Elektronsko porazdeli poročilo

Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Microsoft Office Access lahko uporabite za elektronsko distribucijo Accessova poročila. Na primer, lahko uporabite ukaz e-pošte v meniju »gumb Microsoft Office« lahko hitro izvoz in pošljite poročilo o kot priloge v e-poštno sporočilo. Ali lahko izvozite poročilo kot datoteko in nato porazdelite datoteko na več načinov. Z uporabo metode elektronsko prejemnikov, lahko hitro ugotovite pomembne informacije za tiste, ki jo potrebujejo. Poleg tega datoteke lahko uporabite za ustvarjanje varnostne kopije in arhivi poročila, in lahko tudi zmanjšate papirja uporaba v primerih, ko so natisnjenih poročil ni potrebno.

V tem članku je razloženo v različnih oblikah zapisa, lahko uporabite za izvoz poročila in opisuje različne načine, lahko uporabite za distribucijo izvožene poročilo prejemnikom.

Kaj želite narediti?

Razumevanje oblike zapisa datotek, ki lahko izvozite poročilo

Porazdeljevanje poročila z uporabo ukaza e-pošte

Porazdeljevanje poročila z uporabo drugih načinov

Razumevanje oblike zapisa datotek, ki lahko izvozite poročilo

Poročila lahko izvozite kot več različnih oblikah zapisa datoteke. Vendar pa ne vseh teh oblik zapisa ohrani postavitev in oblikovanje izvirnega poročila. Na primer, če želite izvoziti poročilo v obliki HTML datoteke (*.htm ali * .html), datoteko obogateno besedilo (*.rtf) ali besedilne datoteke (*.txt), datoteka ne bo vsebovala vse vizualne elemente, ki so prisotni v prvotno poročilo, na primer grafike , barve, črte ali obrobe. Vendar pa določene oblike zapisa datotek ohraniti postavitev in oblikovanje izvirnega poročila. Te oblike vključujejo posnetek oblika (*.snp), Portable Document Format zapisa (*.pdf) in specifikacija elektronskega papirja XML oblika (*.xps). Ta članek se osredotoča na uporabo teh treh oblik zapisa.

Ta tabela prikazuje vse oblike na voljo za izvoz poročila in programe, ki vam in vaši prejemniki lahko uporabite za odpiranje datoteke, ki rezultata.

Oblika

Datoteka besedilo ension(s)

Programi, ki se uporabljajo za odpiranje datoteke

HTML

*.htm; *.html

Internetnih brskalnikov, na primer Microsoft Internet Explorer.

PDF

*.pdf

Pregledovalniki datotek PDF, ki so na voljo kot brezplačni, za prenose tretjih oseb.

Obogateno besedilo

*.rtf

Programov za urejanje, kot so Microsoft Office Word in WordPad.

Posnetek

*.SNP

Posnetek pregledovalnik za Microsoft, ki je na voljo Microsoftov Center za Download. Poiščite povezavo brezplačen prenos v razdelku Glejte tudi .

Besedilo

*.txt

Besedil in programih, kot sta Word in beležnico za urejanje besedila.

XPS

*.XPS

  • V sistemu Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 ali Microsoft Windows XP    XML papir specifikacija pregledovalnik za Microsoft, ki so na voljo tako, da prenesete Essentials paket specifikacija elektronskega papirja Microsoft XML. Če želite več informacij o Essentials paket specifikacija elektronskega papirja Microsoft XML, si oglejte povezave v odseku Glejte tudi .

  • V sistemu Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 ali novejšo različico.

Opomba: Možnosti Obliki zapisa PDF (*.pdf) in Oblika zapisa XPS (*.xps) so na voljo, ko namestite dodatek našli več informacij o podpori za te oblike zapisa datotek v razdelku Glejte tudi .

Na vrh strani

Porazdeljevanje poročila z uporabo ukaza e-pošte

Najhitrejši načina distribucijo poročila v Office Access 2007 je z ukazom e-pošte v meniju gumb Microsoft Office. Z le nekaj kliki, Access izvozi poročilo v obliki zapisa datoteke in nato ustvari novo e-poštno sporočilo s priloženo datoteko, ki.

  1. V podoknu za krmarjenje izberite poročilo, ki ga želite poslati e-poštnega sporočila.

  2. Kliknite Gumb Microsoft Office Podoba gumba , in nato kliknite e-pošta.

  3. V pogovornem oknu Pošlji predmet kot izberite oblika zapisa izhoda, ki ga želite uporabiti, in nato kliknite v redu. Ne pozabite, da Obliki zapisa PDF (*.pdf), Oblika zapisa XPS (*.xps) in Posnetek obliko (*.snp)le možnosti, ki ohrani postavitev in oblikovanje izvirnega poročila.

    Office Outlook 2007 odpre novo e-poštno sporočilo s Prilogo datoteke vrste, ki ste ga navedli.

  4. V polje za zadevo v polje zadeva in sporočilo v območju sporočila vnesite e-poštni naslovi prejemnikov.

    Namig: Privzeto je datoteka, ki jih pošljete tako, da uporabite ta način niso shranjene v vašem računalniku. Če želite shraniti kopijo datoteke v vašem računalniku, z desno tipko miške Prilogo v polju Attached in nato v priročnem meniju kliknite Shrani kot .

  5. Kliknite Pošlji.

Na vrh strani

Porazdeljevanje poročila z uporabo drugih načinov

Če ne želite z ukazom e-pošte za pošiljanje poročila, lahko najprej izvozite poročilo v obliki zapisa datoteke, ki jo želite in ga razdeli na enak način kot porazdelite druge datoteke. Na primer, lahko kopirajte datoteko na izmenljivem mediju, kot je na primer CD, disketa ali pogon USB in nato porazdelite prejemniki vašega sporočila. Lahko pa morda kopirajte datoteko v skupni rabi omrežno mapo ali knjižnico dokumentov na mestu Microsoft Windows SharePoint Services, in nato sporočite prejemnikom mesto datoteke.

V spodnjih razdelkih je prikazano, kako izvor poročila kot datoteko posnetka (*.snp), Portable Document Format datoteke (*.pdf) ali specifikacija elektronskega papirja XML datoteke (*.xps), ki lahko razpošljete z metodo, ki jo želite.

Izvor poročila kot datoteko posnetka

Če si želite ogledati datoteko posnetka, morate imeti nameščen program Microsoft posnetek pregledovalnik na vas in računalnike prejemnikov. V starejših različicah Accessa posnetek pregledovalnik je bil nameščen s programom Access. Vendar pa posnetek pregledovalnika ni nameščen z Office Access 2007. Če si želite ogledati datoteko posnetka, morate Prenesite in namestite brezplačen program pregledovalnik za Microsoft posnetek iz Microsoft Download Center. Ker licenco za Office Access 2007 ni treba prenesti program pregledovalnika posnetkov, Uporabniki, ki nimajo Access 2007 v računalniku nimajo nameščenega tudi lahko prenesete posnetek pregledovalnika in uporabite za ogled posnetka datotek, ki jih ustvarite. Povezava za prenos poiščite v razdelku Glejte tudi

  1. V podoknu za krmarjenje kliknite poročilo, ki jih želite izvoziti.

  2. Na zavihku Zunanji podatki v skupini izvoz kliknite večin nato kliknite Posnetek pregledovalnik.

  3. Na prvi strani izvoz – čarovnika za pregledovalnik posnetek, v polje ime datoteke vnesite ime datoteke ali kliknite Prebrskaj , da poiščite drugo mesto, v katero želite shraniti datoteko.

  4. Če si želite ogledati posnetek takoj, ko ste jo ustvarili, v razdelku določite možnosti izvoza, izberite potrditveno polje odprite ciljno datoteko, ko je operacija izvoza dokončana .

  5. Kliknite V redu.

    Če datoteka z istim imenom že obstaja v mapi, ki ste ga navedli, Access pozove k bodisi zamenjati obstoječo datoteko ali vnesite novo ime. Kliknite da če želite zamenjati datoteko ali pa kliknite brez , če želite vnesti drugo ime datoteke.

    Access ustvari datoteko posnetka. Če ste se odločili za dostop, odprite ciljno datoteko, in posnetek pregledovalnik program nameščen v vašem računalniku, program se zažene in prikaže datoteko posnetka. Če posnetek pregledovalnik program ni nameščen v vašem računalniku, prikazana brez sporočila in posnetek datoteke ne bodo prikazani. Vendar pa jo lahko še vedno posredujete drugim uporabnikom.

  6. Če želite shraniti navodila operacija, ki ste izvedli tako, da lahko hitro ponovite isti postopek, počakajte nekaj trenutkov, potrdite potrditveno polje Shrani korake izvoza in vnesite ime in opis za navodila. Če želite ustvariti Outlookovo opravilo, ki vam omogoča, da načrtujete izvoza na datum v prihodnosti, izberite potrditveno polje Ustvari Outlookovo opravilo .

    Več informacij o načrtovanje uvoz in izvoz operacije v odseku Glejte tudi .

Izvor poročila kot *.pdf ali *.xps datoteke

Najprej morate namestiti dodatek preden izvozite poročila v *.pdf ali *.xps obliko zapisa datoteke. Če želite več informacij o podpori za druge oblike zapisa datotek, na primer *.pdf in *.xps, kliknite povezave v razdelku Glejte tudi v tem članku.

Ko namestite dodatek, uporabite ta postopek za izvoz poročila v *.pdf ali *.xps datoteko:

  1. V podoknu za krmarjenje kliknite poročilo, ki jih želite izvoziti.

  2. Na zavihku Zunanji podatki v skupini izvoz kliknite PDF ali XPS.

  3. V pogovornem oknu Objavi kot PDF ali XPS , v polju Shrani kot vrsto izberite vrsto datoteke, ki jo želite izvoziti poročilo.

  4. Če želite spremeniti ime, ki poročilo se shrani kot, v polje ime datoteke vnesite novo ime datoteke.

  5. Če želite odpreti poročilu takoj, ko jih izvozite, potrdite potrditveno polje po objavi datoteko odpreti . Če nimate programa, ki je nameščen v vašem računalniku, ki podpira odpiranje vrsto datoteke, ta možnost ni na voljo.

  6. V razdelku Optimiziraj za, naredite nekaj od tega:

    • Če želite optimizirati poročila za večje, višjo ločljivostjo datoteke (priporočeno za tiskanje), izberite standardno.

    • Če želite optimizirati poročila za manjše, nižjo ločljivostjo datoteke (priporočeno za objava v spletu), izberite Najmanjša velikost.

  7. Kliknite Objavi.

    Access ustvari datoteko *.pdf ali *.xps. Če ste se odločili za dostop, odprite datoteko po objavi, ustrezen program se zažene in prikaže datoteko.

  8. Za shranjevanje korakov operacija, ki ste izvedli tako, da lahko hitro ponovite isti postopek pozneje potrdite potrditveno polje Shrani korake izvoza in vnesite ime in opis za navodila. Če želite ustvariti Outlookovo opravilo, ki vam omogoča, da načrtujete izvoza na datum v prihodnosti, izberite potrditveno polje Ustvari Outlookovo opravilo .

    Več informacij o načrtovanje uvoz in izvoz operacije v odseku Glejte tudi .

Na vrh strani

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×