   Kliknite Prebrskaj in uporabite pogovorno okno Odpiranje datoteke, če želite najti datoteko, ki jo želite uvoziti.

3. Določite, kako želite shraniti uvožene podatke.

   Če želite podatke shraniti v novo tabelo, izberite Uvozite izvorne podatke v novo tabelo v trenutni zbirki podatkov. Pozneje boste pozvani, da tabelo poimenujete.

   Če želite podatke dodati obstoječi tabeli, izberite Dodaj kopijo zapisov v tabelo in izberite tabelo s spustnega seznama. Ta možnost ni na voljo, če v zbirki podatkov ni tabel.

   Če se želite povezati do podatkovnega vira tako, da ustvarite povezano tabelo, si oglejte razdelek Povezava do podatkov v Excelu v nadaljevanju tega članka.

4. Kliknite V redu.

   Zažene se čarovnik za uvoz preglednic in vas vodi skozi postopek uvoza. Nadaljujte z naslednjimi koraki.

Uporaba čarovnika za uvoz preglednic

1. Na prvi strani čarovnika izberite delovni list s podatki, ki jih želite uvoziti, in nato kliknite Naprej.

2. Na drugi strani čarovnika kliknite Pokaži delovne liste ali Pokaži imenovane obsege, izberite delovni list ali imenovani obseg, ki ga želite uvoziti, in nato kliknite Naprej.

3. Če prva vrstica izvornega delovnega lista ali obsega vsebuje imena polj, izberite Prva vrstica vsebuje glave stolpcev in kliknite Naprej.

   Če uvažate podatke v novo tabelo, Access glave stolpcev uporabi za poimenovanje polj v tabeli. Imena je mogoče spremeniti med operacijo ali po koncu operacije uvoza. Če dodajate podatke obstoječi tabeli, zagotovite, da se glave stolpcev na izvornem delovnem listu natančno ujemajo z imeni polj v ciljni tabeli.

   Če dodajate podatke obstoječi datoteki, preskočite neposredno na korak 6. Če dodajate podatke novi tabeli, sledite preostalim korakom.

4. Čarovnik vas pozove, da pregledate lastnosti polj. Kliknite stolpec na spodnji polovici strani za prikaz ustreznih lastnosti polja. Po izbiri naredite nekaj od tega:

   • Preglejte in po želji spremenite ime ter podatkovni tip ciljnega polja.

     Access pregleda prvih osem vrstic v vsakem stolpcu, da za ustrezno polje predlaga podatkovni tip. Če stolpec na delovnem listu v prvih osmih vrsticah vsebuje različne tipe vrednosti, na primer besedilo in številke, čarovnik predlaga podatkovni tip, ki je združljiv z vsemi vrednostmi v stolpcu  – najpogosteje besedilni podatkovni tip. Izbrati je mogoče tudi drugačen podatkovni tip, vendar vedite, da bodo vrednosti, ki so nezdružljive z izbranim podatkovnim tipom, med uvozom prezrte ali napačno pretvorjene. Če želite več informacij o tem, kako popraviti manjkajoče ali nepravilne vrednosti, si oglejte razdelek Odpravljanje težav manjkajočih ali nepravilnih vrednostiv nadaljevanju tega članka.

   • Če želite ustvariti indeks v polju, nastavite Indeksirano na Da.

   • Če želite izvorno stolpec povsem preskočiti, izberite potrditveno polje Ne uvozi polja (preskoči).

     Ko končate z izbiranjem možnosti, kliknite Naprej.

5. Na naslednjem zaslonu določite primarni ključ za tabelo. Če izberete Naj Access doda primarni ključ, Access v tabelo doda samoštevilčno polje kot prvo polje in ga samodejno zapolni z enoličnimi vrednostmi ID-ja, ki se začnejo z 1. Kliknite Naprej.

6. Na zadnjem zaslonu čarovnika določite ime za ciljno tabelo. V polje Uvozi v tabelo vnesite ime za tabelo. Če tabela že obstaja, Access prikaže sporočilo, ki vas vpraša, če želite prepisati obstoječo vsebino tabele. Kliknite Da, če želite nadaljevati, ali Ne, če želite določiti drugo ime za ciljno tabelo, in nato kliknite Dokončaj, če želite uvoziti podatke.

   Če je Access uvozil nekaj podatkov ali vse podatke, čarovnik prikaže stran, ki prikaže stanje operacije uvoza. Poleg tega je mogoče shraniti podrobnosti operacije kot specifikacijo za nadaljnjo uporabo. Če pa je bila operacija povsem neuspešna, Access prikaže sporočilo Pri uvozu datoteke je prišlo do napake.

7. Kliknite Da, če želite shraniti podrobnosti operacije za nadaljnjo uporabo. Shranjene podrobnosti vam omogočajo ponavljanje operacije pozneje, ne da bi pri tem morali vsakokrat ponoviti korake čarovnika.

Če želite več informacij o tem, kako shranite podrobnosti specifikacije, glejte Shranjevanje podrobnosti uvažanja in izvažanja kot specifikacijo.

Če želite izvedeti, kako zaženete shranjene uvozne ali izvozne specifikacije, glejte Zagon shranjene uvozne ali izvozne specifikacije.

Če želite izvedeti, kako načrtujete uvoz in povežete opravila tako, da se zaženejo ob določeni uri, glejte Razpored uvozne ali izvozne specifikacije.

Nizi napak in namigi za odpravljanje težav

Na vrh strani

Običajni scenariji za povezovanje do Excelovega delovnega lista iz Accessa

Običajno se z Excelovim delovnim listom povežete (namesto uvažanja) iz teh razlogov:

• Še naprej želite podatke imeti na Excelovih delovnih listih in uporabljati zmogljiva Accessova orodja za poizvedovanje in poročanje.

• Oddelek ali delovna skupina uporablja Access, podatki iz zunanjih virov, s katerimi delate, pa so na Excelovih delovnih listih. Vi ne želite ohranjati kopij zunanjih podatkov, ampak želite s podatki delati v Accessu.

Prvo povezovanje do Excelovega delovnega lista

• Iz Excela ne morete ustvariti povezave do Accessove zbirke podatkov.

• Ko se povežete z Excelovo datoteko, Access ustvari novo tabelo, pogosto imenovana povezana tabela. Tabela prikaže podatke na izvornem delovnem listu ali v imenovanem obsegu, vendar podatkov dejansko ne shrani v zbirko podatkov.

• Excelovih podatkov ne morete povezati do obstoječe tabele v zbirki podatkov. To pomeni, da podatkov ne morete dodati obstoječi tabeli z izvajanjem operacije povezave.

• Zbirka podatkov lahko vsebuje več povezanih tabel.

• Vse spremembe, ki jih naredite v Excelovih podatkih, se samodejno odrazijo v povezani tabeli. Vsebina in zgradba povezane tabele v Accessu pa sta samo za branje.

• Ko odprete Excelov delovni zvezek v Accessu (v pogovornem oknu Odpiranje datoteke spremenite polje s seznamom Vrsta datotek v Microsoft Excel in izberite želeno datoteko), Access ustvari prazno zbirko podatkov in samodejno zažene čarovnik za povezovanje preglednic.