Priročnik za načrtovanje poročil

Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Access ponuja več orodij, ki vam pomaga, da hitro ustvarite privlačne, za branje poročila, ki predstavi podatke tako, da najbolje ustreza zahtevam svojim uporabnikom. Ustvarjanje preprostega poročila z enim klikom, lahko uporabite ukaze na zavihku Ustvari . Ustvarjanje poročila bolj zapleteno, uporabite čarovnika za poročila ali poročila lahko ustvarite tako, da dodate vse podatke in oblikovanje elementov sami. Glede metodo, ki jo izberete, boste verjetno lahko vsaj nekaj sprememb načrta poročila, da bo prikazati podatke tako, kot želite. V tem članku boste spoznali splošne postopek oblikovanje poročila in nato prikazuje, kako dodate posebne oblikovnih elementov v poročilo.

V tem članku

Se odločite, kako za postavitev poročila

Uporaba postavitev kontrolnikov za poravnavo podatkov

Dodajanje ali odstranjevanje poročilo ali strani glave in noge odsekov

Namigi za oblikovanje različnih podatkovnih tipov

Se odločite, kako za postavitev poročila

Ko načrtujete poročila, morate upoštevati najprej želeni podatki, razvrščeni na strani in kako so podatki shranjeni v zbirki podatkov. Med postopkom načrtovanja, boste morda tudi odkrili, da razvrstitev podatkov v tabelah bodo dovoli, da ustvarite poročilo, ki ga želite. To lahko navedbo tabele, ki se ne normalizirana – to pomeni, da se podatki niso shranjeni v najbolj učinkovit način.

Preverite skice poročila

Ta korak ni potrebno, boste morda ugotovili, da Accessov čarovnik za poročila ali poročilo orodje (ki so na voljo na zavihku Ustvari v skupini poročila ) zagotovite dovolj začetno načrt za poročila. Kljub temu, če se odločite za oblikovanje poročila, ne da bi uporabili ta orodja, boste morda uporabno, če se grobo skico poročila na list papirja tako, da polje z vsako polje, če gre za risanje in pisanje ime polja v vsako polje. Druga možnost je, lahko uporabite programe, na primer Word ali Visio ustvariti mockup v poročilu. Katerikoli način, ki jih uporabljate, se prepričajte, da vključite dovolj vrstic, ki kažejo, kako podatke ponavlja.

completed form overlapping preliminary sketch

Na primer, lahko uporabite vrstico za informacije o izdelku, več ponavljajočih se vrstic za prodajo tega izdelka, nato pa na koncu vrstice skupno prodajo za izdelek. Nato zaporedje ponovi za naslednjo izdelka in tako naprej do konca poročila. Ali je morda poročila je preprost seznam podatkov v tabeli, pri čemer skica lahko vsebuje samo niz vrstic in stolpcev.

Opomba: Ta način je prav tako zelo uporabna, če načrtujete poročila za druge osebe. V tem primeru druga oseba lahko narišete skica pred začetkom dela.

Ko ustvarite skica, določite, katere tabele ali tabel, ki vsebujejo podatke, ki jih želite prikazati v poročilu. Če vse podatke iz ene tabele, lahko osnovno poročilo neposredno na tej tabeli. Več pogosto podatke, ki jih želite so shranjeni v več tabelah, ki jih morate združijo v poizvedbi, preden lahko prikažete v poročilu. V poizvedbi je lahko vdelan v lastnost RecordSource poročila, ali lahko ustvarite ločene, shranjeno poizvedbo in osnovo poročila.

Se odločite, katere podatke naj v vsakem odseku poročila

Vsako poročilo vsebuje eno ali več odsekov poročila. En razdelek, ki je v vsaki poročilo je odsek s podrobnostmi. V tem razdelku enkrat ponovite za vsak zapis v tabelo ali poizvedbo, ki temelji na. Druge odseke so izbirno in ponovite manj pogosto pa so običajno uporabljeni za prikaz informacij, ki se pogosto uporablja v skupine zapisov, strani poročila ali celotno poročilo.

Naslednja tabela opisuje, kjer je vsak odsek in v razdelku običajno uporabo.

Odsek

Mesto

Običajna vsebine

Poročilo o odsekom glave

Prikaže se le enkrat, na vrhu prve strani poročila.

  • Naslov poročila

  • Logotip

  • Trenutni datum

Odsek z nogo poročila

Se pojavi v zadnji vrstici podatkov nad odsek noge na zadnji strani poročila.

Poročil z rezultati (vsot, štetja, povprečja in tako dalje)

Odsekom glave strani

Prikazana na vrhu vsake strani poročila.

  • Naslov poročila

  • Številka strani

Odsek z nogo strani

Prikaže se na dnu vsake strani poročila.

  • Trenutni datum

  • Številka strani

«Skupina» odsekom glave

Prikaže se le prejšnjega skupine zapisov.

Polje, ki so združeni v

«Skupina» odsek z nogo

Prikaže se le po skupine zapisov.

V skupini rezultati (vsot, štetja, povprečja in tako dalje)

Več informacij o dodajanju ali odstranjevanju poročilo glave in noge ali strani glave in noge oddelke, glejte razdelek Dodajanje ali odstranjevanje poročila ali strani glave in noge odseke v tem članku. «Skupina» glava in noga odseke lahko dodate tako, da uporabite podokno združevanje, razvrščanje in vsota v pogledu postavitve ali pogled načrta.

Se odločite, kako razporedite podrobne podatke

Večina poročil, ki so razvrščeni v v obliki tabele ali z naloženo postavitvijo, vendar Access vam prilagodljivost skoraj kateri koli razporeditev zapisov in polj, ki ga želite uporabiti.

Tabelarična postavitev    Tabelarična postavitev je podobna preglednice. Oznake, ki so na vrhu in podatki v stolpcih pod oznake poravnati. Tabelarni se sklicuje na tabelo-videz podatkov. To je vrsto poročila, da Access ustvari, ko kliknete poročilo v skupini poročila na zavihku Ustvari . Tabelarična postavitev je dobra, da uporabite, če je vaše poročilo vsebuje relativno majhno število polj, ki jih želite prikazati v obliki preprost seznam. Naslednji primer ilustrira poročilo z zaposlenimi, ki je bil ustvarjen z Tabelarična postavitev.

Employees report in a tabular layout

Naložen postavitve    Naloženi postavitvi podoben obrazca, ki jih izpolnite, ko odprete bančni račun ali opravite nakup iz prek spleta. Vsak del podatkov, ki je označen in polja so naloženimi ena vrh druge. Ta postavitev je dobro za poročila, ki vsebuje preveč polj, če želite prikazati v obliki tabele – torej širino stolpcev preseglo širino poročila. Naslednji primer ilustrira poročilo z zaposlenimi, ki je bil ustvarjen z naloženo postavitvijo.

Employees report in a stacked layout

Opomba: V čarovniku za poročila, ta postavitev, pravimo stolpci postavitve.

Mešana postavitve    Lahko mix elementi tabele in naloženo postavitev. Na primer za vsak zapis, lahko razporedite nekatera polja v vodoravni vrstici na vrhu razdelka s podrobnostmi in urejanje drugih polj iz istega zapisa v eno ali več naloženo postavitev pod zgornjo vrstico. Naslednji primer ilustrira poročilo z zaposlenimi, ki je bil ustvarjen z mešanim postavitev. ID, priimek in ime polja, ki so razvrščeni v a Tabelarična postavitev kontrolnikov in naziv in službeni telefon polja, ki so razvrščeni v naloženi postavitvi. V tem primeru mrežne črte so uporabljeni za zagotavljanje vizualne ločevanje polj za vsakega zaposlenega.

Employees report that uses a mixed layout

Obojestransko poravnano postavitve    Če uporabljate čarovnika za poročila, če želite ustvariti poročilo, lahko uporabite obojestransko poravnavo postavitev. Ta postavitev uporablja polno širino strani za prikaz zapisov strnjeno, kot je mogoče. Seveda lahko dobite iste rezultate, ne da bi s čarovnikom za poročila, vendar je težko postopek za poravnavo polja točno. Naslednji primer ilustrira poročilo z zaposlenimi, ki je bil ustvarjen z uporabo čarovnika za poročila obojestransko poravnavo postavitev.

Employees report that uses a justified layout

Obojestransko poravnavo postavitev je dobro postavitev, ki se uporablja, če so prikazani veliko število polj v poročilu. Če uporabljate Tabelarična postavitev za prikaz istih podatkov polja v prejšnjem primeru, razširitev izklop robom strani. Če uporabljate z naloženo postavitvijo, vsak zapis zavzema veliko več navpični prostor, ki odpadki papirja in omogoča poročilo težje prebrati.

Na vrh strani

Uporaba postavitev kontrolnikov za poravnavo podatkov

Postavitev kontrolnikov so navodila, ki jih lahko dodate v poročilo, ko je odprt v pogledu postavitve ali pogled načrta. Access samodejno doda postavitev kontrolnikov, ko uporabite čarovnika za poročila, če želite ustvariti poročilo ali ko ustvarite poročilo tako, da kliknete poročilo v skupini poročila na zavihku Ustvari . Postavitev kontrolnikov je kot tabela, posamezne celice, ki lahko vsebujejo oznako, polja z besedilom ali druge vrste kontrolnika. Naslednji primer ilustrira na Tabelarična postavitev kontrolnikov v poročilu.

Osnovna tabelarična postavitev kontrolnikov

Oranžne črte označujejo vrstice in stolpce postavitev kontrolnikov in so vidna le, ko je poročilo odprto v pogledu postavitve ali pogled načrta. Postavitev kontrolnikov vam pomaga doseči enotno poravnave podatkov v vrsticah in stolpcih in omogočajo lažje dodajanje, spreminjanje velikosti ali odstranjevanje polj. Z orodji v tabeli in položaj skupine na zavihku Razporedi (na voljo v pogledu postavitve ali pogled načrta), lahko spremenite vrste postavitev kontrolnikov v drugo in kontrolniki lahko odstranite iz postavitve, tako, da postavite na nadzira, kjer koli želite v poročilu.

Opomba: Če uporabljate Access 2007, lahko poiščete ta orodja v skupini Postavitev kontrolnikov na zavihku Razporedi .

Na vrh strani

Dodajanje ali odstranjevanje poročilo ali strani glave in noge odsekov

V tem članku, glave in noge so odseke poročila, ki jih lahko uporabite, če želite prikazati informacije, ki je skupno celotno poročilo ali vsake strani poročila. Na primer noga strani odseka, če želite prikazati številko strani na dnu vsake strani lahko dodate, ali lahko dodate poročilo glavo odseka za prikaz naslov za celotno poročilo.

Dodajanje poročila ali strani glave in noge odsekov

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poročilo, ki ga želite spremeniti, in v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.

  2. Preverite, ali katere odseke, ki so že v poročilu. V razdelku ločene osenčena vodoravne črtice, imenovano izbirniki odsek. Oznako na vsako izbirnik odseka je označeno, kaj je razdelek neposredno pod njim.

    Poročilo v pogledu načrta

    Vsak poročila ima odsek s podrobnostmi in lahko vsebujejo tudi glava poročila, glavo, noge ali nogo poročila. Poleg tega, če obstajajo ravni združevanja v poročilu, boste morda videli skupine glave ali noge (na primer Datoteke kot glave , prikazano na prejšnji sliki). Privzeto skupino glave in noge so poimenovane ime polja ali izraz, ki je osnova skupine. V tem primeru je ime polja za združevanje, »Shrani kot. «

  3. Če želite dodati strani glave in noge ali poročilo glave in noge oddelke poročila, desno tipko miške kliknite kateri koli izbirnik odseka in nato v priročnem meniju kliknite Glava/noga strani ali Glava/noga poročila .

    Pozor: Če v razdelku že prisoten v poročilu, vas Access opozori, da boste izbrisali obstoječega odseka in kontrolniki, ki vsebuje.

    Zdaj lahko premikanje obstoječih kontrolnikov ali dodajte nove kontrolnike novih odsekov.

Access vedno doda strani in poročilo glave in noge odseke v parih. To pomeni, ne morete dodati odsekom glave strani ali poročilo ne da bi dodali tudi ustrezni odsek z nogo. Če vam ni treba obeh odsekov, ne morete izbrisati odseka, vendar lahko spremenite velikost neuporabljenih odseka na višino nič (0), da preprečite dodajanje dodatnih navpični razmik v poročilo. Postavite kazalec na dnu neuporabljenih razdelek se spremeni v dvoglavo puščico Double-sided arrow , in nato povlecite navzgor, dokler v razdelku je skrita. Če so vsi kontrolniki v odseku, ga morate izbrisati preden popolnoma lahko skrijete v razdelku.

Odstranjevanje poročila ali strani glave in noge odsekov

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poročilo, ki ga želite spremeniti, in v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.

  2. Desno tipko miške kliknite kateri koli izbirnik odseka in nato v priročnem meniju kliknite Glava/noga strani ali Glava/noga poročila .

Če želite odstraniti glave in noge par in ti odseki vsebujejo kontrolniki, Access opozori, da izbrišete v razdelkih boste tudi izbrišete kontrolnike in, da ne boste mogli razveljavite dejanje. Kliknite, da odstranite odseke in brisanje kontrolnikov, ali kliknite brez , da postopek prekličete.

Na vrh strani

Namigi za oblikovanje različnih podatkovnih tipov

Ko ustvarite poročilo z orodjem za poročilo (na voljo na zavihku Ustvari v skupini poročila ) ali s čarovnikom za poročila, Access polja v poročilo doda za vas in ustvari najustreznejša kontrolnik za prikaz vsako polje, glede na vrsto podatkov v polje. Če želite dodati polja v poročilo sami, priljubljen način je povlecite vsa polja Seznama polj v poročilo. Kot s čarovnikom za poročila ali poročila orodje, Access ustvari najustreznejša kontrolnik za vsako polje, odvisno od podatkovnega tipa v polja. Za večino vrst podatkov, najustreznejša (privzeto) nadzor za uporabo je polje z besedilom.

V tem razdelku so nasveti o tem, kako oblikovati nekatere posebne primera podatkovnih tipov.

Polja z več vrednostmi    Privzeti kontrolnik za polje z več vrednostmi je kombinirano polje. To lahko zdi nenavadno izbira za kontrolnik v poročilu, ker ne morete kliknite puščico na kombiniranega polja v poročilu. Vendar pa v okviru poročila kombiniranega polja se obnaša kot polja z besedilom. Puščica je viden le v pogledu načrta.

Če polje vsebuje več vrednosti, so te vrednosti ločene z vejicami. Če kombinirano polje ni dovolj širok za prikaz vseh vrednosti v eno vrstico in lastnost CanGrow kombinirano polje nastavljena na da, vrednosti prelomi v naslednjo vrstico. V nasprotnem primeru se prirežejo vrednosti. Nastavite lastnost CanGrow za kontrolnik, odprite poročilo v pogledu načrta ali postavitve, kliknite kontrolnik in nato pritisnite tipko F4, da prikažete list z lastnostmi kontrolnika. Lastnost CanGrow najdete na zavihku »oblika «in zavihku vse lista z lastnostmi za kontrolnik.

Obogateno besedilo polja    Privzeti kontrolnik za polja z obogatenim besedilom je polje z besedilom. Če polje z besedilom ni dovolj širok za prikaz vseh vrednosti v eno vrstico in lastnost CanGrow polje z besedilom, ki je nastavljena na da, vrednosti prelomi v naslednjo vrstico. V nasprotnem primeru se prirežejo vrednosti. Nastavite lastnost CanGrow za kontrolnik, odprite poročilo v pogledu načrta ali postavitve, kliknite kontrolnik in nato pritisnite tipko F4, da prikažete list z lastnostmi kontrolnika. Lastnost CanGrow najdete na zavihku »oblika «in zavihku vse lista z lastnostmi za kontrolnik.

Polja z obogatenim besedilom lahko oblikujete besedilo na različne načine. Primer več besed v polju lahko podčrtano in več drugih besed v istem polju lahko v ležeče. Lahko pa še vedno nastavite celotnega oblikovanja sloga za polje z besedilom, ki vsebuje obogateno besedilo. Oblikovanje besedila polje velja le za besedilo, ki je ne posebej oblikovano tako, da uporabite obogateno besedilo.

Nastavite oblikovanje slogov za polja z besedilom, ki prikazuje polja z obogatenim besedilom

  1. Z desno tipko miške poročilo v podoknu za krmarjenje in nato v priročnem meniju kliknite Pogled postavitve .

  2. Kliknite polje z besedilom, ki se prikaže polje z obogatenim besedilom in nato na zavihku oblika v skupini Pisava kliknite slog oblikovanja, ki ga želite uporabiti.

    Access uporabi oblikovanje za celotno besedilo v polje z obogatenim besedilom, ki je ne že te vrste (vendar ne vrednost) oblikovanja, uporabljena v pogledu, ki podpira vnos podatkov, na primer pogled podatkovnega lista za tabelo ali poizvedbo ali pogled obrazca za obrazec. Na primer, če del besedila v polju je oblikovana z rdečo pisavo, barvo in jih uporabite v modri barvi za polje z besedilom, Access se spremeni vso besedilo, modra, razen za tiste, ki je bila posebej oblikovana kot rdeče. Drugi primer, če del besedila v polju, ki je oblikovano s 11-točkovno pisavo in velikost pisave 14 pik uporabite polje z besedilom, Access velja 14-točkovno pisavo za celotno besedilo, razen, ki je bil posebej oblikovane na 11 poin TS.

    Polja za Priloge    Polja za Priloge uporabite posebne kontrolnik, ki se ne uporablja za katero koli drugo vrsto podatkov. Lahko priložite več datotek zapisom tako, da uporabite eno polje za prilogo, vendar polja lahko hkrati prikaže le informacije o eno prilogo. Privzeto kontrolnik Priloge prikaže ikona ali sliko, glede na vrsto datoteke Priloge, ki je trenutno prikazana tako, da kontrolnik. Če želite, lahko nastavite lastnosti za kontrolnik Priloge tako, da vse priložene datoteke so prikazana kot ikona, ali tako, da v polju preprosto prikaže ikono sponke in število prilog. Če privzamemo, da že uporabljate kontrolnik Priloge na poročila, uporabite ta postopek, in prilagodite lastnosti kontrolnika za različne uporabe kontrolnika.

Nastavitev prikaza lastnosti polja za Prilogo

  1. Z desno tipko miške poročilo v podoknu za krmarjenje in nato v priročnem meniju kliknite Pogled postavitve .

  2. Kliknite kontrolnik Priloge. Če list z lastnostmi še ni prikazan, pritisnite F4, da ga prikažete. Na listu z lastnostmi kliknite zavihek oblika .

    S pomočjo te tabele kot vodnik za nastavitev Prilogo lastnosti kontrolnika.

    Lastnost

    Nastavitev

    Prikaži kot

    • Slika/ikona prikaže grafike slik in drugih datotek, kot ikone. To je privzeta nastavitev.

    • Ikona prikaže vse datoteke kot ikone.

    • Sponko prikaže ikono sponke, sledi številka Priloge v oklepajih.

    Privzete slike

    Če želite privzeto sliko, ki se prikažejo v kontrolnik Priloge, ko pride do brez priložene datoteke, kliknite Builder button v polju z lastnostmi, poiščite sliko, da želite, in nato kliknite Odpri.

    Opomba: Privzeta slika ni prikazana, če je Prikazano kot lastnost je nastavljena na sponko.

    Poravnava slike

    Na seznamu izberite želeno poravnavo. Privzeta nastavitev je središče. Prilagajanje nastavitev lahko povzroči nepričakovane rezultate, odvisno od nastavitev lastnosti Slike velikosti način .

    Način velikosti slike

    Ta nastavitev je na voljo le, če je Prikazano kot lastnost nastavljena na Sliko/ikono.

    • Posnetek prikazuje sliko v dejanska velikost. Če je preveliko v kontrolniku obrezana slika.

    • Odsek razteza slike tako, da zapolni celotno kontrolnik.

      Opomba: Če kontrolnik Priloge je enako natančno velikost kot sliko, s to nastavitvijo izkrivile slike, zaradi česar je videti raztegnjena vodoravno ali navpično.

    • Povečava prikaže sliko, ki je možno brez izrezek ali izkrivljajo sliko. To je privzeta nastavitev.

  3. Če uporabljate kontrolnik za prikaz grafike, prilagodite velikost kontrolnika Priloge, tako da lahko vidite količino podrobnosti, ki jih želite.

Na vrh strani

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×