Osnovna opravila v programu Access 2010

Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Tukaj so nekatera opravila osnovne zbirke podatkov, ki jih lahko izvedete lahko Naučite se uporabljati Microsoft Access 2010.

 

V tem članku

Kaj je Access?

Relacijske zbirke podatkov v Accessu

Ko odprete dostop

Iskanje in uporaba predloge

Ustvarjanje zbirke podatkov od začetka

Odpiranje obstoječe Accessove zbirke podatkov

Začnite uporabljati nove zbirke podatkov

Dodajanje tabele

Prilepite podatke iz drugega vira v Accessovo tabelo

Uvoz ali povezava do podatkov iz drugega vira

Naslednji koraki

Uvoz podatkov iz preglednice ali drug program

Uvozite Excelov delovni list v Accessu

Uvoz Excelovem delovnem listu kot tabelo v novi zbirki podatkov.

Uporaba čarovnika za analizo tabel za organiziranje podatkov

Delo s podatki iz drugih programov

Uporaba starejše različice zbirke podatkov v več različicah Accessa

Uporabite datoteko Accessove zbirke podatkov v več različicah Accessa

1 korak: Kopiranje obstoječo zbirko podatkov in jo shranite v novi obliki zapisa

Korak 2: Razdelitev kopijo zbirke podatkov in uporabite izvirno datoteko zaledne zbirke podatkov

Korak 3: Povezovanje nove čelne v izvirni zbirki podatkov

Uporabo programa za uporabniški vmesnik/nazaj v več različicah Accessa

Kaj je Access?

Access 2010 je zbirka podatkov programa oblikovanje in uvajanje orodje , ki jih lahko uporabite, če želite spremljati pomembne informacije. Podatke lahko ohranite v vašem računalniku, ali lahko objavite v spletu, tako da lahko uporabljajo drugi zbirki podatkov s spletnim brskalnikom.

Veliko ljudi začnite uporabljati Access, ko program, ki se uporabljajo za spremljanje nekaj postopoma postane manj primernih za opravilo. Recimo, da se dogodek načrtovalec in želite za spremljanje vseh podrobnosti, ki jih potrebujete za upravljanje, da bi dogodke uspešni. Če uporabljate urejevalnik besedil ali preglednic dejanje, lahko preprosto naletite na težave z dvojniki in nedosledna podatkov. Uporabite lahko koledarje programsko opremo, vendar sledenje finančne informacije v koledarju ni primerna.

Relacijske zbirke podatkov v Accessu

Včasih boste potrebovali relacijske zbirke podatkov za sledenje te informacije – zakladnice podatke, ki so ločene v manjše zbirke podatkov (imenovane tabela) za odpravo redundanca, in nato povezanih skupaj glede na skupno bitov podatkov (imenovanih polja) . Na primer dogodka načrtovanja relacijske zbirke podatkov lahko vsebujejo tabele s podatki, tabelo s podatki prodajalca in tabelo z informacijami o dogodku. Tabela z informacijami o dogodku morda polje tako, da se nanašajo na stranke tabele in polja za povezovanje tabele Dobavitelj. Na ta način, na primer, če spremeni telefonsko številko dobavitelja, informacije lahko spremeni enkrat v tabeli» Prodajalec« namesto v vsak dogodek, ki dobavitelja, ki sodelujejo.

Dostop je orodje, da lahko uporabite za hitro in preprosto razvijajo programe relacijske zbirke podatkov, ki vam pomaga upravljati informacije. Ustvarite lahko zbirko podatkov za pomoč, lahko sledite skoraj kateri koli vrste informacij, na primer inventar poslovnih stikov in poslovnih procesov. Pravzaprav dostop je predloge, ki jih lahko uporabite takoj za sledenje različne informacije, kar stvari enostavno tudi za začetnike.

Ko odprete dostop

Ko začnete Access 2010, vidite v pogledu Microsoft Office Backstage, kjer lahko pridobite informacije o trenutno zbirko podatkov, ustvarite novo zbirko podatkov, odprite obstoječo zbirko podatkov in pogled pokaže vsebine iz Office.com.

Pogled »Backstage« programa Access 2010

Pogled »Backstage« vsebuje tudi druge ukaze, ki jih lahko uporabite, če želite prilagoditi, ohrani ali skupna raba zbirke podatkov. Ukazi v pogledu »Backstage« po navadi uporablja za celotno zbirke podatkov, ne da predmetov v zbirki podatkov.

Opomba: V pogledu »Backstage« , kadar koli lahko dobite tako, da kliknete zavihek Datoteka .

Na vrh strani

Iskanje in uporaba predloge

Access ponuja veliko različnih predlog, ki jih lahko uporabite za hitrost navzgor na postopek ustvarjanja zbirke podatkov. Predloga je pripravljena za uporabo zbirke podatkov, ki vsebuje vse tabele, poizvedbe, obrazce in poročila, ki so potrebni za izvedbo določenega opravila. Na primer, so predloge, ki jih lahko uporabite za sledenje zadevam, upravljanje stikov ali beležite stroške. Nekatere predloge, ki vsebujejo nekaj vzorčnih zapisov za prikaz njihove uporabe. Predlogo zbirke podatkov lahko uporabite, ko je ali jih lahko prilagodite da bolje ustrezajo vašim potrebam.

Iskanje in uporaba predloge za zbirko podatkov, naredite to:

  1. Na zavihku Datoteka kliknite Novo.

  2. V razdelku Predloge, ki so na voljo naredite nekaj od tega:

    • Če želite znova uporabiti predlogo, ki ste jo nedavno uporabili, kliknite Nedavne predlogein nato izberite želeno predlogo.

    • Če želite uporabiti predlogo, ki ste jo že namestili, kliknite Moje predlogein izberite predlogo, ki jo želite.

    • Če želite poiskati predlogo na Office.com, v razdelku Predloge na spletnem mestu Office.com, kliknite kategorijo predlog, izberite želeno predlogo in kliknite prenos za prenos predloge iz Office .com v računalnik.

      Iščete lahko tudi predloge na spletnem mestu Office.com v Accessu. V polje »Poišči predloge na Office.com vnesite enega ali več iskalnih izrazov, nato pa kliknite gumb s puščico za iskanje.

  3. Če želite, kliknite ikono mape ob polju Ime datoteke za Prebrskajte do mesta, kjer želite ustvariti zbirko podatkov. Če ne navedete na določeno mesto, Access ustvari zbirko podatkov v privzeto mesto, ki je prikazana pod poljem Ime datoteke .

  4. Kliknite Ustvari.

Access ustvari zbirko podatkov in odpre za uporabo.

Na vrh strani

Ustvarjanje zbirke podatkov od začetka

Če želite bolj temeljito predstavimo konceptov in zadaj s programom Access, če želite ustvariti zbirko podatkov, si oglejte članek osnove načrtovanja zbirk podatkov.

Če nobena predloga ne ustreza vašim potrebam, ali če imate podatke v drugem programu, ki ga želite uporabiti v Accessu, lahko določite, da je bolje, da ustvarite zbirko podatkov od začetka. V programu Access 2010, imate dve možnosti: standardno namizno zbirko podatkov ali spletne zbirke podatkov.

Če želite več informacij o spletnih zbirkah podatkov, si oglejte članek ustvarjanje zbirke podatkov za skupno rabo v spletu.

Če želite ustvariti novo zbirko podatkov, naredite to:

  1. Zaženite Access.

  2. Na zavihku »novo« v pogledu »Backstage« , kliknite Prazno zbirko podatkov ali Prazno spletno zbirko podatkov.

    Pomembno: Izbira, ki jih naredite tukaj določite, katere funkcije so na voljo v zbirki podatkov. Namizne zbirke podatkov ni mogoče objaviti v spletu in spletne zbirke podatkov ne podpirajo nekatere namizne funkcije, na primer rezultati poizvedbe.

  3. Na desni strani, v polje Ime datoteke vnesite ime za zbirko podatkov.

    Če želite spremeniti mesto, ustvarite datoteko, kliknite Prebrskaj Podoba gumba ob polju Ime datoteke , poiščite in izberite novo mesto in nato kliknite v redu.

  4. Kliknite Ustvari.

    Access ustvari zbirko podatkov in nato odpre prazno tabelo (imenovan Tabela1) v Pogled podatkovnega lista.

  5. Access postavi kazalec v prvo prazno celico v stolpcu Kliknite, če želite dodati novo tabelo.

    Če želite dodati podatke, začnite vnašati, ali lahko prilepite podatke iz drugega vira, kot je opisano v razdelku prilepite podatke iz drugega vira v Accessovo tabelo, v nadaljevanju tega članka.

    Opombe: 

    • Vnašanje podatkov v pogledu podatkovnega lista je namenjen za zelo podobno vnašanje podatkov v Excelovem delovnem listu. Glavna omejitev je, da podatke, morate vnesti v sosednje vrstice in stolpce, ki se začne v zgornjem levem kotu podatkovnega lista. Ne poskusite oblikovati podatke tako, da praznih vrstic ali stolpcev, kot jih lahko naredite v Excelovem delovnem listu, ker prakso tako bodo zapravljali prostor v tabeli. V tabeli so zgolj podatkov. Vse vizualno predstavitev podatkov, ki se bo zgodilo v obrazcih in poročilih, ki jih sami oblikujete pozneje.

    • Strukturo tabele je ustvarjena, ko vnesete podatke. Kadar koli dodate nov stolpec v podatkovni list, novo polje je določena v tabeli. Access nastavi podatkovni tip polja glede na vrsto podatkov, ki ga vnesete. Na primer, če imate stolpec, v katerem ste vnesli samo datumske vrednosti, bo Access nastavil podatkovni tip polja za datum/čas. Če poskusite pozneje v to polje vnesite vrednost brez datuma (na primer ime ali telefonsko številko), Access prikaže sporočilo, ki vas obvešča, da vrednost ne ujema z podatkovni tip stolpca. Ko je mogoče, morate načrt tabele tako, da vsak stolpec mora vsebovati enako vrsto podatkov, ali je besedilo, datumi, številke ali drugih vrst. S tem postane veliko lažje ustvarjanje poizvedbe, obrazce in poročila, ki so le podatki, ki jih želite izbrati.

Če želite, da še vnos podatkov, kliknite Zapri Podoba gumba .

Opomba: Dostop do boste izbrisali Tabela1, če jo zaprete, ne da bi shranili.

Na vrh strani

Odpiranje obstoječe Accessove zbirke podatkov

Namig: Če želite hitro odpreti enega od zadnjega več zbirk podatkov, ki ste jo že odprt, na zavihku Datoteka kliknite nedavnein kliknite ime datoteke.

  1. Na zavihku Datoteka kliknite Odpri.

  2. Kliknite bližnjico v pogovornem oknu Odpri – ali v polju Išči v kliknite pogon ali mapo, ki vsebuje zbirko podatkov, ki jih želite.

  3. Na seznamu map, dvokliknite mape, dokler ne odprete mapo, ki vsebuje zbirko podatkov.

  4. Ko najdete zbirke podatkov, naredite nekaj od tega:

    • Če želite odpreti zbirko podatkov v privzeti način odpiranja, jo dvokliknite.

    • Če želite odpreti zbirko podatkov z dostopom v skupni rabi v okolju večuporabniška tako, da vi in drugi uporabniki lahko tako branje in pisanje v zbirko podatkov, hkrati, kliknite Odpri.

    • Če želite odpreti zbirko podatkov za dostop samo za branje, tako, da si ga lahko ogledate, vendar ga ni mogoče urejati, kliknite puščico ob gumbu odprite in nato kliknite Odpri samo za branje.

    • Če želite odpreti zbirko podatkov za izključni dostop, tako, da nihče drug lahko odprete, medtem ko imate odprto, kliknite puščico ob gumbu odpreti , in nato Odpri izključno.

    • Odprite zbirko podatkov za dostop samo za branje, kliknite puščico ob gumbu odprite in nato Odprite izključno samo za branje drugi uporabniki še vedno lahko odprete zbirko podatkov, vendar imajo dostop samo za branje.

Če ne najdete zbirke podatkov, ki ga želite odpreti    

  1. V pogovornem oknu Odpri kliknite bližnjico Moj računalnik – ali v polju Išči v kliknite Moj računalnik.

  2. Na seznamu pogonov desno tipko miške kliknite pogon, ki menite, morda vsebujejo zbirke podatkov, in nato kliknite Išči.

  3. Vnesite pogoje iskanja in nato pritisnite ENTER, da poiščete zbirke podatkov.

  4. Če je zbirka podatkov, jo z dvoklikom odprite v pogovornem oknu Rezultati iskanja .

    Ker iskanje je začel v pogovornem oknu Odpri , morate pritisniti preklic v tem pogovornem oknu preden bo odprete zbirko podatkov.

Neposredno lahko odprete podatkovno datoteko v zunanji obliki (na primer dBASE, osupljiva misel, Microsoft Exchange ali Excel). Lahko tudi neposredno odprete katero koli ODBC vir podatkov, na primer Microsoft SQL Server ali Microsoft FoxPro. Access samodejno ustvari novo Accessovo zbirko podatkov v isti mapi kot podatkovno datoteko, in doda povezave do vsake tabele v zunanji zbirki podatkov.

Na vrh strani

Začnite uporabljati nove zbirke podatkov

Odvisno od predloge, ki ste jih uporabili, boste morda morali naredite nekaj od tega, če želite začeti z novo zbirko podatkov:

  • Če Access prikaže pogovorno okno prijava s praznim seznamom uporabnikov, uporabite ta postopek, če želite začeti:

    1. Kliknite nov uporabnik.

    2. Izpolnite obrazec Podrobnosti o uporabniku .

    3. Kliknite Shrani in zapri.

    4. Izberite uporabniško ime, ki ste ga pravkar vnesli, in kliknite prijava.

  • Če Access prikaže prazen list, lahko začnete, vnesete podatke neposredno v ta podatkovni ali kliknite druge gumbe in zavihke ter Preiščite zbirko podatkov.

  • Če Access prikaže Uvodno stranjo, lahko kliknete povezave na tej strani, če želite izvedeti več o zbirki podatkov ali kliknite druge gumbe in zavihke ter Preiščite zbirko podatkov.

  • Če Access prikaže Varnostno opozorilo v vrstici za sporočila in jim zaupate viru predloge, kliknite Omogoči vsebino. Če zbirka podatkov zahteva prijavo, boste morali znova se prijavite v.

Za namizne in spletne zbirke podatkov, tudi želite, da začnete z enega od teh korakov:

Na vrh strani

Dodajanje tabele

Novo tabelo lahko dodate v obstoječo zbirko podatkov z orodji v skupini tabele na zavihku Ustvari .

«Skupina» tabele na zavihku ustvari

Opomba: V spletni zbirki podatkov le ukaz »tabela «je na voljo v skupini tabele .

Ne glede na to, katero začnete v pogledu lahko vedno preklopite v drug pogled tako, da uporabite gumbe »pogledi« v vrstici stanja Accessovega okna.

Ustvarjanje prazne tabele v pogledu podatkovnega lista    V pogledu podatkovnega lista, lahko vnašate podatke takoj, in omogočite dostop do ustvarite strukturo tabele v ozadju. Imena polj so dodeljena številsko (polje1, polje2 in tako dalje) in Access nastavi podatkovni tip polja, glede na vrsto podatkov, ki ga vnesete.

  1. Na zavihku Ustvari v skupini tabele kliknite tabela Podoba gumba .

  2. Access ustvari tabelo in nato postavi kazalec v prvo prazno celico v stolpcu kliknite Dodaj .

  3. Če želite dodati podatke, začnite tipkati v prvo prazno vrstico, ali lahko prilepite podatke iz drugega vira, kot je opisano v nadaljevanju tega članka.

    • Če želite preimenovati stolpec (polje), dvokliknite glavo stolpca in nato vnesite novo ime.

      Namig: Smiselno poimenujete za vsako polje, tako da lahko poveste, kaj vsebuje, ne da bi morali pogled na podatke.

    • Če želite premakniti stolpec, izberite tako, da kliknete njegovo glavo stolpca in jo povlecite na želeno mesto. Prav tako lahko izberete več sosednjih stolpcih in jih povlecite vsem na novo mesto skupaj.

      Če želite dodati več polj v tabeli, lahko bodisi začnete vnašati besedilo v stolpcu Kliknite, če želite dodati v pogledu podatkovnega lista ali nova polja lahko dodate tako, da uporabite ukaze v skupini Dodaj & brisanje na zavihku polja .

Ustvarjanje tabele, ki se začne v pogledu načrta    V pogledu načrta, najprej ustvarite novo tabelo strukture. Nato bodisi preklopite v pogled podatkovnega lista, če želite vnesti podatke, ali ga vnesete podatke, s katero drugo metodo, kot z obliko.

Pogled načrta ni na voljo za tabele v spletni zbirki podatkov.

  1. Na zavihku Ustvari v skupini tabele kliknite Tabela načrt. Podoba gumba

  2. Za vsako polje v tabeli, v stolpcu Ime polja vnesite ime in nato izberite podatkovni tip s seznama Podatkovni tip .

  3. Dodatne informacije za vsako polje, lahko vnesete v stolpec Opis . Opis, ki ga vnesete, je prikazan v vrstici stanja, ko vstavljanja v to polje, in se uporablja kot besedilo vrstice stanja za kontrolnike, ki jih ustvarite tako, da povlečete polje iz podokna Seznam polj v obrazcu ali poročilu , in kontrolnikov, ki so bili ustvarjeni za to polje s čarovnikom za obrazce ali čarovnik za poročila.

  4. Ko ste dodali vsa polja, shranite tabelo:

    • Na zavihku Datoteka kliknite Shrani.

  5. Vnašanje podatkov v tabeli, kadar koli tako, da preklopite v pogled podatkovnega lista, kliknite prvo prazno celico in vnesete lahko začnete. Prilepite lahko tudi podatke iz drugega vira, kot je opisano v naslednjem razdelku.

Ustvarjanje tabele na podlagi SharePointovega seznama    S SharePointovim seznamom podatkov lahko uporabljajo osebe, ki nimajo dostopa. Poleg tega seznama podatkov je shranjena v strežniku, ki ponuja na splošno boljša zaščita pred izgubo podatkov kot datotek, shranjenih v namiznem računalniku. Lahko začnete z nov seznam, ali pa vstavite povezavo do obstoječega seznama. Mora imeti zadostna dovoljenja na SharePointovem mestu, kjer želite ustvariti seznam; To lahko razlikujejo glede na mesto tako stika na SharePointovega skrbnika za podrobnosti o možnostih.

Ta funkcija ni na voljo v spletni zbirki podatkov.

  1. Na zavihku Ustvarjanje v skupini Tabele kliknite SharePointovi seznami.

  2. Uporabite eno od predlog seznama lahko ustvarite standardne SharePointov seznam, na primer stike ali dogodke.

    Izberete lahko tudi ustvarite seznam po meri, ali če želite povezati ali uvoziti obstoječi seznam. Kliknite želeno možnost.

  3. Če se odločite, katero koli od predlog seznamov ali ustvarite seznam po meri, se odpre pogovorno okno Ustvarjanje novega seznama , vas bo vodil skozi postopek. Če izberete uporabi obstoječi seznam, se odpre pogovorno okno Dobi zunanje podatke lahko.

Če želite več informacij o tabelah, si oglejte članek Uvod v tabele.

Na vrh strani

Prilepite podatke iz drugega vira v Accessovo tabelo

Če vaše podatke je trenutno shranjena v drugem programu, kot so Excel, lahko kopirate in prilepite podatke v Accessovi tabeli. Na splošno se to najbolje obnese, če podatkov že razdeljeno v stolpce, saj so v Excelovem delovnem listu. Če so podatki v Wordovem obdelava programa, naj najprej ločite stolpce podatkov z uporabo zavihki ali pretvorite podatke v tabelo v programu za urejanje besedila in nato kopirajte podatke. Če podatkov potrebuje za urejanje ali spreminjanje (na primer delilno imena v ime in priimek), boste morda želeli naredite to, preden ga kopirate podatke, še posebej, če niste seznanjeni z dostopom.

Ko prilepite podatke v prazno tabelo, Access nastavi podatkovni tip za vsako polje, glede na kakšne vrste podatkov najde tam. Na primer, če prilepljene polje vsebuje nič, ampak datumske vrednosti, Access uporabi datum/čas podatkov vnesite v to polje. Če prilepljene polju le besede »da« in »brez« , Access uporabi da/ne podatke vnesite v polje.

Dostop do imena polj, odvisno od tega, kaj najde v prvi vrstici prilepljene podatke. Če prva vrstica prilepljenih podatkov podobna vrstic, ki sledijo, Access določi, da prva vrstica del podatkov in dodeli splošna imena (polje1, polje2 in tako dalje) v polja. Če prva vrstica prilepljenih podatkov ni podobna vrstic, ki sledijo, Access uporabi prvo vrstico za imena polj in izključi prve vrstice v dejanskih podatkov.

Če Access dodeli splošna imena polj, preimenujete polja čim prej, da bi se izognili zmede. Uporabite ta postopek:

  1. Na zavihku Datoteka kliknite Shrani shraniti tabelo.

  2. V pogledu podatkovnega lista, dvokliknite vsak naslov stolpca in nato vnesite ime za stolpec.

  3. Znova shranite v tabeli.

Na vrh strani

Uvoz ali povezava do podatkov iz drugega vira

Imate morda podatkov, ki ste bili zbiranje v drugem programu, ki ga želite uporabiti v Accessu. Morda delate z osebami, ki shranijo podatke v drugih programih, in želite delati z njimi podatke v Accessu. Ali morda imate več različnih virov podatkov, in morajo »ciljne številčnica« , kjer boste lahko združili jih vse za razširjeno analizo.

Dostop do zlahka uvoz ali povezava podatkov iz drugih programov. Podatke lahko dostopate iz Excelovega delovnega lista, iz tabele v drugo Accessovo zbirko podatkov, s SharePointovega seznama ali iz katerega koli od številnih drugih virov. Proces je različen glede na vir podatkov, vendar ta navodila vam bodo začeli:

  1. Na zavihku Zunanji podatki v skupini uvoz & povezavo , kliknite ukaz za vrsto datoteke, ki jih uvažate iz.

    Na primer, če želite uvoziti podatke iz Excelovega delovnega lista, kliknite Excel. Če ne vidite vnesite pravilen program, kliknite več.

    Opomba: Če ne najdete vrsto pravilna oblika v skupini uvoz & povezavo , boste morda morali zagnati program, v katerem ste ustvarili prvotno podatke in shranite podatke v obliki zapisa datoteke, ki jo Access podpira (na primer ločena besedilna datoteka) z njim , in nato uvoz ali povezava do podatkov.

  2. V pogovornem oknu Dobi zunanje podatke kliknite Prebrskaj poiščite datoteko vira podatkov, ali v polje ime datoteke vnesite celotno pot datoteke vira podatkov.

  3. Kliknite želeno možnost v razdelku določi, kako in kje želite shraniti podatke v trenutni zbirki podatkov. Ustvarjanje nove tabele z uporabo uvoženih podatkov ali ustvarite povezano tabelo, ki vzdržuje povezavo z virom podatkov.

  4. Kliknite V redu.

    Glede na vašo izbiro, pogovorno okno Povezava predmetov ali Uvozi predmete , se odpre pogovorno okno.

  5. Če želite dokončati postopek, uporabite pogovorno okno. Natančen postopek izvedete temelji na možnost uvoz ali povezava, ki ste jo izbrali.

  6. Na zadnji strani čarovnika kliknite Dokončaj.

    Če želite uvoziti, Access vpraša, ali želite shraniti podrobnosti operacijo uvoza, ki ste jo ravnokar dokončali.

  7. Če se vam zdi, da bo opravljal to isto operacijo uvoza znova, kliknite Shrani korake izvozain nato vnesite podrobnosti.

    Nato lahko preprosto ponovite operacijo uvoza v skupini uvoz na zavihku Zunanji podatki kliknite Shranjeni uvozi , kliknite uvoz specifikacija in nato kliknite Zaženi.

  8. Če ne želite shraniti podrobnosti operacije, kliknite Zapri.

Access Uvozi podatke v novo tabelo in nato prikaže pod tabele v podoknu za krmarjenje.

Če želite izvedeti več o tem, kako uvoziti podatke v Access, sledite povezave v razdelku Glejte tudi v tem članku.

Na vrh strani

Naslednji koraki

Preostanek procesa oblikovanja se razlikuje glede na vaše cilje, vendar boste verjetno želeli, razmislite o ustvarjanju poizvedbe, obrazci, poročila in makri. V tem članku ni informacij o ustvarjanju predmetov dodatne zbirke podatkov.

Če želite več informacij, glejte te članke:

Na vrh strani

Uvoz podatkov iz preglednice ali drug program

Če ste seznanjeni z drugimi programi za zbirke podatkov ali preglednice, verjetno seznanite z osnovami delovanje teh vlog in katere zbirke podatkov, ki se uporabljajo za. Dostop do se razlikuje od številnih drugih programov zbirke podatkov tako, da vam omogoča, da ustvarite relacijske zbirke podatkov in dodatno se razlikuje od najbolj preglednica programov tako, da nudi orodja za razvoj zapletene poizvedbe, obrazce in poročila. Access ponuja tudi številne možnosti za delo z drugimi programi zbirke podatkov, na primer SQL Server.

Uvozite Excelov delovni list v Accessu

Veliko ljudi začnete raziskovati dostop po prvi gradnja seznama v Excelu. Excel je odlično mesto za ustvarjanje seznama, ampak kot na seznamu sčasoma, postane težje organizacije in posodablja. Na seznamu za dostop je premikanje po navadi logični naslednji korak.

Tabelo zbirke podatkov je podobno strukturo delovnega lista v, da so podatki shranjeni v vrstice in stolpce. Kot rezultat, je po navadi preprost uvoz delovnega lista v tabelo zbirke podatkov. Glavna razlika med shranjevanjem podatkov na delovnem listu in shranjevanje v zbirki podatkov, ki je v organizacijo podatkov. Preprosto uvozite celoten delovni list v novo tabelo v zbirki podatkov ne boste odpravili težave, povezane z organizacijo in posodabljanje podatkov, še posebej, če so odvečne podatke na delovnem listu. Če želite odpraviti te težave, mora razdelite podatkov preglednice v ločene tabele, posamezni zapis, ki vsebujejo podatke, povezane. Če želite več informacij o tem, kako razporedite podatke v tabeli, si oglejte članek osnove načrtovanja zbirk podatkov.

Dostop do funkcij analizatorja čarovnika tabele, ki lahko pomagajo, če želite dokončati ta postopek. Po uvozu podatkov v tabelo, čarovnik vam pomaga, da Razdelite tabelo v ločene tabele, ki vsebuje podatke, ki se ne podvoji v enem od druge tabele. Čarovnik ustvari tudi potrebne relacije med tabelami.

Na vrh strani

Uvoz Excelovem delovnem listu kot tabelo v novi zbirki podatkov.

  1. Na zavihku Datoteka kliknite novoin nato kliknite Prazna zbirka podatkov.

  2. V polje Ime datoteke vnesite ime za novo zbirko podatkov in nato kliknite Ustvari.

    Odpre se novo zbirko podatkov in Access ustvari novo prazno tabelo, Tabela1.

  3. Zaprite Tabela1.

    Ko ste pozvani, ali želite shraniti spremembe načrta Tabela1, kliknite brez.

  4. Na zavihku Zunanji podatki v skupini uvoz & povezava kliknite Excel. Slika gumba

  5. V pogovornem oknu Dobi zunanje podatke kliknite Prebrskaj.

  6. Uporabite pogovorno okno Odpiranje datoteke in poiščite datoteko.

  7. Izberite datoteko in kliknite Odpri.

  8. V pogovornem oknu Dobi zunanje podatke zagotovite, da je izbrana možnost uvozite izvorne podatke v novo tabelo v trenutni zbirki podatkov .

  9. Kliknite V redu.

    Čarovnik za uvoz preglednic začne, in vas vpraša nekaj vprašanj o vaših podatkov.

  10. Sledite navodilom, kliknite naslednjo ali znova pomikanje po strani. Na zadnji strani čarovnika kliknite Dokončaj.

    Opomba: Access vpraša, ali želite shraniti podrobnosti operacijo uvoza, ki ste jo ravnokar dokončali. Če se vam zdi, da jih bo opravljal to enako uvoziti znova, kliknite dain nato vnesite podrobnosti. Nato lahko preprosto ponovite postopek v prihodnosti tako, da kliknete Shranjeni uvozi v skupini uvoz na zavihku Zunanji podatki . Če ne želite shraniti podrobnosti operacije, kliknite Zapri.

Access Uvozi podatke v novo tabelo in jo prikaže v razdelku Vse tabele v podoknu za krmarjenje.

Na vrh strani

Uporaba čarovnika za analizo tabel za organiziranje podatkov

Ko podatkov so bili uvoženi v Accessovo tabelo, lahko uporabite čarovnik za analizo tabel za hitro identifikacijo odvečnih podatkov. Čarovnik nato omogoča preprost način za razvrščanje podatkov v ločene tabele, tako, da je mogoče shraniti v najučinkoviteje. Access ohrani izvorno tabelo kot varnostno kopijo, in nato ustvari nove tabele, ki jih lahko uporabite kot osnovo za zbirko podatkov programa.

  1. Odprite Accessovo zbirko podatkov, ki vsebuje tabelo, ki jo želite analizirati.

  2. Na zavihku Orodja za zbirke podatkov v skupini Analiza kliknite Analiza tabelo.

    Zažene se čarovnik za analizo tabel.

    Prva dva strani čarovnika vsebujejo kratko vadnico – skupaj z gumbi, ki jo lahko kliknete in si oglejte primere. Če ne vidite uvodni strani, vendar namesto tega videli potrditveno polje z oznako Pokaži uvodne strani?, potrdite potrditveno polje, in nato znova dvakrat, da si ogledate uvedbo. Če ne želite videti uvodni strani znova, ko preberete vnosa, lahko počistite na Pokaži uvodne strani? potrditveno polje.

  3. V oknu Katera tabela vsebuje polja z vrednostmi, ki se ponavljajo v več zapisih? strani, izberite tabelo, ki jo želite analizirati in nato kliknite naprej.

  4. Lahko pustite, da čarovnik se odločite, katera polja, pojdite v tabele, ki jih, lahko pa to odločitev sami. Če sledite predlogom čarovnika, lahko še vedno naredite spremembe v postavitvi tabele na naslednji strani čarovnika.

    Opomba: Če dovolite čarovnika, se odločite, katera polja postaviti v tabele, ki jih, svojo izbiro vedno morda ni primerno za vaše podatke, še posebej, če ni, koliko podatkov za delo z. Preverite rezultate čarovnika natančno. Na drugi strani čarovnika lahko predlaga učinkovitejše organizacije kot tistega, ki razmišljate o, tako, da je dobro, da vsaj enkrat poskusite se čarovnik za odločitve. Če vam ni všeč predloge, še vedno lahko prerazporedite polja ročno in lahko vedno kliknite nazaj in vsa polja razporedite sami.

  5. Kliknite Naprej. Na tej strani določite, katere tabele vsebuje polja, ki. Če ste se odločili, da naj čarovnik odloči, vidite več tabel, ki so povezani z črte relacij. V nasprotnem primeru Access ustvari le eno tabelo, ki vsebuje vsa polja. V vsakem primeru, lahko spremenite na tej strani.

    • V prazno območje na strani, če želite ustvariti novo tabelo, ki vsebuje polja, lahko povlečete polja iz tabele. Vas Access pozove za ime tabele.

    • Lahko povlečete polja iz ene tabele v drugo tabelo če menite, da bodo shranjene učinkoviteje tam.

    • Večina tabel bodo imeli ID ali Ustvari Enolični ID polja. Če želite izvedeti več o poljih ID, kliknite namigi v zgornjem desnem kotu čarovnika.

    • Če želite razveljaviti spremembo, kliknite gumb Razveljavi .

    • Če želite preimenovati tabele, dvokliknite njegovo naslovno vrstico, vnesite novo ime in kliknite v redu.

  6. Ko imate polja urejene tako, kot da želite, kliknite naprej.

  7. Če čarovnik najde zapise, ki so zelo podobne vrednosti, bo vrednosti kot morebitne tipkarske napake in prikazal zaslon, kjer lahko potrdite, kaj narediti z njimi. Pomikajte se po seznamu, če želite najti, ki so vrednosti v stolpcu popravek , in nato kliknite ustrezen element v spustnem seznamu. Izberite (pustite v obliki-je) , da čarovnik od spremenite vrednost. Ko končate, kliknite naprej.

  8. Čarovnik vpraša, ali želite ustvariti poizvedbo, ki je podobna izvirni tabeli. Če že imate ustvarjeno, obrazce in poročila, ki temeljijo na izvorno tabelo, ustvarjanje poizvedbe, kot je dobro. Če se odločite, da, ustvarite poizvedbo, čarovnik preimenuje izvorno tabelo tako, da dodate »_OLD« v imenu tabele in nato imena nove poizvedbe z uporabo imena v izvirni tabeli. Obrazci in poročili, ki temelji na tabeli zdaj s poizvedbo za svoje podatke, in še delati kot prej.

  9. Kliknite Dokončaj.

    Čarovnik Ustvari nove tabele, kot je navedeno, in jih nato odpre. Ko končate pregledovanje rezultatov, jih zaprite.

Na vrh strani

Delo s podatki iz drugih programov

Programa Access 2010 ponuja funkcije za delo s podatki, ki je shranjena v drugih programih.

Ustvarjanje nove Accessove zbirke podatkov s povezavo do podatkov v drugo obliko zapisa datoteke    Access lahko uporabite za odpiranje datoteke v drugo obliko zapisa datoteke, na primer besedilo, dBASE ali preglednico. Access samodejno ustvari Accessovo zbirko podatkov in povezave datoteke za vas.

  1. Zaženite Access.

  2. Na zavihku Datoteka kliknite Odpri.

  3. V pogovornem oknu Odpri kliknite vrsto datoteke, ki jo želite odpreti na seznamu. Če niste prepričani, da vrsto datoteke, kliknite vse datoteke (*. *).

  4. Če je potrebno, poiščite mapo, ki vsebuje datoteko, ki ga želite odpreti. Ko najdete datoteko, jo dvokliknite, da ga odprete.

  5. Sledite navodilom v čarovniku. Na zadnji strani čarovnika kliknite Dokončaj.

Uvoz ali povezava podatkov v obstoječo zbirko podatkov Access    Lahko bodisi uvozite podatke iz drugih virov in programov v Accessove tabele tako, da podatke, ki je vključena v Accessovi datoteki, ali lahko povežete s podatki iz Accessa, da podatki ostanejo v izvirno datoteko (zunaj Accessove datoteke).

  1. Na zavihku Zunanji podatki v skupini uvoz & povezavo , kliknite oblika, v kateri so shranjeni podatki.

    Uvoz ali povezava do podatkov v teh virih lahko:

    • Excel    V podatkov lahko prenesete iz delovni list ali imenovani obseg v Excelovem delovnem zvezku. Vsak delovni list ali imenovani obseg morate uvoziti ali povezati ločeno.

    • Access    To je zelo priročen za ločevanje v procesu iz podatkov, ustvarjanje razdeljene zbirke podatkov. To pomeni, lahko uporabite eno zbirko podatkov, da imajo vsi obrazci, poročila in makri in ohraniti podatke v drugo zbirko podatkov. Nato lahko ustvarite izboljšave ne da bi prekinil kdorkoli je delo. Lahko tudi združite podatke iz številnih različnih Accessove zbirke podatkov v eno, kar omogoča lažje povzemanje podatkov v oddelki ali med poslovnimi partnerji.

    • zbirka podatkov ODBC    Številni programi za podporo tej obliki zapisa, vključno z veliko izdelki za strežnik zbirke podatkov. To vam pomaga pri ustvarjanju zbirke podatkov »ciljne številčnica« , kjer združite podatke iz različnih sistemov.

    • Besedilna datoteka    Lahko povežete preproste besedilne datoteke, in lahko uporabite tudi dostop spremeniti vsebino te datoteke. To lahko pomaga lažje Accessovih podatkov porabijo za vrsto programov.

    • Datoteka XML    V tej obliki zapisa ponuja združljivostjo z različnimi drugih programih, vključno z nekaj spletnih strežnikih.

    • SharePointov seznam    S tem postane podatkov uporabni s spletnim brskalnikom, standardni način za uporabo na SharePointov seznam.

    • Podatkovne storitve    Lahko povežete s spletnimi storitvami, podatkov v podjetju.

    • Dokument HTML    

    • Outlookova mapa    Outlookove mape, lahko povežete tako, da boste lažje integracijo podatkov za stik z preostale podatke.

    • datoteke dBase    dBase je priljubljena nadomestna zbirke podatkov sistem, ki podpira dostop

      Prikaže se pogovorno okno Dobi zunanje podatke .

  2. Sledite navodilom v pogovornem oknu.

    Dostop do bo uvoz ali povezava podatkov v zbirko podatkov. Za večino oblik, morate določiti mesto podatkov in nato izberite, kako naj bodo shranjeni v zbirki podatkov.

Na vrh strani

Uporaba starejše različice zbirke podatkov v več različicah Accessa

Če v Accessovo zbirko podatkov ali Accessov projekt je bil ustvarjen v Access 2000 ali novejšo različico, lahko uporabite zbirko podatkov ali projekt v različici Accessa, v kateri je bila ustvarjena ali v novejši različici, tudi če je datoteka omogočeno varnostjo. Na primer, lahko uporabite Access 2000 datotek v Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 in Access 2010.

Morda morate položaj, kjer želite ohraniti podatke, v starejši različici Accessa, vendar imate uporabnikov z novejšo različico Accessa, ki želite povezavo do teh podatkov, vendar še vedno lahko izkoristite funkcije novejšo različico. Rešitev je, da ustvarite novo zbirko podatkov »osnovno« v novejšo različico (z obrazci, poročila, poizvedbe, makre, vendar ni tabel) in povezava s tabelami v starejši različici datoteke. Uporabite enega od teh procedur, odvisno od zbirke podatkov je shranjena v eni datoteki, ali je že razdelite na osprednji/zaledni program.

Uporabite datoteko Accessove zbirke podatkov v več različicah Accessa

Če vse tabele, obrazce in drugih predmetov v starejši različici Accessovo zbirko podatkov, ki so shranjeni v eno datoteko in jo želite uporabiti v zbirki podatkov v več različicah Accessa, lahko ustvarite nove čelne zbirke podatkov v novejši različici in povezava do izvorne datoteke. Uporabniki, ki so starejše različice Accessa so še vedno lahko uporabljali izvirne zbirke podatkov. Uporabniki, ki imajo novejšo različico lahko uporabite nove čelne zbirke podatkov za povezavo do iste podatke. Če potrebujete, da bo upošteval več različic Accessa, lahko ustvarite več čelne različice.

Na vrh strani

1 korak: Kopiranje obstoječo zbirko podatkov in jo shranite v novi obliki zapisa

Uporabite ta postopek za pretvarjanje zbirke podatkov v kateri koli od treh najnovejših oblik: Access 2000, Access 2002-2003 ali Access 2007. Ta ukaz Ohrani izvorno zbirko podatkov v izvirni obliki in ustvari kopijo v obliki zapisa, ki jo določite.

  1. Zaprite Access datoteko. Če je datoteka večuporabniška Accessovo zbirko podatkov, ki je v strežniku ali v mapi v skupni rabi, poskrbite, da nihče drug ga odprete.

  2. Zaženite Access 2010.

  3. Na zavihku Datoteka kliknite Odpri.

  4. Poiščite mesto datoteke, ki jo želite pretvoriti, in jo dvokliknite, da ga odprete.

    Če se prikaže pogovorno okno Izboljšava zbirke podatkov , sprašuje, ali želite izboljšati zbirko podatkov, kliknite brez.

  5. Če obrazec odpre ob zagonu zbirke podatkov, zaprite obrazec.

  6. Na zavihku Datoteka kliknite Shrani datoteko kot.

  7. V pogovornem oknu Shrani kot vnesite ime za novo zbirko podatkov.

    Opomba: Razen če boste prihranili nove zbirke podatkov na drugem mestu, mora biti ime razlikuje od prvotne zbirke podatkov. V vsakem primeru je po navadi najbolje, da uporabite drugo ime, tako, da boste lahko enostavno razlikovanje med čelne zbirke podatkov in zaledne zbirke podatkov. Toda, če želite pretvoriti v obliko zapisa programa Access 2007, z datotečno pripono spreminja .mdb .accdb, tako, da uporabite isto ime datoteke.

  8. Kliknite Shrani.

Na vrh strani

Korak 2: Razdelitev kopijo zbirke podatkov in uporabite izvirno datoteko zaledne zbirke podatkov

Razdelite pretvorjeno zbirko podatkov tako, da sledite temu postopku:

  • Na zavihku Orodja za zbirke podatkov v skupini Premikanje podatkov kliknite Accessova zbirka podatkov. Slika gumba

  • V pogovornem oknu Zbirka podatkov razdelilna kliknite razdeljene zbirke podatkov.

    Ustvarite varnostno kopijo, če želite, pa lahko preprosto znova ustvarite kopijo z uporabo izvirne zbirke podatkov.

  • Vnesite ime za zaledno zbirko podatkov in nato kliknite razdeli.

Na vrh strani

Korak 3: Povezovanje nove čelne v izvirni zbirki podatkov

  1. Brisanje fizične zbirke podatkov, ki ustvarjen z orodjem za zbirke podatkov razdeljevalca – pazite, da ne izbrišete izvorne zbirke podatkov.

  2. Povezovanje nove čelne zbirke podatkov v tabele v izvirni zbirki podatkov: na zavihku Zunanji podatki v skupini uvoz & povezava kliknite Upravitelj povezanih tabel. Podoba gumba

  3. Kliknite Izberi vsein nato potrdite potrditveno polje vedno poziv za novo mesto .

  4. Kliknite v redu, prebrskajte do starejše različice zbirke podatkov in jo dvokliknite.

    Če vse gre dobro, Access prikaže sporočilo, ki navaja vse izbrane povezane tabele, ki so bili uspešno Osveži.

Zdaj lahko izboljšate nove čelne zbirke podatkov za podporo novih funkcij za uporabnike, ki imajo novejših različicah Accessa. Uporabniki, ki so starejše različice lahko še naprej uporabljate starejšo različico zbirke podatkov.

Na vrh strani

Uporabo programa za uporabniški vmesnik/nazaj v več različicah Accessa

Če je Accessova zbirka podatkov že osprednji/zaledni program, lahko pretvorite sprednji novo obliko zapisa datoteke. Brez sprememb, ki so potrebni za fizične zbirke podatkov.

Ta postopek vam pokaže, kako uporabljati ukaz Shrani datoteko kot pretvoriti čelne zbirke podatkov v eno od treh najnovejših oblik: Access 2000, Access 2002-2003 ali Access 2007. Ta ukaz Ohrani izvorno zbirko podatkov v izvirni obliki in ustvari kopijo v obliki zapisa, ki jo določite.

  1. Zaprite čelne zbirke podatkov. Če je datoteka večuporabniška Accessovo zbirko podatkov, ki je v strežniku ali v mapi v skupni rabi, se prepričajte, da nihče nima odprte.

  2. Zaženite Access 2010.

  3. Na zavihku Datoteka kliknite Odpri.

  4. Poiščite mesto čelne zbirke podatkov in jo dvokliknite, da ga odprete.

    Če se prikaže pogovorno okno Izboljšava zbirke podatkov , sprašuje, ali želite izboljšati zbirko podatkov, kliknite brez.

  5. Če obrazca se pojavi, ko odprete zbirko podatkov, zaprite obrazec.

  6. Na zavihku Datoteka kliknite Shrani datoteko kot.

  7. V pogovornem oknu Shrani kot vnesite ime za novo zbirko podatkov.

  8. Kliknite Shrani.

Zdaj lahko izboljšate nove čelne zbirke podatkov za podporo novih funkcij.

Na vrh strani

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×