Deset najboljših razlogov za uporabo Accessa v Excelu

Če uporabljate Office Family of Products, ali morate uporabiti Excel ali uporabljati Access za upravljanje podatkov tabelarnih? Članek s spremljevalcem, ki uporablja Access ali Excel za upravljanje podatkov, obravnava prednosti posameznega izdelka in vsebino, ki jo prinašajo v tabelo. Zakaj izbrati med eno ali drugo? Če podatke shranite v Accessu in vzpostavite povezavo z njim iz Excela, pridobite prednosti obeh. Tukaj je deset razlogov, zakaj uporaba Excela in Accessa skupaj omogočata veliko smisla.

Čeprav Excel ni v zbirki podatkov, se pogosto uporablja za shranjevanje podatkov, s katerimi lahko razrešite preproste težave z zbirko podatkov. Vendar pa je Excel ploščati datotečna zbirka podatkov in ne relacijska zbirka podatkov. Ko se morajo preproste tabele razvijati v več tabel povezanih podatkov, je Access prva izbira za delavce z informacijami, ki hitro ustvarijo program zbirke podatkov. Access je bil vedno velika» podatkovna pristajalna ploščica «za zbiranje in utrjevanje različnih podatkov v celotnem podjetju, od katerih je veliko življenj v Excelovih delovnih zvezkih. Ko so podatki v Accessu, lahko dodate več tabel in se jim pridružite, ustvarite poizvedbe (ali poglede podatkov), strukturirate podatke in določite podatkovne tipe, da zagotovite integriteto podatkov, daste v skupno rabo in posodobite podatke med mnogimi uporabniki ter ustvarite močna poročila in obrazce.

Za razliko od preproste postavitve preglednice v Excelu je Access organizirana drugače z več medsebojno povezanimi predmeti, ki so sprva morda videti zastrašujoči. Vendar vam ni treba biti strokovnjak za uporabo Accessa. Access je zasnovan za vse vrste uporabnikov, ki jih lahko izvedete le, če želite iti.

Preglejte dostop do plasti hkrati.

Plasti za dostop

1. uporabite Access na tri načine: kot občasni uporabnik, uporabnik ali razvijalec.

2. tabele, poizvedbe, obrazci in poročila, ki se gradijo na drug drugega in tvorijo jedro programa zbirke podatkov.

3. občasni uporabniki imajo čarovnike, graditelje nepremičnin, uporabniški vmesnik za Office Fluent in Excelove podobne funkcije, s katerimi lahko hitro opravite delo.

4. Power uporabniki imajo makre, podokno z lastnostmi, izraze in orodja za načrtovanje zbirke podatkov, da poglobijo globlje in naredijo več.

5. razvijalci lahko sodelujejo z moduli in razvijajo kodo VBA za ustvarjanje rešitev zbirke podatkov po meri in uvajanje programov za Runtime.

copy excel data to access

Dober način za začetek je, da kopirate podatke iz Excela v Access. Ustvarite lahko Accessovo tabelo in jo prikažete v pogledu podatkovnega lista, ki je podobna Excelovemu delovnemu listu. Ustvarite lahko običajna opravila ustvarjanja tabel, kot je določanje podatkovnega tipa, imena polja ali novega polja, v pogledu podatkovnega lista. Če na primer vnesete datum v prazno polje, Access nastavi podatkovni tip Datum/čas za to polje. Če vnesete besedilo, kot je ime, Access uporabi podatkovni tip Text v polje. Če želite premakniti polje, ga preprosto kliknite in povlecite.

Ko kopirate podatke iz Excela in jih prilepite v Access, vam ni treba niti najprej ustvariti tabele ali odpreti tabele v pogledu podatkovnega lista. Access vas samodejno vpraša, ali so v vaših podatkih glave, kar dobro ugibanje pri uporabi pravilnega podatkovnega tipa in ustvarjanje Accessove tabele. Ne more biti enostavnejše.

Če želite več informacij, glejte odpiranje praznega podatkovnega lista.

link excel data to access

Eden od najlažjih načinov za izpeljavo prednosti Excela in Accessa je povezovanje Excelovega delovnega lista z Accessovo tabelo. Uporabite povezavo za dostop, ko nameravate ohraniti podatke v Excelu, ampak tudi redno izkoristite nekatere od številnih Accessovih funkcij, kot so poročanje in poizvedovanje. Povežete podatke iz Accessa in ne iz Excela.

Access podpira dva bistveno različna načina ustvarjanja tabel zbirke podatkov. Uporabniki lahko ustvarijo nove izvorne tabele za shranjevanje podatkov v Accessovi zbirki podatkov, lahko pa ustvarijo povezave do obstoječih podatkov zunaj Accessove zbirke podatkov. Podatki v povezanih tabelah so prikazani in se vedejo na več načinov, kot so izvorne tabele. Čarovnik za povezovanje tabel vam pomaga pri sledenju, iskanju in posodabljanju Excelovega delovnega lista ali drugega vira podatkov, če se premakne in prekine povezavo.

Ko vzpostavite povezavo z Excelovim delovnim listom ali imenovanim obsegom, Access ustvari novo tabelo, ki je povezana z Excelovimi podatki. Če želite dodati, urediti ali izbrisati podatke, naredite spremembe v Excelu in osvežite (ali znova poizvedovati) podatke v Accessovi tabeli. Ne morete pa urejati vsebine tabele v Accessu. S podatki, povezanimi z Excelom, lahko v Accessu ustvarite poročila, poizvedbe in obrazce, ki so samo za branje.

Če želite več informacij, glejte uvoz ali povezava do podatkov v Excelovem delovnem zvezku.

import data from excel to access

Če se odločite za zmanjšanje podatkovnega kabla, lahko podatke premaknete v Excel tako, da uvozite podatke v Access. Upoštevajte, da ima Wordov uvoz dva različna pomene med Excelom in Accessom. Ko uvozite (ali vzpostavite povezavo), v Excelu vzpostavite trajno povezavo s podatki, ki jih je mogoče osvežiti. Ko uvažate podatke v Accessu, enkrat v Access omogočite dostop do podatkov, vendar brez trajne podatkovne povezave. Ko uvozite podatke, Access shranjuje podatke v novo ali obstoječo tabelo, ne da bi spremenil podatke v Excelu. V Accessu lahko uvozite vse ali vse delovne liste v Excelovem delovnem zvezku v enem postopku.

Čarovnik za uvoz vas popelje skozi korake uvoza in vam pomaga pri sprejemanju pomembnih odločitev o tem, ali želite spremeniti podatkovne tipe in dodati glave. Če naletite na napake pri uvozu podatkov, vas Access opozori in shrani napake v tabeli, tako da jih lahko hitro poiščete in popravite. Na primer, morda je alfanumerična poštna številka, zakopana globoko v stolpcu, za katerega ste mislili, da je vse število, ali pa je bila zaznana podvojena ID za polje s primarnim ključem. Lahko naredite spremembe v Excelovem delovnem zvezku in znova uvozite podatke ali pa naredite spremembe v novi Accessovi tabeli. Ko dokončate postopek, lahko shranite korake, ki ste jih uporabili, in celo ustvarite Outlookovo opravilo, da vas opomni, Kdaj želite redno uporabljati operacijo uvoza.

Ko so podatki uvoženi, je zdaj izvorno dostopno, vi pa lahko uporabite podatkovne liste in obrazce za dodajanje, urejanje in brisanje podatkov. Ko uvozite podatke, se lahko odločite, ali boste izbrisali podatke iz Excela. Običajno je priporočljivo, da imate na voljo le eno mesto za posodabljanje podatkov.

Opomba: Uvoz podatkov iz Excela v Access ne uvozi formul, le rezultate teh formul.

Če želite več informacij, si oglejte:

connect to access data from excel

Lahko tudi znova povežete Accessove podatke v Excel. To naredite tako, da ustvarite povezavo v Excelu, ki je pogosto shranjena v datoteki Officeove podatkovne povezave (. odc), v Accessovo zbirko podatkov in pridobite vse podatke iz tabele ali poizvedbe. Ko vzpostavite povezavo s podatki, lahko tudi samodejno osvežite (ali posodobite) Excelove delovne zvezke iz izvirne Accessove zbirke podatkov, ko je zbirka podatkov posodobljena z novimi informacijami.

Če želite več informacij, si oglejte:

Employees report in a tabular layout

Ko so podatki v Accessu, lahko izkoristite čudovito paleto orodij za ustvarjanje poročil in prilagoditev. Ali želite ustvariti poročilo z le nekaj kliki? Uporabite čarovnika za poročila. Želite načrtovati in spremeniti postavitev poročila v realnem času z živimi podatki, premikati in spremeniti velikost blokov podatkov, dodati in odstraniti polja in takoj videti spremembe, ko jih zgradite? Uporabite pogled postavitve. Ali želite sodelovati s poročilom za iskanje, filtriranje in razvrščanje podatkov v živo? Uporabite pogled poročila. Ali želite dodati ukazne gumbe, številke strani, slike, hiperpovezave in profesionalne sloge, ki jih je treba videti sami? Uporabite številne čarovnike za kontrolnike in galerije v kontrolnikih in skupinah postavitev na zavihku» načrt «na traku. Z Accessom lahko preprosto ustvarite preprosta poročila, poročila skupine in povzetke, nalepke z naslovi, grafična poročila in podporočila.

Ko je poročilo ustvarjeno, uporabite dostop do elektronskega distribuiranja poročila. Poročilo lahko na primer pošljete z e-poštnim sporočilom ali pa shranite poročilo v različnih oblikah zapisa, kot je na primer Accessov posnetek ali datoteka PDF, da jo dodate na spletno stran ali na SharePointovo mesto.

Če želite več informacij, si oglejte:

sample form

Ko so podatki v Accessu, lahko izkoristite različne orodja za ustvarjanje in prilagajanje obrazcev. Ali želite ustvariti obrazec z le nekaj kliki? Uporabite čarovnika za obrazce. Želite načrtovati in spremeniti postavitev obrazca v realnem času z živimi podatki, premikati in spremeniti velikost blokov podatkov, dodati in odstraniti polja in takoj videti spremembe, ko jih zgradite? Uporabite pogled postavitve. Ali želite dodati ukazne gumbe, polja s seznamom, kombinirana polja, skupine možnosti, slike, vnosne maske, grafikone, hiperpovezave in profesionalne sloge, ki jih je mogoče videti sami? Uporabite številne čarovnike za kontrolnike in galerije v kontrolnikih in skupinah postavitev na zavihku» načrt «na traku. Z Accessom lahko preprosto ustvarite preproste obrazce, obrazce z zavihki, neprekinjene obrazce, pojavne obrazce, modalna pogovorna okna in podobrazce.

V Accessu lahko preprosto ustvarite razdeljen obrazec, ki prikazuje sinhroniziran podatkovni list in pogled obrazca, tako da lahko pridobite najboljše od obojega. Ko ustvarite polirani obrazec, se lahko preprosto pomikate, filtrirate in celo poiščete podatke za obrazec tako, da uporabite standardne gumbe za krmarjenje in iskalno polje na dnu obrazca.

Razdeljeni obrazec

Če želite več informacij, si oglejte:

Samodejno filtriranje

Kateri koli izdelek, ki ga uporabljate, filtrirate podatke za delo s podmnožico podatkov in razvrščate podatke tako, da jih naročite na želeni način. V Accessu lahko uporabniki programa Excel filtrirajo in razvrščajo podatke v pogledu podatkovnega lista, ne da bi morali znova naučiti popolnoma nov uporabniški vmesnik. Ikone, ukazni meniji, ukazi, pogoji in pogovorna okna so zelo podobni, ne glede na to, ali delate z besedilom, številkami, datumi ali praznimi polji. Lahko tudi shranite filtre in razvrščate skupaj s pogledom podatkovnega lista.

Poizvedbo lahko ustvarite v Accessu in ne veste, kaj pomeni SQL. S štirimi čarovniki za poizvedbe lahko ustvarite preproste poizvedbe, poiščete dvojnike, poiščete neujemajoče se zapise in ustvarite navzkrižne poizvedbe. Ni vam treba niti ustvariti poizvedbe; preprosto filtrirajte in razvrstite podatke tako, kot želite, da je videz in shranjen s podatkovnim listom.

Pogoj »DržavaObmočje«

Če želite več informacij, si oglejte:

Prva stran čarovnika za nalepke

Zdaj, ko je vaša družina zrasla, je seznam prazničnih kartic nenadoma postal večji in morate spremljati veliko več rojstnih dni in obletnic. Ne gre za težavo. Accessovo tabelo ali poizvedbo lahko uporabite kot vir podatkov za spajanje dokumentov in ustvarite postopek spajanja dokumentov s čarovnikom za Wordovo spajanje dokumentov za pisma, kartice, e-poštna sporočila in ovojnice. Če želite ustvariti nalepke z naslovi, uporabite čarovnika za nalepke v Accessu, da ustvarite in natisnete nalepke iz poročila, ki ga ustvarite. Lahko celo samodejno dodate črtno kodo, ki ustreza posameznim naslovom stranke.

Če želite več informacij, si oglejte:

Access in Excel zagotavljata ukaze za povezovanje s podatki v SharePointovih seznamih. Excel ponuja povezavo samo za branje (enosmerno) s povezanimi SharePointovimi seznami; ker Access omogoča branje in pisanje (dvosmernih) podatkov v povezanih SharePointovih seznamih. Access in SharePointovi seznami delujejo zelo dobro skupaj. Accessovi in SharePointovi podatkovni tipi – na primer obogateno besedilo, Dodaj le (če želite podpirati zgodovino revizij v polju z zapiski), Priloge, Samoštevilo, poizvedbe in polja z več vrednostmi – omogočajo nemoteno integracijo in nekaj morebitnih nedoslednosti podatkov.

Ko povežete podatke SharePointovega seznama v Accessovo zbirko podatkov, lahko podatke iz SharePointovega seznama v lokalni Accessovi zbirki podatkov ustvarite tudi brez povezave, delate s podatki na lokalni ravni in nato znova vzpostavite povezavo s SharePointovim mestom, da prenesete spremembe. Vse spremembe podatkov v sporu, ki so jih naredili drugi uporabniki, bo obravnaval čarovnik za razreševanje sporov. Obrazci in poročila, ki ste jih ustvarili v Accessu, temeljijo na istih podatkih, vendar so povezani s SharePointovimi seznami.

Excel ponuja te integracijske točke s strežnikom SharePoint Server.

Točke integracije v Excelu, osredotočene na podatke

1. Izvedite enkratni uvoz podatkov Excelovega delovnega lista na SharePointov seznam ali pa izvozite podatke Excelovega delovnega lista na SharePointov seznam, da ustvarite trajno, enosmerno podatkovno povezavo.

2. V SharePointovem seznamu s trajno, enosmerno podatkovno povezavo osvežite podatke na Excelovem delovnem listu.

3. objavljanje Excelovih delovnih zvezkov v Excelove storitve ter prikazovanje in interakcijo s podatki s spletnim gradnikom Excelovega spletnega dostopa na strani s spletnimi gradniki.

4. uvozite (povežite) podatke v Excelov delovni zvezek iz strežnikov OLAP, strežnika SQL Server in Accessovih zbirk podatkov ter ravnih datotek.

Access zagotavlja te integracijske točke s strežnikom SharePoint Server.

1. Izvedite enkraten uvoz ali izvoz podatkov med Accessovimi pogledi in SharePointovim seznamom.

2. Povežite podatke med Accessovimi tabelami in SharePointovim seznamom, in sicer tako, da ustvarite trajno dvosmerno povezavo. (Posodobljeni podatki seznama so lahko vidni v Accessovi tabeli; posodobljene podatke Accessove tabele lahko vidite na seznamu.)

3. Podatke seznama uporabljajte brez povezave, jih posodobite v Accessu, znova vzpostavite povezavo s spletom, sinhronizirajte posodobitve in razrešite spore.

4. Prikažite in urejajte podatke seznama na Accessovem podatkovnem listu, v obrazcu in pogledih poročil.

Če želite več informacij, si oglejte:

Ustvarite lahko zelo zapletene aplikacije namiznih zbirk podatkov, ne da bi kdaj napisali eno vrstico kode VBA. Vsak Accessov predmet ima obsežen nabor lastnosti in dogodkov, ki so lahko dostopni z lista z lastnostmi, s katerim lahko prilagodite rešitev. Vsak predmet ima podrobne načrtovalce, ki razkrivajo vse funkcije, ki so na voljo. Dodatne predloge zbirke podatkov so na voljo v storitvi Office Online. Predloge polj in tabel omogočajo hitro ustvarjanje in prilagajanje novih tabel. Novo zbirko podatkov lahko načrtujete iz nič z vgrajenimi orodji za načrtovanje zbirke podatkov.

Accessovi makri uporabljajo deklarativno okolje, ki ne zahteva pisanja kode VBA, tako da vam ni treba biti razvijalec. Vsako dejanje makra izvede opravilo, na primer odpiranje obrazca, zagon poizvedbe, iskanje zapisov ali prikaz sporočila. Makre lahko vdelate v kateri koli dogodek poročila, obrazca ali kontrolnika. Večina makrov ima argumente, ki jim lahko dodate pogojno logiko, da si jih pripravite do tega, kar želite. Določite lahko tudi spremenljivke in izvedete preverjanje napak, ne da bi napisali kodo VBA.

Oblikujte prototip in ga zaženite z oddelkom IT. Ustvarite rešitev za svojo ekipo, ko jo potrebujejo ASAP, in to storite na Perla z osebjem z golimi kostmi. Spremljajte vstopnice, ki so bile prodane za stranko podjetja, spremljajte rok uporabnosti proizvodnih materialov ali natisnite oznake za prevzem delov. Spremljanje opravil, težav in končnih rezultatov v projektih teams. Ustvarite zbirko podatkov prodajnega plinovoda za spremljanje možnosti prodaje znotraj majhne skupine prodajnih strokovnjakov.

Več informacij

Na vrh strani

Opomba:  Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Želimo, da bi bila ta vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko sporočite, če so bile te informacije uporabne? Tukaj je referenčni članek v angleščini.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×