Ko uvozite podatke v Access, izvorni podatki včasih niso pravilno razdeljeni v povezane tabele. Če želite kar najbolje izkoristiti Access, je treba podatke normalizirani – ločiti jih je treba v različne tabele, vsako glede na eno stvar, ki so povezani s ključnimi deli informacij. Analizator tabel vam lahko pomaga pri tem kritičnem opravilu: na traku kliknite Orodja za zbirke podatkov in nato v skupini Analiziraj kliknite Analiziraj tabelo. Zažene se čarovnik in vas vodi skozi postopek.
Opomba: Informacije v tej temi veljajo le za namizno zbirko podatkov programa Microsoft Access (.mdb ali .accdb).
1. Izvirna tabela
2. Tabele, ki jih ustvari analizator tabel
3. Poizvedba, ki jo ustvari analizator tabel
4. Seznam iskanja
Če vaša Microsoft Accessova zbirka podatkov tabela s ponavljajočimi se informacijami v enem ali več poljih, uporabite analizator tabel, da razdelite podatke v povezane tabele, tako da lahko varneje in učinkoviteje shranjujete podatke. Ta postopek se imenuje normalizacija.
Analizator tabel razdeli eno tabelo s ponavljajočimi se informacijami v ločene tabele, v katerih je vsaka vrsta informacij shranjena le enkrat. Tako je zbirka podatkov učinkovitejša in enostavnejša za posodobitev ter zmanjša njeno velikost. Ko čarovnik razdeli podatke, si lahko še vedno ogledate podatke in delate z njimi na enem mestu tako, da čarovnik ustvari poizvedbo.
S poizvedbo lahko posodobite podatke iz več tabel hkrati. Poizvedba ponuja tudi druge funkcije za časovni zamikanje, s tem pa povečajo natančnost vaših podatkov.
-
Če spremenite polje, ki se v poizvedbi ponovi, se vsi zapisi s to vrednostjo samodejno posodobijo, ker dejansko posodabljate le eno polje v temeljni tabeli poizvedbe.
-
Od novih tabel poizvedba podeduje polja za iskanje, s katerimi lahko spremenite vrednosti polj tako, da izberete vrednosti na seznamu, namesto da bi morali pravilno vtipkati vrednost. Iskalni seznam poišče vrednosti iz temeljne tabele. Če ista vrednost velja za več zapisov, lahko točnosti in doslednosti zagotovite tako, da na seznamu izberete to vrednost vsakič.
-
Obrazci in poročila, ki so prej temeljili na izvirni tabeli, bodo zdaj samodejno temeljili na poizvedbi, ker čarovnik poizvedbi dodeli ime izvirne tabele in preimenuje tabelo.
-
Obstoječi obrazci in poročila, ki temeljijo na poizvedbi, podedujejo samodejne posodobitve polj. Novi obrazci in poročila podedujejo tudi iskalne sezname.
