Če uporabljate Microsoft Access 2007 ali Access 2010 s programom Microsoft Outlook 2007 ali Microsoft Outlook 2010, lahko zbirate ali posodobite informacije, čeprav e-poštna sporočila. Access vas vodi skozi ustvarjanje obrazca za zbiranje podatkov in pošiljanje obrazca v e-poštnem sporočilu. Ko prejemniki e-pošte vrnejo izpolnjene obrazce, lahko izberete, da bodo zbrani podatki samodejno obdelani in shranjeni v določeni Accessovi zbirki podatkov. S tem načinom zbiranja podatkov lahko prihranite čas in trud, ki je običajno vključen v postopek kopiranja in lepljenja ali ročnega vnosa podatkov. Spodaj je navedenih nekaj primerov, kjer lahko s tem postopkom zbirate podatke:
Ankete Izvedete lahko anketo in rezultate zberete tako, da najprej ustvarite Accessovo zbirko podatkov s potrebnimi tabelami, da shranite rezultate in uporabite čarovnika za ustvarjanje obrazca ankete, nato pa jih pošljite v udeležence ankete. Ko udeleženci odgovorijo, so podatki ankete samodejno shranjeni v zbirki podatkov.
Poročila o stanju Ne glede na to, ali gre za najnovejšo stanje zaloge ali posodobljene informacije o nerešenih težavah, vas lahko skupina obvešča, tako da pošiljate e-poštna sporočila, ki vsebujejo trenutne informacije v rednih intervalih.
Upravljanje dogodkov Pri organiziranju konference ali usposabljanja ali drugih dogodkov lahko pošljete enega ali več obrazcev kot e-poštno sporočilo, če želite zbrati podatke za stik, možnosti potovanja in hotelske želje itd. Če se odločite, da bodo odgovori samodejno obdelani, lahko udeleženci kadar koli spremenijo svoje nastavitve, ne da bi vas morali obvestiti in imate vedno dostop do najnovejših podatkov za namene odločanja.
V tem članku je razloženo, kaj potrebujete za uporabo tega postopka, kako začeti uporabljati čarovnika in nato še dodatne informacije o različnih korakih, da boste lahko izbrali najbolj ozaveščen izbor, ko boste upoštevali čarovnika.
Opomba: Zbranih podatkov ne boste mogli dodati, če je vaš prejemnik uporabljal Hotmail ali Yahoo, da vam pošlje obrazec za zbiranje podatkov.
Preden začnete
Če ste prvič zbirali podatke z e-poštnimi sporočili, upoštevajte ta navodila:
-
Zagotovite, da ste v računalnik namestili te programe:
-
Access 2007 ali Access 2010.
-
Outlook 2007 ali Outlook 2010. Če želite poslati e-poštna sporočila, morate imeti nameščen in konfiguriran Outlook v računalniku, ki ga uporabljate. Če imate nameščen Outlook, vendar še ni konfiguriran, zaženite Outlook in sledite navodilom v čarovniku za zagon Outlooka. Če želite pomoč za čarovnika, si oglejte pomoč za Outlook.
-
Če načrtujete uporabo InfoPathovega obrazca, se prepričajte, da imate nameščen InfoPath 2007 ali novejšo različico, prejemniki pa bodo morali imeti nameščen tudi InfoPath v svojih računalnikih.
-
Prejemniki e-pošte morajo imeti InfoPath ali e-poštni odjemalec, ki podpira obliko zapisa HTML, ki je nameščena v svojih računalnikih, da si lahko ogleda in ureja obrazec.
Obrazec, ki se uporablja za zbiranje podatkov v e-poštnih sporočilih, ni Accessov obrazec. Čarovnik ustvari poseben obrazec v obliki zapisa HTML ali InfoPath.
Določite ciljno zbirko podatkov. Zbirka podatkov je lahko v obliki zapisa. mdb ali. accdb. Poleg tega so podprte datoteke. mde in. accde. Če ne želite uporabiti obstoječe zbirke podatkov, morate ustvariti novega.
-
-
Identificirajte ali ustvarite tabele, ki jih želite popolniti s podatki iz e-poštnih odgovorov. Če zbirate podatke za obstoječe tabele, zagotovite, da tabele niso le za branje in da imate potrebna dovoljenja za dodajanje ali posodabljanje vsebine.
Opomba: V e-poštnih sporočilih ni mogoče zbirati prilog, samoštevilskih, OLE in več vrednosti polj.
Če vaša operacija zbiranja podatkov dopolni dve ali več tabel, morate ustvariti poizvedbo za izbiranje in jo uporabiti kot vir zapisov obrazca. Zagotovite, da poizvedba vključuje vsa zahtevana polja iz temeljnih tabel. Če uporabljate obstoječo poizvedbo, zagotovite, da poizvedba ni samo za branje in da imate potrebna dovoljenja za dodajanje ali posodabljanje njene vsebine. Če želite več informacij o ustvarjanju poizvedbe na podlagi dveh ali več tabel, si oglejte članek Uvod v poizvedbe.
Shranite podatke kot nove zapise v teh primerih:
-
Če bodo podatki zapolnili več tabel.
-
Če ciljna tabela nima polja s primarnim ključem. Vrednosti primarnega ključa so potrebne za preslikavo posameznega odgovora na obstoječi zapis. Če vaša ciljna tabela nima polja s primarnim ključem, jo dodajte zdaj ali pa dodelite obstoječe polje, ki ima enolične vrednosti kot primarni ključ.
-
Če ciljna tabela nima zapisov. Če je tabela prazna, čarovnik predvideva, da želite dodati zapise.
-
Če e-poštni naslovi prejemnikov niso shranjeni kot polje v zbirki podatkov. Pri zbiranju podatkov za posodobitev zapisov ne boste mogli ročno vnašati naslovov v sporočilo, ki ga je ustvaril čarovnik. Polje» naslov «mora biti v ciljni tabeli ali v tabeli, v kateri je relacija s ciljno tabelo.
Začetek
-
Odprite zbirko podatkov, v kateri bodo shranjeni zbrani podatki.
-
Če želite dodati podatke v eno tabelo, izberite tabelo v podoknu za krmarjenje. Če želite zapolniti več sorodnih tabel, izberite poizvedbo, ki je vezana na te tabele.
-
Če želite zagnati čarovnika, naredite nekaj od tega:
-
Na zavihku zunanji podatki v skupini zbiranje podatkov kliknite Ustvari e-pošto.
-
Z desno tipko miške kliknite tabelo ali poizvedbo in nato kliknite Zberi in posodobi podatke po e-pošti.
Opomba: Če tabela ne vsebuje nobenih polj ali pa ima le samoštevilske, OLE predmet, Prilogo ali vrste polj za iskanje z več vrednostmi, Access prikaže to sporočilo: izbrana tabela ali poizvedba nima polj, ki podpirajo zbiranje podatkov z e-pošto.
-
Če tabela vsebuje polja, ki podpirajo zbirko podatkov, se zažene čarovnik. Če ciljna tabela podpira dodajanje in posodabljanje podatkov, vas čarovnik vodi po zahtevanih korakih za zbiranje podatkov v e-poštnih sporočilih.
Uporabite te razdelke kot referenco za vsa vprašanja, ki jih morda uporabljate v naslednjih sedmih glavnih korakih procesa.
Izberite vrsto obrazca za vnos podatkov, ki ga želite poslati.
Izberite vrsto obrazca, ki temelji na enostavnosti uporabe zase in za svoje prejemnike.
Izberite obrazec HTML Obrazec HTML si lahko ogleda in uredi kateri koli uporabnik, katerega e-poštni odjemalec podpira HTML
Izberite Microsoft InfoPathov obrazec To možnost boste videli le, če je v računalniku nameščen InfoPath. To možnost izberite le, če imajo vaši prejemniki v računalniku nameščen InfoPath in Outlook. InfoPathov obrazec nudi boljše okolje za vnos podatkov in urejanje.
Stran čarovnika, ki je prikazana naprej, je odvisna od tega, ali ciljni predmet podpira posodabljanje podatkov. Če je predmet poizvedba, ki temelji na dveh ali več tabelah ali če gre za tabelo, ki nima polja s primarnim ključem ali ne vsebuje nobenih zapisov, čarovnik predvideva, da želite dodati nove zapise in vas pozove, da izberete polja obrazca. V vseh drugih primerih vas čarovnik pozove, da določite, ali želite dodati ali posodobiti podatke, preden vas vpraša, ali želite izbrati polja obrazca.
Izberite, ali želite zbirati nove podatke ali posodobiti obstoječe podatke
Določite, kaj želite narediti s podatki. Vrsta obrazca, ki ga uporabljate, vpliva na število novih zapisov, ki jih lahko prejemnik pošlje v enem odgovoru. Ko posodabljate podatke, število zapisov, ki jih mora posodobiti prejemnik, prepozna število vnaprej dokončanih obrazcev, ki bodo vključeni v sporočilo.
Opomba: Če želite dodati nove zapise, vnesite e-poštne naslove v polje naslov e-poštnega sporočila, ko je sporočilo ustvarjeno. Če želite posodobiti obstoječe podatke, morajo biti e-poštni naslovi prejemnikov shranjeni kot polje v temeljni tabeli ali poizvedbi ali v povezani tabeli.
Določite podatke, ki jih želite zbirati
Ko izberete polja, ki jih želite vključiti v obrazec, ni treba vključiti vseh polj, ki obstajajo v temeljni tabeli ali poizvedbi v obrazcu. Vendar pa morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:
-
Zahtevana polja: Polja, označena z zvezdico (*), so obvezna. Če zbirate nove zapise, čarovnik samodejno vključi vsa polja, katerih zahtevana lastnost je nastavljena na da. Če so vsa zahtevana polja zapisa prazna, Access ne doda zapisa v tabelo.
-
Nepodprte vrste polj: Določenih vrst polj ne boste mogli vključiti v obrazec, kot so, Samoštevilo, Priloga, predmet OLE ali polja za iskanje z več vrednostmi.
-
Polje s primarnim ključem: Uporabnik bo lahko v polje vnašal vrednost, pri tem pa dodal zapise; odgovori ne bodo obdelani, če je navedena vrednost že v uporabi.
Opomba: Za vsako vključeno polje v razdelku Lastnosti poljadoločite oznako in kliknite samo za branje , če ne želite, da uporabnik spremeni podatke v tem polju.
Določanje samodejne ali ročne obdelave podatkov
Izberete lahko samodejno ali ročno obdelavo odgovorov. Samodejna obdelava pomeni, da ko dobite odgovore, Outlook in Access delujeta skupaj, da izvozite podatke v ciljne tabele v zbirki podatkov. Samodejna obdelava vam lahko prihrani čas in trud. Ročna obdelava pomeni, da začnete postopek izvoza za prenos podatkov iz določene mape v Outlooku, v ciljno tabelo v Accessu.
Odgovori so uspešno izvoženi v ciljno tabelo, če so izpolnjeni naslednji pogoji, ko odgovori dosežejo vaš nabiralnik:
-
Outlook se mora že uporabljati v računalniku. Če se Outlook ne izvaja, se obdelava zažene, ko naslednjič zaženete Outlook.
-
Access ne sme biti zaščiten z geslom in ne sme biti odprt v izključnem načinu. Ime ali mesto zbirke podatkov se ne sme spremeniti, odkar ste poslali e-poštno sporočilo.
-
Imena tabel in poizvedb ter lastnosti polj, vključenih v obrazec, se ne smejo spremeniti, odkar ste poslali e-poštno sporočilo.
-
Če želite dodati ali posodobiti vsebino temeljnih tabel in poizvedb, morate imeti zahtevana dovoljenja.
Opomba: Če Samodejna obdelava ne uspe, poskusite odpraviti težave in nato ročno izvozite odgovore, ki niso bili uspešni. Vsi odgovori, ki dosežejo vašo mapo» Prejeto «, ko odpravite težave, ostanejo samodejno obdelani.
Nastavitev lastnosti za nadzor samodejne obdelave odgovorov
Če želite določiti drugo Outlookovo mapo, v kateri so shranjeni odgovori, na strani določite, kako želite obdelati stran z odgovori čarovnika, kliknite ime mape. V pogovornem oknu Izbira mape izberite drugo mapo ali pa kliknite novo , če želite ustvariti novo mapo.
Če kliknete Nastavi lastnosti za nadzor samodejne obdelave odgovorov za spreminjanje ali natančno nastavljanje nastavitev uvoza, si oglejte spodnjo tabelo za informacije o razpoložljivih možnostih:
|
Možnost |
Rezultat |
|---|---|
|
Zavrzite odgovore tistih, ki jim niste poslali sporočila |
Potrdite to potrditveno polje, če želite, da se samodejno obdelajo le odgovori, ki so jih poslali prvotni prejemniki sporočila. Odgovori drugih oseb so shranjeni v ciljni mapi, vendar niso samodejno obdelani. |
|
Sprejemanje več odgovorov posameznega prejemnika |
Potrdite to potrditveno polje, če želite samodejno obdelati le prvi odgovor posameznega prejemnika. Drugi in naslednji odgovori so shranjeni v ciljni mapi, vendar niso samodejno obdelani. Opomba: Ta nastavitev nadzoruje le število odgovorov in ne število zapisov v enem odgovoru, ki so obdelani. Če pošljete InfoPathov obrazec, vam lahko uporabnik pošlje več zapisov v en odgovor in Access samodejno obdela vse zapise v odgovoru, tudi če to potrditveno polje ni potrjeno. |
|
Dovoli posodobitve le obstoječim podatkom |
Ko prejemniki uporabljajo InfoPathov obrazec za posodabljanje podatkov, lahko pošljejo nove zapise poleg posodobitev obstoječih zapisov. Potrdite to potrditveno polje, če želite obdelati le posodobitve obstoječih zapisov. |
|
Število odgovorov, ki jih je treba obdelati |
Vnesite skupno število odgovorov (za vse prejemnike), ki jih želite samodejno obdelati. Če želite, da so vsi odgovori samodejno obdelani, v polje z besedilom vnesite veliko vrednost, kot je 5000. Odgovori, ki so prejeti, ko je dosežena določena vrednost, so shranjeni v ciljni mapi, vendar niso samodejno obdelani. |
|
Datum in čas za ustavitev |
Določite, kdaj naj se Samodejna obdelava odgovorov ustavi za to e-poštno sporočilo. Odgovori, prejeti po tem datumu in času, so shranjeni v ciljni mapi, vendar niso samodejno obdelani. |
Če želite te možnosti spremeniti na poznejši datum, na zavihku zunanji podatki v skupini zbiranje podatkov kliknite upravljanje odgovorov. V pogovornem oknu upravljanje sporočil za zbiranje podatkov Izberite sporočilo, za katerega želite spremeniti nastavitve, in nato kliknite možnosti sporočila. Spremembe, ki jih naredite v pogovornem oknu, vplivajo na vse poznejše odgovore, ki jih prejmete za to sporočilo.
Ročna obdelava odgovorov
Če želite nadzorovati, kdaj in kateri odgovori so obdelani, ne izberite Možnosti samodejnega postopka. Odgovori bodo shranjeni v določeni mapi v Outlooku, dokler ne izberete in z desno tipko miške kliknite vsak odgovor v mapi, nato pa v priročnem meniju kliknite Izvozi podatke v Microsoft Access .
V nekaterih primerih boste morda morali ročno obdelati tudi odgovore, ki jih ni bilo mogoče samodejno obdelovati.
Pred izvozom podatkov se spomnite tega:
-
Accessova zbirka podatkov ne sme biti odprta v izključnem načinu, ime ali mesto zbirke podatkov pa se ne sme spreminjati, odkar ste poslali e-poštno sporočilo.
-
Imena tabel in poizvedb ter lastnosti polj, vključenih v obrazec, se ne smejo spremeniti, odkar ste poslali e-poštno sporočilo.
-
Če želite dodati ali posodobiti vsebino temeljnih tabel in poizvedb, morate imeti zahtevana dovoljenja.
Izberite, kako želite določiti e-poštne naslove prejemnikov
Če zbirate le nove informacije, lahko e-poštne naslove določite na dva načina:
-
Vnesite e-poštne naslove posamezno v Outlookovo e-poštno sporočilo ali pa izberite naslove iz adresarja.
-
Uporabite polje e-poštni naslov v tabeli ali poizvedbi trenutne Accessove zbirke podatkov.
Opomba: Ko zbirate podatke za posodabljanje obstoječih zapisov, tega pogovornega okna ne vidite, ker morajo biti e-poštni naslovi prejemnikov najprej na voljo kot polje v zbirki podatkov.
Vnos e-poštnih naslovov neposredno v Outlooku
Če določite prejemnike v Outlooku, si lahko pred pošiljanjem predogledate in prilagodite sporočilo. V telesu e-poštnega sporočila vključuje kratko predstavitev in obrazec. Priporočljivo je, da obrazca ne spremenite. Spremembe v strukturi obrazca lahko povzročijo, da se odgovor ne obdela.
Uporaba e-poštnih naslovov, shranjenih v polju v zbirki podatkov
Možnost izbire povezane tabele se sklicuje na tabele, ki so povezane. Če si želite ogledati ali urediti relacije tabel v zbirki podatkov, v orodjih za zbirke podatkov. v skupini» relacije «kliknite» relacije «
Če želite več informacij o relacijah, si oglejte članek vodnik po relacijah tabel.
Pregled in določanje seznama prejemnikov
Končni glavni korak vključuje predogled in prilagajanje e-poštnega sporočila, fino prilagajanje seznama prejemnikov in pošiljanje sporočila za zbiranje podatkov.
Ustvarjanje in pošiljanje e-poštnega sporočila
Ko vas čarovnik obvesti, da lahko zdaj ustvarite e-poštno sporočilo, in vam pokaže, kako si ogledate stanje e-pošte z ukazom» upravljanje odgovorov «, se lahko prikažejo nekatera opozorilna sporočila. V spodnji tabeli je opisano vsako opozorilo in dejanje, ki ga lahko izvedete, da ga razrešite:
|
Opozorilno sporočilo |
Opis |
S Olution |
|---|---|---|
|
Nekateri zapisi ne vsebujejo veljavnega naslova v polju» navedeni e-poštni naslov «. Za te vrstice ne bodo vrnjeni nobeni podatki. |
Polje e-poštni naslov, ki ste ga izbrali, vsebuje ničelne vrednosti. |
Če želite zbirati podatke za vsak zapis, zaprite čarovnika in zamenjajte ničelne vrednosti z e-poštnimi naslovi. Nato znova zaženite čarovnika. |
|
Trenutno imate v zbirki podatkov izključno zaklepanje; Samodejna obdelava ne bo uspešna, dokler ne sprostite zaklepa. |
Zbirka podatkov je trenutno odprta v izključnem načinu. |
Če ste se odločili, da bodo odgovori samodejno obdelani, obdelava ne uspe, ker Access ne more dodati ali posodobiti zbirke podatkov, ki ima izključno zaklepanje. Zaprite in znova odprite zbirko podatkov v neizključnem načinu takoj po pošiljanju sporočila. |
|
Ta e-poštna sporočila morda vsebujejo podatke, ki so zaupne ali občutljive narave. |
Zbirate podatke za posodobitev obstoječih zapisov in obrazec, ki ga želite poslati, bo vnaprej dokončan z obstoječimi podatki. |
Če nekatera polja obrazca vključujejo občutljive podatke, se vrnite na korak čarovnika, kjer ste izbrali polja in odstranili polja, ki vsebujejo občutljive podatke iz obrazca. |
Ko si predogledate in prilagodite sporočilo, lahko filtrirate polje e-poštni naslov in izberete svoje prejemnike. Izberite e-poštne naslove, ki jih želite uporabiti, in sicer tako, da potrdite ustrezna potrditvena polja. Če se prikaže pogovorno okno s seznamom neveljavnih e-poštnih naslovov, si zapišite naslove na seznamu in kliknite izhod. Preverite neveljavne naslove, naredite potreben popravek in nato poskusite znova poslati sporočilo.
