Izvajanje upravljanja zapisov

Zapise lahko upravljate» na mestu «, kar pomeni, da lahko dokument pustite na trenutnem mestu na mestu ali pa shranite zapise v določen Arhiv, na primer na mesto središča z zapisi.

Preden izvedete upravljanje zapisov, je priporočljivo, da najprej ustvarite načrt za upravljanje zapisov za svojo organizacijo. Če želite izbrati pravi sistem za upravljanje zapisov za vašo organizacijo, glejte izbiranje načina shranjevanja in upravljanja zapisov.

Opomba: V storitvi SharePoint online smo uvedli z oznakami za hranjenje, da deklarirate vsebino kot zapise, kar učinkovito nadomešča potrebo po uporabi središča z zapisi. Če uporabljate središče z zapisi, ga lahko še naprej uporabljate Poleg oznak hranjenja. Če pa želite za upravljanje zapisov pomikati naprej, priporočamo, da namesto središča z zapisi uporabite nalepke za hranjenje.

Ustvarjanje in konfiguracija mesta središča z zapisi

V tem razdelku najdete pregled nad glavnimi koraki, ki jih morate izvesti za ustvarjanje in konfiguriranje mesta središča z zapisi. Kliknite povezave, če si želite ogledati določene smernice za vsak korak.

  1. Ustvarite mesto središča z zapisi z uporabo predloge mesta središča z zapisi.

  2. Ustvarite knjižnice ali sezname zapisov , da upravljate in shranite vsako vrsto zapisa, ki je določena v vašem paketu datotek (def: paket datotek opisuje vrste dokumentov ali elementov, ki jih organizacija priznava kot uradne poslovne zapise. Označuje, kje so shranjeni ti zapisi, in vsebuje informacije, ki ločujejo eno vrsto zapisa od drugega).

  3. Dodajanje povezane vrste vsebine v knjižnice in sezname.

  4. Ustvarite in dodajte stolpce mesta ustreznim vrstam vsebine, če želite vsebovati in prikazati metapodatke za vsako vrsto zapisa, ki je določena v načrtu datoteke.

  5. Dodajte pravilnik za upravljanje informacij na vrsto vsebine na mestu središča z zapisi.

  6. Konfigurirajte organizatorja vsebine tako, da vsako vrsto zapisa usmeri na ustrezno mesto.

Na vrh strani

Ustvarjanje mesta središča z zapisi

Priporočamo, da ustvarite središče z zapisi kot zbirko mest najvišje ravni, ne pa kot podmesto. Če želite ustvariti zbirko mest, morate biti član SharePointove skupine skrbnikov gruče v računalniku, v katerem se izvaja spletno mesto SharePointovega osrednjega skrbništva.

V storitvi SharePoint online lahko ustvarite mesto središča z zapisi na SharePointovem mestu na najvišji ravni. Kliknite + Ustvari mesto, nato pa Začnite pri koraku 4 spodaj.

  1. Zaženite SharePoint 2013 ali 2016 centralna administracija.

    • Za Windows Server 2008 R2:

      • Kliknite Start, kliknite Microsoft SharePoint 2013 Products ali Microsoft SharePoint 2013 Productsin nato kliknite SharePoint 2013 Central Administration ali SharePoint 2016 centralna administracija.

    • Za Windows Server 2012:

      • Na začetnem zaslonu kliknite osrednje skrbništvo SharePointovega 2013 ali SharePoint 2016.

        Če osrednje skrbništvo za sharepoint 2013 ali SharePoint 2016 ni na začetnem zaslonu:

      • Z desno tipko miške kliknite računalnik, kliknite vsi programi, nato pa kliknite SharePoint 2013 Central Administration ali SharePoint 2016 centralna administracija.

  2. Na spletnem mestu osrednjega skrbništva v razdelku Upravljanje aplikacij kliknite Ustvarjanje zbirk mest.

  3. Na strani Ustvari zbirko mest v razdelku spletni program , če spletni program, v katerem želite ustvariti zbirko mest, ni izbran, kliknite puščico dol. V meniju spletni program kliknite Spremeni spletni programin nato kliknite spletni program, v katerem želite ustvariti zbirko mest.

  4. V razdelku naslov in opis vnesite naslov in opis zbirke mest.

  5. V razdelku naslov spletnega mesta izberite pot, ki jo želite uporabiti za URL (na primer pot vključitve nadomestnih znakov, kot je na primer primer/mesta/, ali korenski imenik (/).

    Če izberete pot vključitve nadomestnih znakov, morate vnesti tudi ime mesta, ki ga želite uporabiti v URL-ju spletnega mesta.

  6. V razdelku izbor predlog na seznamu Izberite različica izkušnje izberite različico SharePointove izkušnje predlog, ki jih želite uporabiti.

    Izberite različico izkušnje, če želite, da bo zbirka mest videti in delovala kot zbirka mest v strežniku SharePoint Server. Zbirka mest, ki uporablja starejšo različico izkušnje, se izvaja v novejši različici SharePointa, vendar pa bo uporabniški vmesnik in Uporabniška izkušnja zbirke mest odražala starejšo različico. Zbirka mest, ki jo lahko kadar koli nadgradite na najnovejšo različico izkušnje.

  7. V razdelku izbor predloge izberite zavihek podjetje , nato pa kliknite središče z zapisi.

  8. V razdelku primarni skrbnik zbirke mest vnesite uporabniško ime (v obliki domena \ uporabniškoime) za uporabnika, ki bo skrbnik zbirke mest.

  9. V razdelku sekundarni skrbnik zbirke mest vnesite uporabniško ime za sekundarnega skrbnika zbirke mest. Imenovanje sekundarnega skrbnika zbirke mest je najboljša praksa za zagotovitev, da lahko nekdo upravlja zbirko mest, ko ni prisoten skrbnik primarne zbirke mest.

  10. Če uporabljate kvote za upravljanje shrambe za zbirke mest, v razdelku predloga količinske omejitve kliknite predlogo na seznamu Izbira predloge količinske omejitve .

  11. Kliknite V redu.

Ustvarjanje knjižnic ali seznamov za upravljanje zapisov

Knjižnice in seznami so pomembni elementi v upravljanju zapisov. Služijo kot omarice za datoteke za vsako vrsto zapisa, ki ga želite shraniti ali upravljati. Povezovanje vrst vsebine (razloženo pozneje) v knjižnice in seznami dodatno pripomorejo k kategoriziranju zapisov. Priporočamo, da ustvarite eno knjižnico dokumentov ali seznam za vsako vrsto vsebine v načrtu datoteke z zapisi.

Dodajanje obstoječe vrste vsebine na seznam ali v knjižnico

Ko dodate vrsto vsebine na seznam ali v knjižnico, omogočite, da ta seznam ali knjižnica vsebuje elemente te vrste. Ko so zapisi poslani v središče z zapisi, so preusmerjeni na ustrezni seznam ali v knjižnico, ki temelji na vrsti vsebine dokumenta.

Na vrh strani

Ustvarjanje in dodajanje stolpcev mesta na sezname, knjižnice ali vrste vsebine

Stolpci omogočajo združevanje, razvrščanje in spremljanje zapisov ali drugih elementov. Stolpec mesta določa element metapodatkov, ki jih je mogoče povezati z vrsto vsebine, seznamom ali knjižnico. Morda želite na primer dodati stolpce mesta, da določite» avtor «ali» datum dokončanega «. Dodajte stolpec mesta v vrsto vsebine za zapise, če želite shraniti element metapodatkov, ki je poslan z zapisom, ali če želite dodati metapodatke, da boste lažje upravljali zapis.

Ustvarjanje stolpca mesta

  1. Na spletnem mestu središča z zapisi kliknite nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 in nato še Nastavitve mesta.

    Na spletnem mestu, ki je povezano s skupino SharePoint, kliknite Nastavitve, kliknite Vsebina mestain nato še Nastavitve mesta.

  2. Na strani z nastavitvami mesta v polju Galerije spletnega oblikovalca kliknite Stolpci spletnega mesta.

  3. Na strani Stolpci mesta kliknite Ustvari.

  4. Na strani» nov stolpec mesta «v razdelku ime in vrsta v polje ime stolpca vnesite želeno ime.

  5. Izberite vrsto podatkov, ki jih želite shraniti v stolpec, na primer valuta, datum in čas ali besedilo.

  6. V razdelku skupina izberite obstoječo skupino, v katero želite shraniti nov stolpec mesta ali izberite nova skupina , da ustvarite novo skupino za shranjevanje stolpca. Skupine ponujajo način organiziranja stolpcev in olajšanje iskanja.

V razdelku Dodatne nastavitve stolpca izberite želene dodatne nastavitve stolpcev. Možnosti, ki so na voljo v tem odseku, se razlikujejo glede na vrsto stolpca, ki ga izberete v razdelku Ime in vrsta. Če je na primer vrsta informacij, ki jih želite shraniti v stolpcu, izbira, lahko določite možnosti, ki jih želite oštevilčiti v razdelku Dodatne nastavitve stolpca .

  1. Kliknite V redu.

Dodajanje stolpca mesta v vrsto vsebine za zapise

  1. Na domači strani spletnega mesta središča z zapisi kliknite nastavitve in nato še Nastavitve mesta.

    Na spletnem mestu, ki je povezano s skupino SharePoint, kliknite Nastavitve, kliknite Vsebina mestain nato še Nastavitve mesta.

  2. V razdelku galerije spletnega oblikovalca kliknite vrste vsebine mesta.

  3. Na strani» vrste vsebine mesta «kliknite vrsto vsebine mesta, ki jo želite konfigurirati.

  4. Ko izberete vrsto vsebine mesta na nadrejenem mestu ali pa ustvarite novo vrsto vsebine mesta, na strani Izbrana vrsta vsebine mesta v razdelku stolpci kliknite Dodaj iz obstoječih stolpcev mesta.

  5. Na strani Dodajanje stolpcev na vrsto vsebine v razdelku Izberi stolpce izberite skupino, ki jo želite filtrirati na seznamu Izberi stolpce iz .

  6. Izberite stolpec, ki ga želite dodati na seznamu razpoložljivih stolpcev , in nato kliknite Dodaj.

  7. V razdelku Posodobi sezname in vrste vsebine mesta določite, ali bodo vrste vsebine podrejenega mesta, ki dedujejo od te vrste vsebine mesta, posodobljene z vašimi spremembami.

  8. Ko končate z dodajanjem želenih stolpcev, kliknite v redu.

Opomba: Če vrsta vsebine, ki jo želite izbrati, ni prikazana kot povezava (zatemnjena) na tej strani, vrsta vsebine pripada nadrejenemu mestu mesta središča z zapisi, zato mora biti izbran in konfiguriran na nadrejenem mestu. To lahko naredite tako, da kliknete povezavo pod izvornim stolpcem ob zatemnjeni vrsti vsebine mesta pod stolpcem Vrsta vsebine mesta .

Na vrh strani

Ustvarjanje pravilnikov za upravljanje informacij za zapise

Pravilnik za upravljanje informacij je nabor pravil za vrsto vsebine. Pravilniki za upravljanje informacij omogočajo organizacijam nadzor in sledenje stvarem, na primer, kako dolgo se vsebina ohrani ali kaj lahko uporabniki naredijo s to vsebino.

Opomba: Če želite dokončati to opravilo, morate biti član skupine» lastniki «za mesto središča z zapisi.

Dodajanje pravilnika za upravljanje informacij za vrsto vsebine

Opomba: Za osnovno vrsto vsebine ne morete določiti pravilnika za upravljanje informacij. Ključne vrste vsebine so nameščene, ko ustvarite zbirko mest. Ustvariti morate vrsto vsebine, ki je izpeljana iz osnovne vrste vsebine, in uporabiti pravilnik za upravljanje informacij za izpeljano vrsto vsebine.

  1. Na spletnem mestu kliknite nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 in nato še Nastavitve mesta.

    Na spletnem mestu, ki je povezano s skupino SharePoint, kliknite Nastavitve, kliknite Vsebina mestain nato še Nastavitve mesta.

  2. Na strani nastavitev mesta v razdelku Galerije spletnega oblikovalca kliknite Vrste vsebine mesta.

  3. Na strani» vrste vsebine mesta «kliknite vrsto vsebine, ki ji želite dodati pravilnik za upravljanje informacij.

  4. Na strani vrsta vsebine kliknite nastavitve pravilnika za upravljanje informacij.

  5. Na strani urejanje pravilnika vnesite opis pravilnika in nato napišite kratko izjavo pravilnika, ki uporabnikom razloži, čemu je namenjena pravilnik. V izjavi pravilnika je lahko največ 512 znakov.

  6. Nato morate v pravilnik za upravljanje informacij dodati eno ali več funkcij pravilnika. Ko omogočite funkcije, bodo predstavljene dodatne nastavitve.

Dodajanje funkcij pravilnika v pravilnik za upravljanje informacij

Funkcije pravilnika, ki jih lahko dodate v pravilnik informacij, so oznake, nadzor, potek in črtne kode.

Dodajanje funkcije pravilnika o hranjenju v pravilnik za upravljanje informacij

  1. Na strani urejanje pravilnika izberite potrditveno polje Omogoči hranjenje .

  2. Kliknite Dodaj fazo hranjenja in izberite eno od teh možnosti obdobja hranjenja, če želite določiti, kdaj bodo dokumenti potekli: Če želite nastaviti datum poteka na podlagi lastnosti» datum «, izberite to fazo, ki temelji na lastnosti» datum «v elementu, nato pa izberite dejanje ( Ustvarjeno ali spremenjeno) in časovno obdobje (dneve, mesece ali leta).

  3. Vnesite vrednost v polje med seznami, da določite časovno obdobje.

  4. Izberite dejanje, ki naj se pojavi, ko poteče dokument.

  5. Če želite, da je izbrano dejanje ponovljeno, potrdite potrditveno polje v razdelku ponavljanje in nato izberite obdobje ponavljanja.

  6. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Dodajanje funkcije pravilnika nadzora v pravilnik za upravljanje informacij

  1. Na strani za urejanje pravilnika v razdelku nadzor izberite omogoči nadzorin nato potrdite polja ob dogodkih, za katere želite obdržati nadzorno sled.

  2. Kliknite V redu.

    Opomba: Če si želite ogledati dnevnike nadzora, na strani z nastavitvami zbirke mest kliknite poročila dnevnika nadzorain nato izberite poročilo, ki ga želite prikazati.

Dodajanje funkcije pravilnika za črtno kodo v pravilnik za upravljanje informacij

  1. Na strani za urejanje pravilnika v razdelku črtne kode izberite Omogoči črtne kode.

  2. Izberite poziv uporabnikom, da vstavijo črtno kodo... Potrdite polje, če želite, da Officeove odjemalske aplikacije zahtevajo, da uporabniki vstavljajo črtno kodo v svoje dokumente.

Dodajanje funkcije pravilnika za nalepke v pravilnik za upravljanje informacij

  1. Na strani urejanje pravilnika v razdelku oznake potrdite potrditveno polje Omogoči nalepke .

  2. Če želite od uporabnikov zahtevati, da vstavijo oznako pred shranjevanjem ali tiskanjem dokumenta, izberite poziv uporabnikom, da vstavijo oznako pred shranjevanjem ali tiskanjem.

  3. Če želite preprečiti, da bi se nalepke spremenile po tem, ko so dodane, izberite Prepreči spremembe oznak po dodajanju.

  4. V polje oblika nalepke vnesite besedilo, ki ga želite prikazati na nalepki. Uporabite lahko poljubno kombinacijo nespremenljivega besedila ali lastnosti dokumenta, razen izračunanih ali vgrajenih lastnosti, kot je globalni enolični identifikator (GUID) ali ustvarjeno s strani. Če želite začeti novo vrstico, uporabite zaporedje znakov \n .

  5. Izberite pisavo, velikost pisave, slog pisave in utemeljitev za besedilo nalepke.

  6. Vnesite višino nalepke v palce v polju višina in širino oznake v palcih v polju Širina .

  7. Če si želite ogledati spremembe, kliknite Osveži .

  8. Kliknite V redu.

Konfiguracija upravljanja zapisov na mestu uporabe

Ko uporabljate središče z zapisi, delate v zaklenjenem skladišču in lahko uporabite funkcijo» Pošlji «, da pridobite zapise v tem skladišču. Vendar pa lahko poljubno mesto omogočite za upravljanje zapisov na mestu uporabe kot sistem za upravljanje zapisov. V tej vrsti sistema, za razliko od središča z zapisi, lahko shranite zapise skupaj z aktivnimi dokumenti v sodelovalnem prostoru. Nekatere dodatne prednosti uporabe sistema za upravljanje zapisov v mestu so:

  • Zapisi lahko obstajajo in jih je mogoče upravljati prek več mest.

  • Če je omogočeno shranjevanje različic, je ohranjanje različic zapisov samodejno.

  • E-odkrivanje iskanje lahko izvedete hkrati z zapisi in aktivnimi dokumenti.

  • Širši nadzor nad tem, kaj je zapis v organizaciji in kdo lahko ustvari zapis.

Na voljo so trije glavni koraki za konfiguriranje upravljanja zapisov na mestu uporabe:

  1. Aktivirajte upravljanje zapisov na mestu na ravni zbirke mest.

  2. Konfigurirajte nastavitve deklaracije zapisov na ravni zbirke mest.

  3. Konfigurirajte nastavitve deklaracije zapisov na ravni seznama ali knjižnice.

    Opomba: Če želite ročno deklarirati elemente kot zapise, morate biti sodelavec ali skrbnik seznama.

Na vrh strani

Aktiviranje upravljanja zapisov na mestu na ravni zbirke mest

Prvi korak pri konfiguraciji sistema za upravljanje zapisov na mestu je aktiviranje funkcije na ravni zbirke mest. Aktiviranje funkcije omogoča ukaz» razglasi/neprijavljeni zapis «na traku.

Opomba: Če želite izvesti to opravilo, morate biti skrbnik zbirke mest.

  1. Na najvišji ravni mesta kliknite nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 in nato kliknite Nastavitve mesta.

    Na spletnem mestu, ki je povezano s skupino SharePoint, kliknite Nastavitve, kliknite Vsebina mestain nato še Nastavitve mesta.

  2. V razdelku skrbništvo zbirke mestkliknite funkcije zbirke mest.

  3. Ob možnosti upravljanje zapisov v mestukliknite Aktiviraj.

Konfiguracija nastavitev deklaracije zapisov na ravni zbirke mest

  1. Na najvišji ravni mesta kliknite nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 in nato kliknite Nastavitve mesta.

    Na spletnem mestu, ki je povezano s skupino SharePoint, kliknite Nastavitve, kliknite Vsebina mestain nato še Nastavitve mesta.

  2. V razdelku skrbništvo zbirke mestkliknite Nastavitve deklaracije zapisov.

  3. Na strani» nastavitve deklaracije zapisov «, če želite omejiti, kaj lahko naredite z elementi, ki so označeni kot zapisi, izberite eno od možnosti v razdelku omejitve zapisov .

  4. V razdelku» razpoložljivost deklaracije zapisa «izberite, ali naj bo ročna deklaracija zapisov na voljo privzeto na seznamih in v knjižnicah. Če izberete možnost ni na voljo na vseh mestih privzeto, je mogoče zapise razglasiti le s pravilnikom ali potekom dela.

  5. V razdelku vloge za deklaracije izberite vloge, ki lahko ročno deklarirajo in neprijavljene zapise.

  6. Izberite V redu.

Konfiguriranje nastavitev zapisa deklaracije na seznamu ali na ravni knjižnice

Lahko imate več nadzora nad tem, kje lahko elemente deklarirate kot zapise, tako da konfigurirate deklaracije zapisov za seznam ali knjižnico. Ko konfigurirate izjavo seznama ali knjižnice za zapis, lahko elemente samodejno deklarirate kot zapise, ko jih dodate na seznam ali v knjižnico.

  1. Na seznamu ali v knjižnici, kjer želite konfigurirati nastavitve deklaracije zapisov, kliknite zavihek Knjižnica ali seznam na traku, nato pa kliknite Nastavitve knjižnice ali Nastavitve seznama.

    V storitvi SharePoint online kliknite nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 in nato kliknite Nastavitve seznama ali Nastavitve knjižnice.

  2. Na strani» nastavitve knjižnice dokumentov/seznama «v razdelku dovoljenja in upravljanjekliknite Nastavitve deklaracije zapisov.

  3. V razdelku z razpoložljivostjo ročnega zapisa deklaracije izberite:

  4. Ne glede na to, ali želite, da seznam ali knjižnica uporablja privzete nastavitve za deklaracijo zapisov, ki jih uporablja zbirka mest,

  5. ali je uporabnikom vedno dovoljeno ročno deklarirati elemente kot zapise za seznam ali knjižnico ali

  6. ne glede na to, ali uporabniki ne morejo ročno deklarirati zapisov na seznamu ali v knjižnici.

  7. V razdelku Samodejna izjava potrdite potrditveno polje, če želite, da so vsi elementi, ki so dodani na seznam ali v knjižnico, samodejno deklarirani kot zapisi.

  8. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Opomba:  Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Želimo, da bi bila ta vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko sporočite, če so bile te informacije uporabne? Tukaj je referenčni članek v angleščini.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×