Ustvarjanje in posodabljanje stolpca zunanjih podatkov na seznamu ali v knjižnici

Kaj želite narediti?

• Pred začetkom

• Razumevanje primerov uporabe stolpcev zunanjih podatkov

• Ustvarjanje stolpcev zunanjih podatkov na seznamu ali v knjižnici

• Posodabljanje stolpca zunanjih podatkov

• Osveževanje stolpca zunanjih podatkov

Pred začetkom

Delo z zunanjimi podatki zahteva več dodatnih opravil, da je omogočen varen dostop do podatkov. Informacije v nadaljevanju vam bodo pomagale pri načrtovanju nadaljnjih korakov. Če pa se pri delu z zunanjimi podatki srečate s težavami, vam bodo te informacije pomagale določiti težavo. Če želite vi ali skrbnik dostopati do zunanjih podatkov, naredite to:

Priprava zunanjega vira podatkov    Skrbnik bo morda moral ustvariti račun in omogočiti dovoljenja za vir podatkov, da zagotovi dostop do podatkov le tistim, ki ga potrebujejo, in da podatki ne pristanejo v napačnih rokah. V zunanji zbirki podatkov bo skrbnik morda ustvaril tudi posebne tabele, poglede, poizvedbe in drugo, da bo omejil rezultate le na tiste, ki so nujni, in tako izboljšal delovanje.

Konfiguracija SharePointovih storitev in računov    Skrbnik mora aktivirati storitve povezljivosti poslovnih podatkov in storitev varnega shranjevanja.

Konfiguracija storitev varnega shranjevanja    Skrbnik mora storiti to: izbrati najboljši način dostopa za zunanje podatke vira, ustvariti ciljni program in nastaviti poverilnice za ciljni program.

Konfiguracija storitve povezljivosti poslovnih podatkov    Skrbnik zagotoviti, da uporabnik, ki ustvari zunanje vsebine, vrsta ima dovoljenj v shrambi metapodatkov BDC in da ustrezno uporabniki imajo dostop do zunanje vrste vsebine, ki je zunanji seznam, ki temelji na.

Ustvarjanje vrste zunanje vsebine    Uporabnik mora določiti vrsto zunanje vsebine, ki vsebuje informacije o povezavah, dostopu, načinih delovanja, stolpcih, filtrih in drugih metapodatkih, ki so uporabljeni za pridobivanje podatkov iz zunanjih podatkovnih virov.

Na vrh strani

Razumevanje primerov uporabe stolpcev zunanjih podatkov

Razdelki, ki sledijo, opisujejo nekatere načine praktične uporabe dodajanja stolpca zunanjih podatkov na seznam ali v knjižnico.

Pogodbe s strankami in podatki za stik    Imate knjižnico dokumentov, ki vsebuje pogodbe s strankami. Vendar vse podatke o strankah vzdržuje poslovni program (na primer SAP ali Microsoft CRM) z virom podatkom, ki je zunanji za SharePointove izdelke. Želite spremljati pogodbe s strankami v knjižnici dokumentov, a tudi poskrbeti, da so povezani podatki o strankah posodobljeni in da niso po nepotrebnem podvojeni. To lahko naredite z dodajanjem enega ali več stolpcev zunanjih podatkov v knjižnico, da povežete ustrezno ime in telefonsko številko stranke z vsako pogodbo, shranjeno v knjižnici. S stolpcem zunanjih podatkov lažje vnašate ali posodabljate ustrezne podatke in samodejno pridobite podatke o strankah iz zunanjega podatkovnega vira. V tem scenariju lahko ustvarite tudi strukturiran Wordov dokument, ki posreduje vrednosti stolpcev zunanjih podatkov v Wordov dokument, tako da lahko vrednosti urejate v podoknu s podatki o dokumentu ali z Wordovimi kontrolniki za nadzor vsebine.

Osnovni podatki o izdelkih s slikami    Ustvarili ste knjižnico slik, ki vsebuje slike izdelkov, ki jih prodaja organizacija. Iz zunanje zbirke podatkov dodate stolpec zunanjih podatkov v knjižnico, ki ima dostop do imena izdelka, kode izdelka in trenutne cene. Vendar poskrbite, da so pri ustvarjanju zunanje vrste podatkov zunanji podatki samo za branje. Pravila in postopki podjetja zahtevajo, da se vse spremembe podatkov o izdelkih opravijo prek sistema zbirke podatkov. Vendar pa lahko zdaj več oseb v organizaciji brez težav vidi vse splošne informacije o izdelkih v enem pogledu knjižnice.

Na vrh strani

Ustvarjanje stolpca zunanjih podatkov na seznamu ali v knjižnici

1. Obiščite SharePointovo mesto in poiščite seznam ali knjižnico.

   Opomba:  Stolpcev zunanjih podatkov ne morete dodajati na zunanji seznam.

2. Kliknite Seznam ali Knjižnica > Nastavitve seznama ali Nastavitve knjižnice.

3. V razdelku Stolpci kliknite Ustvari stolpec .

4. Vnesite ime stolpca, na primer Stranka, in nato pod Vrste stolpcev kliknite Zunanji podatki.

5. Pod Zunanja vrsta vsebine kliknite Izbirnik vrste zunanje vsebine in nato izberite ustrezen element s seznama zunanjih vrst vsebine, na primer StrankaCRM.

6. Z enim ali več postopki v nadaljevanju določite, kako želite obravnavati dejanja, določena za zunanjo vrsto vsebine:

   • Če želite prikazati meni z enim ali več dejanji, kliknite Prikaži meni z dejanji.

   • Če želite, da stolpec zunanjih podatkov ob izbiri izvaja privzeto dejanje, kliknite Poveži ta stolpec s privzetim dejanjem zunanje vrste vsebine.

7. V odseku Dodajanje stolpcev za prikaz dodatnih polj, kliknite Izberi vsa polja ali izberite eno ali več imen polj, na primer ImeStranke ali TelefonskaŠtevilka.

Na vrh strani

Posodabljanje stolpca zunanjih podatkov

1. Obiščite SharePointovo mesto in poiščite seznam ali knjižnico.

2. Dodajte ali uredite element na seznamu ali lastnosti knjižnic dokumenta.

3. V besedilnem polju stolpca zunanjih podatkov, na primer imena stranke, kliknite Izbirnik elementov zunanjih podatkov.

   Avtor vrste zunanje vsebine mora določiti, kako deluje Izbirnik elementov zunanjih podatkov, tako da izbere ustrezno polje identitete in ustvari enega ali več filtrov, tako da lahko hitro poiščete pravilno vrednost. Če ni tako, se za pomoč obrnite na avtorja vrste zunanje vsebine ali skrbnika.

4. V pogovornem oknu izberite ustrezen vnos, na primer Barbara Kopač in kliknite V redu.

Podatki se posodobijo na zunanjem seznamu in v zunanjem podatkovnem viru.

Na vrh strani

Osveževanje stolpca zunanjih podatkov

Zaradi učinkovitejšega delovanja so podatki v stolpcu zunanjih podatkov predpomnjeni v strežniku ali storitvi in morda ne prikazujejo najnovejših vrednosti iz sistema zunanjih podatkov. Če želite zagotoviti prikaz najnovejših zunanjih podatkov, lahko stolpec zunanjih podatkov osvežite. Vendar bodite pri osveževanju pazljivi, saj lahko dolgo traja, odvisno od nastavitve zunanjih podatkov.

1. Obiščite SharePointovo mesto in poiščite seznam ali knjižnico.

2. V glavi stolpca zunanjih podatkov kliknite Osveži.

3. Na strani za osvežitev določite, ali želite osvežite samo trenutno mapo ali trenutno mapo in vse njene podmape.

4. Kliknite V redu.

Na vrh strani