V tem članku pomoči so opisani načini za skupno rabo informacij prek mesta »Moje mesto« in profila, v njem pa najdete nekaj korakov, s katerimi lahko upravljate količino informacij, ki jih daste v skupno rabo.
Opomba: Če se ti podatki ne ujemajo s tem, kar vidite, morda po nadgradnji Microsoft 365 uporabljate znova. Preskusite Ogled in nastavite svoj profil ter poiščite informacije, ki veljajo za vas.
Kaj želite narediti?
Pregled
Če daste informacije o sebi v skupno rabo, se lahko povežete z drugimi in ustvarite svoje strokovno omrežje. Vendar pa je pomembno, da razumete vrste informacij, ki jih dajete v skupno rabo, in kako široko jih dajete v skupno rabo. Osebne podatke, kot je vaša številka mobilnega telefona, lahko na primer daste v skupno rabo le s svojo delovno skupino ali vodjo in ne z vsemi v organizaciji.
Poleg tega morate preveriti, ali ima vaša organizacija pravilnike o skupni rabi informacij. Vaša organizacija ima lahko na primer pravilnike o tem, katere vrste informacij je treba shraniti v spletu in jih ne shraniti v spletu ali pa morda zahtevajo postopek odobritve za nekatere vrste vsebine.
Tukaj je nekaj ključnih načinov za skupno rabo informacij prek mesta »Moje mesto«:
-
Vsebina na mestu »Moje mesto«, vključno z dokumenti, seznami in spletnimi dnevniki
-
Oznake in opombe, ki jih uporabite za strani in dokumente
-
Predlagane ključne besede in sodelavci, ki ste jih odobrili, ki jih lahko uporabite za hitro posodobitev mesta »Moje mesto«, tako da lahko sodelujete z drugimi
-
Osebni podatki, kot so podatki za stik, zanimanja, odgovornosti, sodelavci in članstva na seznamu e-poštnih sporočil v vašem profilu, in vse posodobitve, ki jih opravite v podrobnostih profila
Ne pozabite, da lahko organizacija prilagodi vaše mesto »Moje mesto«, na primer tako, da nadzoruje, katere vrste informacij lahko dodate ali prilagodite. Vaša organizacija lahko na mesto »Moje mesto« doda tudi informacije iz drugih virov podatkov, na primer iz zbirke podatkov človeških virov.
Skupna raba in upravljanje dostopa do vsebine na mestu »Moje mesto«
Na mestu »Moje mesto« so že na voljo tri možnosti za skupno rabo dokumentov:
-
Dokumenti v skupni rabi. To knjižnico uporabite za shranjevanje dokumentov, ki jih želite dati v skupno rabo z več osebami. Glede na nastavitev mesta »Moje mesto« lahko urejate dovoljenja za knjižnico ter določene mape in elemente.
-
Zasebni dokumenti To knjižnico uporabite za dokumente, ki jih ne želite dati v skupno rabo z drugimi. Shranjevanje dokumentov v to knjižnico je uporabno, če morate na primer pogosto dostopati do dokumenta iz različnih računalnikov, vendar ne nameravate dati dokumenta v skupno rabo s sodelavci.
Glede na nastavitev mesta »Moje mesto« lahko dodate tudi drugo vsebino, na primer druge knjižnice, sezname in spletno mesto spletnega dnevnika, da daste svoje zamisli v skupno rabo.
Dovoljenja za te elemente lahko upravljate na podoben način, kot ljudje upravljajo dovoljenja za vsebino na drugih spletnih mestih. Dovoljenja lahko prilagodite na ravni mesta, pa tudi za sezname, knjižnice, mape, določene dokumente in elemente seznama.
Na zavihku Vsebina vašega profila si lahko osebe ogledajo tudi javne dokumente, ki ste jih avtori na drugih SharePointovih mestih, v katere ste član, če imajo dovoljenje za ogled te vsebine.
Vaša organizacija ima morda dodatne pravilnike o tem, katere vrste dokumentov lahko shranite na mesto »Moje mesto«.
Razumevanje, kako ljudje dodajajo sodelavce in sledijo dejavnostim
Spremljate lahko dejavnosti sodelavcev, da si lahko ogledate, kdaj označijo zanimiv članek, objavite opombo v oglasni tabli druge osebe ali spremenite naziv delovnega mesta. Njihove dejavnosti so prikazane v obratnem kronološkem vrstnem redu v viru novic. Osebe v vaši organizaciji pa vas lahko dodajo kot sodelavca in sledijo dejavnostim v njihovih virih novic.
Ljudje lahko dodate kot sodelavce in spremljate svoje dejavnosti, ne glede na to, ali jih dodate kot sodelavce ali ne, in obratno. Če želite dejavnosti te osebe, jih dodajte kot sodelavca, da boste lahko sledili tudi njihovim dejavnostim. Nekatere dejavnosti, na primer uporaba ključne besede, ki jo je nekdo drug prikazal kot zanimanje, so lahko prikazane v viru novic za vse osebe, ki imajo dovoljenje za ogled vašega mesta »Moje mesto«.
Odvisno od tega, kako je skrbnik nastavil vaše mesto »Moje mesto«, lahko z urejanjem razdelka Nastavitve v svojem profilu spremenite, katere dejavnosti boste videli v viru novic. Izberete lahko na primer, ali želite prejeti obvestilo v viru novic, ko sodelavec spremeni skupine ali zapiše opombo na stran profila določene osebe. Nastavitve ne spremenijo dejavnosti, ki si jih drugi lahko ogledajo v svojih virih novic.
Odvisno od nastavitve mesta »Moje mesto« boste morda prejeli e-poštno obvestilo, ko vas nekdo doda kot sodelavca. Sporočilo vas obvešča, da vas je nekdo dodal kot sodelavca in spremlja vaše dejavnosti, vendar pa ne ponuja možnosti, da zavrnete, ali vas lahko ta oseba doda kot sodelavca ali ne.
Če ne želite biti obveščeni, ko vas nekdo doda kot sodelavca, upoštevajte ta postopek:
-
Naredite nekaj od tega:
-
Če si profil osebe ali stran na vašem mestu že ogledujete, kliknite Moj profil.
-
Če si na SharePointovem mestu ogledujete drugo vrsto strani, kliknite svoje ime v zgornjem desnem kotu
-
-
Kliknite Uredi moj profil.
-
V razdelku Nastavitve zraven možnosti E-poštna obvestila počistite potrditveno polje Obvesti me, ko me nekdo doda kot sodelavca.
Delo z oznakami, ocenami, opombami in sporočili o stanju
Oznake, opombe in sporočila o stanju so načini za odkrivanje informacij in povezovanje z drugimi osebami v organizaciji.
Oznake
Če je skrbnik omogočil družabno označevanje, lahko označite vsebino, da si jo lahko preprosto zapomnite, razvrstite ali daste v skupno rabo z drugimi. Označite lahko strani in dokumente na SharePointovem mestu ter druge intranetne in internetne strani. Ko uporabite oznako, lahko določite, ali je javna ali zasebna.
Če želite drugim pomagati odkriti vsebino zanimanja, lahko na različne načine vidite, kdaj je nekdo za vsebino uveljavil javno oznako, s tem pa ljudem podelite dovoljenje za ogled vsebine:
-
Posodobitve lahko prejmete v vir novic, ko eden od vaših sodelavcev uporabi oznako za vsebino, za katero imate dovoljenje za ogled. Vaši sodelavci lahko vidijo tudi, kdaj uporabite oznake za vsebino, za katero imajo dovoljenje za ogled.
-
Če ste v razdelek Zanimanja v svojem profilu dodali ključne besede, lahko vidite, kdaj ljudje to ključno besedo uporabijo kot oznako in imate dovoljenje za ogled vsebine, ki jo označijo. Če na primer spremljate »fotografijo« kot zanimanje in nekdo uporabi izraz »fotografija« v javni oznaki, prejmete posodobitev v vir novic.
-
Druge osebe pa lahko vidijo, kdaj uporabite ključno besedo, ki so jo dodali kot zanimanje. Ko ljudje sledijo ključni besedi kot zanimanje, jim ni treba biti sodelavci, če želijo prejeti posodobitev, ko nekdo označeno vsebino s to ključno besedo ali deli s skupnim zanimanjem.
-
Razdelek Nedavne dejavnosti v vašem profilu je prikazan, ko ste pred kratkim označili vsebino, če ima pregledovalnik dovoljenje za ogled vsebine. Če imajo osebe dovoljenje za ogled vašega profila, si lahko ogledajo razdelek Nedavne dejavnosti, ne glede na to, ali vas kot sodelavca spremlja ali ne.
Vaše oznake so prikazane tudi v zbirki oznak, imenovanih tudi oblak oznak, ki si jih drugi lahko ogledajo v vašem profilu. Ljudje si lahko ogledate tudi več informacij o oznaki in nedavne dejavnosti, povezane z oznako, na primer, ko nekdo uporabi to oznako. Oznake, ki jih uporabite, lahko vplivajo tudi na ključne besede podjetja, ki jih upravlja vaša organizacija. Če želite več informacij, se obrnite na osebo, ki upravlja nabore izrazov in ključne besede podjetja za vašo organizacijo.
Oznako lahko označite kot javno ali zasebno. Če ustvarite oznako kot javno oznako, nato pa jo označite kot zasebno ali jo pozneje izbrišete, to ne vpliva na posodobitev, ki jo ljudje prejmejo v svojih virih novic, ko je bila oznaka prvič ustvarjena. Začetna posodobitev oznake bo ostala v virih novic drugih oseb. Ko označite oznako kot zasebno, URL ali dokument, na katerega kaže oznaka, ni več dostopen uporabnikom. Vendar pa bodo uporabniki še vedno videli besedilo oznake, ki jo označite kot zasebno.
Ocene
Če je funkcija ocene omogočena v knjižnici, jo lahko osebe z dovoljenjem za dostop do vsebine ocenijo s sistemom zvezd. Odvisno od nastavitve knjižnice bodo avtor in osebe, ki imajo dovoljenje za ogled vsebine, videle skupno število ocen za dokument, ne pa tudi podrobnosti o tem, kdo je nastavil oceno (uporabniška imena na primer niso prikazana zraven ocen). Vendar pa Microsoft SharePoint Server shranjuje uporabniška imena, do uporabniških imen pa lahko dostopajo SharePointovi združljivi programi in rešitve.
Če vas je oseba dodala kot sodelavca, bo prejela posodobitev v svojem viru novic, ko ocenite vsebino, če imajo dovoljenje za ogled vsebine. Vidijo lahko povezavo do vsebine, ki ste jo ocenili, in oceno, ki ste jo uporabili. Posodobitev je prikazana tudi v razdelku Nedavne dejavnosti v vašem profilu, ki si ga lahko ogledajo vsi, ki imajo dovoljenje za ogled vašega mesta, in vsebino, ki ste jo ocenili.
Opombe
Pišete lahko opombe o dokumentih in straneh, ki si jih drugi lahko ogledajo, ko obiščejo dokumente in strani, kjer so bili uporabljeni zapiski. Zapiske lahko napišete tudi v profile drugih oseb in v svoj profil.
Ljudje, ki spremlja vaše dejavnosti kot sodelavec, bodo v svoj vir novic prejeli posodobitev o zapiskih, ki jih napišete. V razdelku Nedavne dejavnosti v vašem profilu so prikazani zapiski, ki ste jih pred kratkim napisali o različnih delih vsebine, če ima pregledovalnik dostop do vsebine.
Zapiski, ki jih objavite, bodo vidni vsem. Opombo lahko uredite ali izbrišete, ko jo ustvarite, vendar to ne vpliva na posodobitev, ki jo drugi prejmejo v svojih virih novic ali ki je prikazana v nedavnih dejavnostih, ko je sporočilo prvič ustvarjeno.
Sporočila o stanju
Svoje misli lahko delite s kratkim sporočilom o stanju, ki je prikazano ob vašem imenu in sliki, ko drugi obiščejo vaš profil.
Ljudje, ki sledijo dejavnostim kot sodelavec, bodo ob spremembi sporočila o stanju prejeli posodobitev v svojem viru novic. Posodobitve sporočilo o stanju je prikazano tudi v razdelku Nedavne dejavnosti v vašem profilu. Sporočilo o stanju lahko uredite ali izbrišete, vendar to ne vpliva na izvirno posodobitev, ki jo ljudje prejmejo v svojih virih novic ali ki so prikazana v nedavnih dejavnostih.
Razumevanje predlogov sodelavca in ključnih besed
Glede na nastavitev mesta »Moje mesto« in nameščene programe boste morda prejeli predloge za sodelavce in ključne besede, s katerimi se boste hitreje povezali z osebami in informacijami.
Ti predlogi lahko temeljijo na tem, kako uporabljate programe, ki so združljivi s SharePointom, na primer Microsoft Outlook 2010.
Funkcija dodatka za sodelavca v strežniku SharePoint Server v sistemu Outlook 2010 na primer pregleda poslano e-poštno mapo, da poišče določena imena in ključne besede ter pogostost teh imen in ključnih besed. Seznam se redno posodablja in shranjuje na trdi disk računalnika.
Seznam morebitnih sodelavcev si lahko ogledate na strani »Dodajanje sodelavcev« v svojem profilu, kjer lahko sodelavce odobrite ali zavrnete.
Ko urejate svoj profil, si lahko ogledate seznam predlaganih ključnih besed, ključne besede pa lahko odobrite ali zavrnete. Odobrene ključne besede so dodane v razdelka Vprašajte me oali Zanimanja v vašem profilu.
Upravljajte, ali so poslana e-poštna sporočila analizirana za sodelavca in predloge ključnih besed
Od analize e-pošte se lahko odjavite tako, da upravljate nastavitve v nekaterih e-poštnih programih. Spodnja navodila lahko na primer uporabite v razdelku Outlook 2010 izklopite analizo e-pošte. Če uporabljate drug program, ki lahko analizira poslano e-pošto za predloge sodelavca in ključnih besed, glejte pomoč v programu.
-
V Outlook 2010 kliknite meni Datoteka in nato Možnosti.
-
Kliknite Dodatno in se pomaknite do razdelka Drugo.
-
Počistite potrditveno polje Dovoli analizo poslanih e-poštnih sporočil, da prepoznate osebe, o katerih pogosto razpravljate, in jih prenesite v privzeti strežnik SharePoint Server .
-
Kliknite V redu.
Upravljanje, ali strežnik SharePoint Server pošilja predloge za sodelavce in ključne besede v e-pošti
Odvisno od nastavitve mesta »Moje mesto« boste morda prejemali predloge v e-poštnem sporočilu, ki jih bodo lahko sodelavci dodali, in ključne besede. Prejemanje teh e-poštnih sporočil lahko zavrnete tako, da upoštevate ta postopek v strežniku SharePoint Server.
-
Naredite nekaj od tega:
-
Če si profil osebe ali stran na vašem mestu že ogledujete, kliknite Moj profil.
-
Če si na SharePointovem mestu ogledujete drugo vrsto strani, kliknite svoje ime v zgornjem desnem kotu
-
-
Kliknite Uredi moj profil.
-
Pomaknite se do razdelka Nastavitve in zraven možnosti E-poštna obvestila počistite potrditveno polje Pošlji predloge za nove sodelavce in ključne besede.
Upravljanje dostopa do nekaterih informacij v profilu
Glede na nastavitev profila lahko s kategorijami zasebnosti določite, da si lahko nekatere podrobnosti v vašem profilu, članstvu na vašem spletnem mestu in seznamu prejemnikov ter vašem seznamu sodelavcev ogledajo le določene osebe. Morda na primer želite, da vsi, ki si lahko ogledajo vaš profil, vidijo vsa spletna mesta, katerih član ste.
Opomba: Skrbnik lahko prilagodi ali omeji, ali lahko kategorije zasebnosti uporabite za podrobnosti v svojem profilu, na seznamu članstva in na seznamu sodelavcev.
Podrobnosti v vašem profilu lahko vsebujejo nekatere podatke vašega skrbnika, vendar boste morda lahko uredili, kdo vidi nekatere osebne podatke, na primer vašo osebno telefonsko številko.
Vaša stran Članstva v vašem profilu vsebuje seznam mest in seznamov prejemnikov, ki jim pripadate. Glede na nastavitev mesta »Moje mesto« lahko za vsako članstvo uporabite kategorijo zasebnosti.
Vaši sodelavci običajno vključujejo člane vaše skupine in druge osebe, katerih dejavnosti želite spremljati. Sodelavce lahko razvrstite v skupine, vendar pa lahko sodelavce upravljate le tako, da uporabite te kategorije zasebnosti:
-
Vsi
-
Moji sodelavci
-
Moja skupina
-
Moj upravitelj
-
Samo jaz
Uporaba kategorij zasebnosti za podrobnosti profila, članstva in seznam sodelavcev
Kategorije zasebnosti za podrobnosti profila, članstvo in seznam sodelavcev lahko spremenite v svojem profilu.
-
Naredite nekaj od tega:
-
Če si profil osebe ali stran na vašem mestu že ogledujete, kliknite Moj profil.
-
Če si na SharePointovem mestu ogledujete drugo vrsto strani, kliknite svoje ime v zgornjem desnem kotu
-
-
Če želite urediti nekatere podrobnosti profila, pod našo sliko kliknite Uredi moj profil.
-
Če želite urediti članstva, kliknite Članstva. Potrdite polje ob članstvih, ki jih želite spremeniti, in nato kliknite Uredi članstva.
-
Če želite urediti seznam sodelavcev, kliknite Sodelavci, potrdite polja ob sodelavcih, katerih nastavitve želite spremeniti, in nato kliknite Uredi sodelavce.
-
Naredite želene spremembe in kliknite V redu.
Dodajanje sodelavca v skupino
Nastavitev zasebnosti » Moja skupina« lahko uporabite za nekatere podrobnosti v svojem profilu, članstvu ali na seznamu sodelavcev, če želite upravljati, kdo ima dostop do njih. Element lahko na primer daste v skupno rabo le s svojo skupino, namesto z vsemi sodelavci ali vsemi, ki imajo dostop do ogleda vašega profila.
Osebo lahko dodate v skupino, če ima ta dovoljenja za ogled vašega mesta ne glede na to, ali je to nekdo neposredno v vašem oddelku ali nekdo, s katerim tesno sodelujete v drugem oddelku.
-
Naredite nekaj od tega:
-
Če si profil osebe ali stran na vašem mestu že ogledujete, kliknite Moj profil.
-
Če si na SharePointovem mestu ogledujete drugo vrsto strani, kliknite svoje ime v zgornjem desnem kotu
-
-
Kliknite Sodelavci, izberite sodelavca, ki ga želite dodati v svojo skupino, in nato kliknite Uredi sodelavce. Če želite, lahko izberete več sodelavcev.
-
V razdelku Add to Group (Dodaj v skupino ) v razdelku Add to My Team (Dodaj v mojo skupino) kliknite Yes (Da).
-
Kliknite V redu.
Namig: Ko dodate nove osebe kot sodelavce, jih lahko dodate v svojo skupino tako, da uporabite nastavitev Dodaj v mojo skupino.
