Kako deluje shranjevanje različic na SharePointovem seznamu ali v knjižnici

Kako deluje shranjevanje različic na SharePointovem seznamu ali v knjižnici

Če na seznamu ali v knjižnici strežnika SharePoint omogočite shranjevanje različic, lahko shranite, spremljate in obnovite elemente na seznamu ter datoteke v knjižnici, kadar koli se spremenijo. Če shranjevanje različic uporabljate z drugimi nastavitvami, na primer rezervacijo, imate večji nadzor nad vsebino, objavljeno na vašem mestu, in dodatno prednost, saj si lahko ogledate ali obnovite staro različico elementa ali datoteke.

Opomba: Shranjevanje različic je privzeto vklopljeno za knjižnice strežnika SharePoint in privzeto izklopljeno za sezname strežnika SharePoint. Če želite več informacij o nastavljanju shranjevanja različic, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Pregled shranjevanja različic

Vsak, ki ima dovoljenje za upravljanje seznamov, lahko Vklopi ali izklopi shranjevanje različic za knjižnico. Shranjevanje različic je na voljo za elemente seznama v vseh privzetih vrstah seznamov, vključno s koledarji, seznami sledenja težavam in seznami po meri. Na voljo je tudi za vse vrste datotek, ki jih je mogoče shraniti v knjižnicah, vključno s stranmi s spletnimi gradniki. Če želite več informacij o nastavitvi in uporabi shranjevanja različic, glejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Opomba: Če ste stranka v storitvi Office 365, je shranjevanje različic privzeto vklopljeno, ko ustvarite nove OneDrive za podjetja knjižnice in bo samodejno shranil zadnje 500 različice dokumenta. Tako boste obdržali pomembne dokumente ali podatke. Če imate na mestu v storitvi OneDrive za podjetja ali na spletnem mestu skupine obstoječe knjižnice, za katere ni omogočena funkcija shranjevanja različic, jo lahko kadar koli vklopite.

Shranjevanje različice lahko uporabite, če želite:

  • Slediti zgodovini različic.    Če je shranjevanje različic omogočeno, si lahko ogledate, kdaj in kdo je spremenil element ali datoteko. Ogledate si lahko tudi, kdaj so bile spremenjene lastnosti (podatki o datoteki). Če nekdo na primer spremeni rok za element seznama, so informacije prikazane v zgodovini različic. Ogledate si lahko tudi pripombe, ki jih dodajo uporabniki, ko sprostijo datoteke v knjižnici.

  • Obnovitev prejšnje različice    Če ste v najnovejši različici naredili napako, če je najnovejša različica poškodovana ali če vam je preprosto prejšnja različica bolj všeč, zamenjajte najnovejšo različico s prejšnjo. Obnovljena različica postane nova trenutna različica.

  • Si ogledati prejšnjo različico.    Prejšnjo različico si lahko ogledate, ne da bi prepisali trenutno različico. Če si zgodovino različic ogledate v Microsoft Officeovem dokumentu, na primer v Wordovi ali Excelovi datoteki, lahko primerjate dve različici in poiščete razlike.

Če je omogočeno shranjevanje različic, so različice ustvarjene v teh primerih:

  • Ko je element seznama ali datoteka prvič ustvarjena ali pri prenosu datoteke.

    Opomba:  Če je datoteko treba rezervirati, morate datoteko sprostiti, če želite ustvariti njeno prvo različico.

  • Ko je datoteka prenesena z istim imenom kot obstoječa datoteka.

  • Ko so lastnosti elementa seznama ali datoteke spremenjene.

  • Ko je Officeov dokument odprt in shranjen. Ko je dokument znova odprt, bo nova različica ustvarjena, ko je urejanje shranjeno.

  • Občasno, ko urejate in shranjujete Officeove dokumente. Ni vse urejanja in shrani ustvarjanje novih različic. Pri shranjevanju urejanja pogosto, na primer, vsaka nova različica zajame čas in ne posamezno urejanje. To je pogosto, ko je omogočeno samodejno shranjevanje .

  • Med sodelovanjem pri ustvarjanju dokumenta, ko drug uporabnik začne z delom v dokumentu ali ko uporabnik klikne »Shrani« za prenos sprememb v knjižnico. 

Kadar koli so lahko na voljo največ tri različice datoteke: rezervirana različica, najnovejša podrazličica ali osnutek in najnovejša objavljena ali glavna različica. Vse druge različice so zgodovinske različice. Nekatere najnovejše različice so prikazane le uporabnikom, ki imajo dovoljenja za njihov ogled.

Nekatere organizacije sledijo glavnim različicam in podrazličicam datotek v knjižnicah. Drugi sledijo le glavnim različicam. Glavne različice so prepoznavne po celih številih, na primer 5,0; podrazličice so določene z decimalnimi števili, kot je 5,1.

Večina organizacij uporablja podrazličice, kadar so datoteke v razvoju, glavne različice pa, ko je dosežen določen mejnik ali ko so datoteke pripravljene, da si jih ogleda širše občinstvo. V številnih organizacijah si osnutke lahko ogledajo le lastnik datoteke in osebe z dovoljenji za odobritev datotek. To pomeni, da si nihče drug ne more ogledati podrazličic, ampak si lahko ogleda le objavljeno glavno različico.

Za sezname so na voljo glavne različice, ne pa tudi podrazličice. Vsaka različica elementa seznama je oštevilčena s celim številom. Če vaša organizacija zahteva odobritev elementov na seznamu, elementi ostanejo v stanju »V čakanju«, dokler jih nekdo z ustreznimi dovoljenji ne odobri. Ko so elementi v stanju »V čakanju«, so oštevilčeni z decimalnimi števili in se imenujejo osnutki.

Če želite izvedeti več o omogočanju in nastavljanju shranjevanja različic, vključno z glavnimi različicami in s podrazličicami, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Številke različic so dodane samodejno vsakič, ko ustvarite novo različico. Na seznamu ali v knjižnici, v kateri je omogočeno shranjevanje različic, so različice oštevilčene s celimi števili, na primer 1.0, 2.0, 3.0 in tako naprej. Skrbnik je v knjižnicah morda omogočil shranjevanje različic tako za glavne različice kot tudi podrazličice. Če sledite podrazličicam, so oštevilčene z decimalnimi števili, na primer 1.1, 1.2, 1.3 in tako naprej. Ko je ena od teh različic objavljena kot glavna različica, številka različice postane 2.0. Nadaljnje podrazličice so oštevilčene z 2.1, 2.2, 2.3 in tako naprej.

Če zavržete rezervacijo, se številka različice ne spremeni. Če je bila najnovejša različica 3.0, ostane 3.0, ko zavržete rezervacijo.

Če izbrišete različico, sta različica in njena številka premaknjeni v koš. Preostale številke različic so prikazane v zgodovini različic. Druge številke različic se ne spremenijo. Če imate na primer dokument, ki ima podrazličici 4.1 in 4.2, vi pa se odločite izbrisati različico 4.1, prikaže nastala zgodovina različic le različici 4.0 in 4.2. To je prikazano na tej sliki.

Če želite izvedeti več o omogočanju in nastavljanju shranjevanja različic, vključno z glavnimi različicami in s podrazličicami, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Zgodovina različic z eno izbrisano podrazličico

Nekatere organizacije omogočajo neomejeno število različic datotek in drugi veljajo omejitve. Po tem, ko ste preverili najnovejšo različico datoteke, boste morda odkrili, da manjka stara različica. Če je vaša najnovejša različica 101,0 in opazite, da ni več različica 1,0, to pomeni, da je skrbnik konfiguriral knjižnico tako, da dovoli le 100 večjih različic datoteke. Dodajanje različice 101 povzroči, da je prva različica izbrisana. Ostanejo le različice 2,0 do 101,0. Podobno, če je dodana različica 102nd, ostanejo le različice 3,0 do 102,0.

Skrbnik se lahko prav tako odloči, da omeji število podrazličic na zgolj določeno število najnovejših različic. Če je na primer dovoljen 100 večjih različic, se lahko skrbnik odloči obdržati manjše osnutke le za najnovejša pet glavnih različic. Privzeto število podrazličic med glavnimi različicami je 511. Če boste poskušali shraniti še eno podrazličico, se bo prikazalo sporočilo o napaki, kjer bo navedeno, da morate najprej objaviti dokument. Skrbnik mesta lahko spremeni privzete nastavitve in omogoči maj podrazličic.

Če seznam ali knjižnica omeji število glavnih različic, so najstarejše različice izbrisane, ko je dosežena omejitev. Če je na primer ohranjenih le 100 različic in vaša skupina ustvari 105 različic, je ohranjenih le različice od 6 do 105. Če je ustvarjena druga različica, se shranjujejo le različice 7 do 106. Če seznam ali knjižnica omeji različice, se prepričajte, da so avtorji seznanjeni s tem, da bodo starejše različice izbrisane, ko bo dosežena omejitev različic.

V knjižnici, ki omejuje število večjih različic, ki jih ohrani za manjše različice, so podrazličice izbrisane za starejše glavne različice, ko je dosežena omejitev različice. Če na primer ohranite osnutke le za 100 večjih različic in vaša skupina ustvari 105 glavnih različic, bodo v najzgodnejših različicah ohranjene le glavne različice. Podrazličice, ki so povezane s petimi najzgodnejšimi glavnimi različicami, kot so 1,2 ali 2,3, so izbrisane, vendar pa so glavne različice – 1, 2 in tako vklopljene – shranjene, razen če vaša knjižnica omejuje tudi glavne različice.

Omejevanje števila različic je običajno dobra praksa. To pomeni, da lahko v strežniku varčujete s prostorom in zmanjšate Šara za uporabnike. Če pa mora vaša organizacija shraniti vse različice iz pravnih ali drugih razlogov, ne uporabite omejitev.

Opombe: 

  • SharePoint Online zahteva shranjevanje različic za knjižnice; SharePoint Server omogoča, da izberete brez shranjevanja različic kot možnost.

  • SharePoint Online Nastavitve knjižnice omogočajo obseg 100-50000 večjih različic; SharePoint Server nastavitve knjižnice omogočajo obseg 1-50000 večjih različic.

  • Nastavitve za SharePoint Online in SharePoint Server knjižnice omogočajo obseg 1-50000 podrazličic.

  • SharePoint Online in SharePoint Server nastavitve seznama omogočajo shranjevanje različic (vključno z osnutki) kot možnost z obsegom različic 1-50000.

Pomembno: Če vaša organizacija omeji število različic, ki jih shranjuje, so najstarejše različice trajno izbrisane, ko je dosežena omejitev. Niso poslane v koš.

Če želite izvedeti več o omogočanju in nastavljanju shranjevanja različic, vključno z omejitvami, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Konfigurirate lahko, kdo si lahko ogleda osnutke elementov seznama in datoteke. Osnutki so ustvarjeni na dva načina:

  • Ko v knjižnici, ki sledi glavnim različicam in podrazličicam, ustvarite ali posodobite podrazličico datoteke.

  • Ko ustvarite ali posodobite element na seznamu ali datoteko, ki še ni odobrena na seznamu ali v knjižnici, na katerem oz. v kateri je zahtevana odobritev vsebine.

Ko sledite glavnim različicam in podrazličicam, lahko določite, ali morajo imeti osebe dovoljenje za urejanje datotek, preden si lahko ogledajo in preberejo podrazličico. Ko uporabite to nastavitev, lahko osebe, ki imajo dovoljenje za urejanje datoteke, delajo z datoteko, osebe, ki imajo dovoljenje le za branje datoteke, pa si podrazličice ne morejo ogledati. Morda ne želite, da bi vsi, ki imajo dostop do vaše knjižnice, videli komentarje ali popravke, medtem ko urejate datoteko. Če sledite glavnim različicam in podrazličicam in še nihče ni objavil glavne različice, datoteka ni vidna osebam, ki nimajo dovoljenja za ogled elementov osnutka.

Ko je zahtevana odobritev vsebine, lahko določite, ali si lahko datoteke, ki čakajo na odobritev, ogledajo osebe z dovoljenjem za branje, osebe z dovoljenjem za urejanje ali le avtor in osebe z dovoljenjem za odobritev elementov. Če sledite glavnim različicam in podrazličicam, mora avtor najprej objaviti glavno različico, preden lahko predloži datoteko v odobritev. Ko je zahtevana odobritev vsebine, bodo lahko osebe, ki imajo dovoljenje za branje vsebine, vendar nimajo dovoljenja za ogled elementov osnutka, videle zadnjo odobreno ali glavno različico datoteke.

Ne glede na to, ali imajo ljudje dovoljenje za urejanje datoteke ali ne, če ljudje iščejo datoteko, ki je v podrazličici, ne bodo dobili rezultatov zanjo.

Omejite lahko število različic za elemente seznama ali datoteke, ki so shranjene na seznam ali v knjižnico, kar vam pomaga ohraniti prostor v strežniku. Če vaša skupina ustvari veliko število različic, lahko z omejitvijo števila različic pomagate ekipi za boljše upravljanje in iskanje prejšnjih različic. Če na primer vaša skupina ohrani več različic v nekaj mesecih ali letu.

Zato je morda za člane težko brskati po zgodovini različic, da bi našli želene različice. Če si mora vaša skupina ogledati ali ohraniti katero koli od prejšnjih različic, ne omejujte števila različic, da obdržite ali nastavite število različic, ki jih hranite v večjem številu.

Če knjižnica sledi glavnim različicam in podrazličicam, lahko izberete, koliko glavnih različic datotek in koliko podrazličic za vsako glavno različico želite ohraniti. Privzeto lahko vsaka glavna različica vsebuje do 511 osnutkov (podrazličic).

Odvisno od tega, kako deluje vaša skupina, bo vaša skupina morda bolj verjetno potrebovala svoje najnovejše podrazličice, kot je različica, ki je bila nedavno urejena. V daljšem časovnem obdobju bo vaša skupina morda manj verjetno potrebovala starejšo manjšo različico. Po navadi glavna različica predstavlja mejnik, kot je datoteka, poslana v pregled ali publikacijo, medtem ko je podrazličica delo v teku, ki ni pripravljeno za branje vseh udeležencev mesta.

Če seznam ali knjižnica omeji število glavnih različic, so najstarejše različice izbrisane, ko je dosežena omejitev. Če je na primer ohranjenih le 100 različic in vaša skupina ustvari 105 različic, je ohranjenih le različice od 6 do 105. Če je ustvarjena druga različica, se shranjujejo le različice 7 do 1066. Če seznam ali knjižnica omeji različice, se prepričajte, da so avtorji seznanjeni s tem, da bodo starejše različice izbrisane, ko bo dosežena omejitev različic.

V knjižnici, ki omejuje število večjih različic, ki jih ohrani za manjše različice, so podrazličice izbrisane za starejše glavne različice, ko je dosežena omejitev različice. Če na primer ohranite osnutke le za 100 večjih različic in vaša skupina ustvari 105 glavnih različic, bodo v najzgodnejših različicah ohranjene le glavne različice. Podrazličice, ki so povezane s petimi najzgodnejšimi glavnimi različicami, kot so 1,2 ali 2,3, so izbrisane, vendar pa so glavne različice – 1, 2 in tako vklopljene – shranjene, razen če vaša knjižnica omejuje tudi glavne različice.

Opombe: 

  • SharePoint Online zahteva shranjevanje različic za knjižnice; SharePoint Server omogoča, da izberete brez shranjevanja različic kot možnost.

  • SharePoint Online Nastavitve knjižnice omogočajo obseg 100-50000 večjih različic; SharePoint Server nastavitve knjižnice omogočajo obseg 1-50000 večjih različic.

  • Nastavitve za SharePoint Online in SharePoint Server knjižnice omogočajo obseg 1-50000 podrazličic.

  • SharePoint Online in SharePoint Server nastavitve seznama omogočajo shranjevanje različic (vključno z osnutki) kot možnost z obsegom različic 1-50000.

Ko ustvarite knjižnico, je shranjevanje različic vklopljeno samodejno, vendar pa ni vklopljeno, če ustvarite seznam. Shranjevanje različic lahko vklopijo ali izklopijo vsi, ki imajo dovoljenje za upravljanje seznamov. Za veliko mest je to ista oseba, ki upravlja mesto, saj seznami in knjižnice podedujejo dovoljenja mesta. Če želite poleg tega omogočiti shranjevanje različic, se lastnik mesta (ali druga oseba, ki upravlja seznam ali knjižnico) odloči, ali bo zahteval odobritev vsebine, kdo si lahko ogleda elemente osnutka ter ali je potrebna rezervacija. Vse te odločitve vplivajo na delovanje shranjevanja različic. Če se na primer oseba, ki upravlja knjižnico, odloči, da je zahtevana rezervacija, so številke različic ustvarjene le, ko je datoteka sproščena. Če je treba odobriti vsebino, so številke glavnih različic uporabljene šele, ko nekdo z ustreznim dovoljenjem odobri datoteke.

Pomembno: Če osebe, ki delajo v vaši knjižnici, nameravajo sodelovati pri ustvarjanju dokumentov, knjižnice ne konfigurirajte tako, da zahteva rezervacijo. Osebe ne morejo delati kot soavtorji, če so dokumenti, ki jih potrebujejo, rezervirani.

Če se želite naučiti vklopiti shranjevanje različic za seznam ali knjižnico, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Če je v knjižnici omogočeno shranjevanje različic, oseba, ki jo nastavi, določi, ali želi slediti tako glavnim različicam kot tudi podrazličicam, in določi tudi osebe, ki si lahko ogledajo podrazličice. Kadar je treba vsebino odobriti, si v večini primerov podrazličice lahko ogledajo le lastnik datoteke in osebe z dovoljenji za odobritev elementov. V drugih knjižnicah pa je shranjevanje različic nastavljeno tako, da si lahko vsi, ki lahko urejajo datoteke v knjižnici, ali vsi z dovoljenji za branje v knjižnici, ogledajo vse različice. Ko je različica odobrena, si jo lahko ogledajo vsi, ki imajo dovoljenja za branje za seznam ali knjižnico.

Čeprav seznami nimajo glavnih različic in podrazličic, so vsi elementi s stanjem V čakanju obravnavani kot osnutek. V večini primerov si osnutke lahko ogledajo le avtor elementa in osebe z dovoljenji »Polni nadzor« ali »Načrtovanje«. Osnutek je za te osebe prikazan s stanjem V čakanju, medtem ko si druge osebe lahko ogledajo le najnovejšo odobreno različico v zgodovini različic. Če je datoteka zavrnjena, ostane v stanju V čakanju toliko časa, dokler je nekdo z ustreznimi dovoljenji ne izbriše.

Privzeto je element ali datoteka v čakalni vrsti vidna le avtorju in osebam z dovoljenjem za upravljanje seznamov, lahko pa določite, ali si lahko druge skupine uporabnikov ogledajo element ali datoteko. Če je knjižnica nastavljena za sledenje glavnim različicam in podrazličicam, mora oseba, ki ureja datoteko, najprej objaviti glavno različico datoteke.

Če želite več informacij o nastavljanju odobritve za dokumente, si oglejte Zahtevanje odobritve elementov na seznamu mest ali v knjižnici.

Opomba:  Varnost osnutkov je na nekaterih seznamih in v knjižnicah konfigurirana tako, da vsem uporabnikom mesta omogoča ogled različic s stanjem V čakanju in Odobreno.

Ko rezervirate datoteko iz knjižnice, ki ima vklopljeno shranjevanje različic, je ustvarjena nova različica vsakič, ko datoteko sprostite. Če so vklopljene glavne različice in podrazličice, se lahko ob sprostitvi odločite, katero vrsto različice želite sprostiti. V knjižnicah, kjer je treba datoteke rezervirati, so različice ustvarjene le ob sprostitvi.

V knjižnicah, kjer rezervacija ni obvezna, je nova različica ustvarjena po prvem shranjevanju datoteke, ko jo odprete. Vsa nadaljnja shranjevanja prepišejo različico, ki ste jo ustvarili pri prvem shranjevanju. Če zaprete program in znova odprete dokument, boste pri prvem shranjevanju znova ustvarili različico. Število različic se zato lahko zelo hitro pomnoži.

Za več informacij o rezervaciji in sprostitvi si oglejte Kako rezervirati, sprostiti ali zavreči spremembe datotek v knjižnici.

Pomembno: Če pri ustvarjanju dokumenta sodelujete z drugimi, ga ne rezervirajte, razen če imate za to dober razlog in želite drugim preprečiti delo v dokumentu.

Če zahtevate rezervacijo, lahko skupina pomaga pri ustvarjanju različic, ker ljudje posebej določijo, kdaj je treba ustvariti različico. Različica je ustvarjena le, ko nekdo preveri datoteko, jo spremeni in jo nato znova preveri. Ko se rezervacija ne zahteva, je ustvarjena različica, ko nekdo najprej shrani datoteko in je ta različica posodobljena, ko jo oseba zapre. Če ta oseba ali nekdo drug znova odpre in shrani datoteko, je ustvarjena druga različica. Glede na stanje morda ne nameravate ustvariti več različic, če želite na primer zapreti datoteko, da se udeležite srečanja, preden končate s spreminjanjem datoteke.

Če je zahtevana rezervacija, osebe ne morejo dodajati datotek, jih spreminjati ali spreminjati lastnosti datotek, ne da bi najprej rezervirali datoteko. Ko osebe sprostijo datoteke, so pozvane, da vnesejo pripombe o izvedenih spremembah, kar pomaga pri ustvarjanju bolj smiselne zgodovine različic.

Opomba:  Če bodo v knjižnici shranjene datoteke aplikacije Microsoft Project (.mpp), ki so sinhronizirane s seznami opravil na vašem mestu, počistite polje Zahtevajte rezervacijo.

Za več informacij o zahtevanju rezervacij glejte Nastavitev knjižnice za rezervacijo datotek.

Seznami in knjižnice vsebujejo dovoljenja, povezana s shranjevanjem različic in z rezervacijo, ki so različna glede na raven dovoljenja, ki je uporabljena za uporabnika ali določeno skupino. Nekdo, ki lahko ureja ravni dovoljenj za urejanje, lahko različno konfigurira ta dovoljenja ali pa ustvari novo skupino z ravnmi dovoljenj po meri.

Ta dovoljenja omogočajo prilagodljivost pri upravljanju knjižnice. Morda boste želeli, da nekdo lahko izbriše različice datoteke, ne da bi imel dovoljenje za brisanje same datoteke. Dovoljenje za brisanje različic ni enako kot dovoljenje za brisanje elementov, tako da lahko zagotovite prilagojeno raven nadzora.

V tej tabli so prikazana dovoljenja, povezana s shranjevanjem različic in z rezervacijo, ter privzete ravni, ki jim dovoljenja pripadajo.

Dovoljenje

Privzeta raven dovoljenja

Ogled različic

Poln nadzor, načrtovanje, prispevanje in branje

Brisanje različic

Poln nadzor, načrtovanje in prispevanje

Preglasitev rezervacije

Poln nadzor in načrtovanje

Odobritev elementov

Poln nadzor in načrtovanje

Če želite več informacij o dovoljenjih, si oglejte Razumevanje ravni dovoljenj v SharePointu.

Pustite nam komentar

Ali je bil članek uporaben? Če je odgovor pritrdilen, nam to sporočite na dnu te teme. Če ni bil, nam povejte, kaj vas je zmedlo ali kaj je manjkalo. Vključite svojo različico programa SharePoint, operacijskega sistema in brskalnika. Na podlagi vaših povratnih informacij bomo preverili dejstva, dodali informacije in posodobili ta članek.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×