Premikanje podatkov iz Excela v Access

1. korak: Uvoz podatkov iz Excela v Access

Uvoz podatkov je operacija, ki lahko traja veliko bolj nemoteno, če si v nekaj časa za pripravo in čiščenje podatkov. Uvažanje podatkov je podobno premikanju na nov dom. Če pred selitvijo počistite in organizirate svoje premoženje, je lažje, če se preselite v nov dom.

Čiščenje podatkov pred uvozom

Preden uvozite podatke v Access, priporočamo, da v Excelu naredite to:

• Pretvorite celice, ki vsebujejo ne-atomske podatke (to je več vrednosti v eni celici) v več stolpcev. Celica v stolpcu »Znanja«, ki vsebuje več vrednosti znanja, na primer »Programiranje C#«, »Programiranje VBA« in »Spletni načrt«, mora biti razdeljena tako, da ločite stolpce, v katerih je le ena vrednost znanja.

• Z ukazom TRIM odstranite vodilne, končne in več vdelanih prostorov.

• Odstranite nenatisljive znake.

• Iskanje in odpravljanje napak v črkovanju in ločilih.

• Odstranite podvojene vrstice ali podvojena polja.

• Prepričajte se, da stolpci s podatki ne vsebujejo mešanih oblik, še posebej števil, oblikovanih kot besedilo ali datumi, oblikovani kot števila.

Če želite več informacij, glejte te teme pomoči za Excel:

• Najboljših deset načinov za čiščenje podatkov

• Filter za iskanje enoličnih vrednosti ali odstranjevanje podvojenih

• Pretvarjanje števil v obliki besedila v število

• Pretvarjanje datumov, shranjenih kot besedilo, v datume

Izbiranje najboljše vrste podatkov ob uvozu

Med operacijo uvoza v Accessu želite sprejeti dobre odločitve, da boste prejeli nekaj (če obstajajo) napak pri pretvorbi, ki bodo zahtevale ročno posredovanje. V spodnji tabeli je povzetek, kako so oblike zapisa števil v Excelu in Accessovi podatkovni tipi pretvorjeni, ko uvozite podatke iz Excela v Access, in ponuja nekaj namigov o najboljših podatkovnih tipih, ki jih lahko izberete v čarovniku za uvoz preglednic.

Ko so podatki v Accessu, lahko izbrišete Excelove podatke. Ne pozabite najprej varnostno kopirati izvirnega Excelovega delovnega zvezka, preden ga izbrišete.

Če želite več informacij, glejte temo pomoči za Access Uvoz ali povezovanje podatkov v Excelovem delovnem zvezku.

Samodejno prilaganje podatkov na preprost način

Pogosto se težava, ki jo imajo uporabniki Excela, je dodajanje podatkov z istimi stolpci na en velik delovni list. Morda imate na primer rešitev za evidenco osnovnih sredstev, ki se je začela v Excelu, vendar je zdaj na voljo za vključevanje datotek iz številnih delovnih skupin in oddelkov. Ti podatki so lahko na različnih delovnih listih in v delovnih zvezkih ali v besedilnih datotekah, ki so viri podatkov iz drugih sistemov. V Excelu ni ukaza uporabniškega vmesnika ali preprostega načina za dodajanje podobnih podatkov.

Najboljša rešitev je, da uporabite Access, kjer lahko preprosto uvozite podatke in jih dodate v eno tabelo s čarovnikom za uvoz preglednic. Poleg tega lahko v eno tabelo dodate veliko podatkov. Operacije uvoza lahko shranite, jih dodate kot načrtovana Microsoft Outlookova opravila in celo z makri avtomatizirate postopek.

2. korak: Normalizacija podatkov s čarovnikom za analizo tabel

Na prvi pogled se vam lahko zdi, da je premikanje po postopku normaliziranja podatkov zastrašujoče opravilo. Na srečo je normaliziranje tabel v Accessu postopek, ki je veliko preprostejši zaradi čarovnika za analizo tabel.

1. Povlecite izbrane stolpce v novo tabelo in samodejno ustvarite relacije

2. Uporabite ukaze gumbov za preimenovanje tabele, dodajanje primarnega ključa, spreminjanje obstoječega stolpca v primarni ključ in razveljavitev zadnjega dejanja

S tem čarovnikom lahko naredite to:

• Pretvorite tabelo v nabor manjših tabel in samodejno ustvarite relacijo med tabelami s primarnim in tujim ključem.

• Dodajte primarni ključ obstoječemu polju, ki vsebuje enolične vrednosti, ali ustvarite novo polje z ID-jem, ki uporablja podatkovni tip »Samoštevilo«.

• Samodejno ustvarite relacije, da vzpostavite referenčno integriteto s kaskadnim posodabljanjem. Kaskadno brisanje ni samodejno dodano, da bi preprečili nenamerno brisanje podatkov, vendar lahko kaskadno brisanje preprosto dodate pozneje.

• V novih tabelah poiščite odvečne ali podvojene podatke (na primer isto stranko z dvema različnima telefonskima številkama) in jih po želji posodobite.

• Varnostno kopirajte izvirno tabelo in jo preimenujte tako, da imenu _OLD »ime«. Nato ustvarite poizvedbo, ki znova ustvari izvirno tabelo z imenom izvirne tabele, tako da bodo vsi obstoječi obrazci ali poročila, ki temeljijo na izvirni tabeli, delovali z novo strukturo tabele.

Če želite več informacij, glejte Normaliziranje podatkov z analizatorju tabel.

3. korak: Vzpostavljanje povezave z Accessovimi podatki iz Excela

Ko so podatki v Accessu normalizirani in je ustvarjena poizvedba ali tabela, ki ponaroča izvirne podatke, je preprosto vzpostaviti povezavo z Accessovimi podatki iz Excela. Vaši podatki so zdaj v Accessu kot zunanji vir podatkov in tako lahko vzpostavite povezavo z delovnim zvezkom prek podatkovne povezave, ki je vsebnik informacij, ki se uporabljajo za iskanje, prijavo in dostop do zunanjega vira podatkov. Podatki o povezavi so shranjeni v delovnem zvezku in jih je mogoče shraniti tudi v datoteko za povezavo, na primer Officeovo datoteko za povezavo podatkov (ODC) (datotečno pripono .odc) ali datoteko z imenom vira podatkov (pripona .dsn). Ko vzpostavite povezavo z zunanjimi podatki, lahko samodejno osvežite (ali posodobite) Excelov delovni zvezek v Accessu vsakič, ko so podatki posodobljeni v Accessu.

Če želite več informacij, glejte Uvoz podatkov iz zunanjih virov podatkov (Power Query).

Prenos podatkov v Access

V tem razdelku so navedene te faze normaliziranja podatkov: prelom vrednosti v stolpcih »Prodajalec« in »Naslov« v najbolj atomske dele, ločevanje sorodnih predmetov v njihove tabele, kopiranje in lepljenje teh tabel iz Excela v Access, ustvarjanje ključnih odnosov med novo ustvarjenimi Accessovimi tabelami in ustvarjanje in zagon preproste poizvedbe v Accessu za prikaz informacij.

Vzorčni podatki v ne normalizirani obliki

Na tem delovnem listu so neamične vrednosti v stolpcu Prodajalec in Stolpec Naslov. Oba stolpca razdelite v dva ali več ločenih stolpcev. Na tem delovnem listu so tudi informacije o prodajalcih, izdelkih, strankah in naročilih. Te informacije je treba po zadevi dodatno razdeliti v ločene tabele.

Potrebujete dodatno pomoč?

Kadar koli lahko zastavite vprašanje strokovnjaku v skupnosti tehničnih strokovnjakov za Excel ali pa pridobite podporo v skupnostih.