Konfiguriranje upravljanja zapisov v prostorih podjetja

Možnost upravljanja zapisov na katerem koli spletnem mestu omogoča več nadzora nad tem, kako se obravnavajo poslovni in pravni zapisi z dolgoročno vrednostjo. Upravljanje zapisov» na mestu «omogoča tudi, da so ti zapisi del delovnega prostora v skupni delovni prostor, ki živijo skupaj z drugimi dokumenti, na katerih delate.

Odvisno od organizacijske strukture rešitve za upravljanje zapisov, lahko aktivirate upravljanje zapisov mesta na ravni zbirke mest, lahko pa tudi onemogočite ročno izjavo zapisov na ravni seznama ali knjižnice. Privzeto za sezname in knjižnice pa je, da je ročna izjava zapisov omogočena, ko je funkcija aktivirana na ravni zbirke mest.

Opomba: V storitvi SharePoint online smo uvedli z oznakami za hranjenje, da deklarirate vsebino kot zapise, kar učinkovito nadomešča potrebo po uporabi središča z zapisi. Če uporabljate središče z zapisi, ga lahko še naprej uporabljate Poleg oznak hranjenja. Če pa želite za upravljanje zapisov pomikati naprej, priporočamo, da namesto središča z zapisi uporabite nalepke za hranjenje.

Aktiviranje upravljanja zapisov na mestu v SharePointu

Če še niste opravili, morate aktivirati upravljanje zapisov na mestu, preden lahko izvedete ta opravila. Če ste jo aktivirali, preskočite te korake.

  1. Pomaknite se do mesta najvišje ravni.

  2. Kliknite nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 in nato še Nastavitve mesta .

    Na spletnem mestu, ki je povezano s skupino SharePoint, kliknite Nastavitve, kliknite Vsebina mestain nato še Nastavitve mesta.

  3. V razdelku skrbništvo zbirke mestkliknite funkcije zbirke mest.

  4. V razdelku funkcije zbirke mestpoiščite upravljanje zapisov v mestu in kliknite Aktiviraj.

Konfiguriranje upravljanja zapisov mesta za zbirko mest

Če se rešitev za upravljanje zapisov razteza čez več mest, lahko konfigurirate nastavitve upravljanja zapisov na te načine:

  • Določite vrste omejitev, ki jih želite dati v dokument, ko je ta deklariran kot zapis.

  • Določite, ali bodo vsi seznami ali knjižnice na mestu omogočili ročno deklaracijo zapisov.

  • Določite, kdo lahko ročno deklarira in razglasi dokumente kot zapise.

Konfiguriranje upravljanja zapisov mesta za zbirko mest

Opomba: Preden lahko dokončate ta postopek, morate najprej aktivirati funkcijo upravljanja zapisov na mestu na ravni zbirke mest.

  1. Pomaknite se do mesta najvišje ravni.

  2. Kliknite nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 in nato še Nastavitve mesta .

    Na spletnem mestu, ki je povezano s skupino SharePoint, kliknite Nastavitve, kliknite Vsebina mestain nato še Nastavitve mesta.

  3. V razdelku skrbništvo zbirke mestkliknite Nastavitve deklaracije zapisov.

  4. Na strani» nastavitve deklaracije zapisa «v razdelku omejitve zapisov izberite možnost, ki določa vrsto omejitev, ki bodo postavljene na element, ko je razglašena za zapis. Ta nastavitev ne vpliva na elemente, ki so že deklarirani kot zapisi.

    • Brez dodatnih omejitev   ta omejitev je uporabna, če želite, da imajo zapisi ločen pravilnik o hranjenju, kot da niso zapisi, vendar ne želite blokirati zapisov iz brisanja ali urejanja.

    • Blokiraj brisanje   to je privzeta omejitev za središče z zapisi.

    • Blokiranje urejanja in brisanja    Ta omejitev je uporabna, če želite v celoti zakleniti dokument, tako da ga ni mogoče urejati ali izbrisati. Ikona» ključavnica «je povezana z dokumentom, ki vizualno pokaže, da je element zaklenjen.

  5. V razdelku razpoložljivost deklaracije za zapise izberite možnost, ki določa, ali je mogoče elemente ročno deklarirati kot zapise na seznamih in v knjižnicah. Če je izbrana možnost ni na voljo za vsa mesta , lahko elemente deklarirate kot zapise le s pravilnikom ali potekom dela.

    Ena od možnosti v razdelku» razpoložljivost deklaracije zapisa «vam omogoča, da prekličete razglasitev zapisa. Če želite to narediti, v razdelku podrobnosti o skladnostipoleg stanja zapisovkliknite Prekliči deklariraj zapis. Pozvani ste, da potrdite, da želite element razglasiti kot zapis.

    Opomba: Možnost» Prekliči razglasi «se prikaže le za elemente, ki so bili predhodno prijavljeni kot zapisi.

  6. V razdelku vloge za deklaracijo določite vrste uporabnikov, ki lahko prijavijo ali prekličejo elemente kot zapise.

    • Vsi sodelavci in skrbniki seznama    Vsak uporabnik z dovoljenji» Edit Items «na seznam lahko deklarira in neoznačene elemente kot zapise.

    • Le skrbniki seznama    Samo uporabniki z dovoljenji» upravljanje seznama «na seznamu lahko deklarirajo in prekličejo elemente kot zapise.

    • Le dejanja pravilnika    Le dejanja pravilnika ali koda po meri, ki se izvajajo kot sistemski račun, lahko deklarirajo in razglasijo elemente kot zapise.

  7. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Konfiguriranje upravljanja zapisov na mestu za seznam ali knjižnico

Nastavitve upravljanja zapisov lahko konfigurirate tako, da dovolite ali preprečite Ustvarjanje zapisov na določenih seznamih ali v knjižnicah na mestu. Konfigurirate lahko tudi sezname in knjižnice, tako da so vsi dodani elementi samodejno označeni kot zapisi.

Konfiguriranje upravljanja zapisov na mestu za seznam ali knjižnico

  1. Pojdite na seznam ali v knjižnico, ki jo želite konfigurirati za upravljanje zapisov.

  2. Za knjižnice v razdelku Orodja za knjižnicokliknite zavihek Knjižnica . Za sezname v razdelku Orodja za seznamkliknite zavihek seznam .

  3. Na traku knjižnice kliknite Nastavitve knjižnice. Za sezname kliknite Nastavitve seznama.

    V SharePoint Onlineu kliknite Nastavitve, nato pa kliknite Nastavitve seznama ali Nastavitve knjižnice.

    Opomba: Če ne vidite gumba na traku, na katerega se sklicuje ta postopek, boste morda morali prilagoditi ločljivost zaslona ali velikost okna brskalnika, da razširite vse razpoložljive gumbe na traku. Kliknete lahko tudi gumb skupina, da razširite izbor gumba skupine.

  4. Na strani z nastavitvami seznama kliknite Nastavitve deklaracije zapisov.

  5. Na strani» Nastavitve deklaracije zapisa « v razdelku z razpoložljivostjo ročnega zapisa deklaracije , naredite nekaj od tega:

    • Izberite, ali želite uporabiti privzeto nastavitev zbirke mest.

    • Dovoli ročno deklaracijo zapisov za ta seznam ali knjižnico.

    • Nikoli ne dovoli ročne deklaracije zapisov za ta seznam ali knjižnico.

  6. V razdelku Samodejna izjava izberite, ali želite dodati elemente, ki so dodani na ta seznam ali v knjižnico, da bodo samodejno deklarirani kot zapisi.

  7. Kliknite V redu.

Opomba:  Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Želimo, da bi bila ta vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko sporočite, če so bile te informacije uporabne? Tukaj je referenčni članek v angleščini.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×