Pregled pravilnikov za brisanje dokumentov v SharePointovem strežniku 2016

Opomba:  Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Vaša organizacija lahko zahteva, da ohranijo dokumentov dalj časa zaradi skladnost s predpisi, pravni, ali druge zahteve za podjetja. Kljub temu, če vaša organizacija hrani dokumente, ki so daljši od zahtevane, ustvarite nepotrebne pravne tveganja. S pravilnikom, brisanje dokumentov, lahko vnaprej obvestite zmanjšanje tveganja tako, da samodejno brisanje dokumentov na spletnem mestu po določenem časovnem obdobju, na primer lahko izbrišete dokumentov v uporabnikov v storitvi OneDrive za podjetja mesta petih letih, ko dokumente, ki so bili ustvarjeni.

Dokument izbris pravila so močno še prilagodljive – lahko, na primer:

  • Lastnikom mest izberite pravila, ki osrednje ustvarjate in upravljate. Prav tako lahko omogočite lastniki mest, da se odločijo, naredite to, če se odločite, pravilnik ne velja za njihovo vsebino.

  • Vsiljevanje enega obvezno pravilnik za vsa mesta v zbirki mest, kot so vse OneDrive za podjetja mesta, ali celo uveljavitev pravilnika na vseh zbirkah mest, ustvarjeno s predlogo zbirke določeno spletno mesto, na primer predlogo mesta skupine.

  • Privzeti pravilnik zagotovi privzeto pravilo, ki bo samodejno uporabljene brez poljubno dejanje, ki zahteva lastniki mest.

  • Ustvarjanje pravilnika, ki vključuje več izbris pravila, ki je lastnik mesta lahko izbirate med.

Ustvarjanje in upravljanje pravilnikov za brisanje dokumentov v središču za skladnost s predpisi pravilnika.

Središče za skladnost s predpisi pravilnika

Kdaj uporabiti pravilnike za brisanje dokumentov

Poleg pravilnikov za brisanje dokumentov, SharePoint Server 2016 ponuja pravilniki o hranjenju za vsebina spletnega mesta:

Posamezno vrsto pravilnika najbolje deluje za določeno vrsto mesta ali podatkov. Na primer vaša organizacija morda močno strukturirano mesta, ki uporablja vrste vsebine, na primer finance mesta za naročila ali znanja za članke. V tem primeru lahko uporabite pravilnike za vrsto vsebine. Ali vaši organizaciji, boste morda morali obdržati pravni dokumenti, v tem primeru lahko uporaba vrst vsebine in središča z zapisi za uveljavitev načrtu datotek.

Pravilniki za brisanje dokumentov ali zamenjali zapisov upravljanja ali informacije pravilnikov za upravljanje, ki najbolje delujejo s strukturiranih podatkov in vrste vsebine. Namesto tega uporabite pravilnike za brisanje dokumentov ko morate splošno upravljanje samodejno brisanje nestrukturirane podatke, na primer OneDrive za podjetja spletnih mest in spletnih mestih.

Diagram funkcij pravilnika o hranjenju za vsebina spletnega mesta

Če uporabite dokument brisanje pravilnik mesta, ki že uporablja pravilnike za upravljanje informacij, te pravilnike prezre med dokumenta izbris pravilnika je veljavno. To pomeni, da morate načrt za mesto, če želite uporabiti le pravila, ki so namenjena strukturirane ali nestrukturirane vsebine, ne obeh. Če želite več informacij o tem, kako dokument brisanje pravilniki prepišete pravilnike za druge, si oglejte uporabi ali odstrani dokument brisanje pravilnik za mesto.

Za razliko od drugih pravilnikov dokument brisanje pravilniki delujejo le v knjižnice dokumentov, ne seznamov.

Brisanje pravila in pravila

Pravilnik za izbris dokument vsebuje eno ali več brisanje pravila, ki določajo:

  • Časovno obdobje do izbrisa.

  • Ali želite izračunati brisanja datum od kdaj dokument je bila ustvarjena ali zadnje spremembe.

  • Ali izbrisati dokument trajno ali v koš.

Če je pravilnik vsebuje več kot eno pravilo, lahko lastniki mest Izberite pravilo, ki najbolje velja za njihovo vsebino.

Novo pravilo strani

Pravilniki in dodelitve

Ko ustvarite dokument brisanje pravilnik, jo lahko dodelite predlogo zbirke mesta – na primer, lahko dodelite pravilnik OneDrive za podjetja predloge tako, da vključuje vse uporabnike storitve OneDrive za podjetja. Ko dodelite pravilnik predlogo zbirke mest to velja za vse zbirke mest, ki so že ustvarjena iz te predloge, poleg katero od zbirk mest, ustvarjeno s to predlogo v prihodnje.

Dodelite OneDrive za podjetja predlogo možnost

Prav tako lahko dodelite pravilnik za določeno spletno mesto zbirke – tako tako preglasi pravila, ki so bile dodeljene te predloge za zbirko mest. Na primer, lahko dodelite pravila predlogo mesta skupine, vendar jih preglasite tako, da uporabite drugačne pravilnike za določeno spletno mesto zbirke, ustvarjeno s to predlogo.

En obvezno pravilnik ali več pravilnikov lahko izbirate med

Ko dodelite pravilnik, lahko preverite obvezno, tako da je mogoče dodeliti le ta pravilnik in da je uporabljena za vsa mesta v zbirki mest. Lastniki mesta ni mogoče izstop iz obvezno pravilnika, kar pomeni, da Izbriši pravilnik, ne glede na to, kaj bo dokumentov na spletnem mestu.

Pravilnik označi kot obvezna možnost

Namesto, da ustvarite eno pravilnika obvezna, lahko dodelite več pravilnikov za zbirko mest, ki omogoča vsak lastnik mesta, če želite izbrati kateri pravilnik, če želite uporabiti za svoje mesto ali celo, da se odločijo, naredite to. Na primer, lahko ustvarite eno za splošne poslovnih dokumentov in drugo pravilnik za finance dokumente, ki imajo različne hranjenja urnik. Lastnik mesta pogosto najbolje ve vsebino, ki vsebuje mesta in zato kateri dokument brisanje pravilnik če želite uporabiti. Vsako mesto, lahko to velja le en pravilnik.

Pravilo eno ali več pravil lahko izbirate med

Obenem vsako pravilnika lahko vsebujejo več pravil – izbris pravilnika za splošne poslovnih dokumentov lahko imate na primer dve pravili:

  • Dokumente, ki jih ne potrebujete pravilnika o hranjenju, ki temelji na pravne obveznosti ali poslovne potrebe ni treba ohraniti za več kot eno leto od nastanka.

  • Dokumente potrebne za uporabo aktivno, v teku podjetja, ki so potrebni za več kot eno leto, ni treba ohraniti za več kot tri leta od nastanka.

Lastnik mesta lahko določite, da mesta vsebuje splošne poslovnih dokumentov, izberite ta pravilnik brisanja, in nato izberite ustrezno pravilo iz pravilnika. Izberete lahko le pravilo iz pravilnika, ki je trenutno uporabljena mesta (ne s katero koli pravilnika) in pravilo velja za vse knjižnice dokumentov na mestu.

Relacija zbirk mest, pravila, in pravila

Osnovni odnos je ta:

Zbirke mest ali predloge za zbirko mesta lahko eno več pravilnikov, ki mu je dodeljen in vsakega od teh pravilnikov lahko imajo eno ali več pravil. Lahko le en pravilnik tako, da je aktivna na mestu in lahko le en brisanja pravilo, ki je aktiven, kadar koli za knjižnice na mestu.

Diagram, ki prikazuje pravila in pravila

Podeduje dokument brisanje pravila

Primer dovoljenja, krmarjenje in številne druge funkcije mesta, so podedovana dokument izbris pravila. Lastnik mesta lahko izberete dokument brisanje pravilnik za svoje spletno mesto in vsa podmesta podedujejo pravilnik od nadrejenega. Lastnika podmesto lahko prekinete dedovanje tako, da izberete različne pravilnik in pravilo kombinacijo in ta pravilnik velja za vsa podmesta, dokler dedovanje prekinjana znova.

Dodeljevanje dokument brisanje pravila za prvi vpis

To je pomembno razumeti, da v časovnem obdobju za dokument izbris pravilnika pomeni čas ker dokument je bila ustvarjena ali spremenjena, ne čas, ker je bilo dodeljeno pravilnik. Na primer, lahko ustvarite dokument brisanje pravilnik, ki trajno izbriše dokumentov dveh letih, ko so bile ustvarjene, in nato dodelite ta pravilnik predlogo zbirke mesta, iz katerega so bili ustvarjeni več zbirk mest štiri ali pet leti. V tem primeru je verjetno, da obstoječe zbirke mest, ki vsebuje veliko dokumentov, ki so že starejši od dveh letih določil pravilnika brisanja – to pomeni, da veliko vsebine bodo izbrisani takoj, ko dodeljevanje dokument brisanje pravilnik za prvi čas.

Ko dodelite pravilnik prvič, se ovrednotijo vse dokumente na spletnem mestu, in če izpolnjujejo pogoj, bodo izbrisane. To velja za vse obstoječe dokumente, ne le novih dokumentov, ustvarjenih od pravilnika, ki je bilo dodeljeno. In ne pozabite, da v časovnem obdobju za starost vsak dokument ne čas od, ko je pravilnik prvič dodeljena.

Zato, preden na spletno mesto dodelite pravilnik prvič, najprej upoštevajte starost obstoječo in kako pravilnik lahko vplivajo na to obstoječo vsebino. Prav tako boste morda želeli nov pravilnik sporočijo lastniki mest pred dodeljevanje, da jih čas za oceno možne vpliva.

Čas zamika za razširjanje pravila

Ko dodelite pravilnike za zbirko mest, lastniki mest za ogled in pravilnike, ki so na voljo na spletnem mestu, uporabite povezavo Dokumenta izbris pravila na strani Nastavitve mesta .

Povezava do Dokumenta brisanja pravilnikov ni prikazana, če pravila, ki so bile dodeljene zbirke mest. Poleg povezavo ne prikaže takoj, ko pravila, ki so bile dodeljene mesta, lahko pride do 24-urni zamik od kdaj pravilnike so dodeljene ko se prikaže povezava do Dokumenta brisanja pravilnikov

Brisanje pravila povezavo dokumenta

Delovanje dokument izbris pravila s pravila na mestu uporabe

Zadržanja na mestu zagotavlja vsa vsebina je ohranjena za določeno obdobje, medtem ko je dokument brisanje pravilnika zagotavlja, da vse vsebine je izbrisan po določenem časovnem obdobju.

Če želite ohraniti dokumente za določeno obdobje časa, lahko uporabite pravilnik zadržanje na mestu v povezavi z brisanjem pravilnika. Na primer, lahko imajo dokumentov za tri leta, ko so spremembe in nato nastavite brisanja pravilnik za brisanje te dokumente treh letih, ko zadnje spremembe.

Upoštevajte, da izbris pravilnika ni mogoče preglasiti zadržanja na mestu. Če spletnega mesta je na čakanju in brisanje Pravilnik dokumenta izbriše dokumenta, nato dokument bo ohranjena v hranjenje pridržite knjižnice na enak način kot, če dokument je bila izbrisana ročno. Če želite več informacij, si oglejte pregled na mestu uporabe, ki imajo v SharePointovem strežniku 2016.

Dovoljenja

Članom skupine skladnost s predpisi, ki bodo uporabljale središču za skladnost s predpisi pravilnika, potrebujete dovoljenja za obe pravilnika središče in mesto zbirke ki uporabljena pravila. Priporočamo, da ste:

  1. Ustvarjanje varnostne skupine, ki vsebuje vse uporabnike v središču za skladnost s predpisi pravilnika – najverjetneje skladnost skupine.

  2. V središču za skladnost s predpisi pravilnika dodajanje varnostne skupine v skupino lastnikov zbirke mesta.

  3. V posamezno zbirko mest, v katero želite dodeliti dokument izbris pravila, dodajanje varnostne skupine v skupino lastnikov zbirke mesta.

Več informacij

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×