Cilj upravljanja projektov: sporočanje informacij o projektu

Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Komunikacija s skupino

Sporočanje informacij o projektu je pogosto težavno, ne glede na to, ali gre za pridobivanje informacij o stanju iz skupine ali sporočanje statusa projekta direktorjem.

Preberite, kdaj in kako komunicirati in poročati o informacijah o projektu. Drugače učinkovito sodelovanje trpi in uspeh vašega projekta je lahko ogrožen.

Več člankov v tej seriji vodnikov z navodili za upravljanje projektov najdete v poglavju Zemljevid upravljanja projekta.

Namigi za projektno vodenje pred začetkom dela ...

  • Seznam zainteresiranih strani    Preden se projekt začne, ugotovite, kdo so vaši deležniki. Eden od načinov, kako zadržati projekt, je, da pozabite na ključne interesne skupine, ki se ne morejo pomikati v projekt.

  • Hiter začetek komunikacijskega paketa    Načrtovanje komunikacijskih strategij in procesov v projekt, preden se projekt začne. Še bolje, če so postopki komuniciranja prikazani kot opravilo v prvih vrsticah projekta, da bo ta kritični del sodelovanja postal obveza vseh.

  • Pogosto Komunicirajte    Zbiranje podatkov o stanju opravila enkrat tedensko je približno desno, da odpravite težave, preden se stopnjujejo. Če pogosto komunicirate kot to, lahko člani skupine prenehajo pošiljati posodobitve zaradi dodatnega časa pri pripravi.

  • Iskanje težav    Če je videti, da je vse v redu, ker niste slišali ničesar negativnega, ste verjetno odpravili težave. Celo najboljši projekti za zagon imajo težave. Vaša naloga je, da jih poiščete, preden rastejo v večjih težavah.

  • Uporaba ustrezne tehnologije    Seznanite se s potrebami za komunikacijo članov skupine in zainteresiranimi stranmi. Člani skupine lahko na primer poročajo o stanju opravila, če želite uporabiti e-pošto ali Project Online, medtem ko bi bil izvršilni naslov morda ljubše dobro predstavljen grafikon ali Vrtilna tabela. Tukaj je seznam programov, ki jih lahko uporabite za pomoč v komunikaciji.

Program

Prednosti

Pomanjkljivosti

Project

  • Imajo vgrajena orodja za predstavitev za vse ravni zainteresiranih strani.

  • Je preprosto razumel poglede časovnice in skupinskega načrtovalca.

  • Izvoz podatkov v Excel in Visio za sporočanje zahtevnih podatkov.

  • Podjetje morda ne bo uporabilo Projecta.

  • Projekti, v katerih deluje vaše podjetje, so morda premajhni, da bi izkoristili zmogljivo programsko opremo za razporejanje.

Project Online

  • Najboljše za napredno sporočanje in poročanje o informacijah o projektu v organizaciji.

  • Lahko primerja stanje več projektov ali portfelja projektov.

  • Manjša podjetja morda potrebujejo pomoč svetovalcev za namestitev in uporabo programa Project Online.

Excel

  • Project lahko izvozi podatke v Excel za napredno analizo, kot sta analiza ANOVA in Prislužena vrednost.

  • Idealno za predčasno načrtovanje projektov ali za dobavljive predmete na visoki ravni, ki jih je mogoče pozneje dodati v Project.

  • Excel nima avtomatiziranih funkcij razporejanja za zahtevnejše projekte.

Word

  • Idealno med fazo začetka, ko želite dati v skupno rabo dokumente načrtovanja, kot so na primer predračuni in končni rezultati.

  • Ni idealno za vizualne predstavitve za izvršne zainteresirane skupine. Namesto tega uporabite funkcionalnost poročila programa Excel, Visio, PowerPoint ali Project.

SharePoint

  • Ponuja sinhronizacijo funkcij brez strežnika Project Server. Sprememba enega seznama opravil se bo odražala v drugi.

PowerPoint

  • Idealno za vplivne predstavitve na izvršne deležnike.

  • Analitiki in inženirji bodo morda želeli podrobnejše grafikone za zapleteno analizo proračuna.

Visio

  • Idealno med začetnimi fazami projekta, kjer morate posredovati poslovne in proizvodne procese s diagrami poteka ali drugimi diagrami.

  • Lahko predstavite preveč informacij za izvršno publiko. Namesto tega uporabite lastne funkcije poročanja projekta.

Microsoft Teams

  • Idealno za ekipe na različnih lokacijah. Informacije o projektu lahko daste v skupno rabo z neposrednim sporočanjem, glasom, videoposnetkom ali med spletnimi srečanji.

  • Lahko zahteva, da oddelek IT uvede.

Sporočanje informacij o projektu

Preverjanje posodobitev stanja iz programa Project Online

Če vaša skupina uporablja Project Online, prenesite posodobitve stanja opravila iz strežnika, preden komunicirate z ekipo o napredku projekta.

Spremljanje napredka načrta – od preprostega do strokovnega načrta

Napredek je na voljo na preprost način, na voljo pa je tudi več zapletenih načinov. Poiščite način, ki se najbolje obnese za projekt in vašo ekipo.

Sporočanje informacij o prisluženi vrednosti

Zajem informacij o prisluženi vrednosti je naprednejši, vendar zelo močan, korak k odkrivanju dobre in slabe učinkovitosti projekta. Dejstva na visoki ravni, ki jih pridobite od tega, so tista, ki jih želijo videti vaši deležniki.

Ustvarjanje poročila o projektu

S projektom lahko ustvarite in prilagodite presenetljiva grafična poročila o kakršnih koli podatkih projekta, ne da bi uporabljali katero koli drugo programsko opremo. Ko delate s projektom, se poročila spreminjajo, da odražajo najnovejše informacije – ne potrebujete ročnih posodobitev.

Sinhroniziraj s SharePointovim seznamom opravil

Člani skupine si lahko ogledajo urnik in posodobijo svoje delo v SharePointu in videli boste spremembe v Projectu. In obratno.

Uporaba sistema Office 365

Sporočite informacije o projektu s storitvijo Office 365. Če uporabljate računalnik z internetno povezavo, lahko kjer koli delate z dokumenti s polno različico Worda, Excela, PowerPointa ali OneNota na zahtevo.

Objava sprememb opravil v strežniku

Ko spreminjate opravila, objavite te spremembe v programu Project Online, da bodo vsi imeli prave informacije, da bodo lahko nadaljevale delo.

Komuniciranje z aplikacijo Microsoft Teams

Če ljudje ne morejo priti na srečanje, uporabite Teams, da omogočite skupno rabo informacij o projektu. Skupna raba PowerPointovih diapozitivov, Excelovih listov ali zvezka programa OneNote za skupno rabo projektnih paketov. Ljudje lahko sodelujejo v spletnih srečanjih v svojem uradu, doma ali s prenosno napravo.

Nazaj na Zemljevid projektnega vodenja

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×