Uporaba Accessa ali Excela za upravljanje podatkov

Opomba:  Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Imeti veliko podobnosti, ki lahko težko, da se odločite, kateri program, uporabite Microsoft Access in Microsoft Excel. Na primer oba lahko shranite velike količine podatkov, zaženite zmogljive poizvedbe in orodij za analizo in razdelite kocke te podatke in zapletene izračune, ki vrnejo podatke, ki jih potrebujete.

Vendar pa posamezen program so jasne prednosti, odvisno od vrste podatkov, ki jih upravljate in kaj želite narediti s temi podatki. Na primer, če je vaš cilj za ohranjanje celovitosti podatkov v obliki zapisa, do katerega lahko dostopate tako, da več uporabnikov, dostop je vaša najboljša izbira, ker Excel je bolj primeren za kompleksne številskih podatkov, ki jih želite analizirati v globino.

V mnogih primerih, lahko uporabite oba programa uporablja drug za namene, ki je najbolj primerna. Na splošno dostop je bolje za upravljanje podatkov: pomoč, ki jo ohranite organiziran, lahko preprosto iskanje in na voljo za več uporabnikov hkrati. Excel je na splošno boljša za analizo podatkov: izvajanje zapletenih izračunov, raziskovanje možnih rezultatov in grafikoni visoke kakovosti za proizvodnjo. Če uporabljate Access za shranjevanje podatkov in Excelu, da analizirate, lahko pridobili prednosti obeh programov.

Preden se odločite, kateri program uporabi, boste morda želeli primerjava prednosti posamezen program, si oglejte, ko je najbolje, da uporabite eno ali drugo, in izvedeti, kako uporabljati oba programa ima točno učinek, ki ga želite.

Opomba: Vseh zbirk sistema Microsoft Office vključuje Excel, vendar ne vsemi zbirke vključujejo dostop.

Primerjava prednosti posamezen program

Izbira pravega programa je nujna, če želite omogočiti dostop do in posodobiti podatke z največjo učinkovitost in natančnost. Če želite izvedeti, kateri program je najbolj primeren za opravila, ki ga želite izpolniti, lahko pomaga primerjava prednosti, da posamezen program ponuja glede shranjevanja podatkov, analiza podatkov, več uporabnikov sodelovanje in varnost.

Enostavno primerjavi relacijskih podatkov    Če želite, da boste lažje odločili, kateri program je najbolj primeren za shranjevanje podatkov, se vprašajte to vprašanje: so podatki relacijski ali ne? Podatki, ki lahko učinkovito shranjena v eno tabelo ali delovni list se imenuje ravno ali nonrelational podatkov. Na primer, če želite ustvariti preprost seznam strank, z le en naslov in kontaktne osebe za vsakega uporabnika, Excel morda boljša izbira. Če želite shraniti zapletene stranke seznama, ki vsebuje pošiljanje naslove za vsakega kupca ali več stikov oseb za vsako stranko in obračunavanje, dostop je boljša rešitev.

V relacijska zbirka podatkovrazvrstite podatke v več tabelah. V dobro oblikovana relacijske zbirke podatkov, vsaka nadaljnja tabela je enostavno in vsebuje informacije o le eno vrsto podatkov. Na primer, če ustvarite uporabniške zbirke podatkov, imeni kupci shranite v eno tabelo, ker te stranke naslov za pošiljanje naslove in naj bodo shranjene v ločeni tabeli. Shranjevanje naslove ločeno od imen je koristno, ker posameznega kupca lahko imajo več kot en naslov, in želite, da lahko vnesete več naslovov za vsakega uporabnika, ne da bi morali znova vnesite ime stranke za vsak naslov.

Lokalno v primerjavi z zunanjimi podatki    Access lahko uporabite za dostop do podatkov iz različnih zunanjih virov podatkov, tako da si lahko ogledate, poizvedbe, in urejanje teh podatkov, ne da bi morali uvoziti. Na primer Access omogoča ukazov za dostop do obstoječih podatkov v zbirko podatkov strežnika Microsoft SQL Server, dBASE datoteke ali Outlookovi mapi, skupaj s številnih drugih virov podatkov. Excel lahko uporabite za povezovanje z veliko različnih virov podatkov, vključno z Access, SQL Server in zbirk podatkov storitev Analysis Services, besedila in datotek XML in virov podatkov ODBC in OLE DB. Vendar pa ni mogoče urejati podatke, če želite spremeniti vir podatkov prek uporabniškega vmesnika Excel.

Dostop in Excel zagotavlja ukaze za dostop do podatkov na seznamih Windows SharePoint Services . Vendar Excel omogoča preprosto samo za branje povezave do SharePointovih seznamov; ker Access omogoča branje iz in pisanje podatkov s SharePointovimi seznami.

Celovitost podatkov in prilagodljivost    Enolični identifikatorji ohranite celovitosti podatkov in zagotavljajo, da ni dveh vrstic (ali zapisov) vsebuje iste podatke. Enolični identifikatorji Poleg tega omogočajo najhitrejši način za pridobivanje podatkov, ko iskani ali razvrščanje podatkov. V Accessu, lahko uporabite podatkovni tip »samoštevilo« za samodejno ustvari Enolični identifikator za vsak zapis. Nato lahko uporabite te identifikatorjev za povezovanje zapise v eni tabeli enega ali več zapisov v drugi tabeli.

Strukture, ki dostop velja za vaše podatke zagotavlja celovitost podatkov. Dostop do lahko zahtevajo nove zapise v eni tabeli, ki je obstoječi ustreznih vrednosti v drugo tabelo tako, da ne morete ustvariti »osamljenih« zapisov. Na primer, bi ne želite imeti naročila, ki ne vsebuje informacije o stranki. Dostop do lahko zahtevajo, da ima vsak nov zapis v tabeli naročila ustrezno vrednost za stranke v tabelo »stranke« . To zahteva korespondenca vrednosti, ki se imenuje eferenčna integriteta.

Prav tako lahko uveljavite svoje omejitve in pravila, s katerimi dodatno zagotoviti pravilno vneseni podatki. Excel omogoča vnašanje podatkov v več oblike način, vendar Excel ne podpira relacijskih podatkov, zato ne podpirajo referenčno integriteto. Vendar pa lahko uporabite ukaz Preverjanje veljavnosti podatkov za nadzor vnosa podatkov v Excelu.

Poizvedovanje po    Če imate pogosto podatke ogledate na različne načine, odvisno od tega, spremenite pogoje ali dogodke, Access morda boljša izbira za shranjevanje in delo s podatki. Dostop do vam omogoča, da uporabite poizvedbe Structured Query Language (SQL), da hitro pridobite samo vrstice in stolpce s podatki, ki jih želite, ali podatke iz ene tabele ali več tabel. Uporabite lahko tudi izrazov v poizvedbi za ustvarjanje izračunanih polj. Uporaba izraza v Accessu je podoben postopek z uporabo formul v Excelu za izračun vrednosti. Uporabite lahko tudi Accessovih poizvedbah za povzemanje podatkov in predstavitev Združene vrednosti, na primer vsote, povprečne vrednosti in prešteje.

Modeliranje    V Excelu, lahko uporabite analiza kaj-če orodja za napovedovanje rezultat model delovnega lista. Analiza kaj-če vam omogoča, da zaženete različne scenarije za vaše podatke, kot so najboljši primer in Najslabši primer scenarijev in Primerjava dobljenih podatkov več primerov v zbirno poročilo. Brez podobne funkcije je na voljo v Accessu.

Pivoting in grafikoni    V obeh programih, lahko ustvarite poročila vrtilne tabele in grafikone vrtilne tabele. Vendar Excel ponuja naprednejše vrtilne tabele, poročanje in funkcije grafikonov, kot Access ne. Če nameravate ustvariti obsežna poročila vrtilne tabele ali zagotoviti profesionalnega videza grafi redno, morate uporabiti poročila vrtilne tabele ali vrtilne tabele, grafikoni v Excelu, namesto enake funkcije v programu Access.

Dostop in Excel lahko uporabite v sodelovanje okolja, kot so Windows SharePoint Services in skupne rabe datotek v omrežju, vendar obstajajo razlike v načinu podatkov lahko dostopate tako, da več uporabnikov.

Več uporabniku dostop do podatkov    V razdelku delovanjem, dostop do več omogoča uporabnikom, da odprete eno zbirko podatkov, hkrati; To velja tudi, ker Access zaklene le podatke, ki ureja; kot rezultat, drugi uporabniki lahko uredite različne zapise, ne da bi spore. V Excelu, delovnega zvezka skupno rabo drugih uporabnikov, vendar funkcije sodelovanja več uporabnikov najboljše ko uporabniki dela na podatke v ta delovni zvezek v različnih časovnih namesto hkrati. Veljavno, uporabniki Accessovo zbirko podatkov, sodelovanje v naboru podatkovter uporabniki Excelovega delovnega zvezka sodelovanje v dokument.

Uporaba storitve Windows SharePoint Services za sodelovanje    Oba integracija z tehnologije Microsoft Windows SharePoint Services, na primer SharePointove sezname in knjižnice dokumentov.

Access ponuja na različne načine za sodelovanje z več uporabniki na SharePointovem mestu. Na primer, lahko prenesete polno zbirko podatkov v knjižnico dokumentov storitve Windows SharePoint Services, obrazcev in poročil, ki so na voljo kot Windows SharePoint Services pogledov in povezavo z zbirko podatkov s podatki, ki je shranjena v SharePoint seznamih.

Excel ponuja le en način za sodelovanje z več uporabnikov na spletnem mestu SharePoint Services. Knjižnice dokumentov storitve Windows SharePoint Services, kjer posamezni uporabniki lahko preverite delovni zvezek, da naredite spremembe, preprečuje drugim uporabnikom, hkrati spreminja delovni zvezek lahko prenesete delovni zvezek. Uporabniki lahko urejanje delovnega zvezka, ne da bi potrdili iz knjižnice dokumentov, v tem primeru se morate uskladiti z drugim uporabnikom, da se izognete spore med podatki.

Uporaba omrežja map za sodelovanje    Če shranite Accessovo zbirko podatkov v mapi v skupni rabi, lahko več uporabnikov odprite zbirko podatkov in delo z podatkov hkrati. Posameznih zapisih so zaklenjena, ko uporabnik Uredi njih. Če shranite Excelov delovni zvezek v mapi v skupni rabi, lahko le enega uporabnika hkrati urejanje delovnega zvezka. Za ogled namene, lahko več uporabnikov odprite delovni zvezek, medtem ko drugemu uporabniku urejanje, vendar te uporabnike ni mogoče spreminjati podatke dokler uporabnika, ki je za urejanje delovnega zvezka ne zapre.

Oba ponujajo podobne funkcije – gesla in šifriranje –, vam lahko pomaga preprečiti izgubo podatkov in zaščiti podatkov iz nepooblaščen dostop. Vendar pa je nekaj razlik med programom Access in Excel na deluje zaščita podatkov kako ravni uporabnika.

Preprečevanje izgube podatkov    V Accessu, vaše delo neprestano shrani tako, da v primeru nepričakovane napake, ste verjetno, da bi izgubili podatke, koliko dela (če je na voljo). Kljub temu, ker Access shranjuje neprekinjeno, je tudi vam omogoča, da naredite spremembe, ki se pozneje odločite, ne želite uveljavitev. Če želite zagotoviti, da lahko obnovite zbirko podatkov tako, kot želite, ustvarite varnostno kopijo datoteke zbirke podatkov na razpored, ki ustreza vašim potrebam. Celotna zbirka podatkov lahko obnovite iz varnostne kopije, ali lahko obnovite le tabelo ali drug predmet zbirke podatkov, ki jih potrebujete. Če uporabljate datoteke sistema varnostno kopiranje, lahko uporabite tudi kopijo zbirke podatkov iz datoteke varnostne kopije sistema obnoviti podatkov. V Excelu, lahko shranjevanje informacij samoobnove intervalih nastavitev, medtem ko posodobite podatke.

Zaščita podatkov ravni uporabnika    V Excelu, lahko odstranite nujna ali zasebne podatke iz pogleda tako, da skrijete stolpce in vrstice s podatki in nato zaščiti celoten delovni list za nadzor dostopa uporabnikov do skritih podatkov. Poleg zaščite delovnega lista in njegovi elementi, lahko zaklepanje in odklepanje celic na delovnem listu, če želite preprečiti drugim uporabnikom, da nenamerno spreminjanje pomembnih podatkov.

Varnost na ravni datotek    Na ravni datoteke, lahko uporabite Šifriranje v obeh programih preprečiti nepooblaščen vidite podatke. Prav tako lahko zahtevate, da geslo vnesti odpreti datoteko zbirke podatkov ali delovnega zvezka. Poleg tega lahko pomaga varnega datoteko zbirke podatkov ali delovnega zvezka z uporabo Digitalni podpis.

Omejen dostop do podatkov    V Excelu, lahko določite uporabnika glede dovoljenja za dostop do podatkov ali pa nastavite samo za branje pravice, ki preprečiti drugim uporabnikom, da spremenite podatke, ki imajo dostop do. Access ne omogoča funkcije varnosti na ravni uporabnika, vendar Access podpira uporabnik varnostni model strežnik zbirke podatkov, ki se poveže. Na primer, če se povežete do SharePointovega seznama, Access heeds uporabniška dovoljenja za SharePointov seznam. Če želite ohraniti nepooblaščeni uporabniki iz dostop do podatkov, lahko šifriranje zbirke podatkov tako, da nastavite geslo. Uporabniki vnesite geslo za branje podatkov iz zbirke podatkov, tudi, če so dostop do z uporabo drugega programa, kot je Excel.

Če želite več informacij o tem, kako se zaščititi podatke, si oglejte varnost zbirke podatkov programa Access 2007 in zaščita in varnost v Excelu.

Kdaj uporabiti dostop

Zelo splošno, dostop je najboljša izbira, ko so za sledenje in zapisa podatkov redno, in nato prikazati, izvozite ali tiskanje podmnožice teh podatkov. Accessovi obrazci omogočajo bolj priročno vmesnik kot Excelov delovni list za delo s podatki. Uporabite lahko dostop avtomatizirati pogosto izvajajo dejanja in Accessova poročila, lahko povzemajo podatke v natisnjeni ali elektronski obliki. Access zagotavlja več strukture za vaše podatke; na primer, lahko nadzirate, katere vrste podatkov lahko vnesli, kakšne vrednosti lahko vnesete in lahko določite, kako podatkov v tabeli je povezana s podatki iz druge tabele. Ta struktura lahko zagotovite, da so vneseni le pravilne vrste podatkov.

Access shrani podatke v tabelah, ki so videti podobno kot delovnih listov, ampak Accessove tabele so namenjeni zapleteno poizvedovanje glede podatkov, shranjenih v drugih tabelah.

Access uporabite, če:

  • Predvidevanje več oseb, ki delajo v zbirki podatkov in želite zmogljiv možnosti, ki varno obravnavati posodobitve s podatki, na primer zapisa zaklepanje in odpravljanje.

  • Predvidevanje je treba dodati več tabel v naboru podatkov, ki izvira kot ravno ali nonrelational tabelo.

  • Ali želite zagnati zapletene poizvedbe.

  • Želite pridelek različnih poročil ali nalepk z naslovi.

  • Upravljanje stikov    Lahko upravljanje stikov in poštne naslove, in nato ustvarite poročila v Accessu ali spajanje podatkov s programom Microsoft Office Word za tiskanje pisem, ovojnice ali nalepke z naslovi.

  • Evidenca zalog in sredstev –    Ustvarjanje zalogo elementov v svojem domu ali podjetju in shranite fotografije ali druge povezane dokumente, skupaj s podatki.

  • Vrstni red za sledenje    Vnesite podatke o izdelkih, strankah in naročilih in nato ustvarite poročila, ki prikazujejo prodajo po zaposlenih, regije, časovnem obdobju ali drugih vrednostih.

  • Sledenje opravil    Sledite opravilom za skupino oseb in vnesite nova opravila hkrati drugim posodabljate obstoječe opravilih v isto zbirko podatkov.

  • Organiziranje knjižnice    Če želite shraniti podatke o vaših knjig in CD-jev, ter jim sledite s katerim je posojati, bodo lahko uporabite Access.

  • Načrtovanje dogodka    Vnesite podatke o dogodku datume, mesta in udeleženci in nato tiskanje urnikov ali povzetke o dogodkih.

  • Sledenje hrana    Slediti recepti, in se prijavite prehrane in izvajanje dejavnosti.

Kdaj uporabljati Excel

Kot programom za preglednice Excel lahko shranite velike količine podatkov v delovnih zvezkih, ki vsebujejo enega ali več delovnih listov. Pa namesto služi kot sistem za upravljanje zbirke podatkov, na primer Access, Excel je optimiziran za analizo podatkov in izračuna. Uporabite lahko prilagodljive program ustvariti modeli za analizo podatkov, pisanje preproste in zapletene formule izračuni v teh podatkov, powerpivot podatkov kakršen koli način, ki ga želite, in predstavitev podatkov v različnih strokovno videti grafikonov.

Excel uporabite, če:

  • Zahtevaj ravno ali nonrelational pogled podatkov namesto relacijska zbirka podatkov , ki uporablja več tabel, in ko je predvsem številske podatke.

  • Pogosto izvajati izračune in statistične primerjave podatkov.

  • Želite uporabljati poročila vrtilne tabele za ogled hierarhičnih podatkov v stisnjeni in prilagodljivi postavitvi.

  • Načrt za ustvarjanje grafikonov redno in želite, da uporabite nove oblike grafikonov, ki so na voljo v Excelu.

  • Če želite poudariti podatke z uporabo pogojnega oblikovanja ikone, podatkovne vrstice in barvne lestvice.

  • Želite izvajati zapletene analizo kaj-če operacije za vaše podatke, kot so statistične, tehnične in regresijske analize.

  • Če želite za spremljanje elementov v preprost seznam, za osebno uporabo ali omejeno sodelovanje namene.

  • Računovodstvo    Uporabite lahko računanje funkcije programa Excel v mnogih računovodskih operacijah – na primer denarne tokove, prihodke, ali izjava o dobičku in izgubi.

  • Finančno načrtovanje    Ali so vaše potrebe osebne ali poslovne povezana, lahko ustvarite katero koli vrsto finančnega v Excelu, na primer trženje načrt proračun, proračun za dogodek ali za upokojitev.

  • Obračunavanje in prodaja    Excel je koristen tudi za upravljanje podatkov za obračunavanje in prodajo, in lahko preprosto ustvarite obrazce, ki jih potrebujete, na primer račune o prodaji, dobavnice ali naročila.

  • Poročanje o napakah    Ustvarite lahko različne vrste poročil v Excelu, ki zrcalijo analizo podatkov ali povzemajo podatke – na primer poročila o uspešnosti projekta, napoved podatkov, povzemanje podatkov ali predstavitev podatkov variance.

  • Načrtovanje    Excel je odlično orodje za ustvarjanje strokovnih načrtov ali uporabnih načrtovalcev – na primer tedenskih razreda, tržnih raziskav načrt, načrtov za raziskavo, ali načrtovalcev, s katerimi boste načrtujete tedenske obroke, zabave ali počitnice.

  • Sledenje    Uporabite lahko Excel lahko sledite podatkom v časovnem listu ali seznamu – na primer časovni list za sledenje dela ali popis zalog, s katerim sledite opremi.

  • Uporaba koledarjev    Zaradi svoje mreže narave, je Excel uporaben za ustvarjanje katere koli vrste koledarjev – na primer šolski koledar za spremljanje aktivnosti med šolskim letom, ali koledar za poslovno leto na tekočem glede poslovnih dogodkov in mejnikov.

Uporabne Excelove predloge, v katerem koli od teh kategorij, si oglejte predloge za Excel na mestu Microsoft Office Online.

Sočasna uporaba dostop in Excel

Morda boste včasih, katerega želite izkoristili prednosti, ki oba programa za ponujanje. Na primer ste jo ustvarili na delovnem listu v Excelu, v katerem lahko izračunate in analizirate podatke, pa delovni list je postal prevelik in zapletene in številne druge uporabnike, morate imeti dostop do podatkov. Na tej točki, morda želite uvoz ali povezava delovni list v Access in jo uporabite kot zbirke podatkov namesto delate z njimi v Excelu. Ali morda podatkov v Accessovo zbirko podatkov, za katerega želite ustvariti nekaj podrobna poročila vrtilne tabele v Excelu in strokovno videti Excelovih grafikonov.

Ne glede na to, kateri program uporabljate prvič, lahko vedno prenesete podatke iz enega programa v drugega, kjer lahko še naprej za delo z njimi. Z ali brez podatkovne povezave, lahko vzamete podatkov v Access iz Excela (ali obratno) tako, da kopirate, uvozite ali izvozite.

Če želite več informacij o tem, kako za izmenjavo podatkov v obeh programih, glejte izmenjava (kopiranje, uvažanje, izvoz) podatkov med Excelom in Accessom.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×