Arhiviranje v programu Outlook za Windows

Arhiviranje v programu Outlook za Windows

V programu Outlook 2016 lahko sporočila arhivirate na več načinov. Načini so odvisni od tega, ali uporabljate Outlook 2016 z računom za Office 365 za podjetja, Exchangeevim računom ali drugimi vrstami računov, kot so računi za Outlook.com, Gmail, POP ali IMAP.

Vsi računi v programu Outlook 2016 imajo omogočen dostop do arhivske mape. Arhivska mapa je ena od Outlookovih privzetih map, kot so mape »Prejeto«, »Poslano« in »Izbrisano«. Arhivske mape ni mogoče izbrisati. Če uporabljate Outlook z računom za Exchange ali Exchange Online, za arhivsko mapo veljajo pravilniki za mape, kot so pravilniki o hranjenju.

Če uporabljate gumb »Arhiviraj«, da premaknete sporočila v arhivsko mapo, s tem ne zmanjšate velikost nabiralnika. Če želite zmanjšati velikost nabiralnika, lahko uporabite spletni arhiv v storitvi Office 365 za podjetja ali funkcijo samoarhiviranja.

Arhiviranje sporočil z enim dejanjem v programu Outlook 2016

Z gumbom »Arhiviraj« v skupini »Izbriši« na traku lahko premaknete eno ali več sporočil v mapo Arhiv, ne da bi jih izbrisali. Uporaba arhiviranja ima številne prednosti.

  • Arhivirane elemente lahko še vedno preprosto poiščete z iskalnim poljem ali tako, da odprete arhivsko mapo. Ko vnesete izraz v iskalno polje, Outlook 2016 išče v vseh mapah v vašem nabiralniku.

  • Elementi so še vedno na voljo v telefonu ali drugi napravi v arhivski mapi.

Arhiviranje elementov v programu Outlook 2016

  1. Izberite eno ali več sporočil v mapi »Prejeto« ali drugi mapi, ki jih želite arhivirati.

  2. V skupini Izbriši izberite Arhiviraj. Enega ali več izbranih sporočil lahko takoj arhivirate tudi tako, da uporabite tipko Backspace

    Arhiviranje z enim klikom

    Opomba: Vaša mapa Arhiv že obstaja, tudi če te funkcije niste še nikoli uporabili. Najdete jo na seznamu map v Outlooku. Če mapa ni prikazana in uporabljate Outlook 2016, pojdite na »Datoteka« > »Officeov račun« > »Možnosti posodobitve« > »Posodobi zdaj«.

  3. Sporočila so premaknjena v mapo Arhiv. Če sporočilo arhivirate po pomoti, pojdite v mapo Arhiv in ga premaknite nazaj v mapo »Prejeto«.

Opomba: Gumb Arhiviraj je viden le v programu Outlook 2016. Starejše različice Outlooka nimajo gumba Arhiviraj na traku.

Arhiviranje sporočil s tipkovnico

Enega ali več izbranih sporočil lahko arhivirate tako, da kliknete tipko Backspace. Če kliknete tipko Delete , se sporočilo premakne v mapo Izbrisano. Vedenja tipke Backspace ni mogoče spremeniti.

Kako najdem arhivsko mapo?

Arhivska mapa se nahaja na seznamu map. Če želite prikazati seznam map, izberite Ogled Podokno z mapami, nato pa izberite Navadno.

V meniju »Podokno z mapami« je izbrana možnost »Navadno«.

Kako poiščem arhivsko mapo?

Ko iščete Outlookove elemente s funkcijo iskanja v trenutnem nabiralniku na vrhu seznama map, Outlook privzeto išče v celotnem nabiralniku.

Iskanje v nabiralniku

Če želite omejiti obseg iskanja le na arhivsko mapo, najprej izberite arhivsko mapo na seznamu map. Iskalno polje bo zdaj iskalo le v arhivski mapi.

Iskanje v mapi »Arhiv«

Kako se to razlikuje od spletnega arhiva?

Spletno arhiviranje je funkcija za uporabnike storitve Office 365 za podjetja, ki imajo neobičajno velike nabiralnike. Ti uporabniki lahko s spletnim arhiviranjem preprečijo brisanje starih sporočil. Spletni arhiv uporabnika deluje podobno kot drug račun v storitvi Outlook z lastno strukturo map. Zato ni vključen v iskanja, izvedena iz mape »Prejeto«.

Če je spletno arhiviranje omogočeno, lahko skrbniki in uporabniki s pravilniki arhiva svoj nabiralnik nastavijo tako, da samodejno premakne stara sporočila v spletni arhiv.

Kdaj naj uporabim arhiviranje in spletno arhiviranje?

Priporočamo, da s funkcijo arhiviranja iz mape »Prejeto« počistite sporočila, na katera ste že odgovorili ali v zvezi s katerimi ste že ukrepali. Arhivsko mapo si predstavljajte kot datotečno mapo. V arhivsko mapo lahko shranjujete elemente in do njih še vedno preprosto dostopate. Sporočila lahko tudi izbrišete ali jih premaknete v določene mape, če ne želite uporabljati arhiviranja.

Uporabnikom z velikimi nabiralniki v organizaciji storitve Office 365 Enterprise priporočamo, da skrbniki nastavijo pravilnik arhiva, ki premakne elemente v spletni arhiv po enem letu ali manj, če uporabniki hitreje presežejo svojo količinsko omejitev nabiralnika. S tem zagotovite, da uporabnikom ni treba brisati starih sporočil, da bi sprostili prostora za nova. Sporočila, starejša od določenega časa, lahko premaknete tako iz mape »Prejeto« kot tudi lokalne mape za arhiviranje.

Pogosta vprašanja o arhiviranju

Ne. Arhivska mapa je ena od Outlookovih privzetih sistemskih map in je ni mogoče preimenovati, premakniti ali izbrisati.

Arhiv je dobro znana funkcija, ki je že na voljo v programih Outlook Mobile, Outlook Web App in Outlook.com ter celo pri drugih ponudnikih e-poštnih storitev, kot je Gmail. Ker gre za uveljavljeno ime in ker je spletni arhiv obstoječa funkcija, smo se odločili, da bosta funkciji poimenovani enako.

Samoarhiviranje je starejša Outlookova funkcija, ki omogoča samodejno premikanje starih sporočil v datoteko .pst. To pomeni, da so sporočila odstranjena iz strežnika in jih je težje poiskati. Če trdi disk, na katerem je shranjena datoteka AutoArchive.pst, ni več uporaben, lahko izgubite ta e-poštna sporočila. Spletni arhiv je funkcija za podjetja, ki nadomešča samoarhiviranje.

Samoarhiviranje lahko še vedno uporabljate, če nimate spletnega arhiva in če vaš oddelek za IT ne onemogoči te funkcije. Če želite več informacij o samoarhiviranju v programu Outlook 2016, si oglejte Ročno arhiviranje starejših elementov v Outlooku za Windows.

Arhiviranje je na voljo v programih Outlook za Windows, Outlook Mobile, Outlook v spletu in Outlook.com. Funkcije arhiviranja ni mogoče onemogočiti s pravilnikom skupine.

Potrebujete dodatno pomoč?

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×