Najpogostejša vprašanja o rezervacijah, sprostitvah in shranjevanju različic

Najpogostejša vprašanja o rezervacijah, sprostitvah in shranjevanju različic

Kako rezervirati, sprostiti ali zavreči spremembe datotek v knjižnici.

Ne, če rezervirate datoteko, spremenite le stanje datoteke, da omogočite le urejanje datoteke.

Če Preverite datoteko in je ne shranite znova, spremembe ne bodo shranjene. Če želite ohraniti spremembe, vedno shranite datoteko.

Shranjevanje datoteke je odvisno od urejevalnika ali orodja, ki ga uporabljate. Če uredite besedilno datoteko v spletu, morate izrecno klikniti» Shrani«. Če pa urejate v programu sistema Office 365, na primer v Wordu ali Excelu, lahko dokument zaprete in ga samodejno shrani.

Če Preverite datoteko, jo shranite in nato zavrzite rezervacijo, spremembe ne bodo shranjene v knjižnico.

Vsak, ki ima dovoljenje za urejanje v knjižnici dokumentov, lahko privzeto spremeni datoteko. Vendar pa lahko knjižnico nastavite tako, da pred spreminjanjem datoteke najprej preveri datoteko.

Če želite izvesti to nastavitev, morate biti lastnik knjižnice dokumentov ali skrbnik mesta ali pa imate primerljiva dovoljenja.

  1. Odprite knjižnico, za katero želite zahtevati rezervacijo.

  2. V SharePoint Online kliknite nastavitve Gumb za nastavitve v obliki mehanizma in nato kliknite Nastavitve knjižnice.

    Meni »Nastavitve« z izbrano možnostjo »Nastavitve knjižnice«

    V SharePoint 2013 in SharePoint 2016 kliknite stran, nato pa kliknite Nastavitve knjižnice.

    Gumbi z nastavitvami SharePointove knjižnice na traku
  3. Na strani nastavitve kliknite nastavitve shranjevanja različic.

    Pogovorno okno »Nastavitve knjižnice« z izbrano možnostjo »Shranjevanje različic«.
  4. Na strani Nastavitve shranjevanja različic se pomaknite navzdol in kliknite da , Če želite, da so dokumenti rezervirani, preden jih je mogoče urejati.

    Pogovorno okno» nastavitve «z označeno možnostjo» da «morate rezervirati dokumente, ki jih želite urejati

Knjižnica dokumentov privzeto omogoča, da člani z dovoljenjem za urejanje spreminjajo in urejajo datoteke, ne da bi jih preverili. Če želite to preprečiti, omogočite rezervacijo, ki je zahtevana v knjižnici. Če želite izvesti to nastavitev, morate biti lastnik knjižnice dokumentov ali skrbnik mesta ali pa imate primerljiva dovoljenja.

  1. Odprite knjižnico, za katero želite zahtevati rezervacijo.

  2. V SharePoint Online kliknite nastavitve Gumb za nastavitve v obliki mehanizma in nato kliknite Nastavitve knjižnice.

    Meni »Nastavitve« z izbrano možnostjo »Nastavitve knjižnice«

    V SharePoint 2013 in SharePoint 2016 kliknite stran, nato pa kliknite Nastavitve knjižnice.

    Gumbi z nastavitvami SharePointove knjižnice na traku
  3. Na strani nastavitve kliknite nastavitve shranjevanja različic.

    Pogovorno okno »Nastavitve knjižnice« z izbrano možnostjo »Shranjevanje različic«.
  4. Na strani Nastavitve shranjevanja različic se pomaknite navzdol in kliknite da , Če želite, da so dokumenti rezervirani, preden jih je mogoče urejati.

    Pogovorno okno» nastavitve «z označeno možnostjo» da «morate rezervirati dokumente, ki jih želite urejati

Na hitro si lahko ogledate, kdo je stolpec rezerviral, da pokažete kazalec na rezervirano icon image , da si ogledate namig, ki vam pove, kdo je datoteko rezerviral.

Stolpec Rezerviral lahko dodate tudi v privzeti pogled knjižnice. Tako si lahko vsi preprosto ogledajo, kdo je rezerviral dokument. Če želite izvedeti več o tem, kako dodate rezervacijo po stolpcu v SharePoint, si oglejte ustvarjanje stolpca na seznamu ali v knjižnici.

Več informacij

Shranjevanje različic je način, kako ustvarite zgodovino sprememb dokumenta, za katerega potrebujete nadzorovan cikel objavljanja glavnih različic ali glavnih različic in podrazličic.

Zgodovina različic z izbrisano podrazličico

Vklop shranjevanja različic

Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico

Kliknite »Dodaj«, da povlečete datoteke v knjižnico s funkcijo» povleci in spusti    «

Datoteke najpogosteje prenesete tako, da jih iz računalnika ali omrežne mape povlečete v knjižnico dokumentov. Najprej odprite knjižnico na spletnem mestu. Nato v računalniku poiščite dokumente, ki jih želite prenesti, jih izberite in povlecite na mesto v knjižnici, kjer piše povlecite datoteke sem.

Če ne vidite možnosti za povlečenje in spuščanje datotek, namestite najnovejšo različico programske opreme brskalnika ali Microsoft Officea. Ta funkcija zahteva najmanj Office 2013 ali najnovejšo različico Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox ali Chrome.

Okno »Odpiranje Raziskovalca« z ukazom» Odpri z raziskovalcem «   

S tem ukazom odprete Raziskovalca v računalniku, prikaže pa strukturo map v računalniku s strežnikom, na katerem temelji spletno mesto. Občasno boste morali morda več dokumentov v knjižnici kopirati ali premakniti v drugo knjižnico.

Opomba: Odprite z raziskovalcem v SharePoint 2013 in SharePoint 2016 ali pa si oglejte v Raziskovalcu z SharePoint Online deluje le v Internet Explorerju 10 ali 11. Microsoft Edge, Google Chrome ali Mozilla FireFox ni podprt.

Morda boste želeli na primer vse dokumente v eni knjižnici, ki ste jih ustvarili pred več kot letom dni, premakniti v drugo knjižnico in jih arhivirati. Ali pa boste pri menjavi delovnih skupin morda želeli svoje dokumente iz knjižnice na enem mestu kopirati v drugo knjižnico, ki je na podmestu.

Datoteke v mapi lahko tudi spreminjate, kar pomeni, da jih lahko, na primer, kopirate, preimenujete, brišete in tako dalje.

Povlecite datoteke v knjižnico z ukazom» nov dokument «   

V oblačku »Ustvarjanje nove datoteke« kliknite PRENESI OBSTOJEČO DATOTEKO. V pogovornem oknu, ki se prikaže, kliknite »Prebrskaj«, da prenesete posamezne datoteke.

Prednost takšnega pristopa je v tem, da deluje v vsakem brskalniku in v vsaki različici brskalnika.

Sorodni nasveti o rezervacijah, sprostitvah in različicah   

Ne glede na to, kako datoteke prenašate, če imate omogočeno možnost rezervacij, sproščanja in shranjevanja različic, imejte v mislih to:

  • Če želite prenesti datoteko v knjižnico, ki zahteva rezervacijo datotek, je datoteka najprej rezervirana za vas. Če želite, da si bodo tudi drugi uporabniki datoteko lahko ogledali in jo urejali, jo morate najprej sprostiti.

  • Če je knjižnica nastavljena za sledenje različicam datotek, navadno dodate preneseno datoteko kot novo različico, ki nato postane del zgodovine različic datoteke.

  • Če knjižnica zahteva, da v enega ali več stolpcev knjižnice vnesete vrednosti, na primer, ime oddelka ali številko projekta, morate najprej urediti vrednosti in sprostiti dokument, šele nato lahko zaključite postopek prenašanja dokumenta.

Več informacij

Nov dokument lahko dodate kot novo različico, da si ogledate izhod iz enega in zamenjate vso vsebino z novo različico. Ko je rezervirana različica spremenjena, jo znova preverite. SharePoint bo naredil novo kopijo, obdržal starejše različice (če ste jo nastavili za to). Če želite več informacij shranjevanju različic, si oglejte Delovanje shranjevanja različic na seznamu ali v knjižnici.

Ne, žal iz SharePointovega okolja ne morete nastaviti opomnika ali dobiti datuma, ko je bil dokument rezerviran. Obstajajo programski vmesniki aplikacije (API-ji), ki omogočajo, vendar zahtevajo, da je program po meri napisan. Pogovorite se s skrbnikom ali načrtovalcem mesta.

Če si želite ogledati vizualno delo, si oglejte icon image za rezervirano ikono ali dodajte stolpec v knjižnico. Če želite izvedeti več o tem, kako dodate rezervacijo po stolpcu v SharePoint glejte ustvarjanje stolpca na seznamu ali v knjižnici.

Če želite prenesti datoteko v knjižnico, ki zahteva rezervacijo datotek, je datoteka najprej rezervirana za vas. Ogledate si lahko datoteke, drugi pa si jih ne morejo, kar se zlahka spregleda. Preden si lahko druge osebe ogledajo datoteke ali jih urejajo, se prepričajte, da ste izpolnili vse zahtevane lastnosti, in nato sprostite datoteke.

Več informacij

Če vam nekdo pošlje povezavo do SharePointove datoteke, vi pa jo kliknete, pred urejanjem vedno preberite naslovno vrstico, ali v njej piše, da je datoteka le za branje. Če piše, v knjižnici pa je omogočena rezervacija datotek, morate datotek rezervirati. Knjižnico lahko vedno poiščete tako, da si ogledate spletni naslov.

Če pa je datoteka Officeov dokument, na primer Wordov, Excelov ali PowerPointov dokument, je postopek precej bolj preprost. Najprej dajte dokument v Način za urejanje, kliknite zavihek Datoteka, nato pa poiščite gumb Upravljanje različic, s katerim lahko datoteko rezervirate.

Obstaja pa možnost, da je nekdo že rezerviral datoteko, tako da v tem primeru ukaz Rezerviraj ne bi bil na voljo.

Kako pogosto ste to že videli?

Sporočilno okno z možnostjo, da ohranite rezervirano datoteko v lokalni mapi za osnutke

Funkcija za lokalno shranjevanje osnutkov je na voljo že v več različicah. Če izberete možnost Uporabi mojo lokalno mapo za osnutke, lahko datoteko uporabljate brez povezave in jo laže najdete v računalniku, če jo morate pozneje odpreti, ko nimate vzpostavljene povezave z omrežjem. Mapa je privzeto poimenovana SharePointovi osnutki, najdete pa jo v svoji mapi Dokumenti ali Moji dokumenti. Če za rezervacijo izberete dve datoteki ali več, tega pogovornega okna ne vidite.

Toda časi se spreminjajo. Če želite z datotekami delati brez povezave, raje uporabite storitev OneDrive za podjetja, s katero lahko poljubno knjižnico dokumentov uporabljate brez povezave in samodejno sinhronizirate spremembe. Storitev OneDrive za podjetja je vključena v Office 2013, na voljo pa je tudi samostojna različica.

Več informacij

Knjižnica, organizirana v mape, ima pogosto privzet pogled, ki prikazuje vse mape. Če želite sprostiti veliko datotek v več mapah, ustvarite nov pogled, ki »splošči« knjižnice, tako da lahko vidite vse datoteke v enem pogledu brez map. Če želite to narediti, izberite Prikaži vse elemente brez map v razdelku Mape na strani »Urejanje pogleda«. Med izbiranjem lahko povečate omejitev datoteke, da vidite vse datoteke hkrati, tako da povečate tudi Število prikazanih elementov v razdelku Omejitev elementa. To omogoča veliko preprostejšo izbiro vseh datotek za rezervacijo z eno operacijo.

Več informacij

Če ste sinhronizirali knjižnico z OneDrive za podjetja, lahko še vedno rezervirate datoteke v brskalniku. Če želite označiti, da je datoteka rezervirana , si lahko ogledate icon image v brskalniku. Vendar pa v datoteki v lokalni mapi vaše naprave ni nobene rezervirane ikone, ker lokalna mapa nima znanja za rezervacijo/sprostitev v državi datoteke v SharePointu.

V lokalni mapi pa lahko naredite to:

  1. Kliknite ime datoteke z desno tipko miške.

  2. Izberite Ogled spletnih ali selct OneDrive za podjetjain nato kliknite Pojdi v brskalnik.

Zdaj lahko hitro vidite SharePointovo knjižnico in stanje rezervacije/sprostitve poljubne datoteke v knjižnici.

Ni vam treba čakati, da se oseba vrne z dopusta.

Skrbnik mesta ali knjižnice lahko uporabi dovoljenje Preglasi rezervacijo, ki omogoči sprostitev dokumenta ali zavrže rezervacijo dokumenta drugega uporabnika. Vendar bodite pozorni na posledice, če to naredite. Vaš kolega, ki je na dopustu, morda želi dodati lokalno kopijo svojih sprememb v dokument v knjižnici in dve različici je treba uskladiti ali ročno ali z orodji za primerjavo, kot so orodja, ki jih ponujata Word in Excel.

Več informacij

Povedano preprosto, z rezervacijo in sproščanjem datotek lahko datoteko zaklenete in onemogočite prekomerno urejanje, nato pa jo sprostite za druge. Pri ustvarjanju knjižnic, organizaciji datotek in izbiranju najboljšega načina sodelovanja imejte v mislih želeni način sodelovanja. Pri delu z dokumenti lahko z drugimi sodelujete na različne načine. S to tabelo lahko izberete način, ki je najbolj primeren za vas.

Način sodelovanja

Najpogostejša uporaba

Najboljša praksa

Neuradno

Vsakdanji dokumenti skupine, redko ali neredno urejanje ter občasni spori pri urejanju

Onemogočite zahtevo za rezervacijo (to je privzeta nastavitev knjižnice), vendar pa lahko po potrebi kljub temu rezervirate posamezne datoteke.

Soavtorstvo

Preprosto sprotno sodelovanje pri delu z dokumentom z Officeovimi izdelki v odjemalskih računalnikih in z uporabo storitve Office za splet

Onemogočite zahtevo za rezervacijo in datoteke ne rezervirajte, saj to ni združljivo s soavtorstvom

Uradno

Zaporedno dodajanje pripomb in pregledovanje ter odobritev dokumenta

Omogočite zahtevano rezervacijo

Nekaj dodatnih namigov in nasvetov, če v knjižnici omogočite rezervacijo:

  • Datotek ne imejte rezerviranih predolgo. 

  • V privzeti pogled knjižnice dodajte stolpec Rezerviral. Tako lahko drugi preprosto vidijo, kdo je rezerviral dokument. Če ta stolpec ni v pogledu, lahko še vedno pokažete kazalec nad rezervirano ikono icon image , da si ogledate namig, ki vam pove, kdo je datoteko rezerviral.

  • Vprašaj, preden prestavite rezervacijo druge osebe.

  • Izogibajte se urejanju datotek, ki so že rezervirane.

  • Zapomnite si, da spremembe niso vidne drugim, dokler se ne sprostite.

Več informacij

Če imate še vedno težave ali pa naletite na nepričakovano delovanje, bi bilo morda smiselno poslati naročilo storitve.

Obrnite se na podporo za poslovne izdelke – pomoč za skrbnike .

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×