Premikanje podatkov iz Excela v Access

Opomba:  Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

V tem članku je opisano, kako za premikanje podatkov iz Excela v Access in pretvorba podatkov v relacijski tabele, tako da lahko uporabite Microsoft Excelom in Accessom skupaj. Če povzamemo, je najbolj primeren za zajem, shranjevanje, poizvedovanje in skupna raba podatkov Access in Excel je najbolj primeren za izračunavanje, analizo in vizualizacijo podatkov.

Dva člankov, uporabite Access ali Excel za upravljanje podatkov in prvih 10 razlogov za uporabo Accessa z Excelomrazprave programa, ki je najbolj primeren za določeno opravilo in kako jo uporabljati Excelom in Accessom skupaj za ustvarjanje praktično rešitev.

Če premaknete podatkov iz Excela v Access, je na voljo tri osnovne korake za postopek.

three basic steps

Opomba: Več informacij o odnosi v Accessu in modeliranje podatkov, si oglejte osnove načrtovanja zbirk podatkov.

1 korak: Uvoz podatkov iz Excela v Access

Uvažanje podatkov je postopek, ki lahko veliko bolj gladko če ste trajalo nekaj časa za pripravo in čiščenje podatkov. Uvažanje podatkov je podobno premikanju na novo mesto. Če čiščenje in organizirate svoje posesti, preden je veliko lažje Premakni, poravnavo v svoj novi dom.

Čiščenje podatkov, preden uvozite

Preden uvozite podatke v Access, v Excelu je dobro, da:

  • Pretvarjanje celic s podatki niso atomska (torej več vrednosti v eno celico) v več stolpcev. Na primer, celice v »Spretnosti« stolpec, ki vsebuje več vrednosti po znanju, na primer »C# programiranja, «»VBA programiranje« in »Spletnega načrta« mora biti razdeljeno za ločevanje stolpcev vsak vsebuje samo en znanj vrednost.

  • Z ukazom TRIM odstraniti vodilnega razmika, končnih in več vdelanih presledkov.

  • Odstranjevanje nenatisljivih znakov.

  • Iskanje in odpravljanje napake črkovanja in ločila.

  • Odstranite podvojene vrstice ali podvojena polja.

  • Zagotovitev, da stolpce s podatki vsebujejo mešanih oblik, še posebej številke, oblikovane kot besedilo ali datumov, oblikovanih kot številke.

Če želite več informacij, glejte te teme pomoči za Excel:

Opomba: Če je čiščenje potrebe podatkov so zapletene ali nimate časa ali sredstev, če želite avtomatizirati postopek lastne, ga lahko uporabite neodvisnih ponudnikov. Če želite več informacij, poiščite »podatkov čiščenje programske opreme« ali »kakovosti podatkov« po vaši priljubljeni iskalnik v spletnem brskalniku.

Izberite najboljši podatkovni tip, ko uvozite

Med operacijo uvoza v Accessu, naj bodo dobra izbira, če želite prejemati nekaj (če je na voljo) napakam pri pretvorbi, ki bo zahtevalo ročnega posredovanja. V spodnji tabeli je povzeto, kako se pretvorijo Excelove oblike zapisa števil in Accessove podatkovne tipe, ko uvozite podatke iz Excela v Access in ponuja nekaj nasvetov o najboljših podatkovnih tipov v čarovniku za uvoz preglednic.

Excelove oblike zapisa števila

Podatkovni tip v Accessu

Pripombe

Najboljša praksa

Besedilo

Besedilo, Zapisek

Dostop do besedilo podatkovni tip shrani alfanumerični podatki do 255 znakov. Podatkovni tip Zapisek Access shranjuje alfanumerični podatki do 65.535 znakov.

Izberite Zapisek , če se želite izogniti prirezovanje podatkov.

Število, odstotek, ulomek, znanstvenih

Število

Dostop do prisoten podatkovni tip število, ki se razlikuje glede na lastnost velikost polja (bajt, celo število, dolgo celo število, eno, dvojno, Decimal).

Izberite dvojno če se želite izogniti napakam pri pretvorbi koli podatkov.

Datum

Datum

Dostop in Excel tako uporabite isto številko serijska številka datuma za shranjevanje datumov. V programu Access, je večje datumski obseg: od -657.434 (januar 1, 100 A.D.) 2,958,465 (December 31, 9999 A.D.).

Ker Access ne prepozna sistem datumov 1904, (uporabljena v Excel za Macintosh), boste morali spremeniti datume v Excel ali Access, če se želite izogniti zmede.

Če želite več informacij, glejte spremenite sistemski datum, oblika, ali dve števki leta razlago in uvoz ali povezava do podatkov v Excelovem delovnem zvezku.

Izberite datum.

Ura

Ura

Dostop in Excel tako shranjevanje čas vrednosti z uporabo isti podatkovni tip.

Izberite čas, ki je po navadi privzeto.

Valuta, računovodstvo

Valuta

V programu Access, podatkovni tip valute shrani podatke kot 8-bajtna števila z natančnostjo na štiri decimalna mesta, in se uporablja za shranjevanje poslovnih podatkov in preprečite zaokroževanje vrednosti.

Izberite valute, ki je po navadi privzeto.

Logična vrednost

Da/ne

Dostop do uporabe -1 za vse da vrednosti in 0 za vse brez vrednosti, ker Excel uporabi 1 za vse res vrednosti in 0 za vse vrednosti FALSE.

Izberite Da/ne, ki samodejno pretvori osnovne vrednosti.

Hiperpovezava

Hiperpovezava

Hiperpovezave v programu Excel in Access vsebuje URL ali spletni naslov, ki lahko kliknete in ji sledite.

Izberite hiperpovezavo, sicer Access lahko uporabite podatkovni tip besedilo privzeto.

Ko so podatki v Access, lahko izbrišete Excelovih podatkov. Ne pozabite, da varnostno kopijo izvirne Excelovega delovnega zvezka, najprej, preden jo izbriše.

Če želite več informacij, si oglejte temo pomoči dostop uvoz ali povezava do podatkov v Excelovem delovnem zvezku.

Samodejno dodajanje podatkov preprost način

Pogoste težave Excel uporabnikov je dodajanje podatkov v isti stolpce v enem obsežen delovni list. Na primer, morda za rešitev, ki je začel v Excelu, vendar je zdaj zrasla vključiti datotek v številne delovne skupine in oddelke za evidenco osnovnih sredstev. Te podatke lahko v različnih delovnih listih in delovnih zvezkov ali besedilne datoteke, ki so viri podatkov iz drugih sistemov. Ni uporabniški vmesnik ukaz ali preprost način za dodajanje podobni podatki v Excelu.

Najboljša rešitev je, da uporabite Access, kjer lahko preprosto uvoz in dodajanje podatkov v eno tabelo s čarovnikom za uvoz preglednic. Poleg tega lahko dodate velike količine podatkov v eno tabelo. Shranjevanje postopke uvoza, dodati kot načrtovanih opravil Microsoft Outlook in celo makre uporabite avtomatizirati postopek.

Korak 2: Normalizacija podatkov z uporabo čarovnik za analizo tabel

Na prvi pogled, stopite skozi postopek normalizacija podatkov lahko zdi zahtevna naloga. Na srečo normalizacija tabele v Accessu je proces, ki je veliko lažje hvala čarovnik za analizo tabel.

the table analyzer wizard

1. povlecite izbrane stolpce v novo tabelo in samodejno ustvarjanje odnosov

2. uporabite gumb ukaze za preimenovanje tabele, dodajanje primarnega ključa, se na obstoječi stolpec primarnega ključa in razveljavitev zadnjega dejanja

V tem čarovnikom lahko naredite to:

  • Pretvorba tabele v naboru manjše tabele in samodejno ustvari primarni in tuji ključa relacije med tabelami.

  • Dodajanje primarnega ključa obstoječe polje, ki vsebuje enolične vrednosti, ali ustvarite novo polje ID, ki uporablja podatkovni tip Samoštevilo.

  • Samodejno ustvarjanje odnosov za vzpostavljanje referenčne integritete s kaskadnimi posodobitve. Kaskadno brisanje niso samodejno dodane preprečijo nenamerno brisanje podatkov, vendar lahko preprosto dodate kaskadno brisanje pozneje.

  • Iskanje novih tabelah odveč ali podvojenih podatkov (na primer isto stranke z dveh različnih telefonske številke) in jih posodobite tako po želji.

  • Varnostno kopiranje izvorno tabelo in preimenujete tako, da dodate »_OLD« v njeno ime. Nato ustvarite poizvedbo, ki obnovljena izvirni tabeli z izvirnim imenom tabele, tako da kateri koli obstoječi obrazci ali poročila, ki temeljijo na izvorno tabelo, ki delujejo z novo strukturo tabele.

Če želite več informacij, si oglejte normalizacije podatkov z uporabo tabel.

Korak 3: Povezavo z Accessovimi podatki v Excelu

Ko so bili iskalnem v Accessu in poizvedbe ali tabele je bil ustvarjen, obnovljena izvirne podatke, je preprosto vprašanje povezovanja z Accessovimi podatki v Excelu. Podatke je zdaj v Accessu kot zunanjega vira podatkov in tako, da povezavo do delovnega zvezka s podatkovno povezavo, ki je vsebnik informacije, ki se uporablja za iskanje, se prijavite v in dostop do zunanjega vira podatkov. Informacije o povezavi so shranjeni v delovnem zvezku in prav tako lahko shranijo v datoteko za povezavo, na primer, datoteko Office povezavo podatkov (ODC) (.odc datotečno pripono) ali ime vira podatkov datoteke (.dsn interno številko). Ko vzpostavite povezavo z zunanjimi podatki, lahko tudi samodejno osveževanje (ali posodobite) Excelov delovni zvezek iz Accessa, kadar koli podatki se posodobijo v Accessu.

Če želite več informacij, glejte pregled povezujoče (uvoza) podatkov.

Pridobivanje podatkov v Access

V tem razdelku, ki vas vodi skozi te faze normalizacija podatkov: prekinitev vrednosti v stolpcih prodajalec in naslov, na njihovo najbolj atomska kose, ločevanje sorodne teme v lastne tabele, kopiranje in lepljenje iz Excela v tabeli Dostop do ustvarjanje ključa relacije med novo ustvarjenem Accessovih tabel in ustvarjanje in izvaja preproste poizvedbe v programu Access za povratne informacije.

Primer podatkov v obliki, ki niso normalizirana

Ta delovni list vsebuje-atomska vrednosti v stolpcu» prodajalec« in naslov stolpca. Stolpce, naj razdeliti v dve ali več ločene stolpce. Ta delovni list vsebuje tudi podatke o prodajalci, izdelkov, stranke in naročila. Te informacije tudi razdelite dodatno, po zadevi, ločenih tabelah.

Prodajalec

ID naročila

Datum naročila

ID izdelka

Količina

Cena

Ime stranke

Naslov

Telefon

Li Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Kavarna Četrta kava

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Kavarna Četrta kava

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Zajca, Marka

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Kolumbijo krog Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Zajca, Marka

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Kolumbijo krog Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Zajca, Marka

2350

3/4/09

B-205

1

4,50 $

Adventure Works

1025 Kolumbijo krog Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Contoso, d.o.o.

2302 Harvard Ave Portorožu, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Kolumbijo krog Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Kolumbijo krog Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

7/3/09

A-2275

6

$16,75

Kavarna Četrta kava

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

7/3/09

C-789

5

$7,00

Kavarna Četrta kava

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informacije v svojo najmanjšo delov: atomska podatkov

Delo s podatki v tem primeru, uporabite ukaz besedilo stolpca v Excelu ločite »atomska« deli celice (na primer naslov, mesto, državo in poštna številka) v nepovezan stolpce.

Ta tabela prikazuje nove stolpce v istem delovnem listu, ko so razdeljena se vse vrednosti atomska. Upoštevajte, da informacije v stolpcu» prodajalec« je bilo razdeljeno v priimek in imena stolpcev in da informacije v naslovu stolpca je bilo razdeljeno v stolpce ulica, mesto, državo in poštna številka. Ti podatki so v »prvi običajni obrazec. «

Priimek

Ime

 

Naslov

Mesto

Zvezna država

poštna številka

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Portorož

WA

98227

Potočnik

Marka

1025 Kolumbijo kroga

Kirkland

WA

98234

Hace

Janez

2302 Harvard Ave

Portorož

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Prekinitev podatkov v organizirano predmete v Excelu

Več tabel z vzorčnimi podatki, ki sledijo Prikaži iste podatke iz Excelovega delovnega lista, ko jo je bilo razdeljeno v tabelah za prodajalce, izdelkov, stranke in naročila. Oblikovanje tabele ni končna, vendar je na pravi poti.

V tabeli prodajalcev le informacije o prodaji osebja. Upoštevajte, da ima vsak zapis Enolični ID (ID prodajalec). Prodajalec ID vrednosti se uporabijo v tabeli naročila naročila vzpostavitve prodajalcev.

Prodajalci

Prodajalec ID

Priimek

Ime

101

Li

Yale

103

Potočnik

Marka

105

Hace

Janez

107

Koch

Reed

V tabeli izdelki le informacije o izdelkih. Upoštevajte, da ima vsak zapis Enolični ID (ID izdelka). Vrednost ID izdelka, se uporabijo za povezovanje informacije o izdelku, v tabeli podrobnosti naročila.

Izdelki

ID izdelka

Cena

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9.75

D-4420

7,25

F-198

5,25

Tabelo »stranke «, ki vsebuje le informacije o kupcih. Upoštevajte, da ima vsak zapis Enolični ID (ID stranke). ID stranke vrednost se uporabijo za povezovanje podatkov o strankah v tabelo Orders.

Stranke

ID stranke

Ime

Naslov

Mesto

Zvezna država

poštna številka

Telefon

1001

Contoso, d.o.o.

2302 Harvard Ave

Portorož

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Kolumbijo kroga

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Kavarna Četrta kava

7007 Cornell ulica

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Tabele »naročila «vsebuje informacije o naročila, prodajalci, stranke in izdelki. Upoštevajte, da ima vsak zapis Enolični ID (ID naročila). Nekateri podatki v tej tabeli, mora razdelite na dodatne tabelo, ki vsebuje podrobnosti o naročilu, tako da tabele »naročila «je prikazana le štiri stolpce, ID enolično naročila, datum naročila, ID prodajalec in ID stranke. V tabeli, ki je prikazano tukaj, je ne še bilo razdeljeno v tabeli podrobnosti naročila.

Naročila

ID naročila

Datum naročila

Prodajalec ID

ID stranke

ID izdelka

Količina

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

7/3/09

107

1005

A-2275

6

2353

7/3/09

107

1005

C-789

5

Podrobnosti o naročilu, na primer ID izdelka in količino so premaknjena iz tabele »naročila« in shranjena v tabeli z imenom podrobnosti naročila. Ne pozabite, da so 9 naročila, tako da je smiseln, da so 9 zapisov v tej tabeli. Upoštevajte, da tabele »naročila «je Enolični ID (ID naročila), ki bo iz tabele Podrobnosti naročila.

Končna načrta tabele »naročila« bi morali videti:

Naročila

ID naročila

Datum naročila

Prodajalec ID

ID stranke

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

7/3/09

107

1005

V tabeli podrobnosti naročila brez stolpcev, ki mora biti enolična vrednost (to pomeni, je brez primarnega ključa), tako da je v redu, za katero koli ali vse stolpce z »odvečne« podatke. Vendar pa ni dveh zapisov v tej tabeli mora biti popolnoma enake (to pravilo velja za vse tabele v zbirki podatkov). V tej tabeli, mora biti 17 zapisov — vsako ustreza izdelkov v posamezni vrstnem redu. Na primer v vrstnem redu 2349 trije izdelki C-789 obsega enega od dveh delov celotnega vrstnega reda.

V tabeli podrobnosti naročila, zato je videti to:

Podrobnosti o naročilu

ID naročila

ID izdelka

Količina

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Kopiranje in lepljenje podatkov iz Excela v Access

Zdaj, da informacije o prodajalci, stranke, izdelkov, naročila in podrobnosti naročila so razdeljene v ločenem predmetov v Excelu, lahko kopirate podatke neposredno v Accessu, kjer bo mogoče tabele.

Ustvarjanje relacij med tabelami dostop in zagon poizvedbe

Ko se premaknete podatkov v Access, lahko ustvarite relacije med tabelami in nato ustvarjanje poizvedbe za povratne informacije o različnih temah. Ustvarite lahko na primer poizvedbe, ki vrne ID naročila in imena prodajalci za naročila, ki so vneseni med 05/3/09 in 08/3/09.

Poleg tega lahko ustvarite obrazce in poročila in tako Poenostavite vnos podatkov in analizo prodaje.

Potrebujete dodatno pomoč?

Kadar koli lahko zastavite vprašanje strokovnjaku v skupnosti tehničnih strokovnjakov za Excel, pridobite podporo skupnosti Answers ali predlagate novo funkcijo oziroma izboljšavo na spletnem mestu Excel User Voice.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×