Pravilniki o hranjenju so del tehnologije upravljanja zapisov sporočanja, ki je na voljo z e-Microsoft Exchange Server računi storitve Microsoft Exchange Server microsoft 365. Tehnologija upravljanja sporočilnih zapisov omogoča preprosto ohranjanje sporočil, ki jih potrebujete, da bi ravnali skladno s pravilnikom organizacije, vladnimi predpisi ali pravnimi potrebami, in odstranjevanje vsebine, ki nima več pravne ali poslovne vrednosti.
Opomba: Za to funkcijo veljajo licenčne zahteve programov Microsoft Outlook in Exchange. Če želite več informacij si oglejte Licenčne zahteve za osebne arhive in pravilnike o hranjenju.
Več o pravilnikih o hranjenju
Organizacije lahko ustvarijo privzete pravilnike o hranjenju za vse poštne elemente v nabiralniku storitve Exchange Server ali Microsoft 365, posebne pravilnike za privzete mape, kot so »Prejeto«, »Osnutki«, »Poslano«, »Izbrisano« in »Neželena e-pošta« – ali pa ustvarijo pravilnike o hranjenju, ki jih uporabniki lahko uporabijo za mape ali posamezne elemente. Vse ali kombinacijo teh možnosti lahko konfigurira vaš skrbnik za Exchange Server ali Microsoft 365.
Pomembno: Če imate kakršna koli vprašanja glede pravilnikov o hranjenju v vaši organizaciji, preglejte smernice vaše organizacije ali pa se obrnite na vaš pravni oddelek.
Pravilnik o hranjenju je lažje dodeliti po posameznih mapah namesto po posameznih sporočilih. Vendar lahko izberete najmanj eno sporočilo, čeprav je mapi dodeljen pravilnik o hranjenju, in nato samo tem sporočilom dodelite drugačen pravilnik. Sporočilu dodeljena pravica ima prednost pred podedovanimi pravilniki map.
Pomembno: Pravilnik o hranjenju, ki vključuje datum, do katerega bo e-poštno sporočilo izbrisano, bo prikazan v glavi e-poštnega sporočila. Če pa je uporabljen pravilnik o hranjenju samo za hranjenje in ne zahteva, da je e-poštno sporočilo izbrisano, ime pravilnika in opis morda ne bo prikazana v glavi e-poštnega sporočila ali v glavi podokna za branje.
Dodelitev pravilnika o hranjenju za e-poštno mapo
-
V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poštno mapo, da prikažete priročni meni, in izberite Lastnosti.
-
Izberite zavihek Pravilnik in nato pravilnik mape. Mapa privzeto samodejno uporabi vsak pravilnik, ki je že bil dodeljen nadrejeni mapi.
Dodelitev pravilnika o hranjenju v e-poštna sporočila
-
Na seznamu sporočil kliknite sporočilo.
Namig: Če želite izbrati več sporočil, pritisnite in pridržite tipko CTRL in nato klikajte posamezna sporočila.
-
Na traku izberite Dodeli pravilnik.
-
Pravilnik o hranjenju za sporočilo je prikazan v glavi v podoknu za branje pod imeni prejemnikov in vključuje datum poteka.
Na traku ni ukaza Dodeli pravilnik.
Če ukaza Dodeli pravilnik ni na traku, je morda v meniju prekoračitve. Kliknite tri pike na desni strani traku in prikazati bi se moral pravilnik za dodelitev. Možno je tudi, da skrbnik Exchange Server ali vaš skrbnik za Microsoft 365 ni omogočil pravilnikov o hranjenju in arhivu za vaš račun ali pa ne uporabljate licence za Outlook, ki vključuje to funkcijo. Če želite več informacij si oglejte Licenčne zahteve za osebne arhive in pravilnike o hranjenju.
Odstranjevanje pravilnika o hranjenju
Ko odstranite pravilnik o hranjenju iz e-poštnega sporočila, pravilnik za mapo velja za element, če ji je dodeljen.
-
Na seznamu sporočil kliknite sporočilo.
-
Na traku izberite Dodeli pravilnik.
-
V razdelku Pravilnik o hranjenju kliknite Uporabi pravilnik za mapo.
Pravilnik o hranjenju za sporočilo je prikazan v glavi v podoknu za branje pod imeni prejemnikov in vključuje datum poteka.
