V SharePointu je na voljo razširljiva funkcija z bogato izkušnjo za upravljanje vsebine. Če imate velik obseg datotek, ki jih lahko upravljate, razmislite o uporabi predloge mesta središča za dokumente. Ta predloga je optimizirana za obsežno upravljanje dokumentov. Lahko prihranite čas in vam pomaga, da boste bolj učinkoviti. V predlogi so vključene različice, ID-ji dokumentov, nabori dokumentov, krmarjenje po metapodatkih in vrste vsebine.
Mesto središča za dokumente deluje za oba scenarija:
-
Okolje za avtorstvo Uporabniki v okolju z avtorskimi sredstvi v središču za dokumente ustvarijo in urejajo na tisoče dokumentov ali medijskih sredstev, ki so shranjene v osrednjem skladišču.
-
Arhiv vsebine V arhivu vsebine, kot je na primer zbirka znanja, uporabniki shranjujejo ali si ogledajo dokumente.
V tem članku so informacije o funkcijah v predlogi mesta dokumenta center.
Če želite ustvariti središče za dokumente, glejte Uporaba predlog za ustvarjanje različnih vrst SharePointovih mest
Kaj je na mestu» dokumentno središče «?
V predlogi mesta» dokumentno središče «so funkcije, ki omogočajo preprostejše in učinkovitejše ustvarjanje in upravljanje velikih naborov dokumentov. V večini primerov lahko lastnik mesta vsako od teh funkcij doda ločeno. Predloga mesta» dokumentno središče «samodejno omogoči priporočene funkcije za upravljanje dokumentov. Te funkcije na kratko opisujejo te razdelke.
Mesto »Dokumentno središče« lahko uporabite kot okolje za avtorstvo ali arhiv vsebine. V okolju za izdelavo spletnih strani uporabniki pogosto rezervirajo datoteke in jih sproščajo ter za njih ustvarjajo strukture map. Omogočeno je shranjevanje različic in starejše različice posameznega dokumenta. Poteki dela lahko poleg tega nadzorujejo življenjske cikle dokumenta.
Nasprotno pa se v arhivu vsebine pojavi zelo malo avtorstvo. Uporabniki si dokumente zgolj ogledujejo ali jih prenašajo. Predloga mesta» dokumentno središče «podpira ustvarjanje vrste arhiva vsebine, imenovane arhivi znanja Base. Zbirka znanja običajno vsebuje posamezne različice dokumentov, mesto pa lahko obsega na milijone datotek. V tipičnem scenariju, kot je središče za tehnično podporo za veliko organizacijo, lahko na tisoče oseb dostopa do vsebine, predvsem za branje. Le nekateri bi prenesli novo vsebino na mesto.
V teh elementih so opisane nekatere SharePointove funkcije, ki jih lahko vključite na mesto središča za dokumente. Poleg teh zmožnosti nekatere organizacije prilagodijo videz in krmarjenje v središču za dokumente. Nekateri dodajajo spletne gradnike po meri.
Upravljani metapodatki so sistem, ki dodeli določene pogoje dokumentom v SharePointu. Nato lahko te pogoje uporabite za razvrščanje dokumentov. Metapodatke lahko uporabite tudi za ustvarjanje zmogljivega orodja za krmarjenje za uporabnike, ki jim lahko pomagajo pri iskanju želenega hitrega iskanja.
Recimo, da ima vaše podjetje zbirko znanja, ki vsebuje članke, ki pomagajo ljudem pri odpravljanju težav z izdelki. Lahko ustvarite pogoje metapodatkov, ki uporabnikom omogočajo filtriranje podatkov po izdelku, po vrsti težav ali drugih lastnostih.
Na mestu dokumenta center je vsak del vsebine enoličen ID, ki ni povezan z mestom dokumenta, kot je povezava URL. To pomeni, da ID ostane enak, če premaknete ali preimenujete dokument. Z ID-jem lahko ustvarite trajno povezavo za dokument in minimirate prekinjene povezave.
Različice so samodejno omogočene na mestu dokumenta center. To pomeni, da imate samodejno zgodovino vseh različnih različic datoteke. V postopku pregleda dokumenta na primer to pomeni, da imate zabeležene vse posodobitve, ki so bile vnesene med ciklom pregleda. Lahko beležite posodobitve, odgovarjate na stike in tako dalje. Če se pojavi težava s trenutno različico članka, se lahko hitro vrnete na zadnjo znano dobro različico.
Vrsta vsebine je določena vrsta vsebine skupaj s skupino nastavitev za vsebino. Ko nekdo ustvari dokument določene vrste vsebine, samodejno prejme vse ustrezne nastavitve za to vrsto vsebine. Središče za dokumente ima lahko zbirko vrst vsebine – različne vrste dokumentov, videoposnetkov, predlog in tako dalje.
Organizator vsebine ni samodejno vključen v mesto središča za dokumente, vendar ga Številni uporabniki dodajajo. Organizator vsebine je SharePointova funkcija, ki omogoča upravljanje celotne organizacije in strukture elementov. Z metapodatki ali vrstami vsebine lahko organizator vsebine samodejno usmerja dokumente in druge elemente na določena mesta. Na primer, v zbirki znanja boste morda organizator vsebine samodejno usmeril vse nove prispevke v posebno knjižnico, ki zbira članke za določen izdelek.
