Cilj projektnega vodenja: dodajanje oseb in dodeljevanje opravil

Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Dodajanje virov v projekt

Ko osebam dodajate opravila, imejte v mislih dve stvari:

  1. Osebe morate v projekt dodati prej . . .

  2. Preden jim lahko dodelite opravila.

Ta razlika je pogosto vzrok za zmešnjavo pri delu s katero koli programsko opremo za projektno vodenje.

Več člankov v tej seriji vodnikov z navodili za upravljanje projektov najdete v poglavju Zemljevid upravljanja projekta.

Namigi za projektno vodenje pred začetkom dela ...

Če še nikoli niste upravljali projekta: če ste novinec pri projektnem vodenju, boste morda opazili, da delo ni sestavljeno le iz dodeljevanja opravil. Razmisliti morate, koliko ljudi boste dodelili opravilu, kako se boste spopadali s pomanjkanjem virov med dopusti ter kako in kam boste dajali osebne podatke, kot so na primer telefonske številke, e-poštne naslove in podatke o plačah.

Nekaj namigov za začetek.

  • Preberite, katere vrste virov lahko dodelite opravilom    Ko zberete informacije, ki jih potrebujete o projektnih opravilih, določite vrste virov, ki jih boste potrebovali.

    • Viri oseb    To so viri, ki jih običajno mislimo, kot da delajo na opravilih. Vodje projektov včasih pokličejo te delovne vire, za razliko od materialov in opreme.

    • Viri podjetja    Ti viri so delovni viri, ki so upravljani in so v skupni rabi v organizaciji. Viri podjetja se uporabljajo s projektnim strokovnjakom.

    • Materialni viri    Ti viri vključujejo računalnike ali stroje, ki se uporabljajo za dokončanje dela na opravilih.

    • Splošni viri    Ti viri določajo zahteve za osebje za opravila in ne določene osebe, kot so Tesarji ali razvijalci.

  • RazMislite o tem, kako število virov spreminja trajanje Ko daste več virov v opravilo, bi pričakovali, da se trajanje opravila skrajša. V številnih primerih pa lahko dodajanje oseb v opravilo ima nasprotni učinek. Dodaja lahko dodatne stroške, dodatno komunikacijo in druge neučinkovitosti. Načrt novega cestninskega mostu na primer verjetno ne bo hitrejši, če podvojite število arhitektov v projektu. Project vam omogoča, da nadzorujete, kaj se zgodi s trajanjem opravil, ko dodate opravilom.

  • RazMislite o tem, kako zmožnosti osebe vplivajo na trajanje opravila Izkušnja osebe lahko neposredno vpliva na trajanje opravila. Morda boste pričakovali osebo s petimi leti izkušenj za dokončanje opravila v krajšem času kot nekdo z dvema.

Če ste izkušen vodja projekta Ko se projekti večajo, je na voljo več načinov za razmislek. Zdaj vas skrbi uporaba virov v drugih oddelkih, najem prodajalcev, sledenje sto ljudi dela, ustvarjanje poročil za vodstvo in številne druge kompleksnosti, ki jih še niste pomislili. Na srečo je v Microsoft Projectu na voljo strokovna orodja, ki jih boste potrebovali.

Nekaj namigov, s katerimi boste obogatili izkušnje.

  • Pregled in natančnejše Ocene trajanja    S podatki, ki jih zberete o trenutnem projektu in podobnih projektih, lahko natančneje določite Ocene trajanja. Natančnost ocen za zahteve za vire (in končni stroški projekta) je odvisna predvsem od točnosti ocen trajanja opravil.

  • Sledenje napredka dela virov:    Prepričajte se, da osebe, dodeljene opravilom, redno pošiljajo posodobitve stanja opravila. S pogledi in poročili v Microsoft Projectu boste na tekočem z vsakim posameznikom.

  • Prepoznavanje težav s čezmerno razporeditvijo virov    Project vam lahko pomaga ugotoviti, kdaj ljudje delajo na preveč opravil hkrati.

  • Bodite pozorni na osnovni načrt    Osnovni načrti vam dajo posnetek projekta, tako da lahko primerjate trenutni napredek z začetnimi pričakovanji.

  • Porazdelitev dela z izravnavo    Ko ljudje istočasno delajo na preveč opravilih, lahko Project prilagodi naloge bolj realistični delovni obremenitvi. IzRavnane dodelitve sredstev je eden od načinov, kako izravnati breme.

  • Izvoz podatkov iz projekta v Excel za nadaljnjo analizo Excel vam lahko pomaga, če potrebujete nadaljnjo analizo informacij o projektu. Podatke o opravilih in virih lahko na primer izvozite v Excel za napredna poročila prislužene vrednosti in nato prikažete podatke z grafikoni sparkline, da si ogledate, kako so stroški porabljeni glede na količino dokončanega dela.


    Uporaba grafikonov sparkline pri projektnem vodenju
    usposabljajo zaposlene z novimi spretnostmi    velike organizacije vlagajo čas in denar, da usposabljajo svoje zaposlene za nova znanja in za delo v različnih okoljih. Izobraževanje trenutnih zaposlenih je lahko stroškovno učinkovit način za izboljšanje učinkovitosti, kot je združevanje novih ljudi.

1. korak: dodajanje oseb v projekt

Dodajanje oseb v projekt

Preden lahko osebe dodelite opravilom, morate dodati tako osebe kot tudi druge vire. Med drugimi viri so lahko materialni viri, kot sta cement ali barva, ali viri stroška, kot sta letalska vozovnica in hrana.

Spreminjanje delovnih dni v koledarju projekta

Ko dodate osebe v projekt, spremenite njihov koledar dela tako, da upoštevate delovni čas. V projektu je predvideno, da dela večina ljudi standardno število ur, torej od ponedeljka do petka, od 8 h do 17 h, vendar se vam ni treba držati tega načrta.

Dodajanje praznikov in dopustov

Vsi potrebujemo dopust. Vsi zbolimo. In vsi imamo radi praznike. Ta nerazporejeni čas prikažite tako, da ga dodate v načrt.

Dajanje oseb v skupno rabo s skupino virov

Osebe lahko dodate v projekt iz skupine virov. S skupino virov imate lahko v eni Projectovi datoteki, ki jo je mogoče uporabiti za nadrejene projekte, vse informacije o osebah.

Skrivanje stolpca z občutljivimi podatki

Občutljive informacije, kot so plače in telefonske številke, lahko dodate v projekt, vendar jih skrijete s pogledov, pri tem pa ne izgubite informacij.

Na vrh strani

2. korak: dodeljevanje oseb in drugih virov opravilom

Dodelitev oseb za izvedbo opravil

Ko dodate opravila v razpored, jih lahko začnete dodeljevati osebam.

Prikaz obremenitve virov in razpoložljivosti

V projektu ali v projektih lahko poiščete čezmerno dodeljene ali podrazporejene vire in preverite, ali so dodelitve, ki ste jih naredili, povzročile morebitne spore.

Prikaz imen opravil ob trakovih gantograma

Gantograme boste razumeli bolje, če se ob njih pojavijo imena opravil. To pride prav pri poročilih in srečanjih.

Vnos stroškov za osebe in material

Ko dodate osebe v projekt, dodate stroške za njih. Ko nato opravila dodelite osebam, Microsoft Project samodejno izračuna strošek projekta.

Preverjanje posodobitev stanja

Če so ljudje v programu Project Web App vnesli stanje dela, si lahko ogledate spremembe v načrtu v Projectu.

Odstranjevanje osebe iz projekta

Osebe zapustijo projekte, odidejo iz podjetja ali pa zaradi napake pri zapisu imena niso nikoli obstajali. Zaradi teh vzrokov boste morali iz projekta odstraniti osebe.

Na vrh strani

3. korak: upravljanje oseb in drugih virov

Izberite pravi pogled za ogled virov

Ko osebe dodelite opravilom in se je delo začelo, lahko s številnimi pogledi v Projectu nadzorujete napredek in vnašate spremembe v razpored.

Spreminjanje trajanja opravila

Težave z dodelitvijo dela lahko odpravite tako, da skrajšate trajanje opravil.

Porazdelitev dela za razbremenitev oseb

Ko imajo osebe v projektu hkrati preveč dodeljenih nalog, lahko Project dodeljeno delo porazdeli bolj enakomerno.

Spreminjanje nastavitve glede na potrebno opravljeno delo za vrste opravil

Ko iz projekta odstranjujete osebe ali jih vanj dodajate, Project podaljša ali skrajša trajanje opravila. To se imenuje časovno razporejeno načrtovanje. Če ne želite, da se trajanje spremeni, lahko spremenite časovno razporejeno nastavitev opravila.

Spremljanje napredka načrta

S sledenjem dela v projektu ne zagotavljate le pravočasnega dokončanja projekta. S tem se lahko tudi učite na napakah in uspehih v projektu.

Shranjevanje osnovnega načrta

Ko vas nadrejeni vpraša, kako napreduje projekt glede na izvirni načrt, je najslabši možni odgovor »Ne vem«. Temu se izognete tako, da nastavite osnovni načrt kot posnetek izvirnega načrta, preden zaženete projekt.

Ogled poročila o projektu z napredkom oseb

Ustvarite in prilagodite grafična poročila napredka projekta. Oglejte si poročila v Projectu ali pa jih izvozite v druge programe, kot so PowerPoint, Word ali Excel.

Nazaj na Zemljevid projektnega vodenja

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×