Porazdelitev poročila

Sprostite Accessova poročila in jih razdelite na daleč in široko. Na primer, pošljite jih enemu ali več uporabnikom, jih izvozite v SharePointove knjižnice dokumentov in jih arhivirajte v omrežnih mapah. Ko distribuirate Accessovo poročilo, ustvarite statično poročilo o podatkih v določenem trenutku, kot je na primer dnevno, tedensko ali mesečno. S tem imate eno samo mesto resnice, ki jo lahko informacijski delavci uporabljajo za sprejemanje dobrih poslovnih odločitev, odgovarjanje na vprašanja, iskanje alternativ, določanje najboljših načrtov, ocenjevanje tveganj in izboljšanje kakovosti.

Porazdelitev poročil

Namig    Ko ustvarite poročilo, dodajte datum objave. To uporabnikom pomaga potrditi pravilen čas, ko je bilo poročilo ustvarjeno. Če želite več informacij, glejte Vstavljanje datuma in časa v poročilo ali obrazec.

Kaj želite narediti?

Pošiljanje poročila z ukazom» e-pošta «

Eden od najhitrejših načinov za porazdelitev poročila z ukazom» e-pošta «. Če imate le nekaj klikov z miško, Access izvozi poročilo in nato ustvari novo e-poštno sporočilo z datoteko, ki ji je priložena.

  1. V podoknu za krmarjenje izberite poročilo, ki ga želite poslati.

  2. Izberite zunanji podatki > e-pošto.

  3. V pogovornem oknu Pošlji predmet kot Izberite izhodno obliko, ki jo želite uporabiti, na primer PDF, in nato kliknite v redu.

    Opomba    Čeprav obstajajo različne oblike zapisa, ki jih lahko izberete, razmislite o uporabi prenosne oblike zapisa dokumenta PDF, ki je postala DeFacto standard, ohrani postavitev in obliko izvirnega Accessovega poročila in ima vgrajene načine za prilagajanje strani za ogled in tiskanje. Če želite več informacij, glejte namestitev programa Adobe Reader in tiskanje PDF-ja.

    Access odpre novo e-poštno sporočilo v Outlooku s priloženo datoteko.

  4. Vnesite e-poštne naslove prejemnikov v polja» za «in» Kp «, opis v polju zadeva in sporočilo v območju sporočila.

    Namig    Privzeto datoteka, ki jo pošljete s to metodo, ni shranjena v vašem računalniku. Če želite shraniti kopijo datoteke v računalniku, z desno tipko miške kliknite Prilogo v priloženem polju in nato izberite Shrani kot.

  5. Izberite Pošlji.

Opomba    Če želite postopek avtomatizirati, lahko uporabite dejanje makra» EMailDatabaseObject«. Ustvarite lahko na primer makro s zaporedjem teh dejanj za e-pošto različnih poročil različnim uporabnikom.

Na vrh strani

Izvoz poročila v mapo ali v SharePointovo knjižnico dokumentov

  1. V podoknu za krmarjenje izberite poročilo, ki ga želite izvoziti.

  2. Če želite odpreti pogovorno okno Objavi kot PDF ali XPS , izberite zunanji podatki > PDF ali XPS .

  3. Naredite nekaj od tega:

    • Poiščite mapo z uporabo podokna za krmarjenje.

    • Poiščite SharePointovo mesto, tako da v podoknu za krmarjenje kliknete SharePoint ali tako, da vnesete URL mesta v polje naslov na vrhu. Primer:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Če želite več informacij, glejte odkrivanje vsebine s SharePointovo začetno stranjo.

  4. V polju Shrani kot vrsto preverite, ali je izbrana vrsta datoteke PDF .

  5. Če želite spremeniti privzeto ime poročila, v polje ime datoteke vnesite novo ime datoteke.

  6. Če želite poročilo odpreti takoj, ko ga izvozite, potrdite potrditveno polje Odpri datoteko po objavi .

  7. V razdelku Optimiziraj zanaredite nekaj od tega:

    • Če želite optimizirati poročilo o večji datoteki z višjo ločljivostjo (priporočeno za tiskanje), izberite standardno.

    • Če želite optimizirati poročilo za manjšo datoteko z nižjo ločljivostjo (priporočeno za objavljanje v spletu), izberite Najmanjša velikost.

  8. Izberite objavi. Access ustvari datoteko. Če ste izbrali, da Access odpre datoteko po objavi, prikaže Adobe Reader datoteko.

  9. Če želite shraniti korake operacije, tako da boste lahko zagnali enako operacijo, kliknite potrditveno polje Shrani korake izvoza :

    • Vnesite ime in opis korakov.

    • Če želite ustvariti Outlookovo opravilo, ki načrtuje izvoz v prihodnjem datumu, potrdite potrditveno polje Ustvari Outlookovo opravilo .

    Če želite več informacij, preberite Shranite podrobnosti uvoza in izvoza kot specifikacijo.

    Opomba    Postopek lahko avtomatizirate tudi tako, da uporabite dejanje makra» ExportWithFormatting«. Na primer, lahko ustvarite pomembno ime datoteke glede na naslov poročila in datum izvoza. Tako lahko uporabniki poiščejo pravilno poročilo v SharePointovi knjižnici ali mapi številnih poročil. To naredite tako, da v argumentu izhodne datoteke določite ta izraz:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Če je argument» RptQC5 «ime predmeta poročila, je Auto_Header0 razdelek» glava poročila «in lastnost Caption je naslov poročila.

Na vrh strani

Več informacij o ustvarjanju središča za poročila v SharePointu

Razmislite o ustvarjanju namenskega središča za poročila v SharePointovi knjižnici dokumentov, da bodo lahko uporabniki lažje našli in si ogledali poročila, ki jih potrebujejo. Če dodate stolpce, povežete s knjižnico iz Accessa in prilagodite knjižnico dokumentov s pogledi, lahko za uporabnike zagotovite prvovrstno izkušnjo. Kaj sledi so osnovne korake, ki jih lahko izvedete.

Ustvarjanje knjižnice dokumentov    Knjižnica dokumentov je mesto varnega zapisa datoteke, ki poenostavlja sodelovanje. Stolpce lahko dodate v knjižnico, na primer kategorije, osebe ali skupine, in izračunane stolpce, ki jih lahko nato uporabite za ustvarjanje pogledov in filtrov.

Pogled sličic knjižnice dokumentov z izbrano možnostjo nič.

Če želite več informacij, glejte Kaj je knjižnica dokumentov?

Posodobitev stolpcev knjižnice iz Accessa    Če povežete knjižnico z Accessom, lahko v knjižnici dokumentov posodobite stolpce iz Accessa, da bodo uporabniki našli želena poročila in zagotovili dodatne informacije.

Če želite več informacij, glejte uvoz, povezovanje ali premikanje podatkov v SharePoint.

Ustvarjanje razvrščenih in filtriranih pogledov    Namesto pošiljanja poročila iz Accessa po e-pošti pošljite povezavo do ustreznega pogleda knjižnice dokumentov. Primer:

  • Razvrstite pogled v naraščajočem vrstnem redu po spremenjenem stolpcu , tako da je najprej prikazano trenutno poročilo. Če želite več informacij, glejte Uporaba razvrščanja za spreminjanje SharePointovega pogleda.

  • Če imate stolpec» izbira «v knjižnici, imenovanem JobFunction s tremi vrednostmi: Lineworker, Foreman in nadzornik, ustvarite ločene poglede, ki temeljijo na izrazu filtra za vsako vlogo projekta:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Ko pošljete povezavo do pogleda nadzornika in uporabnik klikne nanj, bo pogled prikazal posebna poročila za nadzornike. Če želite pridobiti povezavo v pogledu knjižnice, Prikažite pogled in nato kopirajte URL iz naslovne vrstice.

  • Če imate stolpec oseba v knjižnici, imenovanem OurEmployees, ustvarite pogled na osnovi izraza filtra, ki uporablja funkcijo me , da prikaže le poročila za trenutnega uporabnika:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Ko pošljete povezavo do pogleda in jo uporabnik klikne, bo pogled prikazal določena poročila za tega uporabnika.

Če želite več informacij, glejte Uporaba filtriranja za spreminjanje SharePointovega pogleda in Urejanje pogleda seznama v SharePointu.

Povezovanje spletnih gradnikov na sodobni strani   Ustvarite lahko tudi sodobno stran, da prikažete datoteko na osnovi tega, kaj uporabnik izbere v knjižnici dokumentov tako, da poveže spletni gradnik pregledovalnika datotek s spletnim gradnikom knjižnice dokumentov. Uporabniki lahko poiščejo poročila, da najdejo tistega, ki ga želijo.

Primer seznama, ki je bil vzpostavljen s spletnim gradnikom» lastnosti seznama «

Če želite več informacij, glejte Uporaba spletnih gradnikov na SharePointovih straneh in povezovanje spletnih gradnikov v storitvi SharePoint online.

Izkoristite Microsoft Flow    Z Microsoftovim tokom lahko avtomatizirate uporabo in upravljanje knjižnice. Pritiskate lahko na primer obvestila, pošiljate dnevne opomnike, ustvarite opravilo načrtovalca in arhivirate datoteke v mapo.

Za izbrani element v SharePointu ustvarite opravilo načrtovalca s povezavo do SharePointovega elementa.

Microsoftova predloga pretoka za SharePoint in Planner

Če želite več informacij, glejte ustvarjanje toka za seznam ali knjižnico v storitvi SharePoint online ali OneDrive za podjetja.

Na vrh strani

Opomba:  Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Želimo, da bi bila ta vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko sporočite, če so bile te informacije uporabne? Tukaj je referenčni članek v angleščini.

Glejte tudi

Uvod v poročila v Accessu

Vodnik za načrtovanje poročil

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×