Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.
Sodelovanje v dokumentu je ključni element za učinkovito kot ekipa delo v podjetju. Kombinacija SharePointove tehnologije in Office 2010 ponuja številni načinih sodelovanja v dokumentu, ali je soavtorstvo preglednici ali usmerjanje poslovni načrt s potekom dela. Razumevanje načinov, kako lahko sodelujete pri dokumentih je ključnega pomena za izdelavo najboljša izbira za vaše potrebe in izboljševanje storilnost kot delavcev za informacije.
Vendar pri sodelovanju z dokumenti, dni posredovanje priloge v e-pošti so zgodovina. Iz tega dneva naprej, vam nikoli ni treba prenesti dokument okoli, in nato boj z usklajevanju različico spore, ročno spajanje in usklajevanje sprememb, sledenje navzdol kdo je naredil kaj in iskanju najnovejšo različico.
Opombe:
-
Če želite več informacij o tem, kako soavtorstvo pri dokumentih, si oglejte sistem pomoči za Word 2010, PowerPoint 2010, OneNote 2010 in Office Web Apps.
-
Če želite več informacij o konfiguriranju SharePointove tehnologije za sodelovanje v dokumentu in soavtorstvo, si oglejte na spletnem mestu TechNet.
V tem članku
Spekter sodelovanja v dokumentu
Sodelovanje v dokumentu pomeni več avtorjev sodelovanje v dokumentu ali zbirke dokumentov. Bi jih je mogoče hkrati sočasno urejajo dokument ali pregledovanje specifikacijo kot del strukturirane poteka dela. Soavtorstvo dokumentov, ki je podmnožica sodelovanje v dokumentu, pomeni, da delo na dokumentu hkrati z eno ali več uporabnikov. Obstaja več različnih načinov za sodelovanje v dokumentu in soavtorstvo ki postopoma vključuje več strukturo in nadzor okoli izkušnje sodelovanje v dokumentu. Dober način za pomoč pri odločanju, kateri način sodelovanja dokumenta in izdelek je pravi za vas je Isplanirati možnosti vzdolž spektra izbir.
Soavtorstvo semiformal : Več avtorjev urejanje hkrati kjer koli v dokumentu. Primeri vključujejo: ponavljajoče se minut, konferenčne in referenčna gradiva za OneNote; in skupina razvila finančni modeli, proračune in sredstev – seznami za Excel.
Uradno soavtorstvo: Več avtorjev hkrati uredite nadzorovan način tako, da shranite vsebino, ko ste pripravljeni, da je mogoče odkriti. Primeri vključujejo: poslovni paketi, glasila in pravne spodnje za Word; in trženja in konference predstavitev za PowerPoint.
Dodajanje pripomb in pregled:Primarni avtor zbira spremembe in pripombe, (ki se lahko threaded razprave) tako, da usmerjanje dokumenta v potek dela, vendar kontrolniki končni dokument objavo. Primeri vključujejo spletna pomoč, informativnih in specifikacije.
Kompleti dokumentov: Več avtorjev, ki so dodeljene ločene dokumente kot del poteka dela, in nato en nabor glavni dokument objavljen. Primeri vključujejo: novo skupke in prodajnega pisave knjige.
Soavtorstvo v sistemu Office 2010 in Office Web Apps
V spodnjih razdelkih so opisani načini soavtorstva sistemu Office 2010 in Office Web Apps ter najboljše prakse ohranjanja datotek v knjižnicah.
Povzetek soavtorstvo izdelkov
Več sistema Office 2010 in Office Web Apps izdelki omogočajo več avtorjev za urejanje dokumentov hkrati. Za vsak izdelek, funkcija za soavtorstvo je zelo podobno. Vendar pa so nekatere razlike načrt, ki podpirajo različnih načinih sodelovanja in namenjenih načinih uporabe. V spodnji tabeli so povzete vsak soavtorstvo izdelek.
|
Program |
Strežnik zahteve |
Pogosti primeri |
|
Word 2010 |
SharePointove tehnologije |
Kateri koli dokument, vključno s predlogi, paketov, vidom izjave, minut, glasila in poročila |
|
PowerPoint 2010 |
SharePointove tehnologije |
Vse predstavitve, vključno z izobraževanje, konferencami, razpravami po dogodku, pregledi izdelkov, priročniki in poročila o stanju projekta |
|
Excel Online |
SharePointove tehnologije |
Vse preglednice, vključno s finančnim načrtom skupine, podjetja-izdelka črto med dvema podjetjema na spletno stran, in v realnem času trgovalni preglednice posodobitvami |
|
OneNote 2010 |
SharePointove tehnologije |
Vsi zvezki, vključno z, ponavljajočih se srečanj, zbiranje zamisli (»mislim skupine ««) v projektu, v skupni rabi raziskave in referenčna gradiva in izobraževalni tečaji v skupni rabi |
|
OneNote Online |
SharePointove tehnologije in programi Office Web Apps |
Soavtorstvo, shranjevanje različic, rezervacija in mešana okolja sistema Office
V spodnjih razdelkih so opisani najboljše prakse ko ste soavtorstva z drugimi uporabniki.
Soavtorstvo in rezervacije dokumentov
Soavtorstvo ni združljiva s postopkom rezervacija in sprostitev dokumentov v knjižnici. Rezerviranje dokumenta pomeni želite izključno pisati, in nato sčasoma preverite nazaj v drugi lahko ogledajo spremembe ali nadaljnje delo na dokumentu. Zato, ko si oglejte datoteke, drugi uporabniki ne morejo soavtorstvo dokument z vami. Privzeto knjižnice zahteva rezervacijo datotek in naj ni omogočeno uporabe soavtorstvo. Prav tako ni izrecno treba rezervirati dokument, če želite predstavitev sooblikovati dokument.
Soavtorstvo v dokumentih in shranjevanje različic
Shranjevanje različic omogoča uporabnikom, da shranjevanje različic dokumenta, snemanje nazaj urejanja ali posnetek stanje dokumenta, ki ustrezajo projekt mejnik. SharePointove tehnologije hrani o spremembah v dokumentih medtem ko ste ureja, shranjuje prejšnje različice, in celo ohrani glavne različice in podrazličice dokumenta. Ker več soavtorjev morda da je dokument odprt za daljšem časovnem obdobju, shranjevanja različic za soavtor dokumentov izvede pri določenih časovnih intervalov in ni nujno, ko je dokument shranjen. Privzeto je ni omogočeno shranjevanje različic v knjižnici.
Ko ste soavtor dokumentov za Word 2010 in PowerPoint 2010, je dobro, da uporabite shranjevanje različic, obe glavne in manjše, tako da uporabniki lahko dobite spremembe, ki so jih naredili drugi uporabniki, ko je to potrebno. Poleg tega različic obdobje določa, kako pogosto tehnologijah SharePoint ustvari novo različico dokumenta, ki je se soavtor. Privzeta vrednost 30 minut verjetno deluje za večino okolja, vendar ta vrednost je mogoče prilagoditi tako, da skrbnik je to potrebno. Nastavitev v tem obdobju nižje vrednosti zajame različic in spremeni pogosteje, vendar bodo morda potrebovali več prostora za shranjevanje strežnika.
Za knjižnice, ki vsebuje OneNotovih zvezkov, je dobro le glavne različice, saj podrazličice lahko povzroči, da napak pri sinhronizaciji, ki bi lahko preprečite shranjuje spremembe. OneNotovih zvezkov, ki so pogosto posodobljena lahko ustvarite tudi več različic. Ker število različic lahko sčasoma postane velika, je priporočljivo, da omejite število različic, ki hrani nastavitev največje število različic, da primeren znesek glede na potrebe uporabnikov. Opazili boste, da obdobje shranjevanja različic s tem ne vplivate OneNotovih zvezkov, ker OneNote hrani podrobnejše informacije o različici v zvezek.
Soavtorstvo v dokumentih v okoljih z različnimi Office različica
Nekatere organizacije ohranjajo okolje, v katerem imajo uporabniki različne različice sistema Microsoft Office, kot sta Office 2007 in Office 2010.
Čeprav različice Word in PowerPoint pred sistema Office 2010 lahko shranite v knjižnici, ne morete soavtorstvo ti dokumenti. Poleg, ko uporabnik odpre dokument programa Word 2010 ali PowerPoint 2010, Word ali PowerPoint 2007, tehnologijah SharePoint ustvari ključavnica na dokument in prepreči drugim uporabnikom storitve Microsoft Office 2010, z uporabo soavtorstvo za urejanje dokumenta. Najbolje izkoristite soavtorstvo v Wordu Office ali Office PowerPoint je priporočljivo, da vsi uporabniki delati s programom Microsoft Office 2010. To stanje velja tudi za delovne zvezke programa Excel 2010 in soavtorstvo s programom Excel Web App.
Opomba kljub temu, da OneNote 2010 je združljiv z obliko zapisa datoteke programa OneNote 2007 in podpira soavtorstvo z uporabniki programa OneNote 2007. Za uporabnike programa OneNote 2007 in OneNote 2010 soavtorstvo zvezke v okoljih z različnimi, morate shraniti zvezek v obliki zapisa datoteke programa OneNote 2007. Po nadgradnji na obliko zapisa datoteke programa OneNote 2010, vendar pa lahko uporabite nekaj ključnih novih funkcij, vključno z možnostjo soavtorstvo zvezkov med OneNote 2010 in OneNote Web App.
Težave s soavtorstvom v dokumentih
Če ne morete soavtorstvo v Wordov dokument ali PowerPointovo predstavitev, nato pa eno ali več od teh razlogov lahko povzroči:
-
V datoteki je uporabljeno upravljanje pravic do informacij (IRM) ali (digitalni Rights Management).
-
Datoteka je rezervirana.
-
Datoteka je šifrirana.
-
Oblika zapisa datoteke ni podprta. Podprte so le .docx in .pptx oblike datoteke. V večini primerov, lahko shranite v nepodprto obliko zapisa datoteke v obliki zapisa podprti.
-
Datoteko, ki je označen kot končen. Lastnik datoteke odločila, če želite ustaviti postopek za urejanje ali soavtorstvo datoteko in datoteko, ki je zdaj samo za branje.
-
Nekatere nastavitve pravilnika skupine Microsoft Office preprečujejo soavtorstvo, vključno s temi: Onemogočanje Soavtorstva, onemogočite strežniški pravilnik, in onemogočite odjemalski pravilnik.
-
V datoteki so kontrolniki ActiveX.
-
V datoteki so določeni predmeti, ki jih ni mogoče enolično prepoznati, na primer predmet OLE, grafika SmartArt, grafikon ali rokopis.
-
Wordov dokument uporablja glavne dokumente s poddokumenti, okvirjev HTML, ali je objavljen kot spletni dnevnik.
-
V Wordovem dokumentu, nima Shrani naključna števila za izboljšanje točnosti spajanja potrdite polje. (Na traku kliknite na zavihku Datoteka kliknite možnosti , če želite prikazati pogovorno okno Wordove možnosti , kliknite Središče zaupanja, kliknite Nastavitve središča zaupanja za prikaz pogovornega okna Središče zaupanja , kliknite zasebnosti Možnosti, in nato v razdelku nastavitve za določen dokument preverite, ali je potrjeno potrditveno polje Shrani naključna števila za izboljšanje točnosti spajanja .)
Primeri spektrov sodelovanja v dokumentu
V naslednjih razdelkih več podrobnosti o posameznem soavtorstvo izdelkov, o različnih načinih sodelovanja, ki jih podpirajo, in namenjenih načinih uporabe.
Poluradno soavtorstvo
Morda najboljši scenarij za pojasnjujejo soavtorstvo poluradno način je klasičen skupina idej. S programom OneNote 2010, OneNote Web App ali tudi kombinacijo obeh, več avtorjev lahko hitro zajemanje idej in zamisli sejo zbiranja zamisli, hkrati pa v istem zvezku. Pomislite na to kot »navideznega table« . Kot seji dobro zbiranja zamisli je treba popraviti ali pregledati takoj, samo izrazite v na prostem toku misli. Vsi avtorji lahko hkrati dodati vsebino in takoj vidite, kaj je bil dodan. Do konca seje zbiranja zamisli, so bile zajete posnetke sejah, ki lahko nato počiščeni po želji. Če morate izvesti nadaljnjo obravnavo z drugega avtorja, vsako vsebine razdelka je označena z njihovo vzdevek in vsebine lahko poiščete tudi tako, da ga avtorja.
Drugi pogosti načini, ki jih lahko v programu OneNote za sodelovanje v zvezku so ponavljajoče se srečanje, v skupni rabi gradiva za raziskavo v projektu, izobraževalni tečaji in referenčna gradiva.
Uporabite Excel 2010: izvajati izračune in statistične primerjave podatkov; ustvarjanje in uporaba poročil vrtilne tabele za ogled hierarhičnih podatkov v stisnjeni in prilagodljivi postavitvi; vizualno poudariti podatke tako, da uporabite grafikone profesionalnega videza, ikone pogojnega oblikovanja, podatkovne vrstice, barvna merila, in sparklines; in izvedete analizo kaj-če operacije za vaše podatke.
S programom Excel Web App, imate veliko dela analitične hkrati z drugimi uporabniki. Drugi avtorji lahko delate na različnih delovnih listih, različne dele delovnega lista ali celo Uredi enako celic, kot jih – vključno s celicami, ki vsebujejo formule in funkcije – vse hkrati. V tem primeru zadnje urejanje zmaga, če se je zgodilo tako uredite v isti celici. Uporabite Excel Web App, ko soavtorstvo je odličen način za prikaz med seboj zamisli, preskusite različnih formul in izračune, primerjate rezultate, in celo preverite, ali in seznanite z informacijami med seboj napake.
Opomba: Excel Web App podpira soavtorstvo drugih uporabnikov programa Excel Web App v isti preglednici, vendar ne s programom Excel 2010, ki ne podpira soavtorstva.
Uradno soavtorstvo
Ko dokument programa Word 2010 ali predstavitev programa PowerPoint 2010, ki je shranjena v knjižnici, dva ali več uporabnikov lahko soavtorstvo dokument ali predstavitev hkrati. Na primer v istem Wordov dokument, lahko delate na en odstavek med sodelavca deluje na drug odstavek. Ali v isti predstavitvi, lahko delate na enem diapozitivu med sodelavca deluje na drug diapozitiv. Vam ni treba ničesar vklopite in ne pozabite, da kar koli nastavite tako, da omogočijo delovanje te funkcije. Soavtorstvo »preprosto deluje« . In je vredno poudarkom, da imate še vedno dostop do skoraj vseh bogato urejanje in oblikovanje funkcije v programu Word 2010 ali PowerPoint 2010, ko ste soavtorstvo, vključno z pripombah, sledenje spremembam in dokument različice.
Uradno soavtorstvo pomeni, da spremembe avtorji pufrom in nato sprosti, ko avtorjev, ki so pripravljene na dani Shrani spremembe. Na splošno ne želite polovici oblikovan zamisli v skupno rabo z drugimi avtorji, prav tako naj vlaku-v-misli nenehno prekinil druge soavtorja. Vendar pa pri soavtorstvu v programu Word 2010 in PowerPoint 2010, si lahko vedno ogledate kje drugi avtorji urejajo kot jih uredite in drugi avtorji, boste videli, kjer urejate med urejanjem vam s tujimi ikone, indikatorji stanja vrstice in podokna za krmarjenje na v dokument ali predstavitev.
Na kratko, uradno soavtorstvo pomeni, veste, kje so drugi avtorji, vendar vsak avtor pokaže spremembe šele, ko so pripravljene za druge.
Uradno soavtorstvo postopkom vam pomaga, minimiziranje spore, ker lahko preprosto sledenje spremembam in usklajevanje po potrebi v realnem času. Če imate Office Communicator nameščen v vašem računalniku, lahko tudi kliknete prisotnosti gumb, da pošljete neposredno sporočilo, pošljite e-pošto ali klic s sodelavci, naj vam razloži morebitne težave. Na koncu, ko ste končali soavtorstvo, je brez težave pri iskanju najnovejšo različico dokumenta v knjižnici dokumentov. To je bil na istem mestu vse skupaj.
Dodajanje pripomb in pregled
Dodajanje pripomb in pregled je način sodelovanja pogostih in bolj tradicionalno dokumenta. V tem primeru en avtor želi pregled in povratne informacije iz drugih avtorjev, na primer vrstniki ali predmet strokovnjakov, vendar želi imeti večji nadzor nad vključitev urejanja in končno publikacijo.
Nekaj manj časa, upravljanje podrobnosti postopek pregleda dokumentov in več časa za delo z dokumenti, lahko uporabite poteka dela na mestu za zbiranje povratnih informacij za dokument. Poteki dela izboljšate stroškov in časa, potrebnega za usklajevanje pogoste poslovne procese, kot so pregledi dokumentov, upravljanje in sledenje ljudi opravil, povezanih s temi postopki. Ker potek dela dodeli opravila, pošlje opomnike, sledi sodelovanje, uveljavi urnik datume in ustvari zapis celoten postopek, lahko osredotočite se na izvajanje v službi namesto upravljanje logistike postopek pregleda dokumentov.
Na primer zbiranje povratnih informacij poteka dela lahko začnete tako, da izpolnite obrazec za začetek poteka dela, v kateri navedete imena oseb, ki ga želite pregledati dokument. Lahko vnesete določene navodila za pregledovalcev in lahko določite datum, ko želite, da udeleženci poteka dela za dokončanje svoje pregled. Udeleženci lahko ogled stanja poteka dela med izvajanjem poteka ali preverite stran stanja poteka dela, če si želite ogledati, kateri udeleženci dokončate svoje opravilo poteka dela. Lastnik poteka dela lahko nastavite potek dela tako, da udeleženci lahko delo z opravili v vzporedni ali zaporednih mode, posodobi aktivna opravila, Dodaj ali posodobi pregledovalce, določite rok za dobavljivega predmeta in končno označite kot dokončanega ob zaključku vsa opravila.
Kompleti dokumentov
V nekaterih primerih, morate za združevanje in koordinacija povezane dokumente skupaj, vendar dodelite določen dokument vsak avtor, ki pogosto deluje neodvisno v dokumentu, vendar je del formalni postopek, ki združuje te dokumente v enem izdelka.
Kot ste videli, SharePointove tehnologije, lastnosti, kot so seznami, knjižnice, mape, opozorila in poteke dela, ponudi polna infrastrukturo za upravljanje proizvodnje en sam dokument. Kompleti dokumentov ustvarite na ta temelj tako, da zagotovi žarišče za združevanje in upravljanje več dokumentov in njihovih osnutki in končnih različic, da vse sestavljajo enojno izdelka. Primeri kompletov dokumentov: odjemalec prodajno ponudbo, ki vključuje po meri predstavitvi, preglednici podroben proračun ali pogodbo dokumentov; ali trženje zvrsteh, ki vključuje na podatkovnem listu, brošure in vodnik izdelka.
Funkcijo kompletov dokumentov omogoča več načinov za preprosto upravljanje in uspešno objavljanje izdelka, vključno z:
-
Privzete vrste vsebine, ki jih lahko uporabite kot-je, prilagojeni obliki ali kot osnovo za predlogo kompleta dokumentov po meri.
-
Možnost določanja privzetih dokumentov, ki bodo samodejno ustvarjeni vsakič, ko je ustvarjen nov komplet dokumentov.
-
Izvajanje kot mape knjižnice, uporabnikov, ki jih že poznate in ima veliko isti vedenja, lastnosti in možnosti kot standardne mape knjižnice.
-
Prilagodljivi pozdravne strani, ki uporabnikom dostop do, ko kliknete povezave do kompleta dokumentov. Uporabite ta privzeto pozdravno stran ali ustvarjanje in omogočanje lastno pozdravno stran. Pozdravna stran je posebno strani spletnega gradnika, ki prikazuje metapodatke, opisi, sezname dokumente in druge informacije in integrirano traku za komplet dokumentov povezanimi ukazi.
-
Shranjevanja različic, ki vam omogoča zajemanje posnetka zgodovine različic dokumenta kompleta s povezavo do trenutnih različic dokumentov v kompletu dokumentov.
-
Poteki dela, ki so izrecno namenjeni za proizvodnjo komplete dokumentov. Na primer, lahko uporabite vgrajeni poteki dela za upravljanje dejavnosti, na primer za ustvarjanje, pregledovanje, in nastavite odobritvi vsebine za posamezne dokumente, kot tudi celotnega dokumenta.
Informacijski delavci lahko uporabite kompletov dokumentov za preprosto upravljanje celoten postopek od začetka do konca. Možnost programsko zbrati dokumentov je na voljo tudi s programom Office Open XML API.
