Office
Vpis
Uporaba filtriranja za spreminjanje SharePointovega pogleda

Uporaba filtriranja za spreminjanje SharePointovega pogleda

S filtriranjem zmanjšate število prikazanih elementov v pogledu, tako da vidite le podatke, ki si jih želite ogledati. Filter izbere elemente, ki ustrezajo določenim pogojem, kot so lokacija, vrsta elementa ali cenovni razpon. Z indeksi in filtri tudi lažje znova pridobite želene podatke ali preprečite prekoračitev praga pogleda seznama. S filtrom lahko povrnete same podatke ali pa jih združite oz. razvrstite, kar omogoča boljše oblikovanje.

Indekse lahko uporabite s filtri in povečate njihovo učinkovitost. Če število elementov na seznamu ali v knjižnici presega prag pogleda seznama, je pa še vedno pod 20.000 elementi, lahko običajno dodate indekse v obstoječe stolpce. Nato uporabite filtre, da prikažete podatke poda pragom pogleda seznama, ki je 5000 elementov.

S filtri zmanjšate količino vrnjenih podatkov tako, da izberete elemente na osnovi operacij (kot sta »manjše kot« ali »večje kot«) in ujemanja podatkov. Ko ustvarite filtriran pogled, mora prvi indeksiran stolpec v izrazu filtra zmanjšati nabor podatkov z največjo količino. Če na primer filtrirate po polju s stanjem ali datumom, lahko pogosto močno zmanjšate nabor podatkov. Če imate 15.000 elementov, vam priporočamo, da s prvim indeksom dobite manj kot 5000 elementov. To velja, tudi če nabor podatkov ne vključuje več kot 5000 elementov.

SharePoint izbere prvi indeksirani stolpec v poizvedbi in nato uporabi ostale stolpce za izbiro podatkov. Drugi stolpci, ki jih določite v filtriranem pogledu, so lahko indeksirani ali pa tudi ne. Pogled teh indeksov ne uporablja, tudi če je v rezultatu filtriranega pogleda manj elementov kot je prag pogleda seznama.

Imate na primer poizvedbo: velikost = "velika" AND barva = "rdeča". Na seznamu velikost ni indeksirana, barva pa je. Dokler je na seznamu manj kot 5000 elementov z barvo »rdeča«, je izvedba poizvedbe za velik seznam uspešna. Če pa imate poizvedbo »velikost = "velika" OR barva = "rdeča"«, bo zbirka podatkov, kljub temu, da bo verjetno našla vse elemente z barvo »rdeča«, morala pregledati celoten seznam, da bi našla vse elemente velikosti »velika«. Če je vrnjenih več kot 5000 elementov, je poizvedba omejena.

Če v izrazu filtra uporabljate dva stolpca ali več, mora določitveni indeks (ali indeksi) uporabiti operator AND. Če na primer želite, da se z velikega seznama živali, vrnejo »psi«. Imate neindeksiran stolpec, ki se imenuje »Vrsta«, ki vključuje vrednost »pes«. Če izvedete le poizvedbo »Vrsta = "pes"«, bo vaša poizvedba omejena. Če pa imate indeksiran stolpec, ki se imenuje »Razred«, bo vaša poizvedba »Razred = "sesalci" AND Vrsta = "pes"«. Iščete lahko tudi mačke in pse s poizvedbo »Razred = "sesalci" AND (Vrsta = "PES" OR Vrsta = "mačka")«. Z drugo poizvedbo izberete vse elemente »sesalci«, ki jih nato filtrirate tako, da dobite elemente »pes« in »mačka«.

Opomba: Če premaknete elemente v koš, se bodo ti elementi še vedno šteli, ko se bo določalo, ali je izraz filtra presegel prag pogleda seznama. Če pa koš izpraznite, ti elementi ne bodo več všteti. Če želite več informacij, glejte Izpraznitev koša ali obnovitev datotek.

Če stolpci, kijih želite uporabiti za filtriranje, ne vključujejo indeksov, vam priporočamo, da jih ustvarite. Če želite več informacij, glejte Dodajanje indeksa v SharePointov stolpec.

Ko ste indeksirali stolpec, ga lahko dodate med ustvarjanjem ali spreminjanjem pogleda, nato pa ga uporabite za filtriranje pogleda. Preden ustvarite pogled, lahko dodate več stolpcev na seznam, da omogočite večjo prilagodljivost za razvrščanje, združevanje in filtriranje. Za razvrščanje in filtriranje izberite stolpce, ki so v naboru podatkov, niso pa prikazani.

Ustvarjanje pogleda

  1. Odprite seznam ali knjižnico, kjer želite ustvariti pogled.

  2. Odvisno od različice naredite nekaj od tega:

    • V programu SharePoint 2016, 2013, 2010 ali v SharePoint Online Classic kliknite zavihek Seznam ali Knjižnica in nato kliknite Ustvari pogled.

      Gumb za ustvarjanje SharePointove knjižnice na traku.
    • V storitvi SharePoint Online ali v SharePointu, povezanem prek skupin, kliknite puščico navzdol na gumbu Možnosti pogleda in nato kliknite SharePointUpravljaj poglede ali Uredi trenutni pogled.

      Meni za izbor pogleda z izbrano možnostjo za upravljanje pogledov
      Uredi trenutni pogled
  3. Pomaknite se navzdol do razdelka Pogledi in kliknite Ustvari pogled.

  4. Na strani Vrsta pogleda kliknite pogled, ki ga želite uporabiti. Če niste prepričani, izberite Standardni pogled.

    Stran »Vrste pogleda«
  5. Vnesite Ime pogleda.

    Nastavite ime, poljubno pa tudi ime datoteke za ogled
  6. Uredite spletni naslov za pogled ali sprejmite privzetega. To lahko uredite tudi pozneje.

  7. V odseku Filter kliknite Pokaži elemente le, če je to resnično, nato pa izberite način, kako želite filtrirati elemente na osnovi enega od indeksiranih stolpcev.

    Če želite na primer ustvariti pogled, v katerem so samo elementi, ki so bili danes spremenjeni, izberite stolpec Spremenjeno (Indeksirano) in pogoj je enako, nato pa vnesite [Danes].

    V storitvi SharePoint Online izberite indeksirano polje

    Opomba: Če ni prikazan noben stolpec, ki ima za imenom oznako (Indeksirano), indeksirani stolpci za ta seznam ali knjižnico niso na voljo. Najprej morate ustvariti preprost ali sestavljeni indeks.

  8. Če želite omejiti število prikazanih elementov na vsaki strani, se pomaknite navzdol do možnosti Omejitev elementov in nastavite vrednost za Število elementov za prikaz. Ko ustvarjate pogled, je privzeto število elementov za prikaz 30.

    Nastavite števila elementov za prikaz na strani »Nastavitve pogleda«
  9. Pri nastavljanju omejitve elementov na strani imate na voljo dve možnosti:

    • Prikaži elemente v paketih določene velikosti, s čimer ustvarite prikaz podatkov za vsako stran posebej, kar je zlasti uporabno, ko elementov ne iščete na interaktivni način.

      Če število elementov presega nastavljeno omejitev, bo prikaz ostranjen.

      Prikazna slika

    • Omeji skupno število vrnjenih elementov na določeno količino ustvari strogo omejitev, ki lahko, ali pa tudi ne, vrne celotne rezultate operacije filtra. To je lahko koristno, ko preizkušate svoj pogled, ustvarjate prototip ali če želite zgolj pridobiti top vrednosti v pogledu.

  10. V razdelku Slog lahko izberete Podokno predogledain si ogledate vse informacije o elementih na seznamu v navpični obliki podokna. Podokno predogleda je eden od Slogov pogleda, ki ga lahko izberete v razdelku Slogi, ko urejate ali ustvarjate pogled.

    Možnosti izbire sloga na strani »Nastavitve pogleda«

    Med podatki lahko hitreje krmarite tako, da s kazalko pokažete na naslov elementa v območju z drsnim trakom na levi strani. Na ta način si lahko ogledate vse vrednosti stolpca trenutnega elementa, ki so navpično navedene na desni strani. Prikazanih je manj prvotnih podatkov, kar omogoča hitrejši prikaz pogleda. Ta slog je poleg tega uporaben takrat, ko je seznam širok ali pa ima veliko stolpcev, podatke pa si je mogoče ogledati le z vodoravnim premikanjem drsnega traku.

    Prikazna slika

  11. Kliknite V redu.

Za pogled je na voljo več korakov, vendar to zadostuje za prikaz podatkov, ki so presegli prag pogleda seznama, če ste blokirani. Omogočeno je tudi razvrščanje ali združevanje po elementih, nastavitev skupnih vrednosti, razširitev map in optimizacija pogleda ob prikazovanju v mobilni napravi.

Če želite spremeniti pogled

  1. Odprite seznam ali knjižnico, kjer želite ustvariti pogled.

  2. Naredite nekaj od tega:

    • V SharePoint 2016, 2013, 2010 ali v SharePoint Online Classic kliknite zavihek Seznam ali Knjižnica, v razdelku Trenutni pogled izberite pogled in nato kliknite Spremeni pogled.

      Zavihek knjižnice z označeno možnostjo za spreminjanje pogleda
    • V SharePoint Online kliknite puščico navzdol na gumbu Možnosti pogleda in nato kliknite Uredi trenutni pogled.

      Meni za izbor pogleda z izbrano možnostjo za upravljanje pogledov
  3. Pomaknite se navzdol do razdelka Pogledi in kliknite pogled.

  4. Nato lahko spremenite nastavitve, kot je opisano v korakih od 5. do vključno 9. v zgoraj navedenem postopku v razdelku Ustvarjanje pogleda.

  5. Kliknite V redu.

Če želite hitro filtrirati veliko elementov, mora biti prvi stolpec v filtru indeksiran. Drugi stolpci, ki jih določite v filtru za pogled, so lahko indeksirani ali ne, vendar pogled teh indeksov ne uporabi. Prvi stolpec filtra vrne manj elementov, kot jih je določenih s pragom pogleda seznama.

Če prvi stolpec filtra vrne več elementov, kot je določeno s pragom pogleda seznama, lahko uporabite filter z dvema ali več stolpci. Ko določite filtriran pogled, ki uporablja dva ali več stolpcev, z operatorjem AND omejite skupno število vrnjenih elementov. Toda tudi v tem primeru morate za prvi stolpec filtra določiti stolpec, ki bo vrnil manjšo količino podatkov. Če uporabite filter OR, skoraj vedno povečate število vrnjenih elementov, zato v teh okoliščinah ta ne bo učinkovit.

Če želite več informacij o pogledih, glejte Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje pogleda seznama ali knjižnice.

Pomembno:  Čeprav lahko indeksirate en sam stolpec za iskanje za izboljšanje učinkovitosti delovanja, z uporabo indeksiranega stolpca ne boste preprečili preseganja praga pogleda seznama. Za primarni ali sekundarni indeks uporabite drug tip stolpca.

Pomembno:  Če filtrirate seznam po indeksiranem polju, preverite, ali so bili izbrisani elementi s seznama ali iz knjižnice premaknjeni v koš. Elementi v košu so všteti v prag pogleda seznama in so iz zaledne zbirke podatkov izbrisani šele, ko jih odstranite iz koša. Če je skupno število filtriranih elementov na seznamu in v košu večje od omejitve praga za seznam, nabor rezultatov morda ne bo popoln ali pa bo blokiran. Če želite več informacij, glejte Praznjenje koša ali obnovitev datotek.

Za filtriranje po trenutnem dnevu [Danes] ali trenutnem uporabniku [Jaz] sta na voljo dve ključni besedi. Ti sta dinamični, saj se lahko spremenita glede na uporabnika ali datum.

Ključno besedo [Jaz] uporabite, če si želite le ogledati svoje dokumente v veliki knjižnici. Ključno besedo [Jaz] uporabite za stolpce, kot je »Ustvaril« ali »Spremenil«. Če si želite na primer ogledati vse dokumente, ki ste jih ustvarili, nastavite filter tako, da je stolpec »Ustvaril« enak ključni besedi [Jaz]. Če ste urednik in si želite ogledati le zadnje datoteke, na katerih ste delali, nastavite filter stolpca »Spremenil«, ki je enak ključni besedi [Jaz]. Če si želite ogledati oboje, ustvarite dva filtra, povezana z Ali.

Filtriranje z [jaz]
Filter, ki zajame dokumente, ki ste jih ustvarili ali spremenili vi

Ključno besedo [Danes] lahko uporabite za stolpce z datumi. Uporabite matematične funkcije za dobivanje razponov, ki se lahko spremenijo z današnjim datumom. Če si na primer želite ogledati vse dokumente, ki so bili spremenjeni v zadnjih 30 dneh, v stolpcu »Datum« ustvarite filter za datum, ki je večji ali enak ključni besedi [Danes] – 30. Če ne želite vključiti trenutnega dne, v stolpcu »Datum« nastavite drug filter za datum, ki je manjši od [Danes], in ju povežite z besedo In.

Filtriranje z [danes]
Filter za zajem datoteke, ki so bile spremenjene v zadnjih 30 dneh

Hitro lahko filtrirate tudi kar na seznamu ali v knjižnici, ne da bi morali dodati prosojnico drugega pogleda. Na voljo ni prilagodljivost, ki jo omogoča nastavljanje operatorjev, kot sta »večje kot« ali »enako kot«. Seznam filtrov je prevzet iz podatkov v stolpcu. S stolpcem za oddelke na primer lahko filtrirate oddelek za človeške vire ali IT.

  1. Na svojem seznamu ali v svoji knjižnici premaknite miško nad glavo stolpca, ki ga želite filtrirati, in kliknite puščico navzdol.

  2. V spodnjem delu polja s spustnim seznamom kliknite vrednosti, po katerih želite filtrirati. Prikaže se potrditveno polje z vašim izborom, če še ni prikazan.

    Kliknite glavo stolpca in izberite vrednost, po kateri želite filtrirati.
    SharePoint 2010, 2013 ali 2016
    Kliknite glavo stolpca za hitro filtriranje
    SharePoint Online ali SharePointova spletna mesta, povezana prek skupin
  3. Ko končate in želite znova prikazati vse vrednosti, kliknite puščico navzdol, nato kliknite Počisti filtre [v imenu stolpca], nato kliknite še zapri.

Tu si lahko ogledate nasvete za navadne poglede, ki vam lahko pomagajo pri delu z indeksiranim stolpcem:

Filtrirano po:

Indeksirano:

Na primer:

Nedavno spremenjeni elementi

Stolpec Spremenjeno

Če si želite ogledati le elemente, ki so bili spremenjeni v zadnjem tednu, uporabite filter Spremenjenoje večje kot[Danes]-7.

Novi elementi

Stolpec Ustvarjeno

Če želite ustvariti pogled le za elemente, ki so bili dodani prejšnji teden, uporabite filter Ustvarjeno je večje kot [Danes]-7.

Moji elementi

Stolpec Ustvarila oseba

Če želite ustvariti pogled le za elemente, ki ki ste jih vi dodali, uporabite filter Ustvarila oseba je enako  [Jaz].

Elementi z današnjim rokom

Stolpec Rok (element se ustvarili sami na seznamu ali v knjižnici)

Če želite ustvariti pogled le za elemente z današnjim rokom, uporabite filter Rok je enako [Danes].

Posodobitve table za razprave

Stolpec Zadnja posodobitev

Če želite ustvariti pogled le tistih elementov, ki so bili dodani v zadnjem tednu, uporabite filter Zadnja posodobitev je večje kot  [Danes]-30.

Arhivske datoteke v knjižnici dokumentov

Datum spremembe

Če želite ustvariti pogled z dokumenti, ki niso bili spremenjeni od leta 2016 (ki jih želite nato arhivirati), uporabite filter Datum spremembe je manjši od datuma 31. december 2016.

Najdi podmnožico poslovnih podatkov

Regija, Leto (kot dva preprosta indeksa)

Če želite ustvariti pogled s finančnimi podatki za regijo »Severovzhod« za leto 2015, uporabite filter Regija je enako "SV" AND leto je enako "2015", saj je verjetneje, da bo v stolpcu Regija manj vrednosti kot v stolpcu Leto.

Opomba: Tudi če ustvarite filtriran pogled, ki temelji na indeksu stolpca, in če ste presegli prag pogleda seznama, so dodatne operacije kljub temu še vedno lahko blokirane, ker zahtevajo dostop do celotnega seznama ali knjižnice. Med te operacije sodijo: dodajanje ali brisanje indeksa, ustvarjanje razvrstitve v definiciji pogleda; prikazovanje vstop stolpcev; dodajanje, posodabljanje ali brisanje izračunanih polj. Če se to zgodi, poskusite zagnati operacijo med dnevnim časovnim okvirom, ko so omejitve dvignjene.

Podprti tipi stolpcev

  • Ena vrstica besedila

  • Izbira (ena vrednost)

  • Številka

  • Valuta

  • Datum in ura

  • Oseba ali skupina (ena vrednost)

  • Upravljani metapodatki

  • Da/ne

  • Iskanje

Nepodprti tipi stolpcev

  • Več vrstic besedila

  • Izbira (več vrednosti)

  • Izračunano

  • Hiperpovezava ali slika

  • Stolpci po meri

  • Oseba ali skupina (več vrednosti)

  • Zunanji podatki

Z veseljem bomo prebrali

Ustvarjeno 30. aprila 2017

Ali je bil članek uporaben? Če je bil, nam to sporočite tako, da vnesete komentar v okno na dnu te strani. Če ni bil, nam povejte, kaj vas je zmedlo ali kaj je manjkalo. Vključite različico programa SharePoint, operacijskega sistema in brskalnika, ki ga uporabljate. Na podlagi vaših povratnih informacij bomo preverili dejstva, dodali informacije in posodobili ta članek.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×