Načrtovanje premislekov za posodabljanje podatkov

Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Dobro oblikovana zbirka podatkov ne zagotavlja le integritete podatkov, vendar jo je lažje vzdrževati in posodobiti. Accessova zbirka podatkov ni datoteka v enakem pomenu kot Microsoft Wordov dokument ali Microsoft PowerPointov diapozitiv. Namesto tega je zbirka predmetov – tabel, obrazcev, poročil, poizvedb in tako naprej – to mora delovati skupaj, da bo delovalo pravilno.

Uporabniki vnesejo podatke predvsem prek kontrolnikov. Kaj naredite z določenim kontrolnikom, je odvisno od nabora podatkov za temeljno polje tabele, vse lastnosti, nastavljene za to polje, in lastnosti, nastavljene za kontrolnik. Na koncu razmislite o uporabi dodatnih tehnik zbirke podatkov, kot so preverjanje veljavnosti, privzete vrednosti, seznami in poizvedbe ter kaskadne posodobitve. 

Če želite več informacij o posodobitvi podatkov v pogledu uporabnika, si oglejte načini za dodajanje, urejanje in brisanje zapisov.

V tem članku

Kako načrt zbirke podatkov vpliva na vnos podatkov

Informacije, ki jih ohranite v zbirki podatkov, so shranjene v tabelah, ki vsebujejo podatke o določeni zadevi, kot so sredstva ali stiki. Vsak zapis v tabeli vsebuje informacije o enem elementu, kot je določen stik. Zapis je sestavljen iz polj, kot so ime, naslov in telefonska številka. Zapis se običajno imenuje vrstica, polje pa se navadno imenuje stolpec. Ti predmeti morajo ustrezati naboru načel načrtovanja ali pa bo zbirka podatkov delovala slabo ali pa je popolnoma neuspešna. Ta načela načrtovanja vplivajo na to, kako vnašate podatke. Upoštevajte to:

  • Tabele    Access shranjuje vse podatke v eni ali več tabelah. Število tabel, ki jih uporabljate, je odvisno od načrta in kompleksnosti zbirke podatkov. Čeprav si lahko ogledate podatke v obrazcu, poročilu ali v rezultatih, ki jih vrne poizvedba, Access shranjuje le podatke v tabelah in drugi predmeti v zbirki podatkov so zgrajeni na vrhu teh tabel. Vsaka tabela mora temeljiti na eni temi. Na primer tabela z informacijami o poslovnem stiku ne sme vsebovati informacij o prodaji. Če je tako, lahko iskanje in urejanje pravilnih informacij postane težavno, če to ni nemogoče.

  • Podatkovni tipi    Po navadi vsaka od polj v tabeli sprejme le eno vrsto podatkov. Zapiskov na primer ne morete shraniti v nabor polj, da sprejmete števila. Če poskusite vnesti besedilo v takem polju, Access prikaže sporočilo o napaki. Vendar to ni težko in hitro pravilo. V polje, ki je nastavljeno na podatkovni tip kratkih besedil, lahko na primer shranite številke (kot so poštne številke), vendar ne morete izvesti izračunov na teh podatkih, ker Access meni, da je del besedila.

    Z nekaterimi izjemami lahko polja v zapisu sprejemajo le eno vrednost. V polje» naslov «na primer ne morete vnesti več naslovov. To je v nasprotju z Microsoft Excelom, ki vam omogoča, da vnesete poljubno število imen ali naslovov ali slik v eno celico, razen če nastavite celico tako, da sprejme omejene vrste podatkov. 

  • Polja z več vrednostmi    Access ponuja funkcijo z imenom polja z več vrednostmi, ki priloži več delov podatkov enemu zapisu, in ustvarite sezname, ki sprejemajo več vrednosti. Seznam z več vrednostmi lahko vedno prepoznate, ker Access prikaže potrditveno polje ob posameznem elementu seznama. V zbirko podatkov lahko na primer pripnete komplet Microsoft PowerPointovih diapozitivov in poljubno število slik. Ustvarite lahko tudi seznam imen in po potrebi izberete toliko imen. Uporaba polj z več vrednostmi se morda zdi, da krši pravila načrta zbirke podatkov, ker lahko shranite več kot en zapis na polje tabele. Toda Access uveljavi pravila» za prizore «, tako da shranjuje podatke v posebnih, skritih tabelah.

  • Uporaba obrazcev    Obrazce običajno ustvarite, če želite, da je zbirka podatkov lažja za uporabo in da zagotovite, da bodo uporabniki pravilno vnašali podatke. Način uporabe obrazca za urejanje podatkov je odvisen od načrta obrazca. Obrazci lahko vsebujejo poljubno število kontrolnikov, kot so seznami, polja z besedilom, gumbi in celo podatkovni listi. Posledično vsak kontrolnik na obrazcu prebere podatke iz polja temeljne tabele ali zapiše podatke v polje temeljne tabele.

Če želite več informacij, glejte osnove načrtovanja zbirke podatkov in Ustvarjanje tabele ter dodajanje polj.

Vrh strani

Nastavitev privzete vrednosti za polje ali kontrolnik

Če ima veliko število zapisov enako vrednost za določeno polje, na primer mesto ali državo/regijo, lahko prihranite čas tako, da nastavite privzeto vrednost za kontrolnik, ki je vezan na to polje ali polje. Ko odprete obrazec ali tabelo, da ustvarite nov zapis, je privzeta vrednost prikazana v tem kontrolniku ali polju.

V tabeli

  1. Odprite tabelo v pogledu načrta.

  2. Na vrhu pogleda izberite polje.

  3. Na dnu pogleda izberite zavihek splošno .

  4. Lastnost default Value nastavite na želeno vrednost.

V obrazcu

  1. Odprite obrazec v pogledu» postavitev «ali» načrt«.

  2. Z desno tipko miške kliknite kontrolnik, s katerim želite delati, in nato kliknite lastnosti.

  3. Na zavihku podatki nastavite lastnost Privzeta vrednost na želeno vrednost.

Vrh strani

Uporaba veljavnostnih pravil za omejevanje podatkov

Podatke v Accessovih namiznih zbirkah podatkov lahko preverite tako, da jih vnesete z veljavnostnimi pravili. Pravila preverjanja lahko nastavite v pogledu načrta tabele ali podatkovnega lista tabele. V Accessu so na voljo tri vrste veljavnostnih pravil:

  • Veljavnostno pravilo polja    Veljavnostno pravilo polja lahko uporabite, če želite določiti merilo, ki ga morajo izpolnjevati vse veljavne vrednosti polja. Ne nastavljajte trenutnega polja kot del pravila, razen če uporabljate to polje v funkciji. Omejitve glede vrste znakov, ki jih lahko vnesete v polje, lahko lažje nastavite z vnosno masko. Na primer, datumsko polje lahko ima veljavnostno pravilo, ki onemogoča pretekle vrednosti.

  • Veljavnostno pravilo zapisa    Uporabite lahko veljavnostno pravilo zapisa, če želite določiti pogoj, ki ga morajo izpolnjevati vsi veljavni zapisi. Z veljavnostnim pravilom zapisa lahko primerjate vrednosti v različnih poljih. Zapis, ki ima dva datumska polja, lahko na primer zahteva, da so vrednosti enega polja vedno pred vrednostmi drugega polja (na primer Datumzačetka je pred EndDate).

  • Preverjanje veljavnosti v obrazcu    Z lastnostjo Veljavnostno pravilo lahko za kontrolnik v obrazcu določite pogoj, kateremu morajo ustrezati vse vrednosti vnosa v ta kontrolnik. Lastnost kontrolnika Veljavnostno pravilo deluje kot »Veljavnostno pravilo polja«. Običajno uporabite veljavnostno pravilo namesto veljavnostnega pravila polja, če je bilo pravilo specifično le za ta obrazec in ne ta tabelo, ne glede na to, kje je bilo uporabljeno.

Če želite več informacij, glejte omejevanje vnosa podatkov z uporabo veljavnostnih pravil.

Vrh strani

Delo s seznami vrednosti in polji za iskanje

V Accessu sta na voljo dve vrsti podatkov seznama:

  • Seznami vrednosti    Ti vsebujejo trde kodirane nabore vrednosti, ki jih vnesete ročno. Vrednosti so v lastnosti» vir vrstic «polja.

  • Polja za iskanje    Te poizvedbe uporabljajo za pridobivanje vrednosti iz druge tabele. Lastnost» vir vrstic «v polju vsebuje poizvedbo namesto trdega seznama vrednosti. Poizvedba pridobi vrednosti iz ene ali več tabel v zbirki podatkov. Polje» Iskanje «privzeto prikaže te vrednosti v obliki seznama. Odvisno od tega, kako nastavite polje za iskanje, lahko izberete enega ali več elementov s tega seznama.

    Opomba    Polja za iskanje lahko zmedejo nove Accessove uporabnike, ker je seznam elementov prikazan na enem mestu (seznam, ki ga Access ustvari iz podatkov v polju za iskanje), vendar pa lahko podatke prebivajo na drugem mestu (tabela, v kateri so podatki).

Access privzeto prikaže podatke seznama v kontrolniku kombiniranega polja, čeprav lahko določite kontrolnik polja s seznamom. Odpre se kombinirano polje, da predstavi seznam, nato pa se zapre, ko izberete izbor. Polje s seznamom, nasprotno, ostane odprto ves čas.

Če želite urejati sezname, lahko zaženete tudi ukaz» Uredi elemente seznama «ali pa podatke uredite neposredno v lastnosti vir vrstic v izvorni tabeli. Ko posodobite podatke v polju za iskanje, posodobite izvorno tabelo.

Če je lastnost Vrsta vira vrstic v polju s seznamom ali kombiniranem polju nastavljena na seznam vrednosti, lahko uredite seznam vrednosti, ko je obrazec odprt v pogledu obrazca – preprečite, da bi morali preklopiti v pogled načrta ali pogled postavitve, odpreti list z lastnostmi in urejate lastnost vir vrstic za kontrolnik vsakič, ko želite spremeniti seznam. Če želite urediti seznam vrednosti, mora biti lastnost Dovoli urejanje seznama vrednosti za polje s seznamom ali kombinirano polje nastavljena na da.

Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje seznama izbir s poljem s seznamom ali kombiniranim poljem.

Preprečevanje urejanja seznama vrednosti v pogledu obrazca

  1. Z desno tipko miške kliknite obrazec v podoknu za krmarjenje in kliknite pogled načrta ali pogled postavitve.

  2. Kliknite kontrolnik, da ga izberete, nato pa pritisnite F4, da prikažete list z lastnostmi.

  3. Na zavihku podatki na listu z lastnostmi nastavite lastnost Dovoli urejanje seznama vrednosti na ne.

  4. Kliknite Datoteka in nato še Shraniali pa pritisnite CTRL + S Podoba gumba .

Določite drug obrazec za urejanje seznama vrednosti

Access privzeto zagotavlja vgrajen obrazec za urejanje seznama vrednosti. Če imate drug obrazec, ki ga želite uporabiti za ta namen, lahko vnesete ime obrazca v lastnost obrazec za urejanje elementov seznama , in sicer tako:

  1. Z desno tipko miške kliknite obrazec v podoknu za krmarjenje in nato v priročnem meniju kliknite pogled načrta ali pogled postavitve .

  2. Kliknite kontrolnik, da ga izberete, nato pa pritisnite F4, da prikažete list z lastnostmi.

  3. Na zavihku podatki na listu z lastnostmi kliknite Spustno puščico v polju z lastnostmi obrazec za urejanje elementov seznama .

  4. Kliknite obrazec, ki ga želite uporabiti za urejanje seznama vrednosti.

  5. Kliknite datoteko in nato še Shraniali pa pritisnite CTRL + S Podoba gumba .

Pregled polja za iskanje v obrazcu

  1. Odprite obrazec v pogledu» postavitev «ali» načrt«.

  2. Z desno tipko miške kliknite kontrolnik polja s seznamom ali kombiniranega polja in nato kliknite lastnosti.

  3. Na listu z lastnostmi kliknite zavihek vse in poiščite lastnosti Vrsta vira vrstic in vir vrstic . Lastnost Vrsta vira vrstic mora vsebovati seznam vrednosti ali tabelo/poizvedbo, lastnost vir vrstic pa mora vsebovati seznam elementov, ločenih s podpičji ali poizvedbo. Če želite več prostora, z desno tipko miške kliknite lastnost in izberite Povečava ali pritisnite SHIFT + F2.

    Po navadi seznami vrednosti uporabljajo to osnovno sintakso: »element«; « element»; « element»

    V tem primeru je seznam nabor elementov, obdanih z dvojnimi narekovaji in ločenimi s podpičji.

    Poizvedbe za izbiranje uporabite to osnovno sintakso: SELECT [table_or_query_name]. [ FIELD_NAME] iz [table_or_query_name].

    V tem primeru poizvedba vsebuje dva stavka (SELECT in FROM). Prvi stavek se sklicuje na tabelo ali poizvedbo in polje v tej tabeli ali poizvedbi. Drugi stavek se nanaša le na tabelo ali poizvedbo. Tukaj je ključna stvar, ki jo morate zapomniti: Izberite stavki ne smejo vsebovati imena tabele ali poizvedbe, čeprav je priporočena, in morajo vsebovati ime vsaj enega polja. Ne glede na to pa se morajo vsi stavki FROM sklicevati na tabelo ali poizvedbo. Če želite, lahko vedno poiščete izvorno tabelo ali izvorno poizvedbo za polje za iskanje tako, da preberete stavek FROM.

  4. Naredite nekaj od tega.

    • Če uporabljate seznam vrednosti, uredite elemente na seznamu. Zagotovite, da obkrožite posamezne elemente z dvojnimi narekovaji in ločite posamezne elemente s podpičjem.

    • Če se poizvedba na seznamu za iskanje sklicuje na drugo poizvedbo, odprite to drugo poizvedbo v pogledu načrta (z desno tipko miške kliknite poizvedbo v podoknu za krmarjenje in kliknite pogled načrta). Opomba ime tabele, ki se prikaže v zgornjem delu oblikovalnika poizvedbe, in nato nadaljujte z naslednjim korakom.

      Če pa se poizvedba v polju za iskanje sklicuje na tabelo, si zapomnite ime tabele in se pomaknite na naslednji korak.

  5. Odprite tabelo v pogledu podatkovNega listain nato po potrebi uredite elemente seznama.

Pregled polja za iskanje v tabeli

  1. Odprite tabelo v pogledu načrta.

  2. V zgornjem delu mreže načrta poizvedbe v stolpcu podatkovni tip kliknite ali drugače postavite fokus na katero koli besedilo, število ali polje» da/ne «.

  3. V spodnjem delu mreže načrta tabele kliknite zavihek Iskanje , nato pa si oglejte lastnosti Vrsta vira vrstic in vir vrstic .

    Lastnost Vrsta vira vrstic mora brati seznam vrednosti ali tabelo/poizvedbo. Lastnost vir vrstic mora vsebovati seznam vrednosti ali poizvedbo.

    Seznami vrednosti uporabite to osnovno sintakso: »element«; « element»; « element»

    V tem primeru je seznam nabor elementov, obdanih z dvojnimi narekovaji in ločenimi s podpičji.

    Po navadi izberite poizvedbe uporabite to osnovno sintakso: SELECT [table_or_query_name]. [ FIELD_NAME] iz [table_or_query_name].

    V tem primeru poizvedba vsebuje dva stavka (SELECT in FROM). Prvi stavek se sklicuje na tabelo ali poizvedbo in polje v tej tabeli ali poizvedbi. Drugi stavek se nanaša le na tabelo ali poizvedbo. Tukaj je ključna stvar, ki jo morate zapomniti: Izberite stavki ne smejo vsebovati imena tabele ali poizvedbe, čeprav je priporočena, in morajo vsebovati ime vsaj enega polja. Ne glede na to pa se morajo vsi stavki FROM sklicevati na tabelo ali poizvedbo. Če želite, lahko vedno poiščete izvorno tabelo ali izvorno poizvedbo za polje za iskanje tako, da preberete stavek FROM.

  4. Naredite nekaj od tega.

    • Če uporabljate seznam vrednosti, uredite elemente na seznamu. Zagotovite, da obkrožite posamezne elemente z dvojnimi narekovaji in ločite posamezne elemente s podpičjem.

    • Če se poizvedba v polju za iskanje sklicuje na drugo poizvedbo, v podoknu za krmarjenje Odprite drugo poizvedbo v pogledu načrta (z desno tipko miške kliknite poizvedbo in kliknite pogled načrta). Opomba ime tabele, ki se prikaže v zgornjem delu oblikovalnika poizvedbe, in nato nadaljujte z naslednjim korakom.

      Če pa se poizvedba v polju za iskanje sklicuje na tabelo, si zapomnite ime tabele in se pomaknite na naslednji korak.

  5. Odprite tabelo v pogledu podatkovNega listain nato po potrebi uredite elemente seznama.

Vrh strani

Brisanje podatkov iz seznama» vrednosti «ali polja za iskanje

Elementi na seznamu vrednosti so v isti tabeli kot druge vrednosti v zapisu. V nasprotju s tem so podatki v polju za iskanje v eni ali več drugih tabelah. Če želite odstraniti podatke s seznama vrednosti, odprite tabelo in uredite elemente.

Za odstranjevanje podatkov s seznama iskanja so potrebni dodatni koraki, ki se razlikujejo glede na to, ali poizvedba za sezname iskanja črpa podatke iz tabele ali druge poizvedbe. Če poizvedba za seznam iskanja temelji na tabeli, poiščite to tabelo in polje, ki vsebuje podatke, prikazane na seznamu. Nato odprite izvorno tabelo in uredite podatke v tem polju. Če poizvedba za seznam iskanja temelji na drugi poizvedbi, morate odpreti to drugo poizvedbo, poiskati izvorno tabelo in polje, od koder druga poizvedba črpa podatke, in spremeniti vrednosti v tej tabeli.

Odstranjevanje podatkov s seznama vrednosti

  1. Odprite tabelo v pogledu načrta.

  2. V zgornjem delu mreže načrta izberite polje tabele, ki vsebuje seznam vrednosti.

  3. V spodnjem delu mreže kliknite zavihek Iskanje, nato pa poiščite lastnost Vir vrstic.

    Privzeto so na začetku in na koncu elementov na seznamu vrednosti dvojni narekovaji, posamezni elementi pa so ločeni s podpičji: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Po potrebi odstranite elemente s seznama. Ne pozabite izbrisati narekovajev, na začetku in na koncu vsakega posameznega izbrisanega elementa. Odstranite tudi začetno podpičje, ne pustite parov podpičja skupaj (;;) in če odstranite zadnji element na seznamu, izbrišite končno podpičje.

    Pomembno    Če izbrišete element s seznama vrednosti, pri čemer zapisi v tabeli že uporabljajo ta izbrisani element, ostane izbrisani element del zapisa, dokler ga ne spremenite. Denimo na primer, da ima vaše podjetje skladišče v mestu A, nato pa stavbo proda. Če s seznama skladišč odstranite »mesto A«, bo »mesto A« prikazano v tabeli, dokler ne spremenite teh vrednosti.

Odstranjevanje podatkov iz polja za iskanje

  1. Odprite tabelo v pogledu načrta.

  2. V zgornjem delu mreže načrta izberite polje za iskanje.

  3. V spodnjem delu mreže načrta kliknite zavihek Iskanje, nato pa poiščite lastnosti Vrsta vira vrstic in Vir vrstic.

    Lastnost Vrsta vira vrstic mora prikazovati Tabela/poizvedba, lastnost Vir vrstic pa mora vsebovati poizvedbo, ki se sklicuje na tabelo ali drugo poizvedbo. Poizvedbe za polja za iskanje se vedno začnejo z besedo Select.

    Ponavadi (ne pa vedno) izbrana poizvedba uporablja to osnovno sintakso: SELECT [ime_tabele_ali_poizvedbe].[ime_polja] FROM [ime_tabele_ali_poizvedbe].

    V tem primeru poizvedba vsebuje dva stavka (SELECT in FROM). Prvi stavek se sklicuje na tabelo in na polje v tej tabeli, medtem ko se nasprotno drugi stavek sklicuje le na tabelo. Zapomnite si: Stavek FROM vam vedno razkrije ime izvorne tabele ali poizvedbe. Stavki SELECT morda ne vsebujejo vedno imena tabele ali poizvedbe, čeprav pa vedno vsebujejo ime vsaj enega polja. Ne glede na to pa se morajo vsi stavki FROM sklicevati na tabelo ali poizvedbo.

  4. Naredite nekaj od tega:

    • Če se poizvedba v polju za iskanje sklicuje na drugo poizvedbo, kliknite gumb graditev (na zavihku podatki na listu z lastnostmi kliknite Gumb »Graditelj« naprej), da odprete poizvedbo v pogledu načrta. Zapomnite si ime tabele, ki je prikazana v zgornjem odseku načrtovalca poizvedb, in nato še korak 5.

    • Če se poizvedba v polju za iskanje sklicuje na tabelo, si zabeležite ime te tabele in nadaljujte s 5. korakom.

  5. Odprite izvorno tabelo v pogledu podatkovNega lista.

  6. Poiščite polje, ki vsebuje podatke na seznamu iskanja, nato pa po potrebi uredite te podatke.

Na vrh strani

Kako podatkovni tipi vplivajo na način vnosa podatkov

Ko načrtujete tabelo zbirke podatkov, izberite podatkovni tip za vsako polje v tej tabeli, postopek, ki pomaga zagotoviti natančnejše vnose podatkov.

Ogled podatkovnih tipov

Naredite nekaj od tega:

Uporaba pogleda podatkovnega lista

  1. Odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista.

  2. Na zavihku polja v skupini oblikovanje si oglejte vrednost na seznamu podatkovni tip. Vrednost se spremeni, ko postavite kazalec v različna polja v tabeli:

    Seznam podatkovnih tipov

Uporaba pogleda načrta

  1. Odprite tabelo v pogledu načrta.

  2. Oglejte si mrežo načrta. Zgornji del mreže prikazuje ime in podatkovni tip posameznega polja tabele.

    Polja v pogledu načrta

Kako podatkovni tipi vplivajo na vnos podatkov

Podatkovni tip, ki ste ga nastavili za vsako polje tabele, zagotavlja prvo raven nadzora nad katero vrsto podatkov je dovoljen v polje. V nekaterih primerih, na primer z dolgim besedilnim poljem, lahko vnesete želene podatke. V drugih primerih, na primer v samoŠtevilčnem polju, nastavitev podatkovnega tipa za polje prepreči vnos kakršnih koli informacij. V spodnji tabeli so navedeni podatkovni tipi, ki jih Access zagotavlja, in opisuje, kako vplivajo na vnos podatkov.

Če želite več informacij, glejte podatkovni tipi za Accessove namizne zbirke podatkov in spremenite ali spremenite nastavitev podatkovnega tipa za polje.

Vrsta podatkov

Učinek na vnos podatkov

Kratko besedilo

Opomba: Od različice Access 2013 naprej je podatkovni tip »Besedilo« preimenovan v Kratko besedilo.

Polja s kratkimi besedili sprejemajo besedilne ali številske znake, vključno z ločenimi seznami elementov. Polje Z besedilom sprejme manjše število znakov, kot pa polje z dolgim besedilom – od 0 do 255 znakov. V nekaterih primerih lahko uporabite funkcije pretvorbe za izvajanje izračunov podatkov v polju s kratkim besedilom.

Dolgo besedilo

Opomba, začetek v programu Access 2013, so bili podatkovni tipi» memo «preimenovani v dolgo besedilo.

V to vrsto polja lahko vnesete velike količine besedila in številskih podatkov, ki so do 64.000 znakov. Poleg tega nastavite polje tako, da bo podpiralo obogateno oblikovanje besedila, lahko uporabite vrste oblikovanja, ki jih običajno najdete v programih za obdelavo besedil, kot je Word. Na primer, lahko uporabite različne pisave in velikosti pisave za določene znake v besedilu in jih naredite krepko ali ležeče in tako dalje. V podatke lahko dodate tudi oznake jezika Hypertext Markup Language (HTML). Če želite več informacij, glejte Vstavljanje ali dodajanje polja z obogatenim besedilom.

Poleg tega imajo dolga polja z besedilom lastnost samo za Dodajanje. Ko omogočite to lastnost, lahko dodate nove podatke v polje z dolgim besedilom, ne morete pa spremeniti obstoječih podatkov. Funkcija je namenjena uporabi v aplikacijah, kot so zbirke podatkov za sledenje težavam, kjer boste morda morali ohraniti stalen zapis, ki ostane nespremenljiv. Ko kazalec postavite v polje z dolgim besedilom z omogočeno lastnostjo samo Dodaj , besedilo v polju privzeto izgine. Besedila ne morete uporabiti oblikovanja ali drugih sprememb.

Podobno kot kratka besedilna polja lahko funkcije pretvorbe zaženete tudi s podatki v polju z dolgim besedilom.

Številka

V to vrsto polja lahko vnesete le števila, lahko pa izvedete izračune za vrednosti v številskem polju.

Velika številka

Opomba: podatkovni tipi velikega števila so na voljo le v naročnini na Office 365 v različici Accessa.

V to vrsto polja lahko vnesete le števila, lahko pa izvedete izračune za vrednosti v velikem številskem polju.

Za več informacij glejte Uporaba podatkovnega tipa »Velika številka«.

Datum/čas

V to vrsto polja lahko vnesete le datume in ure. 

Vnosno masko lahko nastavite za polje (niz dobesednih in označb znakov, ki se prikažejo, ko izberete polje), morate vnesti podatke v prostore in obliko, ki jo maska zagotavlja. Če na primer vidite masko, kot je MMM_DD_YYYY, morate v ponujene prostore vnesti 11 2017 okt. Ne morete vnesti celotnega imena meseca ali dvomestne vrednosti leta. Če želite več informacij, glejte upravljanje oblik vnosa podatkov z vnosnimi maskami.

Če ne ustvarite vnosne maske, lahko vnesete vrednost z veljavno obliko datuma ali ure. Vnesete lahko na primer 11 okt. 2017, 10/11/17, oktober 11, 2017 in tako dalje.

V polje lahko uporabite tudi obliko prikaza. Če v tem primeru ni nobene vnosne maske, lahko vnesete vrednost v skoraj kateri koli obliki, vendar Access prikaže datume v skladu z obliko prikaza. Vnesete lahko na primer 10/11/2017, vendar je oblika prikaza morda nastavljena tako, da prikaže vrednost kot 11-ČDO-2017.

Če želite več informacij, glejte Vstavljanje današnjega datuma.

Valuta

V to vrsto polja lahko vnašate le vrednosti valut. Prav tako vam ni treba ročno vnesti simbola valute. Access privzeto uporabi simbol valut (¥, £, $ in tako dalje), ki je naveden v področnih nastavitvah sistema Windows. Ta simbol valute lahko spremenite tako, da po potrebi odraža drugačno valuto.

Samoštevilo

Podatkov v tej vrsti polja ni mogoče vnašati ali spreminjati. Access poveča vrednosti v polju» Samoštevilo «vsakič, ko dodate nov zapis v tabelo.

Izračunano

Podatkov v tej vrsti polja ni mogoče vnašati ali spreminjati. Rezultate tega polja določa izraz, ki ga določite. Access posodobi vrednosti v izRačunanem polju vsakič, ko dodate ali uredite nov zapis v tabelo.

Da/ne

Ko kliknete polje, ki je nastavljeno na ta podatkovni tip, Access prikaže potrditveno polje ali spustni seznam, odvisno od tega, kako oblikujete polje. Če oblikujete polje tako, da je prikazan seznam, lahko izberete» da «ali» ne«,» True «ali» FALSE «ali» vklopljeno «ali» izklopljeno «na seznamu, kar je odvisno od oblike, ki ste jo uporabili za polje. Vrednosti na seznamu ne morete vnesti ali spremeniti vrednosti na seznamu neposredno iz obrazca ali tabele.

Predmet OLE

To vrsto polja uporabite, če želite prikazati podatke iz datoteke, ustvarjene z drugim programom. V polju predmeta OLE lahko na primer prikažete besedilno datoteko, Excelov grafikon ali komplet PowerPointovih diapozitivov.

Priloge omogočajo hitrejši, preprostejši in prožnejši način za ogled podatkov iz drugih programov.

Hyperlink

Vnesete lahko vse podatke v to vrsto polja in Access jo prelomi v spletnem naslovu. Če na primer v polje vnesete vrednost, Access obdaja besedilo s http://www.your_text. com. Če vnesete veljaven spletni naslov, bo vaša povezava delovala. V nasprotnem primeru bo vaša povezava povzročila sporočilo o napaki.

Urejanje obstoječih hiperpovezav je lahko težavno, saj se s klikom polja hiperpovezave z miško zažene vaš brskalnik in vas popelje na mesto, ki je določeno v povezavi. Če želite urediti polje hiperpovezave, izberite sosednje polje, s tabulatorko ali puščično tipko premaknite fokus na polje hiperpovezava, nato pa pritisnite F2, da omogočite urejanje.

Priloga

V to vrsto polja lahko priložite podatke iz drugih programov, ne morete pa vnašati ali drugače vnašati besedila ali številskih podatkov.

Če želite več informacij, glejte prilaganje datotek in grafik v zapise v zbirki podatkov.

Čarovnik za iskanje

Čarovnik za iskanje ni podatkovni tip. Namesto tega lahko s čarovnikom ustvarite dve vrsti spustnih seznamov: seznami vrednosti in polja za iskanje. Seznam vrednosti uporablja razmejeni seznam elementov, ki jih vnesete ročno, ko uporabljate čarovnika za iskanje. Te vrednosti so lahko neodvisne od drugih podatkov ali predmetov v zbirki podatkov.

V nasprotju s tem polje za iskanje uporabi poizvedbo za pridobivanje podatkov iz ene ali več drugih tabel v zbirki podatkov. Polje za iskanje nato prikaže podatke na spustnem seznamu. Čarovnik za iskanje privzeto nastavi polje» tabela «na podatkovni tip» število «.

Z iskalnimi polji lahko delate neposredno v tabelah in tudi v obrazcih in poročilih. Vrednosti v polju za iskanje se privzeto prikažejo v vrsti kontrolnika seznama, ki se imenuje kombinirano polje – seznam, ki ima spustno puščico:

Prazen iskalni seznam

Uporabite lahko tudi polje s seznamom, ki prikaže več elementov z drsnim trakom, če si želite ogledati več elementov:

Osnovni kontrolnik polja s seznamom v obrazcu

Odvisno od tega, kako nastavite polje za iskanje in kombinirano polje, lahko uredite elemente na seznamu in dodate elemente na seznam tako, da izklopite lastnost» omeji na seznam «polja» iskanje «.

Če ne morete neposredno urejati vrednosti na seznamu, morate dodati ali spremeniti podatke na vnaprej določen seznam vrednosti ali v tabeli, ki se uporablja kot vir za polje za iskanje.

Ko ustvarite polje za iskanje, ga lahko po želji nastavite, da podpira več vrednosti. Ko to naredite, je prikazan seznam potrditvenega polja ob posameznem elementu seznama, nato pa lahko po potrebi izberete ali počistite poljubno število elementov. Na tej sliki je prikazan tipičen seznam z več vrednostmi:

Seznam potrditvenih polj.

Če želite več informacij o ustvarjanju polj za iskanje z več vrednostmi in uporabi nastalih seznamov, glejte shranjevanje več vrednosti v polje za iskanje.

Vrh strani

Kako lastnosti polja tabele vplivajo na način vnosa podatkov

Poleg načel načrtovanja, ki nadzorujejo strukturo zbirke podatkov in vrste podatkov, ki nadzorujejo, kaj lahko vnesete v dano polje, lahko v Accessovi zbirki podatkov vplivajo tudi številne lastnosti polja.

Ogled lastnosti polja» tabela «

Access omogoča dva načina za ogled lastnosti polja tabele.

V pogledu podatkovnega lista

  1. Odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista.

  2. Kliknite zavihek polja in uporabite kontrolnike v skupini oblikovanje , če si želite ogledati lastnosti za vsako polje tabele.

V pogledu načrta

  1. Odprite tabelo v pogledu načrta.

  2. V spodnjem delu mreže kliknite zavihek splošno , če ni že izbran.

  3. Če si želite ogledati lastnosti polja za iskanje, kliknite zavihek Iskanje .

Kako lastnosti vplivajo na vnos podatkov

V spodnji tabeli so navedene lastnosti, ki imajo največji vpliv na vnos podatkov in pojasnjujejo, kako vplivajo na vnos podatkov.

Lastnost

Lokacija v mreži načrta tabele

Možne vrednosti

Delovanje pri poskusu vnosa podatkov

Velikost polja

Zavihek Splošno

0-255

Omejitev znakov velja le za polja, nastavljena na podatkovni tip text. Če poskušate vnesti več kot navedeno število znakov, jih polje Izreže.

Obvezno

Zavihek Splošno

Da/ne

Ko je vklopljena, ta lastnost prisili, da vnesete vrednost v polje in Access ne dovoli shranjevanja novih podatkov, dokler ne dokončate obveznega polja. Ko je izklopljena, polje sprejme ničelne vrednosti, kar pomeni, da je polje lahko prazno.

Ničelna vrednost ni enaka vrednosti nič. Ničla je števka in» null «je manjkajoča, nedefinirana ali neznana vrednost.

Dovoli nizi ničelne dolžine

Zavihek Splošno

Da/ne

Ko je vklopljeno, lahko vnesete nizi ničelne dolžine – nizi, ki ne vsebujejo znakov. Če želite ustvariti niz ničelne dolžine, vnesite dva dvojna narekovaja v polje ("").

Indeksirano

Zavihek Splošno

Da/ne

Ko indeksirate polje tabele, Access prepreči dodajanje podvojenih vrednosti. Ustvarite lahko tudi indeks iz več kot enega polja. Če to naredite, lahko podvojite vrednosti v enem polju, ne pa tudi v obeh poljih.

Vnosna maska

Zavihek Splošno

Vnaprej določeni ali nabori po meri z dobesednimi in označbami znakov

Vnosna maska vas prisili, da vnašate podatke v vnaprej določeno obliko. Maske se prikažejo, ko izberete polje v tabeli ali kontrolnik v obrazcu. Če želite na primer klikniti polje» Datum «in si ogledati ta nabor znakov: MMM-DD-YYYY. To je vnosna maska. Prisili vas, da vnesete vrednosti meseca kot kratice s tremi črkami, kot so na primer Okt, in letnica kot štiri števke – na primer okt-15-2017.

Vnosne maske nadzorujejo le, kako vnašate podatke, ne pa, kako Access shranjuje ali prikazuje te podatke.

Če želite več informacij, glejte upravljanje oblik vnosa podatkov z vnosnimi maskami in oblikovanje polja» Datum in čas «.

Omeji na seznam

Zavihek» Iskanje «

Da/ne

Omogoči ali onemogoči spremembe elementov v polju za iskanje. Uporabniki včasih poskušajo ročno spremeniti elemente v polju za iskanje. Ko Access prepreči, da bi spremenili elemente v polju, je ta lastnost nastavljena na da . Če je ta lastnost omogočena in želite spremeniti elemente na seznamu, morate odpreti seznam (če želite urediti seznam vrednosti) ali tabelo, ki vsebuje izvorne podatke za seznam (če želite urediti polje za iskanje) in spremeniti vrednosti.

Omogoči urejanje seznama vrednosti

Zavihek» Iskanje «

Da/ne

Omogoči ali onemogoči ukaz» Uredi elemente seznama «za sezname vrednosti, ne pa tudi za polja za iskanje. Če želite omogočiti ta ukaz za polja za iskanje, vnesite veljavno ime obrazca v lastnost obrazca za urejanje elementov seznama . Ukaz Dovoli urejanje seznama vrednosti se prikaže v priročnem meniju, ki ga odprete tako, da z desno tipko miške kliknete kontrolnik polja s seznamom ali kombiniranega polja. Ko zaženete ukaz, se prikaže pogovorno okno Urejanje elementov seznama . Če določite ime obrazca v lastnosti obrazca za urejanje elementov seznama , Access namesto prikaza pogovornega okna zažene ta obrazec.

Ukaz Uredi elemente seznama lahko zaženete iz polja s seznamom in kontrolnikov kombiniranega polja, ki so na obrazcih, in iz kontrolnikov kombiniranega polja, ki so na voljo v tabelah in naborih rezultatov poizvedbe. Obrazci morajo biti odprti v pogledu načrta ali pogledu brskanja; tabele in nabori rezultatov poizvedbe morajo biti odprti v pogledu podatkovnega lista.

Obrazec za urejanje elementov seznama

Zavihek» Iskanje «

Ime obrazca za vnos podatkov

Če vnesete ime obrazca za vnos podatkov kot vrednost v tej lastnosti tabele, se ta obrazec odpre, ko uporabnik zažene ukaz» Uredi elemente seznama «. V nasprotnem primeru se prikaže pogovorno okno Urejanje elementov seznama , ko uporabniki zaženejo ukaz.

Vrh strani

Spreminjanje vrednosti primarnega in tujega ključa s kaskadnimi posodobitvami

Na trenutke boste morda morali posodobiti vrednost primarnega ključa. Če uporabite ta primarni ključ kot tuj ključ, lahko spremembe samodejno posodobite v vseh podrejenih primerkih tujega ključa.

Kot opomnik je primarni ključ vrednost, ki enolično prepozna vsako vrstico (zapis) v tabeli zbirke podatkov. Tuj ključ je stolpec, ki se ujema s primarnim ključem. Po navadi so tuji ključi v drugih tabelah in omogočajo, da ustvarite relacijo (povezavo) med podatki v tabelah.

Recimo, da uporabite številko ID izdelka kot primarni ključ. Ena ID številka enolično identificira en izdelek. To ID številko uporabite tudi kot tuj ključ v tabeli s podatki o naročilu. Na ta način lahko poiščete vsa naročila, ki vključujejo posamezne izdelke, ker vsak čas, ko nekdo postavi naročilo za ta izdelek, ID postane del naročila.

Včasih se spremenijo te ID-je številk (ali druge vrste primarnih ključev). Ko to naredite, lahko spremenite vrednost primarnega ključa in se ta spremeni samodejno kaskadno z vsemi sorodnimi podrejenimi zapisi. To obnašanje omogočite tako, da vklopite referenčno integriteto in kaskadne posodobitve med obema tabelama.

ZaPomnite si ta pomembna pravila:

  • Kaskadne posodobitve lahko omogočite le za polja primarnega ključa, nastavljene na podatkovni tip besedila ali številke. Ne morete uporabiti kaskadnih posodobitev za polja, nastavljena na podatkovni tip» Samoštevilo «.

  • Kaskadne posodobitve lahko omogočite le med tabelami z relacijo» ena proti mnogo «.

Če želite več informacij o ustvarjanju relacij. glejte vodnik po relacijah tabel in Ustvarjanje, urejanje ali brisanje relacije.

V nadaljevanju so opisani postopki in razložite, kako najprej ustvariti relacijo in nato omogočiti kaskadne posodobitve za to relacijo.

Ustvarjanje relacije

  1. Na zavihku Orodja za zbirke podatkov v skupini Pokaži/skrij kliknite Relacije.

  2. Na zavihku načrt v skupini relacije kliknite Pokaži tabelo.

  3. V pogovornem oknu Pokaži tabelo izberite zavihek tabele , izberite tabele, ki jih želite spremeniti, kliknite Dodaj, nato pa še Zapri.

    Če želite izbrati več tabel, lahko pritisnete tipko SHIFT, lahko pa vsako posamezno tabelo dodate posamično. Izberite le tabele na straneh relacije» ena «in» mnogo «.

  4. V oknu » relacije «povlecite primarni ključ iz tabele na strani relacije» ena «in jo spustite v polje tujega ključa tabele na strani relacije» mnogo «.

    Odpre se pogovorno okno Urejanje relacij. Na tej sliki je prikazano pogovorno okno:

    Pogovorno okno »Urejanje relacij« z obstoječo relacijo

  5. Potrdite potrditveno polje vsili referenčno integriteto in kliknite Ustvari.

Omogočanje kaskadnih posodobitev primarnih ključev

  1. Na zavihku Orodja za zbirke podatkov v skupini Pokaži/skrij kliknite Relacije.

  2. Prikaže se okno» relacije «in prikaže spoje (prikazane kot povezovalne črte) med tabelami v zbirki podatkov. Na tej sliki je prikazan tipičen odnos:

  3. Z desno tipko miške kliknite spojno črto med nadrejenimi in podrejenimi tabelami in kliknite Uredi relacijo.

    Relacija med dvema tabelama

    Odpre se pogovorno okno Urejanje relacij. Na tej sliki je prikazano pogovorno okno:

    Pogovorno okno »Urejanje relacij«.

  4. Izberite kaskadNo posodabljanje poljv relaciji, zagotovite, da je potrjeno potrditveno polje Uveljavi referenčno integriteto in nato kliknite v redu.

Vrh strani

Zakaj se včasih zdi, da preskočite število ID številke

Ko ustvarite polje, ki je nastavljeno na podatkovni tip» samoštevilo «, Access samodejno ustvari vrednost za to polje v vsakem novem zapisu. Vrednost je privzeto povečana, tako da vsak nov zapis dobi naslednjo razpoložljivo zaporedno število. Namen podatkovnega tipa» SamoŠtevilo «je, da zagotovi vrednost, ki je primerna za uporabo kot primarni ključ. Če želite več informacij, glejte Dodajanje, nastavljanje, spreminjanje ali odstranjevanje primarnega ključa.

Ko izbrišete vrstico iz tabele, ki vsebuje polje, ki je nastavljeno na podatkovni tip» samoštevilo «, vrednost v polju» Samoštevilo «za to vrstico ni vedno samodejno znova uporabljena. Zaradi tega število, ki ga Access ustvari, morda ne bo število, ki ga želite videti, in vrzeli se lahko pojavijo v zaporedju ID-jev, to je po načrtih. Sklicevati se morate le na enoličnost vrednosti v samoŠtevilčnem polju in ne v njihovem zaporedju.

Vrh strani

Množično posodabljanje podatkov z uporabo poizvedb

Poizvedbe za dodajanje, posodabljanje in brisanje so zmogljivi načini za dodajanje, spreminjanje ali odstranjevanje zapisov v razsutem stanju. Poleg tega so množične posodobitve lažje in učinkovitejše za izvajanje, ko uporabljate dobra načela načrtovanja zbirke podatkov. Uporaba poizvedbe za dodajanje, posodabljanje ali brisanje je lahko časovni ohranjevalnik, saj lahko poizvedbo znova uporabite tudi.

Pomembno    Preden uporabite te poizvedbe, varnostno kopirate podatke. S pomočjo varnostne kopije lahko hitro odpravite morebitne napake, ki jih morda nehote naredite.

Prilaganje poizvedb    Uporabite, če želite dodati več zapisov v eno ali več tabel. Ena od najpogostejših uporab poizvedbe za dodajanje je dodajanje skupine zapisov iz ene ali več tabel v izvorni zbirki podatkov v eno ali več tabel v ciljni zbirki podatkov. Recimo, da pridobite nekaj novih kupcev in zbirko podatkov, ki vsebuje tabelo z informacijami o teh kupcih. Če se želite izogniti ročnemu vnašanju novih podatkov, ga lahko dodate v ustrezno tabelo ali tabele v zbirki podatkov. Če želite več informacij, glejte Dodajanje zapisov v tabelo s poizvedbo za dodajanje.

Posodobitev poizvedb    Uporabite, če želite dodati, spremeniti ali izbrisati del (vendar ne vseh) številnih obstoječih zapisov. Poizvedbe za posodabljanje so neke vrste zmogljivo obliko pogovornega okna Najdi in zamenjaj. Vnesete merilo Select (grobo enakovreden niz za iskanje) in merilo za posodobitev (grobo protivrednost nadomestnega niza). V nasprotju s pogovornim oknom lahko poizvedbe za posodabljanje sprejemajo več pogojev in vam omogočijo posodobitev velikega števila zapisov v eno prepustnico in vam omogočajo, da spremenite zapise v več kot eni tabeli. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje in zagon poizvedbe za posodabljanje.

Brisanje poizvedb    Če želite hitro izbrisati veliko podatkov ali izbrisati nabor podatkov redno, je izbrisano uporabno, ker poizvedbe omogočajo, da določite pogoje, s katerimi hitro poiščete in izbrišete podatke. Če želite več informacij, si oglejte načini za dodajanje, urejanje in brisanje zapisov.

Na vrh strani

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×