Dodajanje podatkov, zbranih prek e-poštnih sporočil, v Accessovo zbirko podatkov

Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Lahko zbirate ali posodobi informacije prek e-pošte s programom Microsoft Access 2007 ali Accessu 2010 s programom Microsoft Outlook 2007 ali Microsoft Outlook 2010. Dostop do vas vodi skozi ustvarjanje obrazca za zbiranje podatkov in pošiljanje obrazca v e-poštno sporočilo. Če vaš e-poštnim prejemnikom vrnejo izpolnjene obrazce, lahko so zbrani podatki samodejno obdelani in shranjeni v določeno Accessovo zbirko podatkov. Ta način zbiranja podatkov lahko prihranite čas in časovno, ki je po navadi vključena v kopije in prilepi ali postopek vnosa ročno podatkov. To je nekaj primerov, kjer lahko uporabite ta postopek za zbiranje podatkov:

Ankete    Naredite ankete in prevajate rezultate s prvo ustvarjanje Accessove zbirke podatkov s tabelami, potrebne za shranjevanje rezultatov in ustvariti anketo obrazca s čarovnikom za in nato pošto, da udeleženci ankete. Ko udeleženci odgovoriti, so podatki ankete samodejno shranjeni v zbirki podatkov.

Poročila o stanju    Ali je zadnje stanje zalog ravni ali najnovejše informacije o čaka na težave, skupine lahko ohranite, kjer si lahko ogledate tako, da pošljete, ga e-poštna sporočila, ki vsebujejo trenutne podatke v rednih razmakih.

Upravljanje dogodka    Ko organiziranje konference ali izobraževanje ali druge dogodke, lahko pošljete enega ali več obrazcev kot e-poštno sporočilo, da zbira informacije o stiku, potovanja in nastanitve Preferences (nastavitve) in tako naprej. Če se odločite, da so samodejno obdelavo odgovorov, so udeleženci lahko kadar koli spremenite nastavitve, ne da bi morali vas obvesti, in imate vedno dostop do najnovejše podatke za namene odločanja.

V tem članku je razloženo, kaj je treba uporabiti ta postopek, kako začeti z uporabo čarovnika, in nato vam dodatne informacije o različnih korakov, da si lahko najbolj obveščeni izbor, kot jih upoštevajte navodila čarovnika,

Opomba: Ne boste mogli dodati zbrane podatke, če prejemnik uporablja storitve Hotmail ali Yahoo poslati obrazec za zbiranje podatkov.

Preden začnete

Če je to prvič zbiranje podatkov z uporabo e-poštnih sporočil, izvedite te korake:

  1. Zagotovite, da ti programi so nameščeni v računalniku:

    • Access 2007 ali Accessu 2010.

    • Outlook 2007 ali Outlook 2010. Outlook namestili in konfigurirali v računalniku, ki ga uporabljate za pošiljanje e-poštnih sporočil, morate imeti. Če imate Outlook nameščen, vendar še ni konfiguriran, zaženite Outlook in sledite navodilom v čarovniku za zagon Outlooka. Pomoč za čarovnika, si oglejte pomoč za Outlook.

    • Če ste načrt za uporabo InfoPathov obrazec, se prepričajte, da imate InfoPath 2007 ali novejšo različico nameščeno različico in prejemnikov tudi morali imeti InfoPath v računalniku nimajo nameščenega.

    • Ste e-poštni prejemniki morajo imeti bodisi imajo InfoPath ali e-poštni odjemalec, ki podpira obliko HTML, nameščen v računalniku nimajo, če želite omogočiti ogled in urejanje obrazca.

      Obrazec, ki se uporablja za zbiranje podatkov z e-poštna sporočila ni Accessovega obrazca. Čarovnik Ustvari posebno obliko v obliki zapisa HTML ali InfoPath.

      Določite ciljno zbirko podatkov. Zbirka podatkov je lahko v obliki zapisa .mdb ali .accdb. Poleg tega so datoteke .mde in .accde podprti. Če ne želite uporabiti obstoječo zbirko podatkov, morate ustvariti novega.

  2. Določite, ali ustvarjanje tabele, ki naj izpolnjeno s podatki iz e-pošte odgovore. Če ste zbiranje podatkov obstoječe tabele, zagotovite, da tabele niso samo za branje in da imate zahtevana dovoljenja za dodajte ali posodobite svoje vsebine.

Opomba: Priloga, »Samoštevilo «, OLE in več vrednosti polj vrste ni mogoče zbrati z uporabo e-poštnih sporočil

Če vaš zbiranjem podatkov izpolnjujete več tabel, morate ustvarite poizvedbo za izbiranje in uporabite kot vir zapisov. Zagotovite, da poizvedba vsebuje vsa želena polja iz temeljnih tabel. Če uporabljate obstoječo poizvedbo, zagotovite, da poizvedba ni samo za branje in da imate zahtevana dovoljenja za dodajanje ali posodabljanje njeno vsebino. Če želite več informacij o ustvarjanju poizvedbe, ki temelji na dve ali več tabel, si oglejte članek Uvod v poizvedbe.

Shranjevanje podatkov kot nove zapise v teh primerih:

  • Če podatki bo izpolniti več tabel.

  • Če ciljna tabela nima polje primarnega ključa. Vrednosti primarnega ključa, ki so potrebni za zemljevid vsak odgovor v obstoječi zapis. Če vaša ciljna tabela nima polje primarnega ključa, ga dodajte zdaj ali dodelite obstoječe polje, ki vsebuje enolične vrednosti kot primarni ključ.

  • Če ciljna tabela nima vse zapise. Če je tabela prazna, čarovnik predvideva, da želite dodati zapise.

  • Če e-poštne naslove prejemnikov, ki niso shranjeni kot polja v zbirki podatkov. Pri zbiranju podatkov posodobiti zapise, se ne boste mogli ročno vnesite naslov v čarovniku Ustvari sporočilo. «Polje »naslov «mora biti v ciljni tabeli ali v tabeli, ki je razmerje z ciljno tabelo.

Na vrh strani

Uvod

  1. Odprite zbirko podatkov, v katerem bodo shranjene zbrane podatke.

  2. Če želite dodati podatke v eno tabelo, izberite tabelo v podoknu za krmarjenje. Če želite izpolniti več tabel v relaciji, izberite poizvedbe, ki je vezan na te tabele.

  3. Naredite nekaj od tega, da zaženete čarovnika za:

    • Na zavihku Zunanji podatki v skupini Zbiranje podatkov kliknite Ustvari e-pošto.

    • Z desno tipko miške tabelo ali poizvedbo, in nato kliknite zbira in posodabljanje podatkov prek e-pošte.

      Opomba: Če tabela vsebuje vsa polja, ali je le »Samoštevilo «, »predmet OLE «, Priloge ali z več vrednostmi vrste polj za iskanje, Access prikaže to sporočilo: izbrano tabelo ali poizvedbo, nima vsa polja, ki podpirajo zbiranje podatkov z e-pošte .

Če tabela vsebuje polja, ki podpirajo zbiranje podatkov, se zažene čarovnika. Če ciljna tabela podpira dodajanje in posodabljanje podatkov, čarovnik vas vodi skozi zahtevane korake za zbiranje podatkov z e-poštna sporočila.

Uporabite v teh razdelkih kot navodila za vprašanja, ki jih morda imate do naslednjih sedem glavnih korakov postopka.

  1. Izberite vrsto obrazca za vnos podatkov, ki ga želite poslati

  2. Izberite, ali želite zbrati nove podatke ali posodobiti obstoječe podatke

  3. Navedite podatke, ki jih želite zbrati

  4. Določite Samodejna ali ročna obdelava podatkov

  5. Izberite, kako želite določiti e-poštne naslove prejemnikov

  6. Preglejte in določite seznam prejemnikov

  7. Ustvarjanje in pošiljanje e-poštnega sporočila

Na vrh strani

Izberite vrsto obrazca za vnos podatkov, ki ga želite poslati

Izberite vrsto obrazca, ki temelji na lažjo uporabo zase in prejemniki vašega sporočila.

Izberite HTML obrazca    V obliki HTML, lahko si ogledate in urejal vse uporabnike, katerih e-poštni odjemalec, ki podpira HTML

Izberite Microsoft InfoPathov obrazec    Videli boste to možnost, le če InfoPath je nameščen v vašem računalniku. Izberite to možnost le, če vsi prejemniki InfoPath in v računalniku nimajo nameščenega Outlooka. Obrazec programa InfoPath ponuja boljši vnos podatkov in urejanje okolja,

Na strani čarovnika, ki se prikaže ob odvisno ali ciljni predmet podpira posodabljanje podatkov. Če je predmet poizvedbo, ki temelji na dve ali več tabel ali če tabele, ki nima polje primarnega ključa ali ne vsebuje nobenih zapisov, čarovnik predvideva, da želite dodati nove zapise in vas pozove, da potrdite polja obrazca. V vseh drugih primerih, vas čarovnik pozove, da določite, ali želite dodati ali posodobiti podatke, preden se sprašuje, če želite izbrati polja obrazca.

Na vrh strani

Izberite, ali želite zbrati nove podatke ali posodobiti obstoječe podatke

Določite, kaj želite narediti s podatki. Vrsta obrazca, ki ga uporabljate vpliva na število novih zapisov, ki prejemnika lahko poslali v enem odgovoru. Pri posodabljanju podatkov število zapisov, ki jih je treba posodobiti tako, da prejemnik določa število vnaprej izpolnjenih obrazcev, ki bodo vključeni v sporočilo.

Opomba: Če želite dodati nove zapise, vnesite e-poštne naslove v polje naslov e-poštnega sporočila, ko ustvarite sporočilo. Če želite posodobiti obstoječe podatke, morajo biti e-poštni naslovi prejemnikov shranjeni kot polja v temeljno tabelo ali poizvedbo ali v povezani tabeli.

Na vrh strani

Navedite podatke, ki jih želite zbrati

Pri izbiri polja, če želite vključiti v obrazec, ga ni treba vključiti vsako polje, ki že obstaja v temeljne tabele ali poizvedbe v obliki. Vendar pa morajo biti izpolnjeni ti pogoji:

  • Obvezna polja:    Polja, ki so označeni z zvezdico (*) simbol, so zahtevani. Če zbirate nove zapise, se čarovnik samodejno vključi vsa polja, katerih lastnost zahtevano nastavljena na da. Če poljuben zapis pa potrebujete polja so prazna, Access ne morete dodati zapis v tabelo.

  • Nepodprte vrste polj:    Ne boste mogli vključujejo nekatere vrste polj v obrazcu, na primer »Samoštevilo «, Priloga, predmete OLE ali polja za iskanje z več vrednostmi.

  • Polje primarnega ključa:    Uporabnik lahko v polje vnesite vrednost, pri dodajanju zapisov, vendar; odgovor, ki ni mogoče obdelati, če določeno vrednost, ki je že v uporabi.

    Opomba: Za vsako polje, vključene, pod Lastnosti polja, izberite oznako in kliknite samo za branje če ne želite, da uporabnik za spreminjanje podatkov v tem polju.

Na vrh strani

Določite Samodejna ali ročna obdelava podatkov

Izberete lahko Samodejna ali ročna obdelava odgovorov. Samodejna obdelava pomeni, da dobite odgovore, Outlook in Access sodelovati, da izvozite podatke v ciljno tabele v zbirki podatkov. Samodejna obdelava lahko prihranite čas in truda. Ročna obdelava le pomeni, da začnete z operacijo izvoza za prenos podatkov iz določene mape v Outlooku v ciljno tabelo v Accessu.

Odgovore uspešno izvozili v ciljno tabelo, dokler ti pogoji v času, prispejo v nabiralnik:

  • Outlook, morate že nameščen v vašem računalniku. Če Outlook ne izvaja, obdelava začne naslednjič, ko zaženete Outlook.

  • Access ne sme biti, zaščitenih z geslom, in ne sme biti odprta v izključnem načinu. Ime ali mesto zbirke, morate ne so spremenilo, odkar ste poslali e-poštno sporočilo.

  • Imena tabel in poizvedb in lastnosti polja, ki so vključena v obrazcu, morate ne so spremenilo, odkar ste poslali e-poštno sporočilo.

  • Zahtevana dovoljenja, če želite dodati ali posodobiti vsebino temeljne tabele in poizvedbe, morate imeti.

    Opomba: Če Samodejna obdelava ne uspe, poskusite odpraviti težave in nato ročno izvozite odgovore, ki ni bila uspešna. Odgovori, ki prispejo v mapo »Prejeto« , ko boste odpravili težave še vedno samodejno.

Nastavitev lastnosti za nadzor Samodejna obdelava odgovorov

Če želite določiti drugo mapo Outlook odgovori so shranjeni, na strani Navedite, kako želite obdelati odgovore čarovnika, kliknite ime mape. V pogovornem oknu Izberi mapo izberete drugo mapo, ali kliknite novo , če želite ustvariti novo mapo.

Če kliknete nastavite lastnosti za nadzor Samodejna obdelava odgovorov spremeniti ali prilagodijo nastavitev uvoza, glejte spodnjo tabelo za informacije o razpoložljivih možnostih:

Možnost

Rezultat

Zavrzi odgovore od tistih, ki jim niste poslali sporočilo   

Potrdite to potrditveno polje, če želite le odgovore, ki sem jih prejel izvirni prejemniki sporočila samodejno obdelati. Odgovori od drugih oseb, ki so shranjeni v ciljno mapo, vendar se ne obdelujejo samodejno.

Sprejme več odgovorov od vsakega prejemnika   

Potrdite to potrditveno polje, če želite le prvi odgovor na vsako prejemnik za samodejno. Drugi in naslednjih odgovori so shranjeni v ciljno mapo, vendar se ne obdelujejo samodejno.

Opomba: S to nastavitvijo nadzorujete le število odgovorov in ne število zapisov v en odgovor, ki se obdelujejo. Z drugimi besedami: Če želite poslati obrazec programa InfoPath, uporabnik je lahko pošljete več zapisov v enem odgovoru in Access samodejno obdela vse zapise v odgovoru, tudi če potrdite to polje ni potrjeno.

Dovoli le posodobitve za obstoječe podatke   

Če prejemniki za posodobitev podatkov uporabite obrazec programa InfoPath, pošljite nove zapise poleg posodobitve obstoječih zapisov. Potrdite to potrditveno polje, če želite obdelati samo posodobitve obstoječih zapisov.

Število odgovorov za obdelavo   

Vnesite število odgovorov (od vseh prejemnikov), ki jih želite samodejno obdelani. Če želite samodejno obdelavo odgovorov, vnesite velikih vrednosti, na primer 5000, v polje z besedilom. Odgovore, ki jih prejmete, ko doseže določeno vrednost so shranjeni v ciljno mapo, vendar se ne obdelujejo samodejno.

Datum in čas, da ustavite   

Navedite, kdaj naj se ustavi Samodejna obdelava odgovorov za to e-poštno sporočilo. Odgovorite, prejeli po tem datum in čas so shranjeni v ciljno mapo, vendar se ne obdelujejo samodejno.

Če želite spremeniti te možnosti v prihodnje, na zavihku Zunanji podatki v skupini Zbiranje podatkov kliknite Upravljanje odgovorov. V pogovornem oknu Upravljanje sporočil za zbiranje podatkov , izberite sporočilo, za katerega želite spremeniti nastavitve in nato kliknite Možnosti sporočila. Spremembe, ki jih naredite v pogovornem oknu vpliva na vse naslednje odgovore, ki jih prejmete to sporočilo.

Ročna obdelava odgovorov

Če želite nadzorovati, kdaj in katere odgovore nanje, ne izberite je Samodejna možnost. Odgovori bodo shranjeni v določeno mapo v Outlooku, dokler izberite in z desno tipko miške vsak odgovor v mapo in nato v priročnem meniju kliknite izvoz podatkov v Microsoft Access .

V nekaterih primerih, boste morda morali ročno obdelati odgovore, ki ni mogoče obdelati samodejno.

Ne pozabite tega, preden izvozite podatke

  • Accessove zbirke podatkov ne sme biti odprta v izključnem načinu, in ime ali mesto zbirke, morate ne so spremenilo, odkar ste poslali e-poštno sporočilo.

  • Imena tabel in poizvedb in lastnosti polja, ki so vključena v obrazcu, morate ne so spremenilo, odkar ste poslali e-poštno sporočilo.

  • Zahtevana dovoljenja, če želite dodati ali posodobiti vsebino temeljne tabele in poizvedbe, morate imeti.

Na vrh strani

Izberite, kako želite določiti e-poštne naslove prejemnikov

Če zbirate samo nove podatke, lahko določite e-poštne naslove na dva načina:

  • Vnesite e-poštne naslove posamično v Outlookovo e-poštno sporočilo, ali izberite naslove iz adresarja.

  • Uporaba e-poštni naslov polja v tabeli ali poizvedbi trenutne Accessove zbirke podatkov.

    Opomba: Pri zbiranju podatkov za posodabljanje obstoječih zapisov, ne boste videli tem pogovornim oknom, ker e-poštni naslovi prejemnikov mora biti najprej na voljo kot polja v zbirki podatkov.

Vnos e-poštne naslove neposredno v Outlook

Če določate prejemniki vašega sporočila v Outlooku, jih lahko ogledate in prilagodite sporočilo pred pošiljanjem. V e-pošto, telo sporočila vključuje kratek uvod in obrazec. Priporočljivo je, da ne naredite spremembe v obrazec. Spremembe v obliki strukturo lahko povzroči odgovor, ki se ne obdelujejo.

Uporaba e-poštne naslove, ki so shranjene v polju v zbirki podatkov

Možnost, da izberete se povezana tabela se nanaša na tabele, ki so povezani. Ogled ali urejanje relacije tabele v zbirki podatkov, na zavihku »Orodja za zbirke podatkov. «, v skupini relacije kliknite relacije

Če želite več informacij o relacijah, si oglejte članek vodnik za relacij tabele.

Na vrh strani

Preglejte in določite seznam prejemnikov

Pri zadnjem koraku glavne vključuje predogled in prilagajanje e-poštno sporočilo, razmejitve seznam prejemnikov in nato pošiljanje sporočila za zbiranje podatkov.

Ustvarjanje in pošiljanje e-poštnega sporočila

Ko čarovnik vas obvesti, da ustvarite e-poštno sporočilo in vam pokaže, kako si lahko ogledate stanje e-pošte z uporabo ukaza Upravljanje odgovorov , nekatera sporočila opozorilo se lahko prikaže. Naslednja tabela opisuje vsako opozorilo in dejanja, ki jih lahko odpravite:

Opozorilo sporočilo

Opis

S Olution

Nekatere zapise nimajo veljaven naslov v polje določen e-poštni naslov. Podatki ne bodo vrnjeni za te vrstice.

Polje e-poštni naslov, ki ste ga izbrali so ničelne vrednosti.

Če želite zbirati podatke za vsak zapis, zaprite čarovnika in zamenjajte ničelne vrednosti z e-poštne naslove. Nato znova zaženite čarovnika.

Trenutno nameščena izključno Zakleni v zbirki podatkov; Samodejna obdelava ne bo uspelo, dokler se ne sprosti zaklepanje.

Imate zbirko podatkov, ki je trenutno odprto v izključnem načinu.

Če izberete, da samodejno odgovori obdelani, obdelava ni uspešno, ker Access ne dodajte ali posodobite zbirke podatkov, ki ima izključno Zakleni v njem. Zaprite in znova odprite zbirko podatkov v načinu brez izključno takoj po pošiljanju sporočila

Te e-poštna sporočila lahko vsebujejo podatke, ki ima občutljive ali zaupne osebne podatke.

Zbirate podatke za posodabljanje obstoječih zapisov in obrazec, ki jih nameravate poslati bo vnaprej izpolnjen z obstoječimi podatki.

Če nekatera polja obrazca vključuje občutljivih podatkov, znova odprite korak čarovnika za mesto, kamor ste izbrali polja in odstraniti polja, ki vsebujejo občutljivih podatkov iz obrazca

Ko si ogledate in prilagodite sporočilo, lahko filtrirate polja e-poštni naslov in izberite prejemniki vašega sporočila. Izberite e-poštne naslove, ki ga želite uporabiti tako, da izberete ustrezne potrditvena polja. Če se prikaže pogovorno okno, na seznamu neveljavne e-poštne naslove, si zabeležite naslov na seznamu in kliknite Zapri. Preveri neveljavne naslove, kateri koli vnesite in nato poskusite znova poslati sporočilo.

Na vrh strani

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×