Najboljše prakse Outlooka: Pisanje odličnih e-pošte

Opomba:  Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

V tem članku

Kaj morate narediti

V česa ne smete narediti

Naučite se uporabljati sezname prejemnikov in skupine (DL-jev) stikov

Kako uporabljati komentarje v vrstici

Kdaj uporabiti SKP

Priprava za počitnice

Kaj morate narediti

Ta pravila s katerimi boste v e-poštna sporočila videti bolj profesionalna in posredujete sporočilo.

  1. Preberite sporočilo, preden ga pošljete.

  2. Bo vaš predmet opisno in dejanja usmerjena. Na primer: »upravitelji: pošljite table umik datume «vsebuje ime skupine in dejanja, tako da prejemniki lahko hitro ugotovite, kaj morate storiti. Druge uporabne predpone vključujejo «v vednost: «in »Zahteva dejanje. «

  3. Če je potrebno, dejanje stanje kaj naj v vrstici z zadevo.

  4. Če se spremeni tema pogovora, spremenite zadevo sporočila.

  5. Obdrži vsa sporočila, kratka in jedrnata.

  6. Organizirajte vsebino sporočila iz najpomembnejše do najmanj.

  7. Krepki pomembne informacije lahko.

  8. Dodajte elementov za dejanja ali vprašanja v svojo vrstico , da bodo izstopala in opazijo.

  9. Imena krepko oseb, ko zastavljanje vprašanj. Na primer:»Ryan: kaj je stanje na project? «če uporabljate Outlook 2016 s storitvijo Office 365, lahko uporabite @Mentions.

  10. Omejitev število oseb, ki jim pošljete sporočilo tistim, ki ga morajo prebrati.

    • «Osebe, ki ga morajo biti obveščeni v vrstici »Kp«

    • «Osebe, ki morajo odgovoriti ali ukrepati, dodajte v vrstico za

  11. Uporaba na podpis ustrezni, vendar ohraniti vaš podpis preprost, kratek, strokovno in, če je le mogoče, brez grafike.

  12. Če želite takojšen odgovor, ne pošiljaj e-pošte. Telefon ali pošiljanje neposrednega sporočila.

  13. Če ste na e-poštnega pogovora, ki ima več kot 10 sporočila brez ločljivosti, razmislite o klicanje ali nastavitev srečanja, naj vam razloži težavo. E-pošte ni vedno učinkovit medij za odpravljanje zapletena vprašanja.

  14. Potrdi sporočila, ki zahtevajo obširnejše odgovor. Če ste zasedeni odziva s polno odgovor takoj, naj pošiljatelja vedeli, da ste iskali v vprašanje in bo odgovorite tako, da ura ali datum. Označi sporočiloopomnili odgovori pozneje.

  15. Uporaba zelo pomembno ( High Importance icon in Outlook ) redko.

    Opomba: Tudi če ste nastavili pravila zakasnitvijo Pošlji, označevanje sporočila z Visoko pomembnostjo povzroči, da se takoj posreduje.

  16. Če postavljate vprašanje in bi lahko odgovorilo več oseb, Izberite samo eno osebo in ne vprašanje pošljete skupini.

Ključnega pomena za pisanje dobro e-poštna sporočila je empathize s prejemniki vašega sporočila. Razširjeno si e-poštni vedenja, si oglejte to članek.

Nadaljnja obravnava: dodajanje zastavice ob pošiljanju

Ko pošiljate sporočilo nekomu, od katerega želite odgovor, naredite to:

  1. Zastavice, ki ga zase na pošiljanje.

  2. Spremenite ime opravila z zastavico e-pošte v vrstici zadolžitev, če želite začeti z Nadaljnje delo.

  3. Označite ga s kategorijo @Waiting .

Ko boste vzeli te tri korake, veste, da vaš ukrepati za pošiljanje drugo sporočilo ali poiščite odgovor.

Namig    Opomni sami, če želite poslati sporočilo v drugo je pogosto bolj učinkovito kot označevanje z zastavico sporočila za vaš prejemnika. Podobno, če ste obljubo narediti nekaj v sporočilu, z zastavico zase tako, da imate opravila v vrstici zadolžitev tako, da vas opomni.

Na vrh strani

V česa ne smete narediti

  1. Ne uporabljajte tiskovin.

  2. Ne vključite svojega nadrejenega v vsako sporočilo, ki ga pošljete.

  3. Ne Pošlji sporočilo, ko ste angry. Bolje napisati, ga shranite v mapo osnutkov, in se vrnite na to pozneje.

  4. Ko pošiljate dolga sporočila (več kot dva odstavka), ne pričakujte hitrega odgovora.

  5. Ne Pošlji nadaljnje sporočilo manj kot dan po prvo sporočilo. Če ne slišite nazaj pravočasno, poskusite uporabiti telefona ali neposrednega sporočanja.

  6. Uporaba ne najdete potrdila ali potrdila o dostavi na vsakega poslanega sporočila. Uporabite le, če niste prepričani, ali vaš Prejemniki bodo prejeli sporočilo.

  7. Ne priložite zastavice ali zelo pomembno High Importance icon in Outlook vsakega poslanega sporočila. Prejemniki vašega sporočila naučili, da jih prezre.

  8. Ne uporabljajte samo velikih črk.

  9. Ne pošiljajte prilog – raje pošljite povezave.

  10. Ne razširiti sezname prejemnikov ali skupine stikov. Razširjanje seznamov prejemnikov omogoča sporočila težje brati in povzroči, da se premaknete v napačnem poštne mape, ki.

  11. Ne uporabljajte sarkazem. Vaš humorja lahko narobe.

  12. Ne napisati nekaj ne bi naj vsi v podjetju za branje. Nikoli ne veste, kje morda morali računati vaš e-poštno sporočilo.

  13. Ne uporabljajte ležečih ali zelo umetniški pisav, ki jih je težko prebrati.

  14. Ne uporabljajte rdeče pisave, ker jo je težje brati in lahko kdo razlaga kot kritiko.

  15. Ne Pošlji Odgovori vsem na seznam prejemnikov ali skupine, ki se sprašuje odstranjevanje stikov. Kdaj koli prej.

Na vrh strani

Pravila za skupine stikov in seznamov prejemnikov (DL-jev)

  • Če odgovarjate veliki skupini stikov, upoštevajte vsa pravila dobrega e-pošte Dos.

  • Če želite več informacij iz posameznikov ali pa so raziskovanje težavo ločeno, odgovorite na seznamu celotno prejemnikov, da naj vsi vedeli, da odgovarjate in nato odgovori na posamezne ločeno. Morate odgovoriti seznam prejemnikov, ko je težava odpravljena z želeno ločljivost. S tem omogoča ločljivost z drugimi na seznamu prejemnikov.

Preusmerjanje oseb

Če nekdo pošlje sporočilo na seznamu prejemnikov, ki ste član, in sporočilo, ki bi bolje odgovoril tako, da drugi osebi ali drug seznam prejemnikov, naredite to:

  1. Odgovori osebo v vrstici ali seznam prejemnikov pravilne.

  2. Odgovore Pošlji na seznamu pravilno prejemnikov ali drugi osebi.

  3. Ne postavite izvirni seznam prejemnikov v vrstici »SKP« ker sporočila ne filtrira druge osebe pravila. Namesto, pustite seznam prejemnikov v vrstico za ali Kp .

Odstranjevanje iz na DL

Če prejmete pošto iz seznam prejemnikov, ki jih ne želite, da se na, pošljete sporočilo skrbnika omrežja ali lastnika seznam prejemnikov in prosite, da bodo odstranjeni. Ne odgovorite na seznam prejemnikov celotno. Če želite poiskati lastnik DL seznama, dvokliknite ime seznama prejemnikov.

Na vrh strani

Uporaba komentarjev v vrstici

Dodajanje komentarjev v vrstici e-pošti ste prejeli je primeren odgovorili na vprašanja in odgovorite težave. Obravnava Priporočamo vam, da naredite to:

  1. V sporočilu omenite, da vnašate komentarje v vrstici. Napišite na primer »Glej spodnje komentarje«.

  2. Svoje besedilo ločite od izvirnega sporočila. Tukaj je nekaj predlogov:

    • Spremenite barvo pisave

    • Čakanje na vnaprej vaše ime in začetnice v oklepajih, na primer [Melissa], [MM]

    • Pisavo spremenite v ležečo ali krepko ali oboje

  3. Ne izbrišete ničesar ne pišete.

Primer pošiljateljevega imena pred vstavljeno pripombo
Slika 1 primer komentarja v vrstici v Outlookovem sporočilu

Slika 1 primer komentarja v vrstici v Outlookovem sporočilu

Na vrh strani

Uporaba vrstice »Skp«

S funkcijo »SKP« , da odstranite osebe iz e-poštnega pogovora, ko se vam zdi, da ne potrebujejo dodatnih sporočil, ali če je tema pogovora spremenila.

Na primer, če ste eno od petih ljudi, ki prejemajo vprašanje in želite odgovoriti, premakniti na štiri osebe v »SKP« črte in stanje podoben »Bcc'ing Anže, Jaka, James in Jennifer. Tukaj je odgovor... «« Prihodnja sporočila bodo nato med samo vi in izvirnemu pošiljatelju.

Ne uporabite SKP tretje osebe (na primer svojega nadrejenega) vedeti občutljive sporočilo. Prejemnikov »SKP« ne zavedajo, da je oseba prejela SKP in lahko odgovorite vsem zaradi njega, da je oseba prejela SKP. To lahko naletite kot pravi način delovanja na vaši strani.

Namesto »SKP« za obveščanje tretje osebe o težavi, Posreduj sporočilo, ko ste ga že poslali.

Na vrh strani

Priprava za počitnice

Če uporabljate Outlook s storitvijo Office 365, račun Outlook.com, Hotmail.com ali Live.com ali Microsoft Exchangeev račun, lahko nastavite poštno sporočilo iz odsoten obvestite ljudi v organizaciji, da ste izginila.

Kot najboljše prakse, upoštevajte navodila v razdelku Dodaj čas v pisarni Outlook koledarje sodelavcev.

Če vi ali skrbnik ustvaril koledar v skupni rabi dopust, se prepričajte, da objavite svoje počitnice tam. Če vsi uporablja koledar v skupni rabi, ne potrebujete, če želite poslati povabilo na ločenem pustiti vsi vedeli, da ste odsotni, kot članek, na katere se sklicuje prej predlaga, vendar e-poštno sporočilo lahko deluje kot dobrih opomnik.

O avtorici

Patricia Eddy je vodja vsebine pisec za Outlook. Patricia Eddy je vodja vsebine pisec za namizni različici Outlooka. Je nekdanji MVP Outlook in avtor več knjig na zelo starejše različice programa Outlook. Živi v Seattle, kjer je ima za branje in predvajanju kitaro.

Na vrh strani

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×