Predstavitev knjižnic

Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Knjižnica je mesto, kjer lahko skupaj z ostalimi člani prenašate, ustvarjate in posodabljate datoteke ali pri delu z njimi sodelujete z ostalimi člani. Vsaka knjižnica prikaže seznam datotek in ključnih podatkov o datotekah, kot na primer kdo je zadnji spreminjal datoteko. Večina mest vključuje knjižnico, ko jih ustvarite. Mesto skupine ime na primer knjižnico dokumentov, kjer lahko organizirate vaše dokumente ali jih daste v skupno rabo.

Knjižnica dokumentov

Ko potrebujete več knjižnic, lahko izbirate med več knjižnice pripravljene za uporabo programov in dodati teh na spletno mesto. Prilagodite lahko tudi knjižnice na več načinov. Določite lahko, na primer, kako dokumentov so si ogledali, upravljajo in ustvarili. ali sledenje različicam datotek, vključno z koliko in katere vrste različico. Ustvarite lahko tudi poglede po meri, obrazci in poteki dela za upravljanje projektov in poslovnih procesov.

Ekipa za trženje pri Contosu ustvari mesto skupine, kje člani nameravajo upravljati projekte in dokumente. Izberejo lastnika mesta, ki bo upravljal mesto. Lastnica mesta dobi raven dovoljenja »Poln nadzor«, ko je dodana skupini lastnikov mesta. Mesto lahko daje v skupno rabo in vsem dodeli dovoljenje za prispevanje mestu. Ekipa se odloči, da bo uporabila knjižnico dokumentov za upravljanje izjav za javnost, proračunske datoteke, pogodbe, predloge in druge dokumente skupine.

Lastnik mesta na mesto prenese pomembne dokumente, da lahko ekipa začne uporabljati knjižnico kot osrednje mesto. Nato se posveti različicam dokumentov, da ima ekipa zgodovino sprememb datotek in lahko obnovi prejšnje različice, če je to potrebno. Lastnik mesta tudi dodaja standardne predloge v knjižnico za poročila o trženju, prodajne pogodbe, akcijske načrte in proračunske delovne liste. Na vsaki predlogi sta logotip in oblika, za katero so se dogovorili, da jo bodo uporabljali. Ko člani v knjižnici dokumentov ustvarijo novo datoteko, preprosto izberejo, katero predlogo želijo uporabiti.

S tem, ko člani skupine postopoma dodajajo datoteke in sodelujejo pri dokumentih, z dodajanjem stolpcev in ustvarjanjem pogledov organizirajo knjižnico in tako pripomorejo k hitrejšemu iskanju dokumentov. Lastnik mesta na primer doda stolpec »Ime projekta«, tako da člani lahko filtrirajo ali razvrščajo po tem stolpcu. Drugi člani ekipe dodajajo javne poglede, ki združujejo po poslovnem četrtletju in filtrirajo stike, ki potečejo v šestih mesecih. Vsak član ustvari tudi osebne poglede, ki mu pomagajo hitro najti podatke in dokončati delo.

Po obsežni razpravi na sestanku zaposlenih se skupina odloči, da bodo na ravni knjižnice nastavili opozorila o posodobitvah, ki se bodo prikazala enkrat tedensko. Vsak član se lahko odloči, kako bo po potrebi vzpostavil dodatna opozorila ali vire RSS za določene datoteke.

Zavihek »Knjižnica« z označenim opozorilom vira RSS

Poleg tega se skupina v tem novem svetu sodelovanja zaveže pomembni »najboljši praksi«. Ko člani želijo skupno rabo dokumenta, se uprejo skušnjavi, da bi ga pripeli v e-poštno sporočilo in namesto tega raje pošljejo povezavo do dokumenta. Pošiljanje povezave iz knjižnice je preprosto in usmeri ljudi k najnovejši različici dokumenta na mestu skupine.

Predlogi trženjskih akcij za povečanje prodaje in prihodkov so glavna odgovornost te skupine. Ko člani skupine razvijejo nov načrt akcije, so soavtorji dokumentov in sledijo podrazličicam datotek. Soavtorstvo omogoča istočasno urejanje dokumenta več osebam, ne da bi morali skrbeti o usklajevanju sprememb. Če v eni od različic naredijo napako, lahko obnovijo starejšo različico. Ko dokončajo načrt akcije, ustvarijo glavno različico in jo nato pošljejo v odobritev pravnemu oddelku ali vodji. Ko je datoteka odobrena, si jo lahko ogledajo tudi drugi zaposleni v podjetju.

Lastnik mesta razišče spletno dokumentacijo in izobraževanje in razmisli o tem, kako vzpostaviti potek dela, ga povezati s knjižnico in avtomatizirati postopek zbiranja povratnih informacij in podpisov ter objavljanja končnega dokumenta.

Knjižnica dokumentov in mesta skupine po treh mesecih uporabe postaneta nujni za skupino za trženje in izboljšata njihovo produktivnost in opaznost v vsem podjetju. Dela brez knjižnice si ne morejo več predstavljati in iščejo druge načine za uporabo SharePointovih tehnologij, ki bi še izboljšali njihovo sodelovanje.

V nadaljevanju je navedenih nekaj načinov dela s knjižnicami in kaj lahko naredite, da bodo bolj uporabne za skupino (organizirane so od osnovnih do bolj naprednih):

Uporaba in ustvarjanje pogledov     Če si želite v knjižnici ogledati najpomembnejše dokumente, ki najbolj ustrezajo namenu, uporabite pogled. Vsebina knjižnice se ne spremeni, vsak pogled pa organizira ali filtrira datoteke, da jih je lažje najti in učinkovito brskati po njih. Če želite več informacij o pogledih, si oglejte Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje pogleda seznama ali knjižnice.

Vrstica s pogledi knjižnice slike z spremeni pogled, izbran

Sledenje različicam     Če želite ohraniti pretekle različice datoteke, knjižnice lahko spremljate, shranjevanje in obnoviti datoteke. Izberete lahko sledite vse različice na enak način kot. Ali lahko v nekaterih različicah namenite večjih, kot so dodajanje novih poglavje ročna in nekaterih različicah kot manjše, na primer popravljanje črkovalne napake. Za lažje upravljanje prostora za shranjevanje, po želji lahko izberete število posamezno vrsto različice, ki jo želite shraniti.

Namig: Če namerava vaša ekipa uporabiti soavtorstvo, priporočamo vklop vsaj glavnih različic v knjižnici, za primer, če nekdo naredi napako in prenese v knjižnico, kjer vsi uporabljajo soavtorstvo, dokument z istim imenom. Če torej izgubite spremembe, lahko prejšnjo različico dokumenta obnovite.

Če želite več informacij o shranjevanju različic, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Soavtorstvo ali rezervacija datotek     Pri urejanju Microsoft Wordov ali PowerPointov dokument v knjižnici, ne da bi ga potrdili, druge ljudi lahko urejate v istem času (soavtorstvo). Ko ste rezervacija datoteke, zagotovite, da je le ena oseba datoteko lahko urejate, dokler je ne sprostite. Lahko zahtevate dokumente, da je treba preveriti v knjižnicah, ki vsebujejo občutljive dokumente ali če želite natančno sledite razvoju dokumentov. Vendar bodite pozorni, da zahtevo za rezervacijo bo onemogoči za ljudi za soavtorstvo pri dokumentih. Rezervacija, ljudje, boste pozvani k pustite komentar o tem, kaj je sprememb v dokumentu, vendar rezervacija bo tudi upočasnite urejanje in pregledovanje postopkov. Če želite več informacij, glejte sodelovanje v dokumentu in soavtorstvo ali rezervacija, sprostitev, ali zavreči spremembe datotek v knjižnici.

Urejanje datotek z namiznimi programi    Ko shranjujete dokumente na SharePointovem mestu, jih lahko ustvarjate, urejate ali ste soavtorji neposredno iz združljivih namiznih programov, kot sta Microsoft Word ali PowerPoint, ne da bi morali obiskati mesto. PowerPointovo predstavitev lahko na primer urejate hkrati z drugimi osebami (to je znano kot soavtorstvo). Dokumente lahko tudi sproščate in rezervirate neposredno iz PowerPointa. Poleg tega lahko s storitvijo OneDrive za podjetja ali Outlookom vsebino knjižnic prenesete na mesto brez povezave, delate z njimi iz oddaljenega mesta, ko znova vzpostavite povezavo, pa sinhronizirate narejene spremembe.

Obveščenost o spremembah    Če želite ostati obveščeni o spremembah, ko se dokumenti v knjižnici spremenijo, nastavite opozorila, naročite se na vire RSS ali spremljajte dokumente. Glavna razlika med opozorili, viri RSS in sledenjem je v tem, kje prejmete opozorila. Tako opozorila kot viri RSS vas obveščajo o posodobitvah, obe možnosti pa omogočata, da prilagodite količino prejetih informacij. Opozorila in vire RSS lahko nastavite, da boste obveščeni o vsaki spremembi v knjižnici. Če vam je pomemben le en dokument, nastavite opozorilo ali sledite dokumentu. Opozorila lahko prejmete kot e-pošto ali besedilna sporočila. Obvestila RSS boste prejeli v kratkem in jedrnatem viru, ki ga lahko preberete v Outlooku ali drugem bralniku virov. Če sledite dokumentu, boste prejeli obvestilo v viru novic (če vaša organizacija uporablja vire novic). Če želite več informacij o opozorilih, si oglejte Ustvarjanje opozorila ali naročanje na vir RSS.

Zahtevanje odobritve dokumenta    Določite lahko, da je treba dokumente odobriti, preden jih lahko vidijo drugi. Dokumenti ostanejo v stanju čakanja, dokler jih ne odobri ali zavrne nekdo, ki ima dovoljenje za to. Nadzirate lahko, katere skupine uporabnikov si lahko ogledajo dokument, preden je odobren. Ta funkcija je uporabna, če so v knjižnici pomembne smernice ali postopki, ki morajo biti končni, preden si jih drugi lahko ogledajo.

Nastavitev dovoljenj    SharePointove skupine in ravni dovoljenj, ki vam pomaga, da učinkovito upravljanje dostopa do vsebine. Privzeto dovoljenja za knjižnice, mape v knjižnicah in dokumentov so podedovana od mesta. Dodelite enolična dovoljenja za določene knjižnice ali dokument lahko pomagajo zaščititi občutljive vsebine, na primer pogodbe ali proračun informacije, ne da bi omejevanje dostopa do konca mesta. Če želite več informacij o dovoljenjih, glejte razumevanje ravni dovoljenj v SharePointu.

Ustvarjanje potekov dela     V dokument knjižnico ali vrsto vsebine lahko uporabite poteke dela, ki so določene organizacije za poslovne procese, kot je na primer upravljanje odobritve dokumenta ali pregledati. Skupino lahko uporabite poslovne procese za dokumente v njej, imenovanim potekov dela, ki določite dejanja, da se premaknete v zaporedju, na primer odobritev dokumentov. SharePointov potek dela je avtomatiziran način premaknite dokumente ali elemente po zaporedju dejanja ali opravila. Trije poteki dela so na voljo za knjižnice privzeto: odobritve, ki preusmerja dokumenta v skupino oseb za odobritev; Zbiranje povratnih informacij, ki preusmerja dokumenta v skupino oseb, za povratne informacije in vrne dokument osebi, ki je začela potek dela kot urejanje; in zbiranja podpisov, ki preusmerja dokumenta v skupino oseb, za zbiranje svoje digitalni podpisi.

Opomba:  V programu SharePoint Foundation je na voljo le potek dela s tremi stanji.

Če želite več informacij o potekih dela, si oglejte O potekih dela, ki so vključeni v SharePoint.

Določanje vrst vsebine     Če vaša skupina dela z več vrst datotek, na primer delovne liste, predstavitve in dokumente, lahko razširite funkcionalnost knjižnici tako, da omogočite in določite več vrst vsebine. Vrste vsebine dodajo prilagodljivost in doslednost med več knjižnicami. Vsaka vrsta vsebine lahko določite predlogo in celo potek dela procesov. Predlog, ki delujejo kot izhodišče za oblikovanje in standardnega besedila in za lastnosti, ki se nanašajo na dokumenti te vrste, na primer oddelek za ime ali pogodbo številko.

Sledenje nadzora    Če imate skupino občutljivih datotek in je dobro vedeti, kako so dokumenti uporabljajo, lahko določite pravilnika, ki vam omogoča, da omogočite sledenje nadzora za dogodke, kot so datoteke spremembe, kopij ali brisanje.

Nastavitev pravilnikov    Z nastavitvami pravilnikov določite potek dokumentov, samodejno brisanje ali občasno pregledovanje (s potekom dela) dokumentov, ki so dosegli določeno starost. S temi nastavitvami ob razvoju knjižnic prihranite čas in trud, ki ga porabite za ročno čiščenje prostora v polnem trdem disku ali preprečite preseganje količinskih omejitev.

Opomba: Nastavitve pravilnika niso na voljo v programu SharePoint Foundation.

Uporaba mesta »Dokumentno središče«    Če želite ustvariti, upravljati in shranjevati veliko število dokumentov, uporabite mesto »Dokumentno središče«. Dokumentno središče je zasnovano z namenom postati osrednje skladišče za upravljanje velikega števila dokumentov. Funkcije, kot so krmarjenje po drevesnem pogledu in metapodatkih, vrste vsebin in spletni gradniki, omogočajo organiziranje in pridobivanje dokumentov. »Uredniki vsebine« lahko hitro konfigurirajo krmarjenje na osnovi na metapodatkov, ki se dobro izvaja v večini knjižnic, pri tem pa ne ustvarijo indeksov kot takih. Uredniki vsebine lahko ustvarijo indekse, s katerimi izboljšajo učinkovitost delovanja v večjem številu filtrov in pogledov. Mesto z dokumentnim središčem lahko uporabite kot okolje za ustvarjanje dokumentov (uporabniki rezervirajo in sproščajo datoteke ter zanje ustvarjajo strukture map) ali arhiv vsebine (uporabniki si le ogledujejo dokumente ali jih nalagajo).

Opomba: Dokumentno središče ni na voljo v SharePoint Foundation.

Način razvrstitve datotek v knjižnici je odvisen od potreb vaše skupine in želenega načina shranjevanja ter iskanja informacij. Z načrtovanjem lahko nastavite strukturo, ki bo najprimernejša za vašo skupino. Knjižnice ponujajo številne funkcije, ki omogočajo preprostejše delo z več datotekami v eni knjižnici. Vendar pa lahko vaši skupini bolj ustreza uporaba več knjižnic.

Eno knjižnico želite na primer uporabljati za različne namene. Ista skupina lahko na primer dela v več projektih ali pa več skupin dela v istem projektu. Uporabo ene same knjižnice priporočamo v spodnjih primerih.

  • Vaša skupina si mora ogledati povzetek informacij ali drugačen pogled za isti komplet datotek. Vodja je na primer zahteval ogled datotek, ki so združene po oddelkih ali rokih.

  • Osebe želijo poiskati datoteke na istem mestu na spletnem mestu.

  • Za datoteke želite uporabiti iste nastavitve, na primer sledenje različicam datotek ali zahtevo za odobritev.

  • Skupine, ki delajo s knjižnico, imajo podobne lastnosti, na primer enake ravni dovoljenja.

  • Analizirati želite informacije o datotekah v preglednici ali pridobiti usklajene posodobitve o datotekah.

Če želite učinkovito uporabljati dokumente v eni knjižnici, razvrstite datoteke v knjižnici tako, da dodate stolpce, določite poglede ali ustvarite mape.

Več knjižnic lahko na primer ustvariti, ko so med kompleti datotek, ki jih želite shraniti in upravljati, ali med skupinami oseb, ki bodo uporabljale datoteke, bistvene razlike. Več knjižnic uporabite v teh primerih:

  • Vrste datotek, ki jih želite shraniti in upravljati, se med seboj razlikujejo, od uporabnikov pa ne pričakujete, da si bodo pogosto ogledovali povzetke datotek ali iskali vse datoteke hkrati.

  • Skupine oseb, ki uporabljajo datoteke, se med seboj razlikujejo in imajo različne ravni dovoljenj.

  • Za različne komplete datotek morate uporabiti različne nastavitve, na primer različice ali odobritve.

  • Datotek ni treba analizirati hkrati ali prejeti usklajenih posodobitev datotek.

  • Nastaviti želite različne možnosti ali želite, da so možnosti v meniju »Novo« prikazane v različnem vrstnem redu.

Spodaj je navedenih nekaj načinov za učinkovito delo z več knjižnicami:

Nastavitev predlog in stolpcev    Če vaša organizacija želi vzpostaviti dosledne nastavitve v svoje knjižnice, ga lahko nastavite predlog in stolpcev mesta. Nastavitve skupno rabo v več knjižnic, tako da vam ni treba znova ustvariti nastavitve vsakič, ko.

Pošiljanje datotek na drugo mesto    Če želite, da je datoteka na voljo v več knjižnicah, jo shranite v eno knjižnico in nato pošljite kopije v druge knjižnice. Izberete lahko, ali naj vas sistem opozori, da morate ob spremembi izvirnika posodobiti kopije.

Ustvarjanje predlog knjižnice    Če želite določiti nekatere enotne nastavitve za knjižnice ali znova uporabiti značilnosti v vseh knjižnicah, shranite knjižnico kot predlogo. Predloge knjižnic so na voljo kot možnost na strani »Dodajte program« na mestu.

Na voljo je več možnosti za razvrščanje datotek v knjižnici. Dodajate lahko stolpce, določate poglede ali ustvarjate mape. Vsak pristop ima svoje prednosti, lahko pa jih tudi kombinirate, da ustrezajo posebnim potrebam vaše knjižnice in skupine.

Knjižnice privzeto sledijo imenom datotek in informacijam o stanju datoteke, na primer o tem, ali je datoteka sproščena. Navedete pa lahko tudi dodatne stolpce, s katerimi skupina lahko razvršča datoteke v kategorije in sledi datotekam, kot sta ime kampanje ali številka projekta, ali drugim informacijam, pomembnih za vašo skupino. Za vrsto stolpca, ki ga ustvarite, je na voljo več možnosti, vključno z eno vrstico besedila, spustnim seznamom možnosti, številom, izračunanim iz drugih stolpcev, ali celo imenom in sliko osebe na vašem mestu.

V stolpcih so na voljo glave stolpcev, ki poenostavijo razvrščanje in filtriranje dokumentov. Ko prikažete datoteke v knjižnici, lahko začasno razvrstite ali filtrirate datoteke, tako da pokažete na ime stolpca in nato kliknete puščico ob imenu. To je uporabno, če si želite datoteke občasno ogledati na določen način, vendar morate pri naslednjem ogledu knjižnice korake ponoviti.

Če želite več informacij o dodajanju stolpcev, si oglejte Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje stolpca na seznamu ali v knjižnici.

Uporabniki pogosto želite videti: vse dokumente, ki so povezane z določeno ali projekta, vse dokumente, ki pripadajo določen oddelek, združevanje dokumentov mesec, ki jih je treba končati? Če ste pričakovali, če si želite ogledati datoteke v določeno pot pogosto, lahko določite pogled. Uporabite lahko ta pogled kadar koli delate s knjižnico. Ko ustvarite pogled, je dodan trenutni pogled spustni seznam, ki se nahaja v knjižnici traku.

Pogled knjižnice je izbor stolpcev na strani, ki prikazuje elemente v knjižnici in ima pogosto določeno razvrščanje, filtriranje in združevanje ter postavitev po meri. Pogledi knjižnice so lahko osebni in javni. Osebni pogled lahko ustvari kdor koli, ki je bil dodeljen v skupino »Člani« na mestu (ta skupina ima raven dovoljenja za prispevanje) in si želi ogledati datoteke na določen način ali filtrirati le tiste datoteke, ki jih želi uporabiti. Če imate dovoljenje za ustvarjanje knjižnice, ustvarite javni pogled, ki ga pri ogledu knjižnice lahko uporabi kdor koli. Vse javne poglede je mogoče nastaviti kot privzeti pogled, tako da osebe samodejno vidijo ta pogled knjižnice.

Če si bodo člani skupine knjižnico ogledovali v mobilni napravi, lahko ustvarite celo poglede za mobilne naprave, za katere veljajo omejitve (prikazano je na primer le določeno število elementov, ki je optimalno za pasovno širino in omejitve naprave).

Če želite več informacij o pogledih, si oglejte Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje pogleda seznama ali knjižnice.

Mape so vsebniki, ki ponujajo dodaten način združevanja in upravljanja vsebine v knjižnici ali na seznamu. Če so mape v knjižnici omogočene, jih lahko dodate v večino vrst knjižnic. Če je v vaši knjižnici veliko elementov, mape tudi izboljšajo učinkovitost dostopa do njih. Ko ustvarite mapo, v ozadju ustvarite notranji indeks. Ta notranji indeks je ustvarjen tudi za korensko mapo ali najvišjo raven knjižnice ali seznama. Ko dostopate do elementov v mapi, dostopate z notranjim indeksom tudi do podatkov.

Če je v knjižnici veliko elementov, ki jih je mogoče na določen način združiti, lahko uporabite mape in razvrstite vsebino knjižnice. Dobri primeri skupin so med drugim tudi projekti, skupine, oddelki, kategorije izdelkov, starostni razponi, abecedne navedbe in abecedne podskupine (A-C, D-F in tako dalje). Mape uporabnikom omogočajo preprosto pregledovanje in upravljanje velikega števila datotek.

Mape v knjižnici

Knjižnico z mapami omogočena privzeto prikaže mape v privzetem pogledu knjižnice brez filtrov. To je uporabno, ker lahko uporabniki izbirajo ustrezne mape, ko jih vstavite nove dokumente. Prikaže vse mape, ki omogoča tudi manj verjetno je, da elementi nepravilno dodani zunaj mape v knjižnici. Lahko zlahka preurediti dokumentov v drugo knjižnico mape z ukazom Odpri v Raziskovalcu na voljo na traku knjižnice.

Opomba:  Pogled knjižnice je lahko nastavljen na Razvrsti le po določenih kriterijih , pri čemer mape niso prikazane pred drugimi elementi v pogledu. Če želite uporabnikom omogočiti, da hitro najdejo pravilno mapo, ne uporabite te možnosti razvrščanja pogleda.

Čeprav mape knjižnice niso prikazane v krmarjenju po mestu, lastnik mesta ali uporabnik z dovoljenjem za načrtovanje mesta lahko omogoči Drevesni pogled, ki prikaže razdelek Vsebina mesta v krmarjenju po mestu in omogoča razširitev ali strnjevanje map in preprosto krmarjenje po mapah v knjižnicah.

Drevesni pogled na mestu

Če želite več informacij o mapah, si oglejte ustvarjanje mape v knjižnico dokumentov ali brisanje mape v knjižnici.

Vse tri pristope je mogoče kombinirati. Stolpce, ki jih uporabljate za sledenje dokumentom v privzetem pogledu knjižnice, lahko uporabite tudi za ustvarjanje pogleda z več pogoji filtra. Osebe lahko tudi dinamično razvrščajo in filtrirajo pogled, tako da kliknejo glave stolpca in najdejo vsebino, ki jo potrebujete določenem trenutku. Če ste za knjižnico določili strukturo map, lahko »zravnate« pogled knjižnice, tako da pri ustvarjanju ali spreminjanju pogleda v razdelku Mape nastavite možnost Pokaži vse elemente brez map. Z vsakim pristopom lahko dopolnite drugega, da ob želenem času in na želeni način dobite pravo vsebino.

Nekatere knjižnice so ustvarjene, ko ustvarite novo mesto, na primer knjižnica dokumentov na mestu skupine. Te knjižnice je mogoče prilagoditi lastnim potrebam, lahko pa ustvarite dodatne knjižnice. Vsaka vrsta knjižnic ima določen namen, nekatere pa ponujajo različen nabor funkcij in načinov delovanja.

Pomembno:  Na vašem mestu bo morda na voljo več ali manj knjižnic, kar je odvisno od različice SharePointa, na kateri temelji vaše mesto, paketa storitve Office 365, na katerega je naročena vaša organizacija ali od tega, ali so na vašem mestu omogočene določene funkcije.

Knjižnica sredstev     Če želite omogočiti skupno rabo in upravljanje digitalnih predstavnostnih sredstev, kot so slike ter video- in zvočne datoteke, uporabite knjižnico sredstev. V knjižnici sredstev uporabniki preprosteje najdejo in znova uporabijo digitalne predstavnostne datoteke, ki so jih ustvarili drugi, na primer logotipe in slike podjetja. Poleg tega ponuja tudi vrste vsebine z lastnostmi in pogledi za upravljanje ter iskanje predstavnostnih sredstev, na primer sličic in ključnih besed v obliki metapodatkov. Morda želite na primer upravljati in shraniti označene slike in vsebinske dele za vnovično uporabo iz programov, da bodo na voljo v celotnem podjetju in se bodo dosledno uporabljali.

Knjižnica »Nadzorne plošče«    Vsebuje strani s spletnimi gradniki, strani s spletnimi gradniki in seznami stanj ter nadzorne plošče, uvedene prek storitev PerformancePoint.

Knjižnica podatkovnih povezav     Če želite poenostaviti vzdrževanje in upravljanje podatkovnih povezav, uporabite knjižnico podatkovnih povezav. Knjižnica podatkovnih povezav je centralizirano mesto shranjevanja datotek Officeovih podatkovnih povezav (ODC). V vsaki od teh datotek (.odc) so informacije o tem, kako poiskati zunanji vir podatkov, se prijaviti vanj, poizvedovati in dostopati do njega. Centraliziranje datotek ODC v knjižnici podatkovnih povezav poleg tega omogoča tudi skupno rabo, upravljanje in iskanje datotek s podatkovnimi povezavami znotraj SharePointovega mesta ter pomaga zagotavljati, da poslovni podatki in poročila, zlasti preglednice, ohranjajo dosleden nabor vrednosti in rezultatov formul kot »eno različico resnice«.

Opomba: Če želite poenostaviti vzdrževanj in upravljanje datotek s podatkovnimi povezavami za PerformancePoint, uporabite knjižnico podatkovnih povezav za PerformancePoint. V tej knjižnici lahko shranjujete podatkovne povezave ODC in univerzalne podatkovne povezave (UDC).

Knjižnica dokumentov     Knjižnico dokumentov lahko uporabite za številne vrste datotek, vključno z dokumenti in preglednicami. V knjižnico dokumentov lahko shranite tudi druge vrste datotek, vendar so nekatere iz varnostnih razlogov blokirane. Če uporabljate programe, ki niso blokirani, lahko te datoteke ustvarite iz knjižnice. Vaša skupina za trženje ima lahko na primer lastno knjižnico dokumentov za gradivo za načrtovanje, izjave za javnost in publikacije.

Knjižnica obrazcev    Če želite upravljati skupino poslovnih obrazcev, ki temeljijo na XML-u, uporabite knjižnico obrazcev. Podjetje lahko knjižnico obrazcev na primer uporabi za poročila o stroških. Za nastavitev knjižnice obrazcev potrebujete urejevalnik XML-a ali program za načrtovanje obrazcev XML, na primer Microsoft InfoPath. Obrazec, ki ga uporabniki izpolnijo, je le datoteka .xml s podatki (in izključno podatki), vnesenimi v obrazec, na primer datum stroška in znesek. Vse drugo, kar potrebujete za poročilo o stroških, dobite v predlogi obrazca. Ko so obrazci izpolnjeni, lahko spojite podatke obrazca ali jih izvozite za analizo.

Knjižnica slik    Če želite zbirko digitalnih slik ali grafik dati v skupno rabo, uporabite knjižnico slik. Slike lahko shranite tudi v druge vrste SharePointovih knjižnic, vendar imajo knjižnice slik nekatere prednosti. V knjižnici slik si lahko ogledate slike v diaprojekciji, jih prenesete v računalnik in uredite v združljivem grafičnem programu, kot je slikar. Če želite shraniti slike skupinskih dogodkov ali predstavitev novih izdelkov, ustvarite knjižnico slik. Povezave do slik v knjižnici lahko ustvarite tudi iz drugih delov mesta, na primer s strani wiki ali iz spletnih dnevnikov.

Knjižnica zapisov     Če želite vzdrževati osrednje skladišče za shranjevanje in upravljanje zapisov ali pomembnih poslovnih dokumentov podjetja, uporabite knjižnico zapisov. V podjetju morate morda upoštevati predpise o skladnosti, ki zahtevajo organiziran postopek upravljanja pomembnih dokumentov. Na mestu središča z zapisi so lahko številne knjižnice zapisov za shranjevanje različnih vrst zapisov. Za vsako knjižnico lahko opredelite pravilnike, ki določajo, katere zapise je treba shraniti, kako usmerjati ter upravljati dokumente in koliko časa je zapise treba hraniti.

Knjižnica poročil     Če želite poenostaviti ustvarjanje, upravljanje in objavo spletnih strani, dokumentov in KPI-jev (ključnih indikatorjev učinkovitosti) metrik ter ciljev, uporabite knjižnico poročil. Knjižnica poročil je osrednje mesto, kjer lahko ustvarjate in shranjujete poročil, kot so Excelovi delovni zvezki, in strani nadzorne plošče. Ko Excelov delovni zvezek objavite v knjižnici poročil, ga lahko z enim samim klikom odprete v pogledu brskalnika, kar je zlasti uporabno, če si želite ogledati delovni zvezek, ne da bi ga morali dodajati na stran spletnih gradnikov.

Knjižnica diagramov procesa (metrične enote in enote za ZDA)    Če želite shraniti in dati v skupno rabo dokumente z diagrami procesa, ki so na primer ustvarjeni v Microsoft Visiu, uporabite knjižnico diagramov procesa. Knjižnici z metričnimi in ameriškimi enotami sta prilagojeni ustreznim merskim enotam.

Knjižnico strani wiki    Če želite ustvariti zbirko povezanih strani wiki, uporabite knjižnico strani wiki. Stran wiki omogoča več ljudem hkrati zbiranje informacij v obliki, ki jo je možno preprosto ustvariti in spreminjati. V knjižnico dodajate strani wiki, na katerih so slike, tabele, hiperpovezave in notranje povezave. Če na primer vaša skupina ustvari mesto wiki za projekt, lahko na tem mestu hrani predloge in namige v nizu medsebojno povezanih strani.

Opomba: V skladu z vašim mestom in konfiguracijo so samodejno ustvarjene dodatne sistemske knjižnice, na primer knjižnica slogov, knjižnica sredstev mesta in knjižnica strani mesta. Vendar pa teh posebnih knjižnic ni mogoče ustvariti prek uporabniškega vmesnika.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×